Compliancemanagement

Fabasoft Folio erlaubt das Verwalten von Akten, Geschäftsfällen und deren Unterlagen, Eingänge und Ausgänge (in weiterer Folge als Geschäftsobjekte bezeichnet), um Compliance in Ihrer Organisation umsetzen zu können.

Behandeln von Geschäftsobjekten im Allgemeinen

Dieses Kapitel bezieht sich auf Anwendungsfälle die alle Geschäftsobjektarten betreffen.

Allgemeines

Im Folgenden finden Sie allgemeine Informationen zu Geschäftsobjekten.

Geschäftsobjekte in Fabasoft Folio

Zu Geschäftsobjekten zählen Akten, Geschäftsfälle, Unterlagen (Eingänge/Ausgänge) und Inhalte.

Verbindliche versus unverbindliche Geschäftsobjekte

Fabasoft Folio unterscheidet zwischen verbindlichen und unverbindlichen Geschäftsobjekten. Verbindlich sind Geschäftsobjekte mit Außenwirkung und Geschäftsobjekte deren Inhalt von einem Mitarbeiter abgezeichnet wurde (z. B. zur Genehmigung).

Wird ein Geschäftsobjekt verbindlich, so wird automatisch eine (verbindliche) Version von dem Geschäftsobjekt erzeugt. Alle enthaltenen Geschäftsobjekte werden ebenfalls verbindlich. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist können verbindliche Geschäftsobjekte nicht mehr gelöscht, sondern nur noch storniert werden.

Akten sind im Gegensatz zu den anderen Geschäftsobjekten immer verbindlich, die enthaltenen Geschäftsfälle und Unterlagen werden aber erst verbindlich, wenn die Akte zum Beispiel genehmigt wird.

Bearbeitungsstatus von Geschäftsobjekten

Geschäftsobjekte können verschiedene Status („In Bearbeitung“, „Storniert“, „Suspendiert“ und „Abgeschlossen“) einnehmen. Jeder Status ist mit bestimmten Berechtigungen (ACL) verbunden. Der Status eines Geschäftsobjekts ist am Symbol erkennbar. Um den Status eines Geschäftsobjekts ändern zu können, ist das Zugriffsrecht „Dokumentstatus ändern“ nötig.

• In Bearbeitung
  „In Bearbeitung“ ist der Standardstatus für Geschäftsobjekte und kennzeichnet Geschäftsobjekte, die noch in Bearbeitung stehen. Unverbindliche Geschäftsobjekte können in diesem Status bearbeitet und gelöscht werden. Verbindliche Geschäftsobjekte können bearbeitet, jedoch nicht gelöscht werden.
• Suspendiert
  Der Status „Suspendiert“ kennzeichnet Geschäftsobjekte, die in der derzeitigen Form vorhanden bleiben müssen (zum Beispiel weil das Geschäftsobjekt in einem laufenden Gerichtsverfahren benötigt wird). Das Geschäftsobjekt kann weder bearbeitet noch gelöscht werden und systemgesteuerte Aktionen zur Aussonderung des Geschäftsobjekts (entsprechend den Aufbewahrungsregeln) werden unterdrückt. Die Suspendierung kann an eine Frist gebunden sein.
• Abgeschlossen
  Der Status „Abgeschlossen“ kennzeichnet Geschäftsobjekte, deren Bearbeitung abgeschlossen ist. Das Geschäftsobjekt kann nicht mehr bearbeitet und gelöscht werden. Zur festgelegten Zeit wird das Geschäftsobjekt ausgesondert.
• Storniert
  Der Status „Storniert“ ist nur für verbindliche Geschäftsobjekte verfügbar und kennzeichnet Geschäftsobjekte, die nicht mehr in den Geschäftsablauf integriert sein sollen. Stornierte Dokumente sind nicht mehr bearbeitbar.

Statusübergänge

Prinzipiell kann jeder Status in einen anderen übergehen.

Propagierung des Status an untergeordnete Objekte

Wird der Status einer Akte verändert, so wirkt diese Änderung prinzipiell auch auf die darin enthaltenen Geschäftsfälle. Eine Akte kann also gesamt (inklusive der darin enthaltenen Geschäftsfälle) abgeschlossen oder wieder in Bearbeitung gesetzt werden. Wird hingegen der Status eines Geschäftsfalls individuell geändert so wird diese Änderung nicht an die darüber liegende Akte weitergereicht. Dadurch können einzelne Geschäftsfälle schon vor dem Abschließen der Akte für abgeschlossen erklärt werden. Gleiches gilt im Verhältnis von Geschäftsfällen zu Unterlagen und von Unterlagen zu Inhalten.

Für die Vererbung gelten zusätzlich folgende Regeln:

• Eine Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn kein suspendierter Geschäftsfall enthalten ist.
• Ein stornierter Geschäftsfall bleibt storniert, selbst wenn die zugehörige Akte abgeschlossen wird.
• Eine Akte kann nur storniert werden, wenn alle enthaltenen Geschäftsfälle „In Bearbeitung“ sind. Sie werden dann ebenfalls storniert.
• Das Suspendieren einer Akte überschreibt „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ des Geschäftsfalls.

Geerbter Status versus individueller Status

Beim Status eines Geschäftsfalls wird unterschieden, ob dieser Status von der zugehörigen Akte geerbt ist oder ob der Status für den Geschäftsfall individuell festgelegt wurde. Wird beispielsweise ein Geschäftsfall schon vor dem Abschließen der gesamten Akte abgeschlossen und die Akte später wieder in Bearbeitung genommen, bleibt dieser Geschäftsfall abgeschlossen. Gleiches gilt im Verhältnis von Geschäftsfällen zu Unterlagen (Eingängen und Ausgängen) und von Unterlagen zu Inhalten.

Aufbewahrungsregeln für Geschäftsobjekte

Die Aufbewahrung wird durch gewisse Ereignisse definiert, die abhängig von Bedingungen gewisse Aktionen auslösen (Event-Condition-Action, kurz „ECA-Regeln“).

Ereignisse

• Nach Erzeugung
• Nach Verbindlichkeit
• Nach Abschluss

Bedingungen

• Beliebiger Ausdruck (meist Status)

Aktionen

• Inhalte in Archiv auslagern
• Inhalte und Metadaten in Archiv auslagern
• Vernichten

Der Eintritt eines Ereignisses wird vom Fabasoft Folio AT-Service täglich überprüft. Tritt ein Ereignis ein, so wird im Kontext des AT-Service-Benutzers die jeweilige Aktion ausgeführt. Ist zum Zeitpunkt, zu dem das Ereignis eintritt, die Bedingung nicht erfüllt, so wird die Aktion nicht ausgeführt und die Bedingung beim nächsten Durchlauf des Fabasoft Folio AT-Service erneut überprüft.

Ein Geschäftsobjekt löschen

Geschäftsobjekte können nur gelöscht werden, wenn sie nicht verbindlich sind. Verbindliche Geschäftsobjekte können nur mehr storniert werden. Geschäftsobjekte, die selbst nicht verbindlich sind, jedoch verbindliche Geschäftsobjekte enthalten, können auch nicht gelöscht werden, da damit auch die untergeordneten Geschäftsobjekte gelöscht werden würden.

Wenn das Löschen erlaubt ist, wird das Geschäftsobjekt entweder sofort gelöscht, oder – falls vorhanden – in einen Papierkorb gelegt. Papierkörbe können vom Systemadministrator systemweit und/oder für einzelne Benutzer eingerichtet werden.

Um ein Geschäftsobjekt zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Löschen“.
2. Klicken Sie auf „Ja“, um das Löschen zu bestätigen.

Ein Geschäftsobjekt suspendieren

Durch das Suspendieren wird der Lebenszyklus des Geschäftsobjekts eingefroren, wodurch alle systemgesteuerten Aktionen entsprechend den Aufbewahrungsregeln unterdrückt werden. Auch das Verändern und Löschen von Objekten im Status „Suspendiert“ ist nicht möglich. Die Suspendierung kann an eine Frist gebunden sein. Nach Ablauf dieser Frist wird das Geschäftsobjekt auf den ursprünglichen Ausgangsstatus zurückgesetzt.

Um ein Geschäftsobjekt zu suspendieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsobjekt, das suspendiert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Status setzen auf“ > „Suspendiert“.
3. Geben Sie gegebenenfalls Ihr Passwort ein (abhängig von der Konfiguration des Systems).

Hinweis: Das Suspendieren einer Akte überschreibt „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ der enthaltenen Geschäftsfälle.

Ein Geschäftsobjekt abschließen

Abgeschlossene Geschäftsobjekte können nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden, unterliegen jedoch dem Dokumentenlebenszyklus.

Um ein Geschäftsobjekt abzuschließen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsobjekt, das abgeschlossen werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Status setzen auf“ > „Abgeschlossen“.
3. Geben Sie gegebenenfalls Ihr Passwort ein (abhängig von der Konfiguration des Systems).

Hinweis:

• Eine Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn kein suspendierter Geschäftsfall enthalten ist.
• Ein stornierter Geschäftsfall bleibt storniert, selbst wenn die zugehörige Akte abgeschlossen wird.

Ein Geschäftsobjekt stornieren

Sollen verbindliche Geschäftsobjekte nicht mehr in den Geschäftsablauf integriert sein, können diese storniert werden. Wird ein Geschäftsobjekt storniert, so kann es nicht mehr bearbeitet werden.

Um ein Geschäftsobjekt zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsobjekt, das storniert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Status setzen auf“ > „Storniert“.
3. Geben Sie gegebenenfalls Ihr Passwort ein (abhängig von der Konfiguration des Systems).

Hinweis: Eine Akte kann nur storniert werden, wenn alle enthaltenen Geschäftsfälle „In Bearbeitung“ sind. Diese werden ebenfalls storniert.

Ein Geschäftsobjekt auf den Status „In Bearbeitung“ setzen

Verbindliche und unverbindliche Geschäftsobjekte, die wieder bearbeitet werden sollen, können auf den Status „In Bearbeitung“ gesetzt werden.

Um ein Geschäftsobjekt auf den Status „In Bearbeitung“ zu setzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsobjekt, dessen Bearbeitung wiederaufgenommen werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsobjekts auf „Status setzen auf“ > „In Bearbeitung“.
3. Geben Sie gegebenenfalls Ihr Passwort ein (abhängig von der Konfiguration des Systems).

Aufbewahrungsregeln für ein Geschäftsobjekt festlegen

Die Aufbewahrung ist prinzipiell bei der Kategorie definiert, kann aber individuell beim Geschäftsobjekt übersteuert werden (d.h. ist beim Geschäftsobjekt selbst eine Aufbewahrung eingetragen, so gilt dieser Eintrag, ansonsten der der zugehörigen Kategorie).

Um Aufbewahrungsregeln zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Kategorie, die bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Kategorie auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Ablaufsteuerung“.
4. Klicken Sie im Feld Lebenszyklus-Regeln auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“.
5. Geben Sie im Feld Zeitspanne die gewünschte Zeitspanne (t, h, min und sek) ein, nach der eine Aktion ausgeführt werden soll.
6. Wählen Sie in der Dropdownliste Ereignis den Auslöser für das Ausführen der Aktion aus (zu diesem Zeitpunkt beginnt die oben definierte Zeitspanne).
7. Geben Sie bei Bedarf im Feld Bedingung eine Fabasoft app.ducx Expression ein, deren Auswertung positiv sein muss, damit die Aktion tatsächlich ausgeführt wird.
8. Wählen Sie in der Dropdownliste Aktion eine Aktion aus, die nach Eintreten des angegebenen Ereignisses und Ablauf der angegebenen Zeitspanne auf Geschäftsobjekte ausgeführt werden soll, die dieser Kategorie zugeordnet sind.
9. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung des Eintrags zu schließen.
10. Klicken Sie auf „Weiter“.

Erfassen und Behandeln von Inhalten

Ein Inhalt ist ein Geschäftsobjekt, das eine Datei (z. B. ein Microsoft Word-Dokument) enthält.

Eine Datei durch Hochladen in einen Eingangsordner erfassen

Eingangsordner dienen zum automatischen Erfassen von Inhalten. Ein Eingangsordner definiert die Objektart des zu erzeugenden Eingangs und eine Kategorie. Die Kategorie bestimmt u.a. die Zugriffsrechte und den Prozess des erzeugten Eingangs.

Inhalte können in einen Eingangsordner auch über WebDAV hochgeladen werden.

Eine Datei bzw. E-Mail über Drag-and-drop direkt als Eingang erfassen und registrieren

Um eine Datei per Drag-and-drop direkt als Eingang zu erfassen und zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Geschäftsfall, die Akte, Person oder Organisation. Wechseln Sie bei Personen bzw. Organisationen in die Liste „Akten/Geschäftsfälle“.
2. Lokalisieren Sie die zu registrierende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
3. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop in den Fabasoft Folio Webclient. Alternativ können Sie auch Kopieren und Einfügen verwenden. Ob Drag-and-drop bzw. Kopieren und Einfügen verwendbar ist, ist vom Webbrowser abhängig.
4. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
   Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf „Weiter“.

Einen Inhalt bearbeiten

Inhalte (z. B. von Microsoft Word-Dokumenten) können im zugeordneten Drittprodukt bearbeitet werden.

Um einen Inhalt zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, das bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Bearbeiten“.

Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.

Um die ursprüngliche Datei eines Inhalts durch Hochladen einer anderen Datei zu überschreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, das bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Hochladen“.
3. Wählen Sie die gewünschte Datei aus.
4. Klicken Sie auf „Ja“.

Die Datei wird anstelle der ursprünglichen Datei in dem Inhalt gespeichert.

Einen Inhalt löschen

Ein Inhalt kann nur gelöscht werden, sofern der Inhalt selbst noch nicht verbindlich und auch nicht Teil einer verbindlichen Unterlage ist. Das Löschen eines Inhalts funktioniert wie das Löschen anderer Geschäftsobjekte (Kontextmenübefehl „Löschen“).

Einen Inhalt zu einer bestehenden Unterlage erfassen

Inhalte können zu bestehenden Unterlagen (Eingängen/Ausgängen) erfasst werden, d.h. diesen exklusiv zugeordnet werden.

Um einen Inhalt zu einer Unterlage zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, der erfasst werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Kopieren“.
3. Navigieren Sie in die gewünschte Unterlage.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf „Verknüpfung einfügen“.

Hinweis:

• Das Erfassen ist auch per Drag-and-drop möglich.
• Ein Inhalt kann auch in einer Unterlage erzeugt werden. Der Inhalt ist in diesem Fall automatisch zu dieser Unterlage registriert.

Einen Inhalt zu einer neuen Unterlage erfassen

Um einen Inhalt zu einer neuen Unterlage zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, der zu einer neuen Unterlage registriert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Kopieren“.
3. Navigieren Sie in den gewünschten Geschäftsfall bzw. in die Akte.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf „Verknüpfung einfügen“.
5. Um für die Unterlage eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
   Um für die Unterlage keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf die Unterlagenart (z. B. „Eingang“).
6. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten der Unterlage und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Registrierung kann auch per Drag-and-drop des Inhalts auf den Geschäftsfall bzw. die Akte durchgeführt werden.

Als verbindlichen Inhalt einer Unterlage festlegen

Um einen oder mehrere Inhalte als verbindlichen Inhalt einer Unterlage festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Inhalt, der als verbindlicher Inhalt festgelegt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Extras“ > „Als verbindlichen Inhalt festlegen“.
3. Klicken Sie neben einer Unterlage auf die Schaltfläche „Übernehmen“, um diese auszuwählen.
   Hinweis: Um weitere Unterlagen zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Recherche“.

Dieser Vorgang hat folgende Auswirkungen:

• Die aktuelle (bisherige) Version der ausgewählten Unterlage wird automatisch als Version gesichert.
• Der Inhalt, auf dem die Aktion aufgerufen wurde, wird in die Unterlage eingefügt.

Als verbindlichen Inhalt eines Versandnachweises festlegen

Anstelle einer Unterlage kann auch ein Versandnachweis ausgewählt werden, um dafür einen verbindlichen Inhalt festzulegen. In diesem Fall kann angegeben werden, ob die Zustellung erfolgreich war.

Beispiel: Enthält eine E-Mail die Nachricht, dass eine versendete E-Mail nicht zugestellt werden konnte, so kann diese Antwort-E-Mail für den jeweiligen Versandnachweis als verbindlicher Inhalt festgelegt und die Eigenschaft Zustellung erfolgreich des Versandnachweises auf „Nein“ gesetzt werden, da die Nachricht offenbar nicht angekommen ist.

Behandeln von Unterlagen im Allgemeinen

Fabasoft Folio unterscheidet zwischen Eingängen und Ausgängen. Wenngleich jede dieser zwei Arten von Unterlagen eigene Zwecke erfüllt, gibt es Nutzungsszenarien, die sich bei beiden gleich gestalten.

Eine neue Unterlage erstellen

Um eine neue Unterlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Unterlagentyp („Eingang“ oder „Ausgang“) aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Unterlage und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Wird die Unterlage in einem Geschäftsfall erzeugt, so erhält die Unterlage die ACL des Geschäftsfalls.
• Zusätzlich zum expliziten Erzeugen einer Unterlage, kann eine Unterlage implizit durch das Registrieren von Inhalten zu Geschäftsfällen oder Akten erzeugt werden.

Eindeutige Unterlagennummer

Fabasoft Folio vergibt für Unterlagen eine eindeutige Nummer, die typischerweise in die Bezeichnung der Unterlage einfließt. Diese Unterlagennummer setzt sich für Eingänge und Ausgänge unterschiedlich zusammen.

Die Bezeichnung der Unterlage setzt sich wie folgt zusammen:
<Unterlagennummer> - <Betreff> - <Datum>

Hinweis: <Betreff> bezieht sich auf den Betreff der Unterlage und <Datum> bezieht sich auf das Erzeugungsdatum der Unterlage.

Eine Unterlage anzeigen (Übersicht)

Für Unterlagen kann eine Übersicht generiert werden, die die Inhalte im PDF-Format anzeigt.

Um die Übersicht einer Unterlage anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Unterlage, deren Übersicht angezeigt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Übersicht anzeigen“.

Hauptinhalt einer Unterlage bearbeiten

Um den Hauptinhalt einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Unterlage.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Öffnen“.

Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.

Inhalte einer Unterlage bearbeiten

Um die Inhalte einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Unterlage.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage, deren Inhalte bearbeitet werden sollen, auf „Eigenschaften“.
3. Lokalisieren Sie im Feld Inhalte den zu bearbeitenden Inhalt.
4. Klicken Sie im Kontextmenü des Inhalts auf „Bearbeiten“.
   Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.
5. Bearbeiten Sie den Inhalt, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Drittprodukt.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für alle Inhalte, die bearbeitet werden sollen.
7. Klicken Sie auf „Weiter“.

Metadaten einer Unterlage bearbeiten

Um die Metadaten einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Unterlage.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Eigenschaften“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Unterlage. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Eine Unterlage suchen

Beim Suchen nach einer Unterlage können die Metadaten und die Inhalte (Volltextsuche) der Unterlage durchsucht werden.

Um eine Unterlage zu suchen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Eingang“, „Ausgang“ oder „Unterlage“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien (Geschäftsfall, Jahr, Hauptinhalt, Adressat usw.) ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
5. Markieren Sie die Unterlage, die in die Objektliste übernommen werden soll, in der Sie die Suche gestartet haben.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Die ausgewählte Unterlage wird in der Objektliste abgelegt, in der Sie die Suche begonnen haben.

Eine Unterlage löschen

Eine Unterlage kann nur gelöscht werden, wenn sie noch nicht verbindlich ist. Das Löschen einer Unterlage funktioniert wie das Löschen anderer Geschäftsobjekte (Kontextmenübefehl „Löschen“).

Eine Unterlage stornieren

Eine stornierte Unterlage ist nicht mehr bearbeitbar. Auch die in der Unterlage enthaltenen Inhalte können nicht mehr bearbeitet werden. Das Stornieren einer Unterlage funktioniert wie das Stornieren anderer Geschäftsobjekte (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Storniert“).

Stornierung einer Unterlage aufheben

Wird die Stornierung einer Unterlage aufgehoben, werden auch die enthaltenen Inhalte wieder auf den früheren Bearbeitungsstatus zurückgesetzt.

Um die Stornierung einer Unterlage aufzuheben, muss der Status wieder auf „In Bearbeitung“ gesetzt werden.

Eine Unterlage umregistrieren

Umregistrieren erfolgt durch Verschieben einer Unterlage (samt Inhalten) in einen anderen Geschäftsfall. Die Umregistrierung wird in den Metadaten der umregistrierten Unterlage protokolliert. Durch die Umregistrierung ändert sich die Nummer der Unterlage. Die bisherige Nummer wird in der Unterlage in der Nummernhistorie angezeigt.

Um eine Unterlage umzuregistrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Unterlage, die umregistriert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Ausschneiden“.
3. Navigieren Sie in den Geschäftsfall, zu dem die Unterlage umregistriert werden soll.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf die Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“.

Hinweis: Die Unterlage kann auch per Drag-and-drop umregistriert werden.

Eine Unterlage verschieben

Unterlagen können innerhalb eines Geschäftsfalls (d.h. innerhalb der Ordnerstruktur des Geschäftsfalls) beliebig verschoben werden. Das bloße Verschieben einer Unterlage innerhalb der Ordnerstruktur eines Geschäftsfalls bewirkt kein Umregistrieren, sondern dient nur einer (frei wählbaren) Gliederung.

Um eine Unterlage innerhalb eines Geschäftsfalls zu verschieben (z. B. in einen bestimmten Ordner), gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Unterlage, die verschoben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Ausschneiden“.
3. Navigieren Sie in den gewünschten Ordner.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf die Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“.

Hinweis: Das Verschieben kann auch per Drag-and-drop erfolgen.

Eine Unterlage versionieren

Um eine Unterlage zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Unterlage.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version speichern“.
3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Wird von einer Unterlage eine neue Version erstellt, werden auch alle Inhalte der Unterlage versioniert.
• Werden die Metadaten einer Unterlage nacheinander von unterschiedlichen Benutzern bearbeitet, so wird standardmäßig bei jedem Wechsel des Bearbeiters automatisch eine Version der Unterlage gespeichert.

Verbindliche Version einer Unterlage erzeugen

Explizites Erzeugen einer verbindlichen Version

Um vom aktuellen Inhalt einer Unterlage eine verbindliche Version zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Unterlage, von der eine verbindliche Version erzeugt werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Verbindliche Version erzeugen“.

Falls der aktuelle Inhalt noch nicht verbindlich war, wird er zusätzlich verbindlich gesetzt.

Implizites Erzeugen einer verbindlichen Version

Durch folgende Anwendungsfälle wird automatisch eine verbindliche Version gespeichert:

• Genehmigen der Unterlage
• Abschließen der Unterlage
• Bestätigung des Versands/Drucks (bei Ausgängen)
• Erfassen eines Eingangs (bei Eingängen)

Existieren mehrere verbindliche Versionen zu einer Unterlage, so stellt die aktuellste verbindliche Version den verbindlichen Inhalt der Unterlage dar.

Verbindlichen Inhalt einer Unterlage lesen

Um die zum aktuellen Zeitpunkt gültigen verbindlichen Inhalte einer Unterlage anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Unterlage, von der der aktuell verbindliche Inhalt geladen werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Verbindliche Version lesen“.

Die aktuellste verbindliche Version der Unterlage steht nun zur Verfügung (erkennbar an der Uhr im Symbol). Sowohl der Inhalt („Lesen“) als auch die Metadaten („Eigenschaften“) der verbindlichen Version können eingesehen werden.

Einen physischen Inhalt zu einer Unterlage erfassen

Um einen physischen Inhalt zu einer Unterlage zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der gewünschten Unterlage.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Dokument“.
4. Geben Sie im Feld Physischer Standort ein, wo der physische Inhalt aufbewahrt wird.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Eine Unterlage entlehnen bzw. zurückgeben

Um eine Unterlage zu entlehnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Unterlage, die entlehnt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Entlehnen“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Um eine Unterlage zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Unterlage, die zurückgegeben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Unterlage auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Rückgabe“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe von Unterlagen wird auf der Registerkarte „Verlauf“ der Unterlage festgehalten.

Behandeln von Eingängen

Beim Erfassen eines Inhalts zu einem Eingang können Metadaten definiert und Adressaten zugeordnet werden, die für etwaige Ausgangsschreiben herangezogen werden. Bei Eingängen, die nicht oder nur teilweise eingescannt werden, müssen nur die Metadaten des Eingangs und der Standort des physischen Inhalts erfasst werden.

Beim Registrieren wird ein Eingang einem Geschäftsfall oder einer Akte zugeordnet und gegebenenfalls via Workflow einer zuständigen Stelle zugeteilt.

Einen Eingang erstellen

Um einen Inhalt zu einem Eingang zu erfassen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

Über die Aktion „Neu“

Um einen Eingang explizit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Eingang“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Inhalte, die dem Eingang zugeordnet werden sollen, können Sie im Feld Inhalte einfügen bzw. hochladen.
• Wird ein Eingang in einem Geschäftsfall erzeugt, wird der Eingang automatisch zu diesem Geschäftsfall registriert.
• Zum Erzeugen von Eingängen können auch Vorlagen verwendet werden.

Über Drag-and-drop bzw. Kopieren und Einfügen

Wenn Sie einen Inhalt bzw. eine Datei in einer Person, Organisation, Geschäftsfall oder Akte ablegen, kann implizit ein Eingang erzeugt werden, der zusätzlich zum Geschäftsfall oder zur Akte registriert wird.

Um einen Inhalt zu einem Eingang zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem zu erfassenden Inhalt.
2. Ziehen Sie den Inhalt per Drag-and-drop auf die gewünschte Person, Organisation, Geschäftsfall oder Akte. Alternativ können Sie den Inhalt auch kopieren und in der entsprechenden Liste des Zielobjekts einfügen.
3. Bei Personen bzw. Organisationen kann der Inhalt einer bestehenden oder neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zugeordnet werden:
   • Um den Inhalt einer Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
   • Um den Inhalt einer neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“, wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp aus und klicken Sie auf „Weiter“. Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
   Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf „Weiter“.

Datei erfassen

Anstelle eines bereits im System befindlichen Inhalts kann für denselben Anwendungsfall auch direkt eine Datei oder E-Mail aus der Betriebssystem-Umgebung verwendet werden. Ob Drag-and-drop bzw. Kopieren und Einfügen zur Verfügung steht, ist vom Webbrowser abhängig.

Eine Kategorie auswählen

Im Zuge der Eingangserfassung können Sie dem Eingang im Feld Kategorie eine Kategorie (z. B. Bewerbung, Bestellung, Anfrage) zuweisen. Bei der Kategorie kann ein Standardprozess hinterlegt sein, der abhängig von der Definition automatisch gestartet wird.

Metadaten festlegen

Im Zuge der Eingangserfassung können für Eingänge folgende Metadaten definiert werden. Abhängig vom Kontext stehen nicht alle Felder zur Verfügung.

• Akte
  Der Eingang wird der angegebenen Akte zugeordnet.
• Betreff
  Legt den Betreff des Eingangs fest.
• Kategorie
  Legt die Kategorie des Eingangs fest.
  • Kürzel
    Zeigt das aufgrund der Kategorie vergebene Kürzel.
  • Standardprozess
    Zeigt den aufgrund der Kategorie definierten Standardprozess.
• Starte Standardprozess
  Legt fest, ob der Standardprozess gestartet werden soll.
• Datum für Journal
  Legt das Datum für das Journal fest.
• Adressaten
  Legt die Adressaten des Eingangs fest.
• Inhalte
  Legt die dem Eingang zugeordnete Inhalte fest.
• Jahr
  Legt das Jahr fest, dem der Eingang zugeordnet wird. Standardmäßig wird das aktuelle Jahr eingetragen.
• Begriffe
  Legt die Schlagworte des Eingangs fest, über die der Eingang zum Beispiel leichter gefunden werden kann.
• Zuständigkeit
  Legt fest, wie der zuständige Benutzer ermittelt wird.

Folgende Metadaten können nach der Erfassung nicht mehr geändert werden:

• Jahr
  Ist Teil der eindeutigen Nummer.
• Kategorie
  Bestimmt das Kürzel und den Standardprozess.
  Hinweis: Die Kategorie kann durch eine Umregistrierung geändert werden.

Einem Eingang Adressaten zuordnen

Im Zuge der Eingangserfassung können Adressaten zugeordnet werden. Dabei werden Adressaten des zugrundeliegenden Geschäftsfalls bzw. der Akte vorbefüllt. Diese können im Bedarfsfall noch geändert werden.

Vorgeschlagene Adressaten übernehmen

In folgenden Fällen werden im Zuge der Eingangserfassung Adressaten vorbefüllt:

• Wird eine E-Mail erfasst, wird aufgrund der E-Mail-Adresse des Absenders eine Person oder Organisation ermittelt.
• Wird ein Inhalt in einen Geschäftsfall erfasst, so werden die Adressaten des Geschäftsfalls als Adressaten des Eingangs übernommen.
• Wird ein Inhalt in einer Akte erfasst, so werden die Adressaten der Akte als Adressaten des Eingangs übernommen.

Einen Adressaten suchen

Um einem Eingang einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Feld Adressaten auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Suchen“.
3. Wählen Sie den Objekttyp aus, nach der gesucht werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.
   Hinweis: Um nach allen Arten von Adressaten zu suchen, wählen Sie den Eintrag „Kontakt“ aus.
4. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
5. Markieren Sie die Adressaten, die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Sie können im Feld Kontakt auch eine Schnellsuche durchführen.

Einen Adressaten erzeugen

Um einem Eingang einen neuen Adressaten zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Feld Adressaten auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Erzeugen“ (Plus-Symbol).
3. Wählen Sie den Objekttyp (z. B. Kontaktperson oder Organisation) aus, die erzeugt werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Bearbeiten Sie die Metadaten des Adressaten und klicken Sie auf „Weiter“.

Prozess eines Eingangs starten

Im Zuge der Eingangserfassung wird dem Eingang eine Kategorie zugewiesen. Bei der Kategorie kann ein Standardprozess hinterlegt sein, der abhängig von der Definition automatisch gestartet wird.

Eindeutige Eingangsnummer

Das System vergibt für Eingänge automatisch eine eindeutige Nummer, die typischerweise in den Namen des Eingangs einfließt.

Der Name eines Eingangs setzt sich standardmäßig wie folgt zusammen:
<Unterlagennummer> - <Betreff> - <Datum>

Hinweis: <Betreff> bezieht sich auf den Betreff des Eingangs und <Datum> bezieht sich auf das Erzeugungsdatum des Eingangs.

Einen Eingang registrieren

Eingänge können zu Geschäftsfällen oder Akten registriert werden, d.h. diesen zugeordnet werden.

Um einen Eingang zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem zu registrierenden Eingang.
2. Ziehen Sie den Eingang per Drag-and-drop auf die gewünschte Person, Organisation, Geschäftsfall oder Akte. Alternativ können Sie den Eingang auch kopieren und in der entsprechenden Liste des Zielobjekts einfügen.
3. Bei Personen bzw. Organisationen kann der Eingang einer bestehenden oder neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zugeordnet werden:
   • Um den Eingang einer Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
   • Um den Eingang einer neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“, wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp aus und klicken Sie auf „Weiter“. Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf „Weiter“.

Behandeln von Ausgängen

Der Inhalt eines Ausgangs kann an die im Ausgang definierten Adressaten versendet werden.

Hinweis: Für das Generieren von personalisierten Ausgangsdokumenten, wird Microsoft Office auf den Fabasoft Folio Konvertierungsservices benötigt.

Einen Ausgang erstellen

Um einen Ausgang zu erstellen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

Über die Aktion „Neu“

Um einen Ausgang explizit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Ausgang“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Ausgangs und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Das Feld Absender (Registerkarte „Adressaten“) muss im Format „Beliebiger Name <email@example.com>" befüllt sein.

Über Drag-and-drop bzw. Kopieren und Einfügen

Wenn Sie einen Inhalt bzw. eine Datei in einer Person, Organisation, Geschäftsfall oder Akte ablegen, kann implizit ein Ausgang erzeugt werden, der zusätzlich zum Geschäftsfall oder zur Akte registriert wird.

Um einen Ausgang implizit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem zu versendenden Inhalt.
2. Ziehen Sie den Inhalt per Drag-and-drop auf die gewünschte Person, Organisation, Geschäftsfall oder Akte. Alternativ können Sie den Inhalt auch kopieren und in der entsprechenden Liste des Zielobjekts einfügen.
3. Bei Personen bzw. Organisationen kann der Inhalt einer bestehenden oder neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zugeordnet werden:
   • Um den Inhalt einer Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
   • Um den Inhalt einer neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“, wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp aus und klicken Sie auf „Weiter“. Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Um für den Ausgang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
   Um für den Ausgang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Ausgang“.
5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Ausgangs und klicken Sie auf „Weiter“.

Verwendung von Vorlagen

Sowohl für implizit als auch für explizit erzeugte Ausgänge können Vorlagen verwendet werden. Ist bei einer Vorlagenkategorie des betreffenden Ausgangs ein „Finales Format“ (z. B. PDF) angegeben, so werden die Inhalte des Ausgangs im Zuge des Versands in dieses Format konvertiert. Dazu müssen die für die Durchführung der Konvertierung notwendigen Softwareprodukte von Drittherstellern am Konvertierungsserver installiert und betriebsbereit sein.

Eindeutige Ausgangsnummer

Die eindeutige Nummer eines Ausgangs hat standardmäßig folgendes Format:
<Geschäftsfallnummer>/<Laufende Nummer>

Abfertigungsart festlegen

Grundsätzlich werden die Abfertigungsarten „Massenversand“ und „Serienversand“ unterschieden.

• Massenversand – personalisierte Inhalte werden nicht aufbewahrt
  Beim Versand/Druck wird bei jedem Adressaten unter „Kommunikation“ ein Verweis auf das Ausgangsobjekt hinterlegt. Es werden jedoch keine Versandnachweise mit personalisierten Inhalten generiert.
  Es sind die Versandarten „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ und „Seriendruck“ möglich.
• Serienversand – personalisierte Inhalte werden aufbewahrt
  Beim Versand/Druck wird je Adressat ein Versandnachweis generiert und bei jedem Adressaten unter Kommunikation ein Verweis auf den jeweiligen Versandnachweis hinterlegt.
  Es ist die Versandart „E-Mail-Versand (interaktiv)“ möglich.

Um die Abfertigungsart eines Ausgangs festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Ausgang.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
4. Wählen Sie im Feld Versandart die gewünschte Abfertigungsart aus.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Einen Adressaten für einen Ausgang auswählen

Um einem Ausgang im Zuge des Erzeugens einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Feld Adressaten auf die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“.
2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Suchen“.
3. Wählen Sie den Objekttyp aus, nach der gesucht werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.
   Hinweis: Um nach allen Arten von Adressaten zu suchen, wählen Sie den Eintrag „Kontakt“ aus.
4. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
5. Markieren Sie die Adressaten, die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Sie können im Feld Kontakt auch eine Schnellsuche durchführen.

Um einem bestehenden Ausgang einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, öffnen Sie die Eigenschaften und führen Sie die angegebenen Schritte auf der Registerkarte „Adressaten“ aus.

Eine Adressatenliste für einen Ausgang auswählen

Zusätzlich zu (oder anstelle von) einzeln angeführten Adressaten kann einem Ausgang in der Eigenschaft Adressatenliste auch eine Adressatenliste zugeordnet werden.

Um eine Adressatenliste für einen Ausgang auszuwählen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „Eigenschaften“.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
3. Wählen Sie im Feld Adressatenliste eine Adressatenliste aus.
   • Um eine Suche durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“.
   • Um eine Adressatenliste zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“ (Plus-Symbol). Bearbeiten Sie die Metadaten der Adressatenliste und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Adressatenlisten werden im Zuge des Versands nicht neu berechnet.

Die zu versendenden Inhalte für einen Ausgang festlegen

Inhalte, die dem Ausgang zugeordnet werden sollen, können im Feld Inhalte hinzugefügt werden. Grundsätzlich kann jeder Inhalt eingefügt werden. Personalisierte Versendungen (in die Metadaten eingefügt werden) können jedoch nur auf Basis folgender Dokumenttypen durchgeführt werden:

• Microsoft Word (Felder)

Um die zu versendenden Inhalte für einen Ausgang festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „Eigenschaften“.
2. Fügen Sie im Feld Inhalte die gewünschten Dokumente hinzu.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.

Einen Ausgang im Hintergrund versenden

Ein Ausgang kann im Hintergrund serverseitig versendet werden. Dabei werden für alle Adressaten serverseitig personalisierte E-Mails generiert und ohne weitere Benutzerinteraktion versandt. Der Hauptinhalt sowie die weiteren Inhalte werden - sofern der jeweilige Inhalt statischer Text, HTML, oder ein Microsoft Word-Dokument ist - je Adressat personalisiert. Sofern der Inhalt in HTML oder Plain Text umgewandelt werden kann, wird der Hauptinhalt als E-Mail-Body verwendet. Zum Beispiel werden PDF-Dokumente oder Bilder nie personalisiert und immer als Anhang übernommen. Der Betreff des Ausgangs wird als Betreff der E-Mails verwendet.

Hinweis: Diese Versandart ist für Ausgänge mit der Versandart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ verfügbar.

Um einen Ausgang im Hintergrund zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Ausgang, der versendet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „E-Mail-Versand (Hintergrund)“.

Die E-Mails werden automatisch generiert und versendet.

Probeversand eines Ausgangs

Ein Ausgang, der für den serverseitigen Massenversand vorgesehen ist, kann anhand des Kontextmenübefehls „E-Mail-Probeversand“ getestet werden. Im Zuge dieses Probeversands werden für eine definierte Anzahl von Empfängern des Ausgangs E-Mails erzeugt und personalisiert, diese E-Mails jedoch an eigens definierte Testempfänger versandt. Dies dient dazu, das Ergebnis des Versands anhand einiger weniger Testempfänger überprüfen zu können.

Hinweis: „E-Mail-Probeversand“ ist für Ausgänge mit der Versandart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ verfügbar.

Um einen Probeversand eines Ausgangs durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „E-Mail-Probeversand“.
2. Definieren Sie die Einstellungen für den Probeversand:
   Geben Sie im Feld Empfänger E-Mail-Adressen ein, an die die Test-E-Mails versendet werden sollen.
   Geben Sie im Feld Limit (E-Mails) ein, wie viele E-Mails für Testzwecke tatsächlich erzeugt und personalisiert werden sollen. Die Daten für die Personalisierung der E-Mails werden von den tatsächlichen Empfängern herangezogen, die E-Mails werden jedoch nur an die angegebenen Test-Empfänger versendet, nicht an die im Ausgang definierten Empfänger.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Der Versandfortschritt und eine Versandstatistik werden in einem Dialogfenster angezeigt. Wurde der Versand beendet, klicken Sie auf „Weiter“.
5. Überprüfen Sie die E-Mails.

Personalisierte Reinschriften erstellen

Jede personalisierte Reinschrift wird sowohl beim Ausgang auf der Registerkarte „Versandprotokoll“ im Feld Versandnachweise als auch beim jeweiligen Kontakt auf der Registerkarte „Journal“ im Feld Kommunikation abgelegt. Die Reinschriften erhalten den Status „noch nicht versandt“.

Um personalisierte Reinschriften zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Ausgang, für den personalisierte Reinschriften erstellt werden sollen.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „Reinschriften erstellen“.

Um Reinschriften über Microsoft Outlook zu versenden (interaktiv), gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Ausgang, der versendet werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Ausgangs auf „E-Mail-Versand (interaktiv)“.
   Die E-Mail ist mit dem Inhalt des Felds Nachricht des Ausgangs vorbefüllt und die Inhalte des Ausgangs werden als Anlagen beigefügt.

Einen Ausgang als Seriendruck versenden

Ein Ausgang kann auch als Seriendruck an mehrere Adressaten versendet werden. Dabei werden, analog zum „E-Mail-Versand (Hintergrund)“, der Hauptinhalt sowie die weiteren konvertierbaren Inhalte für alle Adressaten personalisiert und ins PDF-Format konvertiert. Die erzeugten PDF-Dateien werden anschließend zusammengehängt und im Feld Inhalt des Seriendrucks beim Ausgang hinterlegt.

Behandeln von Geschäftsfällen

Ein Geschäftsfall beinhaltet Unterlagen (Eingänge und Ausgänge) mit einem begrenzten Zeithorizont (z. B. ein Projekt oder eine Kampagne). Ein Geschäftsfall ist somit eine Mappe von Unterlagen mit gleichem Kontext.

Einen neuen Geschäftsfall erstellen

Um einen neuen Geschäftsfall zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Geschäftsfall“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Geschäftsfalls und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Das Kürzel wird aus der Kategorie übernommen.
• Die eindeutige Nummer eines (noch) nicht registrierten Geschäftsfalls setzt sich standardmäßig wie folgt zusammen:
  <Kürzel>/<Jahr>/<Laufende Nummer>
  Die eindeutige Nummer eines Geschäftsfalls, der zu einer Akte registriert ist, setzt sich anders zusammen (die bisherige eindeutige Nummer wird in die Nummernhistorie hinzugefügt):
  <Eindeutige Nummer der Akte>/<Laufende Nummer>
• Die Bezeichnung des Geschäftsfalls ergibt sich wie folgt:
  <Eindeutige Nummer des Geschäftsfalls> - <Betreff>

Einen Geschäftsfall bearbeiten

Um einen Geschäftsfall zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Eigenschaften“.
2. Bearbeiten Sie die Metadaten des Geschäftsfalls und klicken Sie auf „Weiter“.

Folgende Metadaten stehen zur Verfügung:

• Name
  Zeigt den Namen des Geschäftsfalls.
• Betreff
  Legt den Betreff des Geschäftsfalls fest.
• Nummer/Kategorie/Jahr
  Zeigt die eindeutige Nummer, die Kategorie und das Jahr des Geschäftsfalls.
• Begriffe
  Legt die Schlagworte des Geschäftsfalls fest, über die der Geschäftsfall zum Beispiel leichter gefunden werden kann.
• Adressaten
  Legt die Adressaten des Geschäftsfalls fest.
• Akte
  Legt die Akte fest, die der Geschäftsfall zugeordnet ist.
  Hinweis: Wird ein Geschäftsfall zu einer Akte registriert, so wird die Bezeichnung des Geschäftsfalls geändert.
• Person
  Der Geschäftsfall kann einer Person zugeordnet werden.
• Organisation
  Der Geschäftsfall kann einer Organisation zugeordnet werden.

Beziehungen zwischen Geschäftsfällen erstellen

Zwischen Geschäftsfällen untereinander und zwischen Geschäftsfällen und Akten können Beziehungen hergestellt werden.

Um Beziehungen zwischen Geschäftsfällen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Kopieren Sie den Geschäftsfall, der als Verweis in einem anderen Geschäftsfall eingefügt werden soll
2. Navigieren Sie zu dem Geschäftsfall, in dem Sie den Verweis hinterlegen möchten.
3. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Eigenschaften“.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Anmerkungen“.
5. Klicken Sie im Feld Anhänge hinzufügen im Kontextmenü auf „Verknüpfung einfügen“.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Einen Geschäftsfall umregistrieren

Ein bereits zu einer Akte registrierter Geschäftsfall kann umregistriert werden, d.h. man ordnet diesen einer anderen Akte zu. Gleichzeitig wird dabei die Bezeichnung des Geschäftsfalls entsprechend der neuen Zuordnung geändert, wobei die bisherige Bezeichnung in einer Nummernhistorie des Geschäftsfalls vermerkt wird.

Um einen Geschäftsfall umzuregistrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsfall, der umregistriert werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Ausschneiden“.
3. Navigieren Sie in die Akte, die der Geschäftsfall zugeordnet werden soll.
4. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenu auf „Verknüpfung einfügen“.

Hinweis: Der Geschäftsfall kann auch per Drag-and-drop umregistriert werden.

Einen Geschäftsfall stornieren

Wird ein Geschäftsfall storniert, hat dies folgende Auswirkungen:

• Der Aktenlauf des Geschäftsfalls wird unterbrochen, es werden keine Aktivitäten mehr zu diesem Geschäftsfall in den Arbeitsvorräten der betroffenen Benutzer angezeigt.
• Die Stornierung wird an die Unterlagen des Geschäftsfalls propagiert.
• Die Geschäftszahl bleibt vergeben.

Um einen Geschäftsfall zu stornieren, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Storniert“).

Stornierung eines Geschäftsfalls aufheben

Wird die Stornierung eines Geschäftsfalls aufgehoben, wird der Aktenlauf des Geschäftsfalls wieder aufgenommen, d.h. die Workflow-Aktivitäten werden wieder aktiviert. Das Aufheben der Stornierung wird an die Unterlagen des Geschäftsfalls propagiert.

Um die Stornierung eines Geschäftsfalls aufzuheben, muss der Status gesetzt werden (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „In Bearbeitung“).

Einen Geschäftsfall abschließen

Um einen Geschäftsfall abzuschließen, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Abgeschlossen“).

Einen Geschäftsfall versionieren

Um einen Geschäftsfall zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie den Geschäftsfall, von der die aktuelle Version gespeichert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version speichern“.
3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die dem Geschäftsfall zugeordneten Unterlagen werden nicht mitversioniert.

Einen Geschäftsfall entlehnen bzw. zurückgeben

Um einen Geschäftsfall zu entlehnen bzw. zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsfall, der entlehnt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Entlehnen“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Um einen Geschäftsfall zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem Geschäftsfall, der zurückgegeben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Geschäftsfalls auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Rückgabe“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe von Geschäftsfällen wird auf der Registerkarte „Verlauf“ der Geschäftsfälle festgehalten.

Behandeln von Akten

Eine Akte enthält Geschäftsfälle und Unterlagen (Eingänge und Ausgänge) mit langem Zeithorizont. Eine Akte ist somit eine Mappe von Unterlagen und Geschäftsfällen mit gleichem Kontext.

Eine neue Akte erstellen

Um eine neue Akte zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Akte“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Akte und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Das Kürzel wird aus der Kategorie übernommen.
• Die eindeutige Nummer der Akte setzt sich standardmäßig wie folgt zusammen:
  <Kürzel>/<Jahr>/<Laufende Nummer>
• Die Bezeichnung der Akte ergibt sich wie folgt:
  <Eindeutige Nummer der Akte> - <Betreff>

Eine Akte bearbeiten

Um eine Akte zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Kontextmenü der Akte auf „Eigenschaften“.
2. Bearbeiten Sie die Metadaten der Akte und klicken Sie auf „Weiter“.

Folgende Metadaten stehen zur Verfügung:

• Name
  Zeigt den Namen der Akte.
• Betreff
  Legt den Betreff der Akte fest.
• Nummer/Kategorie/Jahr
  Zeigt die eindeutige Nummer, die Kategorie und das Jahr der Akte.
• Adressaten
  Legt die Adressaten der Akte fest.
• Person
  Die Akte kann einer Person zugeordnet werden.
• Organisation
  Die Akte kann einer Organisation zugeordnet werden.

Beziehungen zwischen Akten und anderen Geschäftsobjekten festlegen

Akten verfügen über das Feld Verweise, in dem andere Geschäftsobjekte abgelegt werden können. Wenn unter Verweise eine andere Akte bzw. ein anderer Geschäftsfall eingetragen wird, so entsteht dort ein Rückbezug. Analog dazu wird diese Rückwärtsbeziehung wieder aufgehoben, wenn man eine Akte oder einen Geschäftsfall aus Verweise entfernt.

Um Beziehungen zwischen Akten und anderen Geschäftsobjekten festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Kopieren Sie das Geschäftsobjekt, das als Verweis in einer Akte eingefügt werden soll.
2. Navigieren Sie zu der Akte, in der Sie den Verweis hinterlegen möchten.
3. Klicken Sie im Kontextmenü der Akte auf „Eigenschaften“.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Anmerkungen“.
5. Klicken Sie im Feld Anhänge hinzufügen im Kontextmenü auf „Verknüpfung einfügen“.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Das Feld Verweise dient dazu, informelle Geschäftsobjekte abzulegen. Diese werden der Akte nicht exklusiv zugeordnet, ändern nicht den Dokumentstatus, befinden sich nicht im Rechtekontext und werden nicht mit der Akte mitversioniert.

Eine Akte stornieren

Wird eine Akte storniert, hat dies folgende Auswirkungen:

• Der Aktenlauf der Akte wird unterbrochen, es werden keine Aktivitäten mehr zu dieser Akte in den Arbeitsvorräten der betroffenen Benutzer angezeigt.
• Die Stornierung wird an die Unterlagen bzw. Geschäftsfälle der Akte propagiert.
• Die Geschäftszahl bleibt vergeben.

Um eine Akte zu stornieren, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Storniert“).

Die Stornierung einer Akte aufheben

Wird die Stornierung einer Akte aufgehoben, wird der Aktenlauf der Akte wieder aufgenommen, d.h. die Workflow-Aktivitäten werden wieder aktiviert. Das Aufheben der Stornierung wird an die Unterlagen bzw. Geschäftsfälle der Akte propagiert.

Um die Stornierung einer Akte aufzuheben, muss der Status gesetzt werden (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „In Bearbeitung“).

Eine Akte abschließen

Wird eine Akte abgeschlossen, der noch nicht abgeschlossene Geschäftsfälle enthält, so erscheint ein entsprechender Hinweis. Wird das Abschließen der Akte fortgesetzt, so wird automatisch versucht, alle Geschäftsfälle der Akte abzuschließen. Scheitert das Abschließen eines der Geschäftsfälle oder bricht der Benutzer den Vorgang ab, so wird die gesamte Transaktion abgebrochen.

Um eine Akte abzuschließen, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Abgeschlossen“).

Eine Akte versionieren

Um eine Akte zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Akte, von der die aktuelle Version gespeichert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version speichern“.
3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Eine Akte entlehnen bzw. zurückgeben

Um eine Akte zu entlehnen bzw. zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Akte, die entlehnt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Akte auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Entlehnen“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein.
4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Um eine Akte zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Akte, die zurückgegeben werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Akte auf „Extras“ > „Unterschriften“ > „Rückgabe“.
3. Geben Sie Ihr Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe einer Akte wird auf der Registerkarte „Verlauf“ der Akte festgehalten.

Eine Akte oder Geschäftsfall strukturieren

Akten und Geschäftsfälle können anhand von Ordnern substrukturiert werden. In diesen Ordnern können Geschäftsobjekte oder wiederum Ordner abgelegt werden.

Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen können in Geschäftsobjekten abgelegt werden.

Um eine neue Eingangsrechnung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das Geschäftsobjekt.
2. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf „Neu“.
3. Wählen Sie den Eintrag „Eingangsrechnung“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Bearbeiten Sie die Metadaten der Eingangsrechnung (z. B. Rechnungsnummer und Kreditor) und klicken Sie auf „Weiter“.

Freigabeprozess für Eingangsrechnungen

Für den Freigabeprozess liefert Fabasoft Folio folgende Aktivitäten mit. Diese stehen nur bei entsprechender projektspezifischer Konfiguration zur Verfügung.

• ER formal prüfen
• ER zurücksenden
• ER buchen
• ER freigeben
• ER abschließen

Lieferschein

Lieferscheine können in Geschäftsobjekten abgelegt werden.

Um einen Lieferschein zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das Geschäftsobjekt.
2. Klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü auf „Neu“.
3. Wählen Sie den Eintrag „Lieferschein“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Bearbeiten Sie die Metadaten des Lieferscheins (z. B. Lieferschein-ID und Eingangsdatum) und klicken Sie auf „Weiter“.

Vertrag

Um einen Vertrag zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Vertrag“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Vertrags und klicken Sie auf „Weiter“.

Metadaten

Folgende Metadaten stehen bei einem Vertrag zur Verfügung.

Registerkarte „Vertrag“

• Name
  In diesem Feld wird der Name bzw. die Bezeichnung für das Objekt angezeigt. Der Wert setzt sich wie folgt zusammen:
  <Nummer> - <Kurzbeschreibung>
• Akte
  In diesem Feld wird die Akte angegeben, die dem Vertrag zugeordnet ist.
• Kurzbeschreibung
  In diesem Feld wird eine Kurzbeschreibung des Vertrages eingegeben.
  Hinweis: Die Kurzbeschreibung wird zum Namen des Objekts hinzugefügt.
• Nummer/Vertragstyp/Jahr
  In diesem Feld wird die Nummer, der Vertragstyp und das Jahr angezeigt.
• Eigene Organisation
  In diesem Feld wird die eigene Organisation ausgewählt.
• Vertragspartner
  In diesem Feld wird der Vertragspartner ausgewählt. Es können Organisationen, Personen oder Mitarbeiter ausgewählt werden.
• Vertragsgegenstand
  In diesem Feld kann der Vertragsgegenstand (Produkt und/oder Version) angegeben werden. Die wählbaren Versionen sind dabei durch das ausgewählte Produkt begrenzt.
• Vertragswert (eigene Währung)
  In diesem Feld kann der Vertragswert in eigner Währung angegeben werden.
• Vertragswert
  In diesem Feld kann der Vertragswert in einer Fremdwährung angegeben werden.
• Vertragsdatum
  In diesem Feld kann angegeben werden, an welchem Datum der Vertrag unterzeichnet wurde.
• Kündigungsdatum
  In diesem Feld kann angegeben werden, mit welchem Datum der Vertrag gekündigt wurde bzw. mit welchem Datum der Vertrag abläuft.
• Gültig ab
  In diesem Feld wird der Zeitpunkt angegeben, ab dem das Objekt gültig ist.
• Gültig bis
  In diesem Feld wird das Datum angegeben, bis zu dem ein Objekt gültig ist.
• Vertragskennung
  In diesem Feld wird die Vertragskennung angegeben.
• ERP-Identifikation
  In diesem Feld kann die ERP-Identifikation des Vertrages angegeben werden.
• Anmerkung
  In diesem Feld kann eine beliebige Anmerkung zum Vertrag eingegeben werden.
• Ansprechpartner
  In diesem Feld kann der Ansprechpartner des Vertragspartners angegeben werden. Dieser ist gefiltert auf die Kontaktpersonen und Angestellten des Vertragspartners.
• Begriffe
  In diesem Feld können dem Vertrag Begriffe als Schlagworte zugeordnet werden.
• Adressaten
  In diesem Feld können zum Vertrag gehörige Kontakte (Personen und Organisationen) und deren Kontaktdaten angegeben werden.

Registerkarte „Fristen“

• Mindestlaufzeit bis
  Dieses Datum bestimmt, bis wann ein Vertrag mindestens laufen muss. Dieser Wert wird automatisch befüllt. Vor diesem Zeitpunkt kann nicht gekündigt werden.
• Fristgerechte Kündigung bis
  In diesem Feld wird der Termin angegeben, zu dem die Kündigung erfolgen muss, damit der nächste Kündigungsstichtag eingehalten werden kann.
  Beispiel: Soll ein Vertrag zum 30.9. beendet werden, und es muss eine Kündigungsfrist von drei Monaten eingehalten werden, muss am 30.6. gekündigt werden. Dieser Wert wird bei jeder Änderung des Kündigungsstichtages oder der Kündigungsfrist neu berechnet.
• Kündigungsstichtag
  In diesem Feld kann der Tag angegeben werden, zu dem das nächste Mal gekündigt werden kann.
  Beispiel: Ein Dienstverhältnis kann immer nur am letzten Tag des Monats beendet werden. Wenn man Mitte des Monats kündigen will, muss man trotzdem bis zum letzten Tag des Monats (dem Kündigungsstichtag) warten.
• Automatische Verlängerung
  Um diese Zeit wird der Kündigungsstichtag verschoben, wenn der Termin zur fristgerechten Kündigung oder der Kündigungsstichtag überschritten ist.
  Beispiel: Die automatische Verlängerung beträgt zwei Jahre. Ein Vertrag endet mit 31.12.2009. Mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten muss die fristgerechte Kündigung bis 30.9.2009 erfolgen. Wird dieser Tag überschritten, wird der Vertrag automatisch bis 31.12.2011 verlängert und das Datum für die fristgerechte Kündigung wird automatisch auf 30.9.2011 gesetzt.
• Kündigungsfrist
  In diesem Feld kann der Zeitraum zwischen dem Kündigungsdatum und der Beendigung des Vertrags festgelegt werden.

Aufbewahrungspflicht

Eine Aufbewahrungspflicht kann für alle Objekte eines Benutzers, die beispielsweise im Zuge eines Gerichtsverfahrens aufbewahrt werden müssen, definiert werden.

Objekte, die als aufbewahrungspflichtig definiert sind, können erst gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungspflicht entfernt wurde.

Eine Aufbewahrungspflicht erzeugen

Aufbewahrungspflichten können nur von speziell berechtigten Benutzern erzeugt werden.

Um eine Aufbewahrungspflicht zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Aufbewahrungspflicht“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Geben Sie einen Namen für die Aufbewahrungspflicht ein.
4. Fügen Sie die Objekte, die als aufbewahrungspflichtig definiert werden sollen, im Feld Objekte hinzu.
   Hinweis: Erst durch Ausführen des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Aufbewahrungspflicht zuweisen“, wird die Aufbewahrungspflicht aktiv.
5. Mithilfe der Felder Objekte geändert ab und Objekte geändert bis können Sie festlegen, dass nur Objekte, die sich im angegebenen Zeitraum geändert haben, als aufbewahrungspflichtig definiert werden.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Aufbewahrungspflicht zuweisen

Um eine Aufbewahrungspflicht zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Aufbewahrungspflicht, die zugewiesen werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aufbewahrungspflicht auf „Extras“ > „Aufbewahrungspflicht zuweisen“.

Die Aufbewahrungspflicht wird an die enthaltenen Objekte, entsprechend den Einstellungen in der Konfiguration für Aufbewahrungspflichten, propagiert.

Objekte, die aufgrund eines Fehlers nicht aufbewahrungspflichtig gesetzt werden können, werden auf der Registerkarte „Ausstehende Objekte“ der Aufbewahrungspflicht angezeigt. Das Festlegen der Aufbewahrungspflicht für ausstehende Objekte, kann über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Erneut versuchen“ gestartet werden.

Solange für ein Objekt eine Aufbewahrungspflicht definiert ist, kann es nicht gelöscht werden.

Aktive Aufbewahrungspflichten eines Objekts werden auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ im Feld Aufbewahrungspflichten angezeigt.

Aufbewahrungspflicht entfernen

Nur ein „Compliance Manager“ kann eine Aufbewahrungspflicht entfernen.

Um eine Aufbewahrungspflicht zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu der Aufbewahrungspflicht, die entfernt werden soll.
2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aufbewahrungspflicht auf „Extras“ > „Aufbewahrungspflicht entfernen“.

Die Aufbewahrungspflicht wird bei allen Objekten entfernt, bei denen die Aufbewahrungspflicht zugewiesen wurde.

Objekte, von denen die Aufbewahrungspflicht aufgrund eines Fehlers nicht entfernt werden konnte, werden auf der Registerkarte „Ausstehende Objekte“ der Aufbewahrungspflicht angezeigt. Das Entfernen der Aufbewahrungspflicht für ausstehende Objekte, kann über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Erneut versuchen“ gestartet werden.