Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement umfasst die grundlegende Funktionalität der Verwaltung von Objekten, Dokumenten und Metadaten in Fabasoft Folio.

Objekte erzeugen und löschen

Durch das Erzeugen von Objekten können Sie Ihre Daten (Metadaten und Inhalte) speichern.

Ein Objekt erzeugen

Um ein neues Objekt zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den Ordner, in dem das Objekt abgelegt werden soll.
   Die Objektliste des Ordners wird im Inhaltsbereich angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Objektart. Im oberen Bereich steht ein Filterfeld zur Verfügung, das eine Einschränkung der Auswahl anhand des Namens der Objektart bzw. der Vorlage ermöglicht. Ist der Filterbegriff im Namen einer Kategorie enthalten, werden alle Objektarten und Vorlagen dieser Kategorie angezeigt. Eine Kategorie kann im Drop-down-Menü ausgewählt werden.
4. Abhängig von der ausgewählten Objektart können ausgewählte Metadaten eingegeben werden.
5. Klicken Sie auf „Weiter“, um den Vorgang abzuschließen.

Das neu erzeugte Objekt wird in der Objektliste abgelegt, in die zuvor navigiert wurde.

Ein Objekt löschen

Objekte werden mit dem Befehl „Löschen“ gelöscht. Wenn kein Papierkorb eingerichtet ist, wird das Objekt unwiederbringlich gelöscht. Ist ein Papierkorb vorhanden, wird das Objekt zuerst in den Papierkorb gelegt, in dem es endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden kann.

Um ein Objekt zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Löschen“.
3. Klicken Sie in der Sicherheitsabfrage auf „Ja“, um zu bestätigen, dass das Objekt gelöscht bzw. in den Papierkorb gelegt werden soll.

Hinweis:

• Um ein Objekt löschen zu können, benötigen Sie die entsprechenden Rechte.
• Manche Objekte sind aus Gründen der Nachvollziehbarkeit vor dem Löschen geschützt.
• Bedenken Sie vor dem Löschen eines Objekts, dass dieses Objekt eventuell von anderen Benutzern benötigt wird. Nach dem Löschen ist es auch für andere Benutzer nicht mehr vorhanden.
• Wenn keine Sicherheitsabfrage angezeigt wird, ist der Papierkorb so konfiguriert, dass gelöschte Objekte ohne Nachfrage in den Papierkorb gelegt werden.

Exkurs „Verknüpfungen“

Objekte existieren unabhängig von ihrer visuellen Repräsentation im Fabasoft Folio Webclient. Im Fabasoft Folio Webclient werden Verknüpfungen angezeigt, die auf ein Objekt verweisen.

• Entfernen Sie eine Verknüpfung auf ein Objekt, so wird der Verweis auf dieses Objekt gelöscht. Das Objekt selbst bleibt weiterhin erhalten.
• Löschen Sie ein Objekt, so wird das Objekt selbst gelöscht, unabhängig davon, wie oft darauf verwiesen wird. Weitere Verknüpfungen auf dieses Objekt zeigen nach dem Löschen des Objekts ins Leere.
• Wird eine Verknüpfung auf ein Objekt entfernt, so kann eine neue Verknüpfung auf das Objekt zum Beispiel mithilfe der Suche wieder eingefügt werden.

Einen Papierkorb verwenden

Wenn Sie ein Objekt löschen (Befehl „Löschen“) wird dieses Objekt endgültig gelöscht, wenn kein Papierkorb eingerichtet wurde. Andernfalls wird das Objekt im Papierkorb abgelegt und kann wiederhergestellt werden, solange der Papierkorb nicht entleert wurde.

Papierkorb-Arten

• Ein Papierkorb steht einem Benutzer persönlich zur Verfügung (muss von Ihnen erzeugt werden).
• Ein Globaler Papierkorb steht für alle Benutzer zur Verfügung (muss von einem Administrator erzeugt werden). Wenn Sie ein Objekt wiederherstellen möchten, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Wenn ein globaler Papierkorb existiert, werden benutzerspezifische Papierkörbe ignoriert.
• Teamrooms besitzen ihren eigenen Papierkorb. Objekte, die einem Teamroom zugeordnet sind, werden beim Löschen im Papierkorb des Teamrooms abgelegt.

Sicherheitsabfragen

• Wenn Sie ein Objekt löschen und kein Papierkorb bzw. globaler Papierkorb zur Verfügung steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll „<Name>“ gelöscht werden?'. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, wird das Objekt endgültig gelöscht.
• Wenn ein Papierkorb zur Verfügung steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll „<Name>“ in den Papierkorb gelegt werden?'. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, wird das Objekt im Papierkorb abgelegt. Solange der Papierkorb nicht entleert wurde, kann das Objekt wiederhergestellt werden.
• Wenn ein globaler Papierkorb zur Verfügung steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll „<Name>“ in den globalen Papierkorb gelegt werden?'. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, wird das Objekt im globalen Papierkorb abgelegt. Solange der globale Papierkorb nicht entleert wurde, kann das Objekt wiederhergestellt werden.
• Beim Papierkorb kann konfiguriert werden, dass gelöschte Objekte ohne Sicherheitsabfrage in den Papierkorb gelegt werden.

Einen Papierkorb entleeren

Objekte im Papierkorb können endgültig gelöscht werden. Folgende Menübefehle stehen zur Verfügung:

• Papierkorb entleeren
  Alle Objekte, die sich im Papierkorb befinden, werden endgültig gelöscht.
• Löschen abgelaufener Objekte
  Beim Papierkorb kann ein Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Objekte festgelegt werden. Alle Objekte, die die Aufbewahrungsdauer überschritten haben, werden endgültig gelöscht.
• Löschen
  Selektieren Sie die Objekte, die Sie endgültig löschen möchten.

Ein Objekt aus dem Papierkorb wiederherstellen

Objekte im Papierkorb können wiederhergestellt werden. Selektieren Sie dazu das gewünschte Objekt und führen Sie den Menübefehl „Papierkorb“ > „Wiederherstellen“ aus. Das wiederhergestellte Objekt wird im ursprünglichen Ordner abgelegt. Falls der ursprüngliche Ordner nicht mehr existiert, wird das Objekt auf „Home“ abgelegt. Die sicherheitsrelevanten Metadaten ACL-Objekt und Referenziertes Objekt werden ebenfalls wiederhergestellt.

Objekte kopieren und verschieben

Objekte können kopiert, eingefügt, ausgeschnitten, dupliziert und entfernt werden. Im Allgemeinen ist es in Objektlisten möglich, die beschriebenen Aktionen auf mehreren Objekten gleichzeitig auszuführen, indem Sie die gewünschten Objekte markieren.

Die erlaubten Objektarten können in Feldern eingeschränkt sein. Nicht jedes Objekt kann in jedem Feld abgelegt werden.

Ein Objekt kopieren

Um ein Objekt in die Zwischenablage zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Kopieren“ (Strg + C).

Das markierte Objekt wird in die Zwischenablage kopiert und kann als Duplikat oder Verknüpfung wieder eingefügt werden (siehe Kapitel „Ein Duplikat einfügen“ und „Eine Verknüpfung einfügen“).

Ein Duplikat einfügen

Der Befehl „Duplikat einfügen“ fügt Duplikate der Objekte aus der Zwischenablage ein. Wenn ein Objekt dupliziert wird, wird ein neues Objekt mit den Werten des ursprünglichen Objekts erzeugt. Werte mancher Felder (z. B. Änderungsberechtigt) werden standardmäßig nicht in das Duplikat übernommen.

Um ein Objekt aus der Zwischenablage als Duplikat einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Kopieren Sie das gewünschte Objekt in die Zwischenablage (z. B. Befehl „Kopieren“).
2. Navigieren Sie zu dem Feld, in dem Sie das Objekt als Duplikat einfügen möchten.
3. Klicken Sie im Kontextmenü des Felds auf „Duplikat einfügen“.

Das Objekt aus der Zwischenablage wird als Kopie eingefügt. Standardmäßig wird der Objektname um das Suffix „(Kopie)“ erweitert.

Eine Verknüpfung einfügen

Der Befehl „Verknüpfung einfügen“ fügt eine Verknüpfung auf das Objekt ein. Es wird kein neues Objekt erzeugt.

Um ein Objekt als Verknüpfung einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Kopieren Sie das gewünschte Objekt in die Zwischenablage (z. B. Befehl „Kopieren“).
2. Navigieren Sie zu dem Feld, in dem Sie das Objekt als Verknüpfung einfügen möchten.
3. Klicken Sie im Kontextmenü des Felds auf „Verknüpfung einfügen“ bzw. „Einfügen“.

Das Objekt aus der Zwischenablage wird als Verknüpfung eingefügt.

Ein Objekt ausschneiden/verschieben

Um ein Objekt aus einem Feld zu entfernen und in einem anderen Feld wieder einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Ausschneiden“ (Strg + X).
   Das markierte Objekt wird entfernt und in die Zwischenablage kopiert.
3. Navigieren Sie zu dem Feld, in dem Sie das Objekt als Verknüpfung einfügen möchten.
4. Klicken Sie im Kontextmenü des Felds auf „Verknüpfung einfügen“ (Strg + V).

Ein Objekt duplizieren

In Objektlisten können Objekte mit einem einzigen Befehl „Duplizieren“ dupliziert werden (anstatt der sonst nötigen zwei Befehle „Kopieren“ und „Duplikat einfügen“). Wenn ein Objekt dupliziert wird, wird ein neues Objekt mit den Werten des ursprünglichen Objekts erzeugt. Werte mancher Felder (z. B. Änderungsberechtigt) werden standardmäßig nicht in das Duplikat übernommen.

Um ein Objekt zu duplizieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt, das sich in einer Objektliste befindet.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Duplizieren“.

Das markierte Objekt wird dupliziert. Standardmäßig wird der Objektname um das Suffix „(Kopie)“ erweitert.

Ein Objekt entfernen

Beim Entfernen von Objekten wird die Verknüpfung auf das Objekt entfernt, Das Objekt wird nicht gelöscht.

Um ein Objekt zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Entfernen“ (Strg + X).

Hinweis: Wird ein Objekt entfernt, so kann das Objekt zum Beispiel mithilfe der Suche wieder eingefügt werden.

Objekte anzeigen und bearbeiten

Fabasoft Folio Objekte stehen im Allgemeinen mehreren Benutzern zur Verfügung. Damit ein Objekt nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern verändert werden kann, wird das Objekt automatisch während der Bearbeitung gesperrt. Versucht ein weiterer Benutzer dieses Objekt bearbeitend zu öffnen, weist ein Dialog auf die Objektsperre hin.

Hinweis:

• Wenn ein Objekt, das Sie öffnen möchten, durch einen anderen Benutzer gesperrt ist, können Sie es dennoch lesend öffnen.
• Objekte, die von Benutzern lesend geöffnet sind, sind nicht für die Bearbeitung gesperrt.
• Falls der Bearbeitungsmodus nicht ordnungsgemäß abgeschlossen wird, wird nach acht Minuten die Objektsperre automatisch aufgehoben.

Eigenschaften eines Objekts

Der Eigenschaftseditor zeigt die Eigenschaften (Metadaten) von Objekten als Felder an. Die Eigenschaften eines Objekts können Sie über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ öffnen.

Hinweis:

• Entsprechend der Option Eigenschaften bevorzugt lesen in den Grundeinstellungen, wird ein Objekt standardmäßig im Lesemodus oder Bearbeitungsmodus geöffnet. Wird ein Objekt zum Lesen geöffnet, kann jederzeit durch einen Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden.
• Wenn ein Objekt im Bearbeitungsmodus geöffnet ist, ist es für andere Benutzer für die Bearbeitung gesperrt.

Schaltflächen

Kopfleiste

• „Rolle“
  Legt den Rechtekontext fest, in dem Sie die Eigenschaften sehen.
• „Objektrolle“
  Manche Objekte (z. B. Mitarbeiter, Benutzer, Person) können über Objektrollen verfügen. Legt das Objekt fest, für das die Eigenschaften angezeigt werden.
• „In neuem Fenster öffnen“
  Öffnet den Eigenschaftseditor in einem neuen Fenster. Somit können Sie im ansonsten verdeckten Hintergrund weiterarbeiten.

Bearbeitungsmodus

Standardmäßig stehen im Bearbeitungsmodus im Eigenschaftseditor folgende Schaltflächen zur Verfügung:

• „Abbrechen“
  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“, um den Bearbeitungsvorgang abzubrechen. Änderungen, die noch nicht übernommen wurden, werden nicht gespeichert.
• „Übernehmen“
  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“, um durchgeführte Änderungen zu speichern. Der Eigenschaftseditor bleibt weiterhin zur Bearbeitung geöffnet. Diese Funktionalität dient der Zwischenspeicherung von Änderungen.
• „Weiter“
  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um durchgeführte Änderungen zu speichern und den Eigenschaftseditor zu schließen.

Lesemodus

Im Lesemodus des Eigenschaftseditors stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:

• „Abbrechen“
  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“, um den Eigenschaftseditor zu schließen.
• „Bearbeiten“
  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen und das Objekt von keinem anderen Benutzer bearbeitet wird, wird das Objekt im Bearbeitungsmodus geöffnet.
  Hinweis: Diese Schaltfläche wird nicht angezeigt, wenn das Objekt bereits gesperrt ist.
• „Weiter“
  Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um den Eigenschaftseditor zu schließen.

Darstellung von Feldern

Im Bearbeitungsmodus des Eigenschaftseditors können Sie die Werte der Eigenschaften eines Objekts verändern.

• Muss-Felder
  Muss-Felder sind mit einem roten Sternchen gekennzeichnet. Sie müssen einen Wert enthalten.
• Bearbeitbare Felder
  Bearbeitbare Felder werden mit weißem Hintergrund dargestellt.
• Nicht bearbeitbare Felder
  Felder, die nicht bearbeitet werden können, werden mit der Hintergrundfarbe dargestellt.

Arten von Eigenschaften

Im Folgenden werden die wichtigsten Eigenschaftsarten beschrieben und wie Sie diese im Eigenschaftseditor bearbeiten können.

• Zeichenketteneigenschaft
  Zeichenketteneigenschaften sind Felder, die Zeichenfolgen enthalten können. Abhängig von der Definition können bis zu 254 Zeichen eingegeben werden.
• Zeichenkettenliste
  Zeichenfolgen können in Textfeldern mit mehreren Zeilen erfasst werden.
• Eigenschaften mit Datum und Zeit
  Eigenschaften mit Datum und Zeit können Datums- und Zeitangaben speichern. Das Eingabe- und Anzeigeformat richtet sich nach dem eingestellten Gebietsschema („Grundeinstellungen“ > „Gebietsschema“). Das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit können Sie mit der Funktionstaste „F6“ einfügen. Das Datum können Sie auch über einen Kalender auswählen.
  Hinweis: Zeitangaben werden in der Datenbank standardmäßig in UTC-Zeit (Universal Time Coordinated) gespeichert. Die UTC-Zeit entspricht der Zeit am Nullmeridian (Greenwich-Zeit). Die Konvertierung in die lokale Zeit wird vom System automatisch durchgeführt.
• Boolesche Eigenschaft
  Eine boolesche Eigenschaft ist eine Eigenschaft, deren Wert „Ja“ oder „Nein“ sein kann. Ist der Wert „Undefiniert“ wird der Standardwert für diese Eigenschaft angenommen (entweder „Ja“ oder „Nein“).
• Inhaltseigenschaft
  Objekte können als Eigenschaftswerte auch Dateien speichern. Die Dateien werden in Inhaltseigenschaften gespeichert.
  So bearbeiten Sie Inhaltseigenschaften im Eigenschaftseditor:
  • Wenn Sie die Datei, die in der Inhaltseigenschaft gespeichert ist, in der zugeordneten Anwendung öffnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Lesen“. Der Inhalt wird im Lesemodus angezeigt.
  • Wenn Sie die bestehende Datei durch eine andere Datei aus Ihrem Dateisystem überschreiben möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Datei auswählen“. Wählen Sie die Datei aus, die als neuer Inhalt gespeichert werden soll. Sobald Sie Ihre Angabe durch Klicken auf die Schaltfläche „Übernehmen“ oder „Weiter“ bestätigen, wird diese Datei als Inhalt des Objekts gespeichert.
  • Über die Schaltfläche „Herunterladen“ können Sie den Inhalt in das Dateisystem herunterladen.
• Aufzählungseigenschaft
  Eine Aufzählungseigenschaft wird im Eigenschaftseditor als Dropdownliste dargestellt. Hierbei kann aus einer Menge von vordefinierten Werten ein Wert ausgewählt werden.
  Hinweis: Um die Dropdownliste zu öffnen, können Sie auf die Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Pfeil klicken, oder auch direkt auf das Feld. Anschließend können Sie aus der Liste den gewünschten Wert auswählen.
  Hilfreich kann dabei sein, den oder die ersten Buchstaben des gewünschten Werts auf der Tastatur zu tippen. Der passende Eintrag wird ausgewählt und kann durch Drücken der Enter-Taste übernommen werden.
• Objekteigenschaft
  Objekteigenschaften sind vom Aussehen und Verhalten vergleichbar mit Aufzählungseigenschaften. Es existiert jedoch ein wesentlicher Unterschied. Bei einer Aufzählungseigenschaft kann nur aus einer vordefinierten Menge von Werten ausgewählt werden. Eine Objekteigenschaft erlaubt es, auf ein Objekt zu verweisen.
  Die Werte der Liste werden dynamisch ermittelt. Falls Sie das gewünschte Objekt nicht in der Liste finden, können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suchen“ eine Suche durchführen. Über die Schaltfläche „Erzeugen“ können Sie ein neues Objekt erzeugen.
  Schnellsuche
  Durch Drücken der Einfg-Taste besteht die Möglichkeit, eine Schnellsuche durchzuführen. Geben Sie die ersten Buchstaben des Namens des gewünschten Objekts ein und drücken Sie die Enter-Taste. Alle übereinstimmenden Objekte werden in der Dropdownliste angezeigt. Sie können auch Platzhalter (* oder ?) im Suchbegriff verwenden.
• Objektliste
  Eine mehrwertige Objekteigenschaft wird als Objektliste bezeichnet. Eine Objektliste kann mehrere Objekte enthalten.
• Aggregat (zusammengesetzte Eigenschaft)
  Aggregate bestehen aus einzelnen Eigenschaften. Zum Beispiel besteht das Aggregat Datei aus den Eigenschaften Inhalt, Größe usw. Durch zusammengesetzte Eigenschaften können komplexe Darstellungen erzeugt werden.
• Aggregatsliste
  Ein mehrwertiges Aggregat wird als Aggregatsliste bezeichnet. Zur Handhabung von Aggregatslisten stehen die Kontextmenü-Schaltflächen zur Verfügung. Über diese Schaltflächen können Sie Zeileneinträge bearbeiten, kopieren, einfügen und entfernen. Über die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ können Sie neue Zeilen erstellen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Details anzeigen“ wird die Vollansicht der Aggregatsliste geöffnet.

Ein Objekt mit Inhalt lesen bzw. bearbeiten

Abhängig von der Objektart können Objekte auch einen Inhalt (Datei) speichern (z. B. ein Microsoft Word-Dokument). Über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ können Sie den Inhalt direkt im entsprechenden Drittprodukt öffnen, verändern und in Fabasoft Folio speichern.

Wenn Sie den Inhalt nicht ändern möchten, verwenden Sie stattdessen den Kontextmenübefehl „Lesen“. Das Objekt wird nicht gesperrt und Änderungen können nicht versehentlich in Fabasoft Folio gespeichert werden.

Hinweis: Bilder können Sie auch direkt in Fabasoft Folio zuschneiden bzw. skalieren. Führen Sie dazu den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ aus und klicken Sie auf der Registerkarte „Bild“ auf „Bearbeiten“.

Als PDF ansehen

Objekte können als PDF-Dokument angezeigt werden, wobei der Inhalt des PDF-Dokuments von der Objektart abhängt.

• Bei Dokumenten wird das Dokument an sich dargestellt,
• bei Geschäftsobjekten die enthaltenen Dokumente,
• bei Teamrooms, Ordnern und ZIP-Dateien ein Inhaltsverzeichnis und
• bei sonstigen Objekten die Metadaten.

Um ein Objekt als PDF-Dokument anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Als PDF ansehen“.

Ein Objekt umbenennen

Um ein Objekt umzubenennen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Umbenennen“.
3. Geben Sie einen neuen Namen ein und klicken Sie auf „Umbenennen“.

Das Objekt wurde umbenannt.

Alternativ können Sie ein in einer Objektliste selektiertes Objekt auch mit der Funktionstaste F2 umbenennen.

Gemeinsame Eigenschaften bearbeiten

Wenn Sie mehrere Objekte markieren und den Kontextmenübefehl „Eigenschaften bearbeiten“ ausführen, können Sie die gemeinsamen Eigenschaften der Objekte gleichzeitig verändern. Dies ist für skalare Eigenschaften (z. B. eine Zeichenkette), Objektlisten, Aggregatslisten und Aggregate (mit skalaren Werten) möglich.

Skalare Eigenschaft

• Wenn in allen Objekten der entsprechende Wert gleich ist, wird der Wert beim gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird ein leeres Feld angezeigt.

Objektliste

• Wenn in allen Objekten der Inhalt der Objektliste gleich ist, wird der Inhalt beim gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird eine leere Objektliste angezeigt.
• Wenn in allen Objekten der Inhalt der Objektliste gleich ist, wird die alte Objektliste durch die neue Objektliste überschrieben. Ansonsten können Sie entscheiden, ob die neuen Objekte in der Objektliste hinzugefügt werden oder ob die alte Objektliste durch die neue Objektliste überschrieben wird.

Aggregatsliste

• Wenn in allen Objekten der Inhalt der Aggregatsliste gleich ist, wird der Inhalt beim gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird eine leere Aggregatsliste angezeigt.
• Wenn in allen Objekten der Inhalt der Aggregatsliste gleich ist, wird die alte Aggregatsliste durch die neue Aggregatsliste überschrieben. Ansonsten können Sie entscheiden, ob neue Aggregatszeilen in der Aggregatsliste hinzugefügt werden oder ob die alte Aggregatsliste durch die neue Aggregatsliste überschrieben wird. Wird beim Hinzufügen ein eventuell vorhandener Schlüssel verletzt, wird die entsprechende Aggregatszeile ignoriert.

Aggregat

• Wenn in allen Objekten der entsprechende Aggregatswert gleich ist, wird der Wert beim gemeinsamen Bearbeiten angezeigt. Ansonsten wird ein leeres Feld angezeigt.

Neuigkeiten anzeigen

Um Änderungen im zeitlichen Verlauf von Objekten nachvollziehen zu können, steht eine eigene Übersicht über die Historie zur Verfügung, die aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden kann.

Um Neuigkeiten anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt und markieren Sie dieses.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Neuigkeiten anzeigen“.

Eine Übersicht über die vergangenen Ereignisse wird angezeigt. Die Registerkarte „Timeline“ visualisiert den zeitlichen Verlauf, die Registerkarte „Chronik“ bietet einen textuellen Überblick. Die weiteren Registerkarten stellen verschiedene Gruppierungsarten zur Verfügung.

In einem Objekt navigieren

Objekte mit einer Objektliste (z. B. Ordner) können in einer eigenen Webbrowser-Registerkarte oder in einem eigenen Webbrowser-Fenster geöffnet werden (abhängig von den Webbrowser-Einstellungen).

Um ein Objekt in einem neuen Fenster zu öffnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „In neuem Fenster öffnen“.

Hochladen, scannen, herunterladen und synchronisieren

Dateien können in Fabasoft Folio hochgeladen bzw. heruntergeladen werden. Dazu stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

Eine Datei hochladen

Um Dateien aus Ihrer Betriebssystem-Umgebung in Ihren Fabasoft Folio Webclient hochzuladen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Menübefehl „Extras“ > „Hochladen“ bzw. Kontextmenübefehl „Hochladen“
• Drag-and-drop
• Zwischenablage (Strg + C und Strg + V)

Hinweis:

• Abhängig vom verwendeten Webbrowser stehen nicht immer alle Möglichkeiten zur Verfügung.
• Abhängig von der Konfiguration wird der Bestätigungsdialog nicht angezeigt: „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Grundeinstellungen“ > Registerkarte „Allgemein“ > „Bestätigung beim Hochladen anzeigen“.
• In den Einstellungen eines Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ im Feld PDF-Dokument-Einschränkungen beim Hochladen aufheben festgelegt werden, ob die PDF-Dokument-Einschränkungen beim Hochladen von PDF-Dokumenten entfernt werden. Ein gegebenenfalls definiertes Passwort zum Öffnen des Dokuments wird nicht entfernt.

Hochladen via Drag-and-drop

Mit Drag-and-drop können Dateien, Ordner bzw. Ordnerhierarchien hochgeladen werden. Die nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf eine Datei. Ordner bzw. Ordnerhierarchien können analog hochgeladen werden.

1. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
2. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) in den Fabasoft Folio Webclient, direkt auf das Objekt, in das die Datei hochgeladen werden soll (z. B. einen Ordner). Wird die Datei auf den Hintergrund im Inhaltsbereich gezogen, wird sie im angezeigten Objekt abgelegt.
3. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.

Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Objektliste, können Sie entweder das bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen. Gleichnamige Ordner können Sie zusammenführen.

Hochladen über die Zwischenablage

Über die Zwischenablage können Dateien, Ordner bzw. Ordnerhierarchien hochgeladen werden. Die nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf eine Datei. Ordner bzw. Ordnerhierarchien können analog hochgeladen werden.

1. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
2. Kopieren Sie die Datei in die Zwischenablage (z. B. mit der Tastenkombination Strg + C).
3. Navigieren Sie in den Zielordner und drücken Sie Strg + V (führen Sie alternativ den Kontextmenübefehl „Verknüpfung einfügen“ aus).
4. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.

Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Zielliste, können Sie entweder das bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen. Gleichnamige Ordner können Sie zusammenführen.

Hinweis: Screenshots können über die Zwischenablage direkt in Fabasoft Folio eingefügt werden, ohne zuvor eine Datei erzeugen zu müssen. Selektieren Sie das Feld, in dem das Bild eingefügt werden soll und drücken Sie Strg + V. Dadurch wird der „Hochladen“-Dialog geöffnet und ein PNG-Bild mit Namen „clipboardimage“ erzeugt.

Hochladen über den Menübefehl „Extras“ > „Hochladen“ bzw. Kontextmenübefehl „Hochladen“

1. Navigieren Sie in den gewünschten Zielordner.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Hochladen“. Alternativ führen Sie den Hintergrund-Kontextmenübefehl „Hochladen“ aus.
3. Wählen Sie die Datei aus. Abhängig vom Webbrowser können Sie auch mehrere Dateien gleichzeitig auswählen.
4. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.

Das neu erzeugte Objekt wird in der Objektliste abgelegt, aus der Sie den Hochladevorgang gestartet haben. Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Objektliste, können Sie entweder das bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen.

Eine Datei in ein bestehendes Inhaltsobjekt hochladen

Eine Datei kann in den Inhalt eines bestehenden Objekts über den Eigenschaftseditor hochgeladen werden. Der Eigenschaftseditor kann z. B. über den Kontextmenübefehl „Eigenschaften“ geöffnet werden. Klicken Sie im Feld Datei auf die Schaltfläche „Datei auswählen“.

Alternativ können Sie auch den Kontextmenübefehl „Hochladen“ des Objekts ausführen.

Ein Dokument herunterladen

Um ein Dokument aus dem Fabasoft Folio Webclient herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Herunterladen“.

Hinweis:

• Alternativ können Sie Objekte in die Zwischenablage kopieren (Strg + C) und in der Betriebssystemumgebung die entsprechenden Dateien einfügen (Strg + V).
• Sie können gleichzeitig mehrere Dateien oder auch ganze Ordnerstrukturen herunterladen. Markieren Sie dazu die gewünschten Objekte und führen Sie den Kontextmenübefehl „Herunterladen“ aus.
• Falls die heruntergeladene Ordnerstruktur Rekursionen enthält, werden die rekursionsauslösenden Ordner nur einmal heruntergeladen.
• Wenn Sie den Fabasoft Folio Client installiert haben, werden mehrere Dokumente oder auch umfangreiche Ordnerstrukturen mithilfe des Fabasoft Folio Clients heruntergeladen. Einzelne Dokumente werden mit der Standard-Webbrowser-Funktionalität heruntergeladen. Zu den heruntergeladenen Dokumenten oder Ordnern gelangen Sie, indem Sie den entsprechenden Eintrag in der automatisch geöffneten Übersicht des Benachrichtigungssymbols doppelklicken. Alternativ steht der Kontextmenübefehl „Anzeigen“ zur Verfügung. Ordner mit mehr als 200000 Objekten können nicht heruntergeladen werden.
  In den Optionen des Fabasoft Folio Clients können Sie den Download-Ordner festlegen.
• Wenn Sie den Fabasoft Folio Client nicht installiert haben bzw. bei öffentlichen Links, werden Dokumente bzw. Ordnerstrukturen zu einer ZIP-Datei zusammengefasst. Beachten Sie, dass Sie Ordnerstrukturen mit maximal 1000 Objekten herunterladen können. Die ZIP-Datei darf dabei die Größe von 2,5 GB nicht überschreiten.

Eine E-Mail aus Microsoft Outlook hochladen

Um eine E-Mail aus Microsoft Outlook in den Fabasoft Folio Webclient zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2. Ziehen Sie die E-Mail per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) in den Fabasoft Folio Webclient, direkt auf das Objekt, in das die Datei hochgeladen werden soll (z. B. einen Ordner). Wird die E-Mail auf den Hintergrund im Inhaltsbereich gezogen, wird sie im angezeigten Objekt abgelegt.
   Hinweis: Nicht jeder Webbrowser unterstützt den Import mittels Drag-and-drop. Benutzen Sie alternativ Strg + C zum Kopieren und Strg + V zum Einfügen der E-Mail.
3. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.
4. Enthält die E-Mail einen Anhang, können Sie festlegen, auf welche Art der Text der E-Mail und die einzelnen Anhänge hochgeladen werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
   • E-Mail-Text und Anhang
   • E-Mail-Text und Anhang getrennt
   • Nur E-Mail-Text
   • Nur Anhang

Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag, um die E-Mail und/oder den Anhang hochzuladen.

Die E-Mail wird in dem ausgewählten Objekt als E-Mail (Microsoft Outlook) abgelegt. Bestimmte Metadaten der E-Mail werden automatisch übernommen.

Hinweis: Beim Hochladen von E-Mails aus dem Ordner „Gesendete Elemente“ werden die Werte des Felds Bcc nur dann angezeigt, wenn die Absender-E-Mail-Adresse mit einer beim Benutzer hinterlegten E-Mail-Adresse übereinstimmt.

Einen Kontakt hochladen bzw. herunterladen

Für den Im- und Export von Kontakten steht folgende Funktionalität zur Verfügung:

• Kontakte können direkt von Microsoft Outlook in Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Strg + C und Strg + V). Diese hochgeladenen Kontakte enthalten sowohl die originale Outlook-MSG-Datei als auch eine konvertierte VCF-Datei.
• VCF-Kontaktdateien können in Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Drag-and-drop).
• Folio-Kontakte können in Microsoft Outlook z. B. mithilfe der Tastenkombinationen Strg + C und Strg + V eingefügt werden.
• Im Dateisystem werden heruntergeladene Kontakte als VCF-Dateien abgelegt.
• Beim Zugriff auf Fabasoft Folio über WebDAV werden Kontakte als VCF-Dateien angezeigt.
• Wird ein Kontakt hochgeladen und es existiert bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse in Fabasoft Folio kann der Kontakt abgeglichen werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Benutzer, der den Kontakt hochlädt, Such- und Bearbeitungsrechte für den bereits existierenden Kontakt hat.

Einen Termin hochladen bzw. herunterladen

Für den Im- und Export von Terminen steht folgende Funktionalität zur Verfügung:

• Termine können direkt von Microsoft Outlook in Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Strg + C und Strg + V). Diese hochgeladenen Termine enthalten sowohl die originale Outlook-MSG-Datei als auch eine konvertierte ICS-Datei.
• ICS-Termindateien können nach Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Drag-and-drop).
• Folio-Termine können im Microsoft Outlook Kalender z. B. mithilfe der Tastenkombinationen Strg + C und Strg + V eingefügt werden.
• Im Dateisystem werden heruntergeladene Termine als ICS-Dateien abgelegt.
• Beim Zugriff auf Fabasoft Folio über WebDAV werden Termine als ICS-Dateien angezeigt.

Ein Bild herunterladen

Bilder in Fabasoft Folio können in verschiedenen Formaten entweder in das Dateisystem oder in die Zwischenablage exportiert werden.

Um ein Bild herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Bild in einer Objektliste.
2. Klicken Sie im Menü „Zwischenablage“ auf „Bild herunterladen“.
3. Legen Sie die gewünschte Breite, Höhe und das Zielformat fest. Für den Export stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung: „Inhalt in Zwischenablage kopieren“, „Verweis in Zwischenablage kopieren“ und „Bild herunterladen“.

Häufig verwendete Exportformate können vom Administrator in der Medieninhalts-Konfiguration voreingestellt werden und stehen als eigene Menübefehle zur Verfügung. Das Standardprodukt definiert die Exportformate „Bild kopieren für Präsentation“, „Bild kopieren für E-Mail“ und „Verweis kopieren für Website“.

Ein Papierdokument scannen und bearbeiten

Für das Scannen von Papierdokumenten und das Bearbeiten gescannter Dokumente bedient sich Fabasoft Folio der Software von Drittherstellern. Die Funktionalitäten bezüglich Scannen und Bearbeiten richten sich somit nach den von den jeweiligen Drittherstellern unterstützten Funktionalitäten.

Für das Scannen am Endgerät stehen Ihnen folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Erste Möglichkeit:

Um ein Dokument in Fabasoft Folio zu scannen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das Geschäftsobjekt oder den jeweiligen Ordner, in dem das Dokument abgelegt werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Scannen“. Es wird nun so lange gewartet bis der Scanner den Dateipfad des gescannten Dokuments in die Zwischenablage schreibt.
3. Führen Sie die notwendigen Schritte in der Scansoftware aus. Die gescannte Datei wird hochgeladen.

Hinweis: Sie müssen sicherstellen, dass die Scansoftware automatisch den Dateipfad des gescannten Dokuments in die Zwischenablage schreibt. Entweder wird dies direkt von der Scansoftware unterstützt oder Sie können in den Nachbearbeitungsschritten der Scansoftware das Programm copytoclipboard.exe hinterlegen. Das Programm können Sie unter folgender URL herunterladen: https://<webserver>/<vdir>/fscasp/content/lib/copytoclipboard.zip

Zweite Möglichkeit:

Ein am Endgerät gescanntes Dokument kann über Drag-and-drop oder die Zwischenablage in Fabasoft Folio hochgeladen werden. Das gescannte Dokument kann auch über Webordner unter Verwendung von „Speichern unter“ direkt in Fabasoft Folio gespeichert werden.

Synchronisierung

Der Folio Ordner ermöglicht das Synchronisieren von Ordnerstrukturen Ihres Fabasoft Folio Webclients mit dem Dateisystem. Sie können entweder Ihr gesamtes „Home“ oder einen dedizierten Ordner synchronisieren.

Hinweis:

• Systemadministratoren können die Funktionalität in der Arbeitsumgebung oder Gruppe des Benutzers aktivieren (Registerkarte „Erweitert“, Feld Synchronisierungsart: „Keine Synchronisierung“, „Synchronisierter Ordner“, „Synchronisierter Schreibtisch oder synchronisierter Ordner“).
• Der Folio Ordner unterstützt unter Microsoft Windows lokale „NTFS 3.1“-Dateisysteme und unter Apple macOS lokale „HFS+“- bzw. „APFS“-Dateisysteme. Jeder Folio Ordner ist genau einem Benutzer und einem Endgerät zugeordnet. Daher ist nicht unterstützt, dass mehrere Benutzer in den gleichen Folio Ordner synchronisieren bzw. ein Benutzer von mehreren Endgeräten aus in den gleichen Folio Ordner synchronisiert. Der Folio Ordner wird nicht auf Microsoft Windows Serverbetriebssystemen unterstützt.

Synchronisierung erstmalig verwenden

Abhängig von den Systemeinstellungen können Sie entscheiden, ob Sie Ihr gesamtes „Home“ oder nur einen dedizierten Ordner mit dem Dateisystem synchronisieren möchten.

Um den dedizierten synchronisierten Ordner zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Erweiterte Einstellungen“ > „Synchronisierung“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Synchronisierten Ordner aktivieren“.
   Hinweis: Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn die Systemeinstellungen dies für Sie erlauben.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktivieren“. Alle bisher synchronisierten Daten werden von Ihren Endgeräten entfernt.
4. Klicken Sie auf „Schließen“.

Der dedizierte synchronisierte Ordner wird automatisch auf „Home“ abgelegt.

Hinweis: Die Deaktivierung des dedizierten synchronisierten Ordners funktioniert analog (Schaltfläche „Synchronisierten Ordner deaktivieren“).

Synchronisierung starten

Führen Sie in der Taskleiste auf dem Benachrichtigungssymbol den Kontextmenübefehl „Folio Ordner öffnen“ aus.

• Wenn Sie „Home“ synchronisieren, wird die oberste Ebene ins Dateisystem synchronisiert. Wenn Sie in einen Ordner navigieren, wird der Inhalt dieses Ordners (auf erster Ebene) synchronisiert. Sie können aber auch gesamte Ordnerhierarchien synchronisieren (siehe nächstes Kapitel).
• Wenn Sie einen dedizierten synchronisierten Ordner verwenden, wird die gesamte Ordnerhierarchie standardmäßig ins Dateisystem synchronisiert.
• Die erfolgreiche Synchronisierung wird durch ein grünes Häkchen visualisiert.

Sie können nun die Dateien und Ordner sowohl im Fabasoft Folio Webclient als auch im Dateisystem bearbeiten.

Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählen

Im Dateisystem können Sie folgendermaßen Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählen:

• Wenn Sie „Home“ synchronisieren, wird beim Navigieren durch die Ordnerstruktur automatisch der Inhalt des aktuellen Ordners synchronisiert und synchron gehalten.
  Hinweis: Wenn Sie einen dedizierten synchronisierten Ordner verwenden, wird die gesamte Ordnerhierarchie standardmäßig ins Dateisystem synchronisiert.
• Um komfortabel eine gesamte Ordnerhierarchie zu synchronisieren und synchron zu halten, steht Ihnen bei Ordnern der Kontextmenübefehl „Folio Ordner“ > „Ordner aktuell halten“ zur Verfügung.
• Synchronisierte Ordner können über den Kontextmenübefehl „Folio Ordner“ > „Lokale Dateien entfernen“ wieder von der Synchronisierung ausgenommen werden. Dabei werden die lokalen Dateien der gesamten Ordnerhierarchie entfernt. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden Objekte in Fabasoft Folio.

Hinweis:

• Die Synchronisierung erfolgt automatisch im Hintergrund, sie kann aber über den Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols deaktiviert werden (Registerkarte „Allgemein“ > „Folio Ordner“ > Feld Offline).
• Wenn Sie die Synchronisierung nicht mehr benötigen, können Sie im Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols über die Schaltfläche „Ordner löschen“, den Folio Ordner vom Dateisystem entfernen.

Symbole für die Visualisierung des Status

Benachrichtigungssymbol

Am Benachrichtigungssymbol werden Statusinformationen über die Synchronisierung angezeigt (z. B. pausiert). Bei mehreren Folio Ordnern bezieht sich der Status auf den aktuell ausgewählten Folio Ordner.

Dateisystem

Folgende Symbole zeigen im Dateisystem den Synchronisierungsstatus an:

• Nicht synchronisiert
  Nicht synchronisierte Ordner werden ohne spezielle Visualisierung dargestellt.
• Synchronisiert
  Synchronisierte Ordner und Dokumente werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.
• Ordner aktuell halten
  Ordner, bei denen die gesamte Hierarchie synchronisiert werden soll, werden mit einem blauen Rand dargestellt.
• Modifiziert
  Der Ordner oder das Dokument wurde lokal verändert bzw. es wird gerade ein Synchronisierungsvorgang durchgeführt.
• Fehler
  Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung.
  Damit Änderungen bzw. Fehler leicht identifiziert werden können, werden diese über die gesamte Hierarchie angezeigt.

Kontextmenü des Benachrichtigungssymbols

Im Kontextmenü des Fabasoft Folio Benachrichtigungssymbols stehen Ihnen folgende für den Folio Ordner relevante Befehle zur Verfügung:

• Folio Ordner öffnen
  Öffnet den Ordner im lokalen Dateisystem, der für die Synchronisierung der Daten mit Fabasoft Folio angelegt wurde.
• Synchronisieren
  Startet manuell den Synchronisierungsvorgang.

Hinweis: Falls Sie mit mehreren Folio-Installationen arbeiten, können Sie im Kontextmenü das System auswählen, mit dem Sie arbeiten wollen.

Kontextmenü im Folio Ordner

Im Kontextmenü von synchronisierten Objekten, stehen unter „Folio Ordner“ folgende Befehle zur Verfügung:

• Im Folio Webclient anzeigen
  Der Fabasoft Folio Webclient wird geöffnet und das jeweilige Objekt wird markiert.
• Eigenschaften im Folio Webclient anzeigen
  Die Eigenschaften des jeweiligen Objekts werden im Fabasoft Folio Webclient angezeigt.
• Link kopieren
  Kopiert einen Link zum jeweiligen Objekt in die Zwischenablage.
• Ordner aktuell halten
  Die gesamte Ordnerhierarchie wird synchronisiert und synchron gehalten.
• Lokale Dateien entfernen
  Die lokalen Dateien werden entfernt. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden Objekte in Fabasoft Folio.
  Falls sich in einem Ordner nicht synchronisierte Dokumente befinden, werden Sie darauf hingewiesen. Bei erneutem Ausführen des Kontextmenübefehls werden die nicht synchronisierten Dokumente entfernt und zur Sicherung unter \Users\<user>\Documents\My Recovered Documents abgelegt.
  Hinweis: Falls Sie den Download einer zu großen Datei abbrechen möchten, können Sie am übergeordneten Ordner diesen Kontextmenübefehl ausführen.

Konflikt lösen

Falls ein Dokument im Webclient und im Dateisystem gleichzeitig geändert wurde, wird dies beim Synchronisieren erkannt. Zur Visualisierung wird am Benachrichtigungssymbol und im Webclient beim Dokument ein gelbes Rufzeichen angezeigt.

Um den Konflikt über das Dateisystem zu lösen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Benachrichtigungssymbol.
2. Klicken Sie beim entsprechenden Dokument auf „Konflikt lösen“.
3. Im folgenden Dialog können Sie wählen, ob Sie die aktuelle Version weiterverwenden möchten, oder die letzte Version vor dem Konflikt. Der Inhalt der verworfenen Version ist weiter über die Zeitreise zugänglich und kann so gegebenenfalls manuell übernommen werden.

Alternativ können Sie im Webclient den Kontextmenübefehl „Konflikt lösen“ ausführen. Wenn Sie das Dokument über den Webclient bearbeiten, wird der Konfliktdialog automatisch geöffnet.

Fehlerbehebung

Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung. Damit Sie leicht zum Fehler navigieren können, wird dieser über die gesamte Hierarchie angezeigt.

LAN-Synchronisierung

Standardmäßig erfolgt die Synchronisierung mit Fabasoft Folio. Alternativ können Sie auch die LAN-Synchronisierung aktivieren.

Wenn sich Daten in Fabasoft Folio ändern, werden zuerst alle Folio Ordner im lokalen Netzwerk kontaktiert, ob die geänderten Daten bereits lokal vorliegen. Ist dies der Fall, werden die Daten über das LAN synchronisiert und nicht über die Folio-Installation. Die Sicherheit ist in beiden Fällen durch Verschlüsselung gewährleistet.

Um die LAN-Synchronisierung nutzen zu können, müssen Sie diese aktivieren:

1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Erweiterte Einstellungen“ > „Fabasoft Folio Client“.
2. Aktivieren Sie die Option LAN-Synchronisierung erlauben.
3. Definieren Sie gegebenenfalls vertrauenswürdige Netzwerke für die LAN-Synchronisierung.
   Wenn kein Netzwerk konfiguriert ist, ist die LAN-Synchronisierung auf Microsoft Windows in allen privaten Netzwerken und auf Apple macOS in allen Netzwerken möglich.
   Wenn ein oder mehrere Netzwerke konfiguriert sind, wird die LAN-Synchronisierung nur in diesen Netzwerken aktiviert (Verbindung zu Fabasoft Folio muss möglich sein). Definieren Sie pro Zeile eine IPv4-Adresse oder einen IPv4-Adressbereich (in CIDR-Notation, bspw. 198.51.100.0/24).
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• Die Clients müssen sowohl mit dem LAN (gleiches Subnetzwerk) als auch mit Fabasoft Folio verbunden sein.
• Für die Kommunikation wird der TCP-Port 17096 und die IP-Multicast-Adresse 224.0.0.202 bzw. ff02::1 (lokales Subnetzwerk) verwendet. Gegebenenfalls müssen entsprechende Einstellungen in der Firewall getroffen werden. Sollten Sie Probleme mit der LAN-Synchronisierung haben, wenden Sie sich bitte mit diesen Informationen an Ihren Netzwerkadministrator.
  Zum Beispiel können in der Windows-Firewall zwei eingehende Regeln definiert werden (eine für das TCP-Protokoll und eine für das UDP-Protokoll):
  • Programm:
    C:\Program Files\Fabasoft\Folio <version>\Client\x64\FabasoftFolioUI<version>.exe
  • Lokale Adresse, Remoteadresse, lokaler Port, Remoteport, autorisierte Benutzer, autorisierte Computer: beliebig
  • Protokoll: TCP bzw. UDP

Synchronisierungs-Ausnahmen

Ausgenommene Dateien

Damit zum Beispiel temporäre Dateien von Drittprodukten nicht hochgeladen werden, gibt es folgende Synchronisierungs-Ausnahmen:

• Versteckte Dateien.
• Dateien, die mit ~WRD, ~WRL, ps bzw. ppt beginnen, gefolgt von mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) und gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
• Dateien, die mit ~ beginnen, gefolgt von einer beliebigen Zeichenkette, gefolgt von .idlk.
• Dateien, die mit mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) beginnen, gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
• Dateien, die ausschließlich aus Ziffern (Dezimal- bzw. Hexadezimalziffern in Großbuchstaben) bestehen. Jedoch sind davon Dateien ausgenommen, die mit „00“ beginnen, gefolgt von beliebig vielen Dezimalziffern.
• Dateien, die mit aa beginnen, gefolgt von einem Kleinbuchstaben, gefolgt von fünf Ziffern und optional gefolgt von einer Zeichenfolge, die ebenfalls der zuvor angeführten Regel entspricht.
• Dateien, die mit Icon beginnen gefolgt von einem „carriage return“ (nur Apple macOS).

Hinweis:

• Die PDF-Repräsentation für die „Suche“ wird nicht angezeigt.
• Ordner mit mehr als 10000 Objekten können nicht synchronisiert werden. Es wird ein entsprechender Fehler angezeigt.

Datei-Zusatzinformationen

Datei-Zusatzinformationen wie zum Beispiel Datei-Tags, wie sie unter Apple macOS zur Verfügung gestellt werden, werden nicht synchronisiert und gehen verloren.

Konfiguration im Webclient

Welche Objekte auf welchen Endgeräten aktuell gehalten werden sollen, kann auch im Fabasoft Folio Webclient eingesehen werden.

1. Öffnen Sie Ihren Fabasoft Folio Webclient.
2. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Erweiterte Einstellungen“ > „Synchronisierung“.
3. Für jedes Endgerät, auf dem Sie Objekte aktuell halten, wird eine Zeile angezeigt. Klicken Sie auf das Lupen-Symbol, um die Details einzusehen.
   Hinweis: Über die Schaltfläche „Synchronisierungseinstellungen entfernen“ können Sie alle Einstellungen löschen.
   • Endgerät
     Zeigt die Kennung des jeweiligen Endgeräts.
   • Enthaltene Objekte
     Zeigt die Ordner, die aktuell gehalten werden sollen.
     Hinweis: Wird ein Ordner aktuell gehalten, werden automatisch alle untergeordneten Objekte synchronisiert.
   • Ausgenommen Objekte
     Zeigt Ordner, die nicht synchronisiert werden auch wenn sie sich in einem aktuell gehaltenen Ordner befinden.
4. Klicken Sie auf „Schließen“.

Arbeiten mit Dokumenten

Dokumente in Fabasoft Folio sind Objekte die eine Datei speichern.

Ein Dokument bearbeiten

Um ein Fabasoft Folio Dokument (z.B. Microsoft Word-Dokument) zu bearbeiten, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

• Über die Aktion „Bearbeiten“
  Navigieren Sie in ein Dokument und klicken Sie auf die Aktion „Bearbeiten“.
• Über das Kontextmenü
  Führen Sie den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ auf dem Dokument aus.
• Über das Menü
  Markieren Sie das Dokument. Klicken Sie im Menü „Objekt“ auf „Bearbeiten“.
• Einen Inhalt hochladen
  Führen Sie den Kontextmenübefehl „Hochladen“ auf dem Dokument aus.

Ein Dokument speichern bzw. zwischenspeichern

Das Speichern eines Dokuments erfolgt über die Speicherfunktion des Drittprodukts. Über den Fabasoft Folio Client wird das Dokument automatisch in Fabasoft Folio hochgeladen.

Ein Dokument drucken

Sie können den Inhalt eines Dokuments über die Druckfunktionalität des zugeordneten Drittprodukts (z.B. bei einem Microsoft Word-Dokument über Microsoft Word) ausdrucken.

Dokumente kommentieren

PDF-Dokumente, Bilder bzw. Dokumente, die in PDF-Dokumente konvertierbar sind, können mithilfe eines integrierten PDF-Viewers kommentiert werden. Dabei werden die Kommentare aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. privaten Ebene gespeichert. Somit muss das Dokument nicht dupliziert werden, wenn Sie allgemeine Kommentare mit anderen Benutzern teilen möchten aber zusätzlich private Anmerkungen nur für Sie einsehbar sein sollen.

Um Kommentare zu erstellen, navigieren Sie in das Dokument. Über die Schaltfläche „Kommentieren“ der PDF-Vorschau können Sie das PDF-Dokument zum Kommentieren öffnen.

• Wählen Sie in der Symbolleiste „Privat kommentieren“ bzw. „Öffentlich kommentieren“ aus.
• Über die Schaltflächen „Zeichnen“, „Notiz“, „Nachricht“ und „Linie“ können Sie den gewünschten Kommentartyp auswählen. Abhängig von dem Kommentartyp stehen weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
• Im linken Bereich finden Sie einen Überblick über die angebrachten Kommentare, die Sie gegebenenfalls auch wieder löschen können.

Hinweis:

• Kommentierte Dokumente werden mit einem Statussymbol gekennzeichnet.
• Falls sich der Inhalt an sich ändert (z. B. durch ein Ersetzen mit einer anderen Datei), stehen weiterhin die vorhergehenden Dokumente inklusive Kommentare zur Verfügung. Die Dokumente können über ein Drop-down-Feld in der PDF-Vorschau ausgewählt werden.
• Wenn Sie ein PDF-Dokument mit Kommentaren herunterladen bzw. den Kontextmenübefehl „Versenden“ > „Kommentiertes PDF versenden“ ausführen, wird der PDF-Inhalt mit den für Sie sichtbaren Kommentaren versehen.
• Wenn eine AutoCAD-Datei nach PDF gedruckt wird, werden implizit Kommentare erstellt. Diese Kommentare werden nicht herausgelöst.
• Bei Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ Folgendes festgelegt werden:
  • Kommentare erlauben
    Legt fest, ob PDF-Kommentare auf Dokumente des Teamrooms angebracht werden können.
  • Erlaubte Arten der Kommentare
    Definiert die die erlaubten Arten der Kommentare (öffentlich bzw. privat).
  • Bevorzugte Art der Kommentare
    Definiert die beim Kommentieren initial ausgewählte Art des Kommentars (überschreibt die Festlegung in den Grundeinstellungen des Benutzers).
  • Benutzer mit Leserechten dürfen öffentlich kommentieren
    Legt fest, ob Benutzer mit Leserechten öffentliche Kommentare anbringen dürfen.

Ein Dokument verschlüsseln bzw. entschlüsseln

Um Ihre Dokumente vor unerlaubtem Zugriff zu schützen, können Sie zusätzlich zum Vergeben von Zugriffsberechtigungen Dokumente verschlüsseln.

Ein Dokument verschlüsseln

Um ein Dokument zu verschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Verschlüsseln“.
3. Geben Sie das gewünschte Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Ein Dokument entschlüsseln

Um ein Dokument zu entschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Dokument.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Entschlüsseln“.
3. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Ein verschlüsseltes Dokument bearbeiten

Für die Bearbeitung muss das Dokument nicht manuell entschlüsselt werden, da beim Öffnen nach dem Passwort gefragt wird. Das Dokument ist nach der Bearbeitung weiterhin verschlüsselt.

Ein verschlüsseltes Dokument herunterladen bzw. hochladen

Verschlüsselte Dokumente können wie nicht verschlüsselte Dokumente über den Kontextmenübefehl „Herunterladen“ heruntergeladen werden, werden dabei jedoch nicht entschlüsselt. Die Entschlüsselung kann danach mithilfe des externen Werkzeugs openssl erfolgen. Wenn ein verschlüsseltes Dokument hochgeladen wird, muss manuell auf der Registerkarte „Inhalt“ im Feld Verschlüsselung definiert werden, dass es sich um ein verschlüsseltes Dokument (AES 256 CBC) handelt.

Nicht verschlüsselte Dokumente können beim Hochladen direkt verschlüsselt werden. Markieren Sie dazu das Feld Datei(en) vor dem Hochladen mit persönlichem Passwort verschlüsseln.

Verschlüsselung: openssl enc -e -aes-256-cbc -md md5 -nosalt -p -in ./inputFile -out ./outputFile

Entschlüsselung: openssl enc -d -aes-256-cbc -md md5 -nosalt -p -in ./inputFile -out ./outputFile

Einem Dokument Adressaten zuordnen

Einem Dokument kann in den Eigenschaften auf der Registerkarte „Adressaten“ ein oder mehrere Adressaten zugeordnet werden. Ein Adressat ist entweder ein Objekt (z. B. eine Person) oder ein Freitext-Adressat, d.h. eine individuell für dieses Dokument definierte und nicht wiederverwendbare Adresse. Adressaten können z. B. als Serienbrieffelder in Word-Dokumenten eingefügt werden.

DocProperties bzw. Felder einfügen

Um ein DocProperty bzw. ein Feld in ein Microsoft Word-Dokument einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in Microsoft Word auf die Registerkarte „Fabasoft Folio“.
2. Klicken Sie in der Gruppe „Dokument“ auf „Text einfügen“ > „Eigenschaft“ bzw. auf „Feld einfügen“.
3. Wählen Sie die gewünschte Eigenschaft aus.

Die Eigenschaft wird im Dokument als DocProperty bzw. Feld eingefügt.

Hinweis:

• DocProperties dienen zur Anzeige von Metadaten. Felder können grundsätzlich auch im Word-Dokument geändert werden. Die Änderung wird in die Eigenschaften des Objekts automatisch übernommen.
• Die Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn das Fabasoft Folio COM-Add-in aktiviert ist.
• Um Metadaten in einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt zur Verfügung zu haben, können Sie auf der Registerkarte „Inhalt“ die Option Felder in Microsoft Excel verwenden aktivieren. Über die Schaltfläche „Felder festlegen“ können Sie die verfügbaren Felder und den Namen des Arbeitsblatts festlegen, auf dem die Werte der Felder eingebunden werden sollen.
  Die ausgewählten Felder werden in das definierte Arbeitsblatt exportiert und können in der Excel-Arbeitsmappe weiterverlinkt werden. Verfügbare Spalten: „Identität“ (kurze Referenz), „Anzeige-Name“ (Registerkarte > Eigenschaft) und „Anzeige-Wert“ (Wert der Eigenschaft).

Mit Objektlisten arbeiten

Ein Ordner ist ein typisches Objekt mit einer Objektliste. Objektlisten werden hauptsächlich im Inhaltsbereich dargestellt, aber auch im Eigenschaftseditor stoßen Sie immer wieder auf Objektlisten.

Fabasoft Folio bietet, ähnlich einem Dateimanager, im leeren Bereich einer Objektliste ein Kontextmenü (Hintergrund-Kontextmenü) an, das häufig verwendete Befehle zur Verfügung stellt.

Sind sehr viele Objekte in einer Objektliste abgelegt, werden aus Performancegründen nicht alle Objekte auf einmal geladen. Beim Scrollen werden die entsprechenden Bereiche nachgeladen. Operationen, die alle Objekte der Objektliste betreffen, werden dennoch auf allen Objekten ausgeführt.

Nähere Informationen zur Tastaturbedienung finden Sie im Kapitel „Inhaltsbereich“.

Objekte markieren

Sie können ein oder mehrere Objekte einer Objektliste markieren, um Befehle darauf ausführen zu können.

• Um ein Objekt zu markieren, klicken Sie in das Auswahlkästchen.
  Hinweis: Abhängig von der Ansicht ist das Auswahlkästchen erst sichtbar, wenn Sie den Mauszeiger über das entsprechende Objekt bewegen.
• Um mehrere Objekte in beliebiger Reihenfolge zu markieren, halten Sie beim Klicken die Strg-Taste gedrückt.
• Um mehrere Objekte in einem Bereich zu markieren, klicken Sie auf das erste gewünschte Auswahlkästchen und mit gedrückter Umschalt-Taste das letzte gewünschte Auswahlkästchen.
• In der Detailansicht können Sie alle Objekte markieren, indem Sie auf das Auswahlkästchen im Spaltenkopf klicken. Mit Strg + A können Sie unabhängig von der Ansicht alle Objekte markieren.

Wenn Sie z. B. den Kontextmenübefehl „Kopieren“ ausführen, werden alle markierten Objekte kopiert.

Reihenfolge der Objekte in einer Objektliste verändern

Die Reihenfolge der Objekte in einer Objektliste können Sie über Drag-and-drop frei anpassen. Die Objektliste darf dazu weder gruppiert noch sortiert sein.

• Durch einen Klick auf die Zelle in der ersten Spalte des zu verschiebenden Objekts und durch Halten der Maustaste wird das Verschieben initiiert.
• Das Objekt wird erst beim Loslassen der Maustaste verschoben. Das Objekt kann entweder an eine andere Stelle in der Liste verschoben werden oder in ein anderes Objekt.
• Das Ziel für die Verschiebeoperation wird grafisch durch eine Linie visualisiert.
• Es können mehrere markierte Objekte gleichzeitig verschoben werden, selbst wenn sich die Objekte in nicht aufeinanderfolgenden Zeilen befinden.
• Können nicht alle Listeneinträge angezeigt werden, wird beim Verschieben die Liste gescrollt, wenn sich der Mauszeiger am oberen bzw. unteren Ende der Liste befindet. Somit kann auch in langen Listen mit einer einzigen Verschiebeoperation das gewünschte Ergebnis erzielt werden.

Objekte innerhalb der Objektliste sortieren

Die Objekte einer Objektliste können unsortiert, aufsteigend sortiert oder absteigend sortiert angezeigt werden. Bei mehreren eingeblendeten Spalten ist auch eine Mehrfachsortierung möglich. Die Sortierung beeinflusst nur die Anzeige, die gespeicherte Anordnung der Objekte wird dadurch nicht verändert und entspricht der unsortierten Anzeige.

In der Titelleiste am rechten Rand werden die Anzahl der Objekte und die Sortierung angezeigt. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um die Sortierung zu ändern:

• Klicken Sie in der Titelleiste auf die Anzahl der Einträge. Im dadurch geöffneten Menü können Sie die Sortierung festlegen.
  Alternativ können Sie die Sortierung auch über das Hintergrund-Kontextmenü festlegen.
• In der Detailansicht können Sie auf eine Spalte im Spaltenkopf klicken, um nach dieser Spalte zu sortieren. Ein weiterer Klick ändert die Sortierreihenfolge. Ein Klick auf eine andere Spalte hebt die bisherige Sortierung auf. Die Sortierung wird durch ein Pfeil-Symbol visualisiert. Über das Kontextmenü der Spalte im Spaltenkopf kann die Sortierung wieder entfernt werden („Sortieren“ > „Keine Sortierung“).
• In der Detailansicht können Sie auch nach mehreren Spalten sortieren. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü der ersten gewünschten Spalte im Spaltenkopf und legen Sie die Sortierung fest. Verfahren Sie gleich für die weiteren gewünschten Spalten.
  Es wird nach der ersten Spalte sortiert. Sind in der ersten Spalte gleiche Werte vorhanden, wird nach der zweiten Spalte sortiert usw.

Hinweis:

• Tastaturbedienung: Mit der Tastenkombination Alt + F9 gelangen Sie zum Spaltenkopf, falls die Details angezeigt werden, ansonsten zur Schaltfläche „Sortieren“.
• Objekte in unsortierten Listen können nicht nur mittels Drag-and-drop sondern auch mit den Kontextmenübefehlen „Verschieben“ > „Zum Verschieben merken“ und „Verschieben“ > „Davor verschieben“ bzw. „Dahinter verschieben“ verschoben werden. Somit kann die Verschieben-Funktionalität auch mittels Tastaturbedienung genutzt werden.

Objekte innerhalb der Objektliste gruppieren

In der Detailansicht ist es möglich Objekte einer Objektliste nach einer oder mehreren Spalten zu gruppieren. Dadurch können auch lange Objektlisten übersichtlich angezeigt werden.

Um Objekte einer Objektliste nach den Werten einer Spalte zu gruppieren, führen Sie im Kontextmenü der gewünschten Spalte im Spaltenkopf den Befehl „Gruppieren nach“ > „Gruppierungsmethode“ aus.

Die Objekte werden anhand der Gruppierungsmethode zu Gruppen zusammengefasst.

Hinweis:

• Das Symbol neben der Spaltenbezeichnung zeigt an, ob die Gruppierung aufsteigend oder absteigend erfolgt. Durch einen Klick auf die Spalte im Spaltenkopf kann die zwischen aufsteigender und absteigender Gruppierung gewechselt werden.
• Eine Gruppierung kann in einer Spalte, die Zeichenketten (z. B. Name) enthält, auch nach dem Anfangsbuchstaben der Einträge erfolgen.
• Eine Gruppierung kann in einer Spalte, die Datumsangaben enthält, auch nach Jahr, Monat, Tag oder Stunde erfolgen.
• Tastaturbedienung: Mit der Tastenkombination Alt + F9 gelangen Sie zum Spaltenkopf.

Spaltenbearbeitung in der Detailansicht

Sie können als Spalten eingeblendete Eigenschaftswerte direkt über die Objektliste bearbeiten.

Um einen Eigenschaftswert zu verändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Zelle, die bearbeitet werden soll.
2. Klicken Sie erneut auf die Zelle oder drücken Sie die F2-Taste. Dadurch wird das Feld bearbeitbar. Abhängig von der Eigenschaftsart, können Sie Werte auswählen oder eingeben.
3. Um die Bearbeitung zu beenden, drücken Sie die Enter-Taste oder klicken Sie außerhalb des Bearbeitungsfelds.

Hinweis: Um die erste Zelle zu bearbeiten, markieren Sie die ganze Zeile und drücken Sie die F2-Taste.

Neben der Möglichkeit Werte in einzelnen Zellen einzugeben, stehen in der Detailansicht auch Möglichkeiten ähnlich einem Tabellenkalkulationsprogramm zur Verfügung.

Bearbeitungsmöglichkeiten:

• Kopieren (Strg + C, Cmd + C)
• Ausschneiden (Strg + X, Cmd + X)
• Einfügen (Strg + V, Cmd + V)
• Löschen (Entf-Taste)

Es können mehrere auch nicht zusammenhängende Zellen innerhalb einer Spalte gleichzeitig kopiert und eingefügt werden. Ist die Anzahl der markierten Zellen beim Einfügen größer als die Anzahl der markierten Zellen beim Kopieren, wird wieder mit dem ersten Wert begonnen. Werden beim Einfügen weniger Zellen markiert, werden nur Werte in den markierten Zellen geändert.

Hinweis: Unter Linux werden keine leeren Objektzeiger kopiert.

Die Werte können auch von Fabasoft Folio kopiert und zum Beispiel in Microsoft Excel eingefügt werden. Das Einfügen von Werten aus Drittanwendungen in Fabasoft Folio ist nur bedingt möglich (abhängig vom Zwischenablagenformat der Drittanwendung).

Tabellenbearbeitung

Über die Schaltfläche „Tabellenbearbeitung“ (Alt + F2) im Spaltenkopf kann die alternativ zur Verfügung stehende Tabellenbearbeitung aktiviert werden. Dadurch funktioniert die Bedienung ähnlich einem Tabellenkalkulationsprogramm:

• Die Zellen werden mit Rahmenlinien dargestellt.
• Die Hover-Hervorhebung wird pro Zelle angezeigt.
• Zellen die nicht bearbeitet werden können, werden mit grauem Hintergrund dargestellt.
• Die Bearbeitung einer Zelle wird mit F2, einem Doppelklick (schnell und langsam) bzw. durch Tippen von Buchstaben/Zahlen aktiviert.
• Ein Klick auf den Objektnamen öffnet das Objekt nicht.

Berechnungen in Objektlisten

Für Zahlen- und Währungswerte, die in einer Spalte dargestellt werden, kann die Anzahl (der Einträge mit einem Wert), die Summe und der Durchschnitt berechnet werden. Dafür steht im Kontextmenü des Spaltenkopfs bei der entsprechenden Spalte der Befehl „Berechnen“ zur Verfügung. Das Ergebnis wird am Seitenende angezeigt.

Wird die Liste gruppiert, werden die Berechnungen pro Gruppe durchgeführt und am Ende der Gruppeneinträge angezeigt. Bei gefilterten Objektlisten werden nur die angezeigten Einträge für die Berechnung herangezogen.

Wird ein Wert zum Beispiel mit der F2-Taste verändert, findet eine Neuberechnung erst nach dem Aktualisieren der Liste statt. Die Werte der alten Berechnung werden ausgegraut dargestellt.

Datentabelle

Die angezeigten Spalten einer Objektliste können als Tabelle in die Zwischenablage kopiert werden. Somit kann eine textuelle Repräsentation der Liste zum Beispiel in Microsoft Excel eingefügt werden.

Um eine Datentabelle in die Zwischenablage zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie die gewünschte Objektliste in der Detailansicht.
2. Klicken Sie im Menü „Zwischenablage“ auf „Datentabelle“ > „Kopieren (Standard)“ bzw. „Kopieren (Erweitert)“ aus. Wenn Sie „Kopieren (Erweitert)“ wählen, werden zusätzlich zu den sichtbaren Spalten auch Einträge von eingeblendeten Objektlisten und alle Werte von Aggregaten und Aggregatslisten als verschachtelte Tabelle kopiert.

Hinweis: Wenn Sie Zeilen markieren, werden nur diese in die Zwischenablage kopiert.

Aktualisieren

Die Anzeige der dargestellten Objekte kann jederzeit aktualisiert werden. Durch das Aktualisieren bringen Sie die am Bildschirm dargestellte Anzeige auf den jeweils aktuellen Stand. Dies ist zum Beispiel nötig, wenn Sie mit anderen Benutzern gleichzeitig in einer Objektliste (z. B. in einem Ordner oder einem Suchordner) arbeiten und sich den neuesten Stand ansehen möchten.

Um die angezeigte Objektliste zu aktualisieren, klicken Sie im Hintergrund-Kontextmenü der Objektliste auf „Aktualisieren“.

Hinweis: Fast jede Objektliste wird automatisch aktualisiert, wenn Sie in diese navigieren.

Listen im Eigenschaftseditor

Um die Komplexität des Eigenschaftseditors zu reduzieren und die Übersicht zu verbessern, steht für Objekt- und Aggregatslisten eine vereinfachte Darstellung zur Verfügung. Über die Schaltfläche „Details anzeigen“ gelangen Sie zu einer seitenfüllenden, für die Bearbeitung optimierten Gesamtansicht der Liste.

Vereinfachte Liste

Die reduzierten Bearbeitungsmöglichkeiten in der vereinfachten Liste ermöglichen einen verbesserten Überblick.

• Es wird keine Menüleiste angezeigt.
• Die Anzahl der angezeigten Einträge ist abhängig vom Kontext beschränkt. Im Allgemeinen werden maximal 15 Einträge angezeigt. Über die Schaltfläche „Weitere Einträge“ gelangen Sie zur Gesamtansicht.
• Sortierungen und Gruppierungen können in der vereinfachten Liste nicht vorgenommen werden. Diese werden von den Einstellungen in der Gesamtansicht übernommen.
• Es werden nur so viele Spalten angezeigt wie Platz zur Verfügung steht. Somit können horizontale Scrollbalken vermieden werden.
• Vorschaubilder werden in der Detailansicht nicht angezeigt.
• Aktionen auf den Einträgen können über das Kontextmenü durchgeführt werden.
• Aktionen, die die Liste betreffen, können über Schaltflächen oberhalb der Liste angeboten werden.
• Direktes Bearbeiten mit F2 ist abhängig von der Liste möglich.
• Sind mehr Einträge vorhanden als auf einer Seite dargestellt werden können, werden die Spaltenüberschriften fixiert.

Gesamte Liste

Die gesamte Liste dient insbesondere für die Bearbeitung und ist über die Schaltfläche „Details anzeigen“ der vereinfachen Liste erreichbar. Wenn die Liste das einzige Feld auf einer Registerkarte ist, kann auch direkt die gesamte Liste angezeigt werden.

• In der Gesamtansicht wird die Fensterbreite optimal ausgenutzt.
• Die gesamte Liste bietet wie gewohnt die vollständige Listenfunktionalität.
• Sind mehr Einträge vorhanden als auf einer Seite dargestellt werden können, werden die Spaltenüberschriften fixiert.

Darstellung von Objektlisten festlegen

Für Objektlisten stehen mehrere Ansichten zur Verfügung, um den verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden.

Nähere Informationen zur Tastaturbedienung finden Sie im Kapitel „Inhaltsbereich“.

Ansicht ändern

Um die Ansicht einer Objektliste zu ändern, öffnen Sie das Hintergrund-Kontextmenü und führen Sie den Befehl „Ansicht ändern“ > „Ansichtsart“ aus.

Folgende Ansichten stehen zur Verfügung:

• Details
  Die Objekte werden als Listeneinträge mit den definierten Spalteneinstellungen dargestellt.
• Miniaturen
  Die Objekte werden durch eine generierte Vorschau (wenn möglich) und dem Objektnamen dargestellt.
• Karten
  Die Objekte werden als Karten visualisiert. Diese Ansicht kann nur für spezielle Listen (z. B. „Persönliche Ablage“ ausgewählt werden.
• Inhalt
  Die Objekte werden als Liste mit den wichtigsten Metadaten dargestellt.
• Vorschau
  Die Objekte werden in einer seitenfüllenden generierten Vorschau (wenn möglich) dargestellt.

Spalten in der Detailansicht anpassen

Mithilfe der Spalteneinstellungen können Spalten einer Objektliste Ihren jeweiligen Anforderungen angepasst werden.

Um eine Spalte hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie jenes Objekt in der Objektliste, dessen Eigenschaften Sie einblenden möchten.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Spaltenkopfs auf „Spalte hinzufügen“ und wählen Sie aus der entsprechenden Kategorie die Eigenschaft aus, die angezeigt werden soll.

Hinweis:

• Welche Eigenschaften als Spalten zur Auswahl stehen hängt vom Objekt ab, das in der Objektliste markiert ist.
• Um die Breite einer oder aller Spalten an die angezeigten Werte anzupassen, klicken Sie auf den Kontextmenübefehl „Breite anpassen“ > „Diese Spalte“ bzw. „Alle Spalten“.
• Mit Drag-and-drop können Sie Spalten verschieben. Alternativ steht der Kontextmenübefehl „Verschieben nach“ zur Verfügung.
• Um eine Spalte zu entfernen, klicken Sie auf den Kontextmenübefehl „Entfernen“.
• Bei Objekteigenschaften können über den Kontextmenübefehl „Nächste Stufe“ Eigenschaften des referenzierten Objekts angezeigt werden.
• Bei Aggregaten können über den Kontextmenübefehl „Details“ Eigenschaften des Aggregats angezeigt werden.
• Für das Festlegen der Spalten steht zusätzlich ein eigener Editor zur Verfügung. Um den Editor anzuzeigen, Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Ansichtseinstellungen“ > „Ändern“.
• Tastaturbedienung: Mit der Tastenkombination Alt + F9 gelangen Sie zum Spaltenkopf.

Spalten fixieren

Durch fixierte Spalten kann verhindert werden, dass Spalten durch das horizontale Scrollen nicht mehr sichtbar sind. So kann zum Beispiel die Spalte mit dem Namen immer sichtbar sein.

Um Spalten zu fixieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Spaltenkopfs bei jener Spalte, die noch fixiert werden soll.
   Hinweis: Es müssen sich mindestens zwei Spalten nach der letzten zu fixierenden Spalte befinden, damit der Kontextmenübefehl „Fixieren“ zur Verfügung steht.
2. Klicken Sie auf den Kontextmenübefehl „Fixieren“.

Hinweis:

• Um die Fixierung von Spalten wieder aufzuheben, führen Sie dieselben Schritte durch.
• Der horizontale Scrollbalken reicht nur noch über diejenigen Spalten, die nicht fixiert sind. Das horizontale Scrollen ist nur spaltenweise möglich.
• Tastaturbedienung: Mit der Tastenkombination Alt + F9 gelangen Sie zum Spaltenkopf.

Spalten filtern

Der Spaltenfilter ermöglicht die angezeigten Einträge einer Objektliste anhand der Werte in der jeweiligen Spalte zu filtern. Der Spaltenfilter kann im Kontextmenü des Spaltenkopfs mit dem Kontextmenübefehl „Filtern“ aktiviert werden.

Der Spaltenfilter bietet folgende Funktionalität:

• Wenn die Zeichenkette in der Spalte die eingegebene Filterzeichenkette enthält, wird das jeweilige Objekt angezeigt.
• Es kann der Platzhalter * für beliebig viele Zeichen und der Platzhalter ? für ein Zeichen verwendet werden.
• Bei der Eingabe von Zeichen in das Filterfeld wird nach jeder Pause von 350 Millisekunden die Liste aktualisiert.
• Es kann in mehreren Spalten gleichzeitig gefiltert werden.
• Der Filter kann durch erneutes Aufrufen des Kontextmenübefehls „Filtern“ entfernt werden. Alternativ dazu kann die Eingabe im Filterfeld gelöscht und mit der Enter-Taste bestätigt werden.
• Für Objekt-, Datums- und Aufzählungs-Eigenschaften steht neben dem Text-Filter auch ein Werte-Filter zur Verfügung. Bei Verwendung des Text-Filters werden alle Zeilen angezeigt, die die eingegebene Zeichenkette enthalten. Bei Verwendung des Werte-Filters werden alle Zeilen angezeigt, die den ausgewählten Werten entsprechen.

Hinweis:

• Tastaturbedienung: Mit der Tastenkombination Alt + F9 gelangen Sie zum Spaltenkopf, falls die Details angezeigt werden, ansonsten zur Schaltfläche „Sortieren“.
• Der Werte-Filter wird nur angeboten, wenn kein Element des Eigenschaftspfads als „mehrfach“ definiert ist.

Ansichtseinstellungen

Mit eingeblendeter Menüleiste können Sie über das Menü „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ entsprechende Anpassungen vornehmen. Wenn für Sie das Customizing nicht aktiviert ist, stehen Ihnen nicht alle Möglichkeiten zur Verfügung.

Laden

Ermöglicht eine gespeicherte Ansichtseinstellung bzw. die Produkteinstellungen zu laden.

Zurücksetzen

Stellt die Standard-Ansichtseinstellungen wieder her (nur sichtbar wenn sich die aktuellen Einstellungen von den Standard-Einstellungen unterscheiden).

Speichern

Die aktuelle Ansichtseinstellung (Ansicht, Spalten) wird gespeichert.

Folgende Speicheroptionen stehen zur Verfügung:

• Standardansicht für alle Benutzer festlegen
• Neue Ansichtseinstellung erzeugen
  • Speichern unter
    Die Ansichtseinstellungen können auf verschiedenen Ebenen gespeichert werden. Die verwendete Ansichtseinstellung wird anhand der folgenden Auswertungshierarchie ermittelt:
    • Für dieses Objekt für alle Benutzer
      Wenn Sie über Änderungsrechte verfügen, können Sie die Ansichtseinstellung für alle Benutzer ändern.
    • Persönliche Voreinstellungen
      Persönliche Ansichtseinstellungen stehen nur Ihnen selbst zur Verfügung.
      Hinweis: Alle gespeicherten persönlichen Ansichtseinstellungen finden Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Voreinstellungen“.
    • Room
      Ansichtseinstellungen können im aktuellen Teamroom bzw. in der aktuellen Ablage gespeichert werden.
    • Konfiguration
      Falls der Room auf einer Konfiguration basiert, können die Ansichtseinstellungen in der Konfiguration gespeichert werden.
    • Voreinstellungssammlung
      Ansichtseinstellungen können auch in einer Voreinstellungssammlung, auf der Sie berechtigt sind, gespeichert werden (Customizing erforderlich).
  • Name
    Vergeben Sie für eine neue Ansichtseinstellung einen.
  • Als Standard für Objekte dieses Typs festlegen
    Legt fest, ob auf neue Objekte dieses Typs bzw. bestehende Objekte, deren Ansichtseinstellungen nicht verändert wurden, diese Ansichtseinstellung angewandt wird. Die tatsächlich verwendete Ansichtseinstellung wird ebenfalls anhand der Auswertungshierarchie ermittelt.
• Bestehende Ansichtseinstellung überschreiben
  • Bestehende Ansichtseinstellung
    Wählen Sie eine zu überschreibende Ansichtseinstellung aus.
  • Als Standard für Objekte dieses Typs festlegen
    Legt fest, ob auf neue Objekte dieses Typs bzw. bestehende Objekte, deren Ansichtseinstellungen nicht verändert wurden, diese Ansichtseinstellung angewandt wird. Die tatsächlich verwendete Ansichtseinstellung wird ebenfalls anhand der Auswertungshierarchie ermittelt.

Ändern

Ermöglicht die angezeigten Spalten über einen Auswahldialog zu definieren und positionieren. Alternativ können Spalten auch über die Kopfleiste eingefügt, entfernt und verschoben werden.

Kopieren

Kopiert die aktuelle Ansichtseinstellung in die Zwischenablage.

Einfügen

Wendet die Ansichtseinstellung in der Zwischenablage auf die aktuelle Liste an.

Hervorhebungsfarben verwenden

Um einen Eintrag in einer Liste farblich zu kennzeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Hervorhebungsfarbe“ > „Farbe“.

Die ausgewählte Hervorhebungsfarbe ist für alle Benutzer sichtbar.

Filter aktivieren und deaktivieren

Über Filter können Objektlisten nach bestimmten Kriterien gefiltert werden: Objekte, die den Filterkriterien des aktivierten Filters entsprechen, werden in der Objektliste und in der Baumansicht angezeigt. Objekte, die den Filterkriterien nicht entsprechen, werden nicht angezeigt.

Filter aktivieren

Um einen Filter zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor (damit Sie einen Filter aktivieren können, müssen vom Administrator Filter-Ausdrücke zur Verfügung gestellt werden):

1. Wechseln Sie in jene Objektliste, deren Einträge Sie filtern möchten.
2. Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Filter“ > „Filtername“.

Die Objektliste wird anhand der Kriterien in dem von Ihnen ausgeführten Filter gefiltert. Nur jene Objekte werden angezeigt, die den Kriterien des Filters entsprechen.

Hinweis: Objekte, die aufgrund der Filterkriterien nicht angezeigt werden, werden nicht permanent aus der Objektliste entfernt. Diese Objekte werden lediglich nicht angezeigt. Wenn Sie also eine Liste, für die ein Filter aktiviert ist, über den Befehl „Zwischenablage“ > „Datentabelle“ > „Kopieren (Standard)“ kopieren und in ein Drittprodukt wie Microsoft Excel einfügen, werden alle Objekte der Liste eingefügt und nicht nur jene Objekte, die aufgrund der Filterkriterien angezeigt werden.

Filter deaktivieren

Um einen Filter wieder zu deaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in jene Objektliste, deren Filter deaktiviert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Ansicht“ auf „Filter“ > „Aktivierter Filter“.

Die Objektliste wird ungefiltert angezeigt.

Eine Suche durchführen

Über eine Suche können Sie Objekte finden und zum Beispiel für die weitere Bearbeitung in einem Ordner ablegen. Im Suchdialog definieren Sie die Suchkriterien. Die Ergebnisliste zeigt die Objekte an, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Objekte, die Sie markieren, können Sie durch einen Klick auf „Weiter“ in die Objektliste übernehmen, aus der Sie die Suche gestartet haben. Darüber hinaus können Sie die angegebenen Suchkriterien als Suchmuster für die spätere Wiederverwendung sichern.

Hinweis: Damit Objekte gefunden werden können, müssen Sie das Recht „Objekt suchen“ für diese Objekte besitzen.

Nach Objekten suchen

Um eine Suche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Sie haben nun drei Möglichkeiten, die Suche fortzusetzen:
   • Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl eine Objektklasse, eine Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars oder einen Objektaspekt aus. Bei der Auswahl einer Kategorie oder eines Objektaspekts wird das Feld Detaillierte Auswahl angezeigt, das zusätzlich die Auswahl einer Objektklasse erlaubt. Dabei werden jene Objektklassen zur Auswahl angeboten, für die die Kategorie bzw. der Objektaspekt vorgesehen ist. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Auswahl zu übernehmen.
   • Klicken Sie im Feld Vorschlag auf die gewünschte Objektklasse. Dieses Feld enthält jene Objektklassen, von denen Objekte in der Objektliste, aus der der Suchvorgang gestartet wurde, enthalten sind.
   • Klicken Sie im Feld Suchmuster auf ein Suchmuster, um die Suche mithilfe dieses Suchmusters durchzuführen. Das Feld Suchmuster wird nur angeboten, wenn im aktuellen Kontext für Sie Suchmuster zur Verfügung stehen.
3. Legen Sie die Suchkriterien fest.
   Für Details über das Festlegen von Suchkriterien siehe Kapitel „Suchkriterien über Optionen “ und „Suchkriterien über Wildcards “.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
5. Die Suche wird anhand der definierten Suchkriterien durchgeführt. Die Objekte, auf die die Suchkriterien zutreffen, werden als Suchergebnis angezeigt.
6. Markieren Sie die Treffer, die in die Objektliste, aus der die Suche gestartet wurde, übernommen werden sollen.
   • Um Treffer mehrerer, unterschiedlicher Suchen in einer gemeinsamen Liste zu sammeln, steht die Treffersammlung zur Verfügung (Schaltfläche „Sammeln“). Siehe Kapitel „Die Treffersammlung verwenden“.
   • Um die Suchkriterien zu ändern klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche ändern“.
   • Um eine neue Suche durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Suche“.
7. Klicken Sie auf „Weiter“, um die markierten Treffer in die Objektliste, aus der die Suche gestartet wurde, zu übernehmen.

Suchkriterien über Optionen festlegen

Als Suchkriterien können Sie die gewünschten Werte für Eigenschaften festlegen. Über die Suchoption bei der jeweiligen Eigenschaft können Sie die Art des Wertevergleichs festlegen (z. B. „beginnt mit“).

Beschreibung aller Optionen

Je nach Eigenschaftsart stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

• „gleich“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft gleich dem definierten Wert ist.
• „ungleich“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft ungleich dem definierten Wert ist.
• „beliebiger Wert“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft nicht leer ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig. Dieses wird daher inaktiv dargestellt.
• „kein Wert“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft leer ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig. Dieses wird daher inaktiv dargestellt.
• „beginnt mit“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge beginnt.
• „beginnt nicht mit“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge nicht beginnt.
• „endet mit“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge endet.
• „endet nicht mit“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft mit der definierten Zeichenfolge nicht endet.
• „enthält“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft die definierte Zeichenfolge enthält.
• „enthält nicht“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft die definierte Zeichenfolge nicht enthält.
• '„Volltext“-Abfrage'
  Durch diese Option wird eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchgeführt (entsprechende Systemkonfiguration vorausgesetzt). Dazu werden Operatoren wie zum Beispiel „AND“ und „OR“ unterstützt.
• „klingt wie“
  Durch diese Option wird eine phonetische Suche durchgeführt. Es werden Objekte gefunden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft „ähnlich“ klingt wie die definierte Zeichenfolge.
  Beispiel: Eine Suche nach „klingt wie Meier“ liefert z. B. als Ergebnis „Meyer“, „Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
• „klingt nicht wie“
  Durch diese Option wird eine phonetische Suche durchgeführt. Es werden Objekte gefunden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft „nicht ähnlich“ klingt wie die definierte Zeichenfolge.
  Beispiel: Eine Suche nach „klingt nicht wie Meier“ liefert als Ergebnis alle außer „Mayer“, „Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
• „ab“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft größer gleich dem definierten Wert ist.
• „bis“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft kleiner gleich dem definierten Wert ist.
• „zwischen“
  Durch diese Option werden alle Objekte gefunden, deren Wert dieser Eigenschaft zwischen den definierten Werten liegt.

Suchkriterien über Wildcards festlegen

Wildcards dienen in der Suchabfrage als Platzhalter für beliebige Zeichen oder Zeichenfolgen.

Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ im Feld Name liefert alle Objekte, deren Name ein beliebiges, von der Zeichenfolge „atterbauer“ gefolgtes Zeichen enthält.

Wildcards

• „*“ oder „%“
  Diese Wildcards stehen für eine beliebige Zeichenfolge.
  Beispiele:
  Eine Suche nach „*berg“ liefert Ergebnisse, die eine beliebige Zeichenfolge gefolgt von der Zeichenfolge „berg“ enthalten: „Eisberg“, „Zauberberg“, „Erzberg“.
  Eine Suche nach „Berg*“ liefert Ergebnisse, die „Berg“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge enthalten: „Berger“, „Bergsteiger“, „Berghotel“.
  Eine Suche nach „Ber*er“ liefert Ergebnisse, die „Ber“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge sowie gefolgt von „er“ enthalten: „Berger“, „Bergsteiger“, „Berliner“.
• „?“ oder „_“
  Diese Wildcards stehen für exakt ein Zeichen. Optional zum Zeichen „?“ kann auch das Zeichen Unterstrich „_“ verwendet werden.
  Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ liefert Ergebnisse, die exakt ein (beliebiges) Zeichen gefolgt von der Zeichenkette „atterbauer“ enthalten: „Katterbauer“, „Patterbauer“, „Natterbauer“.
• „~“
  Die Wildcard Tilde „~“ steht für eine phonetische Suche. Es werden alle Objekte gefunden, bei denen die Aussprache der im Suchkriterium angegebenen Zeichenkette ähnlich ist. Eine Tilde muss immer am Anfang des Eingabefeldes eingegeben werden.
  Beispiel: Eine Suche nach „~Maier“ liefert ähnlich klingende Ergebnisse wie „Maier“ und „Meier“.
• „%%“ oder „**"
  Um eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchzuführen, können die Platzhaltersymbole doppeltes Prozentzeichen „%%“ und doppelter Stern „**“ verwendet werden.
  Beispiel: Eine Suche im Feld Name nach „%%Energie“ liefert alle Objekte, deren Name das Wort Energie enthält.

Die meisten Optionen, die über Wildcards abgedeckt werden, können auch über Optionen aus dem Menü definiert werden (siehe Kapitel „Suchkriterien über Optionen “). Für die Wildcards „?“ bzw. „_“ stehen jedoch keine entsprechenden Optionen in den Dropdownlisten zur Verfügung.

Gegenüberstellung: Optionen vs. Wildcards

• ‚„Beginnt mit“ Vertrag‘ entspricht „Vertrag*“
• ‚„Endet mit“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag“
• ‚„Enthält“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag*“
• ‚„Klingt wie“ Vertrag‘ entspricht „~Vertrag“
• ‚„Volltext“-Abfrage“ Vertrag“‘ entspricht „%%Vertrag“

Die Treffersammlung verwenden

Um Suchergebnisse mehrerer unterschiedlicher Suchen in einer gemeinsamen Treffersammlung zu sammeln, verwenden Sie die Schaltfläche „Sammeln“. Markierte Suchergebnisse werden dadurch auf die Registerkarte „Treffersammlung“ übernommen und Sie können eine weitere Suche durchführen.

Um die Treffer mehrerer Suchen in einer gemeinsamen Treffersammlung zu sammeln, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Objekte, die in die Treffersammlung übernommen werden sollen.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sammeln“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Treffersammlung“, um zu überprüfen, welche Objekte dort abgelegt wurden.
4. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, wie Sie ihre Suche fortsetzen:
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche ändern“, um nach Objekten der gleichen Objektart zu suchen, die jedoch anderen Suchkriterien entsprechen.
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Suche“, um eine Suche nach Objekten einer anderen Objektart durchzuführen.
5. Führen Sie die Suche durch.
6. Markieren Sie die Treffer, die Sie in die Treffersammlung übernehmen möchten.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sammeln“.
8. Die markierten Treffer werden auf der Registerkarte „Treffersammlung“ hinzugefügt.
9. Sobald Sie alle gewünschten Treffer aus den unterschiedlichen Suchen in Ihrer Treffersammlung gesammelt haben, können Sie diese über „Weiter“ übernehmen. Die Objekte werden dadurch in die Objektliste übernommen, aus der Sie die Suche gestartet haben.

Ein Suchmuster erstellen

Um Ihre Suchkriterien zur Wiederverwendung als Suchmuster zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die Objektart aus.
3. Definieren Sie die gewünschten Suchkriterien.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Suchmuster speichern“.
5. Geben Sie im Feld Name einen sprechenden Namen für das Suchmuster ein.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Ein Suchmuster verfügbar machen

Um ein Suchmuster zu verwenden, das im Dialog „Suchen“ noch nicht im Feld Suchmuster angeboten wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Menü „Einstellungen“ auf „Benutzereinstellungen“.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Suche“, wählen Sie das Feld Suchmuster aus und führen Sie eine Suche oder Schnellsuche durch, um die Suchmuster, die Sie verwenden möchten, in das Feld einzufügen.
   Alle Suchmuster, die in diesem Feld aufgelistet sind, werden beim Durchführen einer Suche angeboten.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.

Ein Suchmuster verwenden

Um Suchkriterien nicht mehrmals eingeben zu müssen (z. B. bei komplexeren Abfragen oder wenn eine Suche sehr oft durchgeführt wird) können Sie die Suche als Suchmuster speichern. Wenn Sie eine Suche durchführen und im Dialog „Suche“ ein Suchmuster auswählen, werden die Suchkriterien dieses Suchmusters vorausgefüllt angeboten. Die Suchkriterien können bei Bedarf noch bearbeitet werden.

Um eine Suche durchzuführen, die auf einem Suchmuster basiert, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Klicken Sie im Feld Suchmuster auf das gewünschte Suchmuster.
3. Der Suchdialog wird entsprechend der Angaben im Suchmuster vorausgefüllt bereitgestellt. Bei Bedarf bearbeiten Sie die Suchkriterien.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“, um die Suche durchzuführen.

Suchoptionen festlegen

Um beispielsweise die Anzahl der Treffer oder die Suchzeit für eine Suche einzuschränken, kann die Schaltfläche „Suchoptionen" verwendet werden. Damit diese Schaltfläche im Suchdialog zur Verfügung steht, muss über das Menü „Einstellungen" in den „Benutzereinstellungen" auf der Registerkarte „Suche" die Option Suchoptionen anzeigen markiert werden.

Um die Suchoptionen einer Suche zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchoptionen“.
2. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. Folgende Suchoptionen sind verfügbar:
   • und abgeleitete Klassen
     Definiert, ob auch nach abgeleiteten Objektarten gesucht werden soll. Zum Beispiel werden bei der Suche nach Personen auch Kontaktpersonen berücksichtigt.
   • Objektlimit
     Definiert die maximale Anzahl an Objekten, die als Treffer angezeigt werden.
   • Zeitlimit (sek)
     In diesem Feld können Sie die Suchzeit begrenzen. Wird hier ein Zeitlimit definiert, wird die Suche nach Ablauf dieses Zeitlimits beendet. Alle bis dahin ermittelten Treffer werden in der Trefferliste ausgegeben.
   • Wählen Sie die Domänen, in denen gesucht werden soll
     Hier können Sie die Fabasoft Folio Domänen wählen, in denen gesucht werden soll.
3. Klicken Sie auf „Weiter“, um Ihre Einstellungen für die aktuelle Suche zu übernehmen.

Eine Schnellsuche in Objektlisten durchführen

Um ein Objekt zu einer Objektliste im Eigenschaftseditor hinzuzufügen, kann im Suchfeld eine Schnellsuche durchgeführt werden. Bei dieser vereinfachten Suche wird nur nach einer Zeichenkette gesucht ohne eine Objektart oder weitere Suchkriterien festzulegen. Sind zurückgelieferte Einträge nicht eindeutig, können über das Kontextmenü die Eigenschaften der gefundenen Objekte eingesehen werden.

Hinweis: Die Schaltfläche „Suchen und hinzufügen“ wird nur in Objektlisten angezeigt, in die Objekte eingefügt werden dürfen.

Um im Suchfeld eine Schnellsuche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen und hinzufügen“.
2. Wählen Sie, durch Klick auf das Suchsymbol, den gewünschten Suchmodus.
   • Bei der Folio-Suche wird nur nach den Namen von Objekten gesucht.
   • Bei der Mindbreeze-Suche wird eine Volltextsuche durchgeführt. Bei einer Volltextsuche wird die eingegebene Zeichenfolge in allen Inhalten und Eigenschaften des Objekts gesucht, nicht nur im Objektnamen.
3. Geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der Sie suchen möchten. Bei einer Schnellsuche gilt standardmäßig, dass die eingegebene Zeichenfolge als Anfang des Namens interpretiert wird. Sie können auch Wildcards (z. B. *) verwenden.
4. Drücken Sie die Enter-Taste, um die Schnellsuche durchzuführen.
5. Als Ergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Name der definierten Zeichenfolge entspricht. Wählen Sie aus dieser Ergebnisliste den gewünschten Eintrag per Klick aus.
6. Der Eintrag wird in die Objektliste übernommen, in der Sie die Schnellsuche gestartet haben.

Eine Schnellsuche in Objekteigenschaften durchführen

In Objekteigenschaften kann direkt (also nicht über den Suchdialog) eine Schnellsuche durchgeführt werden. Die Schaltfläche „Suchen“ neben einer Dropdownliste zeigt an, dass Sie eine Schnellsuche durchführen können.

Um in Objekteigenschaften eine Schnellsuche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in das Feld.
2. Um eine Standard- Schnellsuche durchzuführen, drücken Sie die Einfg-Taste. In diesem Fall wird nur im Namen der Objekte gesucht.
   Um eine Volltextsuche durchzuführen, drücken Sie Strg + Einfg. Bei einer Volltextsuche wird die eingegebene Zeichenfolge in allen Inhalten und Eigenschaften des Objekts gesucht, nicht nur im Objektnamen.
   Dadurch wird das Feld editierbar.
   Hinweis: Um eine Schnellsuche abzubrechen, drücken Sie die Esc-Taste.
3. Geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der Sie suchen möchten. Bei einer Schnellsuche gilt standardmäßig, dass die eingegebene Zeichenfolge als Anfang des Namens interpretiert wird. Sie können auch Wildcards (z. B. *) verwenden.
4. Drücken Sie die Enter-Taste, um die Schnellsuche durchzuführen.
5. Als Ergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Name der definierten Zeichenfolge entspricht.
   Wählen Sie aus dieser Ergebnisliste den gewünschten Eintrag per Mausklick aus.
6. Der Eintrag wird in die Objekteigenschaft übernommen, in der Sie die Schnellsuche gestartet haben.

Wenn Sie das gewünschte Objekt über die Schnellsuche nicht ermitteln konnten, können Sie über die Schaltfläche „Suchen“ den Suchdialog aufrufen, um eine Suche anhand weiterer Suchkriterien durchzuführen.

Eine Volltextsuche durchführen

Folgende Volltextsuchmöglichkeiten können Sie (bei entsprechender Systemkonfiguration) nutzen:

• Volltextsuche in Inhaltseigenschaften
  Die Inhaltseigenschaft von Dokumenten kann nach bestimmten Wörtern durchsucht werden (so kann z. B. im Inhalt eines Microsoft Word-Dokuments eine Volltextsuche durchgeführt werden). Alle Objekte, die im Inhalt die gesuchten Wörter enthalten, werden als Treffer ausgegeben.
• Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften
  Zeichenketteneigenschaften können ebenfalls nach bestimmten Wörtern durchsucht werden, beispielsweise die Namen von Objekten. Alle Objekte, die in der durchsuchten Zeichenketteneigenschaft die gesuchten Wörter enthalten, werden als Suchergebnis ausgegeben. Für die Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften steht im Menü des Suchdialogs die Option ‚„Volltext“-Abfrage‘ zur Verfügung.
• Volltextsuche im Suchfeld (siehe Kapitel „Eine Schnellsuche in Objektlisten durchführen")
• Volltextsuche in Objekteigenschaften (siehe Kapitel „Eine Schnellsuche in Objekteigenschaften durchführen")

Eine Volltextsuche in Inhaltseigenschaften durchführen

Um eine Volltextsuche in Inhaltseigenschaften durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die Objektart aus.  
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Datei“.
5. Geben Sie im Feld Inhalt die Suchkriterien ein.
   • Es ist möglich, Suchkriterien mit Operatoren (z. B. „AND“) zu kombinieren.
   • Volltextsuchen können viel Zeit beanspruchen. Daher ist sinnvoll, Suchkriterien soweit als möglich einzuschränken.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.

Alle Objekte, die Sie suchen dürfen und die in der Inhaltseigenschaft die angegebenen Suchkriterien enthalten, werden als Ergebnis angezeigt.

Eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchführen

Um eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die Objektart aus.  
3. Klicken Sie auf „Weiter“.
4. Geben Sie im Feld einer Zeichenketteneigenschaft (z. B. Name) die gewünschten Suchkriterien ein.
5. Wählen Sie die Option '„Volltext“-Abfrage' aus, um Ihre Suche als Volltextsuche abzusetzen (siehe Kapitel „Suchkriterien über Optionen “). Es ist möglich, Suchabfragen mit Operatoren (z. B. „AND“) zu kombinieren.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.

Es werden alle Objekte angezeigt, die Ihren Suchkriterien entsprechen.

Eine Recherche durchführen

Die Recherche stellt eine spezielle Form der Suche dar. Nutzen Sie die Möglichkeit einer Recherche, um über ein einfaches Suchformular (Standardfall: ein Suchfeld) eine vorkonfigurierte Suche nach Objekten unterschiedlicher Typen in einem Schritt auszuführen.

Hinweis: Eine Recherche wird durch ein Objekt des Typs Recherche-Konfiguration definiert. In den meisten Fällen wird eine Recherche-Konfiguration vom Systemadministrator erstellt.

Um eine Recherche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Recherche“.
2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die zu verwendende Recherche-Konfiguration aus.
   Hinweis: Dieser Zwischenschritt ist nur vorhanden, wenn mehr als eine Recherche-Konfiguration zur Verfügung steht.
3. Geben Sie im Feld Suche nach die gewünschten Suchkriterien ein.
4. Die Treffer Ihrer Recherche werden angezeigt.
5. Markieren Sie die Objekte, die in die Objektliste übernommen werden sollen, aus der die Suche gestartet wurde.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Suche mit Mindbreeze

Über das Suchfeld in der Kopfleiste (Alt + 4) bzw. über das Suchportal (Widget „Suche“ auf Home) können Sie eine Volltextsuche durchführen.

Um eine Suche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Geben Sie im Suchfeld den gewünschten Suchbegriff ein und drücken Sie „Enter“.
   Hinweis: Die Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt. Wenn Sie direkt im Suchportal starten, können Sie gegebenenfalls schon bevor Sie die Suche durchführen die Suchkriterien einschränken. Standardmäßig werden folgende Suchkriterien angeboten, die abhängig von den gefundenen Objekttypen gegebenenfalls noch erweitert werden:
   • Wo
     Die gefundenen Objekte müssen zu dem angegebenen Kontext gehören (z. B. Objekte, die Ihrer Organisation zugeordnet sind).
   • Datum
     Die gefundenen Objekte müssen das angegebene Änderungsdatum aufweisen.
   • Typ
     Die gefundenen Objekte müssen den angegebenen Typ aufweisen (z. B. Text-Dokument).
   • Im Teamroom enthalten
     Die gefundenen Objekte müssen dem angegebenen Teamroom zugeordnet sein.
2. Das Suchergebnis wird im Suchportal angezeigt. Es werden nur Ergebnisse angezeigt, auf denen Sie Suchrechte besitzen. Über die Suchkriterien können sie die Suche weiter einschränken (z. B. auf Teamrooms oder Typen).

Hinweis:

• Im Suchergebnis kann neben dem Suchfeld die Art der Verknüpfung der Suchbegriffe ausgewählt werden: AND (alle Begriffe), OR (einer der Begriffe), NEAR (alle Begriffe nahe zueinander).
• Über die Aktion „Suchabfrage speichern“ können Sie den Suchbegriff und die aktuell gewählten Suchkriterien unter einem frei wählbaren Namen speichern.
• Über die Aktion „Gespeicherte Suchabfragen“ > „<Name>“ können Sie eine gespeicherte Suchabfrage ausführen. Es werden die letzten fünf Suchabfragen bzw. die letzten fünf favorisierten Suchabfragen angezeigt.
• Über die Aktion „Gespeicherte Suchabfragen“ > „Weitere gespeicherte Suchabfragen“ können Sie eine Liste aller Suchabfragen anzeigen. Durch einen Klick auf eine Suchabfrage wird diese ausgeführt. Zusätzlich können Sie über das Kontextmenü Suchabfragen umbenennen, löschen und als Favorit kennzeichnen.
• Über die Aktion „Suchergebnis speichern“ können Sie das Suchergebnis in einem „gespeicherten Suchergebnis“ persistieren. Dabei können Sie auswählen, ob Sie bereits enthaltene Einträge entfernen möchten.
  Somit können Sie auch bei vielen Treffern eine Recherche einfach durchführen. Um das gespeicherte Suchergebnis anzuzeigen, klicken Sie auf Home auf das Widget „Suche“ und wechseln dann auf die Registerkarte „Gespeicherte Suchergebnisse“.

Die Mindbreeze Abfragesprache bietet folgende Möglichkeiten. Die angeführten Optionen können auch miteinander kombiniert werden.

Mit Versionen arbeiten

Versionen geben den Zustand eines Objekts zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder. Durch das Erzeugen von Versionen ist es daher möglich, im Nachhinein das Objekt auf einen vergangenen Zeitpunkt zurückzusetzen und den damaligen Zustand des Objekts anzusehen. Von einem Objekt können mehrere Versionen vorhanden sein. Auch wenn mehrere Versionen eines Objekts verfügbar sind, ist das Objekt selbst nur einmal vorhanden (Versionen sind ein Teil des Objekts).

Ein Objekt besitzt mindestens eine Version: die „aktuelle Version“. Versionen können durch explizite oder automatische Versionierung erzeugt werden. Jedes Objekt besitzt eine Registerkarte „Versionen“, die Informationen über die Versionen des Objekts beinhaltet. Explizite Versionen werden durch den Menübefehl „Version speichern“ aus dem Menü „Versionen“ erzeugt. Automatische Versionen werden beispielsweise bei einem Benutzerwechsel oder beim Anbringen einer Unterschrift (konfigurierbar) erzeugt. Dies gewährleistet die eindeutige Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung.

Hinweis: Nur die aktuelle Version ist bearbeitbar. Alle anderen Versionen eines Objekts sichern einen vergangenen Status, der nicht mehr verändert werden darf und kann.

Um die Versionen eines Objekts einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Versionen“.

Die Registerkarte „Versionen“ enthält folgende Felder:

• Versionsnummer
  Die Versionsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die bei eins beginnt und für jede Version um eins erhöht wird. Falls die Versionsnummer die Zahl eins anzeigt, gibt es von diesem Objekt nur die aktuelle Version. Die Liste der Objektversionen ist daher leer.
• Version begonnen am/um
  Zeigt zu welchem Zeitpunkt die gerade betrachtete Version begonnen wurde.
• Freigegebene Version vom
  Zeigt Datum und Zeit der Freigabeversion.
• Aktuell freigegebene Version vom
  Zeigt immer Datum und Zeit der aktuellen Freigabeversion unabhängig davon, welche Version gerade betrachtet wird.
• Kein automatisches Löschen von Versionen
  Angaben in diesem Feld bestimmen, ob Versionen automatisch gelöscht werden. Automatisches Löschen kann erfolgen, wenn eine konfigurierte Zeitspanne oder die definierte Maximale Anzahl der aufbewahrten Versionen überschritten wurde.
• Maximale Anzahl der aufbewahrten Versionen
  Legt fest, wie viele Versionen des Objekts maximal aufbewahrt werden. Falls diese Anzahl überschritten wird, wird die jeweils älteste Version gelöscht.
• Tage, nach denen ältere Versionen automatisch gelöscht werden
  Legt fest, nach wie vielen Tagen Versionen automatisch gelöscht werden.
• Objektversionen
  In dieser Liste werden die Versionen des Objekts übersichtlich dargestellt. Die Eckdaten der Versionen werden angezeigt. Dies umfasst die Versionsnummer, die Beschreibung sowie die Angabe, ob die Version explizit oder automatisch gesichert wurde. Die aktuelle Version wird in dieser Liste nicht dargestellt.

Eine Version umfasst immer alle Eigenschaften des Objekts (sowohl strukturierte Eigenschaften als auch Inhaltseigenschaften).

Die folgenden Abschnitte bieten Erläuterungen zu einzelnen Menübefehlen des Menüs „Versionen“.

Eine Version lesen

Um eine Version eines Objekts zum Lesen zur Verfügung zu stellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Objekt, von dem Sie Versionen lesen möchten.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version lesen“.
3. Die Versionen des Objekts werden im Feld Objektversionen aufgelistet.
   Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Version im Lesemodus verfügbar zu machen:
   • Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum einer gesicherten Version. Dadurch schließt sich der aktuelle Dialog und die gewählte Version des Objekts steht im Lesemodus zur Verfügung.
   • Geben Sie im Feld Datum und Zeit einen Zeitpunkt an, von dem Sie die Version lesen möchten. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Version zu erhalten, die zu dem von Ihnen angegebenen Zeitpunkt aktuell war.

Ein Uhrensymbol beim Objektsymbol zeigt an, dass eine andere als die aktuelle Version des Objekts zum Lesen verfügbar ist.

Hinweis:

• Wenn Sie Ihren Mauszeiger über das Uhrensymbol bewegen, wird der Erzeugungszeitpunkt sowie die Versionsnummer der Version des Objekts angezeigt.
• Die angezeigte Version betrifft nur den jeweiligen Benutzer und hat keine Auswirkung auf andere Benutzer.

Zurück zur aktuellen Version

Wenn ein Objekt in einer vergangenen, nicht bearbeitbaren Version angezeigt wird, wird dies durch ein Uhrensymbol beim Objektsymbol angezeigt.

Um zur aktuellen, bearbeitbaren Version zurückzukehren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Objekt, das in einer vergangenen Version angezeigt wird.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Zurück zur aktuellen Version“.

Das Objekt steht wieder in der aktuellen, bearbeitbaren Version zur Verfügung. Dies erkennen Sie daran, dass das Uhrensymbol beim Objektsymbol nicht mehr vorhanden ist.

Eine Version speichern

Um den aktuellen Zustand eines Objekts als Version zu sichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Objekt von dem die aktuelle Version gesichert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version speichern“.
3. Geben Sie im Feld Beschreibung der zu sichernden Version eine Bezeichnung für die Version ein.
4. Klicken Sie auf „Weiter“, um diese Version zu sichern und dadurch eine neue Version zu beginnen.

Hinweis: Eine Version umfasst immer alle Eigenschaften des Objekts (sowohl strukturierte Eigenschaften als auch Inhaltseigenschaften). Es ist also auch möglich, eine Version von einem Objekt mit Objektliste (z. B. einem Ordner) zu erzeugen. Ob die Objekte in der Objektliste mitversioniert werden, hängt von der Art des übergeordneten Objekts ab. Zum Beispiel werden Objekte in einem Ordner oder Teamroom mitversioniert.

Eine Version wiederherstellen

Um eine Version eines Objekts wiederherzustellen, steht der Menübefehl „Version wiederherstellen“ zur Verfügung. Durch das Wiederherstellen einer Version wird die aktuelle Version durch eine zuvor gesicherte Version überschrieben. Die gesicherte Version ist als aktuelle Version wieder bearbeitbar.

Um eine Version wiederherzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Objekt, dessen Version auf eine ältere geändert werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version wiederherstellen“.
3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum einer gesicherten Version, um diese zur aktuellen Version zu machen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass die gewählte Version als aktuelle Version übernommen werden soll.

Hinweis: Der zuvor aktuelle Zustand des Objekts geht durch das Wiederherstellen einer gesicherten Version verloren. Wenn Sie den Zustand vor dem Wiederherstellen einer Version sichern möchten, müssen Sie vor dem Wiederherstellen explizit eine Version erstellen.

Eine Version löschen

Um eine Version zu löschen, führen Sie folgende Schritte durch:

1. Markieren Sie das Objekt, von dem eine Version gelöscht werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version löschen“.
3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum einer gesicherten Version, um diese zu löschen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass die gewählte Version gelöscht werden soll.

Hinweis: Sie können nur dann Versionen eines Objekts löschen, wenn Ihre Berechtigungen dies zulassen.

Eine Version freigeben

Wenn eine Version eines Objekts freigegeben wurde, gilt Folgendes:

• Benutzer mit dem Recht „Nicht freigegebene Version lesen“ können auf die aktuelle Version zugreifen. Allen anderen Benutzern mit mindestens Leserechten wird der Freigabestand angezeigt.
• Wenn ein Objekt einen Freigabestand besitzt und die aktuelle Version des Objekts angezeigt wird, wird dies durch ein doppeltes Häkchen visualisiert.
  In den Freigabestand kann über den Menübefehl „Versionen“ > „Freigabestand lesen“ gewechselt werden.
• Wenn ein Objekt einen Freigabestand besitzt und der Freigabestand des Objekts angezeigt wird, wird dies durch ein einfaches Häkchen visualisiert.
  In die aktuelle Version kann über den Menübefehl „Versionen“ > „Zurück zur aktuellen Version“ gewechselt werden.
  Hinweis: Benutzer, die nur auf den Freigabestand zugreifen dürfen, können nicht zur aktuellen Version wechseln.
• Unter „Einstellungen“ > „Benutzereinstellungen“ kann auf der Registerkarte „Allgemeine Einstellungen“ im Feld Freigabestände bevorzugt verwenden festgelegt werden, ob auch für Benutzer mit Bearbeitungsrechten standardmäßig der Freigabestand angezeigt wird.
• Wird versucht einen Freigabestand zu bearbeiten, kann direkt mit der Schaltfläche „Aktuelle Version bearbeiten“ die Bearbeitung gestartet werden, ohne vorher explizit in die aktuelle Version wechseln zu müssen.

Um eine Version freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Objekt, von dem eine Version freigegeben werden soll.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Version freigeben“.
3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum einer gesicherten Version, um diese freizugeben.
   Hinweis: Sie können die Festlegung des Freigabestandes widerrufen, wenn sie erneut den Befehl „Version freigeben“ ausführen und auf die Schaltfläche „Keinen Freigabestand verwenden“ klicken.

Änderungen des Inhalts anzeigen

Bei einigen Dokumenten, z. B. Microsoft Word-Dokumente, ist es möglich, den Inhalt von Versionen miteinander zu vergleichen. Dazu wird auf die Funktionalität eines Drittprodukts, z. B. Microsoft Word, zurückgegriffen.

Um Versionen eines Microsoft Word-Dokuments zu vergleichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Objekt, von dem Versionen verglichen werden sollen.
2. Klicken Sie im Menü „Versionen“ auf „Änderungen des Inhalts anzeigen“.
3. Markieren Sie die Zeilen der beiden Versionen, die Sie vergleichen möchten.
   Hinweis: Wenn Sie eine gesicherte mit der aktuellen Version vergleichen wollen, markieren Sie nur eine Version.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Inhalt vergleichen“.

Die Unterschiede der Versionen werden in Microsoft Word angezeigt.

Hinweis: Um diese Funktionalität mit LibreOffice als Drittprodukt verwenden zu können, müssen die LibreOffice-Schaltflächen installiert sein.

Zeitreise

Die Zeitreise ist eine weitere Möglichkeit Versionen in der Vergangenheit zu betrachten. Über die Aktion „Zeitreise“ > „Zeitreise starten“ starten Sie die Zeitreise. Mithilfe der Zeitleiste gelangen Sie bequem und schnell zum gewünschten Zeitpunkt.

• „Zeitreise starten“, „Zeitreise fortsetzen“, „Zeitreise beenden“
  Wählen Sie eine Version aus, die Sie betrachten möchten bzw. beenden Sie die Zeitreise. Alternativ zur Auswahl einer Version kann ein Zeitpunkt angegeben werden.
• „Aktuelle Version sichern“
  Wenn Sie eine Version erstellen, wird der aktuelle Zustand gespeichert. Die Version kann auch als Freigabestand bereitgestellt werden. Somit können Teammitglieder mit Leseberechtigung nur mehr diese Version sehen. Durch einen neuen Freigabestand wird ein eventuell vorhandener Freigabestand ersetzt.
• „Aufräumen“,
  Sie können nicht mehr benötigte Versionen löschen.
  • Wie viele Versionen möchten Sie maximal aufbewahren?
    Sie können festlegen, wie viele Versionen maximal aufbewahrt werden sollen.
  • Wie viele Tage sollen die Versionen maximal aufbewahrt werden?
    Sie können festlegen, wie viele Tage die Versionen maximal aufbewahrt werden sollen.
  • Diese Regeln automatisch anwenden
    Sie können festlegen, dass zukünftig zu viele bzw. zu alte Versionen automatisch gelöscht werden.
    Hinweis: Um die automatische Ausführung zu deaktivieren, führen Sie erneut die Aktion „Aufräumen“ aus. Entfernen Sie alle Werte, deaktivieren Sie diese Option und klicken Sie auf „Aufräumen“.
  • „Versionen auswählen“
    Über die Schaltfläche „Versionen auswählen“ können Sie explizit Versionen markieren und löschen. Die Schaltfläche wird angezeigt, wenn es mindestens zwei Versionen gibt.
• „Vergleichen“
  Vergleichen Sie die ausgewählte Version mit einer beliebigen anderen Version. Bei Word-Dokumenten kann auch der Inhalt verglichen werden.
• „Wiederherstellen“
  Die aktuelle Version wird durch die ausgewählte Version ersetzt.
• „Löschen“
  Sie können die aktuell angezeigte, nicht mehr benötigte Version löschen.

Hinweis: Die Zeitleiste ist mit der Tastatur nicht bedienbar.

Verschlagwortung anhand von Begriffen (Thesaurus)

Fabasoft Folio unterstützt eine umfangreiche Verschlagwortung von Objekten in Form von Begriffen, wodurch eine themenspezifische Suche bzw. Recherche mithilfe von Begriffen ermöglicht wird.

Ein Objekt verschlagworten

Um ein Objekt zu verschlagworten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
4. Wählen Sie im Feld Begriffe bestehende Begriffe aus oder erzeugen Sie neue Begriffe.

Hinweis:

• Abhängig von der Objektart, kann sich das Feld Begriffe auch auf einer anderen Registerkarte befinden.
• Nicht für alle Objektarten steht das Feld Begriffe zur Verfügung.

Einen Thesaurus erzeugen

Ein Thesaurus bietet die Möglichkeit eine systematisch geordnete Sammlung von Begriffen eines bestimmten Fachbereichs zu erstellen und zu warten. Ein Begriff kann in Relation zu anderen Begriffen gesetzt werden: Oberbegriffe, Unterbegriffe, Zusammenhang zu, Synonyme und Homonyme.

Um einen Thesaurus zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Thesaurus“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Geben Sie den Mehrsprachigen Namen des Thesaurus ein und optional eine Bemerkung.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Einen Thesaurus importieren bzw. exportieren

Mithilfe der Kontextmenübefehle „Importieren aus Datei“ und „Herunterladen als RDF“ kann ein Thesaurus im RDF-Format (Resource Description Framework) importiert bzw. exportiert werden.

Bei einem wiederholten Import kann festgelegt werden, ob bestehende und eventuell geänderte Namen von Begriffen überschrieben werden. Die Identifikation der Begriffe erfolgt über die Import-URI (Registerkarte „Beziehungen“).

Hinweis: Falls eine RDF-Datei mehrere Thesauri enthält, werden alle enthaltenen Thesauri importiert bzw. aktualisiert.

Einen Begriff erzeugen

Um einen Begriff zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in einen Thesaurus oder in einen bestehenden Begriff.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Top-Konzept erzeugen“ bzw. „Unterbegriff erzeugen“.
3. Geben Sie den Mehrsprachigen Namen des Begriffs ein und optional eine Bemerkung.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Objekte anhand eines Begriffs suchen

Objekte können anhand von Begriffen gesucht werden. Dazu wird ein Begriff als Suchkriterium angegeben. Bei der Angabe des Begriffs als Suchkriterium kann festgelegt werden, ob der Begriff der gewünschten Treffer mit dem Begriff des Suchkriteriums genau übereinstimmen muss oder ob auch in Beziehung stehende Begriffe miteinbezogen werden sollen.

1. Klicken Sie auf die Aktion „Suchen“.
2. Wählen Sie die Objektart aus, nach der Sie suchen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
4. Wählen Sie im Feld Begriffe den gewünschten Begriff aus. Zusätzlich kann im Feld Einschließlich eine Beziehung zu anderen Begriffen angegeben werden.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.

Begriffe freigeben

Begriffe können für verschiedene Gruppen zur Verwendung freigegeben werden, indem die Zugriffsberechtigungen durch ACLs entsprechend festgelegt werden.

Vorlagen und Vorlagensammlungen

Vorlagen erleichtern die tägliche Arbeit. Sie ermöglichen das Wiederverwenden von Inhalten und Metadaten von Objekten, die als Vorlagen definiert werden, d.h. in einer Vorlagensammlung abgelegt werden. Als Vorlagen können beliebige Objekte, insbesondere aber Dokumente verwendet werden. Wird ein Objekt basierend auf einer Vorlage erzeugt, so wird das Vorlagenobjekt kopiert, sodass die Inhalte und Metadaten des Vorlagenobjekts in das neu erzeugte Objekt übernommen werden. Die Kopie kann unabhängig von der Vorlage weiterbearbeitet werden.

Vorlagensammlungen verwalten

Es können mehrere Vorlagensammlungen erstellt werden. Damit jedoch die Vorlagen einer Vorlagensammlung im Dialog beim Erzeugen neuer Objekte angezeigt werden, muss die Vorlagensammlung in der Arbeitsumgebung, im Benutzer-Objekt, in der Gruppe des Benutzers, in einer Stelle, in einer Struktureinheit oder in der aktuellen Domäne von einem Administrator eingetragen werden. Diese Vorlagensammlungen können über das Untermenü „Vorlagensammlungen“ im Menü „Einstellungen“ bequem erreicht werden.

Hinweis: Vorlagensammlungen können weitere Vorlagensammlungen enthalten, wodurch die strukturierte Verwaltung von großen Mengen an Vorlagen unterstützt wird.

Eine Vorlagensammlung erstellen

Eine Vorlagensammlung kann von berechtigten Benutzern neu erzeugt werden. In einer Vorlagensammlung werden Objekte hinterlegt, die als Vorlagen verfügbar sein sollen.

Um eine Vorlagensammlung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Vorlagensammlung“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Vergeben Sie einen Mehrsprachigen Namen für die Vorlagensammlung und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Navigieren Sie in die Vorlagensammlung.
5. Fügen Sie die Objekte hinzu, die als Vorlagen verwendbar sein sollen.

Eine Vorlagensammlung kategorisieren

Die Kategorisierung von Vorlagensammlungen wird im Dialog beim Erzeugen eines neuen Objekts dazu verwendet, die möglicherweise große Menge an Vorlagen zu gruppieren.

Um eine Vorlagensammlung zu kategorisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die Vorlagensammlung.
2. Klicken Sie auf „Kategorien“.
3. Fügen Sie eine Kategorie hinzu oder erzeugen Sie eine neue Kategorie.

Eine Vorlage erstellen und bearbeiten

Vorlagen sind Objekte, die in Vorlagensammlungen abgelegt sind und dadurch beim Erzeugen neuer Objekte als Muster herangezogen werden können.

Vorlagen unterscheiden sich - technisch gesehen - nicht von anderen Objekten.

Ein Objekt auf Basis einer Vorlage erstellen

Um ein Objekt auf Basis einer Vorlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie die Kategorie aus, in der sich die Vorlage befindet.
3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf „Weiter“.

Verwalten eines Ordnungssystems

Ein Ordnungssystem ist eine hierarchische Anordnung von Ablagen, die anhand der jeweils zugeordneten Kategorie Vorgaben für neue Geschäftsobjekte definiert (d.h. Vorgaben bezüglich Nummerierung, Federführender Organisationseinheit, Standardprozess und Aufbewahrungsfristen).

Eine Kategorie erzeugen

Eine Kategorie dient zur Typisierung von Geschäftsobjekten.

Um eine Kategorie zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Kategorie“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Kategorie (z. B. Mehrsprachiger Name, Kürzel, Standardprozess/Aktivität und Lebenszyklus-Regeln) und klicken Sie auf „Weiter“.

Einem neuen Geschäftsobjekt eine Kategorie zuordnen

Jedem Geschäftsobjekt (Akten, Geschäftsfälle, Eingänge, Ausgänge) kann im Zuge des Erzeugens im Feld Kategorie eine Kategorie zugeordnet werden. Wählen Sie in der Dropdownliste Kategorie des Geschäftsobjekts eine bestehende Kategorie aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“ um eine neue Kategorie zu erzeugen.

Hinweis:

• Wird ein Geschäftsobjekt über die Auswahl einer Vorlage erzeugt, so ist das Feld Kategorie des neuen Geschäftsobjekts mit der Kategorie der jeweiligen Vorlage vorbefüllt.
• Aus der jeweils ausgewählten Kategorie werden die Vorgaben bezüglich Kürzel, Zuständigkeit, Standardprozess und Aufbewahrungsregeln übernommen.
• Die zugeordnete Kategorie und die jeweiligen Vorgaben können bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Erzeugen des Geschäftsobjekts abgeschlossen wird, individuell angepasst werden.

Eine Ablage erstellen

Eine Ablage ist ein Ordner, bei dem in der Eigenschaft Verfügbare Kategorien die relevanten Kategorien festgelegt sind.

Um eine Ablage zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Ordner“ aus, vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Klicken Sie im Kontextmenü des Ordners auf „Eigenschaften“.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte „Ordner“ im Feld Verfügbare Kategorien die gewünschten Kategorien aus.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Benutzereinstellungen festlegen

Mithilfe der Benutzereinstellungen können Sie Fabasoft Folio an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Um die Benutzereinstellungen zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Menü „Einstellungen“ auf „Benutzereinstellungen“.
2. Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.
3. Klicken Sie auf „Weiter“.

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

Allgemeine Einstellungen

• Hinweise zu Objekten anzeigen
  Legt fest, ob eine Infobox angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über ein markiertes Objekt bewegen.
• Eigenschaften bevorzugt lesen
  Legt fest, ob die Eigenschaften eines Objekts standardmäßig lesend oder bearbeitend geöffnet werden.
• Bestätigung beim Hochladen anzeigen
  Legt fest, ob beim Hochladen von Dateien ein Bestätigungsdialog angezeigt wird.
• Ausstiegsbestätigung anzeigen
  Legt fest, ob beim Verlassen von Fabasoft Folio ein Bestätigungsdialog angezeigt wird.
• Freigabestände bevorzugt verwenden
  Legt fest, ob die freigegebene Version angezeigt wird, auch wenn Sie nicht freigegebene Versionen lesen dürfen.
• Tage, nach denen automatisch eine neue Version begonnen wird
  Legt fest, nach wie vielen Tagen automatisch eine Version eines Objekts begonnen wird, wenn es geändert wird (standardmäßig wird keine Version angelegt, wenn derselbe Benutzer ein Objekt mehrmals bearbeitet). Wenn in diesem Feld z. B. „14“ angegeben wird, wird automatisch eine Version eines Objekts erzeugt, wenn Sie das Objekt nach mehr als 14 Tagen wieder bearbeiten.
• Auswahl der Domäne beim Erzeugen möglich
  Falls Objekte in mehreren Domänen gespeichert werden können, kann die Möglichkeit der Domänenauswahl aktiviert werden.
• Benutzerprofil
  In diesem Feld kann ein Benutzerprofil ausgewählt werden, falls es mehrere verfügbare Benutzerprofile gibt. Ein Benutzerprofil legt fest, welche Objektarten erzeugt und gesucht werden dürfen und welche Menüeinträge, Formularseiten, Kategorien, Ereignistypen, Portalseiten, Prozess- und Aktivitätsdefinitionen zur Verfügung stehen.
• Verfügbare Benutzerprofile
  In diesem Feld können berechtigte Benutzer (z. B. Administratoren) die für einen Benutzer verfügbaren Benutzerprofile hinterlegen.
• Welcome-Screen anzeigen
  Legt fest, ob beim Starten des Fabasoft Folio Webclients ein Fenster zum Beispiel mit Neuigkeiten angezeigt werden soll.
  Hinweis: Der Welcome-Screen wird nur angezeigt, wenn vom Systemadministrator in der vApp-Konfiguration der Welcome-Screen für die Fabasoft Folio Domäne aktiviert wurde.

Bedienungshilfen

Screenreader-Benutzer sollten folgende Einstellungen beachten.

• Akustische Signale abspielen
  Legt fest, ob akustische Signale für erfolgreiche Bearbeitungsschritte, Fehler und Fragen abgespielt werden.
• Alle Felder in die Tabreihenfolge aufnehmen
  Legt fest, ob auch Read-only-Felder in die Tabulatorreihenfolge aufgenommen werden.
• Erweiterten Modus für Vorschreibungen standardmäßig verwenden
  Legt fest, ob der für die Tastaturbedienung geeignete erweiterte Modus verwendet wird.
• Textalternative für farblich hervorgehobene Felder anzeigen
  Legt fest, ob farblich hervorgehobene Felder textuell ausgezeichnet werden.
• Fremdsprachige Ausdrücke für Sprachausgabe aufbereiten
  Legt fest, ob wohlbekannte englischsprachige Begriffe speziell ausgezeichnet werden, um eine korrekte Aussprache zu gewährleisten.
• Kontrast verstärken
  Legt fest, ob die Benutzeroberfläche mit verstärktem Kontrast angezeigt wird.
• Hintergrundbilder in Dashboards und Home anzeigen
  Legt fest, ob das Hintergrundbild angezeigt wird.
• Vorschau in der Dokumentenansicht
  Die Vorschau kann entweder als PDF oder als Bild angezeigt werden.

Lokalisierung

• Sprache
  In diesem Feld wird die Sprache der Benutzeroberfläche festgelegt.
• Gebietsschema
  Das Gebietsschema beeinflusst die Darstellung von Zahlen, Währungen, Datum und Zeit.
• Mehrsprachige Eingabe
  Legt fest, ob für mehrsprachige Namen eine Liste der verfügbaren Sprachen angezeigt wird. Sonst wird nur eine Zeichenkette in der Sprache der Benutzeroberfläche angezeigt.
• Standardwährung
  In diesem Feld kann eine Währung ausgewählt werden, die für alle eingegebenen Geldwerte standardmäßig verwendet wird.
• Währungssymbol ausschalten
  Legt fest, ob das Währungssymbol angezeigt wird oder nicht.
• Referenzwährung
  In diesem Feld kann eine Währung ausgewählt werden, die als Bezug dient.
• Referenzwährungssymbol ausschalten
  Legt fest, ob das Referenzwährungssymbol angezeigt wird oder nicht.

Suche

• Erweiterte Suche bei Objektzeigereigenschaften
  Legt fest, ob bei Objektzeigereigenschaften das Suchen-Symbol (Lupe) angezeigt wird.
• Suchvorgaben
  In diesem Feld werden Einstellungen zur Suche definiert.
  • Objektlimit
    Legt die maximale Anzahl an Objekten bei der Suche fest.
  • Zeitlimit (sek)
    Legt fest, nach welchem Zeitraum eine Suche abgebrochen wird. Wird eine Suche abgebrochen, werden die bis dahin gefundenen Objekte in der Ergebnisliste angezeigt.
  • Suchbereich
    Schränkt die Suche auf bestimmte Bereiche (z. B. Domänen, COO-Stores) ein.
  • Suchabfrage anzeigen
    Legt fest, ob die Bearbeitung der Suchabfrage möglich ist.
  • Suchoptionen anzeigen
    Legt fest, ob die erweiterten Suchoptionen zur Verfügung stehen.
• Suchmuster
  In diesem Feld werden gespeicherte Suchmuster angezeigt.

E-Mail

• Berechtigung durch Versenden als Standard verwenden
  Legt fest, ob beim Versenden von Objektzeigern der Empfänger automatisch Rechte auf das Objekt erhält. Der Empfänger wird beim Objekt auf der Registerkarte „Sicherheit“ im Feld Berechtigt durch Versenden eingetragen. Die Art der gewährten Rechte wird durch den ACL-Eintrag „(Berechtigt durch Versenden) COOSYSTEM@1.1:objsecdelegated“ festgelegt.
• E-Mail-Einstellungen
  In diesem Feld werden Einstellungen zu E-Mails definiert.
  • Formatierten Text verwenden
    Legt fest, ob formatierter Text beim Versenden von Objekten in E-Mails eingefügt wird.
  • „E-Mail (Microsoft Outlook)“ öffnen als
    Legt fest, ob Outlook-E-Mails im MSG-Format oder im MIME-Format geöffnet werden.
  • „E-Mail (MIME)“ mit Microsoft Outlook öffnen
    Legt fest, ob MIME-E-Mails standardmäßig mit Microsoft Outlook geöffnet werden.

Workflow

• Nur Aktivitäten für aktuelle Rolle
  Legt fest, ob neben persönlichen Aktivitäten nur Aktivitäten angezeigt werden, die mit der aktuellen Rolle übereinstimmen.
• Termine als Zeitspanne in Tagen angeben (anstatt eines Datums)
  Legt fest, ob Termine als Zeitspanne in Tagen anstatt eines Datums angegeben werden.
• Termine für Vorschreibungen standardmäßig anzeigen
  Legt fest, ob die Termin-Felder beim Vorschreiben standardmäßig angezeigt werden.
• Erweiterten Modus für Teilnehmer standardmäßig verwenden
  Legt fest, ob der erweiterte Modus für Vorschreibungen verwendet wird. Der standardmäßig angezeigte grafische Prozesseditor ist nicht für die Bedienung mit der Tastatur geeignet.
• Erweiterte Eigenschaften bei Aktivitäten anzeigen
  Legt fest, ob bei Aktivitäten zusätzliche Eigenschaften angezeigt werden, die im Allgemeinen nicht benutzerrelevant sind.
• Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Welcome-Screen anzeigen
  Legt fest, ob Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Arbeitsvorrat im Welcome-Screen anzeigt werden.
• Nach dem Beenden einer Aktivität automatisch die nächste Aktivität öffnen
  Legt fest, ob beim Beenden einer Aktivität direkt die nächste Aktivität geöffnet wird, oder ob zurück in die Zu-tun-Liste navigiert wird.
• Zeitraum für Statistiken
  Legt den Zeitraum fest, für den die Workflow-Statistiken berechnet werden.
• Voreinstellungen im Workflow
  Definiert anhand eines Konfigurationsobjekts Voreinstellungen im Workflow.
• Benachrichtigungen im Workflow
  Legt fest, wie die Benachrichtigung über Ereignisse im Workflow erfolgt.
  • Art der Benachrichtigung
    Definiert das Ereignis, über das benachrichtigt werden soll.
  • Benachrichtigung empfangen
    Legt fest, ob grundsätzlich über das Ereignis benachrichtigt werden soll.
  • Rollen-/Gruppen-Einschränkungen auch bei persönlich definiertem Benutzer berücksichtigen
    Legt fest, ob die Rollen-/Gruppen-Einschränkungen auch berücksichtigt werden, wenn der Benutzer zusätzlich persönlich definiert wurde. Standardmäßig erhält ein persönlich definierter Benutzer immer die definierte Benachrichtigung.
  • Benachrichtigung nur für folgende Rollen empfangen
    Wenn grundsätzlich Benachrichtigungen empfangen werden sollen, können die Benachrichtigungen auf die angegebenen Rollen eingeschränkt werden.
  • Benachrichtigung nur für folgende Gruppen empfangen
    Wenn grundsätzlich Benachrichtigungen empfangen werden sollen, können die Benachrichtigungen auf die angegebenen Gruppen eingeschränkt werden.
• Push-Benachrichtigungen im Workflow
  Legt fest, wie die Push-Benachrichtigung über Ereignisse im Workflow erfolgt.

Anwendungen

• Lokale RSS-Feeds
  In diesem Feld können Sie Ihre abonnierten RSS-Feeds zentral verwalten.
• Favoritenordner (Aufgaben)
  Der in diesem Feld hinterlegte Ordner wird auf der Portalseite „Aufgaben“ in der Detailansicht dargestellt.
• Benutzerkalenderliste
  In diesem Feld ist Ihre Kalenderliste hinterlegt, die Ihre Kalender enthält. Auf die Kalenderliste kann z. B. über Apple iCal zugegriffen werden.
• Adressbuchliste
  In diesem Feld ist Ihre CardDAV-Adressbuchliste hinterlegt.

Benutzeroberfläche

• Suchfeld anzeigen
  Legt fest, ob bei Objektlisten das Suchfeld angezeigt wird.
• Einfache Darstellung
  In diesem Feld kann ausgewählte werden, für welches Endgerät die Menüleiste und die Baumansicht bzw. die reduzierte Symbolleiste und keine Baumansicht angezeigt wird.
• Dokumente bevorzugt schreibgeschützt öffnen
  Legt fest, ob ein Objekt beim Öffnen standardmäßig lesend oder bearbeitend geöffnet wird.
• Obergrenzen für „zuletzt verwendet“
  Legt die Obergrenzen für die Anzeige von Objektarten und Objekten fest.
  • Objektklassen
    Legt fest, wie viele Objektarten maximal angezeigt werden z. B. als Vorschlag beim Erzeugen eines Objekts.
  • Objekte
    Legt fest, wie viele Objekte maximal angezeigt werden.
• Spezielle Aufgabenflächen, Symbolleisten und Menüs
  In diesem Feld können spezielle Gültigkeitsregeln für die Benutzerschnittstelle hinterlegt werden, falls diese vom Administrator zur Verfügung gestellt wurden.
• Diashow-Intervall (in Sekunden)
  Legt fest, nach wie vielen Sekunden das nächste Bild einer Diashow angezeigt werden soll.
• Registerkartensymbole anzeigen
  Legt fest, ob Symbole links neben der Registerkartenbezeichnung angezeigt werden.
• Nur Symbole in der Portalseitenauswahl anzeigen
  Legt fest, ob die Bezeichnung der Portalseiten zusätzlich zu den Symbolen angezeigt wird oder nicht.
• Verfügbare Elemente auf Home
  Definiert die Elemente, die direkt auf „Home“ verfügbar sind.
• Weitere Elemente auf Home
  Definiert zusätzliche Elemente die auf „Home“ angezeigt werden.
• Schriftgröße
  Legt die Schriftgröße der Anzeige fest: „Klein", „Mittel", „Groß“ oder „Sehr groß".

SAP

• SAP-Verbindungsinformationen
  Bei Verwendung eines SAP-Systems, können die Verbindungsinformationen hier festgelegt werden.

Kontaktsynchronisation

• Kontaktordner
  Legt den Kontaktordner für die Kontaktsynchronisation fest.

Stellvertretung

Ein Benutzer kann in einer bestimmten Rolle und optional auch persönlich durch einen anderen Benutzer vertreten werden. Der Stellvertreter erhält die Zugriffsrechte der Rolle des Vertretenen.

Eine Stellvertretung festlegen

Eine Stellvertretung ist durch berechtigte Benutzer und/oder durch den zu Vertretenden selbst definierbar. Eine Stellvertretung kann wahlweise für Zeiträume (von-bis) und/oder unbegrenzt festgelegt werden.

Um eine Stellvertretung festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Stellvertreter“.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Standardwerte für Stellvertretungen festlegen“.
3. Legen Sie die gewünschten Standardwerte fest.
   Die festgelegten Standardwerte werden bei neuen Rollen, neuen Stellvertretungen und beim Zurücksetzen der Stellvertretungen verwendet. Im nachfolgenden Dialog können diese Werte auch auf bestehende Stellvertretungen übernommen werden.
4. Klicken Sie auf „Festlegen“.
5. Sie können die gewünschten Standardwerte direkt für die ausgewählten Stellvertretungen übernehmen. Klicken Sie auf „Festlegen“.
6. Klicken Sie auf „Festlegen“, um die Änderungen zu speichern.

Hinweis:

• Über die Schaltfläche „Auf Standardwerte zurücksetzen“ werden die definierten Standardwerte auf alle Rollen angewandt.
• Über das Kontextmenü einer Rolle können Sie die Einstellungen für die entsprechende Rolle individuell festlegen.

Eine Stellvertretung ausüben

Benutzer können eine zugeordnete Stellvertretung ausüben, indem sie die entsprechende Rolle auswählen und sich so in den Rechtekontext des vertretenden Benutzers versetzen. Damit haben Vertreter die gleichen Rechte wie der vertretene Benutzer in der entsprechenden Rolle.

Um in die Rolle eines Stellvertreters zu wechseln, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Meine Rollen“.
   Hinweis: Alternativ können Sie auf die Rollen-Schaltfläche (Ihre aktuelle Rolle) klicken.
2. Klicken Sie auf die gewünschte Stellvertreter-Rolle.

Eine Stellvertretung beenden

Sie können über den Menübefehl „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Stellvertreter“ die Stellvertretung beenden (z. B. das Ende-Datum der Stellvertretung definieren oder den Stellvertreter entfernen).

Hinweis: Im Welcome-Screen erhalten Sie einen Hinweis, dass eine Stellvertretung aktiv ist.

Vertreter können die Stellvertretung dadurch beenden, dass sie aus der Stellvertreter-Rolle in eine eigene Rolle wechseln.

Weitere Funktionalität

Das Dokumentenmanagement bietet folgende zusätzliche Funktionalität.

Dauerhafte Anmeldung

Mithilfe einer Gerätebindung können Sie in der Fabasoft App dauerhaft angemeldet bleiben. Dies ist insbesondere nützlich, wenn Sie unterwegs sind und sich die IP-Adresse öfters ändert.

Fabasoft App

Beim Anmelden in der Fabasoft App müssen Sie eine Codesperre einrichten. Auf Wunsch können Sie für das Entsperren der App abhängig vom verwendeten Endgerät auch Authentifizierungsverfahren wie Touch-ID oder Face-ID aktivieren.

Nachdem Sie sich in Fabasoft Folio angemeldet haben, bleiben Sie so lange angemeldet, bis Sie sich wieder explizit abmelden. In den Einstellungen können Sie die Codesperre und die alternativen Authentifizierungsverfahren verwalten.

Endgeräte über den Webclient abmelden

Unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstelllungen“ > „Endgeräte“ können Sie Ihre dauerhaft angemeldeten Endgeräte verwalten und sich gegebenenfalls von dem Endgerät abmelden. Bei der nächsten Verwendung von Fabasoft Folio auf dem entsprechenden Endgerät werden Sie aufgefordert sich erneut anzumelden.

Finales Format erzeugen

Ein finales Format dient dazu, ein Dokument in einem entsprechend definierten Zielformat (z. B. PDF) verfügbar zu machen.

Dokument in finales Format konvertieren

Um Dokumente in ein finales Format zu konvertieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Dokumente, die in ein finales Format konvertiert werden sollen.
2. Klicken Sie im Menü „Objekt“ auf „Finales Format erzeugen“.
   Das Dokument im finalen Format wird beim jeweiligen Objekt im Feld Datei im finalen Format gespeichert.

Hinweis:

• Als finales Format kann beispielsweise das Format PDF oder TIFF erzeugt werden (abhängig von den Konfigurationseinstellungen in Ihrer Folio-Installation).
• Wenn Sie ein Dokument abschließen (z. B. Kontextmenübefehl „Extras“ > „Abschließen“) wird ebenfalls ein finales Format erzeugt.
• Existiert bereits ein finales Format und ist änderbar stehen die Menübefehle „Finales Format aktualisieren“ und „Finales Format entfernen“ zur Verfügung.
• Wenn es sich bei dem Dokument um ein PDF-Dokument mit digitaler Signatur handelt, können Sie wählen, ob Sie den bestehenden Inhalt als finales Format übernehmen möchten oder ein finales Format generieren möchten (die digitalen Signaturen werden dabei ungültig).

Dokument in finalem Format ansehen oder herunterladen

Um das Dokument im finalen Format anzusehen oder herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das gewünschte Dokument.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
3. Wechseln Sie gegebenenfalls auf die Registerkarte „Inhalt“.
4. Klicken Sie im Feld Datei im finalen Format auf die Schaltfläche „Lesen“, um den konvertierten Inhalt zu lesen. Das Dokument im finalen Format wird mit der zugeordneten Anwendung geöffnet.
5. Klicken Sie im Feld Datei im finalen Format auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um den konvertierten Inhalt herunterzuladen.

Objekte vergleichen

Zwei verschiedene Objekte können miteinander verglichen werden. Markieren Sie dazu zwei beliebige Objekte und führen Sie den Kontextmenübefehl „Vergleichen“ aus. Wenn es sich um zwei Microsoft Word-Dokumente handelt, steht im Vergleichsdialog zusätzlich die Schaltfläche „Inhalt vergleichen“ zur Verfügung.

Als E-Mail versenden

Objekte können bequem über die entsprechenden Kontextmenübefehle per E-Mail versendet werden:

• Link versenden
  Öffnet eine E-Mail mit einem Hyperlink auf das Objekt. Um auf das Objekt zugreifen zu können, müssen die Empfänger der E-Mail über einen Folio-Account verfügen und mindestens Leserechte auf dem Objekt besitzen.
• Datei versenden
  Öffnet eine E-Mail mit der Datei an sich als Anhang. Dieser Befehl ist nur bei Dokumenten verfügbar.
• PDF versenden
  Öffnet eine E-Mail mit einem PDF-Dokument als Anhang. Bei Dokumenten wird der Inhalt in eine PDF-Datei konvertiert, bei Teamrooms und Ordnern wird ein Inhaltsverzeichnis generiert.
  Hinweis: Nicht alle Objekte lassen sich in ein PDF-Dokument konvertieren.

Um Objekte zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Versenden“ > „Versandart versenden“.

Die entsprechende E-Mail wird automatisch geöffnet und kann weiterbearbeitet und versendet werden.

RSS-Feeds

Objekte und Ereignisse können als RSS-Feeds abonniert werden. Der Benutzer wird somit über Änderungen an diesen Objekten bzw. über Ereignisse informiert. Diese RSS-Feeds können mit allen gängigen RSS-Readern gelesen werden.

Vordefinierte Objekte

Objekte, die als RSS-Feed zur Verfügung stehen, können entweder vom Systemadministrator vordefiniert werden oder manuell hinzugefügt werden.

Objekte abonnieren

Abonnierbare Objekte können über den Menübefehl „Als RSS-Feed abonnieren“ als RSS-Feed abonniert werden.

Um ein Objekt zu abonnieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das Objekt, das Sie abonnieren möchten.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „RSS-Feed abonnieren“.
   Hinweis: Objektarten, die für RSS-Feeds nicht konfiguriert sind, stellen diesen Menübefehl nicht zur Verfügung.
3. Kopieren Sie die RSS-Feed-URL und fügen Sie den Link in Ihren bevorzugten RSS-Feed-Reader ein.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

RSS-Feed-Abonnement aufheben

Das Abonnement der Objekte kann aufgehoben werden. Objekte, deren Abonnement aufgehoben wurde, bleiben dennoch im RSS-Reader abonniert.

Um ein Abonnement aufzuheben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „RSS-Feed-Abonnement aufheben“.

Hinweis: Abonnierte Objekte werden auch in den „Benutzereinstellungen“ im Feld Lokale RSS-Feeds (Registerkarte „Anwendungen“) angezeigt. Hinzufügen und Entfernen von Objekten in dieser Liste hat die dieselben Auswirkungen wie abonnieren und Abonnement aufheben über die Menübefehle.

Formulare

Im grafischen Formular-Editor können Sie mittels Drag-and-drop neue Formulare entwerfen und somit auch ohne Programmierkenntnisse Objekte um eigene Eigenschaften.

Sie können entweder ein Formular zu einem bestehenden Objekt hinzufügen (wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt) oder Sie können Basisobjekte basierend auf einem Formular erzeugen.

Formularfelder

Folgende Formularfelder können Sie auf Ihrem Formular verwenden:

• Eingabefeld
  Ein einwertiges Feld eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt).
• Elementliste
  Eine Liste von Feldern eines bestimmten Typs (z. B. Zeichenkette, Datum oder Objekt)
• Mehrzeilig
  Ein mehrwertiges Feld vom Typ „Nur Text“, „Code“ oder „HTML“.
• Checkbox
  Ein oder mehrere Kontrollkästchen (Mehrfachselektion ist möglich).
• Optionsfeld
  In einem Optionsfeld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden (Radiobuttons).
• Dropdown-Feld
  In einem Dropdown-Feld kann ein Wert aus mehreren ausgewählt werden.
• Standard-Eigenschaft
  Bietet die Möglichkeit Standard-Eigenschaften von Objekten auch am benutzerdefinierten Formular anzuzeigen.
• Trenner
  Dient zur Strukturierung von zusammengehörigen Eigenschaften.
• HTML-Text
  Ermögliche formatierte Beschreibungen am Formular bereitzustellen.

Typen

Für Eingabefelder bzw. Elementlisten können Sie folgende Typen festlegen:

• Zeichenkette
• Ganze Zahl
• Gleitkommazahl
• Datum
• Datum und Zeit
• Zeitangabe
• Nummerator (nur Eingabefeld)
• Hyperlink
• Passwort
• Währung
• Objekt
  Sie müssen zusätzlich die Art der erlaubten Objekte festlegen (z. B Standard-Objekte).
• Zusammengesetzter Typ
  Sie müssen zusätzlich entweder einen Standard-Typen oder einen über ein Formular definierten Typen auswählen. Als Anzeige können Sie zwischen Standard und Diagramm wählen.

Hinweis: Wenn das Formular bereits freigegeben wurde, kann der Typ eines Felds nur mehr auf kompatible Typen (z. B. von Zeichenkette auf Hyperlink bzw. Passwort) geändert werden.

Zusätzliche Einstellungen

Abhängig vom Typ können Sie weitere Einstellungen für die Formularfelder treffen. Im Allgemeinen können Sie festlegen:

Registerkarte „Allgemein“

• Führungstext
• Muss-Feld
• Beschreibung (wird beim Feld als zusätzliche Beschreibung zum Führungstext angezeigt)
• Hilfetext (wird als kontextsensitive Hilfe angezeigt)
• Initialisierungswert

Registerkarte „Erweitert“

• Programmiername
• Lesbarkeit bzw. Änderbarkeit abhängig von Benutzerrechten
• Maskierung (Zeichenketten und ganze Zahl)
• Expressions zur Berechnung und Validierung
  Sie werden beim Eingeben eines app.ducx-Ausdrucks durch Syntax-Überprüfung und Autovervollständigung unterstützt. Nähere Informationen finden Sie im White Paper „Model-Base Customizing: neues Fenster“.

Registerkarte „Darstellung“

• Control (das verwendete Control, basierend auf dem Feldtyp, wird lesend angezeigt)
• Control-Styles berechnen
• Control-Optionen berechnen
• In neuer Zeile anzeigen (wenn deaktiviert, wird das Feld neben dem vorherigen Feld angezeigt)
• Breite des Felds (in Prozent in Relation zu den anderen Feldern in einer Zeile)

Trace-Ausgaben

Wenn Sie Expressions zur Berechnung oder Validierung verwenden, kann es mitunter schwierig sein, Fehler in den Ausdrücken zu identifizieren. Um die Analyse zu vereinfachen, können Sie nun Trace-Ausgaben in die Webbrowser-Konsole schreiben. Dazu müssen Sie im Kontextmenü des Teamrooms, in dem das Formular verwendet wird, den Befehl „Extras“ > „Trace-Ausgaben aktivieren“ ausführen und Trace-Ausgaben erlauben.

Aufruf im Ausdruck:

• cooobj.Trace("string");
• cooobj.Trace("string", value);

Ausgabe:

Die Ausgabe erfolgt als JSON-Datensatz.

• c
  Kontext des Aufrufs (Teamroom).
• d
  Aktuelle Zeit.
• s
  Bereich in der Expression (falls vorhanden).
• t
  Der zu tracende Text (erster Parameter beim Trace-Aufruf).
• u
  Aktueller Benutzer.
• v
  Der zu tracende Wert (zweiter Parameter beim Trace-Aufruf).

Ein Formular erstellen

Formulare sind in jenem Kontext verwendbar, in dem sie definiert bzw. referenziert werden. Um Formulare allgemein (jedoch nicht für App-Rooms) zur Verfügung zu stellen, verwenden Sie im Customizing eine Formular- und Kategoriesammlung. Ansonsten können bei App-Konfigurationen (Widget „Formulare und Kategorien“), bei App-Rooms (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Widget „Formulare und Kategorien“) bzw. bei Teamrooms (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Widget „Formulare und Kategorien“) Formulare hinterlegt werden.

Um ein Formular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie im gewünschten Kontext in das Widget „Formulare und Kategorien“.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Formular erzeugen“.
3. Legen Sie die initialen Daten des Formulars fest und klicken Sie auf "Weiter".
   • Geben Sie einen mehrsprachigen Namen für das Formular ein.
   • Geben Sie ein Basisformular an, falls Sie Registerkarten und Felder eines anderen Formulars übernehmen möchten.
     Hinweis: Vorlagenkategorien (Komponentenobjekte) können auch als Basisformulare verwendet werden. Wenn sich Vorlagenkategorien von installierten Softwarekomponenten ändern, werden die darauf basierenden Formulare als „Nach Freigabe verändert“ markiert. Diese müssen erneut freigegeben werden, um die Änderungen zu übernehmen.
   • Legen Sie die Eingangskategorie für die Registrierung fest, wenn Sie Objekte basierend auf dem Formular auf bestimmte Art registrieren möchten.
     Hinweis: Bei Verwendung der „Eingangskategorie für generische Registrierung mit Formular“ wird bei der Registrierung nur das benutzerdefinierte Formular ohne Standardregisterkarten angezeigt.
   • Legen Sie die Basisklasse fest, um zu definieren, für welche Objekte das Formular grundsätzlich geeignet ist. Wird das Formular direkt als Vorlage verwendet, weist die Vorlage die entsprechende Objektklasse auf.
     • Objekt mit Benutzerdaten
       Kann für Basisobjekte, Objekte mit Objektliste und Dokumente verwendet werden.
     • Dokument mit Benutzerdaten
       Kann für Dokumente verwendet werden.
       Hinweis: Wird das Formular direkt als Vorlage verwendet, kann ein Inhalt (Registerkarte „Inhalt“) gespeichert werden.
     • Container mit Benutzerdaten
       Kann für Objekte mit Objektliste verwendet werden.
       Hinweis: Sie können zusätzlich festlegen, ob es sich um eine Akte handelt. Bei den untergeordneten Objekten wird der Bezug zur Akte gespeichert. Dadurch ist es zum Beispiel möglich, dass die Eigenschaften der Akte auch als Felder in Microsoft Word zur Verfügung stehen. Zusätzlich stehen automatisch aktentypische Aktionen wie „Ersetzen“, „Abschließen“, „Stornieren“, „Wiederherstellen“ und „Scannen“ zur Verfügung.
     • Room mit Benutzerdaten
       Kann für Rooms verwendet werden.
       Hinweis: Wird das Formular direkt als Vorlage verwendet, stehen Rollen analog zu einem Teamroom zur Verfügung.
   • Wenn Sie ein Symbol festlegen, wird dieses anstatt des Objektklassensymbols bei Objekten angezeigt, denen das Formular zugewiesen wurde.
   • Abstrakte Formulare können nicht direkt verwendet werden, sondern dienen als Basisformular.
   • Wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus, wenn Sie verhindern möchten, dass Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden können. Das Formular kann in diesem Fall nur bestehenden Objekten zugewiesen werden (über die Formular-Kategorie).
4. Stellen Sie per Drag-and-drop die gewünschten Felder zusammen.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.
6. Klicken Sie im Kontextmenü des Formulars auf „Zur Verwendung freigeben“.

Hinweis:

• Damit ein Formular verwendet werden kann, müssen einerseits die Benutzer im Room berechtigt sein und andererseits muss das Formular zur Verwendung freigegeben sein.
• Änderungen können mithilfe des Kontextmenübefehls „Erneut freigeben“ freigegeben werden.
• Über den Kontextmenübefehl „Freigabe deaktivieren“ können Sie die Freigabe wieder aufheben.
• Über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Formular exportieren“ können Sie ein Formular als JSON-Datei exportieren. Der Import erfolgt über die Aktion „Formular importieren“ bzw. den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Formular importieren“.
• Eine bestehende, aktuell nicht freigegebene Kategorie kann in ein Formular umgewandelt werden (Kontextmenübefehl „Extras“ > „In Formular umwandeln“). Somit ist keine Migration notwendig, wenn die Kategorie um eigene Felder erweitert werden soll.

Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt insbesondere die Möglichkeit der Verwendung von Expressions in Formularen. Anhand eines Gesamtbetrags und einer Zahlungsweise soll die Höhe der jeweiligen Teilzahlung berechnet werden.

Erzeugen Sie ein Formular (Basisklasse „Objekt mit Benutzerdaten“) mit folgenden drei Eigenschaften:

• Gesamtbetrag (Eingabefeld)
  Typ: Währung
  Programmiername: totalpayment
• Zahlungsweise (Optionsfeld)
  Optionen: Monatlich (ID: 1), Quartalsweise (ID: 2), Halbjährlich (ID: 3), Jährlich (ID: 4); Die ID ergibt sich aus der Reihenfolge der Optionen.
  Programmiername: paymentfrequency
• Teilzahlung (Eingabefeld)
  Typ: Währung
  Programmiername: installment
  • Um die Teilzahlung dynamisch zu berechnen, müssen Sie Expressions bei den Feldern hinterlegen:
• Aktivieren Sie bei den Feldern Gesamtbetrag und Zahlungsweise die Option Änderung des Werts behandeln und hinterlegen Sie true als Expression. Dadurch wird, wenn Sie die Werte ändern, der Teilzahlungswert direkt aktualisiert.
• Aktivieren Sie beim Feld Teilzahlung die Option Wert des Felds berechnen und hinterlegen Sie folgende Expression:

Metadaten eines Formulars

In den Eigenschaften eines Formulars können Sie zusätzlich folgende Einstellungen treffen.

Registerkarte „Erweitert“

• Verfügbare Bearbeitungsstatus
  Sie können Bearbeitungsstatus festlegen, die im Standard-Feld Bearbeitungsstatus ausgewählt werden können.
• Konfiguration des Namebuilds
  Sie können einen Namebuild für die Namen der Objekte basierend auf dem Formular festlegen.
• Konfiguration des Prepare-Commits
  Sie können einen app.ducx-Ausdruck definieren, der im Zuge des Prepare-Commits ausgeführt wird.
• Verwendbar für
  Sie können die Objektklassen festlegen, für die das Formular verwendet werden kann.

Registerkarte „Aufbewahrung“

Sie können festlegen, ob Objekte basierend auf dem Formular aufbewahrungswürdig sind. Auf dieser Registerkarte werden die Eigenschaften bzgl. Aufbewahrung der Kategorie (Entwurf) angezeigt. Beim veröffentlichen des Formulars werden die Einstellungen auf die Kategorie (veröffentlicht) übernommen.

Registerkarte „Übersetzungen“

Für die in Fabasoft Folio verfügbaren Sprachen können Sie Übersetzungen für die Namen und kontextsensitive Hilfe bereitstellen. Für jeden mehrsprachigen Namen des Formulars finden Sie einen entsprechenden Eintrag.

Formular-Vorlage

In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörigen Vorlagen. Über die Vorlagen können Objekte direkt basierend auf dem Formular erzeugt werden. Wenn Sie dies verhindern möchten, wählen Sie Keine Vorlage anlegen aus und veröffentlichen das Formular gegebenenfalls erneut.

• Generierte Standard-Vorlage
  Wenn Sie keine eigene Vorlage definieren, wird aus der Standardvorlage eine Vorlage bzw. Vorlage (veröffentlicht) generiert, die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
• Vorlage (Entwurf)
  Sie können eine eigene Vorlage definieren (z. B. ein Word-Dokument mit Standard-Inhalt), die beim Erzeugen von Objekten basierend auf dem Formular verwendet wird.
• Vorlage (veröffentlicht)
  Beim zur Verwendung freigeben des Formulars wird die Vorlage (veröffentlicht) aus der Vorlage (Entwurf) generiert.

Formular-Kategorie

In den Eigenschaften des Formulars auf der Registerkarte „Formular“ finden Sie die zugehörige Kategorie (veröffentlicht).

Die Kategorie kann für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:

• Formular zu einem Objekt hinzufügen
• Registrierungsverhalten festlegen
• Verwendbarkeit festlegen
• Aufbewahrungswürdigkeit festlegen
• Hintergrundaufgaben festlegen
• Berechtigungen festlegen

Hinweis: Die Einstellungen auf der Kategorie (Entwurf) werden beim Veröffentlichen des Formulars auf die Kategorie (veröffentlicht) übernommen.

Ein Formular zu einem Objekt hinzufügen

Nicht nur Basisobjekte, die auf einem Formular basieren, können erzeugt werden, sondern es ist auch möglich bestehende Objekte mit einem Formular zu erweitern. Dies eignet sich insbesondere für Vorlagen.

Um ein Formular zu einem Objekt hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Eigenschaften“.
3. Wählen Sie im Feld Kategorie (standardmäßig auf der Registerkarte „Allgemein“) die gewünschte Kategorie aus. Der Kategoriename entspricht dem Formularnamen.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Das Formular wird in den Eigenschaften des Objekts angezeigt. Wenn Sie nun das Objekt als Vorlage definieren, wird bei jedem neu erzeugten Objekt, das auf der Vorlage basiert, das Formular hinterlegt.

Weitere Anwendungsfälle

Eine Beschreibung zu den weiteren Anwendungsfällen einer Formular-Kategorie finden Sie im Kapitel „Kategorien“.

Einen zusammengesetzten Typen definieren und verwenden

Formulare können auch dazu genutzt werden, zusammengesetzte Typen zu definieren, die wiederum in anderen Formularen als Typen für Eingabefelder bzw. Elementlisten verwendet werden können.

Einen zusammengesetzten Typen definieren

Um einen zusammengesetzten Typen zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie im gewünschten Kontext in das Widget „Formulare und Kategorien“.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Formular erzeugen“.
3. Legen Sie die initialen Daten des Formulars fest und klicken Sie auf "Weiter".
   • Geben Sie einen mehrsprachigen Namen für das Formular ein.
   • Legen Sie „Zusammengesetzter Typ“ als Basisklasse fest.
4. Stellen Sie per Drag-and-drop die gewünschten Felder des Typs zusammen.
   Hinweis: Im Vergleich zu einem Standard-Formular sind die auswählbaren Felder und Einstellungsmöglichkeiten entsprechend reduziert.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

• In den Eigenschaften des Formulars können auf der Registerkarte „Erweitert“ folgende weitere Einstellungen getroffen werden:
  • Schlüssel für eindeutige Listen
    Legt die Eigenschaften fest, die als Schlüssel für eindeutige Aggregatslisten herangezogen werden.
  • Schlüssel zur Sortierung von Listen
    Legt die Eigenschaften fest, die als Schlüssel zur Sortierung von Aggregatslisten herangezogen werden.
  • Einfache Sicht der Eigenschaften
    Legt die Eigenschaften fest, die in der einfachen Darstellung einer Aggregatsliste (z. B. im Eigenschaftseditor) angezeigt werden.
• Das Formular steht nun als Entwurf zur Verfügung. Veröffentlichen Sie das Formular, um es allgemein verwenden zu können.

Einen zusammengesetzten Typen verwenden

Um den zusammengesetzten Typen zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Erzeugen Sie ein neues Formular oder öffnen Sie ein bestehendes Formular.
2. Definieren Sie ein Eingabefeld oder eine Elementliste und wählen Sie als Typ „Zusammengesetzter Typ“ aus.
3. Wählen Sie als Art des Inhalts „Formulare“ aus.
4. Wählen Sie im Feld Formular für zusammengesetzten Typ den zuvor definierten Typ aus.
5. Wählen Sie im Feld Anzeige des zusammengesetzten Typs „Standard“ oder „Diagramm“ aus. Bei Verwendung von „Standard“ werden die Feldwerte des Aggregats angezeigt. Bei Verwendung von „Diagramm“ wird ein Highcharts-Diagramm anhand der Aggregatsdaten angezeigt. Dabei muss jedoch das Aggregat entsprechend dem Diagramm-Typ eine gewisse Struktur aufweisen. Der Diagramm-Typ (standardmäßig Liniendiagramm) wird auf der Registerkarte „Darstellung“ im Feld Ausdruck zur Berechnung der Control-Optionen festgelegt.
   Beispiel: dictionary({ chart: { type: "bar" } });
   Für weitere Informationen siehe:
   https://api.highcharts.com/highcharts/: neues Fenster
6. Klicken Sie zweimal auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.

Kategorien

Kategorien können Objekten zugewiesen werden (Registerkarte „Allgemein“) und beeinflussen so das Verhalten der Objekte.

Kategorien können für folgende Anwendungsfälle verwendet werden:

• Registrierungsverhalten festlegen
• Standard-Wiedervorlagen festlegen
• Verwendbarkeit festlegen
• Aufbewahrungswürdigkeit festlegen
• Hintergrundaufgaben festlegen
• Berechtigungen festlegen

Benutzerdefinierte Kategorien sind in jenem Kontext verwendbar, in dem sie definiert bzw. referenziert werden. Um Kategorien allgemein (jedoch nicht für App-Rooms) zur Verfügung zu stellen, verwenden Sie im Customizing eine Formular- und Kategoriesammlung. Ansonsten können bei App-Konfigurationen (Widget „Formulare und Kategorien“), bei App-Rooms (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Widget „Formulare und Kategorien“) bzw. bei Teamrooms (Aktion „Vorlagen und Voreinstellungen“ > Widget „Formulare und Kategorien“) Kategorien hinterlegt werden.

Über den Kontextmenübefehl „Zuordnung ändern“ kann der Kontext der Kategorie geändert werden.

Registrierungsverhalten festlegen

Standardmäßig enthält der Kontextmenübefehl „Registrieren als“ alle möglichen Registrierungsziele. Falls das Registrierungsziel bekannt ist, kann es zur Verbesserung der Bedienbarkeit eingeschränkt werden (Feld Eingangskategorie für die Registrierung).

Standard-Wiedervorlagen festlegen

Um eine Erinnerung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erhalten, können Wiedervorlagen verwendet werden (Feld Standard-Wiedervorlagen).

Verwendbarkeit festlegen

Nicht jede Kategorie macht für jede Objektklasse Sinn. Daher können die Objektklassen, für die die Kategorien erlaubt sind, eingeschränkt werden (Feld Verwendbar für). Wenn Sie außerdem spezielle Basisdatumswerte für Wiedervorlagen oder Aufbewahrungsfristen verwenden möchten, ist eine Einschränkung auf die Objektklassen erforderlich, die die gewünschten Eigenschaften aufweisen.

Wenn Sie einen BPMN-Prozess auf eine Kategorie einschränken und Aktivitäten verwenden möchten, die nur für ein bestimmte Objektklasse erlaubt sind, müssen Sie die Kategorie entsprechend anpassen (nur die entsprechende Objektklasse darf eingetragen sein).

Aufbewahrungswürdigkeit festlegen

Compliance-Regeln könne es erforderlich machen, dass Objekte für einen bestimmten Zeitraum nicht gelöscht werden dürfen (Registerkarte „Aufbewahrung“).

In den Eigenschaften der Kategorie auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ können Sie festlegen, ob Objekte mit dieser Kategorie aufbewahrungswürdig sind. Geben Sie zusätzlich eine Aufbewahrungsdauer und ein Basisdatum für den Beginn der Aufbewahrungsdauer an. Das Festlegen der konkreten Aufbewahrungsfrist erfolgt über eine Hintergrundaufgabe, die Sie auf der Registerkarte „Hintergrundaufgaben“ definieren müssen.
Hinweis: Alternativ können Sie auch die Schaltfläche „Hintergrundaufgabe erzeugen/bearbeiten“ auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ verwenden.

Wählen Sie in der Hintergrundaufgabe die Aktion „Aufbewahrung auf Basis der Kategorie festlegen“ aus. Legen Sie zusätzlich den Zeitpunkt fest, wann die Hintergrundaufgabe ausgeführt werden soll. Im Allgemeinen bietet sich an, das Basisdatum für den Beginn der Aufbewahrungsdauer als Basisdatum für die Zeitspanne zu verwenden und zum Beispiel „Sofort“ als Zeitspanne.

Für eine Aussonderung können Sie in der Kategorie eine weitere Hintergrundaufgabe definieren. Im Allgemeinen macht es Sinn, die Aufbewahrungsfrist als Basisdatum für die Ausführung der Hintergrundaufgabe zu definieren. Als Aktion können Sie entweder „Automatisch löschen“ oder „Prozess starten“ auswählen. Wenn Sie einen Prozess starten möchten, müssen Sie zusätzlich einen Prozess angeben. Im Prozess sollte eine Aufgabe mit der Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ definiert sein.

Bei Ausführung der Hintergrundaufgabe wird der Prozess gestartet und kann von den definierten Benutzern im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden. Die Aktivität „Aufbewahrungsfrist abgelaufen“ bietet die Arbeitsschritte „Löschen“, „Aufbewahrungsfrist verlängern“ und „Gesehen“ an.

Hintergrundaufgaben festlegen

Hintergrundaufgaben ermöglichen das Ausführen von Aktionen zu einem bestimmten Zeitpunkt (Registerkarte „Hintergrundaufgaben“).

Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Hintergrundaufgaben“.

Berechtigungen festlegen

Standardmäßig bestimmt das beim Teamroom festgelegte Team die Zugriffsrechte. Jedoch kann Zugriff auf einzelne Objekte auch über eine Kategorie gewährt werden (Registerkarte „Berechtigungen“).

Hinweis: Damit die über Kategorien gewährten Zugriffsrechte ausgewertet werden, muss beim Teamroom im Feld Zugriffschutz der Eintrag „Erweitert über Kategorie“ bzw. „Erweitert über Kategorie und Workflow“ ausgewählt werden

Hintergrundaufgaben

Bei Kategorien können Hintergrundaufgaben hinterlegt werden, die eine Aktion zu einem definierbaren Zeitpunkt ausführen.

Aktionen

Mögliche Aktionen (durch Apps erweiterbar):

• Aufbewahrungsfrist auf Basis der Kategorie festlegen
• Aufbewahrungsfrist auf Basis der Kategorie festlegen und abschließen (Akte und Dokumente)
• Ausdruck ausführen (App: Formulare)
  Steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer berechtigt ist, benutzerdefinierte Formulare zu erzeugen.
• Automatisch löschen
• Objekt anonymisieren
  Standardmäßig werden folgende Daten entfernt (für spezielle Objekte, wie zum Beispiel Support-Anfragen oder Tickets, werden weitere Felder berücksichtigt):
  • Verlauf
  • Anmerkungen
  • Verweise (referenzierte Objekte werden gelöscht, wenn das Objekt der Ursprungsort ist, ansonsten werden Objekte entfernt)
  • Prozesse (die Prozesse müssen abgeschlossen sein, andernfalls schlägt die Hintergrundaufgabe fehl)
  • Versionen
• Prozess starten (App: Workflow)

Hinweis: Die Hintergrundaufgaben von Objekten werden bei diesen auf der Registerkarte „Hintergrundaufgaben“ angezeigt. Ob bereits abgearbeitete Hintergrundaufgaben angezeigt werden ist abhängig von der Aktion. Mithilfe des Felds Abgearbeitete Einträge aus der Liste der Hintergrundaufgaben entfernen können Sie die Standardeinstellung der Aktion überschreiben.

Zeitpunkt

Die Aktion kann zu einem expliziten Zeitpunkt oder zu einem Zeitpunkt basierend auf einem Basisdatum ausgeführt werden. Optional kann das Ausführungsdatum bei einer Änderung des Basisdatums neu festgelegt werden.

Wiederholungen

Zusätzlich besteht die Möglichkeit Hintergrundaufgaben wiederholt auszuführen. Dabei können folgende Fälle unterschieden werden.

Explizites Datum bzw. Datum wird bei Basisdatumsänderung nicht neu berechnet

Es kann eine Wiederholungsregel festgelegt werden, die beginnend mit dem Ausführungszeitpunkt angewandt wird.

• Einheit
  Definiert die Einheit des Intervalls (z. B. Tag oder Monat).
• Intervall
  Definiert das Intervall zwischen den Wiederholungen (Zahl).
• Wiederholen bis
  Definiert den Endzeitpunkt der Wiederholungen (uneingeschränkt, explizites Datum, Datumswert einer Eigenschaft).

Datum wird bei Basisdatumsänderung neu berechnet

Die Hintergrundaufgabe wird nach dem Ausführen der gewählten Aktion und dem Ändern des Basisdatums erneut geplant. Als Wiederholungsregel kann nur Wiederholen bis festgelegt werden.

Hintergrundaufgabe beim Löschen suspendieren

Sie können festlegen, ob die Hintergrundaufgabe beim Löschen bzw. Stornieren des betroffenen Objekts automatisch suspendiert und beim Wiederherstellen wieder aktiviert wird.