Leistungsumfang aus Anwendersicht

Starten des Fabasoft Folio Webclients

Der Fabasoft Folio Webclient wird wie eine Website in einem unterstützten Webbrowser geöffnet.

Beenden des Fabasoft Folio Webclients

Der Fabasoft Folio Webclient wird beendet, indem alle Fabasoft Folio Webclient-Fenster geschlossen werden.

Verwenden des Fabasoft Folio Webclients

Der Webclient gliedert sich in folgende Bereiche:

• Home (Startseite)
  Das Dashboard-Konzept des Home-Bereichs ermöglicht Widgets ein- bzw. auszublenden, deren Größe zu verändern und diese zu verschieben.
• Kopfleiste
  Die angezeigten Schaltflächen sind abhängig von der Konfiguration der Folio-Installation.
• Werkzeugbereich
  Es können bis zu drei Werkzeugbereiche nebeneinander dargestellt werden (z. B. „Baumansicht“, „Aktionen“ und „Team“).
• Titelleiste
  In der Titelleiste befinden sich die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie.
• Menüleiste
  Über die Menüleiste (standardmäßig ausgeblendet) werden Menübefehle angeboten.
• Inhaltsbereich
  Im Inhaltsbereich wird der Inhalt des aktuellen Objekts angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Inhalt eines Ordners oder die Vorschau eines Dokuments sein.

Anpassen des Fabasoft Folio Webclients

In den Grundeinstellungen kann z. B. die Sprache des Fabasoft Folio Webclients angepasst werden.

Mehrsprachige Benutzeroberfläche

Fabasoft Folio ist in 22 Sprachen verfügbar:

Bulgarisch, Chinesisch (vereinfacht), Deutsch, Englisch, Französisch, Kroatisch, Indonesisch, Italienisch, Japanisch, Niederländisch, Norwegisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch und Ungarisch

Objekte erzeugen und löschen

Durch das Erzeugen von Objekten können Daten (Metadaten und Inhalte) gespeichert werden.

Objekte kopieren und verschieben

Objekte können kopiert, eingefügt, ausgeschnitten, dupliziert und entfernt werden. Im Allgemeinen ist es in Objektlisten möglich, die beschriebenen Aktionen auf mehreren Objekten gleichzeitig auszuführen.

Objekte anzeigen und bearbeiten

Fabasoft Folio Objekte stehen im Allgemeinen mehreren Benutzern zur Verfügung. Damit ein Objekt nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern verändert werden kann, wird das Objekt automatisch während der Bearbeitung gesperrt.

Die serverseitige Konvertierung von Inhalten bestimmter Formate (z. B. DOCX nach PDF bzw. PDF/A) ist über die Integration von entsprechenden Drittprodukten möglich.

Hochladen, scannen, herunterladen und synchronisieren

Dateien können in Fabasoft Folio hochgeladen bzw. heruntergeladen werden. Dazu stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

• Dateien, E-Mails, Kontakte, Termine hochladen bzw. herunterladen
• Ein Papierdokument scannen
• Zugriff über Webordner (WebDAV)
• Synchronisierung mit dem Dateisystem

Arbeiten mit Dokumenten

Dokumente in Fabasoft Folio sind Objekte, die eine Datei enthalten. Das Speichern eines Dokuments erfolgt über die Speicherfunktion des Drittprodukts. Über den Fabasoft Folio Client wird das Dokument automatisch in Fabasoft Folio hochgeladen.

Mit Objektlisten arbeiten

Ein Ordner ist ein typisches Objekt mit einer Objektliste. Objektlisten werden hauptsächlich im Inhaltsbereich dargestellt.

Darstellung von Objektlisten festlegen

Für Objektlisten stehen mehrere Ansichten zur Verfügung, um den verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden.

Eine Suche durchführen

Über eine Suche können Objekte gefunden und zum Beispiel für die weitere Bearbeitung in einem Ordner ablegt werden. Im Suchdialog werden die Suchkriterien festgelegt. Die Ergebnisliste zeigt die Objekte an, die den Suchkriterien entsprechen.

Hinweis: Die Integration von Fabasoft Mindbreeze Enterprise bzw. Mindbreeze InSpire ermöglicht die Volltextsuche in Objekten und Inhaltsobjekten.

Mit Versionen arbeiten

Versionen geben den Zustand eines Objekts zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder. Durch das Erzeugen von Versionen ist es daher möglich, im Nachhinein das Objekt auf einen vergangenen Zeitpunkt zurückzusetzen und den damaligen Zustand des Objekts anzusehen. Auf einem Objekt können mehrere Versionen vorhanden sein.

Mithilfe einer Freigabeversion kann ein expliziter Freigabestand festgelegt werden. Somit ist der Zugriff auf die aktuelle Version nur mehr für berechtigte Benutzer möglich.

Verschlagwortung anhand von Begriffen (Thesaurus)

Fabasoft Folio unterstützt eine umfangreiche Verschlagwortung von Objekten in Form von Begriffen, wodurch eine themenspezifische Suche bzw. Recherche mithilfe von Begriffen ermöglicht wird.

Vorlagen und Vorlagensammlungen

Vorlagen ermöglichen das Wiederverwenden von Inhalten und Metadaten von Objekten, die als Vorlagen definiert wurden. Als Vorlagen können fast alle Objekte, insbesondere aber Dokumente definiert werden.

Verwalten eines Ordnungssystems

Ein Ordnungssystem ist eine hierarchische Anordnung von Ablagen, die Vorgaben für neue Geschäftsobjekte definieren (d.h. Vorgaben bezüglich Nummerierung, federführender Organisationseinheit, Standardprozess und Aufbewahrungsfristen).

Benutzereinstellungen festlegen

Mithilfe der Benutzereinstellungen können Benutzer Fabasoft Folio an deren Bedürfnisse anpassen.

SAP-Archivierung

Fabasoft Folio ermöglicht das Archivieren von Inhalten aus SAP im Content-Repository des Produkts über die SAP ArchiveLink-Schnittstelle.

Zugriffsrechte

Für jedes Objekt ist festgelegt, wer welche Aktion auf dem Objekt ausführen darf. Die entsprechenden Festlegungen finden Sie beim jeweiligen Objekt auf den Registerkarten „Sicherheit“ und optional „Sicherheitsdetails“.

Im Allgemeinen werden die Zugriffsrechte bereits über den jeweiligen Kontext festgelegt.

Audit-Protokolle

Mithilfe von Audit-Protokollen ist es möglich, den Zugriff auf Eigenschaften und den Aufruf von Aktionen und Anwendungen aufzuzeichnen.

Einen Teamroom verwenden

Der Teamroom ermöglicht eine informelle Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Für die Verwaltung des Teams steht ein eigener Bereich im Teamroom zur Verfügung. Durch die einfache Zugriffsrechtestruktur können Dokumente innerhalb des Teams problemlos ausgetauscht werden.

Newsfeeds in Teamrooms verwenden

Der Newsfeed ermöglicht den informellen Austausch von Informationen unter den Teammitgliedern.

Ein Projekt verwenden

Mithilfe von Projekten kann die Projektdokumentation verwaltet werden. Im Projekt stehen Eigenschaften zur Verfügung, um die Projektorganisation abzubilden.

Einen Benutzer via Workflow beteiligen

Ein Benutzer kann via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem eine Aktivität (z. B. „Genehmigen“ oder „Zur Kenntnis“) vorgeschrieben wird, die sich somit im Arbeitsvorrat des Benutzers befindet.

Benachrichtigungen verwenden

Mithilfe von Benachrichtigungen können Benutzer automatisch über bestimme Änderungen an Objekten informiert werden.

Wiedervorlagen verwenden

Mithilfe der Wiedervorlagen-Funktionalität kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an einen Benutzer versendet werden oder ein Prozess gestartet werden.

Fabasoft Folio Portlet

Fabasoft Folio stellt ein JSR-168 kompatibles Portlet zur Verfügung, das es ermöglicht Fabasoft Folio Anwendungen in einer Homepage einzubinden. Somit ist eine Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern über das Internet möglich.

RSS-Feeds

Objekte und Ereignisse können als RSS-Feeds abonniert werden. Der Benutzer wird somit über Änderungen an diesen Objekten bzw. über Ereignisse informiert.

Eine Organisation erzeugen

Eine „Organisation“ dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Organisation. Organisationen können Kontaktpersonen zugeordnet werden.

Eine „Eigene Organisation“ erzeugen

Eine „Eigene Organisation“ dient zum Speichern der Daten einer internen Organisation. Eigenen Organisationen können Mitarbeiter zugeordnet werden.

Einen Mitarbeiter erzeugen

Ein „Mitarbeiter“ dient zum Speichern der Daten eines eigenen Mitarbeiters.

Eine Kontaktperson erzeugen

Eine „Kontaktperson“ dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Kontaktperson.

Kommunikation mit einer Person/Organisation anzeigen

Bei Personen und Organisationen kann die eingehende und ausgehende Kommunikation protokolliert werden.

Eine Adressatenliste für Massenaussendungen erstellen

Für Massenaussendungen können Adressatenlisten erstellt werden.

Dashboard

Das Kontaktmanagement-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Kontaktmanagement.

Wenn ein Benutzer zu einer Kontakte-Konfiguration hinzugefügt wird, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wird ein Benutzer wieder entfernt, wird auch das Dashboard entfernt.

Konfiguration

In der Kontakte-Konfiguration können Kontakte-Administratoren Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten festlegen und App-Benutzer verwalten.

Kontakträume

Kontakträume dienen zur strukturierten Verwaltung von Kontakten und zum Festlegen der Zugriffsrechte und Standardkategorien.

Eine Kontaktperson erzeugen

In einem Kontaktpersonen-Objekt werden die Metadaten einer Kontaktperson verwaltet.

Eine Organisation erzeugen

In einem Organisations-Objekt werden die Metadaten einer Organisation verwaltet.

Duplikatsabgleich

Beim Erzeugen bzw. Ändern von Kontakten wird überprüft, ob bereits ein entsprechender Kontakt vorhanden ist. Der Duplikatsabgleich wird nur mit Kontakten durchgeführt, auf die der Benutzer, der die Aktion durchführt, Zugriff hat. Wenn ein Duplikat gefunden wurde, kann in einem Dialog die Bereinigung bzw. Zusammenführung der Kontakte durchgeführt werden.

Zuordnung von Kontakten ändern

Kontakte können einem anderen Kontaktraum zugeordnet werden.

Adressatenlisten verwenden

Adresslisten können in einem Kontaktraum (Rechtekontext) erzeugt werden. Die Kontakte in Adresslisten können jedoch von verschiedenen Kontakträumen zusammengesammelt werden.

Kontakte importieren und exportieren

Der Import und Export von Kontakten ist in Adresslisten möglich. Kontakte können mithilfe einer CSV- bzw. XLSX-Datei importiert und aktualisiert werden bzw. als CSV-Datei exportiert werden.

Kontakte löschen

Um einen Kontakt zu löschen (in den Papierkorb zu legen) sind Änderungsrechte notwendig. Sind Eigenschaftswerte des Kontakts einem anderen Kontaktraum zugeordnet, werden auch in diesem Änderungsrechte benötigt.

Adressbücher verwenden

Der Zugriff auf Kontakte ist auch über Drittprodukte wie „Apple Kontakte“ möglich, die den CardDAV-Standard unterstützen.

Serien-E-Mails

Über eine Serien-E-Mail können personalisierte E-Mails an definierte Empfänger aus dem Kontaktmanagement gesendet werden.

Aktivitäten und Teilnehmer

Fabasoft Folio stellt vordefinierte Aktivitäten und Teilnehmer zur Verfügung:

Bei Aktivitäten wie zum Beispiel „Genehmigen“ wird das Objekt zur Nachvollziehbarkeit mit einer Unterschrift versehen.

Einen Ad-hoc-Prozess ausführen

Bei einem Ad-hoc-Prozess kann der Benutzer den Ablauf selbst festlegen. Somit kann flexibel auf Situationen reagiert werden, für die kein vordefinierter Prozess zur Verfügung steht.

Einen vordefinierten Prozess ausführen

Immer wiederkehrende Abläufe können mit vordefinierten Prozessen effizient abgebildet werden.

Eskalationen

Für Aktivitäten können Eskalationsregeln festgelegt sein. Zum Beispiel kann eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden, wenn der Termin für den Beginn bzw. für die Erledigung überschritten wurde.

Arbeitsvorrat

Ein zentrales Element des Workflows ist der „Arbeitsvorrat“, der in Form einer „Zu tun“-Liste die zu erledigenden Aktivitäten übersichtlich auflistet. Anhand von Prozessen wird definiert, wer wann welche Aktivität in den Arbeitsvorrat bekommt.

Genehmigungsprozesse

Genehmigungsprozesse umfassen jene Prozessdefinitionen und Aktivitätsdefinitionen, die von Fabasoft Folio standardmäßig mitgeliefert werden.

Geschäftsprozesse mit BPMN 2.0

Durch die Unterstützung von BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) können Sie Geschäftsprozesse modellieren und von den Vorteilen einer plattformunabhängigen Notation profitieren. Die erstellten Prozessdiagramme können mithilfe der Fabasoft Folio Workflow-Engine direkt ausgeführt werden

Prozessablage

Die Prozessablage bietet die Möglichkeit Prozesse strukturiert abzulegen und mit Dokumenten, Teilnehmern und Leistungen zu verknüpfen. Die Prozesse können aus unterschiedlichen Gesichtspunkten betrachtet und analysiert werden.

Stellvertretung

Ein Benutzer kann in einer bestimmten Rolle und optional auch persönlich durch einen anderen Benutzer vertreten werden. Der Stellvertreter erhält die Zugriffsrechte der Rolle des Vertretenen.

Behandeln von Geschäftsobjekten im Allgemeinen

Zu Geschäftsobjekten zählen Akten, Geschäftsfälle, Unterlagen (Eingänge/Ausgänge) und Inhalte.

Fabasoft Folio unterscheidet zwischen verbindlichen und unverbindlichen Geschäftsobjekten. Verbindlich sind Geschäftsobjekte mit Außenwirkung und Geschäftsobjekte deren Inhalt von einem Mitarbeiter abgezeichnet wurde.

Geschäftsobjekte können verschiedene Status („In Bearbeitung“, „Storniert“, „Suspendiert“ und „Abgeschlossen“) einnehmen. Jeder Status ist mit bestimmten Berechtigungen verbunden.

Behandeln von Eingängen

Beim Erfassen eines Inhalts zu einem Eingang können Metadaten definiert und Adressaten zugeordnet werden, die für etwaige Ausgangsschreiben herangezogen werden. Bei Eingängen, die nicht oder nur teilweise eingescannt werden, müssen nur die Metadaten des Eingangs und der Standort des physischen Inhalts erfasst werden.

Beim Registrieren wird ein Eingang einem Geschäftsfall oder einer Akte zugeordnet und gegebenenfalls via Workflow einer zuständigen Stelle zugeteilt.

Behandeln von Ausgängen

Der Inhalt eines Ausgangs kann an die im Ausgang definierten Adressaten versendet werden.

Behandeln von Geschäftsfällen

Ein Geschäftsfall beinhaltet Unterlagen (Eingänge und Ausgänge) mit einem begrenzten Zeithorizont (z. B. ein Projekt oder eine Kampagne). Ein Geschäftsfall ist somit eine Mappe von Unterlagen mit gleichem Kontext.

Behandeln von Akten

Eine Akte enthält Geschäftsfälle und Unterlagen (Eingänge und Ausgänge) mit langem Zeithorizont. Eine Akte ist somit eine Mappe von Unterlagen und Geschäftsfällen mit gleichem Kontext.

Eingangsrechnung und Lieferschein

Eingangsrechnungen und Lieferscheine können in Geschäftsobjekten abgelegt werden.

Vertrag

Ein Vertrag speichert Dokumente und Metadaten.

Aufbewahrungspflicht

Eine Aufbewahrungspflicht kann für alle Objekte, die beispielsweise im Zuge eines Gerichtsverfahrens aufbewahrt werden müssen, definiert werden.

Objekte, die als aufbewahrungspflichtig definiert sind, können erst gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungspflicht abgelaufen bzw. entfernt wurde.

Inhalte archivieren

Alle Inhalte des Objekts werden archiviert.

Inhalte und Versionen archivieren

Alle Inhalte und Versionen des Objekts werden archiviert.

Ein Objekt vollständig archivieren

Beim vollständigen Archivieren werden Metadaten, Inhalte und Versionen archiviert.

Eine Version archivieren

Eine Version des Objekts wird archiviert.

Eine Versionskopie archivieren

Eine Version des Objekts wird als Kopie archiviert.

Ein Objekt aus dem Archiv laden

Ermöglicht den Zugriff auf ein archiviertes Objekt.

Ein archiviertes Objekt entladen

Entlädt ein aus dem Archiv geladenes Objekt.

Ein archiviertes Objekt wiederherstellen

Die Archivkennung wird aufgehoben. Das Objekt kann wieder bearbeitet und über die Suche gesucht werden.

Ein Objekt im Archiv suchen

Um nach Objekten im Archiv zu suchen, kann die Standardsuche verwendet werden.

Dashboard

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard ist der zentrale Zugangspunkt zum Customizing.

Wenn ein Benutzer zu einer Customizing-Konfiguration hinzugefügt wird, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wird ein Benutzer wieder entfernt, wird auch das Dashboard entfernt.

Konfiguration

In der Customizing-Konfiguration können App-Administratoren Vorlagensammlungen, Textbausteinsammlungen, Formular- und Kategoriensammlungen, Prozesssammlungen, Voreinstellungssammlungen, allgemeine Einstellungen und App-Benutzer verwalten.

Vorlagensammlungen

Vorlagensammlungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Vorlagen definieren

Fast alle Objekte können als Vorlagen dienen. Zusätzlich können in Vorlagen Einstellungen getroffen werden, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

In Word-Vorlagen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden, die beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt werden.

Vorlagen verwenden

Im Erzeugen-Dialog werden die Vorlagen entsprechend der Gruppierung durch die Vorlagenkategorien angezeigt. Vorlagen ohne Vorlagenkategorie werden unter „Sonstige“ angezeigt. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

Textbausteinsammlungen

Textbausteinsammlungen dienen zur Verwaltung von Textbausteinen und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Mit Textbausteinen können vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumenten eingefügt werden.

Textbausteine definieren

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

• Statischer Textbaustein (Text)
  Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
• Statischer Textbaustein (Word)
  Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument.

Textbausteine verwenden

In Microsoft Word steht eine eigene Registerkarte zur Verfügung, die das Einfügen von Textbausteinen ermöglicht.

Formular- und Kategoriesammlungen

Formular- und Kategoriesammlungen dienen zur Verwaltung von benutzerdefinierten Formularen und Kategorien und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Formulare und Kategorien definieren und verwenden

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können Objekten Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten hinzugefügt werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Prozesssammlungen

Prozesssammlungen dienen zur Verwaltung von Ad-hoc-Prozessvorlagen und BPMN-Prozessdiagrammen und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Prozesse definieren

Es gibt zwei Arten von Prozessvorlagen:

• Ad-hoc-Prozessvorlage
• BPMN-Prozessdiagramm

Prozesse verwenden

Die definierten Prozesse werden bei der Verwendung von Prozessen zur Auswahl angeboten (z. B. „Extras“ > „Neuen Prozess starten“).

Voreinstellungssammlungen

Voreinstellungssammlungen dienen zur Verwaltung von Voreinstellungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte.

Voreinstellungen definieren

Es gibt zwei Arten von Voreinstellungen:

• Ansichtseinstellungen
• Suchmuster

Voreinstellungen verwenden

Die Ansichtseinstellungen können Sie in Listen anwenden.

Suchmuster können bei einer Suche ausgewählt werden (z. B. in einem Suchordner).

Persönliche Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen in den Bereichen „Persönliche Vorlagen“, „Persönliche Prozesse“ und „Persönliche Voreinstellungen“ definieren.