Beziehungsmanagement
2017 R1 Update Rollup 1

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Fabasoft Folio unterstützt das Verwalten von Kunden und der Beziehungen zu diesen inklusive individueller oder kampagnengesteuerter Korrespondenz.

Folgende Objekttypen, die alle Kontakte darstellen, stehen in diesem Zusammenhang zur Verfügung:

Für Personen

  • Kontaktperson
    Dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Kontaktperson.
  • Mitarbeiter
    Dient zum Speichern der Daten eines eigenen Mitarbeiters.

Für Organisationen

  • Organisation
    Dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Organisation.
  • Eigene Organisation
    Dient zum Speichern der Daten einer eigenen Organisation und stellt eine Unterkategorie der Organisation dar. Eine Suche nach Organisationen liefert also auch Eigene Organisationen.

Einer Organisation können mehrere Personen zugeordnet werden, eine Person kann aber nicht mehr als einer Organisation zugeordnet werden.

Hinweis: Um sowohl nach Personen als auch Organisationen zu suchen, suchen Sie nach „Kontakt“.

Eine Organisation erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Organisation bildet eine juristische Person ab. Dieser können Kontaktpersonen zugeordnet werden, die in dieser Organisation tätig sind. Weiters werden bei einer Organisation die zugehörigen Geschäftsobjekte abgelegt, sowie die direkte Korrespondenz mit der juristischen Person aufgelistet. Die gesamte Korrespondenz mit einer Organisation - d.h. sowohl die direkt mit der Organisation geführte als auch die indirekt über Kontaktpersonen geführte - scheint im Journal auf.

Um eine Organisation zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Organisation“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Wenn bereits eine Vorlage erzeugt wurde, können Sie alternativ dazu eine Vorlage auswählen.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Organisation (z. B. Name und Adresse) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Eine Eigene Organisation erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine eigene Organisation wird (im Gegensatz zu Organisationen, die externe Partner repräsentieren) durch die eine Eigene Organisation abgebildet. Einer Eigenen Organisation können Mitarbeiter zugeordnet werden. Eigene Organisationen stellen eine Unterkategorie von Organisationen dar.

Um eine Eigene Organisation zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Eigene Organisation“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Wenn bereits eine Vorlage erzeugt wurde, können Sie alternativ dazu eine Vorlage auswählen.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Organisation (z. B. Name und Adresse) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Eine Person in einer Rolle erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Personen können in den Rollen Kontaktperson einer Organisation oder Mitarbeiter einer eigenen Organisation erfasst werden. Zu Personen können Namens- und Adressinformationen inklusive E-Mail-Adressen sowie Telefonnummern erfasst werden. Jede Person verfügt über eine Liste von der Person direkt zugeordneten Geschäftsobjekten, eine Liste der Korrespondenz (Kommunikation) und ein Journal. In der Regel ist die Hauptadresse der Person die erste der angegebenen Adressen. Wurde jedoch die Option gewählt, die Adresse der Organisation als Hauptadresse zu übernehmen, ist diese die Hauptadresse.

Einen Mitarbeiter erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Mitarbeiter kann in einer Eigenen Organisation im Feld Mitarbeiter oder am Schreibtisch erzeugt werden.

Um einen Mitarbeiter zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Mitarbeiter“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten (z. B. Name und Adresse) des Mitarbeiters und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Eine Kontaktperson erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Kontaktperson kann entweder in einer Organisation im Feld Kontaktpersonen oder am Schreibtisch erzeugt werden.

Um eine Kontaktperson zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Kontaktperson“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Kontaktperson und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Im Feld Mitarbeiter einer eigenen Organisation sind keine Kontaktpersonen erlaubt.

Kommunikation mit Person/Organisation anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Personen und Organisationen verfügen über ein Feld Kommunikation, in der die eingehende und ausgehende Kommunikation dieser Person/Organisation protokolliert wird.

  • Eingänge
    Alle Eingänge, bei denen die Person oder Organisation als Adressat angegeben ist, werden im Feld Kommunikation angezeigt.
  • Ausgänge
    Bei Ausgängen der Abfertigungsart „E-Mail-Versand (interaktiv)“ wird nach dem Generieren der Reinschriften der personalisierte Ausgang eingetragen (bei Unzustellbarkeit ändert sich das Symbol der Reinschrift).
    Bei Ausgängen der Abfertigungsart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ wird beim Bestätigen des Versands bzw. Drucks der Ausgang eingetragen (bei Unzustellbarkeit scheint der Ausgang nicht mehr auf).

Um die Kommunikation mit einer Person/Organisation anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Person/Organisation durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Journal“.

Im Feld Kommunikation werden alle Geschäftsobjekte angezeigt, die von dieser Person/Organisation eingegangen sind bzw. an diese versendet worden sind.

Journal

Personen und Organisationen verfügen auch über eine Zeitachse, auf der die unter Kommunikation eingetragenen Objekte angezeigt werden.

Eine Adressatenliste für Massenaussendungen erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Massenaussendungen können Adressatenlisten erstellt werden. Zum Erzeugen einer Adressatenliste werden Mengen von Kontakten herangezogen, die nach einzelnen Ländern gefiltert werden können.

Die so ermittelten Kontakte können mehrere Adressen besitzen, deshalb kann in einer Adressatenliste ein Thema (d.h. ein Begriff) angegeben werden, das ihren Zweck angibt (z. B. TechEd-Einladung). In diesem Fall wird jene Adresse eines Kontakts verwendet, die diesen oder einen übergeordneten Begriff eingetragen hat. Wird zu dem Begriff keine Adresse gefunden, so wird die Hauptadresse des Kontakts herangezogen.

Um eine Adressatenliste für Massenaussendungen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Adressatenliste“ aus, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü der Adressatenliste durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  4. Bearbeiten Sie die Metadaten (z. B. Thema, Land, Adressaten) der Adressatenliste.
    Geben Sie im Feld Adressaten einzelne Adressaten, Suchordner, Selektionsergebnisse oder wiederum Adressatenlisten an.
    Geben Sie im Feld Land ein Land an, um die Adressatenliste auf Adressaten eines bestimmten Landes (geprüft auf das Land des Adressaten) einzuschränken.
    Wählen Sie in der Dropdownliste Thema einen Begriff aus, um bei Adressaten für die mehrere Adressen erfasst wurden die Adresse zuzuordnen, die bei Verwendung dieser Adressatenliste für den Versand verwendet werden soll.
    Geben Sie im Feld Ausnahmen einzelne Adressaten, Suchordner, Selektionsergebnisse oder wiederum Adressatenlisten an, die in der Adressaten enthalten sind und vom Versand ausgenommen werden sollen.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Auflösen einer Adressatenliste

Damit die Adressatenliste für Aussendungen verwendet werden kann, muss sie zuerst aufgelöst werden. Dazu steht der Kontextmenübefehl „Auflösen“ zur Verfügung.

Beim Auflösen werden die einzelnen Adressen ermittelt und in Form einer CSV-Datei bei der Adressatenliste hinterlegt. Diese CSV-Datei wird auf der Registerkarte „Ergebnis“ abgelegt. Wird nach dem Auflösen der Adressatenliste der Kontextmenübefehl „Öffnen“ ausgeführt, so werden die Daten der CSV-Datei im zugeordneten Drittprodukt geöffnet. Wenn die Adressatenliste etwa als Zielgruppe in einer Massenaussendung verwendet wird, wird die beim Auflösen erzeugte CSV-Datei für den Versand verwendet.

Zusätzlich wird nach dem Auflösen der Adressatenliste auf der Registerkarte „Ergebnis“ im Feld Anzahl die Anzahl der ermittelten Adressen und im Feld Adressaten (Vorschau, max. 100 Zeilen) eine Vorschau zur Verfügung gestellt.

Hinweis: Im Feld Adressaten (Vorschau, max. 100 Zeilen) wird nur eine beschränkte Anzahl an Adressaten angezeigt.