2017 R1 Update Rollup 1

Einstellungen in der Workflow-KonfigurationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Registerkarte „Arbeitsvorrat“Permanenter Link zu dieser Überschrift

Anzahl der beendeten Aktivitäten, die im Arbeitsvorrat angezeigt werdenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Arbeitsvorrat eines Benutzers wird automatisch eine bestimmte Anzahl von zuletzt beendeten Aktivitäten in der Objektliste Zuletzt beendet (COOWF@1.1:worklistlastitems) eingetragen. Damit ist es für den Benutzer einfacher, unmittelbar nach dem Beenden und Weiterleiten der Aktivität noch einmal auf die Aktivität zuzugreifen. In der Objektliste werden alle Aktivitäten abgelegt, die der Eigentümer des Arbeitsvorrats zuletzt weitergeleitet, zugeteilt, abgelehnt oder vorgeschrieben hat. Die maximale Anzahl der Aktivitäten, die in dieser Objektliste abgelegt werden, kann mithilfe der Eigenschaft Anzahl der beendeten Aktivitäten, die im Arbeitsvorrat angezeigt werden (COOWF@1.1:domainnrlastactivities) konfiguriert werden. Die Standardeinstellung ist 25.

Hinweis: Übersteigt die Anzahl der beendeten Aktivitäten die Anzahl der in der Objektliste (Zuletzt beendet) anzuzeigenden Aktivitäten, so wird die jeweils älteste Aktivität der Liste nicht mehr angezeigt. Aktivitäten die aus diesem Grund nicht mehr in der Objektliste erfasst sind, werden auch nach Erhöhung der Anzahl der in dieser Liste angezeigten Aktivitäten nicht wieder angezeigt.

Anzahl der Objekte des Prozesses, die in der Nachverfolgung angezeigt  werdenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Arbeitsvorrat des Benutzers werden automatisch beim Beenden einer Aktivität die Objekte des Prozesses in der Objektliste Nachverfolgung (COOWF@1.1:worklisttracking) eingetragen. Damit kann der Benutzer einfach nach dem Erledigen einer Aktivität auf das Objekt des Prozesses und in weiterer Folge auf den Prozess zugreifen. Die maximale Anzahl der Objekte, die in dieser Objektliste abgelegt werden, kann mithilfe der Eigenschaft Anzahl der Objekte des Prozesses, die in der Nachverfolgung angezeigt werden (COOWF@1.1:domainnrtracking) konfiguriert werden. Die Standardeinstellung ist 100.

Hinweis: Übersteigt die Anzahl der Objekte die Anzahl der in der Objektliste (Nachverfolgung) anzuzeigenden Objekte, so werden die jeweils ältesten Objekte aus der Liste entfernt. Objekte die aus diesem Grund nicht mehr in der Objektliste erfasst sind, werden auch nach Erhöhung der Anzahl der in dieser Liste angezeigten Objekte nicht wieder angezeigt.

Aktivitäten markieren, die nach Frist vorgelegt werdenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Aktivitäten, die einen „Termin für Vorlage“ definiert haben, speziell zu kennzeichnen, kann die Eigenschaft Aktivitäten markieren, die nach Frist vorgelegt werden (COOWF@1.1:domainprefixsubmission) auf „Ja“ gesetzt werden. In diesem Fall wird den Objektnamen der entsprechenden Aktivitäten, sobald ihre Frist abgelaufen ist und diese zur Vorlage gelangen, das Präfix „Termin: “ vorangestellt.

Dieser spezielle Objektname bleibt bis zum nächsten Statusübergang (Arbeitsschritt ausführen, Beginnen, Zuteilen usw.) erhalten.

Suspendiert/auf Frist liegende Aktivitäten innerhalb dieser Zeitspanne anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Auf Frist liegende Aktivitäten werden im Arbeitsvorrat auf der entsprechenden Registerkarte angezeigt. Mithilfe der Eigenschaft Suspendierte/auf Frist liegende Aktivität innerhalb dieser Zeitspanne anzeigen (COOWF@1.1:domaindispsubmissionafter) kann festgelegt werden, welche auf Frist liegenden Aktivitäten angezeigt werden. Wird in den zugehörigen Feldern (t/h/min/sek) ein Wert eingetragen, so werden Aktivitäten auf Frist erst innerhalb dieser Zeitspanne vor Eintreten der Frist wieder im Arbeitsvorrat angezeigt.

Registerkarte „Vorschreibung“Permanenter Link zu dieser Überschrift

VorschreibungsregelnPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Dropdownliste Vorschreibungsregeln (COOWF@1.1:domainprescriptionrules) können die zu verwendenden Vorschreibungsregeln hinterlegt werden. In einem Objekt der Objektklasse Vorschreibungsregeln (COOWF@1.1:PrescriptionRules) stehen folgende Felder zur Verfügung, um eine Vorschreibungsregel zu definieren:

  • Typ der Aktivität
    Ein beliebiger Wert des Aufzählungstyps COOWF@1.1:ActivityType.
  • Aktivitäten ohne Typ zulassen
    Legt fest, ob nur Aktivitäten mit einem definierten Typ erlaubt sind, oder ob diesbezüglich keine Einschränkung getroffen werden soll.
  • Zulässige Typen von Aktivitäten
    Liste der erlaubten nachfolgenden Aktivitätstypen.
  • Nicht zulässige Typen von Aktivitäten
    Liste der nicht erlaubten nachfolgenden Aktivitätstypen.
  • Muss Folgeaktivität haben
    Legt fest, ob Aktivitäten mit dem definierten Typ eine nachfolgende Aktivität haben müssen, oder ob sie als letzte Aktivität in einem Prozess verwendet werden dürfen.

Hinweis: Sind Vorschreibungsregeln in der aktuellen Domäne eingehängt, ist bei einer Vorschreibung keine Suche nach Aktivitäten möglich. Es kann nur eine Aktivität aus der Liste der erlaubten Aktivitäten ausgewählt werden.

Darstellung des VorschreibungseditorsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Eigenschaft Darstellung des Vorschreibungseditors (COOWF@1.1:domainprescrmode) kann festgelegt werden, welche Darstellung des Vorschreibungseditors verwendet wird. Folgende Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

  • Einfach
  • Erweitert
  • Einfach und Erweitert

Ist der Modus Einfach und Erweitert eingeschaltet, so kann zwischen den beiden Modi umgeschaltet werden. In diesem Fall wird die Einstellung aus der Arbeitsumgebung, welcher Editor bevorzugt werden soll, verwendet.

Standardmäßig parallele VorschreibungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Eigenschaft Standardmäßig parallele Vorschreibungen (COOWF@1.1:domainprescrparallel) kann festgelegt werden, ob die Standardeinstellung im erweiterten Modus des Vorschreibungsdialogs „parallel” ist. Werden zusätzliche Vorschreibungsblöcke eingefügt, so gilt der Standardwert der Eigenschaft Parallel (COOWF@1.1:wfsprescrparallel).

Keine Verteilerlisten bei Vorschreibungen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Eigenschaft Keine Verteilerlisten bei Vorschreibungen verwenden (COOWF@1.1:domaindisablepartdefs) kann festgelegt werden, ob Verteilerlisten bei Vorschreibungen im erweiterten Vorschreibungsdialog ausgewählt werden können. Ist diese Einstellung „Nein“, so funktioniert die Vorschreibung wie bisher. Wurde der Eintrag „Ja“ gewählt, so wird die Dropdownliste Verteilerliste (COOWF@1.1:wfspartdefinition) ausgeblendet.

Betroffene Objekte bei Vorschreibungen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Vorschreiben kann eine zusätzliche Objektliste angezeigt werden, in der referenzierte Objekte aus den Objektlisten des Objekts des Prozesses zur Auswahl stehen. Der Benutzer kann hier ein oder mehrere Objekte auswählen. Diese Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn Betroffene Objekte bei Vorschreibungen verwenden (COOWF@1.1:domainenableprescrobjects) auf „Ja“ gesetzt wird.

In diesem Fall wird im Vorschreibungsdialog eine zusätzliche Objektliste Von Vorschreibung betroffene Objekte auswählen angezeigt. In dieser Objektliste kann nun beispielsweise unter den vom Prozess betroffenen Objekten ausgewählt werden. Die ausgewählten Objekte werden in die Liste der Von Vorschreibung betroffenen Objekte eingetragen. Damit werden die Arbeitsschritte nach wie vor auf das Objekt des Prozesses ausgeführt.

Hinweis: Die zur Auswahl stehenden Objekte werden über die Aktion Bestimmt die für ein Objekt verwendbaren betroffenen Objekte in einem Prozess (COOWF@1.1:GetUsableObjectsConcerned) ermittelt, die wiederum die Aktion Bestimmt die von einem Objekt betroffenen Objekte (COOWF@1.1:GetModifyPropagation) auf jedes Objekt des Prozesses aufruft.

Beim Zuteilen keine Termine abfragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig können beim Zuteilen Termine (zur Vorlage, für Beginn, für Erledigung) sowie eine Bemerkung eingegeben werden. Wird die Eigenschaft Beim Zuteilen keine Termine abfragen (COOWF@1.1:domainnodelegatedeadline) auf „Ja“ gesetzt, werden diese Eingabefelder aus dem „Zuteilen“-Dialogfenster entfernt, sodass nur mehr der Prozessverantwortliche bzw. der Betroffene Teilnehmer festgelegt werden können.

Hinweis: In der Arbeitsumgebung eines Benutzers kann eingestellt werden, ob ein Termin in Form von Arbeitstagen oder in Form eines Datums eingegeben werden kann.

Zuteilen darf nur vom Prozessverantwortlichen verwendet werdenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Da standardmäßig beim „Zuteilen“ unter anderem auch der Prozessverantwortliche des gesamten Prozesses geändert wird, ist es sinnvoll, den Menüpunkt „Zuteilen“ nur dem Prozessverantwortlichen bzw. den Prozessadministratoren (siehe Kapitel „Prozessadministratoren“) zur Verfügung zu stellen. Um das zu ermöglichen, kann die Eigenschaft Zuteilen darf nur vom Prozessverantwortlichen verwendet werden (COOWF@1.1:domaindelegateresponly) auf „Ja“ gesetzt werden.

Beim Zuteilen Prozessverantwortlichen nicht ändern bzw. Beim Zuteilen Eigentümer nicht ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Grundsätzlich werden durch „Zuteilen“ folgende drei Schritte ausgeführt:

  1. Eine neue Aktivität, die gleich der aktuellen Aktivität ist (die zugeteilt werden soll), wird eingefügt. Diese neue Aktivität enthält den beim Zuteilen ausgewählten „Prozessverantwortlichen“.
  2. Der beim Zuteilen ausgewählte Prozessverantwortliche wird gleichzeitig der neue Prozessverantwortliche (Eigenschaft COOWF@1.1:procinstresponsible) des Prozesses.
  3. Die Objekte des Prozesses erhalten als Eigentümer (COOSYSTEM@1.1:objowner) bzw. Gruppe (COOSYSTEM@1.1:objowngroup) den beim Zuteilen ausgewählten Benutzer bzw. die ausgewählte Gruppe.

Soll der Prozessverantwortliche durch das Zuteilen nicht verändert werden (d.h. der zweite Schritt soll nicht ausgeführt werden) kann die Eigenschaft Beim Zuteilen Prozessverantwortlichen nicht ändern (COOWF@1.1:domainnodelegateresp) auf „Ja“ gesetzt werden. In diesem Fall ändert sich auch die Beschriftung im „Zuteilen“-Fomular: Anstelle von Prozessverantwortlicher wird im Dialogfenster Betroffener Teilnehmer angezeigt.

Sollen der Eigentümer bzw. die Gruppe der Objekte des Prozesses beim Zuteilen nicht verändert werden (d.h. der dritte Schritt soll nicht ausgeführt werden), kann die Eigenschaft Beim Zuteilen Eigentümer nicht ändern (COOWF@1.1:domainnodelegateowner) auf „Ja“ gesetzt werden.

Hinweis: Ist die Eigenschaft Beim Zuteilen Prozessverantwortlichen nicht ändern (COOWF@1.1:domainnodelegateresp) auf „Ja“ gesetzt, so wird auch implizit die Eigenschaft Beim Zuteilen Eigentümer nicht ändern (COOWF@1.1:domainnodelegateowner) mit dem Wert „Ja“ verwendet, selbst wenn diese Eigenschaft den Wert „Undefiniert“ besitzt.

Eigenschaft für die Regeln für weiterführende Änderungen des Eigentümers beim ZuteilenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei komplexeren Propagierungsdefinitionen mittels Weiterführende Änderungen von Eigenschaften in Objektklassen kann im Rahmen des Zuteilens die „auslösende“ Eigenschaft beim Ändern des Eigentümers angepasst werden. Standardmäßig wird die Objektliste Im Workflow beteiligte Benutzer (COOWF@1.1:workflowusers) zum Berechnen der Propagierung für das Ändern des Eigentümers beim Zuteilen verwendet. Durch Eintragen einer anderen beim Zuteilen geänderten Eigenschaft, etwa Eigentümer (COOSYSTEM@1.1:objowner), in Eigenschaft für die Regeln für weiterführende Änderungen des Eigentümers beim Zuteilen (COOWF@1.1:domaindelegatepropattr) können für diese Propagierung eigene Regeln in Weiterführende Änderungen von Eigenschaften festgelegt werden.

Hinweis: Diese Einstellung bleibt, falls Beim Zuteilen Eigentümer nicht ändern auf „Ja“ gesetzt wird, standardmäßig ohne Funktion.

Registerkarte „Prozesse“Permanenter Link zu dieser Überschrift

Keine Änderung von laufenden Prozessen im GUIPermanenter Link zu dieser Überschrift

Besitzt ein Benutzer das Recht „Workflow ändern“, so kann er den aktuellen Prozess direkt im Prozesseditor ändern. Um dies zu verhindern, kann die Eigenschaft Keine Änderung von laufenden Prozessen im GUI (COOWF@1.1:domaindisableguichange) auf „Ja“ gesetzt werden.

Prozesse werden nicht automatisch begonnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sobald eine neue Prozessinstanz erzeugt wird, wird dieser Prozess in allen Fällen (beim Erzeugen des Prozesses im Prozesseditor, durch Ausführen des Menübefehls „Prozess initialisieren“, beim Vorschreiben eines Objekts, beim automatischen Erzeugen eines Prozesses beim Erzeugen eines Objekts und beim Kopieren von Prozessen) automatisch begonnen. Um diesen automatischen Beginn zu unterbinden, kann die Eigenschaft Prozesse werden nicht automatisch begonnen (COOWF@1.1:domainnoprocautostart) auf „Ja“ gesetzt werden. In diesem Fall kann ein Prozess mithilfe des Menübefehls „Prozess beginnen“ oder durch Aufruf der zugrunde liegenden Aktion COOWF@1.1:StartWorkFlowProcess manuell gestartet werden.

Hinweis: Diese globale Einstellung kann in der Prozessdefinition (Eigenschaft Prozessinstanzen werden nicht automatisch begonnen (COOWF@1.1:procdefnostart)) überschrieben werden.

Prozesse werden nicht automatisch erledigtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird die letzte Aktivität eines Prozesses beendet, so wird grundsätzlich auch der Status der zugehörigen Prozessinstanz auf „Erledigt“ gesetzt. Im Kontextmenü der letzten Aktivität wird in diesem Fall anstelle des Menüeintrags „Weiterleiten“ der Menüeintrag „Prozess erledigen“ angezeigt. Um dieses automatische Erledigen des Prozesses zu unterbinden, kann die Eigenschaft Prozesse werden nicht automatisch erledigt (COOWF@1.1:domainnoprocautocomplete) auf „Ja“ gesetzt werden. In diesem Fall wird beim Beenden der letzten Aktivität der Status der zugehörigen Prozessinstanz nicht auf „Erledigt“ gesetzt. Es kann jederzeit eine weitere Aktivität an das Ende des Prozesses angefügt werden und – falls nötig – kann der Prozess mithilfe des Menübefehls „Prozess beginnen“ oder durch Aufruf der zugrunde liegenden Aktion COOWF@1.1:StartWorkFlowProcess wieder aufgenommen werden.

Hinweis: Diese globale Einstellung kann in der Prozessdefinition (Eigenschaft Prozessinstanzen werden nicht automatisch erledigt (COOWF@1.1:procdefnocomplete)) überschrieben werden.

Prozesse dürfen vorzeitig abgebrochen werdenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig haben nur der Prozessverantwortliche und die Prozessadministratoren (siehe Kapitel „Prozessadministratoren“) das Recht einen Prozess abzubrechen, indem sie den Status der Prozessinstanz auf „Abgebrochen“ setzen. Wird jedoch die Eigenschaft Prozesse dürfen vorzeitig abgebrochen werden (COOWF@1.1:domainallowprocterm) auf „Ja“ gesetzt, kann dies auch von jedem anderen Benutzer (der über ausreichende Bearbeitungsrechte verfügt) durchgeführt werden.

Hinweis: Ein abgebrochener Prozess kann unabhängig von dieser Einstellung nur vom Prozessverantwortlichen wieder auf „In Ablauf“ gesetzt werden.

Prozessverantwortlicher darf geändert werdenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig ist der Prozessverantwortliche eines Prozesses nur durch den Prozessverantwortlichen selbst oder einen Prozessadministrator änderbar. Durch Setzen der Eigenschaft Prozessverantwortlicher darf geändert werden (COOWF@1.1:domainprocrespchangeble) auf „Ja“ wird diese Einschränkung aufgehoben und jeder Benutzer, der grundsätzlich das Recht „Workflow ändern“ auf das zugehörige Objekt des Prozesses besitzt, hat die Möglichkeit, die Eigenschaft Prozessverantwortlicher zu bearbeiten.

Version der Prozesse auch bei automatischen Versionen eines Objekts sichernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird von einem Objekt mit einem Prozess (beispielsweise durch Anbringen einer Unterschrift) eine automatische Version erzeugt, wird grundsätzlich vom Prozess selbst keine Version erzeugt. Nur wenn eine explizite Version des Objekts erzeugt wird, wird auch gleichzeitig der Prozess versioniert. Um Versionen von Prozessen auch bei automatischen Versionen des Objekts zu generieren, kann die Eigenschaft Version der Prozesse auch bei automatischen Versionen eines Objekts sichern (COOWF@1.1:domainautoprocessversion) auf „Ja“ gesetzt werden.

Erlaubte Klassen von Elementen in ProzessinstanzenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch die Objektliste Erlaubte Klassen von Elementen in Prozessinstanzen (COOWF@1.1:domainallowedelements) kann das Menü im Prozesseditor beeinflusst werden. Es kann festgelegt werden, welche Prozesselemente (Aktivitäten, Subprozesse, Bedingungen, Verzweigungen, Warteaktionen) in einen laufenden Prozess eingefügt werden können. Bleibt die Objektliste leer, ist alles erlaubt und das Standard-Menü wird verwendet.

Hinweis: Allgemein kann das Menü im Prozesseditor durch die Aktion Überprüfen der erlaubten Klassen von Elementen für den Prozess (COOWF@1.1:CheckAllowedElements) beeinflusst werden. Diese Aktion wird auf die aktuelle Prozessinstanz aufgerufen und bekommt eine Liste von Objektklassen als Übergangsparameter übergeben. Entsprechend dem, was nach diesem Aufruf noch in der Liste enthalten ist, sind die entsprechenden Menüeinträge aktiv oder nicht.

Affinität der Objekte in ProzessinstanzenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Dropdownliste Affinität der Objekte in Prozessinstanzen (COOWF@1.1:domainworkflowaffinity) kann festgelegt werden, wo zu einem Objekt gehörige Prozessinstanzen gespeichert werden.

Mögliche Werte:

  • OA_NONE (Keine)
    Der Ort zur Speicherung der Prozessinstanz wird durch die Objektklasse Prozessinstanz und nicht durch das Objekt des Prozesses festgelegt. Dies entspricht dem Standardverhalten.
  • OA_DOMAIN (Gleiche Domäne)
    Es ist Bedingung, dass die Prozessinstanz in der gleichen Fabasoft Folio Domäne wie das Objekt des Prozesses gespeichert wird.
  • OA_STORE (Gleicher COO-Store)
    Die Prozessinstanz wird im gleichen Fabasoft Folio COO-Store wie das Objekt des Prozesses gespeichert.

Registerkarte „Aktivitäten“Permanenter Link zu dieser Überschrift

Keine Frage stellen, ob Aktivität begonnen werden sollPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird eine noch nicht begonnene Aktivität über den Befehl „Eigenschaften“ oder im Fabasoft Folio Webclient in der Schnellansicht geöffnet, wird gefragt, ob diese Aktivität begonnen werden soll. Um diese Frage zu vermeiden, kann die Eigenschaft Keine Frage stellen, ob Aktivität begonnen werden soll (COOWF@1.1:domainnostartquestion) auf „Ja“ gesetzt werden. In diesem Fall steht zusätzlich der Menüeintrag „Beginnen“ zur Verfügung, um eine Aktivität explizit beginnen zu können ohne bereits einen Arbeitsschritt auszuführen.

Hinweis: Beim Ausführen des ersten Arbeitsschritts wird unabhängig von der Einstellung in der Eigenschaft Keine Frage stellen, ob Aktivität begonnen werden soll die Aktivität automatisch begonnen.

Noch nicht begonnene Aktivitäten können sofort weitergeleitet werdenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Aktivitäten ohne Muss-Arbeitsschritte kann festgelegt werden, ob diese sofort weitergeleitet bzw. beendet werden können, ohne diese zuerst beginnen zu müssen. Dazu kann die Eigenschaft Noch nicht begonnene Aktivitäten können sofort weitergeleitet werden (COOWF@1.1:domainallowdirectcomplete) auf „Ja“ gesetzt werden.

Hinweis: Aktivitäten mit Muss-Arbeitsschritten können nicht sofort weitergeleitet werden. Muss-Arbeitsschritte müssen zuerst ausgeführt werden.

Änderbarkeit von gestarteten AktivitätenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig haben sowohl der Prozessverantwortliche als auch die Prozessadministratoren (siehe Kapitel „Prozessadministratoren“) das Recht, die betroffenen Teilnehmer einer bereits begonnenen Aktivität zu verändern. Dieses Verhalten kann durch die Dropdownliste Änderbarkeit von gestarteten Aktivitäten (COOWF@1.1:domainchangepartstarted) folgendermaßen beeinflusst werden:

  • RSC_ALLRESPS (Prozessverantwortlicher und Prozessadministratoren)
    Sowohl der Prozessverantwortliche als auch die Prozessadministratoren können den Teilnehmer einer bereits begonnenen Aktivität ändern. Dies entspricht dem Standardverhalten.
  • RSC_ONLYPROCRESP (Nur der Prozessverantwortliche)
    Nur der Prozessverantwortliche kann den Teilnehmer einer bereits begonnenen Aktivität ändern.
  • RSC_ONLYADDRESPS (Nur Prozessadministratoren)
    Nur die Prozessadministratoren können den Teilnehmer einer bereits begonnenen Aktivität ändern.
  • RSC_NONE (Keiner)
    Das Ändern des Teilnehmers einer bereits begonnen Aktivität ist nicht möglich.

Keine Eingabe von Datum/Zeit bei manuellen AktivitätenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei der Verwendung von manuellen Aktivitäten kann konfiguriert werden, ob eine Eingabe von Erhalten-, Start- und Ende-Datum möglich ist. Dazu steht die Eigenschaft Keine Eingabe von Datum/Zeit bei manuellen Aktivitäten (COOWF@1.1:domaindisablemanualdates) zur Verfügung. Durch das Setzen dieser Eigenschaft auf „Ja“ wird die Eingabe von Erhalten-, Start- und Ende-Datum grundsätzlich in allen Zusammenhängen (Beginnen, Zuteilen, Vorschreiben, Weiterleiten usw.) unterdrückt.

Für einem Benutzer zugeordnete Aktivitäten muss „Übernehmen“ verwendet werdenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Aktivitäten eines vertretenen Benutzers zu erhalten, muss der Stellvertreter in eine der Rollen des Vertretenen wechseln. Je nach Art der Stellvertretung erhält der Stellvertreter Aktivitäten, die an die gerade verwendete Rolle des Vertretenen gerichtet sind, bzw. auch Aktivitäten, die an den Vertretenen als Benutzer gerichtet sind, in seinem Arbeitsvorrat.

Bei einer persönlichen Stellvertretung kann festgelegt werden, ob Aktivitäten direkt ausgeführt werden können oder zuerst von einem Stellvertreter übernommen werden müssen. Dazu steht die Eigenschaft Für einem Benutzer zugeordnete Aktivitäten muss „Übernehmen” verwendet werden (COOWF@1.1:domainmusttakeover) zur Verfügung. Wird hier „Ja“ gewählt, so muss der Stellvertreter alle persönlichen Aktivitäten des Vertretenen zunächst „Übernehmen”, bevor er einzelne Arbeitsschritte ausführen kann.

Hinweis: Ist eine Aktivität an einen Benutzer ohne Rolle gerichtet, muss immer „Übernehmen” ausgewählt werden.

Stellvertretungen können direkt auf der Registerkarte "Vertretungen/Zu tun" arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Stellvertreter kann direkt auf der Registerkarte „Vertretungen/Zu tun“ arbeiten. Beim Ausführen der Arbeitsschritte wird die Aktivität nicht implizit übernommen, sondern verbleibt im Arbeitsvorrat des Stellvertretenen und für den Vertreter somit auf „Vertretungen/Zu tun“.

Hinweis: In den Voreinstellungen im Workflow kann die Maximale Anzahl an Einträgen in "Übernommene Aktivitäten" festgelegt werden.

Teilnehmer ohne Änderung kopierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig unterliegt das Kopieren von Aktivitäten hinsichtlich des „Betroffenen Teilnehmers“ den folgenden Regeln:

  • Wenn eine Aktivitätsinstanz noch nicht begonnen wurde, werden alle Elemente kopiert.
  • Wenn eine Aktivitätsinstanz bereits begonnen oder durchgeführt wurde und eine dazugehörige Aktivitätsdefinition existiert, werden alle Metadaten kopiert, die auch in der Aktivitätsdefinition enthalten sind.
  • Gibt es keine Aktivitätsdefinition und es ist eine vollständige Rolle (Stelle/Gruppe oder Stelle/Organisationseinheit) definiert, dann wird der Benutzer entfernt.
  • Ist ein abstrakter Teilnehmer enthalten, wird dieser kopiert. Die übrigen Teilnehmerinformationen werden so kopiert, wie es das „Betroffener Teilnehmer“-Control zulässt. Das heißt:
    • Für die abstrakten Teilnehmer „Prozessgruppe“ und „Objektgruppe“ werden alle Teilnehmerinformationen mit Ausnahme der Stelle entfernt.
    • Für die anderen abstrakten Teilnehmer der Softwarekomponente Workflow (Prozessinitiator, Prozessverantwortlicher, Prozesseigentümer, Objekteigentümer, Aktueller Benutzer, Aktueller Teilnehmer) werden alle übrigen Teilnehmerinformationen entfernt.
    • Für alle abstrakten Teilnehmer anderer Softwarekomponenten werden alle Teilnehmerinformationen kopiert.

Mithilfe der Eigenschaft Teilnehmer ohne Änderung kopieren (COOWF@1.1:domaincopyparticipants) kann die vierte Regel abgeändert werden. Ist diese Eigenschaft auf „Ja“ gesetzt, so wird der abstrakte Teilnehmer entfernt, falls er bereits berechnet wurde. Nur wenn der abstrakte Teilnehmer (noch) nicht ausgewertet wurde (bei Aktivitäten mit dem Status „Wartezustand“ bzw. „Nicht ausgeführt“), wird dieser wieder so kopiert, wie es das „Betroffener Teilnehmer“-Control zulässt. Diese Eigenschaft bewirkt ebenfalls, dass bei begonnene Aktivitäten wie in Regel 3 behandelt werden.

Integritätsprüfungen der betroffenen Teilnehmer erzwingenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird die Eigenschaft Integritätsprüfungen der betroffenen Teilnehmer erzwingen (COOWF@1.1:domainenforcepartcheck) auf „Ja“ gesetzt, werden allgemein alle ungültigen oder fehlenden Einträge für die Eigenschaft Betroffener Teilnehmer mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Betroffen davon sind folgende Bereiche:

  • Das Einfügen einer Aktivität ohne Angabe eines betroffenen Teilnehmers ist im Prozesseditor nicht möglich.
  • Das Weiterleiten wird verhindert, wenn für die Folgeaktivität kein betroffener Teilnehmer eingetragen ist.
  • Beim Vorschreiben, Zuteilen, Weiterleiten usw. wird geprüft
    • ob ein angegebener Benutzer aktiv ist.
    • ob eine angegebene Rolle (Gruppe mit Stelle) vollständig ist.
    • ob eine angegebene Rolle einem aktiven Benutzer zugeordnet ist.
    • ob eine angegebene Rolle dem ebenfalls angegebenen Benutzer zugeordnet ist.

Wird die Eigenschaft Integritätsprüfungen der betroffenen Teilnehmer erzwingen (COOWF@1.1:domainenforcepartcheck) auf „Nein“ gesetzt, kann eine Aktivität ohne Angabe eines betroffenen Teilnehmers im Prozesseditor eingefügt werden, ohne dass diesbezüglich ein Hinweis angezeigt wird. Aktivitäten ohne betroffenen Teilnehmer (leere Aktivitäten) werden in diesem Fall übersprungen und automatisch auf „Erledigt“ gesetzt. Die Eingabe von ungültigen betroffenen Teilnehmern beim Vorschreiben, Zuteilen, Weiterleiten usw. wird mit einem Hinweis angezeigt.

Keine Abwesenheitsprüfung verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird die Eigenschaft Keine Abwesenheitsprüfung verwenden (COOWF@1.1:domaindisablesubstcheck) auf „Ja“ gesetzt, wird beim Vorschreiben einer Aktivität nicht überprüft ob der vorgeschriebene Benutzer anwesend ist.

Wird die Eigenschaft Keine Abwesenheitsprüfung verwenden (COOWF@1.1:domaindisablesubstcheck) auf „Nein“ gesetzt, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt, falls einem abwesenden Benutzer eine Aktivität vorgeschrieben wird. Es wird auch angezeigt, welcher Benutzer als Stellvertreter festgelegt ist. Man kann entweder einen anderen Benutzer auswählen, oder die Aktivität trotzdem vorzuschreiben.

Erlaubte Aktionen im Kontextmenü von AktivitätenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Menüpunkte des Kontextmenüs einer Aktivität allgemein einzuschränken bzw. auszublenden, können durch die Liste Erlaubte Aktionen im Kontextmenü von Aktivitäten (COOWF@1.1:domainallowedactions) die gewünschten Funktionalitäten selbst bestimmt werden. Bleibt die Objektliste leer, wird das Standard-Menü verwendet.

Hinweis: Für die Auswertung der Liste wird die Aktion Überprüfen der erlaubten Aktionen für Aktivitäten im Prozess (COOWF@1.1:CheckAllowedActions) ausgeführt.

Registerkarte „Zugriffsberechtigung“Permanenter Link zu dieser Überschrift

Keine Eigenschaften zur Zugriffsberechtigung im Workflow verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird die Eigenschaft Keine Eigenschaften zur Zugriffsberechtigung im Workflow verwenden (COOWF@1.1:domaindisableworkflowsec) auf „Ja“ gesetzt, kann verhindert werden, dass in den Objektlisten Im Workflow beteiligte Benutzer und Im Workflow beteiligte Gruppen Benutzer bzw. Gruppen eingetragen werden. Standardmäßig werden diese beiden Objektlisten mit den Teilnehmerinformationen der aktuellen Aktivität(en) eines Prozesses befüllt. Diese Informationen können beispielsweise in ACLs verwendet werden, um eine Rechtevergabe auf Dokumente mithilfe des Workflows durchzuführen.

Hinweis: In Prozess- und Aktivitätsdefinitionen können durch die Eigenschaft zur Zugriffsberechtigung für im Workflow beteiligte Benutzer bzw. die Eigenschaft zur Zugriffsberechtigung für im Workflow beteiligte Gruppen die zu verwendenden Objektlisten zur Zugriffsberechtigung selbst definiert werden. Dabei ist die Auswahl der Option Eigenschaften zur Zugriffsberechtigung im Workflow nicht verwenden möglich, was zum gleichen Ergebnis führt wie der Wert „Ja“ in der Eigenschaft Keine Eigenschaften zur Zugriffsberechtigung im Workflow verwenden (COOWF@1.1:domaindisableworkflowsec).

Zugriffsberechtigung für den ProzessinitiatorPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Dropdownliste Zugriffsberechtigung für den Prozessinitiator (COOWF@1.1:domainsecinitiator) kann festgelegt werden, wie der Prozessinitiator und seine Gruppe bei den im Workflow beteiligten Benutzern behandelt werden soll.

  • WFSEC_NOTUSED (In Eigenschaften nicht berücksichtigt)
    Der Prozessinitiator wird wie ein normaler Benutzer behandelt (Standardverhalten).
  • WFSEC_NORMALUSED (Zu Eigenschaften hinzufügen)
    Der Prozessinitiator wird in der Objektliste Im Workflow beteiligte Benutzer eingetragen und bleibt dort eingetragen, auch wenn er keine Aktivität dieses Prozesses mehr in seinem Arbeitsvorrat hat.
  • WFSEC_DONEUSED (Zu Eigenschaften für Ehemalige hinzufügen)
    Der Prozessinitiator wird in der Objektliste Ehemals im Workflow beteiligte Benutzer eingetragen und bleibt dort eingetragen, auch wenn die in der Objektliste enthaltenen Objekte durch Aufruf der Aktion COOWF@1.1:ResetSecurityOrgElements gelöscht werden.

Hinweis: Diese globale Einstellung kann in der Prozessdefinition (Eigenschaft Zugriffsberechtigung für Prozessinitiator (COOWF@1.1:procdefsecinitiator)) überschrieben werden.

Zugriffsberechtigung für Gruppen immer eintragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei Aktivitäten, die nur an einen Benutzer (ohne Angabe einer Gruppe) gerichtet sind, wird grundsätzlich beim Beginnen der Aktivität der Benutzer in der Objektliste Im Workflow beteiligte Benutzer eingetragen. Wird in der Eigenschaft Zugriffsberechtigung für Gruppen immer eintragen (COOWF@1.1:domainalwaysworkflowgroups) „Ja“ gewählt, kann dieses Verhalten geändert werden, sodass beim Beginnen der Aktivität zusätzlich die Gruppe, in der sich der Benutzer aktuell befindet, in die Objektliste Im Workflow beteiligte Gruppen eingefügt wird.

Zugriffsberechtigung für Benutzer/Gruppen nach FertigstellungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig bleiben Benutzer und Gruppen auch nach dem Erledigen einer Aktivität in den beiden Objektlisten Im Workflow beteiligte Benutzer bzw. Im Workflow beteiligte Gruppen eingetragen. Dieses Verhalten kann jedoch durch die Eigenschaft Zugriffsberechtigung für Benutzer/Gruppen nach Fertigstellung (COOWF@1.1:domainremoveworkfloworgs) genauer gesteuert werden.

Mögliche Werte:

  • WFORG_KEEP (Bleiben in Eigenschaften)
    Dieser Wert ist standardmäßig gewählt. Im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen bleiben nach dem Erledigen von Aktivitäten eingetragen und werden nicht in den Feldern Ehemals im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen eingetragen.
  • WFORG_REMOVE (Aus Eigenschaften entfernen)
    Im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen werden nach dem Erledigen von Aktivitäten aus den Feldern Im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen entfernt und nicht in den Feldern Ehemals im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen eingetragen.
  • WFORG_MOVE (In Eigenschaften für Ehemalige verlagern)
    Im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen werden nach dem Erledigen von Aktivitäten aus den Feldern Im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen entfernt und in den Feldern Ehemals im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen eingetragen.

Hinweis:

  • Diese globale Einstellung kann durch eine entsprechende Einstellung bei der Prozessdefinition (Eigenschaft Zugriffsberechtigung für Benutzer/Gruppen nach Fertigstellung (COOWF@1.1:procdefremoveorgs)) überschrieben werden. In jeder Aktivitätsdefinition kann diese Einstellung mithilfe der Eigenschaft Zugriffsberechtigung für Benutzer/Gruppen nach Fertigstellung (COOWF@1.1:actdefremoveorgs) übersteuert werden.
  • Standardmäßig werden die beiden Objektlisten Ehemals im Workflow beteiligte Benutzer (COOWF@1.1:workflowusersdone) bzw. Ehemals im Workflow beteiligte Gruppen (COOWF@1.1:workflowgroupsdone) für eine Verlagerung der Benutzer bzw. Gruppen aus den Objektlisten Im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen herangezogen. In Prozess- und Aktivitätsdefinitionen können in den Feldern Eigenschaft zur Zugriffsberechtigung für ehemals im Workflow beteiligte Benutzer bzw. Eigenschaft zur Zugriffsberechtigung für ehemals im Workflow beteiligte Gruppen die zu verwendenden Objektlisten für Zugriffsberechtigungen selbst definiert werden.

Immer alle Benutzer/Gruppen in die Eigenschaften für Ehemalige verlagernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wurde in der Dropdownliste Zugriffsberechtigung für Benutzer/Gruppen nach Fertigstellung der Eintrag „In Eigenschaften für Ehemalige verlagern“ gewählt, werden beim Erledigen einer Aktivität die betroffenen Benutzer/Gruppen in die jeweiligen Objektlisten Ehemals im Workflow beteiligte Benutzer/Gruppen verlagert. Bei komplexeren ACL-Konzepten, die in Weiterführende Änderungen von Eigenschaften in Objektklassen Propagierungsregeln der betroffenen Objektlisten Ehemals im Workflow beteiligte Benutzer bzw. Ehemals im Workflow beteiligte Gruppen beinhalten, kann es notwendig sein, nicht nur die soeben neu hinzugekommenen ehemaligen Benutzer/Gruppen zu propagieren, sondern stets alle ehemaligen Benutzer/Gruppen zu propagieren (um beispielsweise neu in der Propagierungshierarchie hinzugekommene Objekte sofort zu berücksichtigen). Um dies zu erreichen, kann die Eigenschaft Immer alle Benutzer/Organisationseinheiten in die Eigenschaften für Ehemalige verlagern (COOWF@1.1:domainfullpropdoneorgs) auf „Ja“ gesetzt werden.

Hinweis: Es ist zu beachten, dass die Auswahl von „Ja“ in der Eigenschaft Immer alle Benutzer/Organisationseinheiten in die Eigenschaften für Ehemalige verlagern die Performance des Systems negativ beeinflussen kann.

ProzessadministratorenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Objektliste Prozessadministratoren (COOWF@1.1:procinstaddresps) können Teilnehmer definiert werden, die dieselben zusätzlichen Rechte wie ein Prozessverantwortlicher eines Prozesses haben. Diese Rechte sind standardmäßig:

  1. Das Recht zum „Zuteilen“ bzw. das Recht die Prozessverantwortung zu ändern.
  2. Das Recht, den Teilnehmer von bereits begonnenen Aktivitäten zu ändern.
  3. Das Recht, den Status einer Prozessinstanz jederzeit zu ändern.
  4. Das Recht, ohne Stellvertretung Aktivitäten zu übernehmen.

Registerkarte „Sonstiges“Permanenter Link zu dieser Überschrift

Globale Voreinstellungen im WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Dropdownliste Globale Voreinstellungen im Workflow (COOWF@1.1:domainwfpreferences) können die domänenweit verwendeten Voreinstellungen in Form eines Objekts hinterlegt werden. Ein Objekt Voreinstellungen im Workflow beinhaltet folgende Objektlisten:

Bevorzugte Benutzer, Bevorzugte Gruppen, Bevorzugte Stellen, Bevorzugte Struktureinheiten, Bevorzugte vorgeschriebene Aktivitäten, Bevorzugte Verteilerlisten, Bevorzugte Prozessdefinitionen und Muster für Vorschreibungen

In den „Bevorzugte <Elemente>“-Listen können die im Workflow bevorzugt verwendeten <Elemente> festgelegt werden, d.h. genau jene <Elemente> werden beim Vorschreiben, Zuteilen usw. in den entsprechenden Objektzeigereigenschaften zur Auswahl angeboten. Durch eine Suche können auch andere <Elemente> ausgewählt werden.

In der Liste Muster für Vorschreibungen können Vorschreibungsmuster hinterlegt werden, die bei der Vorschreibung in einem eigenen Dialogfeld vor der eigentlichen Vorschreibung ausgewählt werden können.

Hinweis: Voreinstellungen im Workflow können auch bei einer Gruppe, bei einem Benutzer und in der Arbeitsumgebung hinterlegt werden.

BenachrichtigungsdefinitionPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benachrichtigungen bei Ereignissen im Workflow können mithilfe von Objekten der Objektklasse Benachrichtigungsdefinition (COOWF@1.1:NotificationDefinition) konfiguriert werden. Mögliche Ereignisse, bei denen eine Benachrichtigung erfolgen soll, sind:

  • WFEV_SUSPENDEXPIRED: Frist einer Aktivität abgelaufen
  • WFEV_ACTIVITYRECEIVED: Neue Aktivität erhalten
  • WFEV_TAKENOVER: Aktivität wird übernommen
  • WFEV_PROCESSSUSPENDED: Prozess suspendiert
  • WFEV_PROCESSTERMINATED: Prozess abgebrochen
  • WFEV_SUBSTACTIVITYRECEIVED: Neue Aktivität erhalten (Stellvertretung)
    Die Benachrichtigung erfolgt, wenn ein vertretener Benutzer eine neue Aktivität erhalten hat.

Um den Empfänger einer Benachrichtigung festzulegen, können folgende Einstellungen ausgewählt werden:

  • NOTRCP_ALLUSERS: Alle betroffenen Benutzer
  • NOTRCP_OTHERUSERS: Alle außer dem aktuellen Benutzer
  • NOTRCP_CURRENTUSER: Nur der aktuelle Benutzer

Hinweis: Betroffene Benutzer sind alle Benutzer, die bei den jeweiligen Aktivitäten als betroffene Teilnehmer eingetragen sind.

Als Arten des Versendens einer Benachrichtigung stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

  • NOTSEND_ALWAYS: Immer versenden
  • NOTSEND_IFREQUESTED: Versenden, wenn vom Empfänger gewünscht
  • NOTSEND_IFNOTDENIED: Versenden, wenn vom Empfänger nicht abgelehnt

Neben dem Text der Benachrichtigung kann weiters gewählt werden, ob zum Zustellen der Benachrichtigung der Fabasoft Folio Event-Mechanismus verwendet werden soll. Dieser wird nur verwendet, wenn der aktuelle Benutzer selbst eine Benachrichtigung auslöst. Ansonsten werden E-Mails im Fabasoft Windows-Client über MAPI und in der Fabasoft Webbrowser-Umgebung über SMTP versendet.

Ein Benutzer kann in seiner Arbeitsumgebung im Feld Benachrichtigungen im Workflow (COOWF@1.1:usrenvwfevents) einstellen, welche Benachrichtigungen er erhalten möchte. Wird die Benachrichtigung von einem anderen Benutzer ausgelöst, so wird die Einstellung in der Standard-Arbeitsumgebung des Benutzers verwendet.

Symbole im Prozesseditor anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch diese Einstellung können im Prozesseditor Symbole von Aktivitäten und deren hinterlegten Teilnehmern ein und ausgeblendet werden. Das Anzeigen der Symbole ist durch diese Einstellung unabhängig von der Option „Führungstexte im Prozesseditor ausblenden“.

Führungstexte im Prozesseditor ausblendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Prozesseditor existiert grundsätzlich für eine Aktivität eine vordefinierte Darstellung der wichtigsten Informationen (Metadaten der Aktivität). Standardmäßig werden zu den Werten auch die entsprechenden Führungstexte angezeigt, um beispielsweise mehrere Datumseigenschaften einfacher unterscheiden zu können. Aus Gründen der kompakteren Darstellung kann es jedoch von Vorteil sein, diese Führungstexte generell auszublenden, was durch Setzen der Eigenschaft Führungstexte im Prozesseditor ausblenden (COOWF@1.1:domainhideprefixes) auf „Ja“ erreicht werden kann. Diese globale Einstellung kann mithilfe der Objektliste Eigenschaften, deren Führungstexte im Prozesseditor ausgeblendet werden sollen verfeinert werden. Weiters werden eigene Führungstexte für Spalten (Eigenschaft Beschriftung (überschreibt Spaltenname) in den Spalteneinstellungen) unabhängig von der Einstellung für Führungstexte im Prozesseditor ausblenden nie ausgeblendet.

Eigenschaften, deren Führungstexte im Prozesseditor ausgeblendet werden sollenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ist die Eigenschaft Führungstexte im Prozesseditor ausblenden auf „Ja“ gesetzt, werden (mit Ausnahme eigener Führungstexte) die Führungstexte im Prozesseditor für alle Metadaten ausgeblendet. Mithilfe der Objektliste Eigenschaften, deren Führungstexte im Prozesseditor ausgeblendet werden sollen (COOWF@1.1:domainprophiddenprefixes) kann eine genaue Liste von Eigenschaften festgelegt werden, die im Prozesseditor ohne Führungstext angezeigt werden. Nicht in dieser Liste enthaltene Eigenschaften werden somit mit Führungstext dargestellt.

Mandantenübergreifender WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Vorschreibung von Objekten über den Workflow kann nicht nur innerhalb eines Mandanten, sondern auch zwischen mehreren Mandanten erfolgen. Um eine Vorschreibung in einen anderen Mandanten zu gewährleisten, sind die Zugriffsberechtigungen des vorzuschreibenden Objektes entsprechend zu konfigurieren (siehe Kapitel 3.5 Registerkarte „Zugriffsberechtigung“).

Das vorgeschriebene Objekt wird auch bei einer Änderung von Benutzern anderer Mandanten in den ursprünglich erzeugten COO- und MMC-Stores verbleiben. Neu hinzugefügte Objekte können auch in anderen Stores abgelegt sein.