2017 R1

Leistungsumfang aus AnwendersichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

WebbenutzeroberflächePermanenter Link zu dieser Überschrift

Bedienung im WebbrowserPermanenter Link zu dieser Überschrift

Hoher Bedienungskomfort durch Web-2.0-Technologie (Ajax)

Die Benutzeroberfläche von Fabasoft Folio basiert auf Web-2.0-Technologien (Ajax) und bietet dadurch einen „Rich Client“ mit hohem Bedienungskomfort im Webbrowser.

Webbrowser als vertraute Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche von Fabasoft Folio läuft in einem handelsüblichen Webbrowser, beispielsweise Microsoft Internet Explorer oder Mozilla Firefox. Benutzer, die mit dem Arbeiten in einem Webbrowser vertraut sind, finden sich auch rasch in Fabasoft Folio zurecht.

Navigieren über Breadcrumbs

Fabasoft Folio bietet mit der Breadcrumbs-Funktionalität eine einfache und elegante Form der Navigation für mehr Übersicht und schnelleres Arbeiten. Bei Breadcrumbs handelt es sich um Navigationselemente, die den Pfad in einer Ordnerhierarchie auflisten und somit den genauen Weg zu einem Objekt aufzeigen. Diese Art der Navigation verbessert die Orientierung innerhalb tief verzweigter Strukturen.

Zugriff jederzeit, an jedem Ort, über unterschiedliche Endgeräte

Fabasoft Folio erfordert keine Clientinstallation, die Benutzeroberfläche läuft als Thin Client in einem Webbrowser. Durch die Webarchitektur des Produkts sind die digitalen Unterlagen im Unternehmen jederzeit, an jedem Ort und über unterschiedliche Endgeräte zugänglich.

Inhaltsvorschau

Fabasoft Folio bietet eine elegante Form der Inhaltsvorschau über Vorschaubilder. Damit ist es beispielsweise sehr einfach möglich, den Inhalt von Ordnern in einer Übersichtsdarstellung durchzusehen.

Mehrsprachige Benutzeroberfläche

Das Produkt bietet eine mehrsprachige Benutzeroberfläche und ermöglicht es unterschiedlichen Benutzern auch in verschiedenen Sprachen zu arbeiten. Ein Anwender wechselt die Sprache direkt in der Benutzeroberfläche, ohne die Anwendung schließen und wieder öffnen zu müssen. Fabasoft Folio ist in 15 Sprachen verfügbar (Bulgarisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Kroatisch, Portugiesisch, Rumänisch, Russisch, Tschechisch, Ungarisch, Serbisch, Slowakisch, Slowenisch und Spanisch).

Eine einheitliche Benutzeroberfläche für alle Anwendungsbereiche

Das Produkt stellt eine durchgehende, einheitliche Benutzeroberfläche für alle Anwendungsbereiche zur Verfügung. Dies ermöglicht homogenen Bedienungskomfort und erspart dem Anwender das Erlernen unterschiedlicher Anwendungen für verschiedene Anwendungsbereiche.

Der elektronische Schreibtisch als Standardanwendung

Der elektronische Schreibtisch ist die Standardanwendung eines Benutzers von Fabasoft Folio. Der Schreibtisch stellt dem Anwender das vertraute Bedienungsprinzip eines Microsoft Windows Explorers im Webbrowser zur Verfügung. Der Schreibtisch zeigt jedoch keine Verzeichnisse und Dateien, sondern höherwertige Fabasoft-Geschäftsobjekte.

Der Anwender navigiert durch strukturierte Geschäftsobjekte (z. B. Ordner) in einer Strukturdarstellung. Der Inhalt des ausgewählten Geschäftsobjekts wird in einer Detailansicht (Listendarstellung) dargestellt.

Frei einstellbare Spalten in der Listendarstellung

Die Spalten in einer Listendarstellung sind für den Anwender einfach einstellbar. Über Symbole in der Spaltenüberschrift werden neue Spalten hinzugefügt oder entfernt. Das Produkt bietet dem Anwender kontextbezogene Eigenschaften von Geschäftsobjekten an, die als Spalten hinzugefügt werden können.

Sortierung von Listen – auch nach mehreren Spalten

Der Schreibtisch stellt eine Listendarstellung zur Verfügung, die das Sortieren von Listeneinträgen nach mehreren Spalten ermöglicht.

Gruppieren von Listen für mehr Übersicht bei vielen Einträgen

Der Schreibtisch ermöglicht das Gruppieren von Listeneinträgen nach bestimmten Spalten, um bei vielen Einträgen die Übersicht zu bewahren. Auch verschachtelte Gruppierungen sind möglich.

Bearbeitbare Spalten in der Listendarstellung

Spalten bestimmter Typen (z. B. Zeichenketten, Objektzeiger, Währungseigenschaften) sind in der Listendarstellung direkt änderbar. Damit kann der Anwender Eigenschaften von Geschäftsobjekten direkt in einer Liste bearbeiten, ohne ein Formular öffnen zu müssen.

Drag-and-drop-Unterstützung im Webbrowser

Der Schreibtisch unterstützt Drag-and-drop im Webbrowser. Damit können beispielsweise Dateien aus Verzeichnissen per Drag-and-drop auf den Schreibtisch übernommen werden.

Tastaturbedienung

Der Schreibtisch unterstützt die Bedienung per Tastatur.

Barrierefreiheit

Die Barrierefreiheit ist ein Grundkonzept von Fabasoft Folio. Um die Bedienung mit assistierenden Techniken wie Screenreadern oder Vergrößerungssoftware zu ermöglichen, folgt Fabasoft Folio folgenden Standards:

  • Accessible Rich Internet Applications (WAI-ARIA) 1.0
  • Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0, ISO/IEC 40500:2012, Konformitätsebene AA
  • ISO 9241-171:2008 Guidance on software accessibility

Folgende Screenreader sind für die Nutzung mit Fabasoft Folio empfohlen:

  • Microsoft Windows
    • NVDA (NonVisual Desktop Access) mit Mozilla Firefox
    • JAWS 17.0 mit Microsoft Internet Explorer
  • Apple iPhone/iPad
    • VoiceOver (Fabasoft Folio App)
  • Android
    • TalkBack (Fabasoft Folio App; TalkBack bietet nur eingeschränkte Unterstützung in älteren Android-Versionen)

Hinweis: VoiceOver und TalkBack bieten nur eine eingeschränkte Unterstützung für WAI-ARIA. Somit kann die Fabasoft Folio Webbrowser-Benutzerumgebung mit diesen Screenreadern nicht bedient werden.

Use-Cases für die Bedienung im Webbrowser

  • Starten des Fabasoft Folio Webclients
  • Beenden des Fabasoft Folio Webclients
  • Verwenden des Portalkopfs
  • Verwenden der Navigationsleiste
  • Verwenden der Menüleiste
  • Verwenden der Baumdarstellung
  • Verwenden der Detailansicht
  • Arbeiten mit Schaltflächen
  • Arbeiten mit Tastenkombinationen
  • Anpassen des Fabasoft Folio Webclients
  • Optimieren der Webbrowserkonfiguration
  • Anzeigen der Kontoaktivität

Zugriff über Webordner (WebDAV)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio Schreibtisch als Netzlaufwerk verbinden

Durch Verbinden des Fabasoft Folio Schreibtischs über ein Netzlaufwerk stehen die digitalen Unterlagen im Unternehmen auch in einem Microsoft Windows Explorer zur Verfügung, ohne die Fabasoft Folio Benutzeroberfläche zu verwenden.

Use-Cases für den Zugriff über Webordner

  • Ein Objekt erzeugen
  • Ein Objekt vernichten
  • Ein Objekt kopieren
  • Ein Objekt bearbeiten

Arbeiten mit ObjektenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einheitliches Geschäftsobjektmodell

Fabasoft Folio implementiert ein einheitliches Geschäftsobjektmodell, das die komplette Produktfunktionalität und alle Anwendungsbereiche des Produkts umspannt. Das ermöglicht eine einheitliche, skalierbare Softwarearchitektur und ein homogenes Erscheinungsbild des Produkts, im Gegensatz zu einem Konglomerat von integrierten Einzelprodukten mit unterschiedlichen Bedienungskonzepten.

Einheitliches Bedienungskonzept

Jede Art von digitaler Information im Unternehmen wird in Fabasoft Folio als Geschäftsobjekt repräsentiert. Beispielsweise E-Mails, Dokumente, Geschäftsobjekte. Daher umfasst das Arbeiten mit digitalen Informationen immer das Erzeugen, Lesen, Bearbeiten und Löschen von Geschäftsobjekten.

Geschäftsobjekte haben Geschäftssemantik

Ein Geschäftsobjekt kapselt strukturierte und unstrukturierte Informationen und hat Geschäftssemantik. Anstelle von Dateien bietet Fabasoft Folio beispielsweise Verträge und Rechnungen, anstelle von Verzeichnissen Ordner, Geschäftsobjekte und Projekte.

Transaktionsmodell für Konsistenz und Aktualität

Fabasoft Folio implementiert ein Transaktionsmodell, das jede Veränderung eines Geschäftsobjekts in einer Transaktion sicher und vollständig durchführt. Für den Anwender wird damit sichergestellt, dass jedes Geschäftsobjekt immer aktuelle und konsistente Informationen enthält.

Mehrfachreferenzierung über Objektzeiger

Anwender haben auf ihren Schreibtischen Referenzen auf bestimmte Geschäftsobjekte in Form von Objektzeigern. Alle Objektzeiger eines Geschäftsobjekts referenzieren das gleiche Geschäftsobjekt, das nur einmal in Fabasoft Folio gespeichert ist. Neue Objektzeiger entstehen, wenn ein Anwender Geschäftsobjekte sucht und auf den Schreibtisch übernimmt, oder wenn Geschäftsobjekte per E-Mail an andere Anwender verschickt werden.

Navigierbares Netzwerk von verknüpften Geschäftsobjekten

Einzelne Objektzeiger oder Objektzeigerlisten werden als Eigenschaftswerte bei Geschäftsobjekten gespeichert. Damit entsteht ein Netzwerk von verknüpften Geschäftsobjekten in dem Anwender navigieren.

Use-Cases für das Arbeiten mit Objekten

  • Ein Objekt erzeugen
  • Ein Objekt löschen
  • Den Papierkorb verwenden
  • Ein Objekt kopieren
  • Ein Duplikat einfügen
  • Ein Original einfügen
  • Ein Objekt ausschneiden/verschieben
  • Ein Objekt duplizieren
  • Ein Objekt entfernen
  • Die Objektlage feststellen
  • Gemeinsames Arbeiten mit Objekten
  • Den Attributeditor aufrufen
  • Eigenschaften direkt bearbeiten
  • Eigenschaften anzeigen
  • PDF-Ansicht öffnen
  • Gemeinsame Eigenschaften bearbeiten
  • Unterschiede der Eigenschaften anzeigen
  • Ein Objekt umbenennen
  • Ein Objekt öffnen
  • Ein Inhaltsobjekt lesen
  • Die Chronik anzeigen
  • In einem Objekt navigieren

Ausführen von Use-Cases (Anwendungsfälle)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Einheitliches Use-Case-Modell

Ein Use-Case ist definiert als eine Abfolge von Use-Case-Schritten, die ein Anwender ausführt, um ein bestimmtes Arbeitsergebnis im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit zu erreichen. Jeder Use-Case-Schritt aktiviert unterschiedliche Produktfunktionalität. Use-Cases werden typischerweise für bestimmte Anwenderzielgruppen definiert, beispielsweise Führungskräfte oder Sachbearbeiter. Use-Cases werden in Anwendungsbereichen zusammengefasst, beispielsweise Dokumentenmanagement. Der gesamte Leistungsumfang von Fabasoft Folio ist durch Use-Cases definiert.

Den Menschen und seine Geschäftsaufgaben in den Mittelpunkt stellen

Das Use-Case-Modell stellt den Anwender (den Menschen) und seine Aufgaben in der Geschäftstätigkeit in den Mittelpunkt, die Produktfunktionalität ist dem untergeordnet.

Die Produktnutzung nach Anwenderzielgruppen optimieren

Das Use-Case-Modell optimiert die Produktnutzung durch unterschiedliche Anwenderzielgruppen. Beispielsweise verwenden Führungskräfte andere Use-Cases als Sachbearbeiter.

Use-Cases ergänzen Produktfunktionalität mit Geschäftssemantik

Ein Use-Case stellt die Geschäftsaufgaben eines Anwenders in den Vordergrund, die Produktfunktionalität ist dem untergeordnet. Beispielsweise wird für die Definition eines Use-Cases soweit möglich eine Geschäftsterminologie verwendet und nicht die Produktterminologie.

Sicherheit und ZugriffskontrollePermanenter Link zu dieser Überschrift

Abbildung der konkreten Aufbauorganisation

Fabasoft Folio ermöglicht die Abbildung der konkreten Aufbauorganisation eines Kunden durch Benutzer, Gruppen und Rollen. Damit ist es möglich, Zugriffsrechte für die konkrete Organisationstruktur festzulegen.

Aktualisierung der Aufbauorganisation über Verzeichnisdienste

Die Aufbauorganisation eines Kunden kann aus einem Verzeichnisdienst (z. B. Microsoft Windows Active Directory oder LDAP) in Fabasoft Folio erstellt und regelmäßig aktualisiert werden. Damit muss die Aufbauorganisation nicht in Fabasoft Folio gesondert gepflegt werden.

Sichere Authentisierung über Betriebssystem-Mechanismen

Jeder einzelne Produktzugriff erfolgt authentisiert. Die Authentisierung erfolgt über die Mechanismen der Betriebssysteme (z. B. Kerberos) über eine dort definierte Anwenderidentität (z. B. ein Microsoft Windows Active Directory Account) und nicht in Fabasoft Folio selbst.

Produktzugriff nur für registrierte Benutzer

Jeder Produktzugriff wird in Fabasoft Folio über die authentisierte Anwenderidentität einem Fabasoft Folio Benutzer zugeordnet und im Kontext dieses Benutzers ausgeführt.

Flexible Zugriffsrechte durch Zuordnung von Rollen

Eine Benutzerrolle ist eine Stelle, die ein Benutzer in einer bestimmten Gruppe (Organisationseinheit) einnimmt, beispielsweise „Leiter der Abteilung II/A“. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben, eine bestimmte Rolle kann auch mehreren Benutzern zugeordnet sein. Jeder Use-Case wird in einer bestimmten Rolle ausgeführt. Die Rolle definiert, auf welche Geschäftsobjekte ein Benutzer Zugriff hat. Ändert ein Produktadministrator die Rollen eines Benutzers, so hat dies unmittelbare Auswirkungen auf die Zugriffsrechte des Benutzers. Die Pflege der Rollenvergabe ist ein einfaches Instrument, um Änderungen der Aufbauorganisation in der permanenten Zugriffskontrolle nachzuziehen.

Stellvertretungen

Durch Wechsel in eine Stellvertretungsrolle arbeitet ein Anwender stellvertretend für einen Kollegen, mit den Zugriffsrechten, die für die Stellvertretungsrolle definiert sind. Führt er Unterschriften oder Arbeitsschritte aus, so ist auch erkennbar, dass er diese als Stellvertreter ausgeführt hat.

Pflege der Zugriffskontrolle über ACLs

Jedes Geschäftsobjekt definiert seine Zugriffsrechte durch Referenzierung einer ACL. Die ACL legt fest, welche Zugriffsrechte für Geschäftsobjekte gelten, die diese ACL referenzieren. Eine ACL ist ein Administrationsobjekt, das eine Liste von ACL-Einträgen enthält. Jeder ACL-Eintrag definiert für eine bestimmte Rolle die Zugriffsarten, die diese Rolle auf Geschäftsobjekte ausüben darf, die diese ACL referenzieren. Da Geschäftsobjekte ACLs nur referenzieren, kann das Zugriffsrechtekonzept modelliert und gepflegt werden, ohne die einzelnen Geschäftsobjekte verändern zu müssen.

Use-Cases für Sicherheit und Zugriffskontrolle

  • Die Zugriffsrechte ändern
  • Eine Stellvertretung festlegen
  • Eine Stellvertretung ausüben
  • Eine Stellvertretung beenden

Enterprise-Content-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Enterprise-Content-Management bedeutet, alle digitalen Unterlagen im Unternehmen zu erfassen und sicher zu führen.

Aufbewahren von UnterlagenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einheitliches Content-Repository

Fabasoft Folio bietet ein einheitliches Content-Repository für alle Arten von digitalen Unterlagen, unabhängig von deren Typ und Herkunft. Inhalte werden in Geschäftsobjekten persistiert und durch Eigenschaften des Geschäftsobjekts beschrieben.

Speicherplatz sparen durch Content Addressed Storage (CAS)

Fabasoft Folio implementiert einen „Content Addressed Storage“-Mechanismus, der die Speicheradresse eines Inhalts aus einem Hash dieses Inhalts berechnet. Damit wird sichergestellt, dass jeder Inhalt physisch nur einmal gespeichert wird, auch dann, wenn er mehrfach im Content-Repository von Fabasoft Folio abgelegt wird. Wenn beispielsweise eine E-Mail intern CC an zehn Kollegen geschickt wird, und jeder der Empfänger die Anlage der E-Mail in das Content-Repository zieht, so wird trotzdem diese Anlage nur einmal gespeichert und verbraucht damit nur ein Zehntel des Speicherplatzes. Das spart Speicherkosten.

Importieren von Inhalten unterschiedlichen Typs

Fabasoft Folio ermöglicht das Importieren von Inhalten unterschiedlichen Typs in das Content- Repository. Jeder importierte Inhalt wird in einem Geschäftsobjekt aufbewahrt.

Importieren über den Fabasoft Folio Druckertreiber

Fabasoft Folio unterstützt das Archivieren von Dokumenten aus Dritt- und Fachanwendungen über den Fabasoft Folio Druckertreiber. Dabei wird der Inhalt aus der Anwendung über den Druckertreiber, der als Drucker in der Anwendung auswählbar ist, in das Fabasoft Folio Content-Repository gedruckt. Damit können beispielsweise AutoCAD-Zeichnungen in Fabasoft Folio abgelegt (archiviert) werden.

Importieren durch „Speichern unter“ in einen Webordner

Durch „Speichern unter“ kann ein Dokument aus einer Dritt- oder Fachanwendung in einem Webordner-Verzeichnis von Fabasoft Folio gespeichert werden und damit in Fabasoft Folio abgelegt und aufbewahrt werden.

Massenimport von Inhalten

Fabasoft Folio unterstützt den Massenimport von Inhalten über die „COLD“-Produkttechnologie. Dies ist auch regelbasiert im Hintergrund möglich (Batch-Modus).

Konvertieren von Inhalten in PDF und PDF/A (PDF-Rendering)

Inhalte bestimmter Formate können serverseitig über Konvertierungsdienste in PDF und PDF/A umgewandelt werden. Dafür werden serverseitig Drittprodukte integriert, die die PDF-Konvertierung durchführen.

Content-Viewing

Fabasoft Folio umfasst einen serverseitigen Konvertierungsdienst, der Quellformate in PDF konvertiert (PDF-Rendering). Digitale Unterlagen im Unternehmen sind für Anwender damit in handelsüblichen, kostenneutralen PDF-Viewer anzeigbar. PDF-Inhalte werden auch in Vorschaubildern angezeigt.

Use-Cases für das Aufbewahren von Unterlagen

  • Eine Datei importieren
  • Ein Papierdokument am Arbeitsplatz scannen und bearbeiten
  • Massen-Scanning von Papierdokumenten
  • Eine OCR-Konvertierung durchführen
  • Eine E-Mail aus Microsoft Outlook importieren
  • Kontakte importieren und exportieren
  • Termine importieren und exportieren
  • Ein Objekt exportieren
  • Ein Bild exportieren
  • Folio Ordner
  • Im Windows-Explorer bzw. Nautilus öffnen

DokumentenmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einheitliches Management von Dokumenten unterschiedlichen Typs

Ein Dokument wird als Geschäftsobjekt in Fabasoft Folio aufbewahrt. Dieses Geschäftsobjekt kapselt den Dokumentinhalt unabhängig vom Typ und beschreibt ihn durch Eigenschaften des Geschäftsobjekts. Beispiele: Microsoft Word-Dokument oder LibreOffice-Dokument.

Standardisiertes Indexing von Dokumenten

Das Geschäftsobjekt, in dem ein Dokument aufbewahrt wird, hat Eigenschaften für das Indexing des Dokuments. Diese Standardeigenschaften sind im Rahmen von Projekten kundenspezifisch erweiterbar.

Skalierbare und zuverlässige Aufbewahrung von Dokumenten

Die skalierbare Architektur des Produkts und die Tatsache, dass Dokumente nicht in einer relationalen Datenbank gespeichert werden, ermöglicht die effiziente Aufbewahrung von Dokumenten in großer Anzahl (z. B. viele Millionen Dokumente) und mit großem Umfang (z. B. mit mehr als einem Gigabyte Dokumentgröße).

Enge Integration mit Produktivitätswerkzeugen

Das Bearbeiten von Dokumenten erfolgt mit den dafür in Fabasoft Folio eng integrierten Produktivitätswerkzeugen, beispielsweise Microsoft Excel oder LibreOffice.

Versionskontrolle für Dokumente

Jedes Dokument ist ein Fabasoft Folio Geschäftsobjekt und unterstützt daher den gesamten Leistungsumfang der Versionsverwaltung auch für Dokumente.

Implizites Check-out und Check-in

Ein explizites Check-out und Check-in von Dokumenten für das Bearbeiten und Speichern ist mit Fabasoft Folio nicht erforderlich. Ein Anwender kann mit einem Doppelklick in einem einzigen Schritt das Dokument sperren, ein Check-out durchführen und den Inhalt im Produktivitätswerkzeug öffnen.

Permanente Sperre setzen

Falls erforderlich, kann ein Dokument vor einem Check-out auch permanent gesperrt werden.

Konvertierung in das finale Format PDF

Ein Dokumentinhalt wird - zum frühest möglichen Zeitpunkt, sobald keine Bearbeitung mehr erforderlich ist - implizit oder explizit in das finale Format PDF konvertiert. Dies hat den wesentlichen Vorteil, dass der Dokumentinhalt ab diesem Zeitpunkt von Anwendern einfach in PDF-Viewern angezeigt werden kann, und das ursprüngliche Bearbeitungswerkzeug nicht am Arbeitsplatz installiert sein muss. Darüber hinaus sind Dokumente im PDF-Format kleiner und können aus dem Content-Repository schneller zum Client-Arbeitsplatz transferiert werden.

Konvertierung in das finale Format PDF/A

Fabasoft Folio unterstützt auch das Konvertieren von Dokumenten in das Format PDF/A. Das PDF/A-Format ist eine günstige Basis für die elektronische Archivierung von Dokumenten.

Zusammengesetzte Dokumente

Ein Geschäftsobjekt in Fabasoft Folio umfasst Eigenschaften, Inhalte und Beziehungen zu anderen Geschäftsobjekten. Ein Beispiel eines zusammengesetzten Dokuments ist eine E-Mail. Die E-Mail enthält Eigenschaften (z. B. die To-, und Cc-Empfänger), die E-Mail-Nachricht sowie die Anlagen. Die Anlagen sind selbst wieder Geschäftsobjekte in Fabasoft Folio. Wenn ein Anwender eine E-Mail öffnet, beispielsweise mit Microsoft Outlook, so erscheint die E-Mail aber als ein Dokument.

Darüber hinaus unterstützt Fabasoft Folio das Verpacken von zusammengesetzten Dokumenten in Container, beispielsweise im ZIP-Format. Beim Bearbeiten eines solchen Geschäftsobjekts wird der Container zuerst extrahiert und nach Abschluss der Bearbeitung wieder verpackt und als Container im Content-Repository abgelegt. AutoCAD-Zeichnungen werden auf diese Art in Fabasoft Folio aufbewahrt. Das extrahierte zusammengesetzte Dokument besteht aus einer Liste von unterschiedlichen Inhalten, aus der sich die Zeichnung zusammensetzt und die in die AutoCAD-Designer-Anwendung geladen werden.

WebDAV-Links

Fabasoft Folio unterstützt den Zugriff auf Geschäftsobjekte - und damit auch auf Dokumente - über das Standardprotokoll WebDAV („Web-based Distributed Authoring and Versioning“). Damit ist es möglich, zusammengesetzte Dokumente zu erzeugen, in dem WebDAV-Links auf andere Dokument-Objekte eingefügt werden. Voraussetzung ist, dass die Bearbeitungswerkzeuge dieser Dokumente das WebDAV-Protokoll unterstützen. Für Microsoft-Windows-Arbeitsplätze ist es auch möglich, eine Netzwerkverbindung zu einem Fabasoft Folio Ordner über WebDAV mit einem Laufwerksbuchstaben herzustellen. In diesem Fall können Links in Dokumenten auch mit Dateipfaden hergestellt werden.

Hyperlinks

Der Zugriff auf jedes Fabasoft Folio Geschäftsobjekt ist über einen eindeutigen Hyperlink möglich, der auf einer eindeutigen Objektadresse beruht. Die Objektadresse ist weltweit eindeutig durch ein Namensschema, das auf der Fabasoft Folio Domänen-ID basiert, die mit der Softwarelizenz vergeben wird.

Hierarchien von Ordnern

Ein Anwender erstellt Ordnerhierarchien durch das Erzeugen von Geschäftsobjekten des Typs „Ordner“. Jeder Ordner enthält eine Liste von Geschäftsobjekten. Die Hierarchie von Ordnern wird über die Strukturdarstellung des Schreibtischs abgebildet.

Ordnervorschau

Mit der Ordnervorschau ist es möglich, die Inhalte von Ordnern als Vorschaubilder anzuzeigen, ohne die Ordner öffnen zu müssen.

Wiederverwendbare Textbausteine

Fabasoft Folio unterstützt das Erzeugen und Pflegen von Textbausteinen, die von Anwendern bei der Erstellung von Dokumenten (beispielsweise in Microsoft Word oder LibreOffice) wiederverwendet werden können.

Geschäftsobjekt-Eigenschaften in Dokumente einfügen

Bestimmte Geschäftsobjekt-Eigenschaften können in ein Dokument eingefügt werden, sodass die Werte dieser Eigenschaften im Dokumentinhalt angezeigt werden.

Aktualisieren von Geschäftsobjekt-Eigenschaften direkt im Dokument

Mit Microsoft Word ist auch das Aktualisieren von Eigenschaftswerten direkt aus dem Dokumentinhalt möglich. Ein Anwender ändert den Eigenschaftswert (z. B. eine Kontaktadresse) im Dokumentinhalt. Beim Speichern des Dokuments werden auch die Eigenschaften des Geschäftsobjekts aus dem Dokumentinhalt aktualisiert.

Generieren von Serienbriefen

Fabasoft Folio ermöglicht das Generieren von Serienbriefen durch das Einfügen von Kontaktadressen in eine Serienbriefvorlage.

Hinweis: Wenn Sie Serienbriefe mit aktiven Makros verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass durch die Makros die Serienbrieffunktionalität von Fabasoft Folio nicht beeinflusst wird.

Wiederverwendbare Vorlagen

Eine Vorlage wird in Fabasoft Folio als Geschäftsobjekt erstellt und gepflegt. Damit steht der Leistungsumfang eines Geschäftsobjekts auch für das Management von Vorlagen zur Verfügung, beispielsweise die Versionsverwaltung und die Zugriffskontrolle.

Jedes vorhandene Geschäftsobjekt kann als Vorlage verwendet werden

Jedes in Fabasoft Folio vorhandene Geschäftsobjekt (nicht nur Dokumente) kann als Vorlage wiederverwendet werden.

Strukturierung von Vorlagen nach Kategorien

Vorlagen werden Kategorien zugeordnet, um eine Strukturierung der Vorlagen für die Verwendung durch Anwender zu ermöglichen.

Freigabeprozess für Vorlagen

Die Freigabe einer Vorlage kann getrennt von der Erstellung und Bearbeitung der Vorlage erfolgen und über einen Workflow auch über einen formalen Prozess durchgeführt werden.

Ausfertigen und Versenden (Mail-Merge)

Das Produkt unterstützt das Ausfertigen und Versenden von Dokumenten.

Drucken von Dokumenten

Das Produkt unterstützt das Drucken von Dokumenten über die am Client definierten Drucker.

Use-Cases für das Dokumentenmanagement

  • Ein Inhaltsobjekt bearbeiten
  • Ein Inhaltsobjekt zwischenspeichern
  • Ein Inhaltsobjekt drucken
  • Ein Inhaltsobjekt verschlüsseln bzw. entschlüsseln
  • Einem Inhaltsobjekt Adressaten zuordnen
  • DocProperties einfügen
  • Projektarchiv
  • Vorlagensammlungen verwalten
  • Eine Vorlagensammlung erstellen
  • Eine Vorlage erstellen und bearbeiten
  • Ein Objekt auf Basis einer Vorlage erstellen
  • Eine Vorlagensammlung kategorisieren
  • Eine Vorlage in die Liste der Favoriten aufnehmen
  • Eine Vorlage aus der Liste der Favoriten entfernen

SAP-ArchivierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

SAP-Archivierung

Fabasoft Folio ermöglicht das Archivieren von Inhalten aus SAP im Content-Repository des Produkts.

SAP-Integrations-Zertifikat

Das SAP-Integrations-Zertifikat dokumentiert, dass die Implementierung der SAP-iArchive-Schnittstelle durch Fabasoft Folio von SAP zertifiziert wurde.

Use-Cases für die SAP-Archivierung

  • Ablage von eingehenden Dokumenten
  • Ablage von ausgehenden Dokumenten
  • Ablage von Drucklisten
  • Ablage von Archivdateien

Scannen und Document-ImagingPermanenter Link zu dieser Überschrift

Scannen am Arbeitsplatz

Für das Scannen am Arbeitsplatz wird jedes (gesondert zu lizenzierendes) Drittprodukt für Scannen und Document-Imaging unterstützt, mit dem die digitalisierten Papierdokumente auf ein lokales Verzeichnis (mit einem Laufwerksbuchstaben) gespeichert werden können. Durch Verbinden des elektronischen Schreibtischs als lokales Verzeichnis unter einem Laufwerksbuchstaben ist es damit möglich, Dokumente aus dem Drittprodukt an das Content-Repository von Fabasoft Folio zu übergeben. Dabei wird eine Basisindexierung der Scandokumente durchgeführt. Falls eine zusätzliche Indizierung erforderlich ist, erfolgt dies bereits in Fabasoft Folio.

Scannen auf dedizierten Scan-Arbeitsplätzen (Integration für Kofax Capture)

Fabasoft Folio integriert Kofax Capture (gesondert zu lizenzierendes Drittprodukt) zur Digitalisierung von Papierdokumenten auf dedizierten Scan-Arbeitsplätzen. Kofax Capture ist ein leistungsfähiges Produkt für Scannen und Document-Imaging.

Integration von Kofax Capture über SOA-Webservices

Die Integration von Kofax Capture erfolgt über Webservices (SOA: „Service Oriented Architecture“). Kofax Capture übergibt die digitalisierten Papierdokumente über ein Webservice an Fabasoft Folio. Die Übergabe wird in Kofax Capture Release Scripts konfiguriert. Dabei wird eine Basisindexierung der Scandokumente durchgeführt. Falls eine zusätzliche Indizierung erforderlich ist, erfolgt dies bereits in Fabasoft Folio.

OCR-Erkennung

Die OCR-Erkennung erfolgt in dem integrierten Drittprodukt für Scannen und Document-Imaging. Die ermittelten OCR-Dokumente werden an Fabasoft Folio übergeben.

Erkennen von Metadaten beim Scannen

Die Erkennung von Metadaten beim Scannen erfolgt in dem integrierten Drittprodukt für Scannen und Document-Imaging. Die ermittelten Metadaten werden an Fabasoft Folio übergeben.

Use-Cases für Scanning und Document-Imaging

  • Ein Papierdokument am Arbeitsplatz scannen und bearbeiten
  • Massen-Scanning von Papierdokumenten
  • Eine OCR-Konvertierung durchführen

SuchePermanenter Link zu dieser Überschrift

Metadatensuche

Fabasoft Folio ermöglicht die Suche nach Geschäftsobjekten über bestimmte Eigenschaften (Metadaten) dieser Geschäftsobjekte.

Direkter Zugriff auf Geschäftsobjekte in der Trefferliste

In einer Trefferliste werden jene Fabasoft Folio Geschäftsobjekte angeführt, die die Suchkriterien der durchgeführten Suche erfüllen. In der Spaltenansicht werden Eigenschaften der gefundenen Geschäftsobjekte angezeigt. Ein Anwender kann ein gefundenes Geschäftsobjekt direkt in der Trefferliste öffnen.

Taxonomiebasierte Suche über einen ISO-2788-Thesaurus

Einem Geschäftsobjekt können Schlagwörter zugeordnet werden, deren Definition sich am  Thesaurus-Standard ISO 2788 orientieren. Damit sind Schlagwort-Taxonomien definierbar, die auch für die Suche nach Geschäftsobjekten über Schlagworte verwendbar sind.

Leistungsfähige Volltextsuche über Fabasoft Mindbreeze Enterprise

Fabasoft Folio integriert Fabasoft Mindbreeze Enterprise als leistungsfähiges Produkt für die Volltextsuche in Metadaten und in Inhalten. Ein Anwender führt die Volltextsuche in der Benutzeroberfläche von Fabasoft Folio aus, im Hintergrund wird diese Suche über Fabasoft Mindbreeze Enterprise ausgeführt.

Abbrechen der Suche

Der Anwender kann im Suchformular einstellen, wie groß die maximale Anzahl von Treffern bei einer Suche sein darf und wie lange die Suche maximal dauern darf. Werden diese Vorgaben überschritten, so wird eine Suchabfrage abgebrochen.

Einfache Suche (Schnellsuche)

Ein Anwender führt eine einfache Suche durch in einer Listendarstellung des Schreibtischs, in dem er im Suchfeld der Liste (siehe Abbildung) einen Suchbegriff eintippt. Während des Tippvorgangs werden bereits Treffer angezeigt, die er in die Liste übernehmen kann. Darüber hinaus kann die Schnellsuche auch als Volltextsuche über Fabasoft Mindbreeze Enterprise ausgeführt werden.

Use-Cases für die Suche

  • Nach Objekten suchen
  • Suchkriterien über Optionen aus dem Menü einschränken
  • Suchkriterien über Wildcards einschränken
  • Die Treffersammlung verwenden
  • Ein Suchmuster erstellen
  • Ein Suchmuster verfügbar machen
  • Ein Suchmuster verwenden
  • Suchoptionen festlegen
  • Eine Schnellsuche im Suchfeld durchführen
  • Eine Schnellsuche in Objektzeigereigenschaften durchführen
  • Eine Volltextsuche durchführen
  • Eine Recherche durchführen

VersionierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jedes Geschäftsobjekt unterstützt die Versionierung

Jedes Geschäftsobjekt in Fabasoft Folio unterstützt die Versionierung (nicht nur Dokumente, sondern beispielsweise auch Ordner und Projekte).

Eine Version umfasst das gesamte Geschäftsobjekt

Eine Version umfasst das gesamte Geschäftsobjekt. Nicht nur die Dokumentinhalte, sondern alle strukturierten und unstrukturierten Informationen, die das Geschäftsobjekt enthält.

Ein Geschäftsobjekt unterstützt Zeitreisen

Durch Lesen einer bestimmten Version wird ein Geschäftsobjekt in den Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit versetzt. Der Anwender sieht alle strukturierten und unstrukturierten Informationen des Geschäftsobjekts mit den Werten zu dem Zeitpunkt in der Vergangenheit.

Navigation von verknüpften Geschäftsobjekten in einer Zeitreise

Wenn ein Anwender ein Geschäftsobjekt auf eine Version in der Vergangenheit setzt und dann bei diesem Geschäftsobjekt über einen gespeicherten Objektzeiger zu einem anderen Geschäftsobjekt navigiert, so wird auch dieses Geschäftsobjekt in einer Version angezeigt, die zu dem ersten Geschäftsobjekt passt. Damit erfolgt die Navigation von verknüpften Geschäftsobjekten in einer Zeitachse, die zu der angezeigten Version eines Geschäftsobjekts passt.

Freigabestände

Wird für ein Geschäftsobjekt ein Freigabestand gesetzt, so sehen alle Anwender, die über Objektzeiger auf dieses Geschäftsobjekt zugreifen und nur Leserechte haben, immer den Freigabestand des Geschäftsobjekts. Auch wenn das Geschäftsobjekt von Anwendern mit Bearbeitungsrechten bereits weiter bearbeitet werden, sehen Anwender mit Leserecht immer nur den konsistenten Freigabestand.

Use-Cases für die Versionierung

  • Eine Version lesen
  • Zurück zur aktuellen Version
  • Eine Version speichern
  • Eine Version wiederherstellen
  • Eine Version löschen
  • Versionen aufräumen
  • Eine Version freigeben
  • Änderungen des Inhalts anzeigen
  • Änderungen der Eigenschaften anzeigen

Digital-Asset-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Verwalten von digitalen Inhalten

Fabasoft Folio ermöglicht das Speichern und Verwalten von beliebigen digitalen Inhalten. Beim Digital-Asset-Management wird der Fokus auf den Umgang mit Bildern, Audio- und Videodateien gelegt.

Abhängig vom Webbrowser können Inhalte per Drag-and-drop oder mithilfe von Kopieren und Einfügen importiert bzw. exportiert werden. Um große Datenbestände in Dateisystemen oder Datenbanken zu importieren bietet sich Fabasoft Folio COLD an.

Ein digitaler Inhalt kann abgelegt, gesucht, versioniert, im Archiv aufbewahrt und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.

Metadaten von digitalen Inhalten

Neben den Standardmetadaten wie Name, Erzeugt am/um oder Letzte Änderung am/um werden abhängig vom Dateiformat Metadaten des Inhalts extrahiert und gespeichert, die Sie für Recherchezwecke nutzen können. Beispielsweise werden bei Bildern die Exif-Eigenschaften ausgelesen, bei Word-Dokumenten stehen die Seiten- und Wortanzahl zur Verfügung. Audiodateien können ebenfalls unzählige Metadaten bereitstellen; insbesondere das Albumcover das in den verschiedenen Folio-Ansichten genutzt werden kann.

Zusätzlich können Sie digitale Inhalte beschlagworten und kategorisieren.

Sichten von digitalen Inhalten

Bilder und Videos können mithilfe verschiedener Ansichten (z. B. Details, Miniaturansicht, Vorschau und Karussell) effizient gesichtet werden. Für die effiziente Ansicht großer Dateien werden eigene Bild-Inhalte generiert und angezeigt. Die zur Verfügung stehenden Metadaten bieten umfangreiche Möglichkeiten Inhalte zu filtern und zu suchen.

Abspielen von Audio- und Videodateien

Audio- und Videodateien können direkt im Webbrowser abgespielt werden, wenn der Webbrowser das entsprechende Format unterstützt. Durch die Möglichkeit Audio- und Videodateien mithilfe von Fabasoft Folio zu konvertieren, kann eine Vielzahl an Formaten abgespielt werden.

Konvertieren von digitalen Inhalten

Die Fabasoft Folio Konvertierungsservices bieten die Möglichkeit digitale Inhalte von einem Format in ein anderes Format zu konvertieren. Typische Zielformate für Digital Assets sind OGG, OGV, MPG, WEBM, PDF, PNG oder JPG.

Automatisierte Nutzung von digitalen Inhalten

Für die Auflistung, den Import, den Export und die Umwandlung digitaler Inhalte gibt es Webservice-Schnittstellen auf Basis WebDAV, SOAP, JSON und CMIS.

Arbeiten mit Bildern

Bilder können Sie direkt im Webbrowser skalieren und zuschneiden. Für die Verwendung von Bildern außerhalb von Fabasoft Folio (z. B. für Präsentationen) werden Exportmöglichkeiten in verschiedene Formate und Größen angeboten (konfigurierbar).

SynchronisierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Geschäftsobjekte im Folio Ordner mit dem Dateisystem synchronisieren

Geschäftsobjekte (Inhalte), die für die Synchronisierung definiert wurden, werden beim Synchronisieren in ein lokales Verzeichnis im Dateisystem kopiert. Ein Anwender ist damit in der Lage, bestimmte Geschäftsobjekte ohne Netzwerkverbindung lokal zu nutzen.

Lokal geänderte Dateien werden beim Synchronisieren wieder in das Content-Repository von Fabasoft Folio importiert.

Hinweis: Der Folio Ordner ist Teil des Fabasoft Folio Clients und steht nur unter Microsoft Windows zur Verfügung.

Use-Cases für das mobile Arbeiten

  • Kontextmenü des Benachrichtigungssymbols
  • Symbole für die Visualisierung des Status
  • Auflösen von Konflikten
  • Konfiguration in Fabasoft Folio

CollaborationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die von Anwendern erstellten Inhalte werden in Fabasoft Folio erfasst und aufbewahrt.

TeamroomPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Teamroom ermöglicht eine informelle abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Für die Verwaltung des Teams steht ein eigener Bereich im Teamroom zur Verfügung. Durch die einfache Zugriffsrechtestruktur können Dokumente innerhalb des Teams problemlos ausgetauscht werden.

Im Teamroom können nicht alle Objekttypen abgelegt werden. Dies sind zum Beispiel Akten, die für die formale Zusammenarbeit mit eigenem Rechtekonzept bestimmt sind.

Use-Cases für Teamroom

  • Einen Teamroom erzeugen
  • Zugriffsrechte festlegen
  • Teammitglieder zur Zusammenarbeit einladen
  • Einladungen akzeptieren oder ablehnen
  • Die Teamroom-Zuordnung ändern
  • Den Öffentlichkeitsstatus festlegen
  • Die Sicherheitsstufe festlegen
  • Ein Logo festlegen
  • Ein Theme festlegen
  • Den Eigentümer eines Teamrooms ändern
  • Eine E-Mail an das Team versenden
  • Einen Teamroom übertragen
  • Einen Teamroom zurückholen
  • Einen Teamroom publizieren
  • Einen Newsfeed erzeugen
  • Einträge im Newsfeed erzeugen
  • Den Öffentlichkeitsstatus festlegen

Fabasoft Folio PortletPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio stellt ein JSR-168 kompatibles Portlet zur Verfügung, das es ermöglicht Fabasoft Folio Anwendungen in einer Homepage einzubinden. Somit ist eine Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern über das World Wide Web möglich.

RSS-FeedsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein RSS-Feed kann auf jedes Geschäftsobjekt in Fabasoft Folio definiert werden, nicht nur auf Ordner, sondern beispielsweise auch auf Dokumente. Der Anwender abonniert einen RSS-Feed mit einem RSS-Reader, beispielsweise dem Webbrowser oder Microsoft Outlook.

Use-Cases für RSS-Feeds

  • Vordefinierte Objekte
  • Beliebige Objekte abonnieren
  • RSS-Feed Abonnement aufheben
  • Ereignisse abonnieren

KontaktmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Pflege von externen Kontakten

Fabasoft Folio ermöglicht das Erfassen und Pflegen von externen Kontakten als Geschäftsobjekte im Content-Repository.

Integration mit Verzeichnisdiensten

Fabasoft Folio integriert bestimmte Verzeichnisdienste, beispielsweise Microsoft Active Directory oder LDAP-Verzeichnisse, um Kontaktinformationen zu synchronisieren.

Kontakte mit Microsoft Outlook synchronisieren

Kontakte, die in Fabasoft Folio verwaltet werden können mit den Kontakten in Microsoft Outlook bidirektional synchronisiert werden.

Use-Cases für das Kontaktmanagement

  • Eine Organisation erfassen
  • Eine Eigene Organisation erfassen
  • Eine Person in einer Rolle erfassen
  • Kommunikation mit Person/Organisation anzeigen
  • Eine Adressatenliste für Massenaussendungen erstellen

Agile GeschäftsprozessePermanenter Link zu dieser Überschrift

Agilität bedeutet in Geschäftsprozesse gegossene Flexibilität. Fabasoft Folio fördert Agilität durch Ad-hoc-Workflows. Der Anwender kombiniert dabei Prozessbausteine zu wiederverwendbaren  Geschäftsabläufen. Für Routineabläufe in den Fachabteilungen bietet Fabasoft Folio strukturierte Prozesse, die in einem grafischen Prozesseditor modelliert werden. Jedes Projekt muss heute bereits nach kurzer Laufzeit erste konkrete Erfolge vorweisen können. Agiles Projektmanagement fordert die Konzentration auf die wichtigsten Projekterfolge zum frühestmöglichen Zeitpunkt.

Arbeitsvorrat (To-do-Liste)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Der Arbeitsvorrat auf dem Schreibtisch eines Anwenders enthält die Liste von Workflow-Aktivitäten, die diesem Anwender in formalen Geschäftsprozessen zugewiesen wurden. Ihm persönlich, einer seiner Gruppen oder einer seiner Rollen.

Arbeitsschritte einer Workflow-Aktivität

Eine Workflow-Aktivität umfasst eine Liste von Arbeitsschritten im Sinne einer Checkliste, um die Aktivität abzuarbeiten. Muss-Arbeitsschritte müssen ausgeführt werden, bevor die Aktivität abgeschlossen werden kann. Kann-Arbeitsschritte sind optional.

Referenzieren von Geschäftsobjekten im Workflow

Jede Workflow-Aktivität referenziert ein oder mehrere Geschäftsobjekte als Objektzeiger. Somit werden auch im Workflow nur Referenzen auf Geschäftsobjekte bewegt, und keine Informationen kopiert.

Gruppenbasierte und rollenbasierte Verteilung von Prozessaktivitäten

Workflow-Aktivitäten werden in Organisationen typischerweise auf Basis von Gruppen und Rollen verteilt. Falls mehrere Benutzer der gleichen Gruppe zugeordnet sind oder die gleiche Rolle haben, so sieht jeder dieser Benutzer die Aktivitäten im Arbeitsvorrat, die dieser Gruppe bzw. Rolle zugeordnet wurden. Falls einer der Benutzer die Bearbeitung einer Aktivität beginnt, verschwindet sie bei den anderen Benutzern aus dem Arbeitsvorrat.

Lastverteilung auf Basis von Metriken (Verteilungssystem)

Das Produkt implementiert eine Metrik für die Lastverteilung, die es ermöglicht, Workflow-Aktivitäten auf die Arbeitsvorräte der Benutzer zu verteilen unter Berücksichtigung der aktuellen Lastverteilung in einer Organisation.

Use-Cases für den Arbeitsvorrat

  • Eine Aktivität im Arbeitsvorrat beginnen
  • Einen Arbeitsschritt einer Aktivität ausführen
  • Eine Aktivität auf Frist legen
  • Eine auf Frist liegende Aktivität reaktivieren
  • Eine Aktivität als Stellvertreter übernehmen
  • Eine Aktivität zuteilen
  • Eine Aktivität vorschreiben (mit oder ohne Muster)
  • Eine Eskalation definieren

UnterschriftenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Unterschreiben eines Geschäftsobjekts bewirkt den nachvollziehbaren Abschluss einer Bearbeitungsphase.

Unterschriftenarten

Das Produkt bietet vordefinierte Unterschriftenarten, z. B. „Abzeichnen“ oder „Genehmigen“. Bestimmte formalere Unterschriften können auch die Eingabe des Benutzer-Passworts erfordern.

Festhalten von Unterschriften am Geschäftsobjekt

Jede Unterschrift wird beim Geschäftsobjekt gespeichert, mit der Art der Unterschrift, dem Benutzer, dem Datum und der Rolle, in der die Unterschrift ausgeführt wurde.

Sichern einer Version bei der Unterschrift

Typischerweise wird mit dem Ausführen der Unterschrift auch eine Version des Geschäftsobjekts erstellt.

Use-Cases für Unterschriften

  • Ein Geschäftsobjekt genehmigen lassen
  • Ein Geschäftsobjekt genehmigen
  • Genehmigung eines Geschäftsobjekts ablehnen

Ad-hoc-WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei einem Ad-hoc-Workflow weist ein Anwender nachfolgende Workflow-Aktivitäten den betroffenen Benutzern, Gruppen oder Rollen zu. Er verwendet dafür vordefinierte Prozessbausteine (Aktivitäten). Die Anwender bestimmen, wie ein formaler Geschäftsprozess über Ad-hoc-Workflow abläuft. Das schafft zusätzliche Agilität.

Grafischer Editor für Ad-hoc-Workflow

Über den grafischen Editor für Ad-hoc-Workflow kombiniert ein Anwender vordefinierte Prozessbausteine zu Ad-hoc-Workflows.

Parallele Workflow-Aktivitäten

Durch die parallele Anordnung von Workflow-Aktivitäten, werden mehrere Anwender gleichzeitig mit der Ausführung von Aktivitäten beauftragt. Haben alle Anwender diese parallelen Aktivitäten abgearbeitet, so wird der Workflow mit der nächsten Aktivität fortgesetzt. Durch parallele Aktivitäten lassen sich die Durchlaufzeiten von Geschäftsprozessen erheblich verkürzen.

Vordefinierte ProzessePermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein vordefinierter (strukturierter) Prozess besteht aus einer vordefinierten Abfolge von seriellen und/oder parallelen Workflow-Aktivitäten. Sowie aus Bedingungen und Schleifen zur Ablaufkontrolle.

Referenzmodell der Workflow Management Coalition

Das Produkt implementiert ein Workflow-Modell, das sich am Referenzmodell der „Workflow Management Coalition“ (http://www.wfmc.org) orientiert.

Grafischer Prozesseditor

Die Modellierung von vordefinierten Prozessen erfolgt mit dem graphischen Prozesseditor von Fabasoft Folio. Die Modellierung erfolgt in Form von Blockdiagrammen durch Verwendung von Bedingungselementen („IF“, „CASE“) und Schleifen („REPEAT“) und vordefinierten Prozessbausteinen (Aktivitäten).

Trennung der Prozessdefinition von der Prozessausführung

Bei jedem Start eines vordefinierten Prozesses wird aus der Prozessdefinition eine Prozessinstanz für den konkreten Durchlauf des Geschäftsprozesses erstellt. Der modellierte Prozess bleibt von der konkreten Ausführung unberührt.

Subprozesse

Der grafische Prozesseditor unterstützt das Modellieren von Subprozessen, die in andere Prozesse eingefügt werden können.

Vordefinierte BPMN-ProzessePermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch die Unterstützung von BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) können Sie Geschäftsprozesse modellieren und von den Vorteilen einer plattformunabhängigen Notation profitieren. Die erstellten Prozessdiagramme können direkt als Grundlage zur Automatisierung von Geschäftsprozessen verwendet werden.

Im grafischen BPMN-Editor können Sie neben der Modellierung des Prozesses auch Zuordnungen zum Beispiel zu Folio-Benutzern und -Aktivitätsdefinitionen treffen, um den Prozess mit der Fabasoft Folio Workflow-Engine direkt ausführen zu können.

Der BPMN-Editor gliedert sich in drei Bereiche. Im linken Bereich befinden sich die BPMN-Elemente, die per Drag-and-drop in den mittleren Zeichenbereich gezogen werden können. Der rechte, standardmäßig zugeklappte Bereich zeigt Eigenschaften zu dem im Zeichenbereich aktuell markierten Element. Hier kann auch die Zuordnung zu Folio-Objekten für die Ausführung getroffen werden.

Workflow-KonnektorenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Produkt stellt Workflow-Konnektoren zur Verfügung, mit denen Prozesse auch system- und anwendungsübergreifend ausgeführt werden können.

Webservice-Integration (SOA)

Die Synchronisation mit anderen Workflow-Lösungen erfolgt auf Basis von Webservices (SOA, „Service Oriented Architecture“). Beispielsweise mit Microsoft BizTalk oder mit SAP Workflow.

ProzessablagePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Prozessablage bietet Ihnen die Möglichkeit Prozesse strukturiert abzulegen und mit Dokumenten, Teilnehmern und Leistungen zu verknüpfen. Die Prozesse können aus unterschiedlichen Gesichtspunkten betrachtet und analysiert werden.

Die Prozessablage gliedert sich in vier Bereiche:

  • Prozesse
    Ein modellierter Geschäftsprozess kann auf Teilprozesse, Dokumente, Teilnehmer und Leistungen verweisen.
  • Dokumente
    Die im Rahmen eines Prozesses benötigten Dokumente.  
  • Teilnehmer
    Ein Teilnehmer repräsentiert einen Zuständigkeitsbereich innerhalb eines Prozesses.
  • Leistungen
    Eine Leistung definiert ein Ergebnis eines Prozesses. Leistungen können mithilfe von Leistungsgruppen strukturiert werden.

Abbildung 1: Prozessablage

Portalbasierte elektronische FormularePermanenter Link zu dieser Überschrift

E-Forms und E-Services

Fabasoft Folio ermöglicht in Verbindung mit dem Produkt Fabasoft app.ducx die Definition von elektronischen Formularen und stellt diese entweder direkt im Webbrowser zur Verfügung oder über JSR-168-konforme Portlets in einem Portal, z. B. Liferay Portal.

Formulare können auch zu einer E-Service-Fachanwendung gehören, die eine enge Interaktion mit den Geschäftsobjekten in Fabasoft Folio ermöglicht.

Compliance-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Compliance bedeutet Konformität mit gesetzlichen Vorgaben, branchen- und industriespezifischen Normen und Standards sowie internen Richtlinien („Policies“).

Fabasoft Folio sorgt für die Umsetzung und die nachvollziehbare Erfüllung der konkreten Compliance-Anforderungen im Unternehmen. Und Fabasoft Folio bietet die revisionssichere Archivierung der digitalen Geschäftsunterlagen. Beides bildet das revisionssichere Fundament für die Durchführung von digitalen Wirtschaftsprüfungen.

Die in Kapitel „Compliance-Management“ beschriebene Funktionalität ist nur in Fabasoft Folio Compliance verfügbar.

Compliance-ManagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Management von Richtlinien (Policy-Management)

Richtlinien („Policies“) werden als Geschäftsobjekte in Fabasoft Folio erstellt und gepflegt. Damit steht der gesamte Leistungsumfang für Geschäftsobjekte auch für das Management von Richtlinien zur Verfügung.

Geschäftsobjekte in Fabasoft Folio

Da der Begriff „Dokument“ im Sprachgebrauch sehr weit gefasst ist – er umfasst sowohl ein einzelnes Blatt Papier als auch eine gesamte Akte – vermeidet Fabasoft Folio diesen Begriff und verwendet stattdessen den Begriff „Geschäftsobjekt“. Fabasoft Folio unterscheidet folgende Formen von Geschäftsobjekten: Akten, Geschäftsfälle, Unterlagen und Inhalte. Zu Unterlagen werden in Fabasoft Folio Eingänge und Ausgänge gezählt. Jedes Geschäftsobjekt dient einem bestimmten Zweck:

  • Inhalte
    Inhalte sind elektronische Schriftstücke, die bereits in Fabasoft Folio als Objekte vorhanden sind und mit einem (zumeist externen) Bearbeitungswerkzeug bearbeitet werden, also etwa Word-Objekte, Excel-Objekte, E-Mail-Objekte oder gescannte Bilder in Form von TIFF-Objekten.
    Hinweis: Im Dateisystem gespeicherte Microsoft Word-Dokumente werden durch Importieren in Fabasoft Folio zu Inhalten (z. B. zu einem Word-Objekt). Analog dazu stellen E-Mails in Microsoft Outlook ebenfalls erst dann einen Inhalt dar, wenn diese in Fabasoft Folio als E-Mail-Objekte importiert worden sind.
  • Unterlagen
    Unterlagen sind „Umschläge“ für Inhalte. Neben der Liste der Inhalte enthalten sie Metadaten (z. B. Eingangsdatum oder Adressaten), die im Sinne einer Schriftgutverwaltung zusätzlich zu den Inhalten selbst gespeichert werden müssen.
  • Eingänge
    Eingänge sind spezielle Unterlagen und enthalten Inhalte, die von Partnern zugesandt worden sind.
  • Ausgänge
    Ausgänge sind spezielle Unterlagen und enthalten Inhalte, die (potentiell) an Partner versandt werden.
  • Geschäftsfälle
    Ein Geschäftsfall bündelt Eingänge und Ausgänge eines Vorgangs mit typischerweise begrenztem Zeithorizont (z. B. ein Projekt oder eine Kampagne). Ein Geschäftsfall ist somit eine Mappe von Unterlagen mit gleichem Kontext (d.h. Geschäftsfall).
  • Akten
    Eine Akte bündelt Geschäftsfälle, Eingänge und Ausgänge eines Vorgangs mit typischerweise langem Zeithorizont. Eine Akte ist somit eine Mappe von Unterlagen und Geschäftsfällen mit gleichem Kontext (d.h. der Akte).

Verbindliche und unverbindliche Geschäftsobjekte

Fabasoft Folio unterscheidet zwischen verbindlichen und unverbindlichen Geschäftsobjekten. Verbindlich sind Geschäftsobjekte mit Außenwirkung und Geschäftsobjekte deren Inhalt von einem Mitarbeiter abgezeichnet wurde (z. B. zur Genehmigung).

Wird ein Geschäftsobjekt verbindlich, so wird automatisch eine (verbindliche) Version von dem Geschäftsobjekt erzeugt. Alle enthaltenen Geschäftsobjekte werden ebenfalls verbindlich. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist können verbindliche Geschäftsobjekte nicht mehr gelöscht, sondern nur mehr storniert werden.

Akten sind im Gegensatz zu den anderen Geschäftsobjekten immer verbindlich, die enthaltenen Geschäftsfälle und Unterlagen werden aber erst verbindlich, wenn die Akte zum Beispiel genehmigt wird.

Bearbeitungsstatus von Geschäftsobjekten

Geschäftsobjekte können verschiedene Status („In Bearbeitung“, „Storniert“, „Suspendiert“ und „Abgeschlossen“) einnehmen. Jeder Status ist mit bestimmten Berechtigungen verbunden.

Use-Cases für Compliance-Management

  • Ein Geschäftsobjekt löschen
  • Ein Geschäftsobjekt suspendieren
  • Ein Geschäftsobjekt abschließen
  • Ein Geschäftsobjekt stornieren
  • Ein Geschäftsobjekt auf den Status In Bearbeitung setzen
  • Aufbewahrungsregeln für ein Geschäftsobjekt festlegen
  • Erfassung und Behandlung von Inhalten
  • Eine neue Unterlage erstellen
  • Eine eindeutige Unterlagennummer vergeben
  • Eine Unterlage anzeigen (Übersicht)
  • Hauptinhalt einer Unterlage bearbeiten
  • Inhalte einer Unterlage bearbeiten
  • Metadaten einer Unterlage bearbeiten
  • Eine Unterlage suchen
  • Eine Unterlage löschen
  • Eine Unterlage stornieren
  • Stornierung einer Unterlage aufheben
  • Eine Unterlage umregistrieren
  • Eine Unterlage verschieben
  • Eine Unterlage versionieren
  • Verbindliche Version einer Unterlage erzeugen
  • Verbindlichen Inhalt einer Unterlage laden
  • Einen physischen Inhalt zu einer Unterlage erfassen
  • Eine Unterlage entlehnen bzw. zurückgeben
  • Einen Eingang erfassen
  • Eingänge zu Geschäftsfällen/Akten registrieren
  • Einen Ausgang erstellen
  • Abfertigungsart festlegen
  • Einen Adressaten für einen Ausgang auswählen
  • Eine Adressatenliste für einen Ausgang auswählen
  • Die zu versendenden Inhalte für einen Ausgang festlegen
  • Einen Ausgang via SMTP versenden
  • Probeversand eines Ausgangs via SMTP
  • Personalisierte Reinschriften erstellen
  • Einen Ausgang als Seriendruck versenden
  • Eine Reinschrift anzeigen (Übersicht)
  • Eine Reinschrift über Microsoft Outlook versenden (interaktiv)
  • Einen neuen Geschäftsfall erstellen
  • Einen Geschäftsfall bearbeiten
  • Beziehungen zwischen Geschäftsfällen erstellen
  • Einen Geschäftsfall umregistrieren
  • Einen Geschäftsfall stornieren
  • Stornierung eines Geschäftsfalls aufheben
  • Einen Geschäftsfall abschließen
  • Einen Geschäftsfall versionieren
  • Einen Geschäftsfall entlehnen bzw. zurückgeben
  • Eine neue Akte erstellen
  • Eine Akte bearbeiten
  • Beziehungen zwischen Akten und anderen Geschäftsobjekten festlegen
  • Eine Akte stornieren
  • Die Stornierung einer Akte aufheben
  • Eine Akte abschließen
  • Eine Akte versionieren
  • Eine Akte entlehnen bzw. zurückgeben
  • Eine Akte oder Geschäftsfall strukturieren
  • Freigabeprozess für Eingangsrechnungen
  • Eine Aufbewahrungspflicht erzeugen
  • Aufbewahrungspflicht zuweisen
  • Aufbewahrungspflicht entfernen

Revisionssichere ArchivierungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Integration von revisionssicheren Archiven

Fabasoft Folio unterstützt die Integration von revisionssicheren Archiven über die Fabasoft iArchive-Schnittstelle. Damit sind digitale Unterlagen aus Fabasoft Folio in ein revisionssicheres Archiv überführbar.

Transparenter Zugriff auf archivierte Unterlagen

Für den Anwender ändert sich der Zugriff auf ein archiviertes Geschäftsobjekt in der Benutzeroberfläche nicht.

Reduktion der Speicherkosten

Die Verlagerung von Inhalten mit hohem Speichervolumen aus dem Content-Repository in ein Onlinearchiv führt zu einer signifikanten Reduktion der Speicherkosten. Onlinestorage für das Produktionssystem ist deutlich teurer als Archivstorage in Onlinearchiven.

Verschlankung von Produktionssystemen

Durch die Auslagerung von digitalen Unterlagen in ein Onlinearchiv wird das Produktionssystem verschlankt. Backuproutinen sind im Produktionssystem damit deutlich schneller ausführbar.

Regelbasierte Verlagerung in das Archiv

Fabasoft Folio ermöglicht die regelbasierte Verlagerung in das Onlinearchiv. Die Archivierungsregeln sind konfigurierbar.

Integration des Archivprodukts EMC² Centera

Fabasoft Folio integriert das Archivprodukt EMC² Centera für das Archivieren von digitalen Unterlagen.

Integration des Archivprodukts NetApp SnapLock

Fabasoft Folio integriert das Archivprodukt NetApp SnapLock für das Archivieren von digitalen Unterlagen.

Integration von Archivprodukten über Laufwerke im Dateisystem

Fabasoft Folio integriert Archivprodukte über Laufwerke im Dateisystem.

Schnittstelle für die projektbezogene Integration weiterer Archivprodukte

Fabasoft Folio stellt eine iArchive-Schnittstelle zur Verfügung, über die projektbezogen weitere Archivprodukte integriert werden können.

Use-Cases für revisionssichere Archivierung

  • Inhalte archivieren
  • Inhalte und Versionen archivieren
  • Ein Geschäftsobjekt vollständig archivieren
  • Eine Version archivieren
  • Eine Versionskopie archivieren
  • Ein Geschäftsobjekt aus dem Archiv laden
  • Ein archiviertes Geschäftsobjekt entladen
  • Ein archiviertes Geschäftsobjekt wiederherstellen
  • Ein Geschäftsobjekt im Archiv suchen
    Hinweis: Dieser Use-Case ist nur mit dem gesondert zu lizensierenden Produkt Fabasoft Mindbreeze Enterprise möglich.

GovernancePermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio Governance sorgt für die einheitliche, ordnungsgemäße und sichere Erfassung und Aufbewahrung aller Geschäftsunterlagen im Unternehmen. Die in diesem Kapitel beschriebene Funktionalität ist nur in Fabasoft Folio Governance verfügbar.

Der „Aktenschrank“ unterstützt das Management Ihrer Geschäftsakten in Fabasoft Folio. Damit sind sie nicht nur immer griffbereit, sondern erfüllen auch die Compliance-Anforderungen, egal ob gesetzlicher oder betriebsinterner Natur.

Die Dokumente erhalten ein Geschäftszeichen, sind unveränderbar, nachvollziehbar und damit zugelassen für digitale Wirtschaftsprüfungen.

Fabasoft ist nach ISO 27001 zertifiziert und hat auch die Prüfung von PriceWaterhouseCoopers für SAS 70 Type II sowie für revisionssichere Archivierung bestanden.

Aktenschrank

Ein Aktenschrank wird verwendet, um hierarchische Strukturen von Geschäftsakten und Dokumenten abzubilden.

Aktenordner

Ein Aktenordner enthält Akten, Geschäftsfälle und Aktenstücke.

Akte und Geschäftsfall

Eine Akte enthält Geschäftsfälle und Aktenstücke.

Aktenstück

Ein Aktenstück enthält Geschäftsdokumente, die registriert wurden und aufbewahrt werden müssen.

Geschäftsdokumente als Aktenstücke importieren

Geschäftsinhalte, die wichtige Informationen beinhalten, müssen als Aktenstücke importiert werden, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Use-Cases für den Aktenschrank

  • Einen Aktenschrank erzeugen
  • Verwertungsfristen definieren
  • Einen Aktenordner erzeugen
  • Eine Akte erzeugen
  • Einen Geschäftsfall erzeugen
  • Aktenstücke importieren
  • Ein Dokument zu einem Akt registrieren
  • Ein Aktenstück umregistrieren
  • Eine Aufbewahrungspflicht zuweisen
  • Eine Verwertungsfrist zuweisen
  • Einen Geschäftsfall abschließen
  • Einen Geschäftsfall wiedereröffnen
  • Eine Akte abschließen
  • Eine Akte wiedereröffnen
  • Aktenordner abschließen
  • Einen Aktenordner wiedereröffnen

Enterprise-SearchPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Integration von Fabasoft Mindbreeze Enterprise ermöglicht die Volltextsuche in Objekten und Inhaltsobjekten. Voraussetzung ist die Installation und explizite Konfiguration der Fabasoft Mindbreeze Enterprise Services sowie die Konfiguration von Filter- und Indizierungsservice-Objekten und deren Einbindung in den zu indizierenden Fabasoft Folio COO-Stores und MMC-Stores. Ein Benutzer kann damit im Rahmen der unterstützten Funktionalität von Fabasoft Mindbreeze Enterprise nach Textsequenzen in Objekteigenschaften des Typs „Inhalt“ suchen. Zusätzlich wird die Volltextsuche in weiteren Eigenschaften unterstützt, wenn dies entsprechend konfiguriert wurde. Die Verwendung der Volltextsuche kann für eine Fabasoft Folio Domäne generell ein- bzw. ausgeschaltet werden.

Die Fabasoft-Integration für Fabasoft Mindbreeze Enterprise umfasst:

  • Die Installation der für die Integration notwendigen Bibliotheken und den Aufruf der Setup-Routinen für die Integration in Fabasoft Mindbreeze Enterprise.
  • Objektklassen für die Konfiguration der Filter- und Indizierungsservice-Objekte sowie Konfigurationsobjekte zur Definition der zu indizierenden Objektklassen.
  • Das Senden von gespeicherten Inhaltsobjekten zum Zwecke der Indizierung. Unter Indizierung wird das Anlegen eines Index verstanden, der analog zum Index eines Buchs die Positionen eines Worts in einem Text speichert. Durch diese Speicherung ist eine sehr schnelle Suche möglich.
  • Das Senden von Eigenschaften von Objekten bestimmter Objektklassen an Fabasoft Mindbreeze Enterprise zum Zwecke der Indizierung. Dabei können die zu indizierenden Eigenschaften bestimmter Objektklassen im Konfigurationsobjekt von Fabasoft Mindbreeze Enterprise definiert werden. Diese werden beim Indizieren in Form einer XML-Datei an den Indexserver übergeben.
  • Das Senden von Objekten und Objekten mit Inhalt zum Zwecke der Indizierung, welche mithilfe von Fabasoft iArchive im Archivsystem abgelegt wurden.
  • Die Volltextsuche in den indizierten Objekten und Inhaltsobjekten (Objekten mit Inhalt) unter Verwendung der Fabasoft Mindbreeze Enterprise Services.

Use-Cases für Enterprise-Search

  • Eine Volltextsuche durchführen