BenutzerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Endbenutzer erwarten Sie folgende Neuerungen.

Der neue Erzeugen-DialogPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der neue Erzeugen-Dialog fügt sich nahtlos in das Folio-Design ein und bietet insbesondere auf Mobiltelefonen eine bessere Bedienbarkeit.

Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Ansicht ändern
    Über die Schaltfläche „Ansicht ändern“ können Sie für die Auswahlliste die Kartenansicht bzw. die Detailansicht festlegen.
  • Filtern nach
    In der Drop-down-Liste können Sie eine Kategorie auswählen (z. B. „Microsoft Office“), um die Auswahlliste entsprechend einzuschränken. Tippen Sie alternativ einen Filterbegriff ein, um die Auswahlliste auf Einträge einzuschränken, bei denen der Filterbegriff entweder im Namen oder in der zugeordneten Kategorie vorkommt.
  • Auswahlliste
    Die Auswahlliste ist nach „Favoriten“, „Vorlagen“ und „Objektklassen“ gruppiert. Um ein Objekt zu erzeugen, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag. Abhängig von der Objektklasse können Sie entweder nur den Namen oder bereits zusätzliche Metadaten erfassen.

Selbstverständlich ist der Erzeugen-Dialog auch vollständig per Tastatur bedienbar.

SuchportalPermanenter Link zu dieser Überschrift

Zusätzlich zum Schnellsuchfeld in der Kopfleiste wird auf Home eine eigene Karte „Suche“ angeboten, die zum Suchportal führt. Das Suchportal besteht aus einem Sucheingabefeld und den zusätzlich auswählbaren Suchkriterien.

Suchfeld

Bei der Eingabe des Suchbegriffs werden entsprechende Vorschläge angezeigt. Durch einen Klick auf die Lupe bzw. durch Drücken der Enter-Taste wird die Suche durchgeführt.

Suchkriterien

Standardmäßig werden folgende Suchkriterien angeboten:

  • Wo
  • Datum
  • Typ (z. B. Microsoft Word-Dokument)
  • In Teamroom enthalten
  • App-spezifische Suchkriterien

Gespeicherte Suchabfragen

  • Über die Aktion „Suchabfrage speichern“ können Sie den Suchbegriff und die aktuell gewählten Suchkriterien unter einem frei wählbaren Namen speichern.
  • Über die Aktion „Gespeicherte Suchabfragen“ > „<Name>“ können Sie eine gespeicherte Suchabfrage ausführen. Es werden die letzten fünf Suchabfragen bzw. die letzten fünf favorisierten Suchabfragen angezeigt.
  • Über die Aktion „Gespeicherte Suchabfragen“ > „Weitere gespeicherte Suchabfragen“ können Sie eine Liste aller Suchabfragen anzeigen. Durch einen Klick auf eine Suchabfrage wird diese ausgeführt. Zusätzlich können Sie über das Kontextmenü Suchabfragen umbenennen, löschen und als Favorit kennzeichnen.

Meeting-Einladungen direkt versendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Kalender ermöglichen Ihnen Termine und Aufgaben zu verwalten und mit anderen Benutzern zu teilen.

Wenn Sie bei einem Termin mindestens einen Teilnehmer festgelegt haben, können Sie über die Schaltfläche „Erzeugen und versenden“ den Termin erzeugen und zusätzlich eine E-Mail an die definierten Teilnehmer mit dem Termin als ICS-Datei versenden.

Hinweis:

  • Über den Kontextmenübefehl „Termin versenden“ kann ein Termin nachträglich versendet werden.
  • Wird ein versendeter Termin aktualisiert bzw. gelöscht, können Sie eine Terminaktualisierung bzw. Terminabsage versenden.
  • Über die versendete E-Mail kann der Termin geöffnet, akzeptiert, vorläufig akzeptiert oder abgelehnt werden. Der jeweilige Status wird beim Termin im Feld Teilnehmer angezeigt.

Teamrooms übertragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Übertragen von Teamrooms können Sie im Feld Berechtigungen des Quell-Teamrooms die Zugriffsrechte auf den Quell-Teamroom nach der Übertragung festlegen:

  • Berechtigungen der bisherigen Teammitglieder beibehalten
  • Zugriff auf die Mitglieder meiner Gruppe einschränken
  • Zugriff auf die Teammitglieder mit „Alle Rechte“ einschränken

Zusätzlich können Sie im Feld Quell-Teamroom auflösen festlegen, ob der Quell-Teamroom aufgelöst werden soll:

  • Nicht auflösen
    Der Teamroom wird nicht aufgelöst.
  • Aktivität „Teamroom auflösen“ zuteilen
    Eine Workflow-Aktivität wird zum angegebenen Zeitpunkt dem angegebenen Empfänger zugeteilt.
  • Automatisch auflösen
    Der Teamroom wird zum angegebenen Zeitpunkt aufgelöst.

Hinweis:

  • Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Auflösungsfrist festlegen“ können Sie auch nachträglich festlegen, ob und wann der Quell-Teamroom aufgelöst werden soll.
  • Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „In <Name der Installation> öffnen“ können Sie direkt zum Ziel-Teamroom navigieren. Die entsprechende Aktion ist auch für Objekte im Teamroom verfügbar.

Push-Benachrichtigungen über Workflow-EreignissePermanenter Link zu dieser Überschrift

Über Workflow-Ereignisse können Sie nicht nur per E-Mail, sondern auch mittels Push-Benachrichtigungen informiert werden.

Hinweis: Wie Administratoren den Push-Benachrichtigungsdienst konfigurieren, ist in der Administrationshilfe beschrieben.

Webbrowser

Um Push-Benachrichtigungen zu empfangen, müssen Sie diese in Ihrem Webbrowser erlauben. Die Benachrichtigungen werden im Benachrichtigungscenter des Betriebssystems angezeigt.

Standardmäßig wird nach dem Anmelden in Fabasoft Folio eine entsprechende Webbrowsermeldung angezeigt, über die Sie Push-Benachrichtigungen zulassen können. Die Benachrichtigungseinstellungen können Sie auch nachträglich ändern, indem Sie in der Adressleiste des Webbrowsers auf das Schloss- bzw. Benachrichtigungssymbol klicken. Alternativ finden Sie die von Ihnen festgelegten Einstellungen bzgl. Push-Benachrichtigungen in den Einstellungen des Webbrowsers.

Fabasoft App

Auf mobilen Endgeräten können Sie mithilfe der Fabasoft App Push-Benachrichtigungen empfangen. Nach dem Anmelden in Fabasoft Folio wird eine entsprechende Meldung angezeigt, über die Sie Push-Benachrichtigungen zulassen können. Die Benachrichtigungseinstellungen können Sie auch nachträglich für die Fabasoft App ändern.

Benachrichtigungen über Ereignisse

Sie können unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ im Feld Über folgende Ereignisse benachrichtigen festlegen, für welche Workflow-Ereignisse Push-Benachrichtigungen gesendet werden sollen.

Standardmäßig erhalten Sie Push-Benachrichtigungen für folgende Ereignisse:

  • Auf Frist gelegte Aktivität wurde aktiviert
  • Neue Aktivität erhalten
  • Neue Aktivität erhalten (Stellvertretung)

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Im Eigenschaftseditor wird die Schaltfläche „Bearbeiten“ nicht angezeigt, wenn das Objekt bereits gesperrt ist.
  • Die Namen der Dashboards werden bei Änderung der Sprache entsprechend angepasst.
  • Bei der Suche kann generisch „E-Mail“ ausgewählt werden, um alle Typen von E-Mails (Microsoft Outlook, MIME) zu finden.
  • Die Operatorauswahl bei einer Metadatensuche ist immer in der Tabreihenfolge enthalten, unabhängig von der Grundeinstellung Alle Felder in die Tabreihenfolge aufnehmen.
  • Bei Organisationen der Kontaktmanagement-App steht zusätzlich die Felder Weitere Informationen und Name (erweitert) zur Verfügung. Beim Import bzw. Export wird bei mehrwertigen Feldern (z. B. nameorgext) ein Zeilenumbruch (CR LF) als Trennzeichen genutzt.
  • Im Feld Geschlecht kann zusätzlich „Divers“ ausgewählt werden.
  • Bilder können nun ebenfalls kommentiert werden.
  • Objekte können nicht nur über eine Workflow-Aktivität abgeschlossen werden, sondern auch über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Abschließen“.
  • Objekte innerhalb einer Akte können per Drag-and-drop verschoben werden.
  • Über den Menübefehl „Extras“ > „Konsistenz prüfen“ kann zusätzlich die Konsistenz der mitgeführten Sicherheitseinstellungen geprüft werden.

Workflow

  • Bei Objekten steht auf der Registerkarte „Aktivitäten“ das neue Feld Erledigte Aktivitäten abgebrochener und suspendierter Prozesse zur Verfügung.
  • In Workflow-Aktivitäten steht für das betroffene Objekt die Aktion „Zeitreise“ zur Verfügung.
  • Bei Verwendung der Fabasoft App können Sie nun nahezu alle Workflow-Arbeitsschritte ausführen, die Sie auch aus dem Webbrowser-Client kennen.

Rooms

  • In App-Konfigurationen bzw. -Rooms kann bei Standard-Kategorien und -Prozessen zusätzlich festgelegt werden, ob die Einstellungen für Instanzen, Vorlagen oder beides gelten. Standard-Prozesse können basierend auf Objektklassen oder Kategorien festgelegt werden.
  • Bei Teamrooms, App-Rooms und App-Konfigurationen kann ein Hauptadministrator
    festgelegt werden, der die automatisch generierten E-Mail-Nachrichten im jeweiligen Kontext erhält. Ansonsten erhalten alle Administratoren die E-Mail-Nachrichten. Der Benutzer wird auch als Kontakt bei fehlenden Berechtigungen angeführt.
  • Die Teamroom-Hierarchie bezieht alle Arten von Rooms ein.
  • Für Teamrooms kann der neue Zugriffsschutz „Erweitert über Kategorie und Workflow“ vergeben werden.
    Das festgelegte Team darf auf den Teamroom und seine Inhalte zugreifen. Im Workflow beteiligte Benutzer erhalten Lesezugriff. Der Zugriff auf einzelne Objekte kann über die Kategorie zusätzlich gewährt werden.

Vorlagen und Textbausteine

  • Vorlagen und Voreinstellungen, die in Customizing-Sammlungen definiert wurden, können direkt in anderen Customizing-Sammlungen verwendet werden, ohne diese zuvor in der Customizing-Konfiguration hinterlegen zu müssen.
  • Bei Vorlagen kann im Feld Weitere Einschränkungen eine Bedingung definiert werden, die festlegt, ob die Vorlage im Erzeugen-Dialog zur Auswahl angeboten wird.
  • Wird die Verwendbarkeit von Textbausteinen auf Akten über eine Basisformular-Kategorie eingeschränkt, stehen die Textbausteine auch bei Akten zur Verfügung, denen eine abgeleitete Formular-Kategorie zugewiesen wurde.
  • Bei Textbausteinen kann im Feld Textbaustein-Platzhalter im Dokument belassen
    festgelegt werden, ob in einer Word-Vorlage eingefügte Textbaustein-Platzhalter beim Erzeugen eines auf der Vorlage basierenden Dokuments ersetzt werden. Nicht ersetzte Textbaustein-Platzhalter können in Microsoft Word über die Schaltfläche „Textbaustein-Platzhalter ersetzen“ nachträglich ersetzt werden.
  • In Textbausteinen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden. Somit kann eine mehrstufige dynamische Textbaustein-Hierarchie abgebildet werden.
  • Über die Zeitreise kann der Inhalt von Textbausteinen (Word) verglichen werden.

Fabasoft Folio Client

  • Der Fabasoft Folio Client unterstützt den Modus für hohen Kontrast.
  • Tritt ein Fehler beim Abrufen eines Proxy-Skripts durch den Fabasoft Folio Client auf, wird dies im Ereignisprotokoll protokolliert.
  • Im Folio-Ordner wird die PDF-Repräsentation für die „Suche“ nicht angezeigt.
  • Der Fabasoft Folio Client bietet eine native Unterstützung für den Apple-M1-Chip.
  • Kontakte können von Fabasoft Folio nach Microsoft Outlook synchronisiert werden und umgekehrt.
  • Die LAN-Synchronisierung unterstützt die gleichzeitige Verwendung mehrerer Netzwerkverbindungen.