Drittprodukt-IntegrationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Drittprodukt-Integration bietet folgende Neuerungen.

PDF-Dokumente annotierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Annotierungen, die Sie an einem PDF-Dokument mithilfe eines externen PDF-Viewers anbringen, können aus dem PDF-Dokument herausgelöst und in einer öffentlichen bzw. persönlichen Ebene gespeichert werden. Somit muss das Dokument nicht dupliziert werden, wenn Sie allgemeine Kommentare mit anderen Teammitgliedern teilen möchten aber zusätzlich persönliche Anmerkungen nur für Sie einsehbar sein sollen.

Um öffentliche Annotierungen zu erstellen, bearbeiten Sie wie gewohnt das PDF-Dokument (z. B. Aktion „Bearbeiten“). Im externen PDF-Viewer können Sie die entsprechenden Annotierungen anbringen und das Dokument wieder speichern.

Um persönliche Annotierungen zu erstellen, navigieren Sie in das PDF-Dokument. Über die Schaltflächen „Kommentarleiste einblenden“ und „Kommentieren“ der PDF-Vorschau können Sie das PDF-Dokument zur Bearbeitung öffnen. Die im externen PDF-Viewer angebrachten Annotierungen werden als persönliche Annotierungen gespeichert.

Beachten Sie:

  • Falls sich der PDF-Inhalt an sich ändert (z. B. durch ein Ersetzen mit einer anderen Datei), stehen weiterhin die vorhergehenden Dokumente inklusive Annotierungen zur Verfügung. Die Dokumente können über ein Drop-down-Feld in der PDF-Vorschau ausgewählt werden
  • Wenn das PDF-Dokument beim Import bereits Annotierungen aufweist, werden diese, wenn Sie die Kommentarleiste einblenden, in einer öffentlichen Ebene gespeichert und sind somit für alle Teammitglieder sichtbar.
  • Wenn Sie ein PDF-Dokument herunterladen, wird der PDF-Inhalt mit den für Sie sichtbaren Annotierungen versehen.
  • Bei Teamrooms kann auf der Registerkarte „Inhaltseinstellungen“ im Feld Kommentare erlauben festgelegt werden, ob Annotierungen auf PDF-Dokumenten des Teamrooms angebracht werden können. Bei PDF-Dokumenten, die nicht Teamrooms zugeordnet sind, sind Annotierungen immer erlaubt.

Integration in Microsoft OfficePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Integration in Microsoft Office ermöglicht, Aktionen direkt aus der Anwendung heraus auszuführen.

Die Domänen- und Kontoauswahl kann direkt im Office-Produkt getroffen werden. Somit können Sie zum Beispiel sehr einfach mehrere Installationen gleichzeitig nutzen.

Integration in Microsoft OutlookPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Integration in Microsoft Outlook bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.

  • In Microsoft Outlook auf der Registerkarte „Start“ können Sie in der Gruppe „Fabasoft Folio“ über die Schaltfläche „E-Mail hochladen“ die markierten E-Mails in einen Teamroom bzw. Ordner hochladen. Bei der Auswahl des Ordners ermöglicht Ihnen die Schaltfläche „Ordner wählen“ auch einen neuen Teamroom bzw. Ordner zu erzeugen.
    Alternativ können Sie wie gewohnt E-Mails kopieren (Strg + C) und in Fabasoft Folio einfügen (Strg + V).
  • Beim Erstellen einer E-Mail steht Ihnen in der Gruppe „Fabasoft Folio“ die Schaltfläche „Zugriff prüfen“ zur Verfügung. Dadurch können Sie überprüfen, ob die angeführten Empfänger Zugriff auf die in der E-Mail verlinkten Folio-Objekte haben. Über die Schaltfläche „Jetzt prüfen“ können Sie manuell die Überprüfung durchführen. Aktivieren Sie die Option „Immer beim Senden prüfen“, um die Überprüfung automatisiert durchzuführen.
  • Das Generieren von PDF-Übersichten und das Extrahieren von Metadaten von E-Mails kann nun unabhängig vom Client direkt in Fabasoft Folio erfolgen.  Sie können somit zum Beispiel eine E-Mail in einem Folio-Netzlaufwerk ablegen und die Metadaten werden dennoch extrahiert.
  • In Fabasoft Folio wird bei E-Mails die Wichtigkeit (hoch bzw. niedrig) als Statussymbol angezeigt.

Kontaktsynchronisation mit Microsoft OutlookPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Kontakte, die Sie in Fabasoft Folio verwalten, mit Microsoft Outlook synchronisieren. Im Kontextmenü des Fabasoft Folio Benachrichtigungssymbols steht dazu der Befehl „Folio Adressbuch öffnen“ zur Verfügung (wenn in der Arbeitsumgebung konfiguriert). Ihre Adressbuchliste wird in Microsoft Outlook unter „Kontakte“ hinzugefügt und automatisch synchron gehalten. Über den Kontextmenübefehl „Synchronisieren“ des Fabasoft Folio Benachrichtigungssymbols, können Sie die Synchronisierung auch manuell durchführen.

Hinweis:

  • Ihre Adressbuchliste finden Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Adressbuch“. Hier können Sie Ihre Kontakte verwalten und weitere Adressbücher anlegen.
  • Kontakte können von Fabasoft Folio nach Microsoft Outlook synchronisiert werden jedoch nicht umgekehrt. Die Kontakte stehen in Microsoft Outlook lesend zur Verfügung.

Integration in Microsoft WordPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Integration in Microsoft Word bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten.

Schaltflächen

Sie können direkt von Microsoft Word aus, Aktionen in Fabasoft Folio durchführen. Dazu steht Ihnen die Registerkarte „Fabasoft Folio“ zur Verfügung, die abhängig vom Kontext die entsprechenden Aktionen anbietet.

  • Öffnen
    Sie können ein Dokument in Fabasoft Folio auswählen und in Microsoft Word öffnen.
  • Hochladen
    Wenn das aktuelle Dokument nicht über Fabasoft Folio geöffnet wurde, kann dieses in Fabasoft Folio hochgeladen werden. Sie können einen Speicherort in Fabasoft Folio auswählen und die Bearbeitung direkt fortsetzen, ohne das Dokument schließen zu müssen.

Hinweis: In Microsoft PowerPoint und Microsoft Excel stehen Ihnen auf der Registerkarte „Fabasoft Folio“ ebenfalls die „Öffnen“- und „Hochladen“-Schaltflächen zur Verfügung.

Formulare und Felder

Wenn Sie bei einem Word-Dokument ein benutzerdefiniertes Formular hinterlegen, können Sie die von Ihnen definierten Eigenschaften als aktualisierbare und änderbare Felder (abhängig vom Eigenschaftstyp) im Word-Dokument einfügen. Dazu steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Fabasoft Folio“ die Schaltfläche „Feld einfügen“ zur Verfügung.

Folgende Eigenschaftstypen sind im Word-Dokument bearbeitbar:

  • Ganzzahl
  • Zeichenkette (auch mehrzeilig)
  • Datum
  • Datum und Zeit
  • Boolesche Eigenschaft
  • Aufzählung

Die weiteren Eigenschaftstypen werden als nur lesbare Felder dargestellt.

Hinweis:

  • Beim Speichern des Inhalts werden in der PDF-Ansicht die Felder automatisch aktualisiert, unabhängig davon ob die PDF-Ansicht am Server oder am Client generiert wird.
  • Auf der Registerkarte „Inhalt“ des Word-Dokuments können Sie in der Eigenschaft PDF-Inhalt bei Datenänderung aktualisieren festlegen, ob auch bei Änderungen der Metadaten die PDF-Ansicht am Server neu generiert wird. Somit werden Felder, die sich auf die Metadaten des Dokuments beziehen, mit aktualisierten Werten dargestellt.
  • Die Eigenschaften Letzte Unterschrift, Letzte Unterschrift am/um, Letzte Unterschrift von und Bemerkung der letzten Unterschrift können als Felder in Word-Dokumenten eingefügt werden.
  • Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Formular mit Basisklasse „Container mit Benutzerdaten“ bzw. „Room mit Benutzerdaten“ erzeugen, können Sie zusätzlich festlegen, ob es sich um eine Akte handelt. Bei den untergeordneten Objekten wird der Bezug zur Akte gespeichert. Dadurch ist es zum Beispiel möglich, dass die Eigenschaften der Akte auch als Felder in Microsoft Word zur Verfügung stehen.

PDF-Ansicht

Sie haben die Möglichkeit, dass die PDF-Ansicht von Microsoft Office-Dokumenten lokal generiert wird. Dies hat den Vorteil, dass die Abbildungstreue zwischen Dokument und PDF-Dokument viel besser gewährleistet ist, wenn am Konvertierungsserver statt Microsoft Office nur LibreOffice zur Verfügung steht.

Ob Sie die PDF-Ansicht am Arbeitsplatz oder am Konvertierungsserver generieren wollen, können Sie in den Optionen des Fabasoft Folio Clients einstellen. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü des Benachrichtigungssymbols des Fabasoft Folio Clients und klicken Sie auf „Optionen“. Auf der Registerkarte „Inhalt“ können Sie Folgendes festlegen:

Dokumente

  • PDF-Ansicht am Arbeitsplatz erzeugen
    • Microsoft Word
    • Microsoft Excel
    • Microsoft PowerPoint
    • Microsoft Visio