2020 Update Rollup 1

Fabasoft Folio 2020Permanenter Link zu dieser Überschrift

Erfahren Sie mehr über Neuerungen und Verbesserungen von Fabasoft Folio 2020. Wenn nicht anders angegeben sind die Neuerungen und Verbesserungen in folgenden Editions verfügbar:

  • Fabasoft Folio Enterprise
  • Fabasoft Folio Compliance
  • Fabasoft Folio Governance

WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Workflow bietet folgende Neuerungen:

  • Bei BPMN-Prozessen kann die Verwendbarkeit über folgende zusätzliche Eigenschaften festgelegt werden:
    • Die Eigenschaft Ausdruck zur Berechnung der Sichtbarkeit definiert eine app.ducx-Expression, die festlegt, ob beim Starten eines Prozesses dieser Prozess zur Auswahl angeboten wird.
    • Die Eigenschaft Ausdruck zur Berechnung der Verwendbarkeit definiert eine app.ducx-Expression, die festlegt, ob der Prozess gestartet werden kann. Somit können zum Beispiel Vorbedingungen überprüft werden, die für das Starten des Prozesses erfüllt sein müssen.
  • Bei BPMN-Prozessen ermöglicht die Pool-Eigenschaft Ausdruck für Initialisierungen, allgemeine Initialisierungen und globale Prozessparameter zu definieren.
  • Die globalen Prozessparameter könne in allen app.ducx-Expression im Workflow-Kontext verwendet werden.
    process.ClearProcessParameters();
    process.SetProcessParameter("key", "value");
    process.GetProcessParameter("key");
    process.GetProcessParameters();
  • Mit GetNextActivityInstances kann in app.ducx-Expressions die folgende Aktivität ermittelt werden. Mit HasValidParticipant kann die Gültigkeit des Teilnehmers überprüft werden.
  • Bei Aufgaben und Aktivitäten kann über das Feld Begonnene Aktivität bleibt in allen Arbeitsvorräten festgelegt werden, ob beim Beginnen der Aktivität die entsprechende Aktivität aus den Arbeitsvorräten der zusätzlich betroffenen Teilnehmer entfernt wird.
  • Bei Aufgaben und Aktivitäten kann über das Feld Ungültigen Teilnehmer überspringen festgelegt werden, ob die Aktivität bei einem ungültigen Teilnehmer (z. B. inaktiver Benutzer, fehlende Lizenz) übersprungen wird.
  • Bei Aufgaben und Aktivitäten kann über das Feld Aktivität nur anzeigen, wenn der Teilnehmer Zugriff auf das betroffene Objekt hat festgelegt werden, ob die Aktivität im Arbeitsvorrat nur angezeigt wird, wenn der Teilnehmer mindestens Leserechte auf das betroffene Objekt des Prozesses hat.
  • Bei allen Aktivitäten, bei denen der Arbeitsschritt Öffnen die zweiteilige Sicht öffnet, steht nun zusätzlich der Arbeitsschritt „Inhalt öffnen“ zur Verfügung. Somit kann das Dokument auch direkt im entsprechenden Drittprodukt geöffnet werden.
  • Die Aktivitäten „Zur Genehmigung weiterleiten“ (nur BPMN-Prozesse), „Abschließen“ und „Freigeben und abschließen“ stehen zusätzlich zur Verfügung.
  • Die visuelle Darstellung von abgebrochenen Prozessen wurde verbessert. Somit ist der Status sofort ersichtlich.
  • Die Bemerkungen der Unterschriften werden im Kontext des Workflows durch entsprechende vordefinierte Spalteneinstellungen prominenter dargestellt.
  • Die Formulare für Aufgaben und Aktivitäten im BPMN-Prozesseditor wurden überarbeitet.
  • Wird eine Aktivität, die bereits erledigt wurde, zum Beispiel über einen Link in einer E-Mail geöffnet, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt und das betroffene Objekt anstatt der Aktivität geöffnet.
  • Das Arbeiten mit Arbeitsschritten wird durch Symbole und verbesserte Statusbeschreibungen erleichtert:
    • Arbeitsschritt wurde noch nicht ausgeführt: keine Statusangabe
    • Arbeitsschritt wurde bereits ausgeführt: (wiederholen)
    • Arbeitsschritt konnte nur einmal ausgeführt werden: (ausgeführt)
    • Muss-Arbeitsschritt wurde noch nicht ausgeführt: (zu tun)
    • Arbeitsschritt ist noch nicht ausführbar: (nicht ausführbar)
    • Muss-Arbeitsschritt, der noch nicht ausführbar ist: (zu tun, nicht ausführbar)
  • Die Bezeichnungen von Aktivitäten und Arbeitsschritten wurden konsolidiert.
  • Bei Objekten, die sich im Arbeitsvorrat befinden, sind bei den Aktionen des Objekts auch die Arbeitsschritte verfügbar. Umgekehrt sind in den Aktionen der Aktivität auch die Standardaktionen des betroffenen Objekts verfügbar.
  • Wenn Sie im BPMN-Editor eigene Namen für Prozesselemente vergeben bzw. ändern, werden diese in der aktuellen Benutzersprache gespeichert. Für Benutzer mit anderen Spracheinstellungen können Sie auf der Registerkarte „Übersetzungen“ die übersetzten Namen hinterlegen. Somit wird im BPMN-Editor und auch im Arbeitsvorrat der Name entsprechend der Spracheinstellung des jeweiligen Benutzers angezeigt.
  • Der Dialog für Ad-hoc-Prozesse wurde überarbeitet. Im linken Bereich können Sie die Aktivität definieren und optional einen eigenen Anzeigenamen für die Aktivität festlegen. Im rechten Bereich können Sie die Teilnehmer definieren.
    Über die Schaltfläche „Termine anzeigen“ können Sie Termine für den Ad-hoc-Prozess festlegen.
    Im unteren Bereich finden Sie das Prozessdiagramm. Über die Schaltfläche „Übernehmen“ können Sie mehrere Aktivitäten festlegen. Die Position im Ablauf könne Sie über die Plus-Symbole bestimmen.
  • Im Workflow steht der neue abstrakte Teilnehmer „Eigenschaft der Akte des Objekts“ zur Verfügung. Der Teilnehmer kann somit auch über Eigenschaften der Akte des Objekts ermittelt werden.
  • Um nicht mehr relevante Prozesse leichter beenden zu können, steht beim jeweiligen Objekt auf der Registerkarte „Prozesse“ in der vollständigen Ansicht des Prozesses die Schaltfläche „Status ändern“ zur Verfügung. Somit können Sie den Status auf „In Ablauf“, „Suspendiert“, „Erledigt“ bzw. „Abgebrochen“ ändern.

Benutzerbasierte StellvertretungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio bietet zusätzlich zur rollenbasierten Stellvertretung eine benutzerbasierte Stellvertretung. Diese kann in der Workflow-Konfiguration auf der Registerkarte „Aktivitäten“ im Feld Workflow-Stellvertretung aktiviert werden. Die Stellvertreter erhalten im eingestellten Zeitraum alle Aktivitäten des Benutzers, den sie vertreten. Objekte, auf die der Stellvertreter keinen Zugriff hat, werden weggefiltert.

Die Stellvertretung kann im Arbeitsvorrat über die Aktion „Stellvertreter festlegen“ definiert werden. Alternativ kann die Stellvertretung auch über „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ > „Registerkarte „Stellvertreter“ festgelegt werden.

Für Stellvertreter werden die Aktivitäten im Arbeitsvorrat auf den Registerkarten „In Vertretung zu tun“ bzw. „In Vertretung suspendiert/auf Frist“ zur Verfügung gestellt.

In den Prozessstatistiken sind in einem eigenen Widget die Aktivitäten mit Teilnehmer ohne Zugriffsrechte zusammengefasst.

Hinweis: Die gemeinsame Nutzung der rollenbasierten und benutzerbasierten Stellvertretung ist nicht unterstützt.

Verbesserte BedienbarkeitPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die folgenden Neuerungen erleichtern die tägliche Arbeit mit Fabasoft Folio.

Dauerhafte AnmeldungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe einer Gerätebindung können Sie in der Fabasoft Folio App dauerhaft angemeldet bleiben. Dies ist insbesondere nützlich, wenn Sie unterwegs sind und sich die IP-Adresse öfters ändert.

Fabasoft Folio App

Beim Anmelden in der Folio App müssen Sie eine Codesperre einrichten. Auf Wunsch können Sie für das Entsperren der App abhängig vom verwendeten Endgerät auch Authentifizierungsverfahren wie Touch-ID oder Face-ID aktivieren.

Nachdem Sie sich in Fabasoft Folio angemeldet haben, bleiben Sie so lange angemeldet, bis Sie sich wieder explizit abmelden.

In den Einstellungen der Folio App können Sie die Codesperre und die alternativen Authentifizierungsverfahren verwalten.

Endgeräte über den Webclient abmelden

Unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstelllungen“ > „Endgeräte“ können Sie Ihre dauerhaft angemeldeten Endgeräte verwalten und sich gegebenenfalls von dem Endgerät abmelden. Bei der nächsten Verwendung von Fabasoft Folio auf dem entsprechenden Endgerät werden Sie aufgefordert sich erneut anzumelden.

WiedervorlagenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Wiedervorlagen-Dashboard können Sie Wiedervorlagen verwalten. Das Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

  • Kalender
    Zeigt alle Wiedervorlagen der Liste „Meine Wiedervorlagen“ an.
  • Meine Wiedervorlagen
    Zeigt die Wiedervorlagen, die von Ihnen erzeugt wurden bzw. in denen Sie als Empfänger eingetragen sind. Zusätzlich können Sie weitere Wiedervorlagen selbst ablegen. Über die Aktion „Einstellungen“ können Sie die Filterkriterien anpassen und Sie finden die CalDAV-URL, über die Sie Ihre Wiedervorlagen als Kalender zum Beispiel in Microsoft Outlook einbinden können.
  • Weitere Wiedervorlagen
    Zeigt von Ihnen ermittelte Wiedervorlagen. Die Suchkriterien können Sie über die Aktion „Wiedervorlagen ermitteln“ festlegen.

Hinweis: Geben Sie bei Wiedervorlagen gegebenenfalls eine Begründung ein. Diese wird als Suffix beim Wiedervorlagennamen bzw. Kalendertermin angezeigt.

HintergrundaufgabenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei Kategorien können Hintergrundaufgaben hinterlegt werden, die zu einem definierbaren Zeitpunkt ausgeführt werden.

Dabei kann eine Aktion zu einem expliziten Zeitpunkt oder zu einem Zeitpunkt basierend auf einem Basisdatum ausgeführt werden. Optional kann das Ausführungsdatum bei einer Änderung des Basisdatums neu festgelegt werden.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit Hintergrundaufgaben wiederholt auszuführen. Dabei können folgende Fälle unterschieden werden.

Explizites Datum bzw. Datum wird bei Basisdatumsänderung nicht neu berechnet

Es kann eine Wiederholungsregel festgelegt werden, die beginnend mit dem Ausführungszeitpunkt angewandt wird.

  • Intervall
    Definiert das Intervall zwischen den Wiederholungen (Zahl).
  • Einheit
    Definiert die Einheit des Intervalls (z. B. Tag oder Monat).
  • Wiederholen bis
    Definiert den Endzeitpunkt der Wiederholungen (uneingeschränkt, explizites Datum, Datumswert einer Eigenschaft).

Datum wird bei Basisdatumsänderung neu berechnet

Die Hintergrundaufgabe wird nach dem Ausführen der gewählten Aktion und dem Ändern des Basisdatums erneut geplant. Als Wiederholungsregel kann nur Wiederholen bis festgelegt werden.

Kopf- und TitelleistePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Home-Schaltfläche befindet sich nun ganz rechts. In der Titelleiste finden Sie die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie. Befinden Sie sich in einem Widget, werden weitere Widgets auf der gleichen Ebene als Registerkarten angezeigt.

Wenn Sie in den Arbeitsvorrat navigieren, gelangen Sie direkt in die Liste „Zu tun“. Wenn Sie im Breadcrumb auf „Arbeitsvorrat“ klicken, werden alle Widgets des Arbeitsvorrats angezeigt.

Eine E-Mail an Teammitglieder sendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen, können E-Mails direkt über Teamrooms an das Team versendet werden. Der Kontextmenübefehl „Versenden“ > „E-Mail an Teammitglieder senden“ steht bei Teamrooms und bei Objekten, die einem Teamroom zugeordnet sind, zur Verfügung. Bei Aufruf des Kontextmenübefehls auf Objekte, werden diese als Links zur E-Mail hinzugefügt.

Für die einfache Auswahl der Empfänger können diese über ihre Rolle im Teamroom und Filterkriterien ermittelt werden.

E-Mails automatisch hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können einen Ordner in Microsoft Outlook über den entsprechenden Kontextmenübefehl mit Fabasoft Folio verbinden. Dabei können Sie den Ablageort für die E-Mails in Fabasoft Folio festlegen.

E-Mails, die manuell oder über eine clientseitige Regel in dem Ordner abgelegt werden, werden in Fabasoft Folio importiert und in Microsoft Outlook in den Papierkorb verschoben.

Hinweis:

  • Die E-Mails müssen direkt im Ordner abgelegt werden und nicht im Hilfsunterordner mit der Verbindungsinformation.
  • Serverseitige Outlook-Regeln werden nicht unterstützt.

Metadaten in Microsoft ExcelPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Metadaten in einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt zur Verfügung zu haben, können die Werte ausgewählter Felder auf einem eigenen Arbeitsblatt eingefügt werden. Somit können die Werte in Ihren eigenen Arbeitsblättern referenziert werden.

Dazu können Sie auf der Registerkarte „Inhalt“ die Option Felder in Microsoft Excel verwenden aktivieren. Über die Schaltfläche „Felder festlegen“ können Sie die verfügbaren Felder und den Namen des Arbeitsblatts festlegen, auf dem die Werte der Felder eingebunden werden sollen.

Allgemeine VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Wenn ein Benutzer implizit über ein Team in einem Teamroom berechtigt wurde, wird der Teamroom in „Mit mir geteilte Teamrooms“ angezeigt.
  • In Suchordnern steht die Aktion "Suchordner leeren“ zur Verfügung, die es ermöglich auch bei vielen Einträgen den Suchordner effizient zu entleeren.
  • Beim Auflösen eines Teamrooms können optional auch alle untergeordneten Teamrooms aufgelöst werden.
  • Beim Übertragen von Teamrooms werden auch Kategorien von Objekten berücksichtigt, wenn diese im Quell- und Zielsystem existieren und über eine eindeutige Importkennung identifizierbar sind.
  • Für Teamrooms steht der neue Zugriffsschutz „Erweitert über Kategorie“ zur Verfügung:
    Das festgelegte Team darf auf den Teamroom und seine Inhalte zugreifen. Der Zugriff auf einzelne Objekte kann über die Kategorie zusätzlich gewährt werden.
    Hinweis: Auf der Registerkarte „Berechtigungen“ der Kategorie können Sie die Zugriffsrechte vergeben. Wenn die Kategorie einem Objekt zugewiesen wird, werden die definierten Berechtigungen berücksichtigt.
  • Der Kontextmenübefehl „In neuem Fenster öffnen“ öffnet abhängig von den Webbrowser-Einstellungen eine neue Webbrowser-Registerkarte oder ein Webbrowser-Fenster (die UI-Elemente des Webbrowsers werden nicht ausgeblendet).
  • Beim Kopieren einer Datentabelle werden die in der Liste enthaltenen Objekte verlinkt. Somit kann leicht zu den Objekten navigiert werden.

Die Baumdarstellung zeigt keine auf Home ausgeblendeten Widgets. Beim Navigieren in ein Widget wird initial nur das entsprechende Widget aufgeklappt dargestellt.

In Aggregatslisten wird eine Zeilennummerierung angezeigt.

Der barrierefreie Zugang wurde in vielen Aspekten (WAI-ARIA-Tags, Darstellung) verbessert.

PDF-Annotierungen sind über die Suche auffindbar.

Metadaten (z. B. der Betreff) von E-Mails (MSG) in verschlüsselten Teamrooms können am Client extrahiert und somit im Objekt gespeichert werden.

Ein schnellerer Synchronisierungsstart wurde durch die Reduzierung der notwendigen Prüfungen erreicht.

  • Im Feld Status des öffentlichen Links können Sie den Status einsehen. Öffentliche Links können grundsätzlich deaktiviert sein, gültig oder abgelaufen sein. Wenn dem Aussteller die Rechte im Teamroom entzogen wurden, ist kein Zugriff mehr auf den öffentlichen Link möglich. Beim Entziehen der Rechte wird eine entsprechende Warnung angezeigt.

In benutzerdefinierten Formularen können zusätzlich Sprache, Systemsprache und Land als erlaubte Standardobjekte für Objekteigenschaften ausgewählt werden.

  • Wenn bei benutzerdefinierten Formularen die Eingangskategorie für generische Registrierung mit Formular festgelegt wird, wird bei der Registrierung nur das benutzerdefinierte Formular ohne Standardregisterkarten angezeigt.
  • Bei Hintergrundaufgaben kann auch ein Ausdruck ausgeführt werden. Steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer berechtigt ist, benutzerdefinierte Formulare zu erzeugen.
  • Bei Formularen können Einstellungen bzgl. Aufbewahrung direkt am Formular getroffen werden. Die Registerkarte „Aufbewahrung“ von Kategorien wurde ebenfalls überarbeitet.
  • Beim gemeinsamen Bearbeiten der Eigenschaften von mehreren Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „Sicherheit“ die Berechtigungen anpassen. Somit können Sie die Zugriffsrechte auch von vielen Teamrooms effizient festlegen.
  • Wenn Widgets im Home-Bereich ausgeblendet werden, sind diese auch in der Baumansicht ausgeblendet.
  • Im Optionen-Dialog des Fabasoft Folio Clients können Sie über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ alle lokalen Einstellungen des Kontos löschen (inkl. Folio Ordner).
    Wenn Sie im folgenden Dialog auf „vollständig zurücksetzen“ klicken, können Sie alle Konten und Verzeichnisse ohne Prüfung auf lokale Änderungen zurücksetzen. Lokale Änderungen gehen dabei verloren.
  • Ein geöffneter Eigenschaftseditor kann über die Schaltfläche „In neuem Fenster öffnen“ in ein neues Fenster verschoben werden. Somit können Sie im zuvor verdeckten Hintergrund weiterarbeiten.
  • Bei Videos kann auf der Registerkarte „Inhalt“ im Feld Vorschaubild generieren bei Sekunde festgelegt werden, bei welcher Sekunde das Vorschaubild generiert wird.
  • Wenn Sie in Microsoft Office den Kontext ändern (Domäne und Benutzerkonto) wird ebenfalls im Fabasoft Folio Client der Kontext geändert und umgekehrt.
  • Das Feld Leseberechtigte Teammitglieder für alle Mitglieder sichtbar eines Teamrooms legt fest, ob alle Teammitglieder die leseberechtigten Mitglieder des Teams sehen dürfen. Wird die Einstellung deaktiviert, sind die leseberechtigten Teammitglieder nur für Mitglieder mit „Allen Rechten“ sichtbar. Beachten Sie, dass durch das Deaktivieren dieser Einstellung auch weitere Anwendungsfälle eingeschränkt werden:
    • Nur Teammitglieder mit „Allen Rechten“ steht die Aktion „Team“ zur Verfügung und können Prozesse starten.
    • Neuigkeiten können für Teammitglieder, die nicht das Team sehen dürfen, generell deaktiviert werden. Ansonsten werden nur Neuigkeiten angezeigt, die keine Rückschlüsse auf Teammitglieder mit Leserechten zulassen.
    • Teammitglieder mit Leserechten können keine Anmerkungen, Unterschriften, Prozesse verwenden und keine Newsfeeds kommentieren.
    • Teammitglieder mit Leserechten können nicht als Teilnehmer in Prozessen ausgewählt werden.
    • Teammitglieder mit Leserechten können keine öffentlichen Links erstellen.

AdministrationPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Fabasoft Folio Konvertierungsservice
    Um eine optimale Stabilität zu gewährleisten, ist die Wiederverwendung von Werkzeug-Instanzen von Drittanbietern standardmäßig deaktiviert. Daher werden keine Anwendungen wiederverwendet, nachdem sie bei Konvertierungsvorgängen verwendet wurden. Um die Konvertierung zu beschleunigen, muss der Wert Neustart nach (Aufrufe) erhöht werden. Der Tools-Host ruft eine Testfunktion auf, um festzustellen, ob die Anwendung noch läuft und antwortet. Die Felder Neustart nach (Aufrufe) und Maximale Lebenszeit (in Sekunden) sind maximale Schwellenwerte für die Anwendungsnutzung. Dies hilft Speicher- und Stabilitätsprobleme zu vermeiden.
  • Nach dem Update von Fabasoft Folio mit einer Version niedriger als 2020 auf Version 2020 oder höher müssen die ACLs migriert werden.
    Um jede alte ACL-Referenz auf ihre entsprechende neue ACL zu aktualisieren, kann die Aktion COOSYSTEM@1.1:UpgradeACLs verwendet werden. Dieser Aktion kann ein optionaler Parameter übergeben werden, der die Anzahl der Threads festlegt und zwei weitere optionale Parameter, um manuell die alte ACL und neue ACL festzulegen. Standardmäßig wird ein Thread verwendet. Ein Thread wirkt auf jeweils einen COO-Service. Threads werden nur zur Aktualisierung der Referenzen in COOSYSTEM@1.1:objaclobj verwendet. Alle anderen Eigenschaften werden nach erfolgreicher Aktualisierung aller Referenzen in COOSYSTEM@1.1:objaclobj aktualisiert. Wenn Objekte aufgrund einer Sperre nicht aktualisiert werden können, wird die Aktualisierung dieser Objekte einmalig wiederholt.
    Beispiele:
    • #TV.TV_LOGFILE = "./upgradeacls.log";
      coodomain.UpgradeACLs(4);
    • #TV.TV_LOGFILE = "./upgradeacls.log";
      coodomain.UpgradeACLs(, oldacl, replacementacl);
    • #TV.TV_LOGFILE = "./upgradeacls.log";
      coodomain.UpgradeACLs(, [oldacl1, oldacl2], [replacementacl1, replacementacl2]);

AbkündigungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Folgende Drittprodukte werden nicht mehr unterstützt:

  • Microsoft Office 2013 SP1
  • Microsoft Project 2013 SP1
  • Microsoft Visio 2013 SP1