WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Workflow bietet folgende Neuerungen.

Mehr Übersicht im ArbeitsvorratPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Arbeitsvorrat-Dashboard werden in der Zu-tun-Liste neben der Aktivität auch die betroffenen Objekte angezeigt. Zusätzlich werden die betroffenen Objekte in einem eigenen Bereich angeführt.

ProzessverlaufPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe des Workflows können Benutzer über Prozesse in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden. Prozesse bestehen aus einzelnen Aktivitäten, die im Arbeitsvorrat abgearbeitet werden können.

Um den Prozessverlauf einfach nachverfolgen zu können, steht bei Objekten, auf denen mindestens ein Prozess gestartet wurde, die Registerkarte „Prozesse“ zur Verfügung. Pro Prozess wird eine Übersicht über die bereits ausgeführten Aktivitäten und die aktuelle Aktivität angezeigt.

Klicken Sie auf den Prozessnamen, um den vollständigen Prozess mit eventuell vorhandenen Schleifen und Bedingungen anzuzeigen. Über fett dargestellte Linien wird der bereits durchgeführte Prozesslauf gekennzeichnet. Dabei nicht durchlaufene Pfade werden mit gestrichelten Linien visualisiert.

Über das Kontextmenü der Prozesselemente, können Sie die jeweils erlaubten Befehle ausführen. Zum Beispiel können Sie, wenn Sie über entsprechende Rechte verfügen, den betroffenen Teilnehmer einer noch nicht ausgeführten Aktivität über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ ändern.

ProzessstatistikenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht Ihnen eine Vielzahl an Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.

Hinweis: Die Einstellungen können bei den Gruppen auf der Registerkarte „Workflow“ getroffen werden.

Die Statistiken können angezeigt werden für:

  • Prozessadministratoren
    Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse und Ad-hoc-Prozesse der Organisation.
  • Prozesseigentümer
    Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse, bei denen der Benutzer als Prozesseigentümer hinterlegt ist.
    Hinweis: Der Prozesseigentümer kann auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ eines BPMN-Prozessdiagramms definiert werden.

Zu den Prozessstatistiken gelangen Sie über Ihren Arbeitsvorrat. Die Statistiken stehen für folgende drei Ebenen zur Verfügung: allgemeine Übersicht, Prozessdefinition, spezifischer Prozess.

Allgemeine Übersicht

  • Prozessstatistiken
    Bietet eine Übersicht über die Anzahl der laufenden Prozesse und der Prozesse in Verzug.
  • Prozessdurchsatz
    Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse je Prozessdefinition
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Prozessdefinitionen der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten der laufenden Prozesse
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten in Verzug
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug befinden.
  • Beginndatum der laufenden Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten Zeitraum.
  • Fälligkeit der Aktivitäten
    Zeigt die Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet werden müssen.

Bezogen auf eine Prozessdefinition

  • Prozessdurchsatz
    Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
  • Aktivitäten der laufenden Prozesse
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten in Verzug
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug befinden.
  • Beginndatum der laufenden Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten Zeitraum.
  • Fälligkeit der Aktivitäten
    Zeigt die Anzahl der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet werden müssen.
  • Prozesse
    Zeigt alle Prozesse (auch z. B. abgeschlossene Prozesse) der Prozessdefinition.

Bezogen auf einen Prozess

  • Laufzeit
    Zeigt die Laufzeit des Prozesses in Tagen im Vergleich zur durchschnittlichen Laufzeit der zugrundeliegenden Prozessdefinition.
  • Aktivitäten
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten des Prozesses.
  • Übersicht
    Zeigt die wichtigsten Metadaten des Prozesses.

Hinweis: Über die Aktion „Einstellungen“ kann der Zeitraum (von letzter Woche bis letztes Jahr) der zeitabhängigen Statistiken festgelegt werden.

Arbeiten mit BPMN 2.0Permanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio unterstützt für die Geschäftsprozessmodellierung den internationalen Standard BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Neben dem runderneuerten BPMN-Editor, der Ihnen eine einfache grafische Modellierung ermöglicht, können Sie die Geschäftsprozesse direkt mit der Workflow-Engine ausführen. Sie erhalten einen auf Ihr Unternehmen abgestimmten Workflow, ohne eine einzige Zeile programmieren zu müssen.

Mehrfach-Instanz-AktivitätenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mehrfach-Instanz-Aktivitäten ermöglichen Ihnen eine Aktivität von mehreren Prozessteilnehmern sequentiell oder parallel abarbeiten zu lassen. Sie können Mehrfach-Instanz-Aktivitäten in vordefinierten Prozessen und in Ad-hoc-Prozessen verwenden. Dadurch können Sie zum Beispiel eine parallele Freigabe durch mehrere Benutzer realisieren.

Vordefinierter Prozess (BPMN-Editor)

Im BPMN-Editor haben Sie die Möglichkeit bei einer Aufgabe den Schleifentyp festzulegen.

  • Keine Schleife
    Von der definierten Aktivität wird eine Instanz erzeugt, die den definierten Prozessteilnehmern im Arbeitsvorrat angeboten wird. Der erste Prozessteilnehmer, der die Bearbeitung beginnt, übernimmt die Aktivität und die Aktivität wird aus allen anderen Arbeitsvorräten entfernt.
  • MI parallel
    Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Prozessteilnehmer eigene Instanzen erzeugt und parallel in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Prozessteilnehmer müssen die Aktivität bearbeiten.
  • MI sequenziell
    Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Prozessteilnehmer eigene Instanzen erzeugt und sequenziell in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Prozessteilnehmer müssen nacheinander die Aktivität bearbeiten.

Als Prozessteilnehmer können Sie eine Verteilerliste, eine Organisationseinheit oder eine Eigenschaft des Objekts angeben, aus der eine Liste von Prozessteilnehmern ermittelt werden kann. Verteilerlisten können nur zusammen mit Mehrfach-Instanzen verwendet werden. Eine Organisationseinheit bzw. eine Eigenschaft des Objekts kann sowohl bei Mehrfach-Instanzen als auch bei Nicht-Mehrfach-Instanzen verwendet werden. Bei Mehrfach-Instanzen wird für jeden aufgelösten Prozessteilnehmer eine eigene Aktivitätsinstanz erzeugt, bei Nicht-Mehrfach-Instanzen nur eine Aktivitätsinstanz für die gesamte Organisationseinheit bzw. Eigenschaft des Objekts (einwertig). Mehrwertige Eigenschaften des Objekts sind nur bei Mehrfach-Instanzen erlaubt.

Ad-hoc-Prozess

Bei Ad-hoc-Prozessen können Sie ebenfalls zwischen „Keine Mehrfach-Instanz“, „Parallel“ und „Sequenziell“ wählen.

Hinweise

  • Verteilerlisten werden sofort beim Starten des Prozesses aufgelöst und somit werden die Prozessteilnehmer festgelegt. Bei Verwendung einer Eigenschaft des Objekts bzw. Organisationseinheit, werden die Prozessteilnehmer erst während der Laufzeit des Workflows aufgelöst (wenn die entsprechende Aktivität den Status „Kann beginnen“ erhält).
  • Wenn die Eigenschaft des Objekts einwertig ist und eine Organisationseinheit enthält, erhalten alle der Organisationseinheit direkt zugeordneten Benutzer jeweils eine Aktivität. Untergeordnete Organisationseinheiten werden nicht berücksichtigt.
  • Wenn die Eigenschaft des Objekts mehrwertig ist, erhalten alle direkt definierten Benutzer jeweils eine Aktivität. Zusätzlich erhalten alle direkt definierten Organisationseinheiten jeweils eine gemeinsame Aktivität.

Prozesse und FormularePermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn auf einem Dokument ein benutzerdefiniertes Formular definiert ist, wird beim Ausführen des Arbeitsschritts „Öffnen“ von Aktivitäten wie „Bearbeiten“ oder „Genehmigen“ eine zweigeteilte Sicht geöffnet. Somit können Sie das Dokument sichten und die Metadaten dazu direkt erfassen.

Wenn ein BPMN-Prozess auf die Kategorie eines benutzerdefinierten Basisformulars eingeschränkt ist, kann der Prozess auch für die vom Basisformular abgeleiteten Formulare verwendet werden.

Zusätzliche VerbesserungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Workflow bietet zusätzlich folgende neue Möglichkeiten:

  • Um Unterschriften leichter als Bedingung in BPMN-Prozessen definieren zu können, wurden die Eigenschaften Letzte Unterschrift, Letze Unterschrift am/um, Letzte Unterschrift von und Bemerkung der letzten Unterschrift eingeführt.
  • Die Eigenschaft Verwendbar für steht nun direkt im BPMN-Editor zur Verfügung. Wenn der Prozess auf eine Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars oder auf eine Objektklasse eingeschränkt ist, können die definierten Felder im Bedingungseditor verwendet werden.
  • Im BPMN-Prozesseditor kann bei Aufgaben im Feld Ausdruck beim Erledigen der Aktivität eine app.ducx-Expression hinterlegt werden, die beim Erledigen der Aktivität ausgeführt wird.
  • Für die Definition eines abstrakten Teilnehmers eines Prozesses kann eine Eigenschaft des Objekts (z. B. Letzte Unterschrift von) herangezogen werden. Der Wert der Eigenschaft wird zur Laufzeit ausgewertet. Dies ist insbesondere für automatisch gestartete Prozesse nützlich, da abstrakte Teilnehmer wie Prozessinitiator in diesem Fall keinen Sinn machen.
  • Über den abstrakten Teilnehmer „Eigenschaft der Akte des Objekts“ kann der Teilnehmer somit auch über Eigenschaften der Akte des Objekts ermittelt werden.
  • Über ein Bedingungs-Zwischenereignis kann eine Warteaktion realisiert werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die Bedingung (app.ducx-Expression) erfüllt wurde. Über das Prüfungsintervall wird festgelegt, wie oft die Bedingung geprüft wird.
  • Wenn in Ad-hoc-Prozessen die Aktivitäten „Prüfen“, „Genehmigen“ bzw. „Freigeben“ verwendet werden, gilt Folgendes:
    • Negative Resultate (z. B. „Genehmigung verweigert“) werden über eine automatisch eingefügte Aktivität an denjenigen gemeldet, der den Ad-hoc-Prozess gestartet hat. Die restlichen gemeinsam vorgeschriebenen Aktivitäten, die noch nicht erledigt wurden, werden auf „Nicht ausgeführt“ gesetzt.
    • Aktivitäten für positive Resultate (z. B. „Freigegeben“) werden nur automatisch eingefügt, wenn es sich um die letzte Aktivität im Prozess handelt.
  • Werden bei laufenden Prozessen die Aktivitäten „Prüfen“, „Genehmigen“ bzw. „Freigeben“ eingefügt, werden negative Resultate an denjenigen gemeldet, der die Aktivitäten eingefügt hat. Die restlichen gemeinsam eingefügten Aktivitäten, die noch nicht erledigt wurden, werden auf „Nicht ausgeführt“ gesetzt.
  • BPMN-Bedingungs-Expressions werden mit NOCHECK ausgewertet. Dadurch werden Auswertungsfehler vermieden, dass Eigenschaften nicht der Objektklasse zugeordnet sind.
  • In den Workflow-Einstellungen im Feld Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Welcome-Screen anzeigen können Sie festlegen, ob Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Arbeitsvorrat im Welcome-Screen anzeigt werden (falls grundsätzlich aktiviert).
  • Die Aktivität „Prüfen“ steht nun zusätzlich zur Verfügung.
  • Mithilfe der Aktivität „Ausdruck im Hintergrund ausführen“ kann eine app.ducx-Expression im Hintergrund ausgeführt werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die Hintergrundaufgabe durchgeführt wurde.
  • Aktivität „Genehmigen und abschließen“
    Die zur Verfügung gestellten Standardaktivitäten wurden um die Aktivität „Genehmigen und abschließen“ erweitert. Beim Ausführen des Arbeitsschritts „Genehmigen und abschließen“ wird die Unterschrift „Genehmigen“ ausgeführt und das Objekt wird abgeschlossen, sodass keine Änderungen mehr möglich sind.
  • Die Aktivität „Anmerkung hinzufügen“ steht nun zusätzlich zur Verfügung. Somit können über den Workflow Anmerkungen mit Anhängen zu einem Objekt hinzugefügt werden.
  • Sie können festlegen, ob beim Beenden einer Aktivität im Arbeitsvorrat direkt die nächste Aktivität geöffnet wird, oder ob zurück in die Zu-tun-Liste navigiert wird (Kontomenü > „Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ > Nach dem Beenden einer Aktivität automatisch die nächste Aktivität öffnen).