Allgemeine Hinweise zur Bedienung

Die in Fabasoft Folio zur Verfügung stehende Funktionalität ist in vielen Fällen konfigurierbar. Daher können sich Abweichungen zu dem hier beschriebenen Standardverhalten ergeben.

Für den Zugriff auf Fabasoft Folio steht Ihnen ein einfach zu bedienender, barrierefreier Webclient zur Verfügung. Nähere Informationen zur Barrierefreiheit finden Sie in den Kapiteln „Barrierefreiheit“ und „Tastaturbedienung“.

Starten des Fabasoft Folio Webclients

Über den Fabasoft Folio Webclient können Sie auf Ihre Folio-Installation zugreifen. Der Fabasoft Folio Webclient wird wie eine Website in Ihrem Webbrowser geöffnet.

1. Öffnen Sie Ihren bevorzugen Webbrowser.
2. Geben Sie in der Adresszeile die Adresse Ihrer Folio-Installation an. Falls Sie die Adresse nicht kennen, kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Helpdesk.
   Hinweis: Für einen schnellen Aufruf empfiehlt es sich, die Adresse zu Fabasoft Folio entweder als Startseite im Webbrowser festzulegen oder die Adresse zu den Favoriten hinzuzufügen.
3. Abhängig von der Konfiguration Ihrer Folio-Installation müssen Sie sich zum Beispiel mittels Zertifikat oder Benutzername und Passwort anmelden.

Falls Ihr Webbrowser nicht optimal für die Verwendung von Fabasoft Folio konfiguriert ist, wird dies durch ein Warnsymbol (Webbrowserstatus) in der Kopfleiste angezeigt. Klicken Sie gegebenenfalls auf das Symbol und folgen Sie den Anweisungen, um die optimale Konfiguration herzustellen.

Beenden des Fabasoft Folio Webclients

Der Fabasoft Folio Webclient wird beendet, indem alle Fabasoft Folio Webclient-Fenster geschlossen werden. Im Allgemeinen muss keine gesonderte Abmeldung durchgeführt werden. Bei speziellen Authentifizierungsmethoden (z. B. SAML) kann eine Abmeldung erforderlich sein. In diesem Fall befindet sich die Schaltfläche „Abmelden“ rechts oben in der Kopfleiste.

Aufbau des Fabasoft Folio Webclients

Der Fabasoft Folio Webclient bietet Ihnen eine intuitive, einfach zu erlernende und individuell anpassbare Benutzeroberfläche, die eine effiziente Bearbeitung Ihrer täglichen Aufgaben ermöglicht.

Der Webclient gliedert sich in folgende Bereiche:

• Home (Startseite)
• Kopfleiste
• Werkzeugbereich
• Titelleiste
• Menüleiste (standardmäßig ausgeblendet)
• Inhaltsbereich

Home

Das Dashboard-Konzept des Home-Bereichs ermöglicht Ihnen Widgets ein- bzw. auszublenden, deren Größe zu verändern und diese zu verschieben.

• Persönliche Ablage
  In Ihrer persönlichen Ablage, können Sie die für Sie wichtigen Dokumente, Ordner und Teamrooms ablegen.
• Mit mir geteilte Teamrooms
  Enthält alle Teamrooms, bei denen Sie als Teammitglied berechtigt sind. Ausgenommen davon sind Teamrooms, die Sie selbst erzeugt haben. Die Liste wird zur besseren Übersicht nach Jahren und Monaten strukturiert. Über die Aktion „In meiner Ablage einordnen“ können Sie die gewünschten Teamrooms zum Beispiel in Ihrer persönlichen Ablage, in den Favoriten oder direkt auf Home ablegen.
• Favoriten
  Die Favoriten ermöglichen den schnellen Zugriff auf immer wieder benötigte Objekte.
• Arbeitsvorrat
  Zeigt Ihren Arbeitsvorrat.
• Verlauf
  Enthält die zuletzt verwendeten Objekte und zuletzt versendeten E-Mails.
• Wiedervorlagen
  Enthält Ihre Wiedervorlagen, die in den von Ihnen definierten Zeitraum fallen.
• Weitere Dashboards
  Apps, die eigene Dashboards anbieten, werden ebenfalls direkt auf Home angezeigt.

Home-Bereich individuell anpassen

Für die individuelle Anpassung Ihres Home-Bereichs stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Widgets ein- bzw. ausblenden
  Über das Menü „Ansicht“ können Sie Widgets ein- bzw. ausblenden.
• Widgets verschieben bzw. die Größe ändern
  Sie können Widgets per Drag-and-drop oder über das Kontextmenü verschieben. Im Kontextmenü des Widgets können Sie zusätzlich die Größe festlegen.
• Objekte auf Home ablegen
  Zusätzlich zu den Widgets können Sie auch wichtige Objekte zum Beispiel mit Kopieren und Einfügen direkt auf Home ablegen.
• In den Grundeinstellungen unter Bedienungshilfen können Sie im Feld Hintergrundbilder in Dashboards und Home anzeigen festlegen, ob Hintergrundbilder angezeigt werden sollen.
• Über den Hintergrund-Kontextmenübefehl „Standard wiederherstellen“ können Sie die Standard-Einstellungen der Widgets (Position, Größe, Sichtbarkeit) wiederherstellen.

Kopfleiste

In der Kopfleiste finden Sie links Ihr Logo und rechts das Kontomenü (Ihr Benutzername), die Rollen-Schaltfläche, die Support-Schaltfläche, die Abmelden-Schaltfläche, die Schnellzugriff-Schaltfläche, die Home-Schaltfläche und das Suchfeld.

Hinweis: Die angezeigten Schaltflächen sind abhängig von der Konfiguration Ihrer Folio-Installation.

Werkzeugbereich

Der Werkzeugbereich steht in allen Widgets zur Verfügung, jedoch nicht direkt auf „Home“.

Die kontextunabhängigen Werkzeuge „Baumansicht“ und „Favoriten“ sind über eine Schnellauswahl auf- bzw. zuklappbar. Die „Aktionen“ (z. B. „Hochladen“) stehen Ihnen immer zur Verfügung. Je nach Kontext werden Ihnen unterschiedliche Aktionen angeboten.

Es können bis zu drei Werkzeugbereiche nebeneinander dargestellt werden (z. B. „Baumansicht“, „Aktionen“ und „Berechtigungen“). Die Baumansicht kann vergrößert werden, um auch längere Einträge bequem lesen zu können.

Baumansicht

In der Baumansicht werden Objekte, die eine Objektlisteneigenschaft besitzen, hierarchisch angezeigt. Dies sind zum Beispiel Ordner, die weitere Ordner oder Dokumente enthalten können. Durch einen Klick auf ein Objekt in der Baumansicht wird die Objektliste des entsprechenden Objekts im Inhaltsbereich angezeigt.

Um in der Baumansicht alle untergeordneten Objekte eines Objekts anzuzeigen bzw. wegzublenden stehen die Kontextmenübefehle „Alle aufklappen“ bzw. „Alle zuklappen“ zur Verfügung.

Über den Kontextmenübefehl „Eintrag suchen“ kann nach Namen von Objekten, die sich in der Baumansicht befinden, gesucht werden. Dabei wird die untergeordnete Hierarchie des Objekts durchsucht, auf dem der Kontextmenübefehl aufgerufen wurde. Das erste Objekt, das bei der durchgeführten Tiefensuche mit dem Suchkriterium übereinstimmt, wird im Inhaltsbereich angezeigt. Falls nötig wird der entsprechende Teilbaum bis zum Suchtreffer in der Baumansicht aufgeklappt. Im Suchkriterium sind die Platzhalter * (beliebig viele Zeichen) und ? (ein Zeichen) erlaubt.

Werden im Inhaltsbereich Ordner geöffnet, wird die Hierarchie in der Baumansicht ebenfalls entsprechend mitgeöffnet.

Favoriten

Sie können häufig verwendete Objekte (z. B. Teamrooms oder Dokumente) zu Ihren Favoriten hinzufügen. Navigieren Sie dazu in das gewünschte Objekt. Dieses wird im Favoriten-Werkzeug zum Hinzufügen angeboten.

Aktionen

Im Werkzeugbereich „Aktionen“ finden Sie wichtige Aktionen, die im aktuellen Kontext gültig sind.

Titelleiste

In der Titelleiste finden Sie die Breadcrumbs der aktuell geöffneten Hierarchie. Durch einen Klick auf einen Breadcrumb gelangen Sie zu dem entsprechenden Objekt. Durch einen Rechtsklick können Sie das Kontextmenü des Objekts öffnen.

Befinden Sie sich in einem Widget, werden weitere Widgets auf der gleichen Ebene als Registerkarten angezeigt.

Menüleiste

Über die Menüleiste (standardmäßig ausgeblendet) werden Ihnen Menübefehle angeboten. Menübefehle können entweder kontextunabhängig sein (z. B. „Benutzereinstellungen“), sich auf das im Inhaltsbereich angezeigte Objekt beziehen (z. B.  „Neu“) oder auf die im Inhaltsbereich selektierten Objekte (z. B. „Umbenennen“).

Um die Menüleiste einzublenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Grundeinstellungen“.
2. Markieren Sie die Option Menüleiste anzeigen.
3. Klicken Sie auf „Speichern“.

Hinweis:

• Wenn die Fensterbreite für die Darstellung der Menübefehle nicht ausreicht, werden diese ausgeblendet und sind über die Schaltfläche „Mehr“ erreichbar,
• Abhängig vom Kontext können weitere Schaltflächen wichtiger Befehle angezeigt werden, wenn die Fensterbreite dies zulässt.
• Unabhängig davon, ob die Menüleiste eingeblendet ist oder nicht, wird die Statusinformation der Liste (z. B. Anzahl der Einträge, Sortierung) angezeigt. Zusätzlich stehen die Schaltflächen „Aktualisieren“, „Sortieren“ und „Ansicht“ zur Verfügung.

Inhaltsbereich

Im Inhaltsbereich wird der Inhalt des aktuellen Objekts angezeigt. Dies kann zum Beispiel der Inhalt eines Ordners oder die Vorschau eines Dokuments sein. Die oberste Ebene wird als „Home“ bezeichnet.

Anpassen des Fabasoft Folio Webclients

Um die Grundeinstellungen (z. B. die Sprache) des Fabasoft Folio Webclients anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Grundeinstellungen“.
2. Führen Sie die gewünschten Einstellungen durch und klicken Sie auf „Speichern".
   Hinweis: Beim Speichern der Grundeinstellungen wird die Seite neu geladen, um diese zu aktivieren.

Registerkarte „Allgemein“

• Sprache
  Legt die Sprache des Webclients fest.
  Hinweis: Standardmäßig wird die mobile App in der Gerätesprache angezeigt. Stimmt die Gerätesprache mit der Benutzersprache in den Grundeinstellungen grundsätzlich überein, wird die in den Grundeinstellungen festgelegte Sprachausprägung bevorzugt.
  Beispiel: Wenn die Gerätesprache Deutsch (Österreich) und Benutzersprache Deutsch (Schweiz) ist, werden die Zeichenketten für Deutsch (Schweiz) angezeigt. Wenn die Gerätesprache Englisch (US) und Benutzersprache Deutsch (Schweiz) ist, werden die Zeichenketten für Englisch angezeigt.
• Gebietsschema
  Das ausgewählte Gebietsschema beeinflusst die Darstellung von Eigenschaftswerten wie zum Beispiel das Format des Datums oder das Dezimaltrennzeichen.
• Standardwährung
  Die Standardwährung kann in Währungseigenschaften berücksichtigt werden.
• Menüleiste anzeigen
  Legt fest, ob die Menüleiste angezeigt wird. Die Option bezieht sich auf den Inhaltsbereich. Im Eigenschaftseditor werden Menüleisten unabhängig von der Einstellung immer angezeigt.
• Hinweise zu Objekten anzeigen
  Legt fest, ob Hinweise zu Objekten in einer Infobox angezeigt werden.
• Eigenschaften bevorzugt lesen
  Legt fest, ob die Eigenschaften eines Objekts lesend oder bearbeitend angezeigt werden (z. B. bei Verwendung der Aktion "Eigenschaften").
• Starten mit
  Definiert welches Widget beim Einstieg initial angezeigt wird.
• Bestätigung beim Hochladen anzeigen
  Legt fest, ob beim Importieren von Dateien ein Bestätigungsdialog angezeigt wird.
• Ausstiegsbestätigung anzeigen
  Legt fest, ob eine Sicherheitsabfrage beim Beenden des Clients durch Schließen des Webbrowsers angezeigt wird.

Registerkarte „Bedienungshilfen“

Auf dieser Registerkarte finden Sie Einstellungen, die bei Tastaturbedienung und bei Verwendung von Bildschirmleseprogrammen hilfreich sind. Nähere Informationen finden Sie im Kapitel „Barrierefreiheit“.

Grundlegende Begriffe

Wenn Sie mit Fabasoft Folio arbeiten, werden Ihnen die folgenden Begriffe immer wieder begegnen.

• In Fabasoft Folio arbeiten Sie mit Objekten.
• Abhängig von der Objektart (z. B. Ordner oder Microsoft Excel-Arbeitsblatt) kann ein Objekt unterschiedliche Informationen speichern.
• Objekte, die einen Inhalt (eine Datei) speichern, werden oft als Dokumente bezeichnet.
• Objekte existieren unabhängig von ihrer visuellen Repräsentation im Fabasoft Folio Webclient. Im Webclient sehen Sie genaugenommen Verknüpfungen bzw. Verweise auf die Objekte. Um unnötige Komplexität in den Beschreibungen zu vermeiden, wird dennoch von Objekten gesprochen.
• Die Eigenschaften (Metadaten) eines Objekts (z. B. der Name) werden im Eigenschaftseditor als Felder dargestellt.
• Der Begriff „Feld“ wird für alle Eigenschaften (auch Listeneigenschaften) verwendet.
• Typische Arten von Eigenschaft sind: Zeichenkette, Zeichenkettenliste, Zahl, Datum und Zeit, boolesche Eigenschaft, Inhaltseigenschaft, Aufzählungseigenschaft, Objekteigenschaft, Objektliste, Aggregat (zusammengesetzte Eigenschaft) und Aggregatsliste.
• Das Kontextmenü ist das zentrale Element für das Ausführen von Befehlen.
• Das Kontextmenü eines Objekts wird durch einen Rechtsklick auf das Objekt geöffnet.
• Das Kontextmenü einer Objekteigenschaft wird durch einen Rechtsklick auf die leere Objekteigenschaft geöffnet (z. B. zum Einfügen eines Objekts aus der Zwischenablage). Ist bereits ein Objekt enthalten, wird das Kontextmenü des Objekts und der Objekteigenschaft zusammengeführt dargestellt.
• Das Kontextmenü einer Objektliste (Hintergrund-Kontextmenü) wird durch einen Rechtsklick auf einen leeren Bereich der Objektliste geöffnet.
• Zwischen den in diesem Dokument oft verwendeten Anweisungen „in ein Objekt navigieren“ und „zu einem Objekt navigieren“ gibt es einen wesentlichen Unterschied. Wenn Sie in einen Ordner „B“ navigieren, wird dessen Inhalt im Inhaltsbereich dargestellt. Wenn Sie zu diesem Ordner „B“ navigieren, wird der Inhalt des übergeordneten Ordners „A“ im Inhaltsbereich dargestellt.