Customizing

Durch modellbasiertes Customizing können Sie Fabasoft Folio an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Ihnen zur Verfügung stehenden Anpassungsmöglichkeiten. Alle Optionen werden in den folgenden Kapiteln ausführlich beschrieben.

• Vorlagen
  Nahezu alle Objekte und insbesondere Dokumente können als Vorlagen definiert werden. Auf diese Weise können neue Objekte oder Dokumente, die auf einer Vorlage basieren, erstellt werden.
• Textbausteine
  Sie können Textbausteine verwenden, um vordefinierte Standardtexte in Microsoft Word-Dokumente einzufügen.
• Insight Apps
  Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen.
• Formulare
  Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können Objekten Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten hinzugefügt werden. Um Logik oder spezifische Verhaltensweisen auf die Felder anzuwenden, können Fabasoft app.ducx Ausdrücke verwendet werden.
• Kategorien
  Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.
• Prozesse
  Prozesse können individuell definiert werden und spiegeln Ihre Geschäfts- und Organisationsstruktur wider. BPMN-Prozessdiagramme werden zum Definieren von ausführbaren Geschäftsprozessen verwendet. Neben den vordefinierten BPMN-Prozessen können bei Bedarf auch Ad-hoc-Prozesse gestartet werden.
• Ansichtseinstellungen
  Ansichtseinstellungen können für Benutzer bereitgestellt werden, die spezielle Ansichten in Listen benötigen.
• Suchmuster
  Suchmuster können Benutzern zur Verfügung gestellt werden, die einen Überblick über die aktuell vorhandenen Objekte auf der Grundlage definierter Suchkriterien benötigen.
• Zeitspannen
  Zeitspannen können zum Beispiel bei einer Wiedervorlage ausgewählt werden.

Hinweis: Um die Customizing-App zu aktivieren, muss ein Administrator die App zu einer Gruppe auf der Registerkarte „Apps“ im Feld Lizenzierte Apps hinzufügen. Nachdem die Änderungen übernommen wurden, wird eine entsprechende Konfiguration im Feld App-Konfigurationen automatisch hinzugefügt. Benutzer, die die App verwalten sollen, können als App-Administratoren zur Konfiguration hinzugefügt werden.

Allgemein

Damit Customizing-Objekte verwendet werden können, müssen einerseits die Benutzer im entsprechenden Room berechtigt sein und andererseits müssen die Customizing-Objekte abhängig vom Kontext zur Verwendung freigegeben sein.

Customizing-Ebenen

Die Verwaltung von Customizing-Objekten erfolgt auf verschiedenen Ebenen:

• Global
  Globale Anpassungen erfolgen über das Dashboard „Vorlagen und Voreinstellungen“ mithilfe von Sammlungen. Nähere Informationen finden Sie in den folgenden Kapiteln.
  Hinweis: Globale BPMN-Prozessdiagramme, Formulare und Kategorien stehen standardmäßig im App-Kontext nicht zur Verfügung. Wenn diese Customizing-Objekte im App-Kontext zur Verfügung stehen sollen, müssen diese explizit in der App-Konfiguration oder im App-Room als Verknüpfung referenziert werden.
• App
  In Apps, wie zum Beispiel im Kontaktmanagement, können in der App-Konfiguration Anpassungen vorgenommen werden, die nur innerhalb des App-Konfigurations-Kontexts gültig sind.
• Room
  In Rooms (z. B. App-Rooms oder Teamrooms) können Anpassungen vorgenommen werden, die nur innerhalb des Room-Kontexts gültig sind.
• Persönlich
  Persönliche Anpassungen können nur vom Benutzer selbst verwendet werden. Auf der persönlichen Ebene können folgende Customizing-Objekte verwaltet werden: Vorlagen, Ad-hoc-Prozessvorlagen, Ansichtseinstellungen, Suchmuster und Zeitspannen.

Freigabe

Damit Customizing-Objekte verwendet werden können, müssen diese abhängig vom Kontext zur Verwendung freigegeben werden.

Regeln

• Customizing-Objekte müssen freigegeben werden, wenn diese einer Customizing-Sammlung oder einer App-Konfiguration zugeordnet sind.
• Formulare und BPMN-Prozessdiagramme müssen ebenfalls freigegeben werden, wenn diese einem Room zugeordnet sind.
• Persönliche Customizing-Objekte müssen nicht freigegeben werden.

Aktionen bzw. Kontextmenübefehle

Die Aktionen stehen Administratoren und Bearbeitern einer Customizing-Sammlung (globale Ebene) bzw. App-Administratoren (App-Ebene) zur Verfügung.

• Zur Verwendung freigeben
  Über die Aktion „Zur Verwendung freigeben“ können Sie einen Freigabestand erstellen.
• Erneut freigeben
  Änderungen können mithilfe der Aktion „Erneut freigeben“ freigegeben werden.
  Hinweis: Bei geänderten Customizing-Objekten wird ein entsprechendes Statussymbol angezeigt. Bei zusammengesetzten Customizing-Objekten wird nur ein Statussymbol angezeigt, wenn sich das Wurzelobjekt verändert hat.
• Zur freigegebenen Version wechseln/Zur Entwurfsversion wechseln
  Sie können die Entwurfsversion bzw. die freigegebene Version anzeigen.
• Mit freigegebener Version vergleichen/Mit Entwurfsversion vergleichen
  Sie können die Metadaten der Entwurfsversion mit der freigegebenen Version vergleichen (ausgenommen Formulare). Bei Microsoft Word-Dokumenten ist auch ein Inhaltsvergleich möglich.
• Freigabe deaktivieren
  Über die Aktion „Freigabe deaktivieren“ können Sie die Freigabe wieder aufheben.

Freigabeprozess

In App-Konfigurationen bzw. Customizing-Sammlungen können Sie in den Einstellungen auf der Registerkarte „Standardwerte“ im Feld Freigabeprozess für Vorlagen und Voreinstellungen einen Freigabeprozess festlegen. Freigabeprozesse müssen die Aktivität „Zur Verwendung freigeben“ enthalten.

Wenn ein Freigabeprozess definiert ist, werden folgende Aktionen bzw. Kontextmenübefehle angeboten:

• Freigabeprozess starten
  Startet den definierten Freigabeprozess.
• Laufenden Freigabeprozess öffnen
  Öffnet den noch nicht abgeschlossenen Freigabeprozess.
• Freigabeprozess erneut starten
  Startet den Freigabeprozess erneut (wird erst angezeigt, wenn der laufende Freigabeprozess abgeschlossen ist).

Strukturierungsordner

Um Customizing-Objekte logisch bzw. hierarchisch zu strukturieren, stehen Ihnen entsprechende Ordner (z. B. Vorlagenordner oder Textbausteinordner) zur Verfügung, die über die jeweilige Aktion erzeugt werden können.

Dashboard

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Customizing.

Wenn Sie als App-Benutzer zu einer Customizing-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als App-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

• Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen
  Zeigt die Sammlungen, die Sie lesen bzw. bearbeiten dürfen.
• Persönliche Vorlagen
  Zeigt die Vorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
• Persönliche Prozesse
  Zeigt die Ad-hoc-Prozessvorlagen, die Sie für sich selbst erstellt haben.
• Persönliche Voreinstellungen
  Zeigt die Voreinstellungen, die Sie für sich selbst erstellt haben.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Sammlung erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Sammlung erzeugen“ können Sie als App-Administrator eine neue Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen anlegen.
• Zur Konfiguration wechseln
  Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die Konfiguration anzeigen.
• Einstellungen
  Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des „Vorlagen und Voreinstellungen“-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen. Die Benachrichtigungen sind standardmäßig deaktiviert.

Konfiguration

In der Customizing-Konfiguration können Sie als App-Administrator die Sammlungen, weitere Artefakte und allgemeine Einstellungen verwalten.

Bereiche

Die Konfiguration gliedert sich in folgende Bereiche:

• Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen
  Zeigt die verfügbaren Sammlungen.
• Vorlagenkategorien
  Zeigt die verfügbaren Vorlagenkategorien. Vorlagenkategorien dienen zur Gruppierung der Vorlagen im Erzeugen-Dialog.
• Textbausteinkategorien
  Zeigt die verfügbaren Textbausteinkategorien. Textbausteinkategorien dienen zur hierarchischen Darstellung von Textbausteinen beim Einfügen in ein Word-Dokument.
• Insight Apps
  Zeigt die verfügbaren Insight Apps.
• Formulare und Kategorien
  Zeigt die verfügbaren Formulare und Kategorien.
• Prozesse
  Zeigt die verfügbaren benutzerdefinierten Prozesse.
• Thesauri
  Zeigt die verfügbaren Thesauri, die eine Verschlagwortung ermöglichen.
• Fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben
  Zeigt fehlgeschlagene Hintergrundaufgaben an (nur sichtbar, wenn mindestens eine fehlgeschlagene Hintergrundaufgabe vorhanden ist). Folgende manuelle Aktionen können Sie durchführen: „Nächste Ausführung festlegen“, „Link versenden“ und „Löschen“.

Hinweis:

• Um Objekte von einem anderen Kontext ablegen zu können, müssen Sie in den Einstellungen der Konfiguration das Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken entsprechend anpassen.
• Im Standardanwendungsfall benötigen Sie nur die Bereiche „Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen“, „Vorlagenkategorien“ und „Textbausteinkategorien“.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Sammlung erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Sammlung erzeugen“ können Sie eine neue Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen anlegen.
• Vorlagenkategorie erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Vorlagenkategorie erzeugen“ können Sie eine neue Vorlagenkategorie definieren.
• Textbausteinkategorie erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Textbausteinkategorie erzeugen“ können Sie eine neue Textbausteinkategorie definieren.
• Übersetzungen
  Mithilfe der Aktion „Übersetzungen“ kann eine CSV-Datei mit den mehrsprachigen Namen der Customizing-Objekte der Konfiguration exportiert bzw. importiert werden. Dadurch ist eine externe Übersetzung möglich.
• Einstellungen
  Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie weiterführende Konfigurationseinstellungen treffen.

Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen

Sammlungen für Vorlagen und Voreinstellungen dienen zur Verwaltung von Vorlagen, Textbausteinen, Insight Apps, Formularen, Kategorien, Prozessen, Voreinstellungen und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“). Sammlungen können von App-Administratoren erzeugt werden.

Bereiche

Die Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen gliedert sich in folgende Bereiche:

• Vorlagen
  Zeigt die verfügbaren Vorlagen.
• Textbausteine
  Zeigt die verfügbaren Textbausteine.
• Insight Apps
  Zeigt die verfügbaren Insight Apps.
• Formulare und Kategorien
  Zeigt die verfügbaren Formulare und Kategorien.
• Prozesse
  Zeigt die verfügbaren Prozesse.
• Voreinstellungen
  Zeigt die verfügbaren Voreinstellungen.

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Vorlage erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Vorlage erzeugen“ können Sie ein beliebiges Objekt als neue Vorlage definieren.
• Textbaustein erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Textbaustein erzeugen“ können Sie einen neuen Textbaustein definieren.
• Insight App erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Insight App erzeugen“ können Sie einen neue Insight App definieren.
• Kategorie erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Kategorie erzeugen“ können Sie eine Kategorie definieren.
• Formular erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Formular erzeugen“ können Sie ein benutzerdefiniertes Formular definieren.
• Prozess erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Prozess erzeugen“ können Sie eine Ad-hoc-Prozessvorlage oder ein BPMN-Prozessdiagramm definieren.
• Voreinstellung erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Voreinstellungen erzeugen“ können Sie ein Suchmuster oder eine Zeitspanne definieren.
• Hochladen
  Mithilfe der Aktion „Hochladen“ können Sie eine Vorlage, einen Textbaustein, einen BPMN-Prozess bzw. ein Formular aus einer Datei erstellen.
• Eskalationsdefinition erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Eskalationsdefinition erzeugen“ können Sie Eskalationsdefinitionen definieren.

Hinweis: Alternativ können Sie auf einem bestehenden Objekt den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Zu Vorlagen hinzufügen“ ausführen, um eine Kopie des Objekts als Vorlage im Customizing zu definieren.

Einstellungen

Registerkarte „Sammlung für Vorlagen und Voreinstellungen“

• Vorlagenkategorien
  Im Erzeugen-Dialog werden die Vorlagen mit den Vorlagenkategorien als Zusatztext im Bereich „Vorlagen“ angezeigt.
• Textbausteinkategorien
  Legt fest, in welchen Kategorien die Textbausteine beim Einfügen in ein Dokument gefunden werden können.

Zugriffsrechte

• Alle Rechte
  Benutzer mit allen Rechten können Vorlagen und Voreinstellungen erzeugen, bearbeiten und löschen.
• Änderungsberechtigt
  Änderungsberechtigte Benutzer können Vorlagen und Voreinstellungen erzeugen und bearbeiten.
• Leseberechtigt
  Leseberechtigte Benutzer können Vorlagen und Voreinstellungen nur verwenden, wenn diese explizit zum Beispiel im Kontext eines App-Rooms referenziert werden. Somit können in der Sammlung Vorlagen definiert werden, die nicht allgemein angeboten werden.
• Nutzer
  Nutzer können Vorlagen und Voreinstellungen allgemein verwenden.
  Hinweis:
  • Nur Nutzern werden die Vorlagen und Voreinstellungen angeboten. Wenn Sie änderungsberechtigt sind und die Vorlagen auch nutzen möchten, müssen Sie ebenfalls als Nutzer eingetragen sein.
  • BPMN-Prozessdiagramme, Formulare und Kategorien stehen standardmäßig im App-Kontext nicht zur Verfügung. Wenn diese Customizing-Objekte im App-Kontext zur Verfügung stehen sollen, müssen diese explizit in der App-Konfiguration oder im App-Room als Verknüpfung referenziert werden.

Vorlagen definieren

Fast alle Objektarten können als Vorlagen dienen. Passen Sie dazu die Metadaten bzw. Inhalte der Objekte entsprechend an.

Hinweis: Wenn Sie einen Teamroom als Vorlage definieren, werden die in den Vorlagen und Voreinstellungen des Teamrooms definierten Objekte als Verknüpfungen in die Teamroom-Instanz übernommen.

Zusätzlich können Sie auf der Registerkarte „Vorlage“ des Objekts zusätzliche Einstellungen treffen, die insbesondere bei Verwendung von Feldern in Word-Vorlagen relevant sind.

• Vorlagenkategorien
  Im Erzeugen-Dialog wird die Vorlage mit den Vorlagenkategorien als Zusatztext im Bereich „Vorlagen“ angezeigt (zusätzlich zu den auf der Vorlagensammlung definieren Vorlagenkategorien).
• Vorlagensprache
  Über die Sprache der Vorlage können Textbausteine in der entsprechenden Sprache ermittelt werden.
• Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen müssen aus der Vorlage übernommen werden
  Legt fest, ob der Benutzer beim Instanziieren der Vorlage auswählen kann, ob die Sicherheitseinstellungen und Berechtigungen (Teammitglieder) übernommen werden sollen. Diese Einstellung ist nur bei Rooms verfügbar.
• Kategorie
  Die Kategorie wird in das aus der Vorlage erzeugte Objekt übernommen.
  Hinweis: Listen können gegebenenfalls programmatisch nur Objekte mit bestimmten Kategorien erlauben. Somit kann die Kategorie auch einschränken, wo die Vorlage verwendbar ist.
• Enthalten in
  Legt die Art der Ordner fest, in denen die Vorlage verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie des Ordners erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss der Ordner eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
• Akten
  Legt die Art der Akten fest, in denen die Vorlage verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie der Akte erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss die Akte eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
• Verfügbare Felder (Kategorie)
  Zeigt die Felder, die aufgrund der Kategorie im Word-Dokument zur Verfügung stehen.
• Verfügbare Felder (Enthalten in)
  Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Enthalten in im Word-Dokument zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
• Verfügbare Felder (Akte)
  Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Akten im Word-Dokument zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
• Weitere Einschränkungen
  Die Vorlage wird beim Erzeugen nur zur Auswahl angeboten, wenn der definierte Ausdruck true ergibt.

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Folio“ die Schaltfläche „Feld einfügen“. Im Untermenü finden Sie entsprechend Ihrer Festlegungen die verfügbaren Felder.

Textbaustein-Platzhalter

In Word-Vorlagen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden, die beim Instanziieren der Vorlage durch den Inhalt des Textbausteins ersetzt werden. Dazu steht in Microsoft Word auf der Registerkarte „Fabasoft Folio“ der Befehl „Text einfügen“ > „Textbaustein-Platzhalter“ zur Verfügung. Der Platzhalter wird als Hyperlink auf den Textbaustein dargestellt. Somit kann der Text über die Vorlage einfach eingesehen werden.

Bei einem Textbaustein werden auf der Registerkarte „Vorlagen“ alle Vorlagen angezeigt, in denen der Textbaustein verwendet wird.

Wenn eine Vorlage (zum Beispiel eine Akte) mehrere Word-Dokumente enthält, werden beim Instanziieren die Textbaustein-Platzhalter in allen Word-Dokumenten berücksichtigt.

Vorlagen verwenden

Im Erzeugen-Dialog (z. B. Kontextmenübefehl „Neu“ in einem Teamroom) werden die Vorlagen mit der Vorlagenkategorie als Zusatztext im Bereich „Vorlagen“ angezeigt. Für Vorlagen ohne Vorlagenkategorie wird „Sonstige“ als Zusatztext verwendet. Beim Erzeugen wird eine Kopie von der Vorlage erstellt, die Sie unabhängig von der Vorlage weiterbearbeiten können.

Textbausteine definieren

Es gibt zwei Arten von Textbausteinen:

• Statischer Textbaustein (Text)
  Ermöglicht das Erfassen von nicht formatiertem Text.
• Statischer Textbaustein (Word)
  Ermöglicht das Erfassen von formatiertem Text als Word-Dokument.

Hinweis: In Textbausteinen können auch Textbaustein-Platzhalter eingefügt werden. Somit kann eine mehrstufige dynamische Textbaustein-Hierarchie abgebildet werden.

Metadaten

Folgende Metadaten können zusätzlich definiert werden:

Registerkarte „Statischer Textbaustein“

• Name
  Die Bezeichnung des Textbausteins.
• Textbausteinkategorien
  Der Textbaustein wird beim Einfügen in ein Word-Dokument unter den angegebenen Kategorien angeboten.
• Textbausteinsprache
  Legt die Sprache des Textbausteins fest. Beim Einfügen von Textbausteinen in Word-Vorlagen werden nur Textbausteine angezeigt, die der Sprache der Vorlage entsprechen bzw. keine Sprache aufweisen.
• Textbaustein-Platzhalter im Dokument belassen
  Legt fest, ob in einer Word-Vorlage eingefügte Textbaustein-Platzhalter beim Erzeugen eines auf der Vorlage basierenden Dokuments ersetzt werden. Nicht ersetzte Textbaustein-Platzhalter können in Microsoft Word über die Schaltfläche „Textbaustein-Platzhalter ersetzen“ nachträglich ersetzt werden.

Registerkarte „Verwendbarkeit“

• Aktuelles Dokument
  Legt die Kategorien und Objektklassen von Dokumenten fest, in denen der Textbaustein verwendet werden kann.
  Hinweis: Wird eine Basisformular-Kategorie eingetragen, steht der Textbaustein auch bei Dokumenten zur Verfügung, denen eine abgeleitete Formular-Kategorie zugewiesen wurde.
• Enthalten in
  Legt die Art der Ordner fest, in denen das Dokument liegen kann, in dem der Textbaustein verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie des Ordners erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss der Ordner eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
• Akten
  Legt die Art der Akten fest, in denen das Dokument liegen kann, in dem der Textbaustein verwendet werden kann. Dies kann entweder über die Objektklasse bzw. Kategorie der Akte erfolgen. Sind Objektklassen und Kategorien gemeinsam angegeben, muss die Akte eine definierte Objektklasse und zusätzlich eine definierte Kategorie aufweisen.
  Hinweis: Wird eine Basisformular-Kategorie eingetragen, steht der Textbaustein auch bei Akten zur Verfügung, denen eine abgeleitete Formular-Kategorie zugewiesen wurde.
• Weitere Einschränkungen
  Der Textbaustein kann nur verwendet werden, wenn der definierte Ausdruck true ergibt. Somit lässt sich zum Beispiel realisieren, dass in bestimmten Instanzen Textbaustein-Platzhalter entfernt werden, anstatt dass der entsprechende Text eingefügt wird.
• Änderbarkeit
  Die Änderbarkeit eines verknüpften Textbausteins in Microsoft Word kann eingeschränkt werden. Ein verknüpfter Textbaustein ist standardmäßig von jedem Benutzer in Microsoft Word bearbeitbar.
• Verfügbare Felder (Aktuelles Dokument)
  Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Aktuelles Dokument im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen.
• Verfügbare Felder (Enthalten in)
  Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Enthalten in im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.
• Verfügbare Felder (Akte)
  Zeigt die Felder, die aufgrund der Definition im Feld Akten im Word-Textbaustein zur Verfügung stehen. Dabei wird eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Objektklassen und eine Schnittmenge aller verfügbaren Felder der Kategorien gebildet. Somit ist sichergestellt, dass in jeder Objektklassen-Kategorie-Kombination die Eigenschaften auch tatsächlich vorhanden sind.

Registerkarte „Übersetzungen“

Definiert die dem Textbaustein zugeordneten übersetzten Textbausteine.

Übersetzungen

Einem Textbaustein können weitere Textbausteine als Übersetzung zugeordnet werden. Um eine Übersetzung für einen Textbaustein zu erzeugen, steht die Aktion „Übersetzung erzeugen“ zur Verfügung. Wenn bereits Übersetzungen vorhanden sind, kann über die Aktion „Übersetzungen“ zu den entsprechenden Textbausteinen navigiert werden bzw. kann auch eine neue Übersetzung erzeugt werden.

Übersetzungen erhalten unter anderem die Textbausteinkategorie und Einstellungen zur Verwendbarkeit vom Textbaustein der Hauptsprache.

Jede Übersetzung muss freigegeben werden, bevor sie verwendet werden kann. Wenn Sie einen Textbaustein mit Übersetzungen freigeben, werden Sie in einem Dialog auf nicht freigegebene Übersetzungen hingewiesen. Sie können alle Übersetzungen gleichzeitig freigeben. Der Status „Übersetzungen überprüfen“ zeigt an, dass es mindestens eine nicht freigegebene Übersetzung gibt.

Beim erneuten Freigeben von einer Änderung werden Sie in einem Dialog auf Übersetzungen hingewiesen, die noch nicht bearbeitet wurden. Sie können entscheiden, ob keine Überarbeitung erforderlich ist (z. B. beim Ausbessern eines Rechtschreibfehlers). Beim Klick auf die Schaltfläche „Übersetzung erforderlich“ wird der Textbaustein noch nicht freigegeben und alle Übersetzungen erhalten den Status „Überarbeitung erforderlich“. Nach einer Änderung wird der Status vom entsprechenden Textbaustein entfernt.

Bestehende Textbausteine können über den Kontextmenübefehl „Als Übersetzung zusammenführen“ als Übersetzung eines anderen Textbausteins dienen.

Textbausteine verwenden

Wenn Sie das Word-Dokument bearbeiten, finden Sie auf der Registerkarte „Fabasoft Folio“ die Schaltfläche „Text einfügen“. Klicken Sie im Untermenü auf „Textbaustein unformatiert“, „Textbaustein formatiert“, „Textbaustein verknüpft“ bzw. „Textbaustein-Platzhalter“ (nur bei Vorlagen). Im folgenden Dialog können Sie aus den Textbausteinen, auf die Sie Zugriff haben, einen auswählen und im Word-Dokument einfügen.

Textbaustein-Platzhalter

In einer Word-Vorlage eingefügte Textbaustein-Platzhalter werden beim Erzeugen eines auf der Vorlage basierenden Dokuments standardmäßig ersetzt. Falls beim Textbaustein definiert wurde, dass der Textbaustein-Platzhalter nicht automatisch ersetzt werden soll, kann dieser über die Schaltfläche „Textbaustein-Platzhalter ersetzen“ nachträglich ersetzt werden.

Verknüpfte Textbausteine

In Microsoft Word können verknüpfte Textbausteine eingefügt werden, die sich bei jedem Öffnen automatisch aktualisieren. Abhängig von den Berechtigungen des Benutzers können verknüpfte Textbausteine im Kontext des aktuell geöffneten Dokuments verändert werden. Geänderte Textbausteine werden nicht mehr automatisch aktualisiert.

Folgende Schaltflächen stehen zur Verfügung:

• Textbaustein entfernen
  Entfernt den markierten Textbaustein.
• Textbaustein ändern
  Ermöglicht die Änderung des Textbausteins im Kontext des aktuellen Dokuments (wenn der Benutzer dazu berechtigt ist). Textbausteine, die für eine Änderung vorgesehen sind, werden nicht mehr automatisch aktualisiert.
• Textbausteine zurücksetzen
  Ermöglicht das Zurücksetzen von Änderungen des fokussierten Textbausteins bzw. aller Textbausteine. Der aktuelle, freigegebene Inhalt der Textbausteine wird übernommen und die Textbausteine werden zukünftig wieder automatisch aktualisiert.
• Textbausteine auflösen
  Ermöglicht das gegebenenfalls rekursive Auflösen des fokussierten Textbausteins bzw. aller Textbausteine (Änderungsrechte nötig). Der aktuelle, gegebenenfalls im Kontext des Dokuments geänderte Inhalt der Textbausteine wird als Fließtext übernommen und die Verknüpfungen werden entfernt.

Der Status eines Textbausteins wird in Microsoft Word textuell und farblich dargestellt, wenn Sie den Textbaustein fokussieren:

• änderbar
  Änderbare Textbausteine werden blau hinterlegt.
• lesend
  Nicht änderbare Textbausteine werden grau hinterlegt und „lesend“ wird im Titel angezeigt.
• mit Bedingung
  Der Textbaustein definiert einen Ausdruck für weitere Einschränkungen der Verwendbarkeit. Im Titel wird „mit Bedingung“ angezeigt.
• geändert
  Der Textbaustein wurde vom Benutzer als geändert markiert. Im Titel wird „geändert“ angezeigt.
• ausgeblendet
  Der Textbaustein wird ausgeblendet (im Allgemeinen aufgrund des Ausdrucks für weitere Einschränkungen der Verwendbarkeit). Der Textbaustein wird grau hinterlegt und ein Platzhaltertext wird angezeigt.
• defekt
  Der Textbaustein liefert einen Fehler (z. B. wenn er sich im Papierkorb befindet). Der Textbaustein wird rot hinterlegt und im Titel wird „defekt“ angezeigt.

Hinweis:

• Gelöschte Textbausteine werden automatisch aus dem Dokument entfernt.
• Verknüpfte Textbausteine lösen in Zukunft Textbaustein-Platzhalter ab. Die beiden Funktionalitäten können nicht gemeinsam in einem Dokument verwendet werden.
• Textbausteine (Word) können weitere Textbausteine enthalten.
• In Vorlagen werden die verknüpften Textbausteine unabhängig von der Bedingung immer mit Inhalt angezeigt. In Dokumenten bleiben die verknüpften Textbausteine verfügbar, der Inhalt wird jedoch abhängig von der Bedingung angezeigt.
• Textbausteine dürfen nicht mit einer Tabelle beginnen.
• Textbausteine dürfen nur Fließtext enthalten (z. B. keine Querverweise und Fußzeilen).
• Verknüpfte Textbausteine werden auch serverseitig (z. B. PDF-Übersicht) berücksichtigt. Stellen Sie sicher, dass die Option PDF-Inhalt bei Datenänderung aktualisieren beim Microsoft Word-Dokument aktiviert ist

Insight Apps definieren und verwenden

Insight Apps ermöglichen einen aggregierten, an Ihre Bedürfnisse angepassten Zugang zu den Informationen in Fabasoft Folio. Sie können Insight Apps nutzen, um wichtige Informationen anzuzeigen und hervorzuheben, ohne dass Benutzer danach explizit suchen müssen.

Formulare und Kategorien definieren und verwenden

Mithilfe von benutzerdefinierten Formularen können den Objekten Felder zur Speicherung anwendungsspezifischer Daten hinzugefügt werden. Kategorien können Objekten zugeordnet werden und so das Verhalten der Objekte beeinflussen.

Nähere Informationen finden Sie in den Kapiteln „Formulare“ und „Kategorien“.

Prozesse definieren

Es gibt zwei Arten von Prozessvorlagen:

• Ad-hoc-Prozessvorlage
• BPMN-Prozessdiagramm

Ad-hoc-Prozessvorlage

Um eine Ad-hoc-Prozessvorlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Sammlung.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Prozess erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „Ad-hoc-Prozessvorlage“ aus.
3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Klicken Sie im Kontextmenü der Ad-hoc-Prozessvorlage auf „Öffnen“.
5. Geben Sie die Aktivität und den Teilnehmer für die erste Aufgabe im Prozess ein.
6. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie keine weitere Aktivität hinzufügen möchten.
   Andernfalls klicken Sie auf „Übernehmen“. Sie können weitere Aktivitäten hinzufügen, indem Sie jeweils eine Aktivität und Teilnehmer auswählen und erneut „Übernehmen“ klicken. Die letzte Aktivität mit definiertem Teilnehmer wird berücksichtigt, auch wenn Sie nicht „Übernehmen“ klicken.
7. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.
8. Klicken Sie im Kontextmenü der Ad-hoc-Prozessvorlage auf „Zur Verwendung freigeben“.

BPMN-Prozessdiagramm

Um ein BPMN-Prozessdiagramm zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Sammlung.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Prozess erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „BPMN-Prozessdiagramm“ aus.
3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramms auf „Öffnen“.
5. Modellieren Sie den gewünschten Prozess. Nähere Informationen zum Arbeiten mit dem BPMN-Editor finden Sie im Kapitel „Mit dem BPMN-Editor arbeiten“.
6. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.
7. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramms auf „Zur Verwendung freigeben“.

Prozesse verwenden

Die definierten Prozesse werden bei der Verwendung von Prozessen zur Auswahl angeboten (z. B. „Extras“ > „Neuen Prozess starten“).

Voreinstellungen definieren

Es gibt drei Arten von Voreinstellungen:

• Ansichtseinstellungen
• Suchmuster
• Zeitspanne

Ansichtseinstellungen

Ansichtseinstellungen können direkt in einer Liste über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Speichern“ definiert werden (der Speicherort kann dabei ausgewählt werden).

Suchmuster

Um ein Suchmuster zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Sammlung.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Voreinstellung erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „Suchmuster“ aus.
3. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Legen Sie fest wonach Sie suchen möchten und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Legen Sie die Suchkriterien fest.
6. Klicken Sie auf „Abfrage speichern“.
7. Klicken Sie im Kontextmenü des Suchmusters auf „Zur Verwendung freigeben“.

Zeitspanne

Um eine Zeitspanne zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Sammlung.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Voreinstellung erzeugen“ und wählen Sie den Eintrag „Zeitspanne“ aus.
3. Geben Sie einen mehrsprachigen Namen, die Zeitspanne und die Einheit ein und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Klicken Sie im Kontextmenü der Zeitspanne auf „Zur Verwendung freigeben“.

Voreinstellungen verwenden

Die Voreinstellungen können Sie folgendermaßen verwenden:

• Ansichtseinstellungen können Sie in Listen über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ > „Laden“ anwenden. Sie können auch Ansichtseinstellungen speichern (der Speicherort kann dabei ausgewählt werden).
• Suchmuster können bei einer Suche ausgewählt werden (z. B. in einem Suchordner).
• Zeitspannen können zum Beispiel bei einer Wiedervorlage ausgewählt werden.

Persönliche Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen

Jeder Nutzer kann seine eigenen Vorlagen, Prozesse und Voreinstellungen in den Bereichen „Persönliche Vorlagen“, „Persönliche Prozesse“ und „Persönliche Voreinstellungen“ des Dashboards definieren.