Online-Archivierung

Fabasoft Folio bietet die Möglichkeit der Online-Archivierung von Objekten, Inhalten und Versionen. Dies dient einerseits zur Auslagerung von nicht mehr häufig benötigten Daten aus dem Produktivsystem und andererseits kann eine revisionssichere Langzeitarchivierung umgesetzt werden.

Inhalte archivieren

Um die Inhalte eines Objekts zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Inhalte archivieren“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.

Hinweis:

• Alle Inhalte des Objekts werden archiviert.
• Auf die Inhalte kann nur mehr lesend zugegriffen werden. Metadaten können weiterhin im Rahmen der Zugriffsrechte bearbeitet werden.
• Möglichkeiten der Volltextsuche in Inhalten sind abhängig von der Konfiguration.

Inhalte und Versionen archivieren

Um die Inhalte und Versionen eines Objekts zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Inhalte und Versionen archivieren“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.

Hinweis:

• Alle Inhalte und Versionen des Objekts werden archiviert.
• Auf die Inhalte kann nur mehr lesend zugegriffen werden. Metadaten können weiterhin im Rahmen der Zugriffsrechte bearbeitet werden.
• Auf archivierte Versionen kann nicht mehr zugegriffen werden, außer die Version wird wieder explizit geladen.
• Möglichkeiten der Volltextsuche in Inhalten sind abhängig von der Konfiguration.

Ein Objekt vollständig archivieren

Um ein Objekt vollständig zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Objekt archivieren“.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.

Hinweis:

• Beim vollständigen Archivieren werden Metadaten, Inhalte und Versionen archiviert.
• In Fabasoft Folio sind nur mehr allgemeine Metadaten (z. B. Objektname, Erzeugungsdatum) sichtbar.
• Auf das Objekt kann nur mehr lesend zugegriffen werden.
• Möglichkeiten der Suche und Volltextsuche sind abhängig von der Konfiguration.

Eine Version archivieren

Um eine Version eines Objekts zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Version archivieren“.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Version.

Eine Versionskopie archivieren

Um eine Versionskopie eines Objekts zu archivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Versionskopie archivieren“.
3. Klicken Sie auf die gewünschte Version.

Ein Objekt aus dem Archiv laden

Um ein Objekt aus dem Archiv zu laden, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Objekt laden“.

Hinweis: Das Verhalten bezüglich Zugriffs- und Suchmöglichkeiten für archivierte Objekte ändert sich dadurch nicht.

Ein archiviertes Objekt entladen

Um ein aus dem Archiv geladenes Objekt wieder zu entladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Entladen“.

Ein archiviertes Objekt wiederherstellen

Um ein aus dem Archiv geladenes Objekt wiederherzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
2. Klicken Sie im Menü „Archiv“ auf „Wiederherstellen“.

Hinweis:

• Es wird eine neue Version begonnen.
• Die Archivkennung wird aufgehoben, das Objekt kann wieder bearbeitet und über die Suche gesucht werden.

Ein Objekt im Archiv suchen

Um nach Objekten im Archiv zu suchen, können Sie die Standardsuche verwenden (Aktion „Suchen“).

Hinweis: Welche Metadaten und Inhalte für die Suche miteinbezogen werden ist abhängig von der Konfiguration.