Compliancemanagement
2017 R1 Update Rollup 1

CompliancemanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio erlaubt das Verwalten von Akten, Geschäftsfällen und deren Unterlagen, Eingänge und Ausgänge (in weiterer Folge als Geschäftsobjekte bezeichnet), um Compliance in Ihrer Organisation umsetzen zu können.

Behandlung von Geschäftsobjekten im AllgemeinenPermanenter Link zu dieser Überschrift

AllgemeinesPermanenter Link zu dieser Überschrift

Geschäftsobjekte in Fabasoft FolioPermanenter Link zu dieser Überschrift

Zu Geschäftsobjekten zählen Akten, Geschäftsfälle, Unterlagen (Eingänge/Ausgänge) und Inhalte.

Verbindliche versus unverbindliche GeschäftsobjektePermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio unterscheidet zwischen verbindlichen und unverbindlichen Geschäftsobjekten. Verbindlich sind Geschäftsobjekte mit Außenwirkung und Geschäftsobjekte deren Inhalt von einem Mitarbeiter abgezeichnet wurde (z. B. zur Genehmigung).

Wird ein Geschäftsobjekt verbindlich, so wird automatisch eine (verbindliche) Version von dem Geschäftsobjekt erzeugt. Alle enthaltenen Geschäftsobjekte werden ebenfalls verbindlich. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist können verbindliche Geschäftsobjekte nicht mehr gelöscht, sondern nur mehr storniert werden.

Akten sind im Gegensatz zu den anderen Geschäftsobjekten immer verbindlich, die enthaltenen Geschäftsfälle und Unterlagen werden aber erst verbindlich, wenn die Akte zum Beispiel genehmigt wird.

Bearbeitungsstatus von GeschäftsobjektenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Geschäftsobjekte können verschiedene Status („In Bearbeitung“, „Storniert“, „Suspendiert“ und „Abgeschlossen“) einnehmen. Jeder Status ist mit bestimmten Berechtigungen (ACL) verbunden.

  • In Bearbeitung
    „In Bearbeitung“ ist der Default-Status für Geschäftsobjekte und kennzeichnet Geschäftsobjekte, die noch in Bearbeitung stehen. Unverbindliche Geschäftsobjekte können in diesem Status bearbeitet und gelöscht werden. Verbindliche Geschäftsobjekte können bearbeitet, jedoch nicht gelöscht werden. Bei Benutzerwechsel wird sowohl bei verbindlichen als auch bei unverbindlichen Geschäftsobjekten eine Version gesichert.
  • Suspendiert
    Der Status „Suspendiert“ kennzeichnet Geschäftsobjekte, die (aus unbestimmten Gründen) in der derzeitigen Form vorhanden bleiben müssen (zum Beispiel weil das Geschäftsobjekt in einem laufenden Gerichtsverfahren benötigt wird). Das Geschäftsobjekt kann weder bearbeitet noch gelöscht werden und systemgesteuerte Aktionen zur Aussonderung des Geschäftsobjekts (entsprechend den Aufbewahrungsregeln) werden unterdrückt. Die Suspendierung kann an eine Frist gebunden sein.
  • Abgeschlossen
    Der Status „Abgeschlossen“ kennzeichnet Geschäftsobjekte, deren Bearbeitung abgeschlossen ist. Das Geschäftsobjekt kann nicht mehr bearbeitet und gelöscht werden. Zur festgelegten Zeit wird das Geschäftsobjekt ausgesondert.
  • Storniert
    Der Status „Storniert“ ist nur für verbindliche Geschäftsobjekte verfügbar und kennzeichnet Geschäftsobjekte, die nicht mehr in den Geschäftsablauf integriert sein sollen. Stornierte Dokumente sind nicht mehr bearbeitbar.
StatusübergängePermanenter Link zu dieser Überschrift

Prinzipiell kann jeder Status in einen anderen übergehen.

Propagierung von Status an KinderPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird der Status einer Akte verändert, so wirkt diese Änderung prinzipiell auch auf die darin enthaltenen Geschäftsfälle. Eine Akte kann also gesamt (inklusive der darin enthaltenen Geschäftsfälle) abgeschlossen oder wieder in Bearbeitung gesetzt werden. Wird hingegen der Status eines Geschäftsfalls individuell geändert so wird diese Änderung nicht an die darüber liegende Akte weitergereicht. Dadurch können einzelne Geschäftsfälle schon vor dem Abschließen der Akte für abgeschlossen erklärt werden. Gleiches gilt im Verhältnis von Geschäftsfällen zu Unterlagen und von Unterlagen zu Inhalten.

Für die Vererbung gelten weiters folgende Regeln:

  • Eine Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn kein suspendierter Geschäftsfall enthalten ist.
  • Ein stornierter Geschäftsfall bleibt storniert, selbst wenn die zugehörige Akte abgeschlossen wird.
  • Eine Akte kann nur storniert werden, wenn alle enthaltenen Geschäftsfälle „In Bearbeitung“ sind. Sie werden dann ebenfalls storniert.
  • Suspendieren der Akte überschreibt „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ des Geschäftsfalls.

Geerbter Status versus individueller Status

Beim Status eines Geschäftsfalls wird unterschieden, ob dieser Status von der zugehörigen Akte geerbt ist oder ob der Status für den Geschäftsfall individuell festgelegt worden ist. Wird beispielsweise ein Geschäftsfall schon vor dem Abschließen der gesamten Akte abgeschlossen und die Akte später wieder in Bearbeitung genommen, bleibt dieser Geschäftsfall abgeschlossen. Gleiches gilt im Verhältnis von Geschäftsfällen zu Unterlagen (Eingängen und Ausgängen) und von Unterlagen zu Inhalten.

Aufbewahrungsregeln für GeschäftsobjektePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Aufbewahrung wird durch gewisse Ereignisse definiert, die abhängig von Bedingungen gewisse Aktionen auslösen (Event-Condition-Action, kurz „ECA-Regeln“).

Ereignisse

  • Nach Erzeugung
  • Nach Verbindlichkeit
  • Nach Abschluss

Bedingungen

  • Beliebiger Ausdruck (meist Status)

Aktionen

  • Inhalte in Archiv auslagern
  • Inhalte und Metadaten in Archiv auslagern
  • Vernichten

Der Eintritt eines Ereignisses wird vom Fabasoft Folio AT-Service täglich überprüft. Tritt ein Ereignis ein, so wird im Kontext des AT-Service-Benutzers die jeweilige Aktion ausgeführt. Ist zum Zeitpunkt, zu dem das Ereignis eintritt, die Bedingung nicht erfüllt, so wird die Aktion nicht ausgeführt und die Bedingung beim nächsten Durchlauf des Fabasoft Folio AT-Service erneut überprüft.

Ein Geschäftsobjekt löschenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Geschäftsobjekte können nur gelöscht werden, wenn sie nicht verbindlich sind. Verbindliche Geschäftsobjekte können nur mehr storniert werden. Geschäftsobjekte, die selbst nicht verbindlich sind, jedoch verbindliche Geschäftsobjekte enthalten, können auch nicht gelöscht werden, da damit auch die untergeordneten Geschäftsobjekte gelöscht werden würden.

Wenn das Löschen erlaubt ist, wird das Geschäftsobjekt entweder sofort gelöscht, oder – falls vorhanden – in einem Papierkorb abgelegt. Papierkörbe können vom Systemadministrator systemweit und/oder für einzelne Benutzer eingerichtet werden.

Um ein Geschäftsobjekt zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Geschäftsobjekt, das gelöscht werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Löschen“ aus.
  3. Bestätigen Sie das Löschen des Geschäftsobjekts durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.

Ein Geschäftsobjekt suspendierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch das Suspendieren wird der Lebenszyklus des Geschäftsobjekts eingefroren, wodurch alle systemgesteuerten Aktionen entsprechend den Aufbewahrungsregeln unterdrückt werden. Auch das Verändern und Löschen von Objekten im Status „Suspendiert“ ist nicht möglich. Die Suspendierung kann an eine Frist gebunden sein. Nach Ablauf dieser Frist wird das Geschäftsobjekt auf den ursprünglichen Ausgangsstatus zurückgesetzt.

Hinweis:

  • Um den Status eines Geschäftsobjekts ändern zu können, ist das Zugriffsrecht „Dokumentstatus ändern“ nötig.
  • Suspendieren der Akte überschreibt „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ der enthaltenen Geschäftsfälle.
  • Der Status eines Geschäftsobjekts ist am Symbol erkennbar.

Um ein Geschäftsobjekt zu suspendieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Geschäftsobjekt, das suspendiert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsobjekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und wählen Sie unter „Status setzen auf“ den Status „Suspendiert“ aus.

Hinweis: Abhängig von der Konfiguration des Systems muss zur Bestätigung des Statusübergangs in einem zweiten Schritt das Passwort angegeben werden.

Ein Geschäftsobjekt abschließenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Abgeschlossene Geschäftsobjekte können nicht mehr gelöscht oder bearbeitet werden, unterliegen jedoch dem Dokumentenlebenszyklus.

Hinweis:

  • Um den Status eines Geschäftsobjekts ändern zu können, ist das Zugriffsrecht „Dokumentstatus ändern“ nötig.
  • Eine Akte kann nur abgeschlossen werden, wenn kein suspendierter Geschäftsfall enthalten ist.
  • Ein stornierter Geschäftsfall bleibt storniert, selbst wenn die zugehörige Akte abgeschlossen wird.
  • Der Status eines Geschäftsobjekts ist am Symbol erkennbar.

Um ein Geschäftsobjekt abzuschließen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Geschäftsobjekt, das abgeschlossen werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsobjekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und wählen Sie unter „Status setzen auf“ den Status „Abgeschlossen“ aus.

Hinweis: Abhängig von der Konfiguration des Systems muss zur Bestätigung des Statusübergangs in einem zweiten Schritt das Passwort angegeben werden.

Ein Geschäftsobjekt stornierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sollen verbindliche Geschäftsobjekte nicht mehr in den Geschäftsablauf integriert sein, können diese storniert werden. Wird ein Geschäftsobjekt storniert, so kann es nicht mehr bearbeitet werden.

Hinweis:

  • Um den Status eines Geschäftsobjekts ändern zu können, ist das Zugriffsrecht „Dokumentstatus ändern“ nötig.
  • Eine Akte kann nur storniert werden, wenn alle enthaltenen Geschäftsfälle „In Bearbeitung“ sind. Sie werden dann ebenfalls storniert.
  • Der Status eines Geschäftsobjekts ist am Symbol erkennbar.

Um ein Geschäftsobjekt zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Geschäftsobjekt, das storniert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsobjekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und wählen Sie unter „Status setzen auf“ den Status „Storniert“ aus.

Hinweis: Abhängig von der Konfiguration des Systems muss zur Bestätigung des Statusübergangs in einem zweiten Schritt das Passwort angegeben werden.

Ein Geschäftsobjekt auf den Status In Bearbeitung setzenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Verbindliche und unverbindliche Geschäftsobjekte, die wieder bearbeitet werden sollen, können auf den Status „In Bearbeitung“ gesetzt werden.

Hinweis:

  • Um den Status eines Geschäftsobjekts ändern zu können, ist das Zugriffsrecht „Status ändern“ nötig.
  • Der Status eines Geschäftsobjekts ist am Symbol erkennbar.

Um ein Geschäftsobjekt auf den Status „In Bearbeitung“ zu setzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Geschäftsobjekt, dessen Bearbeitung wieder aufgenommen werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsobjekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und wählen Sie unter „Status setzen auf“ den Status „In Bearbeitung“ aus.

Hinweis: Abhängig von der Konfiguration des Systems muss zur Bestätigung des Statusübergangs in einem zweiten Schritt das Passwort angegeben werden.

Aufbewahrungsregeln für ein Geschäftsobjekt festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Aufbewahrung ist prinzipiell bei der Kategorie definiert, kann aber individuell beim Geschäftsobjekt übersteuert werden (d.h. ist beim Geschäftsobjekt selbst eine Aufbewahrung eingetragen, so gilt dieser Eintrag, ansonsten der der zugehörigen Kategorie).

Um Aufbewahrungsregeln zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Kategorie die bearbeitet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Kategorie durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Ablaufsteuerung“.
  4. Wählen Sie das Feld Lebenszyklus-Regeln und klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“.
  5. Geben Sie im Feld Zeitspanne die gewünschte Zeitspanne (t, h, min und sek) ein, nach der eine Aktion ausgeführt werden soll.
  6. Wählen Sie in der Dropdownliste Ereignis den Auslöser für das Ausführen der Aktion aus (zu diesem Zeitpunkt beginnt die oben definierte Zeitspanne).
  7. Geben Sie bei Bedarf im Feld Bedingung eine Fabasoft app.ducx Expression ein, deren Auswertung positiv sein muss, damit die Aktion tatsächlich ausgeführt wird.
  8. Wählen Sie in der Dropdownliste Aktion eine Aktion aus, die nach Eintreten des angegebenen Ereignisses und Ablauf der angegebenen Zeitspanne auf Geschäftsobjekte ausgeführt werden soll, die dieser Kategorie zugeordnet sind.
  9. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Bearbeitung des Eintrags zu schließen.
  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Erfassung und Behandlung von InhaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Inhalt ist ein Geschäftsobjekt, das eine Datei (z. B. ein Microsoft Word-Dokument) enthält.

Eine Datei durch Hochladen in einen Eingangsordner erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eingangsordner dienen zur automatischen Erfassung von Inhalten. Ein Eingangsordner definiert den Objekttyp des zu erzeugenden Eingangs, eine Kategorie für den neuen Eingang und die Art des Erfassens. Bei Sammelerfassung werden alle abgelegten Inhalte in einem Eingang zusammengefasst. Bei Einzelerfassung wird für jeden Inhalt ein Eingang erzeugt.

Der Dokumententyp bestimmte u.a. die Zugriffsrechte und den Prozess des erzeugten Eingangs.

Inhalte können in einen Eingangsorder auch über einen WebDAV-Folder hochgeladen werden.

Eine Datei über Drag-and-drop direkt als Eingang erfassen und registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Datei per Drag-and-drop direkt als Eingang zu erfassen und zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) den Geschäftsfall, die Akte, die Ablage für Akten und Geschäftsfälle oder die Person zu dem bzw. zu der die Datei registriert werden soll.
  2. Klicken Sie auf das Objekt, sodass die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) angezeigt werden.
    Wechseln Sie bei Personen auf die Registerkarte „Akten/Geschäftsfälle“.
  3. Lokalisieren Sie die zu registrierende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
  4. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) direkt aus der Betriebssystem-Umgebung in den Fabasoft Folio Webclient.
  5. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  6. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Die hochgeladene Datei wird direkt zu dem Eingang registriert.

Eine E-Mail über Drag-and-drop direkt als Eingang erfassen/registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine E-Mail per Drag-and-drop direkt als Eingang zu erfassen und zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) den Geschäftsfall, die Akte, die Ablage für Akten und Geschäftsfälle oder die Person zu dem bzw. zu der die E-Mail registriert werden soll.
  2. Klicken Sie auf das Objekt, sodass die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) angezeigt werden.
    Wechseln Sie bei Personen auf die Registerkarte „Akten/Geschäftsfälle“.
  3. Öffnen Sie Microsoft Outlook und lokalisieren Sie die zu registrierende E-Mail.
  4. Ziehen Sie die E-Mail per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) direkt aus der Betriebssystem-Umgebung in den Fabasoft Folio Webclient.
  5. Enthält die E-Mail einen Anhang (wie z. B. Audio-, Video- oder Textdateien), können Sie festlegen, auf welche Art der Text der E-Mail und die einzelnen Anhänge hochgeladen werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
    • E-Mail-Text und Anhang
    • E-Mail-Text und Anhang getrennt
    • Nur E-Mail-Text
    • Nur Anhang

Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag, um die E-Mail und/oder den Anhang hochzuladen.

  1. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  2. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einen Inhalt bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Inhalte (z. B. von Microsoft Word-Dokumenten) können im zugeordneten Drittprodukt bearbeitet werden.

Um einen Inhalt zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Inhaltsobjekt, das bearbeitet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Inhaltsobjekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Bearbeiten“ aus.

Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.

Um die ursprüngliche Datei eines Inhaltsobjekts durch Hochladen einer anderen Datei zu überschreiben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Inhaltsobjekt, das bearbeitet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Inhaltsobjekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Klicken Sie im Feld Hauptinhalt auf die Schaltfläche „Durchsuchen“.
    Alternativ dazu können Sie den Pfad manuell eingeben, in diesem Fall entfällt der nächste Schritt.
  4. Navigieren Sie im Dateisystem zu der gewünschten Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Die Datei wird anstelle der ursprünglichen Datei in dem Inhaltsobjekt gespeichert.

Hinweis: Wenn zwei verschiedene Benutzer einen Inhalt nacheinander verändern, so wird eine Version gespeichert.

Einen Inhalt löschenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Inhalt kann nur gelöscht werden, sofern der Inhalt selbst noch nicht verbindlich und auch nicht Teil einer verbindlichen Unterlage ist. Das Löschen eines Inhalts funktioniert wie das Löschen anderer Geschäftsobjekte.

Einen Inhalt zu einer bestehenden Unterlage registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Inhalte können zu bestehenden Unterlagen (Eingängen/Ausgängen) registriert, d.h. diesen exklusiv zugeordnet werden.

Um einen Inhalt zu einer Unterlage zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Inhalt, der registriert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Inhalts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Kopieren“ aus.
  3. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) die Unterlage, zu der der Inhalt registriert werden soll.
  4. Klicken Sie auf die Unterlage, sodass die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) angezeigt werden.
  5. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Verknüpfung einfügen“ aus.

Hinweis: Die Registrierung ist auch per Drag-and-drop möglich.

Ein Inhalt kann auch in einer Unterlage erzeugt werden. Der Inhalt ist in diesem Fall automatisch zu dieser Unterlage registriert.

Wurde eine Datei noch nicht in Fabasoft Folio hochgeladen, kann gleich im Zuge des Hochladens die Registrierung durchgeführt werden.

Einen Inhalt zu einer neuen Unterlage registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Inhalt zu einer neuen Unterlage zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Inhalt, der zu einer neuen Unterlage registriert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Inhalts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Kopieren“ aus.
  3. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) den Geschäftsfall bzw. die Akte, wozu der Inhalt registriert werden soll.
  4. Klicken Sie auf den Geschäftsfall bzw. die Akte, sodass die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) angezeigt werden.
  5. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Verknüpfung einfügen“ aus.
  6. Um für die Unterlage eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um für die Unterlage keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf die Unterlagenart (z. B. „Eingang“).
  7. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten der Unterlage und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Der Inhalt wird automatisch zu der neu erzeugten Unterlage registriert.

Hinweis: Die Registrierung kann auch per Drag-and-drop des Inhalts auf den Geschäftsfall bzw. die Akte durchgeführt werden.

Als verbindlichen Inhalt einer Unterlage festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen oder mehrere Inhalte als verbindlichen Inhalt einer Unterlage festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Inhalt (bzw. die Inhalte), der als verbindlicher Inhalt festgelegt werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Inhalts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Als verbindlichen Inhalt festlegen“ aus.
    Hinweis: Um das Kontextmenü für mehrere Inhalte zu öffnen, markieren Sie alle betroffenen Inhalte vor dem Öffnen des Kontextmenüs.
  3. Klicken Sie neben einer Unterlage auf die Schaltfläche „Übernehmen“, um diese auszuwählen.
    Hinweis: Um weitere Unterlagen zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Recherche“.

Dieser Vorgang hat folgende Auswirkungen:

  • Die aktuelle (bisherige) Version der ausgewählten Unterlage wird automatisch als Version gesichert.
  • Der Inhalt (bzw. die Inhalte), auf dem die Aktion aufgerufen wurde, wird in die Unterlage eingefügt.

Als verbindlichen Inhalt eines Versandnachweises festlegen

Anstelle einer Unterlage kann auch ein Versandnachweis ausgewählt werden, um dafür einen verbindlichen Inhalt festzulegen. In diesem Fall kann angegeben werden, ob die Zustellung erfolgreich war.

Beispiel: Enthält eine E-Mail die Nachricht, dass eine versendete E-Mail nicht zugestellt werden konnte, so kann diese Antwort-E-Mail für den jeweiligen Versandnachweis als verbindlicher Inhalt festgelegt und die Eigenschaft Zustellung erfolgreich des Versandnachweises auf „Nein“ gesetzt werden, da die Nachricht offenbar nicht angekommen ist.

Als verbindlichen Inhalt einer Unterlage hinzufügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen oder mehrere verbindliche Inhalte zum verbindlichen Inhalt einer Unterlage hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den verbindlichen Inhalt (bzw. die Inhalte), der hinzugefügt werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Inhalts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Als verbindlichen Inhalt hinzufügen“ aus.
    Hinweis: Um das Kontextmenü für mehrere Inhalte zu öffnen, markieren Sie die alle betroffenen Inhalte vor dem Öffnen des Kontextmenüs.
  3. Klicken Sie neben einer Unterlage auf die Schaltfläche „Übernehmen“, um diese auszuwählen.
    Hinweis: Um weitere Unterlagen zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Recherche“.

Dieser Vorgang hat folgende Auswirkungen:

  • Die aktuelle (bisherige) Version der ausgewählten Unterlage wird automatisch gesichert.
  • Der Inhalt (bzw. die Inhalte), auf dem die Aktion aufgerufen wurde, wird in die Unterlage eingefügt.

Als verbindlichen Inhalt eines Versandnachweises hinzufügen

Anstelle einer Unterlage kann auch ein Versandnachweis ausgewählt werden, um dafür einen verbindlichen Inhalt festzulegen. In diesem Fall kann angegeben werden, ob die Zustellung erfolgreich war.

Beispiel: Nach einem Papierversand kann der Rückschein (Bestätigung von der Post) eingescannt werden. Auf das erzeugte Inhaltsobjekt kann dann die Aktion „Als verbindlichen Inhalt hinzufügen“ ausgeführt und dabei der Versandnachweis des jeweiligen Ausgangs und Adressaten ausgewählt werden. Weiters kann die Eigenschaft Zustellung erfolgreich des Versandnachweises auf „Ja“ gesetzt werden, da es sich beim Rückschein um eine Empfangsbestätigung handelt. Somit wird der verbindliche Inhalt des Versandnachweises erweitert.

Behandlung von Unterlagen im AllgemeinenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio unterscheidet zwischen Eingängen und Ausgängen. Wenngleich jede dieser zwei Arten von Unterlagen eigene Zwecke erfüllt, gibt es Nutzungsszenarien, die sich bei beiden gleich gestalten.

Hinweis: Für interne Stücke können Ausgänge verwendet werden.

Eine neue Unterlage erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Unterlage zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Unterlagentyp („Eingang“ oder „Ausgang“) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, oder klicken Sie auf eine Vorlage, um diese auszuwählen.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Unterlage und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Wird die Unterlage in einem Geschäftsfall erzeugt, so erhält die Unterlage die ACL des Geschäftsfalls.

Zusätzlich zum expliziten Erzeugen einer Unterlage, kann eine Unterlage implizit durch das Registrieren von Inhalten zu Geschäftsfällen oder Akten erzeugt werden.

Eine eindeutige Unterlagennummer vergebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio vergibt für Unterlagen eine eindeutige Nummer, die typischerweise in die Bezeichnung der Unterlage einfließt. Diese Unterlagennummer setzt sich für Eingänge und Ausgänge unterschiedlich zusammen.

Die Bezeichnung der Unterlage setzt sich wie folgt zusammen:
<Unterlagennummer> - <Betreff> - <Datum>

Hinweis: <Betreff> bezieht sich auf den Betreff der Unterlage und <Datum> bezieht sich auf das Erzeugungsdatum der Unterlage.

Eine Unterlage anzeigen (Übersicht)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Für Unterlagen kann eine Übersicht generiert werden. Im rechten Teil der Übersicht werden die wesentlichen Metadaten der Unterlage und die Inhalte in PDF-Format angezeigt. Im linken Teil der Übersicht werden die durchführbaren Befehle (z. B. „Eigenschaften“) aufgelistet. Diese können durch einen Klick ausgeführt werden.

Um die Übersicht einer Unterlage anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, deren Übersicht angezeigt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Übersicht anzeigen“ aus.
  3. In der Übersicht können Objekte auch bearbeitet werden.
    Um die Metadaten zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“ (X-Symbol), um die Übersicht wieder zu schließen.

Hauptinhalt einer Unterlage bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um den Hauptinhalt einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, deren Hauptinhalt bearbeitet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Öffnen“ aus.

Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.

Inhalte einer Unterlage bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Inhalte einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage, deren Inhalte bearbeitet werden sollen durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Lokalisieren Sie im Feld Inhalte den zu bearbeitenden Inhalt.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü des Inhalts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Bearbeiten“ aus.
    Der Inhalt wird im zugeordneten Drittprodukt geöffnet und kann dort bearbeitet werden.
  4. Bearbeiten Sie den Inhalt, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Drittprodukt.
  5. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4 für alle Inhalte, die bearbeitet werden sollen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Metadaten einer Unterlage bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Metadaten einer Unterlage zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, deren Metadaten bearbeitet werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Unterlage. Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Die Bearbeitung der Metadaten einer Unterlage kann auch aus der Übersicht der Unterlage heraus angestoßen werden.

Eine Unterlage suchenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Suchen einer Unterlage können die Metadaten und die Anhänge (Volltextsuche) der Unterlage durchsucht werden.

Um eine Unterlage zu suchen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Suchen“ aus.
    Hinweis: Alternativ dazu können Sie auf die Schaltfläche „Suchen“ klicken.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Eingang“, „Ausgang“ oder „Unterlage“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Geben Sie die gewünschten Suchkriterien (Geschäftsfall, Jahr, Hauptinhalt, Adressat usw.) ein.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
  5. Markieren Sie die Unterlage, die in die Objektliste übernommen werden soll, in der Sie die Suche gestartet haben.
    Hinweis: Sie können die gesuchte Unterlage auch direkt in der Ergebnisliste bearbeiten (Befehl „Eigenschaften“).
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Die ausgewählte Unterlage wird in der Objektliste abgelegt, in der Sie die Suche begonnen haben.

Eine Unterlage löschenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Unterlage kann nur gelöscht werden, wenn sie noch nicht verbindlich ist. Das Löschen einer Unterlage funktioniert wie das Löschen anderer Geschäftsobjekte.

Eine Unterlage stornierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine stornierte Unterlage ist nicht mehr bearbeitbar. Auch die in der Unterlage enthaltenen Inhalte können nicht weiter bearbeitet werden. Das Stornieren einer Unterlage funktioniert wie das Stornieren anderer Geschäftsobjekte.

Stornierung einer Unterlage aufhebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird die Stornierung einer Unterlage aufgehoben, werden auch die enthaltenen Inhalte wieder auf den früheren Bearbeitungsstatus zurückgesetzt.

Um die Stornierung einer Unterlage aufzuheben, muss der Status wieder auf „In Bearbeitung“ gesetzt werden.

Eine Unterlage umregistrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Umregistrieren erfolgt durch Verschieben einer Unterlage (samt Inhalten) in einen anderen Geschäftsfall. Die Umregistrierung wird in den Metadaten der umregistrierten Unterlage protokolliert. Durch die Umregistrierung ändert sich die Nummer der Unterlage. Die bisherige Nummer wird in der Unterlage in der Nummernhistorie angezeigt.

Um eine Unterlage umzuregistrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie in der Strukturansicht (links) den Geschäftsfall, aus dem die Unterlage entfernt werden soll.
  2. Klicken Sie auf den Geschäftsfall, um die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) anzuzeigen.
  3. Lokalisieren Sie die Unterlage, die umregistriert werden soll.
  4. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Ausschneiden“ aus.
  5. Lokalisieren Sie in der Strukturansicht (links) den Geschäftsfall, zu dem die Unterlage (um)registriert werden soll.
  6. Klicken Sie auf den Geschäftsfall, um die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) anzuzeigen.
  7. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Verknüpfung einfügen“ aus.

Hinweis: Die Unterlage kann auch per Drag-and-drop umprotokolliert werden.

Eine Unterlage verschiebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Unterlagen können innerhalb eines Geschäftsfalls (d.h. innerhalb der Ordnerstruktur des Geschäftsfalls) beliebig verschoben werden. Das bloße Verschieben einer Unterlage innerhalb der Ordnerstruktur eines Geschäftsfalls bewirkt kein Umregistrieren, sondern dient nur einer (frei wählbaren) Gliederung.

Um eine Unterlage innerhalb eines Geschäftsfalls zu verschieben (z. B. in einen bestimmten Ordner), gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) den Geschäftsfall, in dem Unterlagen verschoben werden sollen.
  2. Klicken Sie auf den Geschäftsfall, sodass die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) angezeigt werden.
  3. Lokalisieren Sie die Unterlage, die verschoben werden soll.
  4. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Kopieren“ aus.
  5. Navigieren Sie zur gewünschten Objektliste.
    Hinweis: Öffnen Sie die Objektliste des Ordners durch einen Doppelklick auf den Ordner oder lokalisieren Sie den Ordner in der Baumdarstellung.
  6. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Verknüpfung einfügen“ aus.

Hinweis: Das Verschieben kann auch per Drag-and-drop erfolgen.

Eine Unterlage versionierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Unterlage zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Unterlage, von der die aktuelle Version gespeichert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Version speichern“ aus.
  3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis:

  • Wird von einer Unterlage eine neue Version erstellt, werden auch alle Inhalte der Unterlage versioniert.
  • Werden die Metadaten einer Unterlage nacheinander von unterschiedlichen Benutzern bearbeitet, so wird vom System bei jedem Wechsel des Bearbeiters automatisch eine Version der Unterlage gespeichert.

Verbindliche Version einer Unterlage erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Explizites Erzeugen einer verbindlichen Version

Um vom aktuellen Inhalt einer Unterlage eine verbindliche Version zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, von der eine verbindliche Version erzeugt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Verbindliche Version erzeugen“ aus.

Falls der aktuelle Inhalt noch nicht verbindlich war, wird er zusätzlich verbindlich gesetzt.

Implizites Erzeugen einer verbindlichen Version

Durch folgende Anwendungsfälle wird automatisch eine verbindliche Version gespeichert:

  • Genehmigen der Unterlage
  • Abschließen der Unterlage
  • Bestätigung des Versands/Drucks (bei Ausgängen)
  • Erfassen eines Eingangs (bei Eingängen)

Existieren mehrere verbindliche Versionen zu einer Unterlage, so stellt die aktuellste verbindliche Version den verbindlichen Inhalt der Unterlage dar.

Verbindlichen Inhalt einer Unterlage ladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die zum aktuellen Zeitpunkt gültigen verbindlichen Inhalte einer Unterlage anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, von der der aktuell verbindliche Inhalt geladen werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Verbindliche Version lesen“ aus.

Die aktuellste verbindliche Version der Unterlage steht nun zur Verfügung (erkennbar an der Uhr im Symbol). Sowohl der Inhalt („Lesen“) als auch die Metadaten („Eigenschaften“) der verbindlichen Version können eingesehen werden.

Hinweis: Für verbindliche Versionen gelten die für Versionen üblichen Möglichkeiten.

Einen physischen Inhalt zu einer Unterlage erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen physischen Inhalt zu einer Unterlage zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Dokument“.
  3. Geben Sie im Feld Physischer Standort ein, wo der physische Inhalt aufbewahrt wird.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Eine Unterlage entlehnen bzw. zurückgebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Unterlage zu entlehnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, die entlehnt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Unterschriften“ > „Entlehnen“ aus.
  3. Geben Sie das Passwort Ihres Log-ins ein, um die Unterschrift zu autorisieren.
  4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Um eine Unterlage zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, die zurückgegeben werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Unterschriften“ > „Rückgabe“ aus.
  3. Geben Sie das Passwort Ihres Log-ins ein, um die Unterschrift zu autorisieren und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe von Unterlagen wird auf der Registerkarte „Verlauf“ der Unterlage festgehalten.

Behandlung von Eingängen im SpeziellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Erfassen eines Eingangs wird einem Inhalt (z. B. Microsoft Word-Dokument) ein Absender zugeordnet, der als Adressat etwaiger Ausgangsschreiben herangezogen wird. Beim Registrieren wird ein Eingang einem Geschäftsfall oder einer Akte zugeordnet und gegebenenfalls via Workflow einer zuständigen Stelle zugeteilt. Bei Eingängen, die aus wirtschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht oder nur teilweise eingescannt werden, müssen nur die Metadaten des Eingangs und der Standort des physischen Inhalts erfasst werden.

Einen Eingang erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Erfassen eines Eingangs werden ein oder mehrerer Inhalte in einen Eingang verpackt und Metadaten erfasst.

Einen Eingang erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Erfassung eines Eingangs anzustoßen.

Über die Standard-Funktionalität Objekt > NeuPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Eingang explizit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Eingang“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis:

  • Inhalte, die dem Eingang zugeordnet werden sollen, sind im Feld Inhalte einzufügen (bzw. hochzuladen).
  • Wird ein Eingang auf der Registerkarte „Unterlagen“ eines Geschäftsfalls erzeugt, wird der Eingang automatisch zu diesem Geschäftsfall registriert.

Zum Erzeugen von Eingängen können auch Vorlagen verwendet werden.

Über die Aktivität Eingang zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

E-Mails können im Zuge des Zuordnens zu Geschäftsfällen oder Akten als Eingang erfasst werden.

Um einen Inhalt über die Aktivität Eingang zuordnen zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität Eingang zuordnen, bei der der zu erfassende Inhalt in der Spalte Betrifft angezeigt wird.
  2. Führen Sie den Arbeitsschritt Zuordnen aus.
  3. Die E-Mail kann in einer bestehenden oder neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall abgelegt werden:
    Um den Inhalt einer offenen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
    Um für den Inhalt eine neue Akte bzw. einen Geschäftsfall zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“.
  4. Wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  5. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  6. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
Über Drag-and-drop eines Inhalts/einer Datei auf einen Partner (Person oder Organisation)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Inhalt per Drag-and-drop auf einen Partner (Person bzw. Organisation) zu einem Eingang zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den zu erfassenden Inhalt in der Detailansicht (rechts).
  2. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) die Person bzw. Organisation, der der Inhalt zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Wenn die Person bzw. Organisation noch nicht in der Baumdarstellung verfügbar ist, führen Sie eine Suche durch und legen Sie das Objekt am Schreibtisch ab.
  3. Ziehen Sie den Inhalt per Drag-and-drop (also bei gedrückter Maustaste) auf die Person bzw. Organisation.
    Hinweis:
    • Um ein Objekt per Drag-and-drop zu bewegen, muss das Symbol des Objekts verwendet werden.
    • Das Objekt kann nicht nur auf der Person bzw. Organisation per Drag-and-drop abgelegt werden, es ist auch möglich, das Objekt in der Liste der Geschäftsfälle abzulegen.
  4. Der Inhalt kann einer bestehenden oder neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zugeordnet werden:
    Um den Inhalt einer offenen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
    Um den Inhalt einer neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“, wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  5. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  6. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Datei erfassen

Anstelle eines bereits hochgeladenen Inhalts kann für denselben Anwendungsfall auch direkt eine Datei oder E-Mail aus der Betriebssystem-Umgebung verwendet werden. Durch das Ablegen der Datei bzw. E-Mail in einer Person bzw. Organisation wird die Datei bzw. E-Mail implizit in einen Inhalt (z. B. Microsoft Word-Dokument) verpackt.

Über Drag-and-drop eines Inhalts/einer Datei in einen GeschäftsfallPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Inhalt per Drag-and-drop auf einen Geschäftsfall zu einem Eingang zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den zu erfassenden Inhalt in der Detailansicht (rechts).
  2. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) den Geschäftsfall, dem der Inhalt zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Wenn der Geschäftsfall noch nicht in der Baumdarstellung verfügbar ist, führen Sie eine Suche durch und legen Sie das Objekt am Schreibtisch ab.
  3. Ziehen Sie den Inhalt per Drag-and-drop (also bei gedrückter Maustaste) auf den Geschäftsfall.
    Hinweis:
    • Um ein Objekt per Drag-and-drop zu bewegen, muss das Symbol des Objekts verwendet werden.
    • Das Objekt kann nicht nur auf dem Geschäftsfall per Drag-and-drop abgelegt werden, es ist auch möglich, das Objekt direkt auf der Registerkarte „Unterlagen“ des Geschäftsfalls abzulegen.
  4. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Datei erfassen

Anstelle eines bereits hochgeladenen Inhalts kann für denselben Anwendungsfall auch direkt eine Datei aus der Betriebssystem-Umgebung verwendet werden. Durch das Ablegen der Datei in einem Geschäftsfall wird die Datei implizit in einen Inhalt (z. B. Microsoft Word-Dokument) verpackt.

Über Drag-and-drop eines Inhalts/einer Datei in eine AktePermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Inhalt per Drag-and-drop auf eine Akte zu einem Eingang zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den zu erfassenden Inhalt in der Detailansicht (rechts).
  2. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) die Akte, der der Inhalt zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Wenn die Akte noch nicht in der Baumdarstellung verfügbar ist, führen Sie eine Suche durch und legen Sie das Objekt am Schreibtisch ab.
  3. Ziehen Sie den Inhalt per Drag-and-drop (also bei gedrückter Maustaste) auf die Akte.
    Hinweis:
    • Um ein Objekt per Drag-and-drop zu bewegen, muss das Symbol des Objekts verwendet werden.
    • Das Objekt kann nicht nur auf die Akte per Drag-and-drop abgelegt werden, es ist auch möglich, das Objekt direkt auf der Registerkarte „Unterlagen“ der Akte abzulegen.
  4. Um für den Eingang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um für den Eingang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Datei erfassen

Anstelle eines bereits hochgeladenen Inhalts kann für denselben Anwendungsfall auch direkt eine Datei aus der Betriebssystem-Umgebung verwendet werden. Durch das Ablegen der Datei in einer Akte wird die Datei implizit in einen Inhalt (z. B. Microsoft Word-Dokument) verpackt.

Eine Kategorie für einen Eingang auswählenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Zuge der Eingangserfassung können Sie dem Eingang im Feld Kategorie eine Kategorie (z. B. Bewerbung, Bestellung, Anfrage) zuweisen. Für jede Kategorie kann ein Prozess (Aktivitätenabfolge und zuständige abstrakte Teilnehmer) festgelegt werden. Für den Eingang wird nach dem Erfassen der bei der Kategorie definierte Prozess initiiert.

Hinweis: Ist im aktuellen Kontext nur eine Kategorie zulässig, so wird dieser automatisch zugeordnet und die Auswahl übersprungen.

Metadaten erfassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Zuge der Eingangserfassung können folgende Metadaten angegeben werden:

  • Akte
    Über diese Dropdownliste kann der Eingang einer Akte zugeordnet werden.
  • Betreff
    In diesem Feld kann ein Betreff angegeben werden.
  • Kategorie
    Über diese Dropdownliste kann für den Eingang eine Kategorie ausgewählt werden.
    • Kürzel
      Dieses Feld wird durch die Auswahl einer Kategorie automatisch befüllt und kann nicht bearbeitet werden.
    • Standardprozess/Aktivität
      In diesem Feld wird gegebenenfalls ein in der ausgewählten Kategorie definierter Standardprozess angezeigt.
  • Starte Standardprozess
    In diesem Feld wird festgelegt, ob für das Objekt der Standardprozess gestartet werden soll.
  • Datum für Journal
    In diesem Feld wird das Datum für das Journal definiert.
  • Adressaten
    In diesem Feld können dem Eingang Kontakte (Personen/Organisationen) zugeordnet werden.
  • Inhalte
    In diesem Feld können dem Eingang zugeordnete Inhalte angegeben werden
  • Jahr
    In diesem Feld muss das Jahr angegeben werden, dem der Eingang zugeordnet wird. Standardmäßig wird das aktuelle Jahr vorgeschlagen.
  • Begriffe
    In diesem Feld können Begriffe angegeben werden, die dem Eingang als Schlagworte zugeordnet werden sollen.
  • Zuständigkeit
    In diesem Feld kann eine Rolle ausgewählt werden, über die der zuständige Benutzer ermittelt wird.

Folgende Metadaten können nach der Erfassung nicht mehr geändert werden:

  • Jahr: Ist Teil der eindeutigen Nummer
  • Kategorie: Bestimmt das Kürzel und den Standardprozess
    Hinweis: Die Kategorie (und damit das Kürzel) kann durch eine Umregistrierung geändert werden.

Einem Eingang einen Adressaten zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Zuge der Eingangserfassung wird dem Inhalt ein Adressat zugeordnet. Handelt es sich bei dem Inhalt um eine E-Mail oder wird die Erfassung per Drag-and-drop auf eine Person oder Organisation, oder auf ein Geschäftsobjekt angestoßen, dem bereits Adressaten zugeordnet wurden, so wird ein Adressat vorgeschlagen. Dieser kann, abgesehen von einer automatischen Übernahme, im Bedarfsfall noch geändert werden.

Vorgeschlagene Adressaten übernehmenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In folgenden Fällen werden im Zuge der Eingangserfassung Adressaten vorgeschlagen:

  • Wird eine E-Mail erfasst, wird aufgrund der E-Mail-Adresse des Absenders ein Partner (Person oder Organisation) ermittelt.
  • Wird ein Inhalt über Drag-and-drop auf einen Partner erfasst, so wird der Partner als Adressat vorgeschlagen.
  • Wird ein Inhalt über Drag-and-drop in einen Geschäftsfall erfasst, so wird der Adressat des Geschäftsfalls als Adressat des Eingangs übernommen.
  • Wird ein Inhalt über Drag-and-drop in eine Akte erfasst, so wird der Adressat der Akte als Adressat des Eingangs übernommen.

Für jene Fälle, in denen ein Adressat eindeutig ermittelt werden kann, wird der Vorschlag automatisch übernommen.

Einen Adressaten suchenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einem Eingang einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Feld Adressat auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
  2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Suchen“.
  3. Wählen Sie den Objekttyp aus, nach der gesucht werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Um nach allen Arten von Adressaten zu suchen, wählen Sie den Eintrag „Kontakt“ aus.
  4. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
  5. Markieren Sie die Adressaten, die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Sie können im Feld Kontakt auch eine Schnellsuche durchführen.

Einen Adressaten erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einem Eingang einen neuen Adressaten zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Feld Adressat auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
  2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Erzeugen“ (Plus-Symbol).
  3. Wählen Sie den Objekttyp (z. B. Kontaktperson oder Organisation) aus, die erzeugt werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Bearbeiten Sie die Metadaten des Adressaten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Prozess eines Eingangs initialisierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Zuge der Eingangserfassung wird dem Eingang eine Kategorie zugewiesen. Für jede Kategorie kann ein Prozess definiert werden der bestimmt, wie mit dem Eingang zu verfahren ist und wer dafür zuständig ist. Der Prozess wird nach dem Beenden der Eingangserfassung initialisiert.

Eine eindeutige Eingangsnummer vergebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio vergibt für Unterlagen eine eindeutige Nummer, die typischerweise in die Bezeichnung der Unterlage einfließt. Diese Unterlagennummer setzt sich für Eingänge und Ausgänge unterschiedlich zusammen.

Die Bezeichnung der Unterlage setzt sich wie folgt zusammen:
<Unterlagennummer> - <Betreff> - <Datum>

Hinweis: <Betreff> bezieht sich auf den Betreff der Unterlage und <Datum> bezieht sich auf das Erzeugungsdatum der Unterlage.

Eingänge zu Geschäftsfällen/Akten registrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eingänge können zu Geschäftsfällen oder Akten registriert werden, d.h. diesen zugeordnet werden.

Über Drag-and-drop auf einen Partner (Person oder Organisation)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Eingang per Drag-and-drop auf einen Partner (Person bzw. Organisation) zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den zu registrierenden Eingang in der Detailansicht (rechts).
  2. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) die Person bzw. Organisation, der der Eingang zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Wenn die Person bzw. Organisation noch nicht in der Baumdarstellung verfügbar ist, führen Sie eine Suche durch und legen Sie das Objekt am Schreibtisch ab.
  3. Ziehen Sie den Eingang per Drag-and-drop (also bei gedrückter Maustaste) auf die Person bzw. Organisation.
    Hinweis:
    • Um ein Objekt per Drag-and-drop zu bewegen, muss das Symbol des Objekts verwendet werden.
    • Das Objekt kann nicht nur auf der Person bzw. Organisation per Drag-and-drop abgelegt werden, es ist auch möglich, das Objekt in der Liste der Geschäftsfälle des Partners abzulegen.
  4. Der Eingang kann einer bestehenden oder neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zugeordnet werden:
    Um den Eingang einer vorgeschlagenen offenen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie neben dem entsprechenden Eintrag auf die Schaltfläche „Übernehmen“.
    Um den Eingang einer neuen Akte bzw. einem Geschäftsfall zuzuordnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“, wählen Sie den zu erzeugenden Objekttyp und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Erfassen Sie die Metadaten des erzeugten Objekts und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  5. Um einen Eingang mit einer Vorlage zu erzeugen, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um einen Eingang ohne Vorlage zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  6. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Dieser Schritt entfällt, wenn der Eingang nur verschoben wurde.

Über Drag-and-drop in einen GeschäftsfallPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Eingang per Drag-and-drop in einen Geschäftsfall zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den zu registrierenden Eingang in der Detailansicht (rechts).
  2. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) den Geschäftsfall, dem der Eingang zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Wenn der Geschäftsfall noch nicht in der Baumdarstellung verfügbar ist, führen Sie eine Suche durch und legen Sie das Objekt am Schreibtisch ab.
  3. Ziehen Sie den Eingang per Drag-and-drop (also bei gedrückter Maustaste) auf den Geschäftsfall.
    Hinweis:
    • Um ein Objekt per Drag-and-drop zu bewegen, muss das Symbol des Objekts verwendet werden.
    • Das Objekt kann nicht nur auf dem Geschäftsfall per Drag-and-drop abgelegt werden, es ist auch möglich, das Objekt direkt auf der Registerkarte „Unterlagen“ des Geschäftsfalls abzulegen.
  4. Um einen Eingang mit einer Vorlage zu erzeugen, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um einen Eingang ohne Vorlage zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Dieser Schritt entfällt, wenn der Eingang nur verschoben wurde.

Der Eingang wird auf der Registerkarte „Unterlagen“ des Geschäftsfalls abgelegt.

Über Drag-and-drop in eine AktePermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Eingang per Drag-and-drop in eine Akte zu registrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den zu registrierenden Eingang in der Detailansicht (rechts).
  2. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) die Akte, der der Eingang zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Wenn die Akte noch nicht in der Baumdarstellung verfügbar ist, führen Sie eine Suche durch und legen Sie das Objekt am Schreibtisch ab.
  3. Ziehen Sie den Eingang per Drag-and-drop (also bei gedrückter Maustaste) auf die Akte.
    Hinweis:
    • Um ein Objekt per Drag-and-drop zu bewegen, muss das Symbol des Objekts verwendet werden.
    • Das Objekt kann nicht nur auf der Akte per Drag-and-drop abgelegt werden, es ist auch möglich, das Objekt direkt auf der Registerkarte „Unterlagen“ der Akte abzulegen.
  4. Um einen Eingang mit einer Vorlage zu erzeugen, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um einen Eingang ohne Vorlage zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Eingang“.
  5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Eingangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Dieser Schritt entfällt, wenn der Eingang nur verschoben wurde.

Behandlung von Ausgängen im SpeziellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Inhalt eines Ausgangs kann über die Aktivität Versenden an die im Ausgang definierten Adressaten versendet werden.

Einen Ausgang erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Ausgang explizit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Ausgang“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Ausgangs.
    Hinweis: Das Feld Absender (Registerkarte „Adressaten“) muss in der Notation Beliebiger Name <email@adresse.com> befüllt sein.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Um einen Ausgang implizit per Drag-and-drop eines Inhalts auf einen Geschäftsfall zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den zu versendenden Inhalt in der Detailansicht (rechts).
  2. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) den Geschäftsfall, dem der Inhalt zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Wenn der Geschäftsfall noch nicht in der Baumdarstellung verfügbar ist, führen Sie eine Suche durch und legen Sie das Objekt am Schreibtisch ab.
  3. Ziehen Sie den Inhalt per Drag-and-drop (also bei gedrückter Maustaste) auf den Geschäftsfall.
    Hinweis:
    • Um ein Objekt per Drag-and-drop zu bewegen, muss das Symbol des Objekts verwendet werden.
    • Das Objekt kann nicht nur auf dem Geschäftsfall per Drag-and-drop abgelegt werden, es ist auch möglich, das Objekt direkt auf der Registerkarte „Unterlagen“ des Geschäftsfalls abzulegen.
  4. Um für den Ausgang eine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf eine Kategorie und anschließend auf eine der Vorlagen, die der Kategorie zugeordnet sind.
    Um für den Ausgang keine Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Klassen“ und anschließend auf den Eintrag „Ausgang“.
  5. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Metadaten des Ausgangs und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Der Inhalt wird im Feld Inhalte des Ausgangs eingefügt.

Hinweis: Wird ein Ausgang auf der Registerkarte „Unterlagen“ eines Geschäftsfalls erzeugt, wird der Ausgang automatisch zu diesem Geschäftsfall registriert.

Verwendung von Vorlagen

Sowohl für implizit als auch für explizit erzeugte Ausgänge können Vorlagen verwendet werden. Ist bei einer Vorlagenkategorie des betreffenden Ausgangs ein „Finales Format“ (z. B. PDF) angegeben, so werden die Inhalte des Ausgangs im Zuge des Versandes in dieses Format überführt. Dazu müssen die für die Durchführung der Konvertierung notwendigen Softwareprodukte von Drittherstellern am Konvertierungsserver installiert und betriebsbereit sein.

Die eindeutige Nummer eines Ausgangs hat folgendes Format:
<Geschäftsfallnummer>/<Laufende Nummer>

Abfertigungsart festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Prinzipiell werden die Abfertigungsarten „Massenversand“ und „Serienversand“ unterschieden.

  • Massenversand – personalisierte Inhalte werden nicht aufbewahrt
    Beim Versand/Druck wird bei jedem Adressaten unter „Kommunikation“ ein Verweis auf das Ausgangsobjekt hinterlegt. Es werden jedoch keine Versandnachweise mit personalisierten Inhalten generiert.
    Es sind die Versandarten „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ und „Seriendruck“ möglich.
  • Serienversand – personalisierte Inhalte werden aufbewahrt
    Beim Versand/Druck wird je Adressat ein Versandnachweis generiert und bei jedem Adressaten unter Kommunikation ein Verweis auf den jeweiligen Versandnachweis hinterlegt.
    Es ist die Versandart „E-Mail-Versand (interaktiv)“ möglich.

Um die Abfertigungsart eines Ausgangs festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Ausgangs durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Versandart die gewünschte Abfertigungsart aus.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einen Adressaten für einen Ausgang auswählenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einem Ausgang im Zuge des Erzeugens einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Feld Adressat auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
  2. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Suchen“.
  3. Wählen Sie den Objekttyp aus, nach der gesucht werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Um nach allen Arten von Adressaten zu suchen, wählen Sie den Eintrag „Kontakt“ aus.
  4. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
  5. Markieren Sie die Adressaten, die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Sie können im Feld Kontakt auch eine Schnellsuche durchführen.

Um einem bestehenden Ausgang einen bestehenden Adressaten zuzuweisen, öffnen Sie den Ausgang im Bearbeitungsmodus (Menübefehl „Eigenschaften“) und führen Sie die angegebenen Schritte auf der Registerkarte „Adressaten“ aus.

Eine Adressatenliste für einen Ausgang auswählenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Zusätzlich zu (oder anstelle von) einzeln angeführten Adressaten kann einem Ausgang in der Eigenschaft Adressatenliste auch eine Adressatenliste zugeordnet werden.

Um eine Adressatenliste für einen Ausgang auszuwählen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Ausgangs durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Adressatenliste eine Adressatenliste aus.
    • Um eine Suche durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“.
    • Um eine Adressatenliste zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“ (Plus-Symbol). Bearbeiten Sie die Metadaten der Adressatenliste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Die Adressatenlisten werden im Zuge des Versendes nicht neu berechnet.

Die zu versendenden Inhalte für einen Ausgang festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Inhalte, die dem Ausgang zugeordnet werden sollen, sind im Feld Inhalte einzufügen (bzw. hochzuladen). Prinzipiell kann jeder Inhalt eingefügt werden. Personalisierte Versendungen (in die Metadaten eingefügt werden) können jedoch nur auf Basis folgender Dateitypen durchgeführt werden:

  • HTML (statische Textersetzung)
  • Microsoft Word (abhängig von der Word-Version: DocProperties, Serienbrieffelder oder Custom XML-Tags)

Um die zu versendenden Inhalte für einen Ausgang festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Ausgangs durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wählen Sie das Feld Inhalte aus.
  3. Folgende Möglichkeiten stehen zum Festlegen der Inhalte zur Verfügung:
    Ziehen Sie den Inhalt mit gedrückter Maustaste (Drag-and-Drop) auf das Feld Inhalte.
    Kopieren Sie den Inhalt in die Zwischenablage („Kopieren“) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“, um einen bestehenden Inhalt zu suchen.
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, um einen Inhalt zu erzeugen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einen Ausgang via SMTP versendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Ausgang kann über SMTP serverseitig versendet werden. Dabei werden für alle Adressaten serverseitig personalisierte E-Mails generiert und als SMTP ohne weitere Benutzerinteraktion versandt. Der Hauptinhalt sowie die weiteren Inhalte werden - sofern der jeweilige Inhalt statischer Text, HTML, oder ein Microsoft Word-Dokument ist - je Adressat personalisiert. Sofern er in HTML oder Plain Text umgewandelt werden kann, wird der Hauptinhalt als E-Mail-Body verwendet. PDF-Objekte, Mail-Objekte oder TIFF-Objekte werden nie personalisiert und immer als Anhang übernommen. Der Betreff des Ausgangs wird als Betreff der E-Mails verwendet.

Hinweis: Diese Versandart ist für Ausgänge mit der Versandart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ verfügbar.

Um einen Ausgang via SMTP zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Ausgang, der via SMTP versendet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Ausgangs durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ aus.

Die E-Mails werden automatisch generiert und versendet.

Probeversand eines Ausgangs via SMTPPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Ausgang, der für den serverseitigen Massenversand via SMTP vorgesehen ist, kann anhand des Menübefehls „E-Mail-Probeversand“ getestet werden. Im Zuge dieses Probeversandes werden für eine definierte Anzahl von Empfängern des Ausgangs E-Mails erzeugt und personalisiert, diese E-Mails jedoch an eigens definierte Testempfänger versandt. Dies dient dazu, das Ergebnis des Versands anhand einiger weniger Testempfänger überprüfen zu können.

Hinweis: „E-Mail-Probeversand“ ist für Ausgänge mit der Versandart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ verfügbar.

Um einen Probeversand eines Ausgangs durchzuführen, der via SMTP versendet werden soll, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Ausgangs durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „E-Mail-Probeversand“ aus.
  2. Definieren Sie die Einstellungen für den Probeversand:
    Geben Sie im Feld Empfänger E-Mail-Adressen ein, an die die Test-E-Mails versendet werden sollen.
    Geben Sie im Feld Limit ein, wie viele E-Mails für Testzwecke tatsächlich erzeugt und personalisiert werden sollen. Die Daten für die Personalisierung der E-Mails werden von den tatsächlichen Empfängern herangezogen, die E-Mails werden jedoch nur an die angegebenen Test-Empfänger versendet, nicht an die im Ausgang definierten Empfänger.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Der Versandfortschritt und eine Versandstatistik werden in einem Dialogfenster angezeigt. Wurde der Versand beendet, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  5. Rufen Sie die E-Mails der angegebenen Test-Empfänger ab und prüfen Sie, ob die E-Mails angekommen sind und ob sie so an die tatsächlichen Empfänger versendet werden können.

Personalisierte Reinschriften erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jede personalisierte Reinschrift wird sowohl beim Ausgang auf der Registerkarte „Versandprotokoll“ im Feld Versandnachweise als auch beim jeweiligen Kontakt auf der Registerkarte „Journal“ im Feld Kommunikation abgelegt. Die Reinschriften erhalten den Status „noch nicht versandt“.

Um personalisierte Reinschriften zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Ausgang, für den personalisierte Reinschriften erstellt werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Ausgangs durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Reinschriften erstellen“ aus.

Einen Ausgang als Seriendruck versendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Ausgang kann auch als Seriendruck an mehrere Adressaten versendet werden. Dabei werden, analog zum „E-Mail-Versand (Hintergrund)“, der Hauptinhalt sowie die weiteren konvertierbaren Inhalte für alle Adressaten personalisiert und ins PDF-Format konvertiert. Die erzeugten PDF-Dateien werden anschließend zusammengehängt und in einem Objekt als Inhalt für Seriendruck beim Ausgang hinterlegt.

Behandlung von ReinschriftenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Reinschrift ist ein Ausgang, welcher für genau einen Adressaten gemacht und für den Versand vorbereitet wurde.

Eine Reinschrift anzeigen (Übersicht)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Reinschriften können, so wie andere Unterlagen auch, in einer Übersicht angezeigt werden.

Eine Reinschrift über Microsoft Outlook versenden (interaktiv)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Reinschrift kann im lokalen E-Mail-Client als E-Mail geöffnet werden. Der Empfänger ist entsprechend der E-Mail-Adresse des Adressaten ausgefüllt. Die E-Mail ist mit dem Inhalt des Felds Nachricht des Ausgangs vorbefüllt und die Inhalte des Ausgangs werden als Anlagen beigefügt. Der Versand per E-Mail erfolgt im Rahmen der Funktionalität der integrierten E-Mail-Systeme.

Um eine Reinschrift über Microsoft Outlook zu versenden (interaktiv), gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Reinschrift die versendet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Reinschrift durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „E-Mail-Versand (interaktiv)“ aus.
    Aus den Daten der Reinschrift wird automatisch eine E-Mail erzeugt und mit Microsoft Outlook geöffnet.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um die E-Mail zu versenden.

Behandlung von GeschäftsfällenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Geschäftsfall beinhaltet Unterlagen (Eingänge und Ausgänge) mit einem begrenzten Zeithorizont (z. B. ein Projekt oder eine Kampagne). Ein Geschäftsfall ist somit eine Mappe von Unterlagen mit gleichem Kontext.

Einen neuen Geschäftsfall erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen neuen Geschäftsfall zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Geschäftsfall“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Wenn bereits eine Vorlage erzeugt wurde, können Sie alternativ dazu eine Vorlage auswählen.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Geschäftsfalls und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis:

  • Das Kürzel wird aus der Kategorie übernommen.
  • Die eindeutige Nummer eines (noch) nicht registrierten Geschäftsfalls setzt sich wie folgt zusammen:
    <Kürzel>/<Jahr>/<Laufende Nummer>
    Die eindeutige Nummer eines Geschäftsfalls, der zu einer Akte registriert ist, setzt sich anders zusammen (die bisherige eindeutige Nummer wird in die Nummernhistorie hinzugefügt):
    <Eindeutige Nummer der Akte>/<Laufende Nummer>
  • Die Bezeichnung des Geschäftsfalls ergibt sich wie folgt:
    <Eindeutige Nummer des Geschäftsfalls> - <Betreff>

Einen Geschäftsfall bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Geschäftsfall zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsfalls durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Bearbeiten Sie die Metadaten des Geschäftsfalls und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Folgende Metadaten stehen bei einem bereits erzeugten Geschäftsfall speziell zur Verfügung:

  • Name
    In diesem Feld wird der Name des Geschäftsfalls angegeben.
  • Betreff
    In diesem Feld kann ein Betreff für den Geschäftsfall eingegeben werden.
  • Nummer/Kategorie/Jahr
    In diesem Feld werden die eindeutige Nummer, die Kategorie und das Jahr des Geschäftsfalls angezeigt.
  • Begriffe
    In diesem Feld können dem Geschäftsfall in Form von Begriffen Schlagworte zugeordnet werden.
  • Adressaten
    In diesem Feld können die Adressaten des Geschäftsfalls (Kontaktpersonen/Organisationen) angeben werden.
  • Akte
    In dieser Dropdownliste kann der Geschäftsfall einer Akte zugeordnet (registriert) werden.
    Hinweis: Wird ein Geschäftsfall zu einer Akte registriert, so wird die Bezeichnung des Geschäftsfalls geändert.
  • Person
    Der Geschäftsfall kann einer Person zugeordnet werden.
  • Organisation
    Der Geschäftsfall kann einer Organisation zugeordnet werden.

Beziehungen zwischen Geschäftsfällen erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Zwischen Geschäftsfällen untereinander und zwischen Geschäftsfällen und Akten können Beziehungen hergestellt werden.

Um Beziehungen zwischen Geschäftsfällen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Geschäftsfall, für den Sie einen Verweis angeben wollen.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsfalls durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Anmerkungen“.
  4. Folgende Möglichkeiten stehen zum Festlegen der Verweise im Feld Verweise zur Verfügung:
    • Ziehen Sie den Geschäftsfall bzw. die Akte per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) auf die Objektliste.
    • Kopieren Sie den Geschäftsfall bzw. die Akte in den Zwischenablage („Kopieren“) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“, um einen Geschäftsfall bzw. eine Akte zu suchen.

Einen Geschäftsfall umregistrierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein bereits zu einer Akte registrierter Geschäftsfall kann umregistriert werden, d.h. man ordnet diesen einer anderen Akte zu. Gleichzeitig wird dabei die Bezeichnung des Geschäftsfalls entsprechend der neuen Zuordnung geändert, wobei die bisherige Bezeichnung in einer Nummernhistorie des Geschäftsfalls vermerkt wird.

Um einen Geschäftsfall umzuregistrieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) die Akte, aus der der Geschäftsfall entfernt werden soll.
  2. Klicken Sie auf die Akte, um die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) anzuzeigen.
  3. Lokalisieren Sie den Geschäftsfall, der umregistriert werden soll.
  4. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsfalls durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Ausschneiden“ aus.
  5. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung die Akte, zu der der Geschäftsfall (um)registriert werden soll.
  6. Klicken Sie auf die Akte, um die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht anzuzeigen.
  7. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Verknüpfung einfügen“ aus.
    Hinweis: Der Geschäftsfall wird automatisch aus dem Ursprungsakt entfernt.

Hinweis: Der Geschäftsfall kann auch per Drag-and-drop umprotokolliert werden.

Einen Geschäftsfall stornierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird ein Geschäftsfall storniert, hat dies folgende Auswirkungen:

  • Der Aktenlauf des Geschäftsfalls wird unterbrochen, es werden keine Aktivitäten mehr zu diesem Geschäftsfall in den Arbeitsvorräten der betroffenen Benutzer angezeigt.
  • Die Stornierung wird an die Unterlagen des Geschäftsfalls weitergegeben.
  • Die Geschäftszahl bleibt vergeben.

Um einen Geschäftsfall zu stornieren, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Storniert“).

Stornierung eines Geschäftsfalls aufhebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird die Stornierung eines Geschäftsfalls aufgehoben, wird der Aktenlauf des Geschäftsfalls wieder aufgenommen, d.h. der Benutzer, der vor der Stornierung des Geschäftsfalls mit einer Aktivität belastet war, wird nach der Aufhebung der Stornierung wieder mit dieser Aktivität belastet. Das Aufheben der Stornierung wird an die Unterlagen des Geschäftsfalls weitergegeben.

Um die Stornierung eines Geschäftsfalls aufzuheben, muss der Status wieder auf „In Bearbeitung“ gesetzt werden.

Einen Geschäftsfall abschließenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Geschäftsfall abzuschließen, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Abgeschlossen“).

Einen Geschäftsfall versionierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Geschäftsfall zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie den Geschäftsfall, von der die aktuelle Version gespeichert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Version speichern“ aus.
  3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Die dem Geschäftsfall zugeordneten Unterlagen werden nicht mitversioniert.

Einen Geschäftsfall entlehnen bzw. zurückgebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Geschäftsfall zu entlehnen bzw. zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Geschäftsfall, der entlehnt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Unterschriften“ > „Entlehnen“ aus.
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein, um die Unterschrift zu autorisieren.
  4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Um einen Geschäftsfall zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Geschäftsfall, der zurückgegeben werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Unterschriften“ > „Rückgabe“ aus.
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein, um die Unterschrift zu autorisieren und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe von Geschäftsfällen wird auf der Registerkarte „Verlauf“ der Geschäftsfälle festgehalten.

Behandlung von AktenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Akte beinhaltet Geschäftsfälle und Unterlagen (Eingänge und Ausgänge) mit langem Zeithorizont. Eine Akte ist somit eine Mappe von Unterlagen und Geschäftsfällen mit gleichem Kontext.

Eine neue Akte erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine neue Akte zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Akte“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Wenn bereits eine Vorlage erzeugt wurde, können Sie alternativ dazu eine Vorlage auswählen.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Akte und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Bei Bestätigung der Eingaben wird die eindeutige Nummer und die Bezeichnung der Akte berechnet.

Hinweis:

  • Das Kürzel wird aus der Kategorie übernommen.
  • Die eindeutige Nummer der Akte setzt sich wie folgt zusammen:
    <Kürzel>/<Jahr>/<Laufende Nummer>
  • Die Bezeichnung der Akte ergibt sich wie folgt:
    <Eindeutige Nummer der Akte> - <Betreff>

Eine Akte bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Akte zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Akte durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Bearbeiten Sie die Metadaten der Akte und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Folgende Metadaten stehen bei einer bereits erzeugten Akte speziell zur Verfügung:

  • Name
    In diesem Feld wird der Name der Akte angegeben.
  • Betreff
    In diesem Feld kann ein Betreff für die Akte eingegeben werden.
  • Nummer/Kategorie/Jahr
    In diesem Feld werden die eindeutige Nummer, die Kategorie und das Jahr der Akte angezeigt.
  • Adressaten
    In diesem Feld können die Adressaten des Geschäftsfalls (Kontaktpersonen/Organisationen) angeben werden.
  • Person
    Die Akte kann einer Person zugeordnet werden.
  • Organisation
    Die Akte kann einer Organisation zugeordnet werden.

Hinweis: Die Kategorie (die die Zuordnung der Akte zu einem Kürzel und den Standardprozess bzw. die Prozessverantwortung regelt) kann nicht über „Eigenschaften“ verändert werden.

Beziehungen zwischen Akten und anderen Geschäftsobjekten festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Akten verfügen über eine Objektliste Verweise, in der andere Geschäftsobjekte abgelegt werden können. Wenn unter Verweise eine andere Akte bzw. ein anderer Geschäftsfall eingetragen wird, so entsteht dort ein Rückbezug. Analog dazu wird diese Rückwärtsbeziehung wieder aufgehoben, wenn man eine Akte oder einen Geschäftsfall aus Verweise entfernt.

Um Beziehungen zwischen Akten und anderen Geschäftsobjekten festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Akte, für den Sie einen Verweis angeben wollen.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Akte durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Anmerkungen“.
  4. Folgende Möglichkeiten stehen zum Festlegen der Verweise im Feld Verweise zur Verfügung:
    • Ziehen Sie das Geschäftsobjekt per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) in das Feld Verweise.
    • Kopieren Sie das Geschäftsobjekt in den Zwischenablage („Kopieren“) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“, um ein Geschäftsobjekt zu suchen.

Hinweis: Die Eigenschaft Verweise dient dazu, informelle Geschäftsobjekte abzulegen. Diese werden der Akte nicht exklusiv zugeordnet, ändern nicht den Dokumentstatus, befinden sich nicht im Rechtekontext und werden nicht mit der Akte mitversioniert.

Eine Akte stornierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird eine Akte storniert, hat dies folgende Auswirkungen:

  • Der Aktenlauf der Akte wird unterbrochen, es werden keine Aktivitäten mehr zu dieser Akte in den Arbeitsvorräten der betroffenen Benutzer angezeigt.
  • Die Stornierung wird an die Unterlagen bzw. Geschäftsfälle der Akte weitergegeben.
  • Die Geschäftszahl bleibt vergeben.

Um eine Akte zu stornieren, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Storniert“).

Die Stornierung einer Akte aufhebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird die Stornierung einer Akte aufgehoben, wird der Aktenlauf der Akte wieder aufgenommen, d.h. der Benutzer, der vor der Stornierung der Akte mit einer Aktivität belastet war, wird nach der Aufhebung der Stornierung wieder mit dieser Aktivität belastet. Das Aufheben der Stornierung wird an die Unterlagen bzw. Geschäftsfälle der Akte weitergegeben.

Um die Stornierung einer Akte aufzuheben, muss der Status wieder auf „In Bearbeitung“ gesetzt werden.

Eine Akte abschließenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wird eine Akte abgeschlossen, der noch nicht abgeschlossene Geschäftsfälle enthält, so erscheint ein entsprechender Hinweis. Wird das Abschließen der Akte fortgesetzt, so wird automatisch versucht, alle Geschäftsfälle der Akte abzuschließen. Scheitert das Abschließen eines der Geschäftsfälle oder bricht der Benutzer den Vorgang ab, so wird die gesamte Transaktion abgebrochen.

Um eine Akte abzuschließen, gehen Sie wie bei jedem anderen Geschäftsobjekt vor (Kontextmenübefehl „Status setzen auf“ > „Abgeschlossen“).

Eine Akte versionierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Akte zu versionieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Akte, von der die aktuelle Version gespeichert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Version speichern“ aus.
  3. Geben Sie eine Beschreibung der zu sichernden Version ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Eine Akte entlehnen bzw. zurückgebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Akte zu entlehnen bzw. zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Akte, die entlehnt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Unterschriften“ > „Entlehnen“ aus.
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein, um die Unterschrift zu autorisieren.
  4. Geben Sie im Feld Bemerkung Entlehnungsdaten (z. B. wer entlehnt, wie lange und warum) ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Um eine Akte zurückzugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Akte, die zurückgegeben werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Unterschriften“ > „Rückgabe“ aus.
  3. Geben Sie Ihr Passwort ein, um die Unterschrift zu autorisieren und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Die Entlehnung und Rückgabe einer Akte wird auf der Registerkarte „Verlauf“ der Akte festgehalten.

Eine Akte oder Geschäftsfall strukturierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Akten und Geschäftsfälle können anhand von Ordnern substrukturiert werden. In diesen Ordnern können Geschäftsobjekte oder wiederum Ordner abgelegt werden.

Um eine Akte bzw. einen Geschäftsfall zu strukturieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie in der Baumdarstellung (links) die Akte oder den Geschäftsfall, dessen Unterlagen strukturiert werden sollen.
  2. Klicken Sie auf die Akte oder Geschäftsfall, sodass die enthaltenen Geschäftsobjekte in der Detailansicht (rechts) angezeigt werden.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“.
  4. Wählen Sie den Eintrag „Ordner“ aus, geben Sie einen Namen ein (z. B. „Anfragen“, „Bewerbungen“ oder „Ausgänge“) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  5. Markieren Sie alle Geschäftsobjekte, die in diesen Ordner verschoben werden sollen.
  6. Ziehen Sie die Geschäftsobjekte per Drag-and-drop (also bei gedrückter Maustaste) auf den erzeugten Ordner.
    Hinweis: Um ein Objekt per Drag-and-drop zu bewegen, muss das Symbol des Objekts verwendet werden.
  7. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 für alle Geschäftsobjekte und Ordner, die Sie in einen gemeinsamen Ordner verschieben möchten.

EingangsrechnungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Erfassung von Eingangsrechnungen in einem Geschäftsobjekt stellt Fabasoft Folio einen eigenen Objekttyp zur Verfügung.

Um eine neue Eingangsrechnung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Eingangsrechnung“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Eingangsrechnung (z. B. Rechnungsnummer und Kreditor) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Freigabeprozess für EingangsrechnungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für den Freigabeprozess liefert Fabasoft Folio folgende Aktivitäten mit. Diese stehen nur bei entsprechender projektspezifischer Konfiguration zur Verfügung.

  • ER formal prüfen
  • ER zurücksenden
  • ER buchen
  • ER freigeben
  • ER abschließen

LieferscheinPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Erfassung von Lieferscheinen in einem Geschäftsobjekt stellt Fabasoft Folio einen eigenen Objekttyp zur Verfügung.

Um einen neuen Lieferschein zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Lieferschein“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Lieferscheins (z. B. Lieferschein-ID und Eingangsdatum) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

VertragPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Verwaltung von Verträgen wird ein eigener Objekttyp zur Verfügung gestellt.

Um eine Vertrag zu erfassen gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Vertrag“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Vertrags und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Auf der Registerkarte „Vertrag“ stehen folgende Eigenschaften zur Verfügung:

  • Name
    In diesem Feld wird der Name bzw. die Bezeichnung für das Objekt angezeigt. Der Wert setzt sich wie folgt zusammen:
    <Nummer> - <Kurzbeschreibung>
  • Akte
    In diesem Feld wird die Akte angegeben, die dem Vertrag zugeordnet ist.
  • Kurzbeschreibung
    In diesem Feld wird eine Kurzbeschreibung des Vertrages eingegeben.
    Hinweis: Die Kurzbeschreibung wird zum Namen des Objekts hinzugefügt.
  • Nummer/Vertragstyp/Jahr
    In diesem Feld wird die Nummer, der Vertragstyp und das Jahr angezeigt.
  • Eigene Organisation
    In diesem Feld wird die eigene Organisation ausgewählt.
  • Vertragspartner
    In diesem Feld wird der Vertragspartner ausgewählt. Es können Organisationen, Personen oder Mitarbeiter ausgewählt werden.
  • Vertragsgegenstand
    In diesem Feld kann der Vertragsgegenstand (Produkt und/oder Version) angegeben werden. Die wählbaren Versionen sind dabei durch das ausgewählte Produkt begrenzt.
  • Vertragswert (eigene Währung)
    In diesem Feld kann der Vertragswert in eigner Währung angegeben werden.
  • Vertragswert
    In diesem Feld kann der Vertragswert in einer Fremdwährung angegeben werden.
  • Vertragsdatum
    In diesem Feld kann angegeben werden, an welchem Datum der Vertrag unterzeichnet wurde.
  • Kündigungsdatum
    In diesem Feld kann angegeben werden, mit welchem Datum der Vertrag gekündigt wurde bzw. mit welchem Datum der Vertrag abläuft.
  • Gültig ab
    In diesem Feld wird der Zeitpunkt angegeben, ab dem das Objekt gültig ist.
  • Gültig bis
    In diesem Feld wird das Datum angegeben, bis zu dem ein Objekt gültig ist.
  • Vertragskennung
    In diesem Feld wird die eindeutige Vertragskennung angezeigt. Die Vertragskennung wird automatisch generiert und kann nicht geändert werden.
  • ERP-Identifikation
    In diesem Feld kann die ERP-Identifikation des Vertrages angegeben werden.
  • Anmerkung
    In diesem Feld kann eine beliebige Anmerkung zum Vertrag eingegeben werden.
  • Ansprechpartner
    In diesem Feld kann der Ansprechpartner des Vertragspartners angegeben werden. Dieser ist gefiltert auf die Kontaktpersonen und Angestellten des Vertragspartners.
  • Begriffe
    In diesem Feld können dem Vertrag Begriffe als Schlagworte zugeordnet werden.
  • Adressaten
    In diesem Feld können zum Vertrag gehörige Kontakte (Personen und Organisationen) und deren Kontaktdaten angegeben werden.

Auf der Registerkarte „Fristen“ stehen folgende Eigenschaften zur Verfügung:

  • Mindestlaufzeit bis
    Dieses Datum bestimmt, bis wann ein Vertrag mindestens laufen muss. Dieser Wert wird automatisch befüllt. Vor diesem Zeitpunkt kann nicht gekündigt werden.
  • Fristgerechte Kündigung bis
    In diesem Feld wird der Termin angegeben, zu dem die Kündigung erfolgen muss, damit der nächste Kündigungsstichtag eingehalten werden kann.
    Beispiel: Soll ein Vertrag zum 30.9. beendet werden, und es muss eine Kündigungsfrist von drei Monaten eingehalten werden, muss am 30.6. gekündigt werden. Dieser Wert wird bei jeder Änderung des Kündigungsstichtages oder der Kündigungsfrist neu berechnet.
  • Kündigungsstichtag
    In diesem Feld kann der Tag angegeben werden, zu dem das nächste Mal gekündigt werden kann.
    Beispiel: Ein Dienstverhältnis kann immer nur am letzten Tag des Monats beendet werden. Wenn man Mitte des Monats kündigen will, muss man trotzdem bis zum letzten Tag des Monats (dem Kündigungsstichtag) warten.
  • Automatische Verlängerung
    Um diese Zeit wird der Kündigungsstichtag verschoben, wenn der Termin zur fristgerechten Kündigung oder der Kündigungsstichtag überschritten ist.
    Beispiel: Die automatische Verlängerung beträgt zwei Jahre. Ein Vertrag endet mit 31.12.2009. Mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten muss die fristgerechte Kündigung bis 30.9.2009 erfolgen. Wird dieser Tag überschritten, wird der Vertrag automatisch bis 31.12.2011 verlängert und das Datum für die fristgerechte Kündigung wird automatisch auf 30.9.2011 gesetzt.
  • Kündigungsfrist
    In diesem Feld kann der Zeitraum zwischen dem Kündigungsdatum und der Beendigung des Vertrags festgelegt werden.

AufbewahrungspflichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Aufbewahrungspflicht kann für alle Objekte eines Benutzers, die beispielsweise im Zuge eines Gerichtsverfahrens aufbewahrt werden müssen, definiert werden.

Objekte, die als aufbewahrungspflichtig definiert sind, können erst gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungspflicht entfernt wurde.

Eine Aufbewahrungspflicht erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aufbewahrungspflichten können nur von speziell berechtigten Benutzern erzeugt werden.

Um eine Aufbewahrungspflicht zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Aufbewahrungspflicht“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Geben Sie einen Namen für die Aufbewahrungspflicht ein.
  4. Fügen Sie die Objekte, die als aufbewahrungspflichtig definiert werden sollen, im Feld Objekte hinzu.
    Hinweis: Erst durch Ausführen des Kontextmenübefehls „Aufbewahrungspflicht zuweisen“, wird die Aufbewahrungspflicht aktiv.
  5. Durch die Eigenschaften Objekte geändert ab und Objekte geändert bis kann die Aufbewahrungspflicht für einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Änderungen zu speichern.

Aufbewahrungspflicht zuweisenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Aufbewahrungspflicht geltend zu machen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aufbewahrungspflicht, die aktiviert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Aufbewahrungspflicht durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Aufbewahrungspflicht zuweisen“ aus.
    In einem neuen Fenster wird der Fortschritt angezeigt.

Die Aufbewahrungspflicht wird an die enthaltenen Objekte, entsprechend den Einstellungen in der Konfiguration für Aufbewahrungspflichten, propagiert.

Objekte, die aufgrund eines Fehlers nicht aufbewahrungspflichtig gesetzt werden können, werden auf der Registerkarte „Ausstehende Objekte“ der Aufbewahrungspflicht angezeigt. Das Setzen der Aufbewahrungspflicht für ausstehende Objekte, kann durch Auswahl des Kontextmenübefehls „Erneut versuchen“ ausgeführt werden.

Solange für ein Objekt eine Aufbewahrungspflicht definiert ist, kann es nicht gelöscht werden.

Aktive Aufbewahrungspflichten eines Objekts werden auf der Registerkarte „Aufbewahrung“ im Feld Aufbewahrungspflichten angezeigt.

Aufbewahrungspflicht entfernenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Hinweis: Nur ein „Compliance Manager“ kann eine Aufbewahrungspflicht entfernen.

Um eine Aufbewahrungspflicht zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aufbewahrungspflicht, die entfernt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Aufbewahrungspflicht durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen sie den Befehl „Aufbewahrungspflicht entfernen“ aus.

Die Aufbewahrungspflicht wird für alle Objekte entfernt.

Objekte, von denen die Aufbewahrungspflicht aufgrund eines Fehlers nicht entfernt werden konnte, werden auf der Registerkarte „Ausstehende Objekte“ der Aufbewahrungspflicht angezeigt. Das Entfernen der Aufbewahrungspflicht für ausstehende Objekte, kann durch Auswahl des Kontextmenübefehls „Erneut versuchen“ ausgeführt werden.