2017 R1

DokumentenmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

In weiterer Folge werden die Anwendungsfälle im Bereich Dokumentenmanagement betrachtet. Dabei werden die Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Verarbeitung der Informationen berücksichtigt.

Objekte erzeugen und löschenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Objekt erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein neues Objekt (z. B. einen Ordner oder ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt) zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in die Objektliste, in der das Objekt abgelegt werden soll. Wählen Sie beispielsweise in der Baumdarstellung (links) einen Ordner aus.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  3. Wählen Sie den Objekttyp aus. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
    • Filter: Im linken Bereich steht ein Filterfeld zur Verfügung, das eine Einschränkung der Auswahl anhand des Namens des Objekttyps bzw. der Vorlage ermöglicht. Ist der Filterbegriff im Namen einer Kategorie enthalten, werden alle Objekttypen und Vorlagen dieser Kategorie angezeigt.
    • Favoriten: Um einen Favoriten auszuwählen, markieren Sie links die Kategorie „Favoriten“ und wählen Sie auf der rechten Seite das gewünschte Objekt aus.
    • Alle: Um alle Objekttypen und Vorlagen zur Verfügung zu haben, markieren Sie links die Kategorie „Alle“ und wählen Sie auf der rechten Seite den gewünschten Eintrag aus.
    • Kategorien: Objekttypen und Vorlagen können einer bestimmten Kategorie zugewiesen sein.
  4. Abhängig vom ausgewählten Objekttyp können entweder sofort ausgewählte Metadaten eingegeben werden oder nach einem Klick auf „Weiter“. Manche Objekttypen erlauben beim Erzeugen keine Metadateneingabe.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um den Vorgang abzuschließen.

Das neu erzeugte Objekt wird in der Objektliste abgelegt, die zuvor ausgewählt wurde.

Hinweis:

  • Beim Öffnen des Erzeugen-Dialogs wird standardmäßig die Kategorie ausgewählt, die zuletzt bei der Eigenschaft verwendet wurde, in der das Objekt erzeugt werden soll.
  • Mit der Schaltfläche „Details anzeigen“ bzw. „Kartenansicht anzeigen“ kann zwischen einer Listen- und Kartendarstellung gewechselt werden.
  • Der Erzeugen-Dialog ist auch ausschließlich mit der Tastatur bedienbar. Geben Sie einen Suchbegriff ein und drücken Sie die Eingabetaste, um in den rechten Bereich zu wechseln. Mit den Pfeiltasten können Sie nun den gewünschten Objekttyp selektieren und mit der Eingabetaste erzeugen.
  • Mit der Tabulatortaste kann zwischen den drei Bereichen gewechselt werden.

Ein Objekt löschenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Objekte werden mit dem Befehl „Löschen“ gelöscht. Wenn kein Papierkorb eingerichtet ist, wird das Objekt unwiederbringlich gelöscht. Diesen Befehl können Sie nur ausführen, wenn Sie das Recht „Objekt löschen“ für das jeweilige Objekt besitzen.

Um ein Objekt zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das zu löschende Objekt.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Löschen“ aus.
  3. Wenn Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen das Objekt zu löschen, wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass das Objekt gelöscht werden soll.
    Wenn Sie nicht über die notwendigen Berechtigungen verfügen, weist Sie eine Fehlermeldung darauf hin.

Ist ein Papierkorb vorhanden, wird das Objekt nicht direkt gelöscht. Es wird zuerst im Papierkorb abgelegt, in dem es (durch berechtigte Personen) endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden kann.

Hinweis:

  • Manche Objekte wie Erledigungen usw. sind aus Gründen der Nachvollziehbarkeit vor dem Löschen geschützt.
  • Bedenken Sie vor dem Löschen eines Objekts, dass dieses Objekt eventuell von anderen Personen benötigt wird. Nach dem Löschen ist es auch für andere Benutzer nicht mehr vorhanden.

Exkurs „Zeiger“

Objekte existieren unabhängig von ihrer visuellen Repräsentation im Fabasoft Folio Webclient. Im Fabasoft Folio Webclient werden Zeiger angezeigt, die auf ein Objekt verweisen. Die physikalische Speicherung der Objekte findet in einer Datenbank statt.

  • Entfernen Sie den Zeiger auf ein Objekt, so wird die Referenz auf dieses Objekt gelöscht. Das Objekt selbst bleibt weiterhin erhalten.
  • Löschen Sie ein Objekt, so wird das Objekt selbst gelöscht, unabhängig davon, wie oft es referenziert wird. Weitere Zeiger auf dieses Objekt verweisen ins Leere.

Hinweis: Wird ein Zeiger auf ein Objekt entfernt, so kann ein neuer Zeiger auf das Objekt mithilfe der Suche wieder eingefügt werden.

Den Papierkorb verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie ein Objekt löschen (Befehl „Löschen“) wird dieses Objekt unwiderruflich gelöscht, wenn kein Papierkorb eingerichtet wurde. Andernfalls wird das Objekt im Papierkorb abgelegt und kann von Benutzern mit den dafür notwendigen Berechtigungen wiederhergestellt werden, solange der Papierkorb nicht entleert wurde.

Papierkorb

Ein Papierkorb steht einem Benutzer persönlich zur Verfügung (abhängig von der Systemkonfiguration).

Globaler Papierkorb

Ein Globaler Papierkorb steht für eine Fabasoft Folio Domäne bzw. einen Fabasoft Folio Mandanten zur Verfügung (abhängig von der Systemkonfiguration).

Beispiel:

  • Wenn Sie ein Objekt löschen und kein Papierkorb bzw. globaler Papierkorb zur Verfügung steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll Objekt „<Name>“ gelöscht werden?'. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, wird das Objekt unwiderruflich gelöscht.
  • Wenn ein Papierkorb zur Verfügung steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll das Objekt „<Name>“ in den Papierkorb gelegt werden?'. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, wird das Objekt im Papierkorb abgelegt. Solange der Papierkorb nicht entleert wurde, kann das Objekt wiederhergestellt werden.
  • Wenn ein globaler Papierkorb zur Verfügung steht, wird folgende Meldung angezeigt: 'Soll das Objekt „<Name>“ in den globalen Papierkorb gelegt werden?'. Wenn Sie auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, wird das Objekt im globalen Papierkorb abgelegt. Solange der globale Papierkorb nicht entleert wurde, kann das Objekt wiederhergestellt werden.

Den Papierkorb entleerenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Objekte im Papierkorb bzw. globalen Papierkorb können von berechtigten Benutzern (z. B. Administratoren) endgültig aus dem Papierkorb bzw. globalen Papierkorb entfernt werden, indem der Papierkorb bzw. globale Papierkorb entleert wird.

Papierkorb

Um einen Papierkorb zu entleeren, müssen folgende Schritte ausgeführt werden:

  1. Wählen Sie den Papierkorb in der Baumdarstellung aus oder öffnen sie den Attributeditor des Papierkorbs.
  2. Öffnen Sie das Menü „Papierkorb“ und führen Sie den Befehl „Papierkorb entleeren“ aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass alle Objekte gelöscht werden sollen.

Alle Objekte, die sich im Papierkorb befinden, werden unwiderruflich gelöscht.

Globaler Papierkorb

Um einen globalen Papierkorb zu entleeren, muss in der Hierarchie des Papierkorbs der gewünschte Tag ausgewählt werden. Der Inhalt dieses Tags kann mit dem Befehl „Löschen“ endgültig gelöscht werden.

Ein Objekt aus dem Papierkorb wiederherstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Objekte im Papierkorb bzw. globalen Papierkorb können von berechtigten Benutzern (z. B. Administratoren) wiederhergestellt werden. Dazu müssen folgende Schritte ausgeführt werden:

  1. Wählen Sie den (globalen) Papierkorb in der Baumdarstellung aus oder öffnen Sie den Attributeditor des Papierkorbs.
  2. Markieren Sie das wiederherzustellende Objekt.
  3. Öffnen Sie das Menü „Papierkorb“ und führen Sie den Befehl „Wiederherstellen“ aus.

Für den globalen Papierkorb gilt:

Das wiederhergestellte Objekt wird direkt auf Ihrem Schreibtisch abgelegt.

Für den Papierkorb gilt:

Das wiederhergestellte Objekt wird im ursprünglichen Ordner abgelegt. Falls der ursprüngliche Ordner nicht mehr existiert, wird das Objekt am Schreibtisch abgelegt. Die Einträge für das ACL-Objekt und das Referenzierte Objekt werden ebenfalls wiederhergestellt. Falls beim globalen Papierkorb die ACL für Objekte, die aus dem globalen Papierkorb wiederhergestellt werden definiert ist, wird diese ACL für wiederhergestellte Objekte vergeben.

Objekte kopieren und verschiebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Objekt kopierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Objekt in die Zwischenablage zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das zu kopierende Objekt.
  2. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Kopieren“ aus.

Das markierte Objekt wird in die Zwischenablage kopiert und kann als Original oder Duplikat wieder eingefügt werden (siehe Kapitel „Ein Duplikat einfügen“ und „Eine Verknüpfung einfügen“).

Ein Duplikat einfügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Befehl „Duplikat einfügen“ fügt Duplikate der Objekte aus der Zwischenablage ein. Das bedeutet, dass neue, von den Originalobjekten unterschiedliche Objekte erzeugt werden.

Um ein Objekt aus der Zwischenablage als Duplikat einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Kopieren Sie das Objekt in die Zwischenablage (z. B. Befehl „Kopieren“ im Menü „Zwischenablage“).
  2. Wechseln Sie in das Feld, in dem Sie das Objekt als Duplikat einfügen möchten.
  3. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Duplikat einfügen“ aus.

Das Objekt aus der Zwischenablage wird als Kopie eingefügt. Der Objektname wird um das Suffix „(Kopie)“ erweitert.

Hinweis: Einträge mancher Felder (z. B. Änderungsberechtigt) werden standardmäßig nicht in das Duplikat übernommen.

Eine Verknüpfung einfügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Objekt als Verknüpfung einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Kopieren Sie das Objekt in die Zwischenablage (z. B. Befehl „Kopieren“ im Menü „Zwischenablage“).
  2. Wechseln Sie in das Feld, in dem Sie das Objekt als Verknüpfung einfügen möchten.
  3. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Verknüpfung einfügen“ aus.

Das Objekt aus der Zwischenablage wird als Verknüpfung eingefügt.

Hinweis: Der Befehl „Verknüpfung einfügen“ fügt einen Verweis auf das Objekt ein. Es werden keine neuen Objekte erzeugt.

Ein Objekt ausschneiden/verschiebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Objekt aus einer Objektliste zu entfernen und in einem anderen Feld wieder einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, das ausgeschnitten werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Ausschneiden“ aus.
  3. Das markierte Objekt wird aus der aktuellen Objektliste entfernt und in die Zwischenablage kopiert.
  4. Wechseln Sie in das Feld, in dem Sie das Objekt als Verknüpfung einfügen möchten.
  5. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Verknüpfung einfügen“ aus, um das Objekt wieder einzufügen.
    Hinweis: In verschiedenen Objektlisten (z. B. Ordner) sind verschiedene Typen von Objekten erlaubt. Nicht jedes Objekt kann in jeder Objektliste abgelegt werden.

Das Objekt aus der Zwischenablage wird in das Feld eingefügt.

Ein Objekt duplizierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn ein Objekt dupliziert wird, bedeutet das, dass ein neues Objekt angelegt wird, das Eigenschaften des ursprünglichen Objekts übernimmt. Da das Objekt durch Duplizieren neu erzeugt wird, hat es aber z. B. einen anderen Objektnamen (diesen können Sie beliebig ändern) sowie ein anderes Erzeugungsdatum und eine andere Objektadresse.

Um ein Objekt zu duplizieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das zu duplizierende Objekt.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Duplizieren“ aus.

Das markierte Objekt wird dupliziert. Standardmäßig wird der Objektname um das Suffix „(Kopie)“ erweitert.

Hinweis: Einträge mancher Felder (z. B. Änderungsberechtigt) werden standardmäßig nicht in die Kopie übernommen.

Ein Objekt entfernenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Objekt zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, das entfernt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Entfernen“ aus.

Das Objekt wird dadurch aus der aktuellen Objektliste entfernt.

Hinweis: Wird ein Objekt entfernt, so kann das Objekt mithilfe der Suche wieder eingefügt werden. Falls Sie durch das Entfernen des Objekts die Rechte daran verlieren, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Die Objektlage feststellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um zu ermitteln, wo sich ein bestimmtes Objekt befindet, steht Ihnen im Menü „Extras“ der Befehl „Objektlage“ zur Verfügung.

Hinweis: Dieser Befehl kann beispielsweise hilfreich sein, wenn Sie ein bestimmtes Dokument suchen und dabei auch andere, dafür relevante Objekte ermitteln wollen.

Um die Lage eines Objekts festzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das gewünschte Objekt, um dessen Objektlage festzustellen.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Objektlage“ aus.

Es wird ein eigenes Fenster geöffnet, in dem eine Übersicht über die Ordner angezeigt wird, in denen sich das betroffene Objekt befindet.

In der Baumdarstellung werden die Ordner samt Ordnerhierarchie angezeigt, in denen sich das Dokument befindet. Dokumente mit gleichem Inhalt finden Sie auf der entsprechenden Registerkarte.

Hinweis: Wenn Sie keine Leserechte auf das beinhaltende Objekt haben, wird ein Eintrag mit dem Namen „Zugriff verweigert (Eigentümer: <Benutzername>)“ angezeigt.

Objekte anzeigen und bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Gemeinsames Arbeiten mit ObjektenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio Objekte stehen mehreren Benutzern gleichzeitig zur Verfügung. Damit ein Objekt nicht gleichzeitig von mehreren Benutzern bearbeitet werden kann, wird ein Objekt für die Bearbeitung durch andere Benutzer gesperrt, sobald ein Benutzer das Objekt im Bearbeitungsmodus öffnet. Versucht ein weiterer Benutzer, dieses Objekt im Bearbeitungsmodus zu öffnen, weist ein Dialog auf die Objektsperre hin:

Wenn ein Objekt, das Sie öffnen möchten, durch einen anderen Benutzer gesperrt ist, können Sie es lesend öffnen. Die Eigenschaften des Objekts können dann nicht bearbeitet werden.

Objektsperren verhindern, dass sich die Bearbeitungen mehrerer Benutzer gegenseitig überschreiben.

Falls der Bearbeitungsmodus nicht ordnungsgemäß abgeschlossen wird (z. B. durch Schließen des Fensters), wird nach acht Minuten, nachdem das Objekt erneut zum Bearbeiten aufgerufen wurde, die Objektsperre aufgehoben.

Hinweis: Objekte, die von Benutzern im Lesemodus geöffnet sind, sind nicht für die Bearbeitung gesperrt.

Den Attributeditor aufrufenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Attributeditor zeigt die Eigenschaften von Objekten an. Den Attributeditor können Sie über das Menü „Objekt“ oder über das Kontextmenü eines Objekts öffnen.

Hinweis: Entsprechend der Einstellung Eigenschaften bevorzugt lesen der Benutzereinstellungen, wird ein Objekt im Lesemodus oder Bearbeitungsmodus geöffnet. Wird ein Objekt zum Lesen geöffnet, kann jederzeit durch einen Klick auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus gewechselt werden.

Über das Menü „Objekt“

  1. Markieren Sie das Objekt, das im Attributeditor angezeigt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.

Über das Kontextmenü

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des anzuzeigenden Objekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.

Hinweis:

  • Wenn ein Objekt im Bearbeitungsmodus geöffnet ist, ist es für andere Benutzer gesperrt. Offene Transaktionen erkennen Sie durch das animierte graue Symbol mit zwei Pfeilen.
  • Das Overlay kann mit der Pfeil-Schaltfläche in einem neuen Fenster geöffnet werden. Somit kann auf die vom Overlay verdeckte Benutzeroberfläche zugegriffen werden, um zum Beispiel benötigte Daten zu übernehmen.

Schaltflächen des AttributeditorsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bearbeitungsmodus

Standardmäßig stehen im Bearbeitungsmodus im Attributeditor folgende Schaltflächen zur Verfügung:

  • „Abbrechen“
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“, um den Bearbeitungsvorgang abzubrechen. Änderungen, die noch nicht übernommen wurden, werden nicht gespeichert.
  • „Übernehmen“
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“, um durchgeführte Änderungen zu speichern. Der Attributeditor bleibt weiterhin zur Bearbeitung geöffnet. Diese Funktionalität dient der Zwischenspeicherung von Änderungen.
  • „Weiter“
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um durchgeführte Änderungen zu speichern und den Attributeditor zu schließen.

Lesemodus

Im Lesemodus des Attributeditors stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:

  • „Abbrechen“
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Abbrechen“, um den Attributeditor zu verlassen.
  • „Bearbeiten“
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln. Wenn Sie über die entsprechenden Rechte verfügen und das Objekt von keinem anderen Benutzer bearbeitet wird, wird das Objekt im Bearbeitungsmodus geöffnet.
  • „Weiter“
    Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um den Attributeditor zu schließen.

Felder im AttributeditorPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Bearbeitungsmodus des Attributeditors können Sie die Eigenschaften eines Objekts bearbeiten, für die Sie die entsprechenden Berechtigungen besitzen. Wenn Sie sich im Lesemodus befinden, können Sie über die Schaltfläche „Bearbeiten“ in den Bearbeitungsmodus wechseln. Im Bearbeitungsmodus zeigt die Darstellung der Felder an, ob Sie ein Feld bearbeiten müssen, können oder es nicht bearbeitet werden kann.

Darstellung der Felder

  • Muss-Felder
    Der Führungstext von Feldern, die ausgefüllt werden müssen, wird fett dargestellt. Zusätzlich weist ein rotes Sternchen auf ein Muss-Feld hin.
  • Kann-Felder
    Der Führungstext von Feldern, die ausgefüllt werden können, wird normal dargestellt.
  • Nicht bearbeitbare Felder
    Felder, die nicht bearbeitet werden können, weisen kein Eingabefeld bzw. keine Dropdownliste auf.

Typen von EigenschaftenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Folgenden werden die wichtigsten Eigenschaftstypen beschrieben und wie Sie diese im Attributeditor bearbeiten können.

  • Zeichenketteneigenschaften
    Zeichenketteneigenschaften sind Felder, die Zeichenfolgen enthalten können. Abhängig von der Konfiguration können bis zu 254 Zeichen eingegeben werden.

    Zeichenfolgen können auch in Textfeldern erfasst werden. Zeichenfolgen in Textfeldern können mehr als 254 Zeichen enthalten.
  • Eigenschaften mit Datum und Zeit
    Eigenschaften mit Datum und Zeit können Datums- und Zeitangaben speichern. Das Eingabe- und Anzeigeformat richtet sich nach dem eingestellten Gebietsschema („Benutzereinstellungen“ > „Lokalisierung“).

    Hinweis:
    Zeitangaben werden in der Datenbank standardmäßig in der UTC-Zeit (Universal Time Coordinated) gespeichert. Die UTC-Zeit entspricht der Zeit am Nullmeridian (Greenwich-Zeit). Die Konvertierung in die lokale Zeit wird vom System automatisch durchgeführt.

    Das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit fügen Sie mit der Funktionstaste „F6“ ein. Über das Kontextmenü des Eingabefelds können Sie verschiedene (vorkonfigurierte) Zeitspannen auswählen. Beispiele für solche Zeitspannen sind „Jetzt“, „2 Wochen“, „Nächster Werktag“ usw.

    Datumsangaben können sowohl manuell eingetragen als auch über die Schaltfläche „Kalender“ ausgewählt werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Kalender“ und wählen Sie das gewünschte Datum aus.

    Über die Pfeil-Schaltflächen können Sie ein Monat zurück bzw. nach vor oder ein Jahr zurück bzw. nach vor blättern. Über die Schaltfläche „Schließen“ können Sie den Kalender schließen, es wird kein Datum übernommen.
  • Boolesche Eigenschaft
    Eine boolesche Eigenschaft ist eine Eigenschaft, deren Wert „Ja“ oder „Nein“ sein kann. Ist der Wert „Undefiniert“ wird der Standardwert für diese Eigenschaft angenommen (entweder „Ja“ oder „Nein“).
  • Inhaltseigenschaft
    Objekte können als Eigenschaftswerte auch Dateien aus dem Dateisystem speichern. Diese Inhalte werden in Inhaltseigenschaften gespeichert.

    So bearbeiten Sie Inhaltseigenschaften im Attributeditor:
    • Wenn Sie das Dokument, das in der Inhaltseigenschaft gespeichert wird, in der zugeordneten Anwendung öffnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Lesen“. Der Inhalt wird im Lesemodus angezeigt.
    • Wenn Sie einen bestehenden Inhalt eines Dokuments durch den Inhalt eines anderen Dokuments aus Ihrem Dateisystem überschreiben wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“. Wählen Sie das Dokument aus, das als neuer Inhalt gespeichert werden soll. Der Pfad zu diesem Dokument wird im Feld Inhalt angezeigt. Sobald Sie Ihre Angabe durch Klicken auf die Schaltfläche „Übernehmen“ oder „Weiter“ bestätigen, wird dieses Dokument als Inhalt des Objekts gespeichert.
    • Über die Schaltfläche „Herunterladen“ können Sie den Inhalt eines Dokuments in das Dateisystem herunterladen.
    • Wenn Sie auf die Schaltfläche „Eintrag entfernen“ klicken, wird der Inhalt gelöscht. Achtung: Es erfolgt keine Sicherheitsabfrage!
  • Aufzählungseigenschaft
    Eine Aufzählungseigenschaft wird im Attributeditor als Dropdownliste dargestellt. Hierbei kann aus einer Menge von vordefinierten Werten ein Wert ausgewählt werden.

    Hinweis: Um die Dropdownliste zu öffnen, können Sie auf die Schaltfläche mit dem nach unten zeigenden Pfeil klicken, oder auch direkt auf das Feld. Anschließend können Sie aus der Liste den gewünschten Wert auswählen.
    Hilfreich ist dabei die Eingabe des ersten (oder auch der ersten) Anfangsbuchstaben auf der Tastatur. Der passende Eintrag wird ausgewählt und kann durch Drücken der Enter-Taste übernommen werden.
  • Objektzeigereigenschaft
    Objektzeigereigenschaften sind vom Aussehen und Verhalten vergleichbar mit Aufzählungseigenschaften. Es existiert aber ein wesentlicher Unterschied. Bei einer Aufzählungseigenschaft kann nur aus einer vordefinierten Menge von Werten ausgewählt werden. Eine Objektzeigereigenschaft erlaubt es, Objekte aus der Fabasoft Folio Domäne zu referenzieren. Über Objektzeigereigenschaften können sehr einfach Beziehungen zwischen einzelnen Objekten aufgebaut werden.

    Die Werte der Liste werden dynamisch ermittelt.

    Falls Sie das gewünschte Objekt nicht in der Liste finden, können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suchen“ eine Suche durchführen.

    Über die Schaltfläche „Erzeugen“ können Sie ein neues Objekt erzeugen.
    Schnellsuche
    Durch Drücken der Einfg-Taste besteht die Möglichkeit, eine Schnellsuche durchzuführen. Geben Sie die ersten Buchstaben des gewünschten Objekts ein und drücken Sie die Enter-Taste. Alle übereinstimmenden Objekte werden in der Dropdownliste dargestellt.

    Eine Objektzeigereigenschaft kann auch als Liste dargestellt werden, dadurch ist es möglich, viele Objekte in einer Liste zu referenzieren.
    Beispiel: Ein Beispiel ist der Schreibtisch. Der Schreibtisch ist nichts anderes als eine Objektzeigereigenschaft, die als Liste dargestellt wird und in der Objekte referenziert werden können.
  • Zusammengesetzte Eigenschaft
    Durch Listen und sogenannte zusammengesetzte Eigenschaften können komplexe Darstellungen erzeugt werden. So können zum Beispiel mehrere einfache Eigenschaften zusammengefasst und in einer Zeile dargestellt werden.

    Zur Handhabung von zusammengesetzten Eigenschaften steht die Symbolleiste zur Verfügung.

    Über diese Symbolleiste können Sie einen neuen Zeileneintrag in der Liste erzeugen, Einträge kopieren, einfügen und löschen.
    Durch einen Klick auf die Schaltfläche „Detail öffnen“ wird die Zeile mit den Werten in einem neuen Fenster angezeigt.

Eigenschaften direkt bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die eingeblendeten Eigenschaften eines Objekts direkt zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie den Wert, der bearbeitet werden soll.
  2. Klicken Sie auf den Wert oder drücken Sie die F2-Taste. Dadurch wird das Feld bearbeitbar.
  3. Um die Bearbeitung zu beenden, drücken Sie die Enter-Taste oder klicken Sie außerhalb des Bearbeitungsfelds.

Hinweis: Eigenschaften können durch Hinzufügen von Spalten eingeblendet werden (siehe Kapitel „Spalteneinstellungen über die Kopfzeile ").

Eigenschaften anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Eigenschaften eines Objekts anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, dessen Eigenschaften angezeigt werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Das Objekt wird im Attributeditor geöffnet.

Hinweis: Entsprechend den Benutzereinstellungen wird ein Objekt lesend oder bearbeitend geöffnet. Um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Als PDF ansehenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Objekte können als PDF-Dokument angezeigt werden, wobei der Inhalt vom Objekttyp abhängt.

  • Bei Dokumenten wird das Dokument an sich dargestellt,
  • bei Geschäftsobjekten die enthaltenen Dokumente,
  • bei Teamrooms, Ordner und ZIP-Dateien ein Inhaltsverzeichnis und
  • bei sonstigen Objekten die Metadaten.

Um ein Objekt als PDF-Dokument anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das gewünschte Objekt.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Als PDF ansehen“ aus.

Gemeinsame Eigenschaften bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie mehreren Objekten gleichzeitig identische Eigenschaftswerte zuweisen möchten, können Sie dies über den Befehl „Gemeinsame Eigenschaften bearbeiten“. Dabei müssen Sie den gewünschten Wert nur einmal definieren und er wird allen markierten Objekten zugewiesen. Auf diese Art können nur skalare Eigenschaften (z. B. Zeichenketten, Objektzeiger aber keine Listen) bearbeitet werden. Beim gemeinsamen Bearbeiten von Objekten unterschiedlichen Typs werden nur Eigenschaften angezeigt, die alle Typen aufweisen.

Um die gemeinsamen Eigenschaften von zwei oder mehr Objekten zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Objekte, deren gemeinsame Eigenschaften bearbeitet werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Gemeinsame Eigenschaften bearbeiten“ aus.
  3. Der Attributeditor zeigt die gemeinsamen Eigenschaften der Objekte an. Bearbeiten Sie die Eigenschaften, die bei den ausgewählten Objekten den gleichen Wert erhalten sollen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Um die Angaben zu übernehmen, klicken Sie in der Sicherheitsabfrage nochmals auf „Weiter“. Dadurch bestätigen Sie, dass Ihre Angaben für die ausgewählten Objekte und Eigenschaften übernommen werden sollen.

Die bearbeiteten Eigenschaften enthalten nun bei allen ausgewählten Objekten den gleichen Wert.

Unterschiede der Eigenschaften anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es besteht die Möglichkeit, sich durch den Befehl „Unterschiede der Eigenschaften anzeigen“ die Unterschiede von mehreren markierten Objekten anzeigen zu lassen. Dabei werden jene Objekteigenschaften, die unterschiedliche Eigenschaftswerte enthalten, in Listenform dargestellt.

Um die Eigenschaften anzuzeigen, die bei mehreren Objekten unterschiedlich sind, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Objekte, deren Eigenschaften verglichen werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Unterschiede der Eigenschaften anzeigen“ aus.
  3. Die Eigenschaften, die bei den gewählten Objekten unterschiedlich sind, werden angezeigt.
  4. Beenden Sie den Vergleich durch einen Klick auf die Schaltfläche „Weiter“.

Ein Objekt umbenennenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Objekt umzubenennen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, das umbenannt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Umbenennen“ aus.
  3. Geben Sie dem Objekt einen neuen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Das Objekt wurde umbenannt. Alternativ können sie das Objekt auch mit der Funktionstaste „F2“ umbenennen.

Ein Objekt öffnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Objekt zu öffnen, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Direktes Öffnen
    Führen Sie einen Doppelklick auf das Objekt aus.
  • Über das Kontextmenü öffnen
    Öffnen Sie das Kontextmenü des Objekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Bearbeiten“ aus.
  • Über das Menü öffnen
    Markieren Sie das Objekt. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Öffnen“ aus.

In Abhängigkeit vom Typ des Objekts, wird ein Drittprodukt aufgerufen, eine Objektliste angezeigt oder der Attributeditor geöffnet:

  • Dokument
    Wenn Sie ein Dokument öffnen, wird der Hauptinhalt dieses Objekts mit der zugehörigen Anwendung geöffnet (Drittprodukt). Öffnen Sie beispielsweise ein Microsoft Word-Dokument, wird der Hauptinhalt dieses Objekts mit Microsoft Word geöffnet.
  • Basisobjekt
    Basisobjekte sind Objekte, die weder eine Liste noch einen Hauptinhalt besitzen.
    Wenn Sie ein Objekt dieses Typs öffnen, wird der Attributeditor geöffnet. Im Attributeditor werden die Eigenschaften des Objekts dargestellt. Für weitere Informationen zum Attributeditor siehe Kapitel „Schaltflächen des Attributeditors“ und „Felder im Attributeditor“.

Ein Inhaltsobjekt lesenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Dokument im Lesemodus zu öffnen, markieren Sie das gewünschte Objekt. Öffnen Sie das Kontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Lesen“ aus. Wenn Sie ein Dokument lesend öffnen, wird der Inhalt mit der zugehörigen Anwendung im Lesemodus geöffnet (ist also nicht bearbeitbar).

Neuigkeiten anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Änderungen im zeitlichen Verlauf von Objekten nachvollziehen zu können, steht eine eigene Übersicht über die Historie zur Verfügung, die aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden kann.

Um Neuigkeiten anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt und markieren Sie dieses.
  2. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Neuigkeiten anzeigen“.

Eine Übersicht über die vergangenen Ereignisse wird angezeigt. Die Registerkarte „Timeline“ visualisiert den zeitlichen Verlauf, die Registerkarte „Chronik“ bietet einen textuellen Überblick. Die weiteren Registerkarten stellen verschiedene Gruppierungsarten zur Verfügung.

In einem Objekt navigierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Objekte können in einem eigenen Fenster geöffnet werden. In dem neuen Fenster befinden sich links die Baumdarstellung und rechts die Listendarstellung.

  1. Markieren Sie das Objekt, das in einem eigenen Fenster geöffnet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Objekts und führen Sie den Befehl „In neuem Fenster öffnen“ aus.
  3. Das markierte Objekt wird in einem eigenen Fenster geöffnet.

Hochladen, scannen, herunterladen und synchronisierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Datei hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Dateien aus Ihrer Betriebssystem-Umgebung in Ihren Fabasoft Folio Webclient hochzuladen, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Menübefehl „Extras“ > „Hochladen“ bzw. die „Hochladen“-Schaltfläche
  • Drag-and-drop
  • Zwischenablage (Strg + C und Strg + V)

Hinweis:

  • Als Erzeugungsdatum für das neue Objekt wird das Erzeugungsdatum der Datei und nicht das Importdatum eingetragen. Bei Verwendung von Mozilla Firefox kann das Erzeugungsdatum der Datei nur eingetragen werden, wenn die Datei mittels Drag-and-drop bzw. über die Zwischenablage hochgeladen wird, und nicht über den Menübefehl „Hochladen“ oder die „Hochladen“-Schaltfläche.
    In einer Linux-Systemumgebung wird allgemein das Importdatum als Erzeugungsdatum eingetragen.
  • Abhängig von der Konfiguration wird der Bestätigungsdialog nicht angezeigt „Einstellungen“ > „Benutzereinstellungen“ > Registerkarte „Allgemein“ > „Bestätigung beim Hochladen anzeigen“.

Hochladen via Drag-and-drop

Mit Drag-and-drop können Dateien, Ordner bzw. Ordnerhierarchien hochgeladen werden. Die nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf eine Datei. Ordner bzw. Ordnerhierarchien können analog hochgeladen werden.

  1. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
  2. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) in den Fabasoft Folio Webclient, direkt auf das Objekt, in das die Datei hochgeladen werden soll (z. B. einen Ordner). Wird die Datei auf den freien Bereich in der Detailansicht gezogen, wird sie im in der Detailansicht angezeigten Objekt abgelegt.
  3. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.

Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Zielliste, können Sie entweder das bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen. Gleichnamige Ordner können Sie zusammenführen.

Hochladen über die Zwischenablage

Über die Zwischenablage können Dateien, Ordner bzw. Ordnerhierarchien hochgeladen werden. Die nachfolgende Beschreibung bezieht sich auf eine Datei. Ordner bzw. Ordnerhierarchien können analog hochgeladen werden.

  1. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei in Ihrer Betriebssystem-Umgebung.
  2. Kopieren Sie die Datei in die Zwischenablage (z. B. mit der Tastenkombination Strg + C).
  3. Öffnen Sie das Objekt, in der die Datei eingefügt werden soll, in der Detailansicht und drücken Sie Strg + V (alternativ führen Sie den Befehl „Zwischenablage“ > „Verknüpfung einfügen“ aus).
  4. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.

Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Zielliste, können Sie entweder das bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen. Gleichnamige Ordner können Sie zusammenführen.

Hinweis: Screenshots können über die Zwischenablage direkt in Fabasoft Folio eingefügt werden, ohne zuvor eine Datei erzeugen zu müssen. Selektieren Sie das Feld, in dem das Bild eingefügt werden soll und drücken Sie Strg + V. Dadurch wird der „Hochladen“-Dialog geöffnet und ein PNG-Bild mit Namen „clipboardimage“ erzeugt.

Hochladen über den Menübefehl „Extras“ > „Hochladen

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Hochladen“ aus.
  2. Geben Sie entweder im Feld Datei den Pfad der hochzuladenden Datei an oder öffnen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ den Dialog „Datei auswählen“.
    Hinweis: Abhängig vom Webbrowser wird dieser Schritt übersprungen.
  3. Lokalisieren Sie die hochzuladende Datei im Dateisystem. (Dieser und der nächste Schritt sind nur nötig wenn sie nicht bereits den Pfad im Feld Datei angegeben haben.)
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“. Sie kehren in den Fabasoft Folio Webclient zurück und im Feld Datei wird der Pfad zu der hochzuladenden Datei angezeigt.
  5. Um die ausgewählte Datei in Fabasoft Folio hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  6. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.

Das neu erzeugte Objekt wird in der Objektliste abgelegt, aus der Sie den Hochladevorgang gestartet haben. Befindet sich bereits ein Objekt mit gleichem Namen in der Objektliste, können Sie entweder das bestehende Objekt überschreiben oder ein neues Objekt erzeugen.

Eine Datei in ein bestehendes Inhaltsobjekt hochladen

Eine Datei kann in den Inhalt eines bestehenden Objekts über den Attributeditor hochgeladen werden. Der Attributeditor kann z. B. über den Befehl „Objekt“ > „Eigenschaften“ geöffnet werden (falls Sie sich im Lesemodus befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“). Für die Inhaltseigenschaft wird die Schaltfläche „Durchsuchen“ (Bezeichnung ist abhängig vom verwendeten Webbrowser) angeboten.

Ein Papierdokument scannen und bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Papierdokumente können entweder direkt am Arbeitsplatz oder in einer zentralen Scanstation eingescannt werden. Diese Scanvarianten sowie eine etwaige OCR-Erkennung werden im Folgenden beschrieben.

Ein Papierdokument am Arbeitsplatz scannen und bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für das Scannen von Papierinhalten und das Bearbeiten gescannter Dokumente bedient sich Fabasoft Folio der Software von Drittherstellern. Die Funktionalitäten bezüglich Scannen und Bearbeiten richten sich somit nach den von den jeweiligen Drittherstellern unterstützten Funktionalitäten.

Für das Scannen am Arbeitsplatz stehen Ihnen folgende zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Erste Möglichkeit:

Um ein Dokument in Fabasoft Folio zu scannen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Geschäftsobjekt oder den jeweiligen Ordner, in dem das Dokument abgelegt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Scannen“ aus. Es wird nun so lange gewartet bis der Scanner den Dateipfad des gescannten Dokuments in die Zwischenablage schreibt.
  3. Führen Sie die notwendigen Schritte in der Scansoftware aus. Die gescannte Datei wird hochgeladen.

Hinweis: Sie müssen sicherstellen, dass die Scansoftware automatisch den Dateipfad des gescannten Dokuments in die Zwischenablage schreibt. Entweder wird dies direkt von der Scansoftware unterstützt oder Sie können in den Nachbearbeitungsschritten der Scansoftware das Programm copytoclipboard.exe hinterlegen. Das Programm können Sie unter folgender URL herunterladen: http://<webserver>/<vdir>/fscasp/content/lib/copytoclipboard.zip

Zweite Möglichkeit:

Ein am Arbeitsplatz des Betriebssystems gescanntes Dokument kann über Drag-and-drop oder die Zwischenablage in Fabasoft Folio hochgeladen werden. Das gescannte Dokument kann auch über Webordner unter Verwendung von „Speichern unter“ direkt in Fabasoft Folio gespeichert werden.

Massen-Scanning von PapierdokumentenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Massen-Scanning ist der Einsatz dedizierter Scan-Arbeitsplätze vorgesehen, auf denen das Produkt Kofax Capture installiert ist. In Fabasoft Folio werden die gescannten Dokumente in der Reihenfolge des Scan-Vorgangs in einem globalen Ordner abgelegt. Von dort können die Dokumente Bearbeitern zugeteilt werden.

Der Scan-Vorgang wird aus der Benutzeroberfläche von Kofax Capture aktiviert und ist nicht Teil der Produktfunktionalität von Fabasoft Folio. Die Beschaffung, die Installation und der Betrieb von Kofax Capture auf den dafür vorgesehenen dedizierten Scan-Arbeitsplätzen ist nicht Bestandteil von Fabasoft Folio, sondern ist projektspezifisch zu berücksichtigen. Ebenso sind Funktionen für die Massendatenerfassung in Bezug auf Scannen von Papierinhalten projektspezifisch für dedizierte Scan-Arbeitsplätze und im Rahmen der dafür definierten Funktionalität von Kofax Capture zu implementieren.

Eine OCR-Konvertierung durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Massen-Scanning wird die OCR/ICR-Konvertierung auf den dedizierten Scan-Arbeitsplätzen durch das integrierte Produkt Kofax Capture im Rahmen der in diesem Produkt dafür verfügbaren Funktionalität, unterstützt.

Beim Scannen am Arbeitsplatz ist eine OCR-Konvertierung insoweit vorgesehen, als das dazu verwendete Drittprodukt für Scannen und Bearbeitung von Image-Dokumenten eine OCR-Konvertierung durchführen und das Ergebnis gemeinsam mit dem Image-Dokument speichern kann.

Eine E-Mail aus Microsoft Outlook hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine E-Mail aus Microsoft Outlook in den Fabasoft Folio Webclient zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
  2. Ziehen Sie die hochzuladende E-Mail per Drag-and-drop (also mit gedrückter Maustaste) in den Fabasoft Folio Webclient, direkt auf das Objekt, in das die Datei hochgeladen werden soll (z.B. einen Ordner). Wird die E-Mail auf den freien Bereich in der Detailansicht gezogen, wird sie im in der Detailansicht angezeigten Objekt abgelegt.
    Hinweis: Wenn Sie Mozilla Firefox verwenden, benutzen Sie Strg + C zum Kopieren und Strg + V zum Einfügen der E-Mail, da in diesem Webbrowser Drag-and-drop von E-Mails nicht möglich ist.
  3. Bestätigen Sie das Hochladen durch einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.
  4. Enthält die E-Mail einen Anhang (wie z. B. Audio-, Video- oder Textdateien), können Sie festlegen, auf welche Art der Text der E-Mail und die einzelnen Anhänge hochgeladen werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
    • E-Mail-Text und Anhang
    • E-Mail-Text und Anhang getrennt
    • Nur E-Mail-Text
    • Nur Anhang

Klicken Sie auf den gewünschten Eintrag, um die E-Mail und/oder den Anhang hochzuladen.

Die E-Mail wird in dem ausgewählten Objekt als E-Mail (Microsoft Outlook) abgelegt. Bestimmte Metadaten der E-Mail werden automatisch in die E-Mail (Microsoft Outlook) übernommen.

Kontakte hochladen und herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für den Im- und Export von Kontakten steht folgende Funktionalität zur Verfügung:

  • Kontakte können direkt von Microsoft Outlook in Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Strg + C und Strg + V). Diese hochgeladenen Kontakte enthalten sowohl die originale Outlook-MSG-Datei als auch eine konvertierte VCF-Datei.
  • VCF-Kontaktdateien können nach Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Drag-and-drop).
  • Folio-Kontakte können in Microsoft Outlook z. B. mithilfe der Tastenkombinationen Strg + C und Strg + V eingefügt werden.
  • Im Dateisystem werden heruntergeladene Kontakte als VCF-Dateien abgelegt.
  • Beim Zugriff auf Fabasoft Folio über WebDAV werden Kontakte als VCF-Dateien angezeigt.
  • Wird ein Kontakt hochgeladen und es existiert bereits ein Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse in Fabasoft Folio wird eine Version erstellt und der Kontakt aktualisiert. Voraussetzung dafür ist, dass der Benutzer, der den Kontakt hochlädt, Such- und Bearbeitungsrechte für den bereits existierenden Kontakt hat.

Termine hochladen und herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für den Im- und Export von Terminen steht folgende Funktionalität zur Verfügung:

  • Termine können direkt von Microsoft Outlook in Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Strg + C und Strg + V). Diese hochgeladenen Termine enthalten sowohl die originale Outlook-MSG-Datei als auch eine konvertierte ICS-Datei.
  • ICS-Termindateien können nach Fabasoft Folio hochgeladen werden (z. B. mit Drag-and-drop).
  • Folio-Termine können im Microsoft Outlook Kalender z. B. mithilfe der Tastenkombinationen Strg + C und Strg + V eingefügt werden.
  • Im Dateisystem werden heruntergeladene Termine als ICS-Dateien abgelegt.
  • Beim Zugriff auf Fabasoft Folio über WebDAV werden Termine als ICS-Dateien angezeigt.

Ein Objekt herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Daten aus dem Fabasoft Folio Webclient herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, dessen Inhalt heruntergeladen werden soll.
    Hinweis: Es können nur Dokumente (z. B. Microsoft Word-Dokumente) heruntergeladen werden.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Herunterladen“ aus.
  3. Es wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie den Inhalt öffnen oder speichern möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
  4. Der Dateiname wird vom System automatisch vorgeschlagen. Ändern Sie diesen wenn nötig. Wählen Sie das gewünschte Verzeichnis im Dateisystem aus, in dem das Dokument abgelegt werden soll.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Hinweis:

  • Alternativ können Sie Objekte in die Zwischenablage kopieren (Strg + C) und in der Betriebssystemumgebung die entsprechenden Dateien einfügen (Strg + V).
  • Um Ordnerstrukturen bzw. mehrere Dateien herunterzuladen, markieren sie die entsprechenden Objekte. Beim Herunterladen wird eine ZIP-Datei mit den ausgewählten Objekten erstellt.

Ein Bild herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bilder in Fabasoft Folio können in verschiedenen Formaten entweder in das Dateisystem oder in die Zwischenablage exportiert werden.

Um ein Bild herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das gewünschte Bild in einer Objektliste.
  2. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“ und führen Sie den Befehl „Bild herunterladen“ aus.
  3. Legen Sie die gewünschte Breite, Höhe und das Zielformat fest. Für den Export stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung: „Inhalt in Zwischenablage kopieren“, „Verweis in Zwischenablage kopieren“ und „Bild herunterladen“.

Häufig verwendete Exportformate können vom Administrator in der Medieninhalts-Konfiguration voreingestellt werden und stehen als eigene Menübefehle zur Verfügung. Das Standardprodukt definiert die Exportformate „Bild kopieren für Präsentation“, „Bild kopieren für E-Mail“ und „Verweis kopieren für Website“.

Folio OrdnerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Folio Ordner bildet die Ordnerstruktur Ihres Fabasoft Folio Webclients im Dateisystem nach und kann diese automatisch synchron halten.

Hinweis:

  • Systemadministratoren können die Funktionalität in der Arbeitsumgebung (Registerkarte „Erweitert“, Feld Folio Ordner ermöglichen) aktivieren.
  • Wenn Sie den Folio Ordner bereits in einer früheren Version verwendet haben, müssen Sie ein Upgrade durchführen. Beim erstmaligen Synchronisieren mit der aktuellen Version, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt. Beim Upgrade wird der bestehende Folio Ordner mitsamt allen Inhalten gelöscht. Sichern Sie daher alle nicht synchronisierten Dateien bevor Sie die Aktualisierung bestätigen.

Synchronisierung erstmalig verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Synchronisierung zu starten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Führen Sie in der Taskleiste auf dem Benachrichtigungssymbol den Kontextmenübefehl „Folio Ordner öffnen“ aus. Dadurch wird die erste Ebene Ihres Folio-Schreibtisches ins Dateisystem synchronisiert.
  2. Wenn Sie in einen Ordner navigieren, wird der Inhalt dieses Ordners (auf erster Ebene) synchronisiert. Die erfolgreiche Synchronisierung wird durch ein grünes Häkchen visualisiert.

Sie können nun die Dateien und Ordner sowohl im Fabasoft Folio Webclient als auch im Dateisystem bearbeiten.

Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können folgendermaßen Ordner und Dokumente für die Synchronisierung auswählen:

  • Beim Navigieren durch die Ordnerstruktur, wird automatisch der Inhalt des aktuellen Ordners synchronisiert und synchron gehalten.
  • Um komfortabel eine gesamte Ordnerhierarchie zu synchronisieren und synchron zu halten, steht Ihnen bei Ordnern der Kontextmenübefehl „Folio Ordner“ > „Ordner aktuell halten“ zur Verfügung.
  • Synchronisierte Ordner können über den Kontextmenübefehl „Folio Ordner“ > „Lokale Dateien entfernen“ wieder von der Synchronisierung ausgenommen werden. Dabei werden die lokalen Dateien der gesamten Ordnerhierarchie gelöscht. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden Elemente in Fabasoft Folio.

Hinweis:

  • Die Synchronisierung erfolgt automatisch im Hintergrund, sie kann aber über den Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols deaktiviert werden (Feld Offline).
  • Wenn eine Synchronisierung aktiv ist, sehen Sie im Tooltip des Benachrichtigungssymbols den aktuellen Fortschritt.
  • Falls ein Dokument gleichzeitig in Fabasoft Folio und im Dateisystem geändert wird, wird die Änderung vom Dateisystem in Fabasoft Folio übernommen und eine entsprechende Meldung angezeigt. Die überschriebene Änderung in Fabasoft Folio wird in einer Version gespeichert.
  • Wenn Sie die Synchronisierung nicht mehr benötigen, können Sie im Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols über die Schaltfläche „Löschen“, den Folio Ordner vom Dateisystem entfernen.

Fabasoft Folio Webclient:

Dateisystem:

Symbole für die Visualisierung des StatusPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benachrichtigungssymbol

Das Benachrichtigungssymbol wird verkleinert dargestellt, wenn Sie den Folio Ordner auf „offline“ gestellt haben oder wenn Sie nicht angemeldet sind. Bei mehreren Folio Ordnern bezieht sich der Status auf den aktuell ausgewählten Folio Ordner.  

Dateisystem

Folgende Symbole zeigen im Dateisystem den Synchronisierungsstatus an:

  • Nicht synchronisiert
    Nicht synchronisierte Ordner werden ohne spezielle Visualisierung dargestellt.
  • Synchronisiert
    Synchronisierte Ordner und Dokumente werden durch ein grünes Häkchen gekennzeichnet.
  • Ordner aktuell halten
    Ordner, bei denen die gesamte Hierarchie synchronisiert werden soll, werden mit einem blauen Rand dargestellt.
  • Modifiziert
    Der Ordner oder das Dokument wurde lokal verändert bzw. es wird gerade ein Synchronisierungsvorgang durchgeführt.
  • Fehler
    Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung.

Hinweis: Damit Änderungen bzw. Fehler leicht identifiziert werden können, werden diese über die gesamte Hierarchie angezeigt.

Kontextmenü des BenachrichtigungssymbolsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Kontextmenü des Fabasoft Folio Benachrichtigungssymbols stehen Ihnen folgende für den Folio Ordner relevante Befehle zur Verfügung:

  • Folio Ordner öffnen
    Öffnet den Ordner im lokalen Dateisystem, der für die Synchronisierung der Daten mit Fabasoft Folio angelegt wurde.
  • Synchronisieren
    Startet manuell den Synchronisierungsvorgang.

Hinweis: Falls Sie mit mehreren Fabasoft Folio Installation arbeiten, können Sie im Kontextmenü das System auswählen, mit dem Sie arbeiten wollen.

Kontextmenü im Folio OrdnerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Kontextmenü von synchronisierten Elementen, stehen unter „Folio Ordner“ folgende Befehle zur Verfügung:

  • Im Folio Webclient öffnen
    Der Fabasoft Folio Webclient wird geöffnet und das jeweilige Element wird markiert.
  • Eigenschaften im Folio Webclient anzeigen
    Die Eigenschaften des jeweiligen Elements werden im Fabasoft Folio Webclient geöffnet.
  • Ordner aktuell halten
    Die gesamte Ordnerhierarchie wird synchronisiert und synchron gehalten.
  • Lokale Dateien entfernen
    Die lokalen Dateien werden entfernt. Dies hat keine Auswirkung auf die entsprechenden Elemente in Fabasoft Folio.

FehlerbehebungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Falls ein Fehler beim Synchronisieren aufgetreten ist, stehen im Kontextmenü unter „Fehler beheben“ entsprechende Befehle zur Verfügung. Damit Sie leicht zum Fehler navigieren können, wird dieser über die gesamte Hierarchie angezeigt.

Synchronisierungs-AusnahmenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Pfadlängen beschränken

Wenn Sie diese Option im Optionen-Dialog des Benachrichtigungssymbols auswählen, werden nur Ordner synchronisiert, deren Pfadlänge 246 Zeichen nicht überschreitet und Dateien, deren Pfadlänge 259 Zeichen nicht überschreitet. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird unter Microsoft Windows für die Pfadlängenberechnung die interne 8.3-Notation gewählt (bei dieser Methode werden pro Ordner bzw. Datei max. 12 Zeichen berechnet; der Name wird nicht verändert). Unter Apple OS X gibt es in diesem Fall keine Einschränkung bei den Pfadlängen.

Bei einer Überschreitung der Pfadlänge wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Falls Sie unter Microsoft Windows Drittprodukte verwenden, die mit langen Pfaden nicht umgehen können, sollten Sie diese Option aktivieren.

Ausgenommene Dateien

Damit zum Beispiel temporäre Dateien von Drittprodukten nicht hochgeladen werden, gibt es folgende Synchronisierungs-Ausnahmen:

  • Versteckte Dateien.
  • Dateien, die mit ~WRD, ~WRL bzw. ppt beginnen, gefolgt von mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) und gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
  • Dateien, die mit mindestens einer Dezimal- bzw. Hexadezimalziffer (Großbuchstaben) beginnen, gefolgt von .tmp (Klein- und/oder Großbuchstaben).
  • Dateien, die ausschließlich aus Ziffern (Dezimal- bzw. Hexadezimalziffern in Großbuchstaben) bestehen.
  • Dateien, die mit aa beginnen, gefolgt von einem Kleinbuchstaben, gefolgt von fünf Ziffern und optional gefolgt von einer Zeichenfolge, die ebenfalls der zuvor angeführten Regel entspricht.
  • Dateien, die mit Icon beginnen gefolgt von einem „carriage return“ (nur Apple OS X).

Konfiguration in Fabasoft FolioPermanenter Link zu dieser Überschrift

Welche Elemente auf welchen Arbeitsplätzen aktuell gehalten werden sollen, kann auch im Fabasoft Folio Webclient eingesehen werden.

  1. Öffnen Sie Ihren Fabasoft Folio Webclient.
  2. Klicken Sie auf „Konto“.
  3. Im Bereich „Einstellungen“ unter „Synchronisierung“ wird für jeden Arbeitsplatz auf dem Sie Elemente aktuell halten eine Konfigurationszeile angezeigt.
    • Arbeitsplatz
      In diesem Feld stehen alle Computer zur Verfügung, mit denen Sie sich mit Fabasoft Folio verbunden haben. Somit kann pro Arbeitsplatz (z. B. beruflich und privat) unabhängig voneinander bestimmt werden, welche Elemente synchronisiert werden
    • Enthaltene Objekte
      In diesem Feld werden die Objekte, die synchronisiert werden sollen, eingetragen. Diese Festlegung wird nur ausgewertet, wenn sich das Objekt direkt auf oberster Ebene am Schreibtisch befindet.
      Hinweis: Wird ein Ordner synchronisiert, werden automatisch alle untergeordneten Elemente synchronisiert.
    • Ausgenommen Objekte
      Objekte, die sich in einem synchronisierten Ordner befinden, werden nicht synchronisiert, wenn sie in diesem Feld eingetragen sind.
      Hinweis: Elemente, die sich in ausgenommenen Ordnern befinden, werden ebenfalls nicht synchronisiert.

Arbeiten mit InhaltsobjektenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Inhaltsobjekt bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die in einem Inhaltsobjekt (z.B. Microsoft Word-Dokument) gespeicherte Datei (z.B. Microsoft Word-Datei) zu bearbeiten, stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Direktes Öffnen
    Führen Sie einen Doppelklick auf das Objekt aus.
  • Über das Kontextmenü öffnen
    Öffnen Sie das Kontextmenü des Objekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Bearbeiten“ aus.
  • Über das Menü öffnen
    Markieren Sie das Objekt. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Öffnen“ aus.
  • Einen Inhalt über den Attributeditor hochladen
    Markieren Sie das Objekt. Öffnen Sie das Kontextmenü des Objekts und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus (Falls Sie sich im Lesemodus befinden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“). Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ und wählen Sie den hochzuladenden Inhalt aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Ein Inhaltsobjekt zwischenspeichernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Speicherung während der Bearbeitung eines Dokuments erfolgt über die Speicherfunktion des Drittprodukts.

Ein Inhaltsobjekt druckenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer können den Inhalt eines Inhaltsobjekts über das Drittprodukt (z.B. bei einem Microsoft Word-Dokument über Microsoft Word) ausdrucken. Dazu muss der Inhalt des Objekts geöffnet und die Druckfunktion des integrierten Drittprodukts verwendet werden.

Ein Inhaltsobjekt verschlüsseln bzw. entschlüsselnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Ihre Dokumente vor unerlaubtem Zugriff zu schützen, können Sie zusätzlich zum Vergeben von Zugriffsberechtigungen Dokumente verschlüsseln.

Ein Inhaltsobjekt verschlüsselnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Dokument zu verschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des zu verschlüsselnden Dokuments durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Verschlüsseln“ aus.
  2. Geben Sie das gewünschte Passwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Ein Inhaltsobjekt entschlüsselnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Dokument zu entschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des zu entschlüsselnden Dokuments durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Entschlüsseln“ aus.
  2. Geben Sie das Passwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Ein verschlüsseltes Inhaltsobjekt bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Bearbeitung eines Dokuments muss das Inhaltsobjekt vorher nicht manuell entschlüsselt werden, da beim Öffnen nach dem Passwort gefragt wird. Das Inhaltsobjekt ist nach der Bearbeitung weiterhin verschlüsselt.

Hinweis: Bei verschlüsselten Dokumenten werden DocProperties nicht unterstützt.

Ein verschlüsseltes Inhaltsobjekt herunterladen bzw. hochladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Verschlüsselte Inhaltsobjekte können wie nicht verschlüsselte Inhaltsobjekte über das Menü „Extras“ und den Befehl „Herunterladen“ heruntergeladen werden, werden dabei jedoch nicht entschlüsselt. Die Entschlüsselung kann danach mithilfe des externen Werkzeugs openssl erfolgen. Wenn ein verschlüsseltes Dokument hochgeladen wird, muss manuell auf der Registerkarte „Inhalt“ im Feld Verschlüsselung definiert werden, dass es sich um ein verschlüsseltes Dokument (AES 256 CBC) handelt.

Nicht verschlüsselte Dokumente können beim Hochladen mit Drag-and-drop direkt verschlüsselt werden. Markieren Sie dazu das Feld Verschlüsselt hochladen.

Hinweis: Dateien können auch mithilfe des Werkzeugs openssl verschlüsselt und entschlüsselt werden.

Verschlüsselung: openssl enc -e -aes-256-cbc -md md5 -nosalt -p -in ./inputFile -out ./outputFile

Entschlüsselung: openssl enc -d -aes-256-cbc -md md5 -nosalt -p -in ./inputFile -out ./outputFile

Einem Inhaltsobjekt Adressaten zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einer Unterlage kann im Zuge der Bearbeitung ihrer Metadaten ein Adressat (oder mehrere Adressaten) zugeordnet werden. Ein Adressat ist entweder ein Personenobjekt (Mitarbeiter/Kontaktperson), das gesucht oder erzeugt werden kann, oder ein Freitext-Adressat, d.h. eine individuell für diese Unterlage definierte und nicht wiederverwendbare Adresse.

Den Adressaten des übergeordneten Objekts übernehmenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig werden in eine Unterlage, die noch nicht abgeschlossen ist, die Adressaten des übergeordneten Objekts dynamisch übernommen.

Dieses Standardverhalten kann individuell für jede Unterlage deaktiviert werden, sodass bei Bedarf Adressaten abweichend vom übergeordneten Objekt festgelegt werden können.

Einen Adressaten suchen und zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einer Unterlage über eine Suche einen Adressaten zuzuordnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, der ein Adressat zugeordnet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
  5. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Suchen“.
  6. Wählen Sie den Objekttyp aus, nach dem gesucht werden soll.
    Hinweis: Um nach allen Arten von Adressaten zu suchen, wählen Sie den Eintrag „Kontakt“ aus.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  8. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.
  9. Markieren Sie die Adressaten, die Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  10. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Sie können im Feld Kontakt auch eine Schnellsuche durchführen.

Einen Adressaten erzeugen und zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um im Zuge der Bearbeitung der Metadaten einer Unterlage einen Adressaten zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, in der ein Adressat erzeugt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
  5. Klicken Sie in der neuen Zeile im Feld Kontakt auf die Schaltfläche „Erzeugen“ (Plus-Symbol).
  6. Wählen Sie einen Objekttyp (z. B. Kontaktperson) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  7. Bearbeiten Sie die Metadaten des Adressaten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einen Freitext-Adressaten zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um im Zuge der Bearbeitung der Metadaten einer Unterlage einen Adressaten als Freitext zu erfassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Unterlage, in der ein Freitext-Adressat eingetragen werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Unterlage durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Adressaten“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeile hinzufügen“ (Plus-Symbol).
  5. Klicken Sie in der neu erzeugten Zeile auf die Schaltfläche „Detail öffnen“, um den Adressaten in der Detailansicht zu bearbeiten.
  6. Bearbeiten Sie die Metadaten des Adressaten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Das Feld Kontakt bleibt bei Freitext-Adressaten leer.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

DocProperties einfügenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein DocProperty in ein Microsoft Word-Dokument einzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Microsoft Word-Dokument auf die Registerkarte „Einfügen“ und in der Gruppe „Fabasoft Folio“ auf „Eigenschaft“.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Eigenschaft.

Die Eigenschaft wird im Dokument als DocProperty eingefügt.

Hinweis: Die Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn das Fabasoft Folio COM-Add-in aktiviert ist.

Mit Listen arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einträge markierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können mehrere Objekte einer Objektliste markieren, um diese gleichzeitig zu bearbeiten.

Mehrere Einträge auswählen

Um mehrere Einträge einer Objektliste zu markieren, klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die gewünschten Objekte.

Einen Bereich auswählen

  1. Um einen Bereich der Objektliste auszuwählen, klicken Sie auf das erste Objekt und drücken Sie die Umschalt-Taste.
  2. Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie auf den letzten gewünschten Eintrag. Dadurch werden alle Objekte zwischen den beiden Einträgen markiert.

Objekte innerhalb der Objektliste sortierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Sortierung von Objekten in einer Objektliste können Sie einfach an unterschiedliche Anforderungen anpassen. Sie können die Objekte einer Spalte nach bestimmten Kriterien auf- bzw. absteigend anordnen sowie nach mehreren Aspekten gleichzeitig sortieren. Standardmäßig werden die Objekte nach dem Zeitpunkt ihrer Erzeugung angezeigt.

Objekte sortieren
In Objektlisten steht neben der jeweiligen Spaltenbezeichnung die Schaltfläche „Sortieren“ zur Verfügung.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sortieren“ (Doppelpfeil), um die Objekte der Objektliste anhand dieses Spaltenkriteriums (z. B. anhand des Namens) aufsteigend zu sortieren.

    Sobald die Sortierung durchgeführt wurde, zeigt ein Pfeil nach oben an, dass die Objekte aufsteigend sortiert sind.
  • Klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche „Sortieren“ (Pfeil nach oben), um die Objekte absteigend zu sortieren.

    Sobald die Sortierung durchgeführt wurde, zeigt ein Pfeil nach unten an, dass die Objekte absteigend sortiert sind.
  • Klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche „Sortieren“ (Pfeil nach unten), um die Sortierung aufzuheben.

    Der Doppelpfeil zeigt an, dass die Objekte der Objektliste weder aufsteigend noch absteigend sortiert sind.

„Sortieren“-Symbole
In Objektlisten zeigen die Pfeilsymbole neben der Spaltenbezeichnung an, ob und wie die Objekte nach einer bestimmten Spalte sortiert sind.

  • Doppelpfeil: Die Objekte sind nicht nach dieser Spalte sortiert.
  • Pfeil nach oben: Die Objekte sind nach dieser Spalte aufsteigend sortiert.
  • Pfeil nach unten: Die Objekte sind nach dieser Spalte absteigend sortiert.

Objektlisten über das Kontextmenü sortieren
Objektlisten können auch über das Kontextmenü der Spaltenbezeichnung sortiert werden. Sortierungen können über das Kontextmenü auch wieder aufgehoben werden.

Sortierung nach mehreren Kriterien
Sie haben die Möglichkeit, die Sortierung der Objektliste nach mehreren Kriterien vorzunehmen. Wählen Sie dazu die Schaltflächen „Sortieren“ in der gewünschten Sortierreihenfolge aus. Eine Zahl neben der Spaltenbezeichnung zeigt die Priorität der Sortierung an.

Im gezeigten Beispiel werden die Einträge zuerst nach dem Kriterium „Name“ aufsteigend sortiert. Wenn für einen Namen mehrere Einträge existieren, werden diese Einträge aufsteigend nach der Spalte „Letzte Änderung am/um“ sortiert.

Hinweis: Wird nach mehreren Kriterien sortiert, klicken Sie auf die Prioritätszahl neben der Spaltenbezeichnung um die Sortierung nach dem entsprechenden Kriterium aufzuheben.

Objekte innerhalb der Objektliste gruppierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig werden alle Objekte nach dem Zeitpunkt ihrer Erzeugung in der Objektliste dargestellt. Es kann aber auch eine auf- oder absteigende Gruppierung der Einträge nach einem Kriterium oder nach mehreren Kriterien vorgenommen werden. Eine Liste mit gleichen Einträgen kann somit übersichtlich gestaltet werden.

Um Einträge einer Objektliste nach dem Inhalt einer Spalte zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Spaltenbezeichnung durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Gruppieren nach“ > „Gruppiermethode“ aus.

    Alle gleich lautenden Einträge einer Spalte werden zu einer Gruppe zusammengefasst.
    Durch Anwahl des Plus-Symbols können die einzelnen Einträge einer Gruppe angezeigt werden.
    Hinweise:
    • Das Symbol neben der Spaltenbezeichnung zeigt an, ob die Gruppierung aufsteigend oder absteigend erfolgt.
    • Zusätzlich zur Gruppierung kann eine Sortierung erfolgen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche neben der Spaltenbezeichnung, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Optional kann dies auch über das Kontextmenü der Spaltenbezeichnung geschehen.

Gruppierung nach Anfangsbuchstaben oder Zeiteinheiten

  • Eine Gruppierung kann in einer Spalte die Zeichenketten (z. B. Namen) enthält auch nach den Anfangsbuchstaben der Einträge erfolgen (Befehl „Gruppieren nach Anfangsbuchstaben“).
  • Eine Gruppierung kann in einer Spalte, die Datumsangaben enthält, auch nach Jahr, Monat, Tag oder Stunde erfolgen.

In Objektlisten blätternPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sind mehr Objekte vorhanden, als auf einer Seite in Ihrer Objektliste angezeigt werden können (dies ist abhängig von der Konfiguration), werden in der Menüleiste Navigationsschaltflächen angezeigt. Diese ermöglichen das Blättern in der Liste.

Mit den Schaltflächen ist es möglich, durch die Liste zu navigieren, und zwar

  • nach vor und
  • zurück.

Im Dropdownmenü stehen weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Zusätzlich haben Sie im Eingabefeld Seite folgende Möglichkeiten:

  • Durch Eingabe einer Seitennummer können Sie direkt auf diese Seite wechseln.
  • Durch Eingabe von /<Zahl> werden <Zahl> Einträge pro Seite dargestellt.
    Beispiel:/5 im Feld „Seite“ zeigt fünf Einträge pro Seite an.
  • Durch Eingabe von /a („all“) werden alle Einträge der Liste (max. 2500) angezeigt.
  • Durch Eingabe von /d („default“) werden die Standardeinstellungen für die Darstellung der Liste herangezogen.

Hinweis: Wird /a eingegeben und die Anzahl der Einträge in der Liste unterschreitet den Standardwert (konfigurationsabhängig) für auf einer Seite darzustellende Zeilen, dann wird das Navigationselement erst wieder angezeigt, wenn sich ausreichend Einträge in der Liste befinden.

Reihenfolge der Objekte in einer Liste verändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Reihenfolge der Einträge in einer Objektliste können Sie über Drag-and-drop frei anpassen (zusätzlich zu den Möglichkeiten der Sortierung und Gruppierung).

  • Durch einen Klick auf die Zelle in der ersten Spalte des zu verschiebenden Objekts und durch Halten der Maustaste wird das Verschieben initiiert.
    Hinweis: In Aggregatslisten wird dies durch einen Klick auf die Zeilennummerierung erreicht.
  • Das Objekt wird erst beim Loslassen der Maustaste verschoben. Das Objekt kann entweder an eine andere Stelle in der Liste verschoben werden oder in ein anderes Objekt.
  • Das Ziel für die Verschiebeoperation wird grafisch durch eine Linie visualisiert.
  • Es können mehrere Objekte gleichzeitig verschoben werden, selbst wenn sich die Objekte in nicht aufeinanderfolgenden Zeilen befinden.
  • Können am Schreibtisch nicht alle Listeneinträge angezeigt werden, wird beim Verschieben die Liste gescrollt, wenn sich der Mauszeiger am oberen bzw. unteren Ende der Liste befindet. Somit kann auch in langen Listen mit einer einzigen Verschiebeoperation das gewünschte Ergebnis erzielt werden.

Hinweis: Die Reihenfolge der Objekte ist nur änderbar, wenn die Objekte der Objektliste nicht gruppiert und nicht sortiert sind.

HintergrundkontextmenüPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio bietet, ähnlich einem Dateimanager, im leeren Bereich einer Objektliste (bzw. im leeren Bereich des Listenkopfs) ein Kontextmenü an, das häufig verwendete Befehle zur Verfügung stellt.

Spaltenbearbeitung in der DetailansichtPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die effiziente Bearbeitung mehrerer Objekte gleichzeitig, stehen in der Detailansicht Möglichkeiten ähnlich einem Tabellenkalkulationsprogramm zur Verfügung.

Bearbeitungsmöglichkeiten:

  • Kopieren (Strg + C)
  • Ausschneiden (Strg + X)
  • Einfügen (Strg + V)
  • Löschen (Entf-Taste)

Es können mehrere auch nicht zusammenhängende Zellen innerhalb einer Spalte gleichzeitig kopiert und eingefügt werden. Ist die Anzahl der markierten Zellen beim Einfügen größer als die Anzahl der markierten Zellen beim Kopieren, wird wieder mit dem ersten Wert begonnen. Werden beim Einfügen weniger Zellen markiert, werden nur Werte in den markierten Zellen geändert.

Hinweis: Unter Linux werden keine leeren Objektzeiger kopiert.

Die Werte können auch von Fabasoft Folio kopiert und zum Beispiel in Microsoft Excel eingefügt werden. Das Einfügen von Werten aus Drittanwendungen in Fabasoft Folio ist nur bedingt möglich (abhängig vom Zwischenablagenformat der Drittanwendung).

Berechnungen in ObjektlistenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Zahlen- und Währungswerte, die in einer Spalte dargestellt werden, kann die Anzahl (der Einträge mit einem Wert), die Summe und der Durchschnitt berechnet werden. Dafür steht im Kontextmenü des Spaltenkopfs bei der entsprechenden Spalte der Befehl „Berechnen“ zur Verfügung. Das Ergebnis wird am Seitenende angezeigt.

Wird die Liste gruppiert, werden die Berechnungen pro Gruppe durchgeführt und am Ende der Gruppeneinträge angezeigt. Bei gefilterten Objektlisten werden nur die angezeigten Einträge für die Berechnung herangezogen.

Wird ein Wert zum Beispiel mit der F2-Taste verändert, findet eine Neuberechnung erst nach dem Aktualisieren der Liste statt. Die Werte der alten Berechnung werden ausgegraut dargestellt.

DatentabellePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die angezeigten Spalten einer Objektliste können als Tabelle in die Zwischenablage kopiert werden. Somit kann eine textuelle Repräsentation der Liste zum Beispiel in Microsoft Excel eingefügt werden.

Um eine Datentabelle in die Zwischenablage zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Objektliste in der Detailansicht.
  2. Öffnen Sie das Menü „Zwischenablage“, und führen Sie den Befehl „Datentabelle“ > „Kopieren (Standard)“ bzw. „Kopieren (Erweitert)“ aus. Wenn Sie „Kopieren (Erweitert)“ wählen, werden zusätzlich zu den sichtbaren Spalten auch Einträge von eingeblendeten Objektlisten und alle Werte von Aggregaten und Aggregatslisten als verschachtelte Tabelle kopiert.

Darstellung von Listen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Spalteneinstellungen über die Kopfzeile anpassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Spalteneinstellungen können Spalten einer Objektliste Ihren jeweiligen Anforderungen angepasst werden.

Um eine Spalte hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie jenes Objekt in der Objektliste, dessen Eigenschaften Sie einblenden möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalte hinzufügen“ (Plus-Symbol) und wählen Sie aus der entsprechenden Kategorie die Eigenschaft aus, die angezeigt werden soll.

    Hinweis: Welche Eigenschaften als Spalten zur Auswahl stehen hängt vom Typ des Objekts ab, das in der Objektliste markiert ist.

Schaltflächen zum Bearbeiten der Spalten

  • Um eine Spalte nach rechts oder links zu verschieben, klicken Sie auf die entsprechenden Pfeil-Schaltflächen.
  • Um eine Spalte zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalte entfernen“ (X-Symbol).
  • Um eine Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalte hinzufügen“ (Plus-Symbol).
  • Die angeführten und weitere Befehle stehen im Kontextmenü zur Verfügung, das durch einen Klick auf die Schaltfläche „Menü“ (Pfeil-nach-unten-Symbol) geöffnet werden kann.
    Bei Objektzeigereigenschaften können über den Kontextmenübefehl „Nächste Stufe“ Eigenschaften des referenzierten Objekts angezeigt werden.
    Bei zusammengesetzten Eigenschaften können über den Kontextmenübefehl „Details“ Eigenschaften der zusammengesetzten Eigenschaft angezeigt werden.

Spalteneinstellungen über die Schaltfläche „Spalte ändern“ anpassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Alternativ zum Anpassen der Spalteneinstellungen über die Kopfzeile, kann der „Spalte ändern“-Dialog verwendet werden.

Um die Spalteneinstellungen zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie jenes Objekt in der Objektliste, dessen Eigenschaften Sie einblenden möchten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Spalte ändern“ (befindet sich über dem Menü „Ansicht“).
  3. Wählen Sie die gewünschten Eigenschaften aus.
    • Geben Sie im Filterfeld den gewünschten Eigenschaftsnamen ein, um die Auswahl zu filtern. Um Eigenschaften von referenzierten Objekten anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Nächste Stufe“ (max. 3 Stufen). Die Schaltfläche ist nur sichtbar, wenn das Filterfeld befüllt ist.
    • Wählen Sie eine Registerkarte aus, um nur Eigenschaften dieser Registerkarte anzuzeigen.
    • Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus, die Sie hinzufügen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.
    • Wählen Sie eine oder mehrere Spalten aus, die Sie entfernen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.
    • Die angezeigten Spalten können per Drag-and-drop sortiert werden.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Änderungen zu übernehmen.

Spalten fixierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Durch fixierte Spalten kann verhindert werden, dass Spalten durch das horizontale Scrollen aus der Sicht verschwinden. So kann zum Beispiel bei vielen eingeblendeten Spalten die erste Spalte mit dem Namen des Objekts fixiert werden, damit man immer erkennt in welcher Zeile man sich befindet.

Um Spalten zu fixieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Gehen Sie zu der Spalte, die fixiert werden soll. Beziehungsweise gehen Sie zu der Spalte, die sich ganz rechts von allen befindet, falls mehrere Spalten fixiert werden sollen.
    Hinweis: Es müssen sich mindestens zwei Spalten nach der letzten zu fixierenden Spalte befinden, damit der Befehl „Fixieren“ zur Verfügung steht.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Spaltenüberschrift und führen Sie den Befehl „Fixieren“ aus.

Hinweis: Um die Fixierung von Spalten wieder aufzuheben, führen Sie wieder dieselben Schritte aus.

Eine fixierte Spalte wird dunkelblau hervorgehoben, und der horizontale Scrollbalken reicht nur noch über diejenigen Spalten, die nicht fixiert sind. Das horizontale Scrollen ist nur spaltenweise möglich.

Speichern und Laden von SpalteneinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Spalteneinstellungen einer Objektliste können durch Speichern und Laden für andere Objektlisten verwendet werden bzw. anderen Benutzern zur Verfügung gestellt werden.

Um die aktuellen Spalteneinstellungen zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Ansicht“ und führen Sie unter „Spalteneinstellungen“ den Befehl „Speichern“ aus.
  2. Klicken Sie auf die gewünschte Art der Speicherung.

Um eine gespeicherte Spalteneinstellung zu laden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Ansicht“ und wählen Sie die gewünschte Einstellung aus.
    Hinweis: Die Einträge stehen nur zur Verfügung, wenn Einstellungen gespeichert wurden.

Mit dem Menübefehl „Ansicht“ > „Spalteneinstellungen“ > „Zurücksetzen“ können Sie die Standardeinstellungen wiederherstellen.

Spalteneinstellungen kopierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Spalteneinstellungen in andere Objektlisten kopieren

Um Spalteneinstellungen einer Objektliste für andere Objektlisten zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in die Objektliste, deren Spalteneinstellungen kopiert werden sollen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ansicht“ und führen Sie unter „Spalteneinstellungen“ den Befehl „Kopieren“ aus.
  3. Wechseln Sie zu der Objektliste, die die gleichen Spalteneinstellungen erhalten soll.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ansicht“ und führen Sie unter „Spalteneinstellungen“ den Befehl „Einfügen“ aus.

Die Objektliste erhält nun die gleichen Spalteneinstellungen wie die ursprüngliche Objektliste.

Spalteninhalte in ein Drittprodukt übernehmen

Das Kopieren der Spalteneinstellungen können Sie auch verwenden, um Fabasoft Folio Inhalte über die Zwischenablage in Drittprodukte, z. B. Microsoft Word oder Microsoft Excel, zu übernehmen.

  1. Wechseln Sie in die Objektliste, deren Werte kopiert werden sollen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ansicht“ und führen Sie unter „Spalteneinstellungen“ den Befehl „Kopieren“ aus.
  3. Öffnen Sie das gewünschte Drittprodukt (z. B. Microsoft Excel).
  4. Fügen Sie die Inhalte aus der Zwischenablage ein (Strg + V)
  5. Die Inhalte stehen im Drittprodukt zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Listeneinträge farblich kennzeichnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Eintrag in einer Liste farblich zu kennzeichnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, das farblich hervorgehoben werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Ansicht“ und wählen Sie unter „Hervorhebungsfarbe“ eine Farbe aus.

Darstellung der Objekte verändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig wird der Inhalt einer Objektliste in der Detailansicht angezeigt. Diese Darstellungsart können Sie über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansicht ändern“ ändern.

Die Darstellungsformen sind:

  • Details
    Die Objekte werden als Listeneinträge mit den definierten Spalteneinstellungen dargestellt.
  • Miniaturansicht
    Die Objekte der Liste werden durch eine generierte Vorschau (wenn möglich) und dem Objektnamen dargestellt. Die Werte der eingeblendeten Spalten werden als Overlay angezeigt.
  • Kartenansicht
    Die Objekte der Liste werden ähnlich Visitenkarten dargestellt, die die wichtigsten Metadaten textuell und symbolisch anzeigen.
    Das Kontextmenu kann entweder durch einen Rechtsklick im oberen Bereich der Karte geöffnet werden oder durch einen Klick auf das Pfeilsymbol.
  • Inhaltsansicht
    Die Objekte werden als Liste mit den wichtigsten Metadaten dargestellt.
  • Vorschau
    Die Objekte werden in einer seitenfüllenden generierten Vorschau (wenn möglich) dargestellt. Die Größe der Thumbnails zur Auswahl des angezeigten Objekts kann über den Menübefehl „Ansicht“ > „Ansichtseinstellungen“ festgelegt werden.

Zusätzlich können Sie in einem eigenen Fenster eine „Diashow starten“. Das Diashow-Intervall können Sie über den Menübefehl „Ansichtseinstellungen“ festlegen.

FilterPermanenter Link zu dieser Überschrift

Über Filter können Objektlisten nach bestimmten Kriterien gefiltert werden: Objekte, die den Filterkriterien des aktivierten Filters entsprechen, werden in der Objektliste und in der Baumdarstellung angezeigt. Objekte, die den Filterkriterien nicht entsprechen, werden nicht angezeigt.

Filtersymbol

Ob eine Objektliste gerade durch einen Filter gefiltert wird oder nicht, erkennen Sie anhand des Filtersymbols in der Symbolleiste. Dieses Symbol wird über dem Menü „Ansicht“ dargestellt, sobald für die angezeigte Objektliste ein Filter aktiviert ist.

Hinweis: Wenn Sie Ihren Mauszeiger über das Filtersymbol bewegen, wird der Name des Filters, der aktiviert ist, angezeigt. Es kann jeweils nur ein Filter aktiv sein. Wenn Sie einen weiteren Filter aktivieren, wird dadurch ein anderer aktiver Filter deaktiviert.

Filter aktivieren

Um einen Filter zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor (damit Sie einen Filter aktivieren können, müssen vom Administrator Filter-Ausdrücke zur Verfügung gestellt werden):

  1. Wechseln Sie in jene Objektliste, deren Einträge Sie filtern möchten.
  2. Klicken Sie auf das Menü „Ansicht“ und klicken Sie auf den Eintrag „Filter“. Alle zur Verfügung stehenden Filter werden angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Filter aus.
  3. Die Objektliste wird anhand der Kriterien in dem von Ihnen ausgeführten Filter gefiltert. Nur jene Objekte werden angezeigt, die den Kriterien des Filters entsprechen.

Hinweis: Objekte, die aufgrund der Filterkriterien nicht angezeigt werden, werden nicht permanent aus der Objektliste entfernt. Diese Objekte werden lediglich nicht angezeigt. Wenn Sie also eine Liste, für die ein Filter aktiviert ist, über den Befehl „Zwischenablage“ > „Datentabelle“ > „Kopieren (Standard)“ kopieren und in ein Drittprodukt wie Microsoft Excel einfügen, werden alle Objekte der Liste eingefügt und nicht nur jene Objekte, die aufgrund der Filterkriterien angezeigt werden.

Filter deaktivieren

Um einen Filter wieder zu deaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in jene Objektliste, deren Filter deaktiviert werden soll.
  2. Klicken Sie auf das Menü „Ansicht“ und klicken Sie unter „Filter“ auf das Kontrollkästchen des aktivierten Filters, sodass dieser nicht mehr markiert ist.
  3. Die Objektliste wird ungefiltert angezeigt.

Exkurs: „Filter-Ausdruck“

In der Fabasoft Folio Domäne können beliebig viele Filter-Ausdrücke definiert werden, die die Objekte einer Objektliste filtern. Wird ein Filter-Ausdruck aktiviert, wird dessen Fabasoft app.ducx Expression ausgewertet. Aufgrund des Ergebnisses dieser Auswertung werden Objekte in der Liste dargestellt.

Objekte des Typs Filter-Ausdruck erzeugen Sie in einem Verwaltungswerkzeug. Zur Auswertung des Filter-Ausdrucks wird die Aktion Ausdruck zum Filtern einer Objektliste auswerten auf das Filter-Ausdruck-Objekt aufgerufen. Es werden die Objekte der Objektliste des Vaterobjekts übergeben.

SpaltenfilterPermanenter Link zu dieser Überschrift

Zusätzlich zur Möglichkeit Objektlisten mit einem Filter-Ausdruck zu filtern, steht nun ein Spaltenfilter zur Verfügung. Der Spaltenfilter kann im Kontextmenü des Spaltenkopfs mit dem Befehl „Filtern“ aktiviert werden.

Der Spaltenfilter bietet folgende Funktionalität:

  • Wenn die Zeichenkette in der Spalte die eingegebene Filterzeichenkette enthält, wird das jeweilige Objekt angezeigt.
  • Es kann der Platzhalter * für beliebig viele Zeichen und der Platzhalter ? für ein Zeichen verwendet werden.
  • Bei der Eingabe von Zeichen in das Filterfeld wird nach jeder Pause von 350 Millisekunden die Liste aktualisiert.
    Als Vorschau werden maximal zehn Einträge angezeigt, mit einem Hinweis auf die Anzahl aller Einträge, die dem Filter entsprechen. Durch Betätigen der Enter-Taste werden alle Einträge, die dem Filter entsprechen, angezeigt.
  • Es kann in mehreren Spalten gleichzeitig gefiltert werden.
  • Der Filter kann durch erneutes Aufrufen des Kontextmenübefehls „Filtern“ entfernt werden. Alternativ dazu kann die Eingabe im Filterfeld gelöscht und mit der Enter-Taste bestätigt werden.

AktualisierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Anzeige der dargestellten Objekte kann jederzeit aktualisiert werden. Durch das Aktualisieren bringen Sie die am Bildschirm dargestellte Anzeige auf den jeweils aktuellen Stand. Dies ist zum Beispiel nötig, wenn Sie mit anderen Benutzern gleichzeitig in einer Objektliste (z. B. in einem Ordner oder einem Suchordner) arbeiten und sich den neuesten Stand ansehen möchten.

Um die angezeigte Objektliste zu aktualisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Ansicht“ und führen Sie den Befehl „Aktualisieren“ aus.
  2. Die Anzeige wird auf den aktuellen Stand gebracht.

Hinweis: In vielen Fällen wird die Objektliste aktualisiert, indem Sie zu dieser wechseln. In manchen Fällen, etwa bei Objekten des Typs Domänenobjekte geschieht dies jedoch nicht automatisch. In diesem Fall werden erst Objekte in der Objektliste angezeigt, wenn Sie über das Menü „Ansicht“ den Befehl „Aktualisieren“ ausführen.

Eine Suche durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Über eine Suche können Sie Objekte finden und zum Beispiel für die weitere Bearbeitung als Objektzeiger auf Ihrem Schreibtisch oder in anderen Objektlisten ablegen. Im Suchfenster definieren Sie die Suchkriterien, auf denen Ihre Suche basiert. Die Ergebnisliste zeigt die Objekte an, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Objekte, die Sie markieren, können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ in die Objektliste übernehmen, aus der Sie die Suche gestartet haben. Darüber hinaus können Sie die angegebenen Suchkriterien als Suchmuster für die spätere Wiederverwendung sichern.

Hinweis: Damit Objekte gefunden werden können, müssen Sie das Recht „Objekt suchen“ für diese Objekte besitzen.

Nach Objekten suchenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Durchführen einer Suche besteht aus folgenden Schritten

  • Öffnen des Dialogs „Suchen“
  • Auswahl des Typs der gesuchten Objekte (oder des zu verwendenden Suchmusters)
  • Festlegen der Suchkriterien
  • Starten der Suche
  • Auswerten der Suchergebnisse (Suchergebnisse sammeln, Suchergebnisse übernehmen, Suche ändern oder neue Suche beginnen)

Um eine Suche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Suchen“ aus, um den Dialog „Suchen“ zu öffnen.
  2. Sie haben nun drei Möglichkeiten, die Suche fortzusetzen:
    • Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl den Typ aus, dem die gesuchten Objekte angehören. Diese Dropdownliste bietet alle Typen an, die im jeweiligen Kontext gesucht werden können. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Auswahl zu übernehmen.
    • Klicken Sie im Feld Vorschlag auf den Typ, dem die gesuchten Objekte angehören. Dieses Feld enthält jene Typen, von denen Objekte in der Objektliste, aus der der Suchvorgang gestartet wurde, enthalten sind.
    • Klicken Sie im Feld Suchmuster auf ein Suchmuster, um die Suche mithilfe dieses Suchmusters durchzuführen. Das Feld Suchmuster wird nur angeboten, wenn im aktuellen Kontext für Sie Suchmuster zur Verfügung stehen.
  3. Legen Sie nun die Suchkriterien fest, anhand derer die Suche durchgeführt werden soll.
    Für Details über das Festlegen von Suchkriterien siehe Kapitel „Suchkriterien über Optionen aus dem Menü einschränken“ und „Suchkriterien über Wildcards einschränken“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“, um die Suchabfrage anhand der festgelegten Suchkriterien durchzuführen.
  5. Die Suche wird anhand der definierten Suchkriterien durchgeführt. Die Objekte, auf die die Suchkriterien zutreffen, werden auf der Registerkarte „Suchergebnis“ angezeigt.
    Übersteigt die Anzahl der Treffer die Anzahl der auf einer Seite darstellbaren Objekte, können Sie über die Navigationsschaltflächen im Suchergebnis blättern.
  6. Markieren Sie die Treffer, die in die Liste, aus der die Suche gestartet wurde, übernommen werden sollen.
    Hinweise:
    - Um Treffer mehrerer, unterschiedlicher Suchen in einer gemeinsamen Liste zu sammeln, steht die Treffersammlung zur Verfügung (Schaltfläche „Sammeln“), siehe Kapitel „Die Treffersammlung verwenden“.
    - Um die Suchkriterien zu ändern klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche ändern“.
    - Um eine neue Suche durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Suche“.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die markierten Treffer in die Liste, aus der die Suche gestartet wurde, zu übernehmen.

Mögliche Suchergebnisse
Abhängig davon, wie viele Objekte aufgrund der Suchkriterien ermittelt wurden, können folgende Probleme auftreten:

  1. Es konnten keine Objekte ermittelt werden, für die Ihre Suchkriterien zutreffen.
    Lösungsvorschlag: Da durch die bisherigen Suchkriterien keine Objekte ermittelt werden konnten, können Sie entweder die bisherige Suche ändern, eine neue Suche beginnen oder den gesamten Vorgang abbrechen. Wenn keine Objekte für Ihre Suchabfrage ermittelt werden können, hängt das entweder damit zusammen, dass keine Objekte existieren, für die diese Kriterien zutreffen oder dass Sie nicht die Berechtigung haben, diese Objekte zu suchen.
  2. Es wurden mehr als 10000 Objekte ermittelt.
    Lösungsvorschlag: Wenn mehr als 10000 Objekte gefunden werden, werden nur die ersten 10000 Objekte in die Ergebnisliste übernommen. Schränken Sie Ihre Suchbedingungen weiter ein, um alle Suchergebnisse darstellen zu können.
  3. Die Suchabfrage wurde durch den Fabasoft Folio Kernel (weil sie zu allgemein formuliert wurde) oder durch die Fabasoft Folio Backendservices (weil die Abfrage ineffizient formuliert wurde) abgebrochen.
    Lösungsvorschlag: Schränken Sie Ihre Suchbedingungen weiter ein.

Suchkriterien über Optionen aus dem Menü einschränkenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Formulierung von Suchabfragen wird durch die Möglichkeit, Suchkriterien über Optionen aus dem Menü näher zu spezifizieren, benutzerfreundlich gestaltet. Im Dialog „Suchen“ stehen für Felder von booleschen Eigenschaften, Eigenschaften für Datum und Zeit, Zeichenketteneigenschaften, Aufzählungseigenschaften sowie Zahleneigenschaften vor den eigentlichen Eingabefeldern Symbole zur Verfügung. Durch Klicken auf die Symbole öffnet sich ein Menü, das Optionen zum Einschränken der Suchabfrage bietet. Wenn keine Option ausgewählt wird, muss der Eigenschaftswert dem Suchkriterium genau entsprechen (=).

Beispiel zur Anwendung der Optionen

Klicken Sie im Feld Name auf das Symbol vor dem Eingabefeld und wählen Sie im Menü den Eintrag „enthält“ aus. Geben Sie im Eingabefeld die Zeichenkette ein, die im Namen des gesuchten Objekts enthalten ist. Diese Suche liefert als Ergebnis alle Objekte des gewählten Typs, deren Objektname die angegebene Zeichenkette enthält.

Ohne die Möglichkeit, Suchkriterien über die Optionen aus dem Menü einzuschränken, müssten Sie beispielsweise „%Energie%“ in das Eingabefeld eingeben, um alle Objekte zu ermitteln, die die Zeichenfolge „Energie“ enthalten. Für Details über die Verwendung von Wildcards, siehe Kapitel „Suchkriterien über Wildcards einschränken“.

Beispiele für Optionen

Optionen einer Zeichenketteneigenschaft:

Optionen einer ganzzahligen Eigenschaft:

Kurze Beschreibung aller Optionen

Je nach Eigenschaftstyp stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Der folgende Überblick stellt alle Optionen dar.

  • „ungleich“
    Durch diese Option werden alle Objekte gesucht, für die der Wert dieser Eigenschaft ungleich dem im zugehörigen Feld definierten Wert ist.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, deren Name nicht „Vorbereitung“ ist. Wählen Sie im Menü des Felds Name die Option „ungleich“ aus und geben Sie im Eingabefeld die Zeichenfolge „Vorbereitung“ ein.
  • „beliebiger Wert“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, deren Wert in dieser Eigenschaft nicht leer ist. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig, dieses wird daher inaktiv dargestellt.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, die irgendeinen Betreff haben.
  • „kein Wert“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, deren zugehörige Eigenschaft keinen Wert enthält. Wenn diese Option ausgewählt ist, ist keine Eingabe im Eingabefeld notwendig, dieses wird daher inaktiv dargestellt.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, die keinen Betreff haben.
  • „beginnt mit“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft mit der im zugehörigen Eingabefeld definierten Zeichenfolge beginnt.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, deren Name mit der Zeichenfolge „Training“ beginnen.
  • „beginnt nicht mit“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft nicht mit der im zugehörigen Eingabefeld definierten Zeichenfolge beginnt.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, deren Name nicht mit der Zeichenfolge „Training“ beginnen.
  • „endet mit“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft mit der im zugehörigen Eingabefeld definierten Zeichenfolge endet.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, deren Name mit der Zeichenfolge „2004“ endet.
  • „endet nicht mit“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft nicht mit der im zugehörigen Eingabefeld definierten Zeichenfolge endet.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, deren Name nicht mit der Zeichenfolge „2004“ endet.
  • „enthält“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft an beliebiger Stelle die in dem zugehörigen Eingabefeld definierte Zeichenfolge enthält.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, deren Name die Zeichenfolge „Ressourcen“ enthält. Es werden alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen, deren Objektname an irgendeiner Stelle die Zeichenfolge „Ressourcen“ enthält (also sowohl „Ressourcen Projekt Solaris“ als auch „Alle Ressourcen Projekte Q2“ als auch „Alle Ressourcen“).
  • „enthält nicht“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft an keiner Stelle die in dem zugehörigen Eingabefeld definierte Zeichenfolge enthält.
    Beispiel: Diese Option kann genutzt werden, um alle Objekte zu ermitteln, deren Objektnamen nicht die Zeichenfolge „Ressourcen“ enthält.
  • „klingt wie“
    Diese Option bewirkt, dass eine phonetische Suche durchgeführt wird. Alle Objekte werden in die Ergebnisliste übernommen, bei denen der Wert dieser Eigenschaft „ähnlich“ klingt wie die im zugehörigen Eingabefeld festgelegte Zeichenkette.
    Beispiel: Eine Suche nach „klingt wie Meier“ liefert z. B. als Ergebnis „Meyer“, „Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
  • „klingt nicht wie“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft nicht „ähnlich“ klingt wie die im zugehörigen Eingabefeld festgelegte Zeichenkette.
    Beispiel: Eine Suche nach „klingt nicht wie Meier“ liefert als Ergebnis alle außer „Mayer“, „Meier“, „Maier“ und „Mayr“.
  • '„Volltext“-Abfrage'
    Über diese Option wird eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften in der Datenbank durchgeführt (entsprechende Systemkonfiguration vorausgesetzt). Dazu werden Operatoren wie zum Beispiel „AND“ und „OR“ unterstützt.
    Hinweis: Die Funktionalität hängt von der verwendeten Datenbank ab.
  • „ab“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft größer/gleich dem von Ihnen bestimmten Wert ist.
    Beispiel: Um alle Objekt zu finden, die seit dem 01.01.2007 erzeugt wurden, wählen Sie im Menü den Eintrag „ab“ aus und geben Sie im Eingabefeld das Datum „01.01.2007“ ein.
  • „bis“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft kleiner/gleich dem von Ihnen bestimmten Wert ist.
    Beispiel: Um alle Objekte zu finden, die bis zum 01.01.2007 erzeugt wurden, wählen Sie im Menü den Eintrag „bis“ aus und geben Sie im Eingabefeld das Datum „01.01.2007“ ein.
  • „zwischen“
    Diese Option bewirkt, dass alle Objekte in die Ergebnisliste aufgenommen werden, bei denen der Wert dieser Eigenschaft zwischen den beiden von Ihnen bestimmten Werten liegt.
    Beispiel: Um alle Objekte zu finden, die zwischen 1. Jänner und 1. Juli 2006 erzeugt wurden, wählen Sie im Menü den Eintrag „zwischen“ aus. Dadurch werden zwei Eingabefelder (von/bis) zur Verfügung gestellt.

Suchkriterien über Wildcards einschränkenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wildcards dienen in der Suchabfrage als Platzhalter für beliebige Zeichen oder Zeichenfolgen.

Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ im Feld Name liefert alle Objekte, deren Name ein beliebiges, von der Zeichenfolge „atterbauer“ gefolgtes Zeichen enthält.

Wildcards

  • „*“ oder „%“
    Diese Wildcards stehen für eine beliebige Zeichenfolge.
    Beispiele:
    Eine Suche nach „*berg“ liefert Ergebnisse, die eine beliebige Zeichenfolge gefolgt von der Zeichenfolge „berg“ enthalten – „Eisberg“, „Zauberberg“, „Erzberg“.
    Eine Suche nach „Berg*“ liefert Ergebnisse, die „Berg“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge enthalten – „Berger“, „Bergsteiger“, „Berghotel“.
    Eine Suche nach „Ber*er“ liefert Ergebnisse, die „Ber“ gefolgt von einer beliebigen Zeichenfolge sowie gefolgt von „er“ enthalten – „Berger“, „Bergsteiger“, „Berliner“.
  • „?“ oder „_“
    Diese Wildcards stehen für exakt ein Zeichen. Optional zum Zeichen „?“ kann auch das Zeichen Unterstrich „_“ verwendet werden.
    Beispiel: Eine Suche nach „_atterbauer“ liefert Ergebnisse, die exakt ein (beliebiges) Zeichen gefolgt von der Zeichenkette „atterbauer“ enthalten – „Katterbauer“, „Patterbauer“, „Natterbauer“.
  • „~“
    Die Wildcard Tilde „~“ steht für eine phonetische Suche. Dieses Zeichen ist über die Tastenkombination AltGr + „+“ erreichbar. Es werden alle Objekte gefunden, bei denen die Aussprache der im Suchkriterium angegebenen Zeichenkette ähnlich ist. Eine Tilde muss immer am Anfang des Eingabefeldes eingegeben werden.
    Beispiel: Eine Suche nach „~Maier“ liefert ähnlich klingende Ergebnisse wie „Maier“ und „Meier“.
  • „%%“ oder „**"
    Um eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchzuführen, können die Platzhaltersymbole doppeltes Prozentzeichen „%%“ und doppelter Stern „**“ verwendet werden.
    Beispiel: Eine Suche im Feld Name nach „%%Energie“ liefert alle Objekte, deren Name das Wort Energie enthält.

Die meisten Optionen, die über Wildcards abgedeckt werden, können auch über Optionen aus dem Menü definiert werden (siehe Kapitel „Suchkriterien über Optionen aus dem Menü einschränken“). Für die Wildcards „?“ bzw. „_“ stehen jedoch keine entsprechenden Optionen in den Dropdownlisten zur Verfügung.

Gegenüberstellung: Optionen aus dem Menü vs. Wildcards

  • ‚„Beginnt mit“ Vertrag‘ entspricht „Vertrag*“
  • ‚„Endet mit“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag“
  • ‚„Enthält“ Vertrag‘ entspricht „*Vertrag*“
  • ‚„Klingt wie“ Vertrag‘ entspricht „~Vertrag“
  • ‚„Volltext“-Abfrage“ Vertrag“‘ entspricht „%%Vertrag“

Die Treffersammlung verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Suchergebnisse mehrerer unterschiedlicher Suchen in einer gemeinsamen Treffersammlung zu sammeln, verwenden Sie die Schaltfläche „Sammeln“. Markierte Suchergebnisse werden dadurch auf die Registerkarte „Treffersammlung“ übernommen und Sie können eine weitere Suche, zum Beispiel nach Objekten eines anderen Typs durchführen.

Um die Treffer mehrerer Suchen in einer gemeinsamen Treffersammlung zu sammeln, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Objekte, die in die Treffersammlung übernommen werden sollen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sammeln“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Treffersammlung“, um zu überprüfen, welche Objekte dort abgelegt wurden.
  4. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, wie Sie ihre Suche fortsetzen:
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche ändern“, um nach Objekten desselben Typs zu suchen, die anderen Suchkriterien entsprechen.
    • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Suche“, um eine Suche nach Objekten eines anderen Typs (z. B. Excel-Objekt) durchzuführen.
  5. Führen Sie die Suche durch.
  6. Markieren Sie die Treffer, die Sie in die Treffersammlung übernehmen möchten.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Sammeln“.
  8. Die markierten Treffer werden auf der Registerkarte „Treffersammlung“ hinzugefügt.
    Hinweis: Um einen Eintrag aus der Treffersammlung zu entfernen, markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eintrag entfernen“.
  9. Sobald Sie alle gewünschten Treffer aus den unterschiedlichen Suchen in Ihrer Treffersammlung gesammelt haben, können Sie diese markieren und über die Schaltfläche „Weiter“ übernehmen. Die Objekte werden dadurch in die Objektliste übernommen, aus der Sie die Suche gestartet haben.

Ein Suchmuster erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Ihre Suchkriterien als Suchmuster zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Suchen“ aus.
  2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl den Typ aus, dem die gesuchten Objekte angehören.
  3. Definieren Sie die gewünschten Suchkriterien.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Suchmuster speichern“.
  5. Geben Sie im Feld Name einen sprechenden Namen für das Suchmuster ein.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Bevor Sie ein Suchmuster speichern, sollten Sie es testen. Vor allem komplexere Suchabfragen können Performance-Einbußen zur Folge haben.

Ein Suchmuster verfügbar machenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Suchmuster zu verwenden, das im Dialog „Suchen“ noch nicht im Feld Suchmuster angeboten wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und führen Sie den Befehl „Benutzereinstellungen“ aus.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Suche“, wählen Sie das Feld Suchmuster aus und führen Sie eine Suche oder Schnellsuche durch, um die Suchmuster, die Sie verwenden wollen in das Feld einzufügen.
    Alle Suchmuster, die in diesem Feld aufgelistet sind, werden beim Durchführen einer Suche zur Auswahl angeboten.
    Hinweis: Voraussetzung dafür sind die entsprechenden Berechtigungen (zum Lesen und Suchen bzw. zum Bearbeiten, falls die Suchabfrage weiter bearbeitet werden soll).
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um Ihre Angaben zu speichern.

Ein Suchmuster verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Suchkriterien nicht mehrmals eingeben zu müssen (z. B. bei komplexeren Abfragen oder wenn eine Suche sehr oft durchgeführt wird) können Sie die Suche als Suchmuster speichern. Über Suchmuster sind Suchabfragen wiederholt verwendbar. Wenn Sie eine Suche durchführen und im Dialog „Suche“ im Feld Suchmuster ein Suchmuster auswählen, werden die Suchkriterien dieses Suchmusters vorausgefüllt angeboten. Die Suchkriterien können bei Bedarf noch bearbeitet werden.

Um eine Suche durchzuführen, die auf einem Suchmuster basiert, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Suchen“ aus.
  2. Klicken Sie im Feld Suchmuster auf das gewünschte Suchmuster.
  3. Der Suchdialog wird entsprechend der Angaben im Suchmuster vorausgefüllt bereitgestellt. Bei Bedarf bearbeiten Sie die Suchkriterien.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“, um die Suche durchzuführen.

Hinweis: Suchmuster, die über die Schaltfläche „Suchoptionen“ definiert wurden, werden nicht angezeigt, wenn Sie nach Aufruf des Suchmusters die Schaltfläche „Suchoptionen“ klicken. Diese Angaben sehen Sie nur, wenn Sie auf die Schaltfläche „Abfrage bearbeiten“ klicken. Die beiden Schaltflächen können bei Bedarf über die Benutzereinstellungen im Suchdialog angezeigt werden. Nähere Informationen zu den Suchoptionen finden Sie im Kapitel „Suchoptionen festlegen".

Suchoptionen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um beispielsweise die Anzahl der Treffer oder die Suchzeit für eine Suche einzuschränken, kann die Schaltfläche „Suchoptionen" verwendet werden. Damit diese Schaltfläche im Suchdialog zur Verfügung steht, muss über das Menü „Einstellungen" in den „Benutzereinstellungen" auf der Registerkarte „Suche" die Option Suchoptionen anzeigen ausgewählt werden.

Um die Suchoptionen einer Suche zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchoptionen“.
  2. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor. Folgende Suchoptionen sind verfügbar:
    • und abgeleitete Klassen
      Über das Kontrollkästchen und abgeleitete Klassen legen Sie fest, ob auch abgeleitete Typen gesucht werden sollen. In diesem Fall wird Ihre Suche sowohl in dem von Ihnen bestimmten Typ als auch in Typen, die davon abgeleitet sind, durchgeführt. Diese Einstellung ist die Standardeinstellung.
    • Objektlimit
      Dieses Feld enthält die maximale Anzahl an Objekten, die als Treffer ausgegeben werden. Standardmäßig ist diese Begrenzung mit 10000 Objekten festgelegt.
      Hinweis: Eine Erhöhung des Objektlimits kann negative Auswirkungen auf die Performance haben.
    • Zeitlimit (sek)
      In diesem Feld können Sie die Suchzeit begrenzen. Wird hier ein Zeitlimit definiert, wird die Suche nach Ablauf dieses Zeitlimits beendet. Alle bis dahin ermittelten Treffer werden in der Trefferliste ausgegeben.
    • Wählen Sie die Domänen, in denen gesucht werden soll
      Hier können Sie die Fabasoft Folio Domänen wählen, in denen gesucht werden soll.
      Durch eine Beschränkung der Trefferanzahl sowie der Suchzeit kann die Performance der Suche verbessert werden.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um Ihre Einstellungen für die aktuelle Suche zu übernehmen.

Eine Schnellsuche im Suchfeld durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Objekt zu einer Liste hinzuzufügen, kann im Suchfeld eine Schnellsuche durchgeführt werden. Bei dieser vereinfachten Suche wird nur nach einer Zeichenkette gesucht ohne eine Objektklasse oder weitere Suchkriterien festzulegen. Sind zurückgelieferte Einträge nicht eindeutig, können über das Kontextmenü die Eigenschaften der gefundenen Objekte eingesehen werden.

Hinweis: Das Suchfeld wird nur in Objektlisten angezeigt, in die Objekte eingefügt werden dürfen.

Um im Suchfeld eine Schnellsuche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie den gewünschten Suchmodus.
    • Standardmäßig wird eine Fabasoft-Folio-Suche durchgeführt. In diesem Fall wird nur nach dem Namen von Objekten gesucht.
    • Um anstelle der Fabasoft-Folio-Suche eine Volltextsuche mit Fabasoft Mindbreeze Enterprise durchzuführen, klicken Sie im Suchfeld auf das Folio-Symbol. Bei einer Volltextsuche wird die eingegebene Zeichenfolge in allen Inhalten und Eigenschaften des Objekts gesucht, nicht nur im Objektnamen.
      Hinweis: Um zur Fabasoft-Folio-Suche zurückzukehren, klicken Sie auf das Mindbreeze-Symbol.
  2. Klicken Sie in das Suchfeld.
  3. Geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der Sie suchen möchten. Bei einer Schnellsuche gilt standardmäßig, dass die eingegebene Zeichenfolge als Anfang des Namens interpretiert wird. Sie können auch Wildcards (z. B. *) verwenden.
  4. Drücken Sie die Enter-Taste, um die Schnellsuche durchzuführen.
  5. Als Ergebnis werden alle Objekte anzeigt, deren Name der definierten Zeichenfolge entspricht. Wählen Sie aus dieser Ergebnisliste den gewünschten Eintrag per Mausklick aus.
  6. Der Eintrag wird in die Objektliste übernommen, in der Sie die Schnellsuche gestartet haben.

Wenn Sie das gewünschte Objekt über die Schnellsuche nicht ermitteln konnten, können Sie über die Schaltfläche „Suchen“ eine Suche mit weiteren Suchkriterien durchführen.

Eine Schnellsuche in Objektzeigereigenschaften durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In Objektzeigereigenschaften kann direkt (also nicht über den Suchdialog) eine Schnellsuche durchgeführt werden. Die Schaltfläche „Suchen“ neben einer Dropdownliste zeigt an, dass Sie dort eine Schnellsuche durchführen können.

Um in Objektzeigereigenschaften eine Schnellsuche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in die Dropdownliste.
  2. Um eine normale Schnellsuche durchzuführen, drücken Sie die Einfg-Taste. In diesem Fall wird nur im Namen der Objekte gesucht.
    Um eine Volltextsuche durchzuführen, drücken Sie Strg + Einfg. Bei einer Volltextsuche wird die eingegebene Zeichenfolge in allen Inhalten und Eigenschaften des Objekts gesucht, nicht nur im Objektnamen. Durch das Drücken der Taste(n) wird das Dropdownfeld editierbar.
    Hinweis: Um eine Schnellsuche abzubrechen, drücken Sie die Esc-Taste.
  3. Geben Sie die Zeichenfolge ein, nach der Sie suchen möchten. Bei einer Schnellsuche gilt standardmäßig, dass die eingegebene Zeichenfolge als Anfang des Namens interpretiert wird. Sie können auch Wildcards (z.B. *) verwenden.
  4. Drücken Sie die Enter-Taste, um die Schnellsuche durchzuführen.
  5. Als Ergebnis werden alle Objekte angezeigt, deren Name der definierten Zeichenfolge entspricht.
    Wählen Sie aus dieser Ergebnisliste den gewünschten Eintrag per Mausklick aus.
  6. Der Eintrag wird in die Objektzeigereigenschaft übernommen, in der Sie die Schnellsuche gestartet haben.

Wenn Sie das gewünschte Objekt über die Schnellsuche nicht ermitteln konnten, können Sie über die Schaltfläche „Suchen“ den Suchdialog aufrufen, um eine Suche anhand weiterer Suchkriterien durchzuführen.

Eine Volltextsuche durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Folgende Volltextsuchmöglichkeiten können Sie (bei entsprechender Systemkonfiguration) nutzen:

  • Volltextsuche in Inhaltseigenschaften
    Die Inhaltseigenschaft von Dokumenten kann nach bestimmten Wörtern durchsucht werden (so kann z. B. im Inhalt eines Microsoft Word-Dokuments eine Volltextsuche durchgeführt werden). Alle Objekte, die im Inhalt die gesuchten Wörter enthalten, werden als Treffer ausgegeben.
  • Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften
    Zeichenketteneigenschaften können ebenfalls nach bestimmten Wörtern durchsucht werden, beispielsweise die Namen von Objekten. Alle Objekte, die in der durchsuchten Zeichenketteneigenschaft die gesuchten Wörter enthalten, werden als Suchergebnis ausgegeben. Für die Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften steht im Menü des Suchdialogs die Option '„Volltext“-Abfrage' zur Verfügung.
  • Volltextsuche im Suchfeld (siehe Kapitel „Eine Schnellsuche im Suchfeld durchführen")
  • Volltextsuche in Objektzeigereigenschaften (siehe Kapitel „Eine Schnellsuche in Objektzeigereigenschaften durchführen")

Eine Volltextsuche in Inhaltseigenschaften durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Volltextsuche in Inhaltseigenschaften durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Suchen“ aus.
  2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl den Typ aus, dem die gesuchten Dokumente angehören.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Datei“.
  5. Geben Sie im Feld Inhalt die Suchkriterien ein.

    Hinweis:
    Es ist möglich, Suchkriterien mit Operatoren (z. B. „AND“) zu kombinieren.
    Volltextsuchen können viel Zeit beanspruchen. Daher ist sinnvoll, Suchkriterien soweit als möglich einzuschränken.
    Über die Schaltfläche „Abfrage bearbeiten“ können Sie die Abfrage einsehen. Diese Schaltfläche kann über die Option Suchabfrage anzeigen der Benutzereinstellungen im Suchdialog angezeigt werden.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.

Alle Objekte, die Sie suchen dürfen und die in der Inhaltseigenschaft die angegebenen Suchkriterien enthalten, werden auf der Registerkarte „Suchergebnis“ ausgegeben.

Microsoft Indexdienst

Bei entsprechender Systemkonfiguration können Sie den Microsoft Indexdienst für Volltextabfragen in Inhaltseigenschaften verwenden. Entnehmen Sie dazu bitte die Syntax der Suchoperatoren und Suchmöglichkeiten für Volltextabfragen der Dokumentation des Microsoft Indexdienstes. Die folgende Tabelle zeigt einige Möglichkeiten für das Formulieren von Abfragen:

  • „and“ bzw. „&“
    Beispiel: Fabasoft AND Workflow
    Ermittelt Dokumente, die sowohl die Zeichenfolge „Fabasoft“ als auch „Workflow“ enthalten.
  • „or“ bzw. „|“
    Beispiel: Fabasoft OR Workflow
    Ermittelt Dokumente, die die Zeichenfolge „Fabasoft“ oder „Workflow“ enthalten.
  • „not“ bzw. „!“
    Beispiel: Fabasoft AND NOT Workflow
    Ermittelt Dokumente, die die Zeichenfolge „Fabasoft“, nicht aber die Zeichenfolge „Workflow“ enthalten.
  • „near“ bzw. „~“
    Beispiel: Fabasoft NEAR Workflow
    Ermittelt Dokumente, in denen die genannten Zeichenfolgen nahe beieinander stehen („Nähe“ wird in der Dokumentation des Microsoft Indexdienstes mit ca. 50 Wörtern bestimmt).
  • „*“
    Beispiel: Faba*
    Ermittelt alle Dokumente die Wörter mit dem Präfix „Faba“ enthalten.
  • „<Phrase>“
    Beispiel: „Fabasoft Folio/Wf“
    Ermittelt Dokumente, die die Phrase „Fabasoft Folio/Wf“ enthalten.

Hinweis: Eine Volltextsuche kann nur bei entsprechender Systemkonfiguration durchgeführt werden (wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator).

Eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Volltextsuche in Zeichenketteneigenschaften durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Suchen“ aus.
  2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl den Typ aus, dem die gesuchten Objekte angehören.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Geben Sie im Feld einer Zeichenketteneigenschaft (z. B. Name) die gewünschten Suchkriterien ein.
  5. Wählen Sie die Option '„Volltext“-Abfrage' aus, um Ihre Suche als Volltextsuche abzusetzen (siehe Kapitel „Suchkriterien über Optionen aus dem Menü einschränken“).
    Hinweis:
    • Es ist möglich, Suchabfragen mit Operatoren (z. B. „AND“) zu kombinieren.
    • Über die Schaltfläche „Abfrage bearbeiten“ können Sie die Abfrage einsehen. Diese Schaltfläche kann über die Option Suchabfrage anzeigen der Benutzereinstellungen im Suchdialog angezeigt werden.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“, um die Suche durchzuführen.
  7. Es werden alle Objekte angezeigt, die Ihren Suchkriterien entsprechen.

Eine Volltextsuche im Suchfeld durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Siehe Kapitel „Eine Schnellsuche im Suchfeld durchführen"

Eine Volltextsuche in Objektzeigereigenschaften durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Siehe Kapitel „Eine Schnellsuche in Objektzeigereigenschaften durchführen"

Eine Recherche durchführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Recherche stellt eine spezielle Form der Suche dar. Nutzen Sie die Möglichkeit einer Recherche, um über ein einfaches Suchformular (Standardfall: ein Suchfeld) eine vorkonfigurierte Suche nach Objekten unterschiedlicher Typen in einem Schritt auszuführen.

Recherchen resultieren in einer Ergebnisliste, in der Objekte markiert und zur weiteren Bearbeitung übernommen werden können.

Hinweis: Eine Recherche wird durch ein Objekt des Typs Recherche-Konfiguration definiert. In einer Recherche-Konfiguration werden die Objekttypen, nach denen gesucht wird und die zu durchsuchenden Eigenschaften definiert. Optional kann ein Suchformular eingehängt werden. In den meisten Fällen wird eine Recherche-Konfiguration vom Systemadministrator erstellt.

Um eine Recherche durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Recherche“ aus.
  2. Wählen Sie in der Dropdownliste Auswahl die zu verwendende Recherche-Konfiguration aus.
    Hinweis: Dieser Zwischenschritt ist nur vorhanden, wenn mehr als eine Recherche-Konfiguration zur Verfügung steht.
  3. Geben Sie im Feld Suche nach die gewünschten Suchkriterien ein.
  4. Die Treffer Ihrer Recherche werden auf der Registerkarte „Suchergebnis“ angezeigt.
  5. Markieren Sie die Objekte, die in die Objektliste übernommen werden sollen, aus der die Suche gestartet wurde.
    Hinweis: Um Treffer mehrerer, unterschiedlicher Recherchen in einer gemeinsamen Liste zu sammeln, steht die Treffersammlung zur Verfügung (Schaltfläche „Sammeln“). Das Sammeln von Treffern funktioniert für Recherchen analog zur Suche.
    Um die Suchkriterien zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche ändern“.
    Um eine neue Recherche durchzuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Suche“.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Mit Versionen arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Menü „Versionen“ stellt Befehle zur Versionsverwaltung von Fabasoft Folio Objekten zur Verfügung. Das Menü „Versionen“ kann folgende Menübefehle enthalten:

Versionierung von Objekten

Versionen geben den Zustand des Objekts zu einem bestimmten Zeitpunkt wieder. Durch das Erzeugen von Versionen ist es daher möglich, später das Objekt auf einen vergangenen Zeitpunkt zurückzusetzen und den damaligen Zustand des Objekts anzusehen. Von einem Objekt können mehrere Versionen vorhanden sein. Auch wenn mehrere Versionen eines Objekts verfügbar sind, ist das Objekt selbst nur einmal vorhanden (Versionen sind ein Teil des Objekts).

Ein Objekt besitzt mindestens eine Version: die „aktuelle Version“. Versionen können durch explizite oder automatische Versionierung erzeugt werden. Jedes Objekt besitzt eine Registerkarte „Versionen“, die Informationen über die Versionen des Objekts beinhaltet. Explizite Versionen werden durch den Menübefehl „Version speichern“ aus dem Menü „Versionen“ erzeugt. Automatische Versionen werden beispielsweise bei einem Benutzerwechsel oder beim Anbringen einer Unterschrift (konfigurierbar) erzeugt. Dies gewährleistet die eindeutige Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung.

Hinweis: Nur die aktuelle Version ist bearbeitbar. Alle anderen Versionen eines Objekts sichern einen vergangenen Status, der nicht mehr verändert werden darf und kann.

Um die Versionen eines Objekts einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Objekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Versionen“.

Die Registerkarte „Versionen“ enthält folgende Felder:

  • Versionsnummer
    Die Versionsnummer ist eine fortlaufende Nummer, die bei eins beginnt und für jede Version um eins erhöht wird. Falls die Versionsnummer die Zahl eins anzeigt, gibt es von diesem Objekt nur die aktuelle Version. Die Liste der Objektversionen ist daher leer.
  • Version begonnen am/um
    Dieses Feld zeigt an zu welchem Zeitpunkt die gerade betrachtete Version begonnen wurde.
  • Freigegebene Version vom
    Dieses Feld zeigt Datum und Zeit der Freigabeversion.
  • Aktuell freigegebene Version vom
    Dieses Feld zeigt immer Datum und Zeit der aktuellen Freigabeversion unabhängig davon, welche Version gerade betrachtet wird.
  • Kein automatisches Löschen von Versionen
    Angaben in diesem Feld bestimmen, ob Versionen automatisch gelöscht werden. Automatisches Löschen kann erfolgen, wenn eine konfigurierte Zeitspanne oder die definierte Maximale Anzahl der aufbewahrten Versionen überschritten wurde.
  • Maximale Anzahl der aufbewahrten Versionen
    Diese Angabe bestimmt, wie viele Versionen des Objekts maximal aufbewahrt werden. Falls diese Anzahl überschritten wird, wird die jeweils älteste Version gelöscht.
  • Tage, nach denen ältere Versionen automatisch gelöscht werden
    Diese Angabe bestimmt, nach wie vielen Tagen Versionen automatisch gelöscht werden.
  • Objektversionen
    In dieser Liste werden die Versionen des Objekts übersichtlich dargestellt. Die Eckdaten der Versionen werden angezeigt. Dies umfasst die Versionsnummer, die Beschreibung sowie die Angabe, ob die Version explizit oder automatisch gesichert wurde. Die aktuelle Version wird in dieser Liste nicht dargestellt.

Hinweis: Eine Version umfasst immer alle Eigenschaften des Objekts (sowohl strukturierte Eigenschaften als auch Inhaltseigenschaften). Es ist also auch möglich, eine Version von einem Objekt mit Objektliste (z. B. einem Ordner) zu erzeugen. Beim Versionieren eines Objekts mit Objektliste werden die Objekte der Objektliste standardmäßig nicht mitversioniert.

Die folgenden Abschnitte bieten Erläuterungen zu einzelnen Menübefehlen des Menüs „Versionen“.

Eine Version lesenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Version eines Objekts zum Lesen zur Verfügung zu stellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, von dem Sie Versionen lesen wollen.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Version lesen“ aus.
  3. Die Versionen des Objekts werden im Feld Objektversionen aufgelistet.
    Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Version im Lesemodus verfügbar zu machen:
    • Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum einer gesicherten Version. Dadurch schließt sich der aktuelle Dialog und die gewählte Version des Objekts steht im Lesemodus zur Verfügung.
    • Geben Sie im Feld Datum und Zeit einen Zeitpunkt an, von dem Sie die Version lesen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Version zu erhalten, die zu dem von Ihnen angegebenen Zeitpunkt aktuell war.
  4. Ein Uhrensymbol neben dem Objektsymbol zeigt an, dass eine andere als die aktuelle Version des Objekts zum Lesen verfügbar ist.
    Hinweis: Wenn Sie Ihren Mauszeiger über das Uhrensymbol bewegen, wird der Erzeugungszeitpunkt sowie die Versionsnummer der Version des Objekts angezeigt.
  5. Klicken Sie auf das Symbol des Objekts, um die ausgewählte Version zu lesen. Sämtliche Eigenschaften des Objekts sind nur lesend verfügbar, sie können nicht bearbeitet werden.

Zurück zur aktuellen VersionPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn ein Objekt in einer vergangenen, nicht bearbeitbaren Version angezeigt wird, wird dies durch ein Uhrensymbol neben dem Objektsymbol angezeigt.

Um zur aktuellen, bearbeitbaren Version zurückzukehren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, das in einer vergangenen Version angezeigt wird.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Zurück zur aktuellen Version“ aus.
  3. Das Objekt steht wieder in der aktuellen, bearbeitbaren Version zur Verfügung. Dies erkennen Sie daran, dass das Uhrensymbol neben dem Symbol des Objekts nicht mehr vorhanden ist.

Eine Version speichernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um den aktuellen Zustand eines Objekts als Version zu sichern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt von dem die aktuelle Version gesichert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Version speichern“ aus.
  3. Geben Sie im Feld Beschreibung der zu sichernden Version eine Bezeichnung für die Version ein. Diese Bezeichnung hilft Ihnen, verschiedene Versionen unterscheidbar zu charakterisieren.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um diese Version zu sichern und dadurch eine neue Version zu beginnen.

Hinweis: Eine Version umfasst immer alle Eigenschaften des Objekts (sowohl strukturierte Eigenschaften als auch Inhaltseigenschaften). Es ist also auch möglich, eine Version von einem Objekt mit Objektliste (z. B. einem Ordner) zu erzeugen. Ob die Objekte in der Objektliste mitversioniert werden, hängt vom Typ des übergeordneten Objekts ab. Zum Beispiel werden Objekte in einem Ordner oder Teamroom mitversioniert. Wenn sich in einem Teamroom weitere Teamrooms befinden oder Objekte, die einem anderen Teamroom zugeordnet sind, werden diese nicht versioniert.

Eine Version wiederherstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Version eines Objekts wiederherzustellen, steht der Menübefehl „Version wiederherstellen“ zur Verfügung. Durch das Wiederherstellen einer Version wird die aktuelle Version durch eine zuvor gesicherte Version überschrieben. Die gesicherte Version ist als aktuelle Version wieder bearbeitbar.

Um eine Version wiederherzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, dessen Version auf eine ältere geändert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Version wiederherstellen“ aus.
  3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum einer gesicherten Version, um diese zur aktuellen Version zu machen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass die gewählte Version als aktuelle Version übernommen werden soll.

Hinweis: Der zuvor aktuelle Zustand des Objekts geht durch das Wiederherstellen einer gesicherten Version verloren! Wenn Sie den Zustand vor dem Wiederherstellen einer Version sichern möchten, müssen Sie vor dem Wiederherstellen explizit eine Version erstellen.

Eine Version löschenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie eine Objektversion löschen möchten, müssen Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen.

Um eine Version zu löschen, führen Sie folgende Schritte durch:

  1. Markieren Sie das Objekt, von dem eine Version gelöscht werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Version löschen“ aus.
  3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum einer gesicherten Version, um diese zu löschen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass die gewählte Version gelöscht werden soll.

Hinweis: Sie können nur dann Versionen eines Objekts löschen, wenn Ihre Berechtigungen dies zulassen.

Eine Version freigebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn eine Version eines Objekts freigegeben wurde, gilt Folgendes:

  • Benutzer mit dem Recht „Nicht freigegebene Version lesen“ können auf die aktuelle Version zugreifen. Allen anderen Benutzern mit mindestens Leserechten wird der Freigabestand angezeigt.
  • Wenn ein Objekt einen Freigabestand besitzt und die aktuelle Version des Objekts angezeigt wird, wird dies durch ein rotes Häkchen visualisiert.

    In den Freigabestand kann über den Menübefehl „Versionen“ > „Freigabestand lesen“ gewechselt werden.
  • Wenn ein Objekt einen Freigabestand besitzt und der Freigabestand des Objekts angezeigt wird, wird dies durch ein grünes Häkchen visualisiert.

    In die aktuelle Version kann über den Menübefehl „Versionen“ > „Zurück zur aktuellen Version“ gewechselt werden.
    Hinweis: Benutzer, die nur auf den Freigabestand zugreifen dürfen, können nicht zur aktuellen Version wechseln.
  • Unter „Einstellungen“ > „Benutzereinstellungen“ kann auf der Registerkarte „Allgemein“ im Feld Freigabestände bevorzugt verwenden festgelegt werden, ob auch für Benutzer mit Bearbeitungsrechten standardmäßig der Freigabestand angezeigt wird.
  • Wird versucht einen Freigabestand zu bearbeiten, kann direkt mit der Schaltfläche „Aktuelle Version bearbeiten“ die Bearbeitung gestartet werden, ohne vorher explizit in die aktuelle Version wechseln zu müssen.

Um eine Version freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, von dem eine Version freigegeben werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Version freigeben“ aus.
  3. Klicken Sie im Feld Objektversionen in der Spalte Gespeichert am/um auf das Erzeugungsdatum einer gesicherten Version, um diese freizugeben.
    Hinweis: Sie können die Festlegung des Freigabestandes widerrufen, wenn sie erneut den Befehl „Version freigeben“ ausführen und auf die Schaltfläche „Keinen Freigabestand verwenden“ klicken.

Änderungen des Inhalts anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei einigen Dokumenten, z. B. Microsoft Word-Dokumente, ist es möglich, den Inhalt von Versionen miteinander zu vergleichen. Dazu wird auf die Funktionalität eines Drittprodukts, z. B. Microsoft Word, zurückgegriffen.

Um Versionen eines Word-Objekts zu vergleichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, von dem Versionen verglichen werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Änderungen des Inhalts anzeigen“ aus.
  3. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Zeilennummern der beiden Versionen, die Sie vergleichen möchten.
    Hinweis: Wenn Sie eine gesicherte mit der aktuellen Version vergleichen wollen, markieren Sie nur eine Version, indem Sie auf die Zeilennummer der entsprechenden Version klicken.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Inhalt vergleichen“.
  5. Die Unterschiede der Versionen werden in Microsoft Word angezeigt.

Hinweis: Um diese Funktionalität mit LibreOffice als Drittprodukt verwenden zu können, müssen die LibreOffice-Schaltflächen installiert sein.

Änderungen der Eigenschaften anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Befehl „Änderungen der Eigenschaften anzeigen“ ermöglicht, die Metadaten von Versionen eines Objekts zu vergleichen.

Um die Eigenschaften verschiedener Versionen zu vergleichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, von dem die Eigenschaften von Versionen verglichen werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Menü „Versionen“ und führen Sie den Befehl „Änderungen der Eigenschaften anzeigen“ aus.
  3. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste auf die Zeilennummern der Versionen (zwei oder mehr), deren Eigenschaften verglichen werden sollen.
    Hinweis: Wenn Sie nur eine Version markieren, wird diese mit der aktuellen Version verglichen.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften vergleichen“, um die Eigenschaften der markierten Versionen zu vergleichen.
  5. Unterschiedlich befüllte Eigenschaften der Versionen werden übersichtlich dargestellt.

Beschlagwortung anhand von Begriffen (Thesaurus)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio unterstützt eine umfangreiche Beschlagwortung von Objekten in Form von Begriffen, wodurch eine themenspezifische Suche bzw. Recherche über Begriffe ermöglicht wird.

Ein Objekt beschlagwortenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Objekt zu beschlagworten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das gewünschte Objekt.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
  4. Wählen Sie im Feld Begriffe bestehende Begriffe aus oder erzeugen Sie neue Begriffe.

Hinweis:

  • Abhängig vom Typ des Objekts, kann sich das Feld Begriffe auch auf einer anderen Registerkarte befinden.
  • Nicht für alle Objekttypen steht das Feld Begriffe zur Verfügung.

Einen Thesaurus erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Thesaurus bietet die Möglichkeit eine systematisch geordnete Sammlung von Begriffen eines bestimmten Fachbereichs zu erstellen und zu warten. Ein Begriff kann in Relation zu anderen Begriffen gesetzt werden: Oberbegriffe, Unterbegriffe, Zusammenhang zu, Synonyme und Homonyme.

Um einen Thesaurus zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Thesaurus“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Geben Sie den Mehrsprachigen Namen des Thesaurus ein und optional eine Bemerkung.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einen Thesaurus importieren bzw. exportierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Kontextmenübefehle „Importieren aus Datei“ und „Herunterladen als RDF“ kann ein Thesaurus im RDF-Format (Resource Description Framework) importiert bzw. exportiert werden.

Bei einem wiederholten Import kann festgelegt werden, ob bestehende und eventuell geänderte Namen von Begriffen überschrieben werden. Die Identifikation der Begriffe erfolgt über die Import-URI (Registerkarte „Beziehungen“).

Hinweis: Falls eine RDF-Datei mehrere Thesauri enthält, werden alle enthaltenen Thesauri importiert bzw. aktualisiert.

Einen Begriff erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Begriff zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in einen Thesaurus oder in einen bestehenden Begriff.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  3. Geben Sie den Mehrsprachigen Namen des Begriffs ein und optional eine Bemerkung.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Objekte anhand eines Begriffs suchenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Objekte können anhand von Begriffen gesucht werden. Dazu wird ein Begriff als Suchkriterium angegeben. Bei der Angabe des Begriffs als Suchkriterium kann festgelegt werden, ob der Begriff der gewünschten Treffer mit dem Begriff des Suchkriteriums genau übereinstimmen muss oder ob auch in Beziehung stehende Begriffe miteinbezogen werden sollen.

  1. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Suchen“ aus.
  2. Wählen Sie den Typ des Objekts aus, nach dem Sie suchen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Allgemein“.
  4. Wählen Sie im Feld Begriffe den gewünschten Begriff aus. Zusätzlich kann im Feld Einschließlich eine Beziehung (z. B. „Oberbegriffe“) zu anderen Begriffen angegeben werden, die berücksichtigt werden soll.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suche starten“.

Begriffe freigebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Begriffe können für verschiedene hierarchische Bereiche von Organisationseinheiten freigegeben werden, indem die Zugriffsberechtigungen durch ACLs entsprechend festgelegt werden.

Vorlagen und VorlagensammlungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vorlagen erleichtern die tägliche Arbeit. Sie ermöglichen das Wiederverwenden von Inhalten, Formatierungen und Einstellungen von Objekten, die als Vorlagen definiert werden, d.h. in einer Vorlagensammlung abgelegt werden. Als Vorlagen können beliebige Objekte, insbesondere aber Objekte mit Inhalt wie z. B. Microsoft Word-Dokumente verwendet werden. Wird ein Objekt basierend auf einer Vorlage erzeugt, so wird das Vorlagenobjekt kopiert, sodass die Inhalte und Einstellungen des Vorlagenobjekts in das neu erzeugte Objekt übernommen werden. Die Kopie kann dann unabhängig von der Vorlage weiter bearbeitet werden.

Vorlagensammlungen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es können mehrere Vorlagensammlungen erstellt werden. Damit jedoch die Vorlagen einer Vorlagensammlung im Dialog beim Erzeugen neuer Objekte angezeigt werden, muss die Vorlagensammlung in der Arbeitsumgebung, im Benutzer-Objekt, in der Gruppe des aktuellen Benutzers, in einer Stelle, in einer Struktureinheit oder in der aktuellen Domäne eingetragen sein. Diese Vorlagensammlungen können über das Untermenü „Vorlagensammlungen“ im Menü „Einstellungen“ bequem erreicht werden.

Hinweis: Vorlagensammlungen können weitere Vorlagensammlungen enthalten, wodurch die strukturierte Verwaltung von großen Mengen an Vorlagen unterstützt wird.

Eine Vorlagensammlung erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Vorlagensammlung kann von berechtigten Benutzern neu erzeugt werden. In einer Vorlagensammlung werden Objekte hinterlegt, die als Vorlagen verfügbar sein sollen.

Um eine Vorlagensammlung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Vorlagensammlung“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Vergeben Sie einen Mehrsprachigen Namen für die Vorlagensammlung und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Öffnen Sie das Kontextmenü der neu erzeugten Vorlagensammlung und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  5. Fügen Sie auf der Registerkarte „Vorlagen“ Objekte hinzu, die als Vorlagen verwendbar sein sollen.

Eine Vorlage erstellen und bearbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vorlagen sind Objekte, die in Vorlagensammlungen abgelegt sind und dadurch beim Erzeugen neuer Objekte als Muster herangezogen werden können.

Vorlagen unterscheiden sich - technisch gesehen - nicht von anderen Objekten und können demnach anhand der generischen Produktfunktionalität erzeugt und bearbeitet werden.

Ein Objekt auf Basis einer Vorlage erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Objekt kann auf Basis einer Vorlage erzeugt werden. Dieser Vorgang wird auch als das Instanzieren einer Vorlage bezeichnet. Dafür sind zwei Vorgehensweisen vorgesehen:

Über das Menü:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie die Kategorie aus, in der sich die Vorlage befindet.
  3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Hinweis: Durch einen Klick auf „Vorschau“ wird die Vorlage geöffnet.

Mittels Drag-and-drop:

  1. Öffnen Sie eine Vorlagensammlung über das Menü „Einstellungen“ > „Vorlagensammlungen“.
  2. Lokalisieren Sie in der Vorlagensammlung die gewünschte Vorlage.
  3. Ziehen Sie die Vorlage mittels Drag-and-drop in die Objektliste Ihres Fabasoft Folio Webclients.
    Hinweis: Die Vorlage selbst verbleibt in der Vorlagensammlung.

Eine Vorlagensammlung kategorisierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Kategorisierung von Vorlagensammlungen wird im Dialog beim Erzeugen eines neuen Objekts dazu verwendet, die (möglicherweise große Menge an) Vorlagen zu gruppieren.

Um eine Vorlagensammlung zu kategorisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die Vorlagensammlung, die kategorisiert werden soll, über das Menü „Einstellungen“ > „Vorlagensammlungen“.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Kategorien“.
  3. Fügen Sie eine Kategorie hinzu oder erzeugen Sie eine neue Kategorie.

Eine Vorlage in die Liste der Favoriten aufnehmenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Vorlage in die Liste der Favoriten aufzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie die Kategorie aus, in der sich die Vorlage befindet, die Sie in die Liste der Favoriten aufnehmen wollen.
  3. Markieren Sie die entsprechende Vorlage und klicken Sie auf „Zu Favoriten hinzufügen“.

Hinweis: Die Vorlage ist zusätzlich unter „Favoriten“ verfügbar.

Eine Vorlage aus der Liste der Favoriten entfernenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Vorlage aus der Liste der Favoriten zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Klicken Sie auf den Eintrag „Favoriten“.
  3. Markieren Sie die entsprechende Vorlage und klicken Sie auf „Von Favoriten entfernen“.

Hinweis: Die Vorlage kann weiterhin über die entsprechende Kategorie ausgewählt werden.

Aufbereiten von InformationenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio bietet die folgenden Möglichkeiten, um die in einem oder mehreren Objekten gespeicherten Informationen aufzubereiten. Diese Möglichkeiten umfassen sowohl das (einfache) Ansehen der Objekte am Bildschirm sowie das Aufbereiten von Informationen anhand von Berichten.

Allgemeine MöglichkeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

  • Eigenschaften
    Informationen über ein Objekt können im Attributeditor angezeigt werden. Voraussetzung dafür, dass die gewünschten Informationen angezeigt werden, ist, dass die entsprechenden Eigenschaften in den Formularen eingeblendet sind.
  • Eine Liste von Objekten anzeigen
    Eine Liste von Objekten, die entweder über eine Suche ermittelt oder bei einem Objekt abgelegt ist, kann angezeigt werden. Zudem ist es möglich, eine Liste von Objekten über die Zwischenablage in ein Drittprodukt wie etwa Microsoft Excel kopiert und dort weiter aufbereitet werden.
  • Eine Listendarstellung in ein Arbeitsblatt kopieren
    Eine Listendarstellung in Fabasoft Folio kann über „Zwischenablage“ > „Datentabelle“ > „Kopieren“ kopiert und in ein „Microsoft Excel“-Arbeitsblatt, eine Microsoft Word-Datei, eine OpenDocument-Tabellendokument oder in ein OpenDocument-Textdokument eingefügt werden.

Einen Bericht auf Basis der Active-Report-Technologie erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Berichte können auf Basis vordefinierter Berichtsdefinitionen generiert werden. Für Informationen über zur Verfügung stehenden Berichtsdefinitionen kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.

Verwalten eines OrdnungssystemsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Ordnungssystem ist eine hierarchische Anordnung von Ablagen, die anhand der jeweils zugeordneten Kategorie Vorgaben für neue Geschäftsobjekte definiert (d.h. Vorgaben bezüglich Nummerierung, Federführender Organisationseinheit, Standardprozess und Aufbewahrungsfristen).

Eine Kategorie definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Kategorie dient zur Typisierung von Geschäftsobjekten.

Um eine Kategorie zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Kategorie“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten der Kategorie (z. B. Mehrsprachiger Name, Kürzel, Standardprozess/Aktivität und Lebenszyklus-Regeln) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einem neuen Geschäftsobjekt eine Kategorie zuordnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jedem Geschäftsobjekt kann im Zuge des Erzeugens im Feld Kategorie eine Kategorie zugeordnet werden. Wählen Sie in der Dropdownliste Kategorie des Geschäftsobjekts eine bestehende Kategorie aus oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Erzeugen“ um eine neue Kategorie zu erzeugen.

Hinweis:

  • Wird ein Geschäftsobjekt über die Auswahl einer Vorlage erzeugt, so ist das Feld Kategorie des neuen Geschäftsobjekts mit der Kategorie der jeweiligen Vorlage vorbefüllt.
  • Aus der jeweils ausgewählten Kategorie werden die Vorgaben bezüglich Kürzel, Zuständigkeit, Standardprozess und Aufbewahrungsregeln übernommen.
  • Die zugeordnete Kategorie und die jeweiligen Vorgaben können bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Erzeugen des Geschäftsobjekts abgeschlossen wird, individuell angepasst werden.

Eine Ablage erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Ablage ist ein Ordner, bei dem anhand der Eigenschaft Verfügbare Kategorien individuell festgelegt werden kann, dass beim Erzeugen nur Vorlagen bestimmter Kategorien angezeigt werden.

Um eine Ablage zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Ordner“ aus, vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü des erzeugten Ordners und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  4. Wählen Sie im Feld Verfügbare Kategorien die Kategorien aus, die den gewünschten Vorlagen in der Vorlagensammlung zugeordnet sind.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzereinstellungen festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Über die Benutzereinstellungen können die Eigenschaften und das Verhalten der Arbeitsumgebung festgelegt werden.

Um die Benutzereinstellungen zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und führen Sie den Befehl „Benutzereinstellungen“ aus.
  2. Bearbeiten Sie die Benutzereinstellungen. In Ihren Benutzereinstellungen können Sie beispielsweise Angaben zu Suchvorgaben, Client-Cache oder Vorlagen machen. Welche Eigenschaften Sie einsehen und editieren können, ist abhängig von der Systemkonfiguration und Ihren Rechten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Mögliche Benutzereinstellungen

Allgemeine Einstellungen

  • Ausstiegsbestätigung anzeigen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob beim Verlassen von Fabasoft Folio ein Hinweis angezeigt wird.
  • Bestätigung beim Hochladen anzeigen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob beim Hochladen von Dateien ein Bestätigungsdialog angezeigt wird.
  • Eigenschaften bevorzugt lesen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob ein Objekt beim Öffnen durch den „Eigenschaften“ Dialog lesend oder bearbeitend geöffnet wird.
  • Dokumente bevorzugt schreibgeschützt öffnen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob ein Objekt beim Öffnen durch einen Doppelklick lesend oder bearbeitend geöffnet wird.
  • Freigabestände bevorzugt verwenden
    In diesem Feld wird festgelegt, ob Benutzern, die nicht freigegebene Versionen lesen dürfen, standardmäßig der Freigabestand angezeigt wird.
  • Berechtigung durch Versenden als Standard verwenden
    In diesem Feld wird festgelegt, ob beim Versenden von Objektzeigern der Empfänger automatisch Rechte auf das Objekt erhält. Der Empfänger wird beim Objekt auf der Registerkarte „Sicherheit“ im Feld Berechtigt durch Versenden eingetragen. Die Art der gewährten Rechte wird durch den ACL-Eintrag „(Berechtigt durch Versenden) COOSYSTEM@1.1:objsecdelegated“ festgelegt.
  • Tage, nach denen automatisch eine neue Version begonnen wird
    In diesem Feld wird festgelegt, nach wie vielen Tagen automatisch eine Version eines Objekts begonnen wird, wenn es geändert wird (standardmäßig wird keine Version angelegt, wenn derselbe Benutzer ein Objekt mehrmals bearbeitet. Wenn in diesem Feld ein Wert, z. B. „14“, angegeben wird, wird automatisch eine Version des Objekts erzeugt, wenn derselbe Benutzer ein Objekt nach mehr als 14 Tagen wieder bearbeitet).
  • Diashow-Intervall (in Sekunden)
    In diesem Feld wird die Umschaltzeit zwischen den Bildern einer Diashow festgelegt.
  • Lokale RSS-Feeds
    In diesem Feld können Sie Ihre abonnierten RSS-Feeds zentral verwalten.
  • Favoritenordner (Aufgaben)
    Der in diesem Feld hinterlegte Ordner wird auf der Portalseite „Aufgaben“ in der Detailansicht dargestellt.
  • Benutzerkalenderliste
    In diesem Feld ist Ihre Kalenderliste hinterlegt, die Ihre Kalender enthält. Auf die Kalenderliste kann z. B. über Apple iCal zugegriffen werden.
  • Adressbuchliste
    In diesem Feld ist Ihre CardDAV-Adressbuchliste hinterlegt.
  • Welcome-Screen anzeigen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob beim Starten des Fabasoft Folio Webclients ein Fenster zum Beispiel mit Neuigkeiten, dem Webbrowserstatus und Informationen zur Kontoaktivität angezeigt werden soll.
    Hinweis: Der Welcome-Screen wird nur angezeigt, wenn vom Systemadministrator in der vApp-Konfiguration der Welcome-Screen für die Fabasoft Folio Domäne aktiviert wurde.

Lokalisierung

  • Sprache
    In diesem Feld wird die Sprache der Benutzeroberfläche festgelegt.
  • Gebietsschema
    Das Gebietsschema beeinflusst die Darstellung von Zahlen, Währungen, Datum und Zeit.
  • Mehrsprachige Eingabe
    In diesem Feld wird festgelegt, ob für mehrsprachige Namen eine Liste der verfügbaren Sprachen angezeigt wird. Sonst wird nur eine Zeichenkette in der Sprache der Benutzeroberfläche angezeigt.
  • Standardwährung
    In diesem Feld kann eine Währung ausgewählt werden, die für alle eingegebenen Geldwerte standardmäßig verwendet wird.
  • Währungssymbol ausschalten
    In diesem Feld wird festgelegt, ob das Währungssymbol angezeigt wird oder nicht.
  • Referenzwährung
    In diesem Feld kann eine Währung ausgewählt werden, die als Bezug dient.
  • Referenzwährungssymbol ausschalten
    In diesem Feld wird festgelegt, ob das Referenzwährungssymbol angezeigt wird oder nicht.

Suche

  • Erweiterte Suche bei Objektzeigereigenschaften
    In diesem Feld wird festgelegt, ob bei Objektzeigereigenschaften das Suchen-Symbol (Lupe) angezeigt wird.
  • Suchvorgaben
    In diesem Feld werden Angaben zur Suche definiert.
    • Objektlimit
      In diesem Feld wird die maximale Anzahl an Objekten bei der Suche festgelegt.
    • Zeitlimit (sek)
      In diesem Feld wird festgelegt, nach welchem Zeitraum eine Suche abgebrochen wird. Wird eine Suche abgebrochen, werden die bis dahin gefundenen Objekte in der Ergebnisliste angezeigt.
    • Suchbereich
      In diesem Feld kann die Suche auf bestimmte Bereiche (z. B. Domänen, COO-Stores) eingeschränkt werden.
    • Suchabfrage anzeigen
      In diesem Feld wird festgelegt, ob die Bearbeitung der Suchabfrage für den Benutzer möglich ist.
    • Suchoptionen anzeigen
      In diesem Feld wird festgelegt, ob die erweiterten Suchoptionen zur Verfügung stehen.
  • Suchmuster
    In diesem Feld können Suchmuster hinterlegt werden, die der Benutzer bei der Suche verwenden kann.

Benutzeroberfläche

  • Aktionstexte in Kurzform anzeigen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob für Aktionen die Kurzbeschreibung angezeigt werden soll.
  • Akustische Signale abspielen
    Um Menschen mit einer Sehbehinderung die Orientierung zu erleichtern, können akustische Signale für erfolgreiche Bearbeitungsschritte, Fehler und Fragen eingeschaltet werden.
  • Suchfeld anzeigen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob bei Objektlisten das Suchfeld angezeigt wird.
  • Registerkartensymbole anzeigen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob Symbole links neben der Registerkartenbezeichnung angezeigt werden.
  • Auswahl der Domäne beim Erzeugen möglich
    Falls Objekte in mehreren Domänen gespeichert werden können, kann die Möglichkeit der Domänenauswahl aktiviert werden.
  • Nur Symbole in der Portalseitenauswahl anzeigen
    In diesem Feld wird festgelegt, ob die Bezeichnung der Portalseiten zusätzlich zu den Symbolen angezeigt wird oder nicht.
  • Schriftgröße
    In diesem Feld kann die Schriftgröße der Anzeige von „Klein" auf „Mittel", „Groß“ oder „Sehr groß" gewechselt werden.
  • Fixes Theme
    Mit einem Theme kann das Aussehen der Benutzeroberfläche verändert werden.
  • Benutzerprofil
    In diesem Feld kann ein Benutzerprofil gewählt werden, falls es mehrere verfügbare Benutzerprofile gibt. Ein Benutzerprofil legt fest, welche Objekttypen erzeugt und gesucht werden dürfen und welche Menüeinträge, Formularseiten, Kategorien, Ereignistypen, Portalseiten, Prozess- und Aktivitätsdefinitionen zur Verfügung stehen.
  • Verfügbare Benutzerprofile
    In diesem Feld können berechtigte Benutzer (z. B. Administratoren) die für einen Benutzer verfügbaren Benutzerprofile hinterlegt werden.
  • Portal
    In diesem Feld kann definiert werden, welche Einträge im Portalkopf angezeigt werden.
  • Obergrenzen für „zuletzt verwendet“
    In diesem Feld legen Sie Obergrenzen für die Anzeige von Objekttypen und Objekten fest.
    • Objektklassen
      In diesem Feld wird festgelegt, wie viele Typen von Objekten maximal angezeigt werden z. B. als Vorschlag beim Erzeugen eines Objekts.
    • Objekte
      In diesem Feld wird festgelegt, wie viele Objekte maximal angezeigt werden.
  • Spezielle Aufgabenflächen, Symbolleisten und Menüs
    In diesem Feld können spezielle Gültigkeitsregeln für die Benutzerschnittstelle hinterlegt werden, falls diese vom Administrator zur Verfügung gestellt wurden.
  • Einfache Darstellung
    In diesem Feld kann ausgewählte werden, für welches Endgerät die Menüleiste und die Baumansicht bzw. die reduzierte Symbolleiste und keine Baumansicht angezeigt wird.
    Hinweis: Unter „Konto“ > „Grundeinstellungen“ > „Einfache Darstellung verwenden“ kann die Einstellung ebenfalls getroffen werden.

Interesse setzenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Interesse setzen

Es besteht die Möglichkeit, auf Objekte Interesse zu setzen. Ändert sich eine Eigenschaft eines Objekts, auf die Sie Interesse gesetzt haben, werden Sie in Form eines Ereignisses darüber informiert. So können Sie über bestimmte Änderungen eines Objekts automatisch informiert werden, ohne selbst das Objekt (aktiv) überprüfen zu müssen. Das ist beispielsweise vorteilhaft, wenn ein Objekt (z. B. eine Akte) von mehreren Personen parallel bearbeitet wird.

Um auf ein bestimmtes Objekt Ihr Interesse zu setzen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das interessante Objekt.
  2. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und führen Sie den Befehl „Interesse“ aus.
  3. Wählen Sie in der Dropdownliste Aktion aus, wie die Information über die Änderung erfolgen soll.
    • Aktualisiere Objekt
      Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie die automatische Aktualisierung einer Objektliste nutzen möchten: In diesem Fall müssen Sie Ihr Interesse am Objekt der Objektliste anmelden. Wenn Sie dabei keine Ereignisanzeige wünschen, verwenden Sie die Aktion „Aktualisiere Objekt“.
    • Lege die Objekte auf den Schreibtisch
      Die betroffenen Objekte werden am Schreibtisch des Benutzers abgelegt.
    • Lege die Objekte auf den Schreibtisch und zeige Ereignis an
      Die betroffenen Objekte werden am Schreibtisch des Benutzers abgelegt. Zusätzlich wird ein Ereignis ausgelöst, das über die Schaltfläche „Ereignisse anzeigen“ angezeigt wird. Je nach Konfiguration wird auch ein eigenes Fenster geöffnet.
    • Zeige Ereignis an
      Ein Ereignis wird ausgelöst, das über die Schaltfläche „Ereignisse anzeigen“ angezeigt wird. Je nach Konfiguration kann auch ein eigenes Ereignisfenster geöffnet werden.
    • Zeige Ereignis in E-Mail an
      Der Benutzer wird per E-Mail über das Ereignis informiert. Das ist möglich, wenn dem Benutzer eine gültige E-Mail-Adresse zugeordnet ist.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Ihr Interesse kann auch auf eine Objektliste gesetzt werden. Dies kann nur vom Schreibtisch aus erfolgen. Dabei muss die Eigenschaft Objektliste beim Setzen des Interesses ausgewählt werden.

Anzeige von Ereignissen

Ob sich Objekte, auf denen Sie Ihr Interesse gesetzt haben, geändert haben, wird periodisch überprüft. Sobald sich ein Objekt, auf das Sie Ihr Interesse gesetzt haben und für das Sie die Aktion „Zeige Ereignis an“ oder „Lege die Objekte auf den Schreibtisch und zeige Ereignis an“ gewählt haben, geändert hat, wird ein zusätzliches Symbol neben den Portalen angezeigt, dass ein Ereignis eingetreten ist.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, zeigt das Fenster „Ereignisse“ die Details des Ereignisses an. Dies umfasst:

  • den Namen des geänderten Objekts,
  • den Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat,
  • den Änderungszeitpunkt sowie
  • zusätzliche Information im Feld Info.

Es gibt auch die Möglichkeit, alle Ereignisse aller Objekte, auf die Ihr Interesse gesetzt wurde, in einer Übersicht angezeigt zu bekommen.

Interesse löschen

Wenn Sie nicht mehr über Änderungen eines bestimmten Objekts informiert werden möchten, können Sie das gesetzte Interesse wieder löschen.

Um Ihr Interesse an einem Objekt zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und führen Sie den Befehl „Ereigniseinstellungen“ aus.
  2. Klicken Sie auf „Löschen“ neben dem zu löschenden Objekt. Es erfolgt keine Abfrage, ob Sie das Interesse tatsächlich löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Sie werden nun nicht mehr über Änderungen dieses Objekts informiert.
  4. Bei den Ereigniseinstellungen kann durch die Eigenschaft Ereignisse auch für eigene Änderungen definiert werden, ob Ereignisse auch angezeigt werden sollen, wenn Sie selbst das entsprechende Objekt ändern.

Hinweis: Alternativ dazu können Sie Ihr Interesse für ein Objekt folgendermaßen löschen:

  1. Markieren Sie das Objekt, von dem das Interesse gelöscht werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und führen Sie den Befehl „Interesse“ aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Interesse entfernen“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um Ihre Änderung zu übernehmen.

Ereignisse anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es besteht die Möglichkeit, sich eine Übersicht über alle Ereignisse anzeigen zu lassen, die durch gesetztes Interesse auftraten.

Um eine Übersicht über alle Ereignisse zu erhalten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Einstellungen“ und führen Sie den Befehl „Ereignisse anzeigen“ aus.
  2. Die Übersicht enthält Objekte, auf denen Sie Ihr Interesse gesetzt haben und bei denen sich eine Eigenschaft geändert hat. Für jeden Eintrag wird der Benutzer festgehalten, der die Änderung durchgeführt hat. Darüber hinaus wird der Änderungszeitpunkt und im Feld Info etwaige zusätzliche Information angegeben.
    Hinweis: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Lesen“ , um die Metadaten eines Objekts im Lesemodus zu öffnen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

StellvertretungPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Benutzer kann in einer bestimmten Rolle und optional auch persönlich durch einen anderen Benutzer vertreten werden.

Der Stellvertreter erhält die Zugriffsrechte der Rolle des Vertretenen.

Eine Stellvertretung festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Stellvertretung ist durch berechtigte Benutzer und/oder durch den zu Vertretenden selbst definierbar. Eine Stellvertretung kann wahlweise für Zeiträume (von-bis) und/oder unbegrenzt festgelegt werden.

Eine Stellvertretung ausübenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer können eine zugeordnete Stellvertretung ausüben, indem sie die entsprechende Rolle auswählen und sich so in den Rechtekontext des vertretenden Benutzers versetzen. Damit haben Vertreter die gleichen Rechte wie der vertretene Benutzer in der entsprechenden Rolle.

Um in die Rolle eines Stellvertreters zu wechseln, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie rechts oben im Portalheader auf „Benutzereinstellungen“
  2. Klicken Sie auf die Stellvertreter-Rolle.

Eine Stellvertretung beendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die zu vertretende Person kann eine zeitlich begrenzte Stellvertretung dadurch beenden, dass sie bei der Anmeldung die Beendigung der Stellvertretung bestätigt.

Hinweis: Der Dialog zur Beendigung einer Stellvertretung wird nur einmal pro Tag angezeigt.

Außerdem kann über das Menü „Einstellungen“ > „Stellvertreter“ die Stellvertretung verändert werden, um die Stellvertretung zu beenden (z.B. das Ende-Datum der Stellvertretung setzen oder den Stellvertreter entfernen).

Vertreter können die Stellvertretung dadurch beenden, dass sie aus der Stellvertreter-Rolle in eine eigene Rolle wechseln.

Weitere FunktionalitätPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Objekt druckenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um in Ihrem Fabasoft Folio Webclient die Inhalte einer Objektliste auszudrucken, klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche „Druckansicht einschalten“.

Dadurch wird

  • eine für den Druck optimierte Ansicht erzeugt, die in einem eigenen Webbrowserfenster angezeigt wird und
  • der Druckdialog geöffnet.

Falls der Druckdialog nicht automatisch geöffnet wird, verwenden Sie die Schaltfläche „Drucken" Ihres Webbrowsers.

Hinweis: Diese Funktionalität kann nicht verwendet werden, um den Inhalt eines Dokuments auszudrucken. Um diese Inhalte auszudrucken, öffnen Sie die Objektinhalte mit dem entsprechenden Drittprodukt. Nutzen Sie die Druckfunktion der entsprechenden Anwendung, um den Inhalt auszudrucken.

Finales Format erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein finales Format dient dazu, die Inhaltseigenschaft eines Dokuments zum Lesen in einem entsprechend definierten Zielformat (wie z. B. PDF) verfügbar zu machen.

Inhalt in finales Format konvertieren

Um Dokumente in ein finales Format zu konvertieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die Objekte, deren Inhalt in ein finales Format konvertiert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Finales Format erzeugen“ aus.
    Hinweis: Der Konvertierungsvorgang wird standardmäßig nicht bestätigt. Der Hauptinhalt im finalen Format wird im Feld Hauptinhalt im finalen Format gespeichert.
  3. Wenn Sie vom Inhalt eines Objekts erneut ein finales Format erzeugen, wird der zuvor gespeicherte Hauptinhalt im finalen Format mit dem neuen konvertierten Inhalt überschrieben.

Inhalt in finalem Format ansehen oder herunterladen

Um diesen Hauptinhalt anzusehen oder herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Objekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Inhalt“.
  3. Klicken Sie im Feld Datei im finalen Format auf die Schaltfläche „Lesen“, um den konvertierten Inhalt zu lesen. Der Hauptinhalt im finalen Format wird mit der zugeordneten Anwendung geöffnet.
  4. Klicken Sie im Feld Datei im finalen Format auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um den konvertierten Inhalt herunterzuladen.
  5. Der „Dateidownload“-Dialog wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ und wählen Sie Speichernamen und Speicherort für die Datei.

Hinweis: Als finales Format kann beispielsweise das Format PDF oder TIFF erzeugt werden (abhängig von den Konfigurationseinstellungen in Ihrer Fabasoft Folio Domäne).

Ein Objekt versendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Fabasoft Folio Objekte anderen Benutzern per E-Mail zur Verfügung zu stellen, stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie über E-Mail beispielsweise

  • Fabasoft Folio Objekte,
  • eine Kopie von Dokumenten oder
  • eine PDF-Version von Dokumenten

versenden (entsprechende Konfiguration Ihres E-Mail-Clients und Ihrer Fabasoft Folio Domäne vorausgesetzt).

Um Fabasoft Folio Objekte zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die zu versendenden Objekte.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den gewünschten Befehl aus:
    - Führen Sie den Befehl „Versenden“ aus, um ein Objekt zu versenden.
    - Führen Sie den Befehl „Versenden der Datei“ aus, um eine Kopie eines Dokuments zu versenden.
    - Führen Sie den Befehl „Versenden als PDF“ aus, um eine PDF-Kopie eines Dokuments zu versenden.

Objekt versenden

Sie können jedes Objekt per E-Mail versenden. Wenn Sie ein Objekt versenden, wird ein Verweis auf den Ort, an dem das Objekt gespeichert ist, versendet. Daher können nur Benutzer in der gleichen Fabasoft Folio Domäne diesen Verweis auch sinnvoll nutzen (also das Objekt öffnen). Außerdem können nur jene Benutzer, welche die entsprechenden Berechtigungen haben, die Objekte öffnen, die Sie versendet haben.

Das Versenden von Objekten wird nur für interne Zwecke verwendet. Der Vorteil ist, dass die versendete Information immer den aktuellen Informationsstand wiedergibt. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Belastung des Netzwerks gering gehalten wird, da nur ein Verweis, nicht das Objekt selbst versendet wird.

Um Objekte zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie die zu versendenden Objekte.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Versenden“ aus.
  3. Bei entsprechender Konfiguration wird automatisch eine neue E-Mail erzeugt, in die die Objekte als URL eingefügt werden.
  4. Editieren Sie die E-Mail und versenden Sie diese.

Hinweis: Das Versenden von Objekten funktioniert bei jeder Art von Objekten. Jedoch muss der Empfänger der E-Mail im gleichen System (in der gleichen Fabasoft Folio Domäne) arbeiten, um das erhaltene Objekt öffnen zu können.

Um per E-Mail erhaltene Objekte zu verwenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie die E-Mail, die die Objekte enthält.
  2. Klicken Sie auf ein Objekt.
  3. Der Fabasoft Folio Webclient wird geöffnet und die Portalseite „Verlauf“ angezeigt. Folgende Schaltflächen stehen abhängig vom Objekttyp zur Verfügung:
    - Klicken Sie auf die Schaltfläche „Lesen“, um den Inhalt zu lesen.
    - Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“, um den Inhalt zu bearbeiten.
    - Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“, um den Attributeditor des Objekts zu öffnen.
    - Klicken Sie auf die Schaltfläche „In die Zwischenablage kopieren“, um das Objekt in eine Objektliste einzufügen (Befehl „Verknüpfung einfügen“).
    - Klicken Sie auf die Schaltfläche „Unterschreiben“, um das Objekt zu unterschreiben.
    - Klicken Sie auf die Schaltfläche „Herunterladen“, um den Inhalt lokal zu speichern.
    - Klicken Sie auf die Schaltfläche „Rolle wechseln“, um in eine benötigte Rolle zu wechseln.

Kopie von Dokumenten versenden

Dokumente können auch als Kopie versendet werden. Dazu wird der Hauptinhalt (also das eigentliche Dokument) aus der Fabasoft Produktumgebung exportiert und als Anhang zu Ihrer E-Mail hinzugefügt. Das Versenden von Objekten als Kopie hat den Vorteil, dass der Empfänger kein Produkt der Fabasoft Produktfamilie installiert haben muss, um Ihre Informationen lesen zu können.

Um eine Kopie von Inhalten von Objekten zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, von dem eine Kopie versendet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Versenden der Datei“ aus.
  3. Eine Kopie des Hauptinhalts des markierten Dokuments wird in eine neu erzeugte E-Mail als Anhang eingefügt.
  4. Editieren Sie die E-Mail und versenden Sie diese. Der Empfänger erhält die beigefügte Kopie des Objekts und muss nicht Benutzer derselben Fabasoft Folio Domäne sein, um das beigefügte Dokument lesen zu können.

Eine Kopie eines Dokuments kann auch mittels Drag-and-drop bei gedrückter Alt-Taste in eine E-Mail eingefügt werden.

Hinweis: Dateien können nur bei Dokumenten versendet werden.

Objekte als PDF-Kopie versenden

Dokumente können auch als PDF-Kopie versendet werden. Dazu wird der Hauptinhalt exportiert, in das PDF-Format konvertiert und als Anhang zu Ihrer E-Mail hinzugefügt. Dadurch ist der Inhalt unveränderbar. Der Empfänger kann das PDF-Dokument in einem geeigneten Programm (wie Adobe Acrobat Reader) öffnen oder ausdrucken.

Um eine PDF-Kopie von Inhalten von Objekten zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Objekt, dessen Hauptinhalt als PDF-Kopie versendet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Versenden als PDF“ aus.
  3. Der Hauptinhalt des Objekts wird in PDF konvertiert und als Anhang in eine neu erzeugte E-Mail eingefügt.
  4. Editieren Sie die E-Mail und versenden Sie diese. Der Empfänger kann das PDF-Dokument in einem geeigneten Programm wie Adobe Acrobat Reader öffnen oder ausdrucken.

RSS-FeedsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Objekte und Ereignisse können als RSS-Feeds abonniert werden. Der Benutzer wird somit über Änderungen an diesen Objekten bzw. über Ereignisse informiert. Diese RSS-Feeds können mit allen gängigen RSS-Readern gelesen werden (z. B. Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Microsoft Outlook).

Vordefinierte ObjektePermanenter Link zu dieser Überschrift

Objekte, die als RSS-Feed zur Verfügung stehen, können entweder vom Systemadministrator vordefiniert werden, oder manuell hinzugefügt werden. Vordefinierte Objekte können über das „RSS“-Symbol des Webbrowser aufgerufen werden.

Beliebige Objekte abonnierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jedes beliebige Objekt in Ihrer Arbeitsumgebung kann über den Menübefehl „Als RSS-Feed abonnieren“ als RSS-Feed abonniert werden. Dieses Objekt wird in die Liste der abonnierten RSS-Feeds aufgenommen und zum „RSS“-Symbol des Webbrowsers hinzugefügt.

Um ein Objekt zu abonnieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Objekt, das Sie abonnieren möchten.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „RSS-Feed abonnieren“ aus.
    Hinweis: Objekttypen, die für RSS-Feeds nicht konfiguriert sind, stellen diesen Menübefehl nicht zur Verfügung.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
    Das Objekt wird zum „RSS“-Symbol hinzugefügt und kann abonniert werden.

RSS-Feed Abonnement aufhebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das Abonnement der Objekte, die dem „RSS“-Symbol hinzugefügt wurden, kann aufgehoben werden. Objekte, deren Abonnement aufgehoben wurde, werden zwar von dem „RSS“-Symbol entfernt, sind aber im RSS-Reader noch abonniert.

Um ein Objekt von dem „RSS“-Symbol zu entfernen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Objekt, das von dem „RSS“-Symbol entfernt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „RSS-Feed-Abonnement aufheben“ aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Das Objekt wurde von dem „RSS“-Symbol entfernt.

Hinweis: Abonnierte Objekte werden auch in den „Benutzereinstellungen“ im Feld Lokale RSS-Feeds angezeigt.

Hinzufügen und Entfernen von Objekten in dieser Liste hat die dieselben Auswirkungen wie abonnieren und Abonnement aufheben über die Menübefehle.

Ereignisse abonnierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Es besteht die Möglichkeit Ereignisse als RSS-Feed zu abonnieren. So werden Sie über Änderungen an Objekten, auf die Sie Ihr Interesse gesetzt haben, mittels RSS-Feeds informiert.

Um Ereignisse als RSS-Feed abonnieren zu können, muss in den Ereigniseinstellungen das Kontrollkästchen RSS-Feed aktivieren markiert werden.

Um RSS-Feeds für Ereignisse zu abonnieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen sie das Menü „Einstellungen“ und führen Sie den Befehl „Ereigniseinstellungen“ aus.
  2. Markieren Sie das Kontrollkästchen rechts neben dem Feld RSS-Feed aktivieren.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Einstellungen zu speichern.

Bilder direkt anpassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bilder können direkt im Fabasoft Folio Webclient angepasst werden. Wählen Sie den gewünschten Ausschnitt eines Bilds aus, indem Sie das Bild skalieren, die Größe des Auswahlbereichs anpassen und an die entsprechende Position verschieben.

Die Funktionalität steht im Portalkopf bei der Auswahl von Logos und Benutzerbildern zur Verfügung. Wenn Sie die Eigenschaften von Bildern, Benutzern und Kontaktpersonen bearbeiten, wird ebenfalls das Festlegen des Auswahlbereichs angeboten.

Hinweis: Beim Bearbeiten von Bildobjekten wird der Originalinhalt überschrieben. Wird ein Bildobjekt als Grundlage für ein Logo oder Benutzerbild verwendet, wird der Originalinhalt des Bildobjekts nicht verändert.

Erweiterungen mithilfe von FormularenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Neben der klassischen Erweiterung des Objektmodells können auch ohne Programmierkenntnisse –  ausgehend von einem grafischen Formulareditor – zusätzliche Metadaten zu Objekten hinzugefügt werden.

Ein Formular erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit Formularen können Sie zusätzliche Metadaten definieren. Die Formularerstellung erfolgt im Kontext von Teamrooms.

Um ein Formular zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in einen Teamroom.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  3. Wählen Sie den Eintrag „Formular“ (Kategorie „Entwicklung“) aus, vergeben Sie einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Legen Sie per Drag-and-drop die gewünschten Felder fest. Um die Felder auf mehrere Registerkarten zu verteilen, steht die Schaltfläche „Neue Seite“ zur Verfügung.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Zu Testzwecken kann im Teamroom bereits ein Objekt basierend auf dem definierten Formular erzeugt werden (Kategorie „Formulare (Entwurf)“).

Die Vorlage anpassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig werden die Felder zu einem Objekt mit Benutzerdaten hinzugefügt.

Um die Felder zu einem bestehenden Objekt, das als Vorlage dienen soll, hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Formulars und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Tragen Sie im Feld Vorlage das gewünschte Objekt, das als Vorlage dienen soll, ein.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Ein Formular veröffentlichenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Veröffentlichen Sie nach erfolgreichen Tests bzw. nach einer Überarbeitung des Formulars das Formular.

Um ein Formular zur veröffentlichen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Formulars und führen Sie den Befehl „Formular veröffentlichen“ aus.

Ein Formular zur Verwendung freigebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Teammitglied mit zumindest Leseberechtigung kann über den Kontextmenübefehl „Formular zur Verwendung freigeben“ das Formular für Gruppen freigeben, zu denen das Teammitglied zugehörig ist. Somit können alle Gruppenmitglieder entsprechende Objekte erzeugen (Kategorie „Formulare“).

Um ein Formular zur Verwendung freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Formulars und führen Sie den Befehl „Formular zur Verwendung freigeben“ aus.
  2. Markieren Sie die Gruppen, für die das Formular veröffentlicht werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen des Kontextmenübefehls und entfernen der Häkchen bei den entsprechenden Gruppen wieder aufgehoben werden.