GeschäftsprozessmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das integrierte Workflow-System ist eine Kernkomponente von Fabasoft Folio.

Einen Ad-hoc-Prozess ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Bei einem Ad-hoc-Prozess können Sie den Ablauf selbst festlegen. Somit können Sie flexibel auf Situationen reagieren, für die kein vordefinierter Prozess zur Verfügung steht.

Um einen Ad-hoc-Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
  3. Wählen Sie eine Vorlage für einen Ad-hoc-Prozess aus bzw. starten Sie mit einer leeren Vorlage. Dieser Schritt entfällt, wenn es keine vordefinierten Prozesse bzw. Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse gibt.
  4. Falls Sie mit einer leeren Vorlage starten, geben Sie die Aktivität und den Teilnehmer für die erste Aufgabe im Prozess ein. Nähere Informationen zu den Auswahlmöglichkeiten finden Sie im nächsten Kapitel.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie keine weitere Aktivität hinzufügen möchten. Andernfalls klicken Sie auf „Übernehmen“. Sie können weitere Aktivitäten hinzufügen und danach den Prozess starten.
    Hinweis: Falls Sie den Ad-hoc-Prozess öfter benötigen, können Sie ihn als Vorlage speichern.

Die erste Aktivität wird im Arbeitsvorrat des definierten Teilnehmers abgelegt.

Hinweis: In einem Ad-hoc-Prozess können (gegebenenfalls auch parallele) Abläufe von Aktivitäten mit verschieden Teilnehmern definiert werden. Weiterführende Ablaufsteuerungen stehen jedoch nur in vordefinierten Prozessen zur Verfügung.

Aktivitäten und TeilnehmerPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aktivitäten

Standardmäßig stehen Ihnen folgende Aktivitäten zur Verfügung:

  • Bearbeiten
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Bearbeitung weiter.
  • Freigeben
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Freigabe weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden Unterschrift versehen. Wird die Freigabe erteilt, wird zusätzlich eine Freigabeversion auf dem Dokument erstellt.
  • Genehmigen
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Genehmigung weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden Unterschrift versehen.
  • Genehmigen und abschließen
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Genehmigung weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden Unterschrift versehen und abgeschlossen, sodass keine Änderungen mehr möglich sind.
    Hinweis: Um wieder eine Bearbeitung des Objekts zu ermöglichen, können Sie den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Status ‚Abgeschlossen‘ aufheben“ ausführen.
  • Dokumente genehmigen und abschließen
    Leitet einen Ordner mit Dokumenten mit der Bitte um Genehmigung weiter. Die Dokumente werden mit einer entsprechenden Unterschrift versehen und abgeschlossen.
  • Prüfen
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um Prüfung weiter.
  • Zur Kenntnis
    Leitet ein Dokument zur Kenntnis weiter. Das Dokument wird mit einer entsprechenden Unterschrift versehen.
  • Anmerkung hinzufügen
    Leitet ein Dokument mit der Bitte um eine Anmerkung weiter.
  • Link versenden
    Ermöglicht ein Objekt als Link zu versenden.

Hinweis:

  • Mehrfach-Instanz-Aktivitäten ermöglichen eine Aktivität von mehreren Teilnehmern sequentiell oder parallel abarbeiten zu lassen.
  • Wenn in Ad-hoc-Prozessen die Aktivitäten „Prüfen“, „Genehmigen“ bzw. „Freigeben“ verwendet werden, gilt Folgendes:
    • Negative Resultate (z. B. „Genehmigung verweigert“) werden über eine automatisch eingefügte Aktivität an denjenigen gemeldet, der den Ad-hoc-Prozess gestartet hat. Die restlichen gemeinsam vorgeschriebenen Aktivitäten, die noch nicht erledigt wurden, werden auf „Nicht ausgeführt“ gesetzt.
    • Aktivitäten für positive Resultate (z. B. „Freigegeben“) werden nur automatisch eingefügt, wenn es sich um die letzte Aktivität im Prozess handelt.
  • Werden bei laufenden Prozessen die Aktivitäten „Prüfen“, „Genehmigen“ bzw. „Freigeben“ eingefügt, werden negative Resultate an denjenigen gemeldet, der die Aktivitäten eingefügt hat. Die restlichen gemeinsam eingefügten Aktivitäten, die noch nicht erledigt wurden, werden auf „Nicht ausgeführt“ gesetzt.

Teilnehmer

Standardmäßig können folgendermaßen Teilnehmer definiert werden:

  • Abstrakter Teilnehmer
    Mit abstrakten Teilnehmern können generische Abläufe realisiert werden.
    • Prozessinitiator
      Der Teilnehmer, der den Prozess startet.
    • Prozessverantwortlicher
      Standardmäßig der Teilnehmer, der den Prozess startet.
    • Prozesseigentümer
      Standardmäßig der Teilnehmer, der den Prozess startet.
    • Aktueller Benutzer
      Der Teilnehmer, der die vorherige Aktivität ausgeführt hat bzw. bei der ersten Aktivität der Teilnehmer, der den Prozess gestartet hat.
    • Eigenschaft des Objekts
      Der Teilnehmer wird über eine Eigenschaft des Objekts (z. B. Letzte Unterschrift von) ermittelt.
    • Eigenschaft der Akte des Objekts
      Der Teilnehmer wird über eine Eigenschaft der Akte des Objekts (z. B. Letzte Unterschrift von) ermittelt.
  • Benutzer
    Ein konkreter Teilnehmer.
  • Gruppe
    Eine Gruppe von Teilnehmern.
  • Stelle
    Eine Stelle der Teilnehmer.
  • Verteilerliste
    Eine Liste von Teilnehmern (nur für Mehrfach-Instanz-Aktivitäten verwendbar).

Hinweis:

  • Verteilerlisten können nur zusammen mit Mehrfach-Instanzen verwendet werden.
  • Eine Gruppe bzw. eine Eigenschaft des Objekts kann sowohl bei Mehrfach-Instanzen als auch bei Nicht-Mehrfach-Instanzen verwendet werden.
  • Bei Mehrfach-Instanzen wird für jeden aufgelösten Teilnehmer eine eigene Aktivitätsinstanz erzeugt, bei Nicht-Mehrfach-Instanzen nur eine Aktivitätsinstanz für die gesamte Gruppe bzw. Eigenschaft des Objekts (einwertig).
  • Mehrwertige Eigenschaften des Objekts sind nur bei Mehrfach-Instanzen erlaubt.
  • Verteilerlisten werden sofort beim Starten des Prozesses aufgelöst und somit werden die Teilnehmer festgelegt. Bei Verwendung einer Eigenschaft des Objekts bzw. Gruppe, werden die Teilnehmer erst während der Laufzeit des Workflows aufgelöst (wenn die entsprechende Aktivität den Status „Kann beginnen“ erhält).
  • Wenn die Eigenschaft des Objekts einwertig ist und eine Gruppe enthält, erhalten alle der Gruppe direkt zugeordneten Benutzer jeweils eine Aktivität. Untergeordnete Gruppen werden nicht berücksichtigt.
  • Wenn die Eigenschaft des Objekts mehrwertig ist, erhalten alle direkt definierten Benutzer jeweils eine Aktivität. Zusätzlich erhalten alle direkt definierten Gruppen jeweils eine gemeinsame Aktivität.

Einen vordefinierten Prozess ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Immer wiederkehrende Abläufe können mit vordefinierten Prozessen effizient abgebildet werden.

Um einen vordefinierten Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
  3. Klicken Sie auf „Prozess starten“, um den gewünschten Prozess direkt zu starten oder auf „Prozess öffnen“, um zuvor den Prozess zu sichten.

Die erste Aktivität wird im Arbeitsvorrat des definierten Teilnehmers abgelegt.

Arbeitsvorrat und Ad-hoc-WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein zentrales Element des Workflows ist der „Arbeitsvorrat“, der in Form einer „Zu tun“-Liste einzelnen Benutzern die zu erledigenden Tätigkeiten (=Aktivitäten und die darin durchzuführenden Arbeitsschritte) übersichtlich auflistet. Anhand von Prozessen wird definiert, wer wann welche Tätigkeiten in seinen Arbeitsvorrat bekommt. Die jeweiligen Benutzer können dann die Aktivitäten bearbeiten oder im Rahmen ihrer Berechtigungen via Zuteilen oder Vorschreiben den Prozess ad hoc beeinflussen.

Der Arbeitsvorrat besteht aus folgenden Listen (nur sichtbar, wenn mindestens ein Eintrag enthalten ist):

  • Zu tun
    Enthält die aktuellen Aktivitäten zur Abarbeitung.
  • Frist
    Enthält Aktivitäten, die für einen bestimmten Zeitraum auf Frist gelegt wurden.
  • Zuletzt beendet
    Enthält erledigte Aktivitäten.
  • Betroffene Objekte
    Enthält Objekte von aktuellen Aktivitäten.
  • Nachverfolgung
    Enthält Objekte von bereits erledigten Aktivitäten.

Eine Aktivität im Arbeitsvorrat beginnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Alle Aktivitäten eines Benutzers werden in dessen Arbeitsvorrat angezeigt. Eine Aktivität ist eine auszuführende Tätigkeit, die sich in mehrere Arbeitsschritte unterteilt. Wenn Sie einen Arbeitsschritt ausführen, wird die Aktivität implizit begonnen. Sie können aber auch eine Aktivität explizit beginnen.

Um eine Aktivität zu beginnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die Sie beginnen möchten im Arbeitsvorrat.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Eigenschaften“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um die Abfrage, ob Sie diese Aktivität beginnen wollen, zu bestätigen.

Einen Arbeitsschritt einer Aktivität ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer können die für eine Aktivität definierten Arbeitsschritte ausführen, wenn sich die Aktivität im Arbeitsvorrat befindet.

Um einen Arbeitsschritt einer Aktivität auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den auszuführenden Arbeitsschritt in der Spalte Arbeitsschritte.
  2. Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, um ihn auszuführen.

Neben der Bezeichnung des Arbeitsschrittes wird in Klammern angegeben, ob dieser Arbeitsschritt noch nicht ausgeführt wurde (offen), oder nochmals ausgeführt werden kann (wiederholen).

Eine Aktivität auf Frist legenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Aktivität kann auf Frist gelegt werden, um die Bearbeitung auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Dadurch wird die Aktivität von der Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats entfernt und auf die Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw. „Langfristig suspendiert“ verschoben. Nach Ablauf der Frist wird die jeweilige Aktivität wieder auf der Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats angezeigt.

Hinweis: Die Registerkarte „Langfristig suspendiert“ steht nur bei entsprechender Konfiguration zur Verfügung. Dazu muss in der Workflow-Konfiguration eine Zeitspanne festgelegt werden, ab wann eine Suspendierung als langfristig gilt. Sobald die Aktivität nicht mehr als langfristig suspendiert gilt, wird sie von der Registerkarte „Langfristig suspendiert“ auf die Registerkarte "Suspendiert/Auf Frist" verschoben.

Um eine Aktivität auf Frist zu legen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die auf Frist gelegt werden soll.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Auf Frist legen“.
  3. Legen Sie die Frist fest und geben Sie gegebenenfalls eine Bemerkung ein. Die Wiedervorlage kann entweder zu einem bestimmten Datum erfolgen (Art: Termin) oder nach einer bestimmten Zeitspanne (Art: Zeitspanne).
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Eine auf Frist liegende Aktivität reaktivierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aktivitäten, die auf Frist liegen, können manuell vor Ablauf der Frist wieder in Bearbeitung genommen werden.

Um eine auf Frist liegende Aktivität wieder zu reaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in Ihrem Arbeitsvorrat auf die Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw. „Langfristig suspendiert“.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der zu reaktivierenden Aktivität auf „Aktivieren“.

Die Aktivität wird dadurch von der Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw. „Langfristig suspendiert“ entfernt und auf die Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats verschoben.

Eine Aktivität als Stellvertreter übernehmenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Benutzer kann in einer bestimmten Rolle und optional auch persönlich durch einen anderen Benutzer vertreten werden. Benutzer können eine zugeordnete Stellvertretung ausüben, indem sie die entsprechende Rolle auswählen und sich so in den Rechtekontext des vertretenen Benutzers versetzen.

Um eine Aktivität als Stellvertreter zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf das Kontomenü (Ihr Benutzername) und dann auf „Meine Rollen“.
  2. Klicken Sie auf die entsprechende Stellvertreterrolle.
  3. Lokalisieren Sie die Aktivität auf der Registerkarte „Vertretungen/Zu tun“ oder „Vertretungen/Andere“.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Übernehmen“.

Die Aktivität wird auf die Registerkarte „Zu tun“ verschoben und die einzelnen Arbeitsschritte können ausgeführt werden.

Eine Aktivität zuteilenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Benutzer kann eine Aktivität, die er in seinem Arbeitsvorrat erhalten hat, einem anderen Benutzer zuteilen und dadurch die Prozessverantwortung delegieren. Der andere Benutzer erhält die aktuelle Aktivität in seinem Arbeitsvorrat.

Um einem Benutzer eine Aktivität zuzuteilen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die einem anderen Benutzer zugeteilt werden soll.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Zuteilen“.
  3. Wählen Sie einen Prozessverantwortlichen aus und klicken Sie auf „Weiter“.

Eine Aktivität vorschreiben (mit oder ohne Vorlage)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Benutzer kann einem anderen Benutzer eine bestimmte Aktivität vorschreiben. Es ist auch möglich, mehreren Benutzern (gleichzeitig oder nacheinander) Aktivitäten vorzuschreiben. Für Vorschreibungen, die regelmäßig durchgeführt werden, können Vorlagen erstellt und wiederholt angewandt werden.

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die vorgeschrieben werden soll.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü der Aktivität auf „Neue Aktivitäten einfügen“.
  3. Falls Vorlagen zur Verfügung stehen, werden diese zur Auswahl angeboten. Wählen Sie gegebenenfalls eine Vorlage aus.
  4. Wählen Sie im Feld Vorgeschriebene Aktivität die vorzuschreibende Aktivität aus.
  5. Geben Sie im Feld Teilnehmer einen abstrakten Teilnehmer, einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Stelle an.
  6. Bearbeiten Sie bei Bedarf weitere Felder der Vorschreibung und klicken Sie auf „Weiter“.

Details zur Durchführung einer Vorschreibung

Folgende Felder stehen in der einfachen Darstellung zur Festlegung einer Vorschreibung zur Verfügung:

  • Aktivität
    Legt die vorzuschreibende Aktivität fest.
  • Name
    Legt den angezeigten Namen für die Aktivität fest.
  • Bemerkung
    In diesem Feld kann eine Bemerkung erfasst werden.
  • Teilnehmer
    Zum Festlegen der Teilnehmer können mehrere Felder befüllt werden.
    • Abstrakter Teilnehmer
      In dieser Dropdownliste kann ein abstrakter Teilnehmer (z. B. „Prozessverantwortlicher“, „Genehmiger“, „Zuständig“) ausgewählt werden. Die Aktivität wird dann dem zugeordneten Benutzer automatisch vorgeschrieben.
    • Benutzer
      Durch Angabe eines Benutzers wird die Aktivität genau diesem Benutzer zugewiesen. Benutzer können aus der Dropdownliste ausgewählt werden. Zusätzlich kann über die Schaltfläche „Aus Hierarchie auswählen“ ein Benutzer aus der Organisationshierarchie ausgewählt werden oder mithilfe der Schaltfläche „Suchen“ eine Suche durchgeführt werden.
    • Gruppe
      In diesem Feld kann eine Gruppe angegeben werden, der die Aktivität vorgeschrieben wird. Gruppen können aus der Dropdownliste ausgewählt werden. Zusätzlich kann über die Schaltfläche „Aus Hierarchie auswählen“ eine Gruppe aus der Organisationshierarchie ausgewählt werden oder mithilfe der Schaltfläche „Suchen“ eine Suche durchgeführt werden.
      Hinweis: Bei einer Gruppe kann definiert werden, welche Stelle innerhalb der Gruppe für den Arbeitsvorrat der Gruppe verantwortlich ist. Benutzer die diese Stelle einnehmen, erhalten die Aktivität in ihrem Arbeitsvorrat.
    • Stelle
      In diesem Feld kann eine Stelle angegeben werden. Die Aktivität wird allen Benutzern, die diese Stelle einnehmen, vorgeschrieben. Wird die Aktivität von einem bestimmten Benutzer begonnen, wird die Aktivität wieder aus den Arbeitsvorräten der anderen Benutzer entfernt.
  • Verteilerliste
    Bei Verwendung einer Mehrfach-Instanz kann eine Verteilerliste angegeben werden, in der mehrere Benutzer enthalten sind, denen die Aktivität vorgeschrieben werden soll.
    Hinweis: Eine Verteilerliste kann von einem Administrator in einem Verwaltungswerkzeug erzeugt werden.
  • Aktivität mehrfach einfügen
    Mehrfach-Instanz-Aktivitäten ermöglichen eine Aktivität von mehreren Teilnehmern sequentiell oder parallel abarbeiten zu lassen.

Termine festlegen

Für jede zu verfügende Aktivität können auch Termine festgelegt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Termine anzeigen“, um die Felder für die Angabe von Terminen einzublenden. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Termin für Vorlage
    In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität vorgelegt werden soll.
    Hinweis: Die Aktivität befindet sich bis zum Eintreten dieses Termins im Arbeitsvorrat des betroffenen Benutzers auf der Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“.
  • Termin für Beginn
    In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität begonnen werden soll.
  • Termin für Erledigung
    In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität erledigt werden soll.

Mehrere Aktivitäten vorschreiben

Um die Einstellungen für eine zu verfügende Aktivität zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“. Sie erhalten eine grafische Vorschau über die zu verfügenden Aktivitäten und haben nun die Möglichkeit, weitere Aktivitäten einzufügen, die ebenfalls vorgeschrieben werden. Klicken Sie auf die entsprechende „+“-Schaltfläche der grafischen Darstellung um eine Aktivität vor, nach oder parallel zu einer bereits definierten Aktivität einzufügen und geben Sie die Vorschreibungsdaten ein.

In der grafischen Darstellung können Sie zwischen den einzelnen Aktivitäten der Vorschreibung wechseln und diese erneut bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Aktivität, die Sie bearbeiten möchten. Die Vorschreibungsdaten werden wieder angezeigt und können bearbeitet werden. Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“.

Umreihung der vorzuschreibenden Aktivitäten

In der grafischen Darstellung haben Sie auch die Möglichkeit die vorzuschreibenden Aktivitäten mithilfe von Drag-and-drop umzureihen. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den gepunkteten Bereich der Aktivität, die umgereiht werden soll und halten Sie die Maustaste.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger (bei gedrückter Maustaste) an die Stelle, an der Sie die Aktivität einfügen möchten. Ein grauer Balken kennzeichnet, dass die Aktivität an dieser Stelle eingefügt werden kann.
  3. Lassen Sie die Maustaste los. Die Aktivität wird an der gewünschten Stelle eingefügt.

Eine Aktivität wieder löschen

Um eine zu verfügende Aktivität wieder zu entfernen, wählen Sie die gewünschte Aktivität aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.

Vorschreibung als Vorlage speichern

Um die fertige Vorschreibung zur Wiederverwendung zur Verfügung zu stellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Vorlage speichern“, geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Erweiterte Darstellung

Um in die erweiterte Darstellung zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte Darstellung“. Dort können noch zusätzliche Angaben (z. B. bezüglich Stellvertretung) gemacht werden.

Prozesse auf einem Objekt einsehenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Prozesse eines Objekts einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
  2. Führen Sie die Aktion „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Prozesse“.
    Pro Prozess wird eine Übersicht über die bereits ausgeführten Aktivitäten und die aktuelle Aktivität angezeigt.
  4. Klicken Sie auf den Prozessnamen, um den vollständigen Prozess mit eventuell vorhandenen Schleifen und Bedingungen anzuzeigen. Über fett dargestellte Linien wird der bereits durchgeführte Prozesslauf gekennzeichnet. Dabei nicht durchlaufene Pfade werden mit gestrichelten Linien visualisiert.
  5. Über das Kontextmenü der Prozesselemente, können Sie die jeweils erlaubten Befehle ausführen. Zum Beispiel können Sie, wenn Sie über entsprechende Rechte verfügen, den betroffenen Teilnehmer einer noch nicht ausgeführten Aktivität über den Kontextmenübefehl „Bearbeiten“ ändern.

Hinweis: Die Registerkarte „Prozesse“ ist nur sichtbar, wenn mindestens ein Prozess vorhanden ist.

Aktivitäten auf einem Objekt einsehenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Aktivitäten eines Objekts einzusehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in das gewünschte Objekt.
  2. Führen Sie die Aktion „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Aktivitäten“.

Es werden alle aktuellen, geplanten und erledigten Aktivitäten angezeigt.

Hinweis: Die Registerkarte „Aktivitäten“ bzw. die Felder für die aktuellen, geplanten und erledigten Aktivitäten sind nur sichtbar, wenn mindestens eine Aktivität vorhanden ist.

ProzessstatistikenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Überblick über die laufenden Prozesse zu erhalten, steht Ihnen eine Vielzahl an Prozessstatistiken zur Verfügung, die die einzelnen Teilaspekte der Prozessausführung beleuchten.

Hinweis: Die Einstellungen können bei den Gruppen auf der Registerkarte „Workflow“ getroffen werden.

Die Statistiken können angezeigt werden für:

  • Prozessadministratoren
    Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse und Ad-hoc-Prozesse der Organisation.
  • Prozesseigentümer
    Erhält einen Überblick über alle vordefinierten Prozesse, bei denen der Benutzer als Prozesseigentümer hinterlegt ist.
    Hinweis: Der Prozesseigentümer kann auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ eines BPMN-Prozessdiagramms definiert werden.

Zu den Prozessstatistiken gelangen Sie über Ihren Arbeitsvorrat. Die Statistiken stehen für folgende drei Ebenen zur Verfügung: allgemeine Übersicht, Prozessdefinition, spezifischer Prozess.

Allgemeine Übersicht

  • Prozessstatistiken
    Bietet eine Übersicht über die Anzahl der laufenden Prozesse und der Prozesse in Verzug.
  • Prozessdurchsatz
    Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse je Prozessdefinition
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Prozessdefinitionen der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten der laufenden Prozesse
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten in Verzug
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug befinden.
  • Beginndatum der laufenden Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten Zeitraum.
  • Fälligkeit der Aktivitäten
    Zeigt die Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet werden müssen.

Bezogen auf eine Prozessdefinition

  • Prozessdurchsatz
    Zeigt die Anzahl der gestarteten und abgeschlossenen Prozesse und deren Differenz im ausgewählten Zeitraum.
  • Laufende Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse und deren Veränderung im ausgewählten Zeitraum.
  • Aktivitäten der laufenden Prozesse
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten der laufenden Prozesse.
  • Aktivitäten in Verzug
    Zeigt die prozentuale Aufteilung der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die sich in Verzug befinden.
  • Beginndatum der laufenden Prozesse
    Zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse gruppiert nach dem Beginndatum im ausgewählten Zeitraum.
  • Fälligkeit der Aktivitäten
    Zeigt die Anzahl der Aktivitäten der laufenden Prozesse, die in den nächsten zwei Wochen bearbeitet werden müssen.
  • Prozesse
    Zeigt alle Prozesse (auch z. B. abgeschlossene Prozesse) der Prozessdefinition.

Bezogen auf einen Prozess

  • Laufzeit
    Zeigt die Laufzeit des Prozesses in Tagen im Vergleich zur durchschnittlichen Laufzeit der zugrundeliegenden Prozessdefinition.
  • Aktivitäten
    Zeigt die prozentuale Aufteilung des Status der Aktivitäten des Prozesses.
  • Übersicht
    Zeigt die wichtigsten Metadaten des Prozesses.

Hinweis: Über die Aktion „Einstellungen“ kann der Zeitraum (von letzte Woche bis letztes Jahr) der zeitabhängigen Statistiken festgelegt werden.

EinstellungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im Kontomenü (Ihr Benutzername) finden Sie unter „Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ die folgenden Einstellungsmöglichkeiten:

Registerkarte „Persönliche Einstellungen“

  • E-Mail-Benachrichtigung für
    Sie können die Workflow-Ereignisse festlegen, bei denen Sie per E-Mail informiert werden möchten.
  • Erweiterten Modus für Vorschreibungen standardmäßig verwenden
    Legt fest, ob bei Vorschreibungen der grafische oder tabellarische Prozesseditor angezeigt wird. Der tabellarische Prozesseditor ist insbesondere für Benutzer gedacht, die auf Tastaturbedienung angewiesen sind.
  • Termine als Zeitspanne in Tagen angeben (anstatt eines Datums)
    Legt fest, ob Termine als Zeitspanne in Tagen anstatt eines Datums angegeben werden.
  • Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Welcome-Screen anzeigen
    Legt fest, ob Neuigkeiten über neue Aktivitäten im Arbeitsvorrat im Welcome-Screen anzeigt werden.
  • Nach dem Beenden einer Aktivität automatisch die nächste Aktivität öffnen
    Legt fest, ob beim Beenden einer Aktivität direkt die nächste Aktivität geöffnet wird, oder ob zurück in die Zu-tun-Liste navigiert wird.
  • Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse
    Enthält Ihre persönlichen Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse. Falls Sie eine Vorlage nicht mehr benötigen können Sie diese entfernen.
  • Vordefinierte BPMN-Prozesse
    Enthält Ihre persönlichen, zur Ausführung freigegebenen BPMN-Prozesse.

Registerkarte „Vordefinierte Einstellungen“

  • Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse
    Enthält vordefinierte Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse.
  • Vordefinierte BPMN-Prozesse
    Enthält vordefinierte, zur Ausführung freigegebene BPMN-Prozesse.

GenehmigungsprozessePermanenter Link zu dieser Überschrift

Genehmigungsprozesse umfassen jene Prozessdefinitionen und Aktivitätsdefinitionen, die von Fabasoft Folio standardmäßig mitgeliefert werden.

Ein Geschäftsobjekt genehmigen lassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für jedes Geschäftsobjekt kann für die verschiedenen Aufgaben ein zuständiger Benutzer angegeben werden. Diese Zuständigkeiten werden auf der Registerkarte „Dokument“ im Feld Zuständigkeit des Geschäftsobjekts eingetragen. Sind in einer Kategorie Zuständigkeiten definiert, so werden diese automatisch von den zugeordneten Geschäftsobjekten übernommen. Die Zuständigkeiten können in einzelnen Geschäftsobjekten angepasst werden.

Hinweis: Wurde für die Rolle „Genehmigen“ kein zuständiger Benutzer angegeben, so wird beim Ausführen des Genehmigungsprozesses die Fehlermeldung „Kein Teilnehmer definiert“ angezeigt.

Um ein Geschäftsobjekt genehmigen zu lassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Geschäftsobjekt, das genehmigt werden soll.
  2. Führen Sie den Befehl „Extras“ > „Prozess initialisieren“ > „Genehmigungsprozess“ aus.

Dadurch wird für das Geschäftsobjekt der Genehmigungsprozess initiiert und der verantwortliche Benutzer erhält die Aktivität Genehmigen in seinem Arbeitsvorrat.

Nach erfolgter Genehmigung erhalten Sie die Aktivität Genehmigt, wird das Geschäftsobjekt nicht genehmigt erhalten Sie die Aktivität Genehmigung abgelehnt. Beide Aktivitäten können durch Ausführen des Arbeitsschritts Gesehen erledigt werden.

Ein Geschäftsobjekt genehmigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Geschäftsobjekt zu genehmigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität Genehmigen, bei der in der Spalte Betrifft das Geschäftsobjekt angezeigt wird, das genehmigt werden soll.
  2. Führen Sie den Arbeitsschritt Öffnen aus, um die zu genehmigenden Dokumente vor der Genehmigung einzusehen.
  3. Führen Sie den Arbeitsschritt Genehmigen aus.
  4. Geben Sie Ihr Passwort ein.
  5. Geben Sie eine Bemerkung ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Genehmigung wird samt Bemerkung beim Geschäftsobjekt auf der Registerkarte „Unterschriften“ hinzugefügt. Zusätzlich wird der genehmigte Stand des Objekts in Form einer verbindlichen oder freigegebenen Version gesichert.

Genehmigung eines Geschäftsobjekts ablehnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Genehmigung eines Geschäftsobjekts abzulehnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität Genehmigen, bei der in der Spalte Betrifft das Geschäftsobjekt angezeigt wird, das genehmigt werden soll.
  2. Führen Sie den Arbeitsschritt Öffnen aus, um die zu genehmigenden Dokumente vor der Genehmigung einzusehen.
  3. Führen Sie den Arbeitsschritt Genehmigung ablehnen aus.
  4. Geben Sie Ihr Passwort ein.
  5. Geben Sie eine Bemerkung ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Die Nicht-Genehmigung samt einer etwaigen Bemerkung wird beim Geschäftsobjekt auf der Registerkarte „Anmerkungen“ hinzugefügt.

Geschäftsprozesse mit BPMN 2.0Permanenter Link zu dieser Überschrift

Durch die Unterstützung von BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) können Sie Geschäftsprozesse modellieren und von den Vorteilen einer plattformunabhängigen Notation profitieren. Die erstellten Prozessdiagramme können mithilfe der Fabasoft Folio Workflow-Engine direkt ausgeführt werden.

Für BPMN-Prozessdiagramme wird abhängig vom Kontext eine sinnvolle Darstellungsform gewählt. In PDF-Ansichten, beim Zugriff über das Folio Netzlaufwerk bzw. über die Folio App wird eine Abbildung des Prozesses angezeigt. In exportierten Prozessdiagrammen (ZIP-Datei) werden als grafische Ansichten eine PNG-Datei und eine SVG-Datei (Vektorgrafik) zur Verfügung gestellt.

Neben den Prozessdiagrammen können auch Choreographie- und Konversationsdiagramme erstellt werden.

Ein BPMN-Prozessdiagramm erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

BPMN-Prozessdiagramme dienen zur Modellierung von Geschäftsprozessen, die direkt in Fabasoft Folio ausgeführt werden können.

Um ein Prozessdiagramm zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erzeugen Sie ein neues „BPMN-Prozessdiagramm“ (Aktion „Neu“).
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des BPMN-Prozessdiagramm auf „Öffnen“.
  3. Erstellen Sie das Diagramm (siehe Kapitel „Mit dem BPMN-Editor arbeiten“) und schließen Sie die Bearbeitung durch einen Klick auf „Weiter“ ab. Weiterführende Informationen zu den Diagrammelementen können Sie der BPMN-Literatur entnehmen.

Mit dem BPMN-Editor arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im grafischen BPMN-Editor können Sie neben der Modellierung des Prozesses auch Zuordnungen zum Beispiel zu Folio-Benutzern und -Aktivitätsdefinitionen treffen, um den Prozess mit der Fabasoft Folio Workflow-Engine direkt ausführen zu können.

Der BPMN-Editor gliedert sich in drei Bereiche. Im linken Bereich befinden sich die BPMN-Elemente, die per Drag-and-drop in den mittleren Zeichenbereich gezogen werden können. Der rechte, standardmäßig zugeklappte Bereich zeigt Eigenschaften zu dem im Zeichenbereich aktuell markierten Element. Hier kann auch die Zuordnung zu Folio-Objekten für die Ausführung getroffen werden.

Mit den Tastenkombinationen Strg + Z und Strg + Y können Aktionen rückgängig gemacht bzw. wiederholt werden. Strg + S kann zum Zwischenspeichern verwendet werden. Für das Kopieren, Ausschneiden, Einfügen und Entfernen von Elementen stehen die Tastenkombinationen Strg + C, Strg + X, Strg + V und Entf zur Verfügung. Die Ausführbarkeit des Prozesses kann mithilfe der Schaltfläche „Ausführbarkeit überprüfen“ überprüft werden.

Ausführbare Prozesse müssen bzw. können folgende Elemente enthalten:

  • Pool
    Der Pool repräsentiert die Fabasoft Folio Workflow-Engine. Genau für einen Pool im Prozessdiagramm muss die Eigenschaft Ist ausführbar auf „Ja“ gesetzt sein.
    Über die Eigenschaft Verwendbar für können Prozesse auf Objektklassen und Kategorien eingeschränkt werden. Somit werden Prozesse nur angeboten, wenn sie für das Objekt, auf dem sie ausgeführt werden sollen, Sinn ergeben. Bei der Auswahl von Aktivitäten für Aufgaben im BPMN-Editor werden ebenfalls nur Aktivitäten angeboten, die der Verwendbarkeit des BPMN-Prozessdiagramms entsprechen. Wenn der Prozess auf eine Kategorie eines benutzerdefinierten Formulars eingeschränkt ist, können die definierten Felder im Bedingungseditor verwendet werden. Wenn der Prozess auf die Kategorie eines benutzerdefinierten Basisformulars eingeschränkt ist, kann der Prozess auch für die vom Basisformular abgeleiteten Formulare verwendet werden.
  • Lane
    Lanes repräsentieren Zuständigkeiten. Einer Lane kann ein Fabasoft Folio Prozessteilnehmer zugeordnet werden. Beim Erstellen von Aufgaben werden die bei der Lane hinterlegten Werte als Standardwerte für die Aufgaben eingetragen und ermöglichen somit ein effizientes Arbeiten.
    Hinweis: Beim Erstellen eines Pools wird eine Lane implizit miterzeugt.
  • Startereignis
    Mit einem Startereignis beginnt der Prozessfluss. Zu Dokumentationszwecken können alle Arten von Startereignissen in ausführbaren Prozessen verwendet werden. Die Art des Startereignisses hat jedoch keine Auswirkung auf die Ausführung des Prozesses.
  • Bedingungs-Startereignis (optional)
    Über ein Bedingungs-Startereignis kann eine Warteaktion realisiert werden. Der Prozess wird erst gestartet, wenn die Bedingung (app.ducx-Expression) erfüllt wurde. Über das Prüfungsintervall wird festgelegt, wie oft die Bedingung geprüft wird.
  • Bedingungs-Zwischenereignis (optional)
    Über ein Bedingungs-Zwischenereignis kann eine Warteaktion realisiert werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die Bedingung (app.ducx-Expression) erfüllt wurde. Über das Prüfungsintervall wird festgelegt, wie oft die Bedingung geprüft wird.
  • Endereignis
    Mit einem Endereignis endet der Prozessfluss.
  • Terminierungs-Endereignis (optional)
    Bricht den gesamten Prozess ab und der Prozess wird als erledigt gekennzeichnet.
  • Fehler-Endereignis (optional)
    Bricht den gesamten Prozess ab und der Prozess wird als abgebrochen gekennzeichnet.
  • Abbruch-Endereignis (optional)
    Bricht den Prozess ab und der Prozess wird als erledigt gekennzeichnet.
  • Aufgabe
    Eine Aufgabe repräsentiert eine im Prozess zu erledigende atomare Arbeitseinheit. Aktuell werden Aufgaben mit Aufgabentyp „Benutzer“ unterstützt. Der Aufgabe müssen eine Fabasoft Folio Aktivität und ein oder mehrere Teilnehmer zugewiesen werden. Bei der Durchführung eines Prozesses werden die Aufgaben mit dem im BPMN-Editor definierten Namen im Arbeitsvorrat der definierten Teilnehmer angezeigt.
    Wird die Aktivität „Ausdruck im Hintergrund ausführen“ verwendet, kann eine app.ducx-Expression im Hintergrund ausgeführt werden. Der Prozess wird erst fortgesetzt, wenn die Hintergrundaufgabe durchgeführt wurde.
    Im Feld Ausdruck beim Erledigen der Aktivität kann eine app.ducx-Expression hinterlegt werden, die beim Erledigen der Aktivität ausgeführt wird.
    In den app.ducx-Expressions können Sie über object auf das Objekt des Prozesses zugreifen.
    Für Aufgaben kann ein Schleifentyp festgelegt werden.
    • Keine Schleife
      Von der definierten Aktivität wird eine Instanz erzeugt, die den definierten Teilnehmern im Arbeitsvorrat angeboten wird. Der erste Teilnehmer, der die Bearbeitung beginnt, übernimmt die Aktivität. Die Aktivität wird aus allen anderen Arbeitsvorräten entfernt.
    • Standard
      Aufgaben werden in einer Schleife durchlaufen. Die Schleifenbedingung kann entweder vor dem Durchlauf oder nach dem Durchlauf überprüft werden. Die maximale Anzahl an Durchläufen kann ebenfalls bestimmt werden.
    • MI parallel
      Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Teilnehmer eigene Instanzen erzeugt und parallel in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Teilnehmer müssen die Aktivität bearbeiten.
    • MI sequenziell
      Von der definierten Aktivität werden für alle definierten Teilnehmer eigene Instanzen erzeugt und sequenziell in den jeweiligen Arbeitsvorräten abgelegt. Alle Teilnehmer müssen nacheinander die Aktivität bearbeiten.
  • Sequenzfluss
    Ein Sequenzfluss beschreibt die Reihenfolge der Ereignisse, Aufgaben und Gateways. Bei einem Sequenzfluss (ausgehend von einem Gateway) kann ein Bedingungsausdruck als Fabasoft app.ducx Expression hinterlegt werden. Dieser kann entweder direkt in das Textfeld eingegeben werden oder mithilfe des Bedingungseditors definiert werden.
  • Gateway (optional)
    Ein Gateway ermöglicht eine Fallunterscheidung oder Parallelisierung im Prozess. Aktuell werden datenbasierte exklusive Gateways und parallele Gateways unterstützt.
  • Teilprozess (optional)
    Ein Teilprozess dient zur Kapselung von Komplexität. Teilprozesse können verschachtelt und in einer Schleife (Typ „Standard“) durchlaufen werden. Die Schleifenbedingung kann entweder vor dem Durchlauf oder nach dem Durchlauf überprüft werden. Die maximale Anzahl an Durchläufen kann ebenfalls bestimmt werden.
    • Aufgeklappter Teilprozess
      Ein aufgeklappter Teilprozess ist im Prozess eingebettet und gliedert diesen.
    • Zugeklappter Teilprozess
      Ein zugeklappter Teilprozess verweist auf eigenständige BPMN-Prozessdiagramme, das somit wiederverwendbar ist.
  • Artefakte und Datenobjekte (optional)
    Zu Dokumentationszwecken können alle Artefakte und Datenobjekte in ausführbaren Prozessen verwendet werden. Diese haben jedoch keine Auswirkung auf die Ausführung des Prozesses.

Hinweis: Go-to-Sequenzflüsse können aktuell nicht ausgeführt werden.

Ein BPMN-Prozessdiagramm hochladen und herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können BPMN-Prozessdiagramme importieren und exportieren. Wenn es sich um ausführbare Prozessdiagramme handelt, müssen ev. die Zuweisungen zu Folio-Objekten angepasst werden, wenn im Zielsystem die Folio-Objekte nicht vorhanden sind. Komponentenobjekte werden über die Referenz identifiziert. Nicht-Komponentenobjekte werden über den Externen Schlüssel (falls vom Administrator definiert) bzw. über die Objektadresse identifiziert.

Um ein Prozessdiagramm hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Eigenschaften“.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ auf die Schaltfläche „Auswählen“.
  3. Geben Sie den Pfad zur Prozessdiagramm-XML-Datei ein, und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Um ein Prozessdiagramm herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Prozessdiagramm herunterladen“.
  2. Es wird eine ZIP-Datei heruntergeladen, die das Prozessdiagramm als XML-Datei enthält.

Einen BPMN-Prozess zur Ausführung freigebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um BPMN-Prozesse ausführen zu können, müssen diese über den Kontextmenübefehl „Prozess zur Ausführung freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder nur für den Benutzer selbst erfolgen (Testzwecke) oder für Gruppen, auf denen der Benutzer Änderungsrechte hat.

Um einen Prozess freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Prozessdiagramms auf „Prozess zur Ausführung freigeben“.
  2. Falls syntaktische Fehler, die eine Ausführung verhindern würden, im Prozessdiagramm gefunden wurden, können Sie sich die Fehler anzeigen lassen und beheben.
  3. Falls keine syntaktischen Fehler gefunden wurden, markieren Sie die Gruppen, für die der Prozess freigegeben werden soll und klicken Sie auf „Weiter“.

Freigegebene Prozesse können anhand des Symbols einfach identifiziert werden. Auf der Registerkarte „Prozessausführung“ werden im Feld Zur Ausführung freigegeben alle freigegebenen Instanzen angezeigt.

Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen des Kontextmenübefehls und entfernen der Häkchen bei den entsprechenden Gruppen wieder aufgehoben werden.

Bei einer erneuten Freigabe laufen bereits gestartete Prozesse entsprechend des alten Prozessstands weiter. Neue Prozesse werden auf Basis des aktuell freigegebenen Stands initiiert.

Einen BPMN-Prozess ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen BPMN-Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des gewünschten Objekts auf „Neuen Prozess starten“.
  2. Wählen Sie einen vordefinierten BPMN-Prozess aus.

Der Prozess wird auf dem Objekt gestartet.

BPMN-Prozessdiagramme verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Verwaltung der Geschäftsprozesse stehen unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Workflow“ die Registerkarten „Persönliche Einstellungen“ und „Vordefinierte Einstellungen“ zur Verfügung. Die Felder Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse und Vordefinierte BPMN-Prozesse zeigen jeweils eine Übersicht über die vom Benutzer verwendbaren Vorlagen bzw. BPMN-Prozesse. Die persönlichen Einstellungen können Sie selbst bearbeiten.

ProzessablagePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Prozessablage bietet Ihnen die Möglichkeit Prozesse strukturiert abzulegen und mit Dokumenten, Teilnehmern und Leistungen zu verknüpfen. Die Prozesse können aus unterschiedlichen Gesichtspunkten betrachtet und analysiert werden.

Die Prozessablage gliedert sich in vier Bereiche:

  • Prozesse
    Ein modellierter Geschäftsprozess kann auf Teilprozesse, Dokumente, Teilnehmer und Leistungen verweisen.
  • Dokumente
    Die im Rahmen eines Prozesses benötigten Dokumente.  
  • Teilnehmer
    Ein Teilnehmer repräsentiert einen Zuständigkeitsbereich innerhalb eines Prozesses.
  • Leistungen
    Eine Leistung definiert ein Ergebnis eines Prozesses. Leistungen können mithilfe von Leistungsgruppen strukturiert werden.

In jedem Bereich steht standardmäßig ein Ordner zur Verfügung, der alle entsprechenden Objekte der Prozessablage flach, ohne hierarchische Strukturierung darstellt.

Prozesse, Teilnehmer und Leistungen, die der Prozessablage zugeordnet sind, jedoch aktuell nicht in der Struktur verwendet werden, werden auf der Registerkarte „Papierkorb“ der Prozessablage angezeigt.

Für die einzelnen Dokumente, Teilnehmer und Leistungen können Sie sich jederzeit die zugeordneten Prozesse anzeigen lassen.

Einen Prozess definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Prozess zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Prozessablage zur Liste „Prozesse“.
  2. Erzeugen Sie ein neues BPMN-Prozessdiagramm, oder fügen Sie ein bestehendes BPMN-Prozessdiagramm ein.
  3. Im Kontextmenü des Prozessdiagramms klicken Sie auf „Öffnen“.
  4. Definieren Sie den Prozess. Im rechten, standardmäßig zugeklappten Bereich können Sie den BPMN-Elementen Dokumente, Aktivitäten und Teilnehmer zuordnen.
    • Pools, zugeklappten Pools, Lanes, Aufgaben und zusätzlichen Begleitern kann ein Fabasoft Folio Prozessteilnehmer zugeordnet werden. Sie können entweder einen Prozessteilnehmer oder einen Prozessteilnehmer (Ausführung) definieren. Falls Sie den Prozess nicht nur dokumentieren, sondern auch im Fabasoft Folio Workflow ausführen möchten, verwenden Sie den Prozessteilnehmer (Ausführung).
    • Einer Aufgabe kann eine Fabasoft Folio Aktivität zugewiesen werden.
    • Jedem BPMN-Element können Fabasoft Folio Dokumente zugeordnet werden.
    • Einem zugeklappten Teilprozess kann ein BPMN-Prozessdiagramm zugeordnet werden.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.

Um Leistungen einem BPMN-Prozessdiagramm zuzuordnen, bearbeiten Sie die Eigenschaften des BPMN-Prozessdiagramms. Legen Sie auf der Registerkarte „Prozessablage“ im Feld Leistungen die Leistungen fest.

Hinweis: Auf der Registerkarte „Prozessablage“ eines BPMN-Prozessdiagramms werden die im Prozessdiagramm definierten Teilprozesse, Dokumente und Teilnehmer in Listenform angeführt. In der Detailansicht am Schreibtisch können die Informationen auch auf einzelnen Registerkarten eingesehen werden.

Dokumente, Teilnehmer und Leistungen definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Dokumente, Teilnehmer und Leistungen, wie in Kapitel „Einen Prozess definieren“ beschrieben, implizit über BPMN-Prozessdiagramme definieren. Alternativ können Sie in den entsprechenden Listen der Prozessablage Dokumente, Teilnehmer und Leistungen festlegen und in den BPMN-Prozessdiagrammen verwenden.

Um ein Dokument, einen Teilnehmer oder eine Leistung zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Prozessablage zu der entsprechenden Liste.
  2. Suchen Sie nach bestehenden Objekten oder erzeugen Sie neue Dokumente, Teilnehmer oder Leistungen.

Hinweis: Leistungen können Sie mithilfe von Leistungsgruppen strukturieren.

Zugeordnete Prozesse anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die einem Dokument, Teilnehmer oder Leistung zugeordneten Prozesse anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Prozessablage zum gewünschten Dokument, Teilnehmer oder zur gewünschten Leitung.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Zugeordnete Prozesse anzeigen“.