Geschäftsprozessmanagement
2017 R1 Update Rollup 1

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Arbeitsvorrat und Ad-hoc-WorkflowPermanenter Link zu dieser Überschrift

Das integrierte Workflow-System ist eine Kernkomponente von Fabasoft Folio. Ein zentrales Element ist der „Arbeitsvorrat“, der in Form einer „Zu tun“-Liste einzelnen Benutzern die zu erledigenden Tätigkeiten (=Aktivitäten und die darin durchzuführenden Arbeitsschritte) übersichtlich auflistet. Anhand von Prozessen wird definiert, wer wann welche Tätigkeiten in seinen Arbeitsvorrat bekommt. Die jeweiligen Benutzer können dann die Aktivitäten bearbeiten oder im Rahmen ihrer Berechtigungen via Zuteilen oder Vorschreiben den Prozess ad hoc beeinflussen.

Eine Aktivität im Arbeitsvorrat beginnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Alle Aktivitäten eines Benutzers werden in dessen Arbeitsvorrat angezeigt. Eine Aktivität ist eine auszuführende Tätigkeit, die sich in mehrere Arbeitsschritte unterteilt.

Um eine Aktivität zu beginnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die Sie beginnen möchten im Arbeitsvorrat.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Aktivität durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um die Abfrage, ob Sie diese Aktivität beginnen wollen, zu bestätigen.

Einen Arbeitsschritt einer Aktivität ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer können die für eine Aktivität definierten Arbeitsschritte ausführen, wenn sich die Aktivität in ihrem Arbeitsvorrat befindet.

Um einen Arbeitsschritt einer Aktivität auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den auszuführenden Arbeitsschritt in der Spalte Arbeitsschritte.
  2. Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, um ihn auszuführen.

Neben der Bezeichnung des Arbeitsschrittes wird in Klammern angegeben, ob dieser Arbeitsschritt noch nicht ausgeführt wurde (offen), oder nochmals ausgeführt werden kann (wiederholen).

Eine Aktivität auf Frist legenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Aktivität kann auf Frist gelegt werden, um die Bearbeitung auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Dadurch wird die Aktivität von der Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats entfernt und auf die Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw. „Langfristig suspendiert“ verschoben. Nach Ablauf der Frist wird die jeweilige Aktivität wieder auf der Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats angezeigt.

Hinweis: Die Registerkarte „Langfristig suspendiert“ steht nur bei entsprechender Konfiguration zur Verfügung. Dazu muss in der Workflow-Konfiguration eine Zeitspanne festgelegt werden, ab wann eine Suspendierung als langfristig gilt. Sobald die Aktivität nicht mehr als langfristig suspendiert gilt, wird sie von der Registerkarte „Langfristig suspendiert“ auf die Registerkarte "Suspendiert/Auf Frist" verschoben.

Um eine Aktivität auf Frist zu legen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die auf Frist gelegt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Aktivität durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Auf Frist legen“ aus.
  3. Legen Sie die Frist fest und geben Sie gegebenenfalls eine Bemerkung ein. Die Wiedervorlage kann entweder zu einem bestimmten Datum erfolgen (Art: Termin) oder nach einer bestimmten Zeitspanne (Art: Zeitspanne).
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Eine auf Frist liegende Aktivität reaktivierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aktivitäten, die auf Frist liegen, können manuell vor Ablauf der Frist wieder in Bearbeitung genommen werden.

Um eine auf Frist liegende Aktivität wieder zu reaktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie in Ihrem Arbeitsvorrat auf die Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw. „Langfristig suspendiert“.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der zu reaktivierenden Aktivität durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Aktivieren“ aus.

Die Aktivität wird dadurch von der Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“ bzw. „Langfristig suspendiert“ entfernt und auf die Registerkarte „Zu tun“ des Arbeitsvorrats verschoben.

Eine Aktivität als Stellvertreter übernehmenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Benutzer kann in einer bestimmten Rolle und optional auch persönlich durch einen anderen Benutzer vertreten werden. Benutzer können eine zugeordnete Stellvertretung ausüben, indem sie die entsprechende Rolle auswählen und sich so in den Rechtekontext des vertretenen Benutzers versetzen.

Um eine Aktivität als Stellvertreter zu übernehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie über die Schaltfläche „Benutzereinstellungen“ (Ihr Benutzername) in die Rolle des Stellvertreters.
  2. Lokalisieren Sie die Aktivität auf der Registerkarte „Vertretungen/Zu tun“ oder „Vertretungen/Andere“.
  3. Öffnen Sie das Kontextmenü der Aktivität durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Übernehmen“ aus.

Die Aktivität wird auf die Registerkarte „Zu tun“ verschoben und die einzelnen Arbeitsschritte können ausgeführt werden.

Eine Aktivität zuteilenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Benutzer kann eine Aktivität, die er in seinem Arbeitsvorrat erhalten hat, einem anderen Benutzer zuteilen und dadurch die Prozessverantwortung delegieren. Der andere Benutzer erhält die aktuelle Aktivität in seinem Arbeitsvorrat.

Um einem Benutzer eine Aktivität zuzuteilen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die einem anderen Benutzer zugeteilt werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Aktivität durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Zuteilen“ aus.
  3. Wählen Sie einen Prozessverantwortlichen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Eine Aktivität vorschreiben (mit oder ohne Vorlage)Permanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Benutzer kann einem anderen Benutzer eine bestimmte Aktivität vorschreiben. Es ist auch möglich, mehreren Benutzern (gleichzeitig oder nacheinander) Aktivitäten vorzuschreiben. Für Vorschreibungen, die regelmäßig durchgeführt werden, können Vorlagen erstellt und wiederholt angewandt werden.

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität, die vorgeschrieben werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü der Aktivität durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Neue Aktivitäten einfügen“ aus.
  3. Falls Vorlagen zur Verfügung stehen, werden diese zur Auswahl angeboten. Wählen Sie gegebenenfalls eine Vorlage aus.
  4. Wählen Sie in der Dropdownliste Vorgeschriebene Aktivität die vorzuschreibende Aktivität aus.
  5. Geben Sie im Feld Teilnehmer einen abstrakten Teilnehmer, einen Benutzer, eine Gruppe oder eine Stelle an.
  6. Bearbeiten Sie bei Bedarf weitere Felder der Vorschreibung und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Details zur Durchführung einer Vorschreibung

Folgende Felder stehen in der einfachen Darstellung zur Festlegung einer Vorschreibung zur Verfügung:

  • Vorgeschriebene Aktivität
    In diesem Feld kann die vorzuschreibende Aktivität ausgewählt werden.
  • Teilnehmer
    Zum Festlegen der Teilnehmer können mehrere Felder befüllt werden.
    • Abstrakter Teilnehmer
      In dieser Dropdownliste kann ein abstrakter Teilnehmer (z. B. „Prozessverantwortlicher“, „Genehmiger“, „Zuständig“) ausgewählt werden. Die Aktivität wird dann dem zugeordneten Benutzer automatisch vorgeschrieben.
    • Benutzer
      Durch Angabe eines Benutzers wird die Aktivität genau diesem Benutzer zugewiesen. Benutzer können aus der Dropdownliste ausgewählt werden. Weiters kann über die Schaltfläche „Aus Hierarchie auswählen“ ein Benutzer aus der Organisationshierarchie ausgewählt werden oder mithilfe der Schaltfläche „Suchen“ eine Suche durchgeführt werden.
    • Gruppe
      In diesem Feld kann eine Gruppe angegeben werden, der die Aktivität vorgeschrieben wird. Gruppen können aus der Dropdownliste ausgewählt werden. Weiters kann über die Schaltfläche „Aus Hierarchie auswählen“ eine Gruppe aus der Organisationshierarchie ausgewählt werden oder mithilfe der Schaltfläche „Suchen“ eine Suche durchgeführt werden.
      Hinweis: Bei einer Gruppe kann definiert werden, welche Stelle innerhalb der Gruppe für den Arbeitsvorrat der Gruppe verantwortlich ist. Benutzer die diese Stelle einnehmen, erhalten die Aktivität in ihrem Arbeitsvorrat.
    • Stelle
      In diesem Feld kann eine Stelle angegeben werden. Die Aktivität wird allen Benutzern, die diese Stelle einnehmen, vorgeschrieben. Wird die Aktivität von einem bestimmten Benutzer begonnen, wird die Aktivität wieder aus den Arbeitsvorräten der anderen Benutzer entfernt.
  • Verteilerliste
    Alternativ zu einem konkreten Benutzer kann eine Verteilerliste angegeben werden, in der mehrere Benutzer enthalten sind, denen die Aktivität vorgeschrieben werden soll. Die Vorschreibung wird parallel an alle Benutzer der Verteilerliste durchgeführt.
    Hinweis: Eine Verteilerliste wird in einem Verwaltungswerkzeug erzeugt.
  • Bemerkung
    In diesem Feld kann eine Bemerkung erfasst werden.

Termine festlegen

Für jede zu verfügende Aktivität können auch Termine festgelegt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Termine anzeigen“, um die Felder für die Angabe von Terminen einzublenden. Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Termin für Vorlage
    In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität vorgelegt werden soll.
    Hinweis: Die Aktivität befindet sich bis zum Eintreten dieses Termins im Arbeitsvorrat der betroffenen Benutzerin bzw. des betroffenen Benutzers auf der Registerkarte „Suspendiert/auf Frist“.
  • Termin für Beginn
    In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität begonnen werden soll.
  • Termin für Erledigung
    In diesem Feld kann festgelegt werden, wann die Aktivität erledigt werden soll.

Mehrere Aktivitäten vorschreiben

Um die Einstellungen für eine zu verfügende Aktivität zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“. Sie erhalten eine grafische Vorschau über die zu verfügenden Aktivitäten und haben nun die Möglichkeit, weitere Aktivitäten einzufügen, die ebenfalls vorgeschrieben werden. Klicken Sie auf die entsprechende „+“-Schaltfläche der grafischen Darstellung um eine Aktivität vor, nach oder parallel zu einer bereits definierten Aktivität einzufügen und geben Sie die Vorschreibungsdaten ein.

In der grafischen Darstellung können Sie zwischen den einzelnen Aktivitäten der Vorschreibung wechseln und diese erneut bearbeiten. Klicken Sie dazu auf die Aktivität, die Sie bearbeiten möchten. Die Vorschreibungsdaten werden wieder angezeigt und können bearbeitet werden. Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“.

Umreihung der vorzuschreibenden Aktivitäten

In der grafischen Darstellung haben Sie auch die Möglichkeit die vorzuschreibenden Aktivitäten mithilfe von Drag-and-drop umzureihen. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf den gepunkteten Bereich der Aktivität, die umgereiht werden soll und drücken Sie die Maustaste.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger (bei gedrückter Maustaste) an die Stelle, an der Sie die Aktivität einfügen möchten. Ein grauer Balken kennzeichnet, dass die Aktivität an dieser Stelle eingefügt werden kann.
  3. Lassen Sie die Maustaste los. Die Aktivität wird an der gewünschten Stelle eingefügt.

Eine Aktivität wieder löschen

Um eine zu verfügende Aktivität wieder zu entfernen, wählen Sie die gewünschte Aktivität durch einen Doppelklick aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.

Vorschreibung als Vorlage speichern

Um die fertige Vorschreibung zur Wiederverwendung zur Verfügung zu stellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Vorlage speichern“, geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Erweiterte Darstellung

Um in die erweiterte Darstellung zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte Darstellung“. Dort können noch zusätzliche Angaben (z. B. bezüglich Stellvertretung) gemacht werden.

E-Mail-Benachrichtigungen für Workflow-EreignissePermanenter Link zu dieser Überschrift

E-Mail-Benachrichtigungen für Ereignisse im Workflow (z. B. Frist einer Aktivität abgelaufen) können Sie über „Konto“ > „Workflow“ > E-Mail-Benachrichtigung für nach Ihren Wünschen einstellen.

GenehmigungsprozessePermanenter Link zu dieser Überschrift

Genehmigungsprozesse umfassen jene Prozessdefinitionen und Aktivitätsdefinitionen, die von Fabasoft Folio standardmäßig mitgeliefert werden.

Ein Geschäftsobjekt genehmigen lassenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für jedes Geschäftsobjekt kann für verschiedene Aufgaben ein zuständiger Benutzer angegeben werden. Diese Zuständigkeiten werden auf der Registerkarte „Dokument“ im Feld Zuständigkeit des Geschäftsobjekts eingetragen. Sind in einer Kategorie Zuständigkeiten definiert, so werden diese automatisch von den zugeordneten Geschäftsobjekten übernommen. Die Zuständigkeiten können in einzelnen Geschäftsobjekten angepasst werden.

Hinweis: Wurde für die Rolle „Genehmigen“ kein zuständiger Benutzer angegeben, so wird beim Ausführen des Genehmigungsprozesses die Fehlermeldung „Kein Teilnehmer definiert“ angezeigt.

Um ein Geschäftsobjekt genehmigen zu lassen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das Geschäftsobjekt, das genehmigt werden soll.
  2. Führen Sie den Befehl „Extras“ > „Prozess initialisieren“ > „Genehmigungsprozess“ aus.

Dadurch wird für das Geschäftsobjekt der Genehmigungsprozess initiiert und der verantwortliche Benutzer erhält die Aktivität Genehmigen in seinem Arbeitsvorrat.

Nach erfolgter Genehmigung erhalten Sie die Aktivität Genehmigt, wird das Geschäftsobjekt nicht genehmigt erhalten Sie die Aktivität Genehmigung abgelehnt. Beide Aktivitäten können durch Ausführen des Arbeitsschritts Gesehen erledigt werden.

Ein Geschäftsobjekt genehmigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um ein Geschäftsobjekt zu genehmigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität Genehmigen, bei der in der Spalte Betrifft das Geschäftsobjekt angezeigt wird, das genehmigt werden soll.
  2. Führen Sie den Arbeitsschritt Öffnen aus, um die zu genehmigenden Dokumente vor der Genehmigung einzusehen.
  3. Führen Sie den Arbeitsschritt Genehmigen aus.
  4. Geben Sie das Ihr Passwort ein, um die Unterschrift zu autorisieren.
  5. Geben Sie eine Bemerkung ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Die Genehmigung wird samt Bemerkung beim Geschäftsobjekt auf der Registerkarte „Anmerkungen“ hinzugefügt. Zusätzlich wird der genehmigte Stand des Objekts in Form einer verbindlichen oder freigegebenen Version gesichert.

Genehmigung eines Geschäftsobjekts ablehnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um eine Genehmigung eines Geschäftsobjekts abzulehnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie die Aktivität Genehmigen, bei der in der Spalte Betrifft das Geschäftsobjekt angezeigt wird, das genehmigt werden soll.
  2. Führen Sie den Arbeitsschritt Öffnen aus, um die zu genehmigenden Dokumente vor der Genehmigung einzusehen.
  3. Führen Sie den Arbeitsschritt Genehmigung ablehnen aus.
  4. Geben Sie Ihr Passwort ein, um die Unterschrift zu autorisieren.
  5. Geben Sie eine Bemerkung ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis: Die Nicht-Genehmigung samt einer etwaigen Bemerkung wird beim Geschäftsobjekt auf der Registerkarte „Anmerkungen“ hinzugefügt.

Geschäftsprozesse mit BPMN 2.0Permanenter Link zu dieser Überschrift

Durch die Unterstützung von BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) können Sie Geschäftsprozesse modellieren und von den Vorteilen einer plattformunabhängigen Notation profitieren. Die erstellten Prozessdiagramme können mithilfe der Fabasoft Folio Workflow-Engine direkt ausgeführt werden.

Für BPMN-Prozessdiagramme wird abhängig vom Kontext eine sinnvolle Darstellungsform gewählt. In PDF-Ansichten, beim Zugriff über das Folio Netzlaufwerk bzw. über die Folio App wird eine Abbildung des Prozesses angezeigt. In exportierten Prozessdiagrammen (ZIP-Datei) werden als grafische Ansichten eine PNG-Datei und eine SVG-Datei (Vektorgrafik) zur Verfügung gestellt.

Neben den Prozessdiagrammen können auch Choreographie- und Konversationsdiagramme erstellt werden.

Ein BPMN-Prozessdiagramm erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

BPMN-Prozessdiagramme dienen zur Modellierung von Geschäftsprozessen, die direkt in Fabasoft Folio ausgeführt werden können.

Um ein Prozessdiagramm zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erzeugen Sie ein neues „BPMN-Prozessdiagramm“ („Objekt“ > „Neu“).
  2. Öffnen Sie das BPMN-Prozessdiagramm auf eine der folgenden Arten:
    • Doppelklick auf das BPMN-Prozessdiagramm.
    • Kontextmenübefehl „Öffnen“ (als Overlay) bzw. „Prozessdiagramm öffnen“ (als eigenes Fenster).
      Ein eigenes Fenster bietet mehr Platz für die grafische Modellierung.
    • Im Attributeditor auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ über die Schaltfläche „Bearbeiten“.
  3. Erstellen Sie das Diagramm (siehe Kapitel „Mit dem BPMN-Editor arbeiten“) und schließen Sie die Bearbeitung durch einen Klick auf „Weiter“ ab. Weiterführende Informationen zu den Diagrammelementen können Sie der BPMN-Literatur entnehmen.

Mit dem BPMN-Editor arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Im grafischen BPMN-Editor können Sie neben der Modellierung des Prozesses auch Zuordnungen zum Beispiel zu Folio-Benutzern und -Aktivitätsdefinitionen treffen, um den Prozess mit der Fabasoft Folio Workflow-Engine direkt ausführen zu können.

Der BPMN-Editor gliedert sich in drei Bereiche. Im linken Bereich befinden sich die BPMN-Elemente, die per Drag-and-drop in den mittleren Zeichenbereich gezogen werden können. Der rechte, standardmäßig zugeklappte Bereich zeigt Eigenschaften zu dem im Zeichenbereich aktuell markierten Element. Hier kann auch die Zuordnung zu Folio-Objekten für die Ausführung getroffen werden.

Mit den Tastenkombinationen Strg + Z und Strg + Y können Aktionen rückgängig gemacht bzw. wiederholt werden. Strg + S kann zum Zwischenspeichern verwendet werden. Für das Kopieren, Ausschneiden, Einfügen und Entfernen von Elementen stehen die Tastenkombinationen Strg + C, Strg + X, Strg + V und Entf zur Verfügung. Die Ausführbarkeit des Prozesses kann mithilfe der Schaltfläche „Ausführbarkeit überprüfen“ überprüft werden.

Ausführbare Prozesse müssen bzw. können folgende Elemente enthalten:

  • Pool
    Der Pool repräsentiert die Fabasoft Folio Workflow-Engine. Genau für einen Pool im Prozessdiagramm muss die Eigenschaft Ist ausführbar auf „Ja“ gesetzt sein.
  • Lane
    Lanes repräsentieren Zuständigkeiten. Einer Lane kann ein Fabasoft Folio Prozessteilnehmer zugeordnet werden. Beim Erstellen von Aufgaben werden die bei der Lane hinterlegten Werte als Standardwerte für die Aufgaben eingetragen und ermöglichen somit ein effizientes Arbeiten.
    Hinweis: Beim Erstellen eines Pools wird eine Lane implizit miterzeugt.
  • Startereignis
    Mit einem Startereignis beginnt der Prozessfluss. Zu Dokumentationszwecken können alle Arten von Startereignissen in ausführbaren Prozessen verwendet werden. Die Art des Startereignisses hat jedoch keine Auswirkung auf die Ausführung des Prozesses.
  • Endereignis
    Mit einem Endereignis endet der Prozessfluss.
  • Terminierungs-Endereignis (optional)
    Bricht den gesamten Prozess ab und der Prozess wird als erledigt gekennzeichnet.
  • Fehler-Endereignis (optional)
    Bricht den gesamten Prozess ab und der Prozess wird als abgebrochen gekennzeichnet.
  • Aufgabe
    Eine Aufgabe repräsentiert eine im Prozess zu erledigende atomare Arbeitseinheit. Aktuell werden Aufgaben mit Aufgabentyp „Benutzer“ unterstützt. Der Aufgabe müssen eine Fabasoft Folio Aktivität und ein Teilnehmer zugewiesen werden. Bei der Durchführung eines Prozesses werden die Aufgaben mit dem im BPMN-Editor definierten Namen im Arbeitsvorrat  des entsprechenden Benutzers angezeigt.
    Aufgaben können in einer Schleife (Typ „Standard“) durchlaufen werden. Die Schleifenbedingung kann entweder vor dem Durchlauf oder nach dem Durchlauf überprüft werden. Die maximale Anzahl an Durchläufen kann ebenfalls bestimmt werden.
  • Sequenzfluss
    Ein Sequenzfluss beschreibt die Reihenfolge der Ereignisse, Aufgaben und Gateways. Bei einem Sequenzfluss (ausgehend von einem Gateway) kann ein Bedingungsausdruck als eine Fabasoft app.ducx Expression hinterlegt werden. Dieser kann entweder direkt in das Textfeld eingegeben werden oder mithilfe des Bedingungseditors definiert werden.
  • Gateway (optional)
    Ein Gateway ermöglicht eine Fallunterscheidung oder Parallelisierung im Prozess. Aktuell werden datenbasierte exklusive Gateways und parallele Gateways unterstützt.
  • Teilprozess (optional)
    Ein Teilprozess dient zur Kapselung von Komplexität. Teilprozesse können verschachtelt und in einer Schleife (Typ „Standard“) durchlaufen werden. Die Schleifenbedingung kann entweder vor dem Durchlauf oder nach dem Durchlauf überprüft werden. Die maximale Anzahl an Durchläufen kann ebenfalls bestimmt werden.
    • Aufgeklappter Teilprozess
      Ein aufgeklappter Teilprozess ist im Prozess eingebettet und gliedert diesen.
    • Zugeklappter Teilprozess
      Ein zugeklappter Teilprozess verweist auf eigenständige BPMN-Prozessdiagramme, das somit wiederverwendbar ist.
  • Artefakte und Datenobjekte (optional)
    Zu Dokumentationszwecken können alle Artefakte und Datenobjekte in ausführbaren Prozessen verwendet werden. Diese haben jedoch keine Auswirkung auf die Ausführung des Prozesses.

Hinweis: Go-to-Sequenzflüsse können aktuell nicht ausgeführt werden.

Die Verwendbarkeit von BPMN-Prozessdiagrammen kann auf der Registerkarte „Prozessausführung“ im Feld Verwendbar für auf Vorlagenkategorien bzw. Kategorien eingeschränkt werden. Somit werden Prozesse nur angeboten, wenn sie für das Objekt, auf dem sie ausgeführt werden sollen, Sinn ergeben. Bei der Auswahl von Aktivitätsdefinitionen für Aufgaben im BPMN-Editor werden ebenfalls nur Aktivitätsdefinitionen angeboten, die der Verwendbarkeit des BPMN-Prozessdiagramms entsprechen.

Ein BPMN-Prozessdiagramm hochladen und herunterladenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können BPMN-Prozessdiagramme importieren und exportieren. Wenn es sich um ausführbare Prozessdiagramme handelt, müssen ev. die Zuweisungen zu Folio-Objekten angepasst werden, wenn im Zielsystem die Folio-Objekte nicht vorhanden sind. Komponentenobjekte werden über die Referenz identifiziert. Nicht-Komponentenobjekte werden über den Externen Schlüssel (falls vom Administrator definiert) bzw. über die Objektadresse identifiziert.

Um ein Prozessdiagramm hochzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Prozessdiagramms und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte „BPMN-Prozessdiagramm“ auf die Schaltfläche „Auswählen“.
  3. Geben Sie den Pfad zur Prozessdiagramm-XML-Datei ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Änderungen zu speichern.

Um ein Prozessdiagramm herunterzuladen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Prozessdiagramms und führen Sie den Befehl „Prozessdiagramm herunterladen“ aus.
  2. Es wird eine ZIP-Datei heruntergeladen, die das Prozessdiagramm als XML-Datei enthält.

Einen BPMN-Prozess zur Ausführung freigebenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um BPMN-Prozesse ausführen zu können, müssen diese über den Kontextmenübefehl „Prozess zur Ausführung freigeben“ freigegeben werden. Die Freigabe kann entweder nur für den Benutzer selbst erfolgen (Testzwecke) oder für Gruppen, die dem Benutzer zugeordnet sind. Der Benutzer benötigt Änderungsrechte auf den Gruppen.

Um einen Prozess freizugeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Prozessdiagramms und führen Sie den Befehl „Prozess zur Ausführung freigeben“ aus.
  2. Falls syntaktische Fehler, die eine Ausführung verhindern würden, im Prozessdiagramm gefunden wurden, können Sie sich die Fehler anzeigen lassen und beheben.
  3. Falls keine syntaktischen Fehler gefunden wurden, markieren Sie die Gruppen, für die der Prozess freigegeben werden soll und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Freigegebene Prozesse können anhand des Symbols einfach identifiziert werden. Auf der Registerkarte „Prozessausführung“ werden im Feld Zur Ausführung freigegeben alle freigegebenen Instanzen angezeigt.

Die Freigabe kann durch ein erneutes Ausführen des Kontextmenübefehls und entfernen der Häkchen bei den entsprechenden Gruppen wieder aufgehoben werden.

Bei einer erneuten Freigabe laufen bereits gestartete Prozesse entsprechend des alten Prozessstands weiter. Neue Prozesse werden auf Basis des aktuell freigegeben Stands initiiert.

Hinweis: Über das Feld Verwendbar für (Registerkarte „Prozessausführung“) kann die Verwendbarkeit eines Prozess auf Kategorien und Vorlagenkategorien eingeschränkt werden. Falls zugeklappte Teilprozesse ebenfalls eine Einschränkung definieren, ist die Ausführbarkeit des Prozesses auf die entsprechende Schnittmenge eingeschränkt.

Einen BPMN-Prozess ausführenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen BPMN-Prozess auf einem Objekt auszuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des gewünschten Objekts und führen Sie den Befehl „Neuen Prozess starten“ aus.
  2. Wählen Sie einen vordefinierten BPMN-Prozess aus.

Der Prozess wird auf dem Objekt gestartet.

BPMN-Prozessdiagramme verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für die Verwaltung der Geschäftsprozesse stehen unter „Konto“ > „Workflow“ die Registerkarten „Persönliche Einstellungen“ und „Vordefinierte Einstellungen“ zur Verfügung. Die Felder Vorlagen für Ad-hoc-Prozesse und Vordefinierte BPMN-Prozesse zeigen jeweils eine Übersicht über die vom Benutzer verwendbaren Vorlagen bzw. BPMN-Prozesse. Die persönlichen Einstellungen können Sie selbst bearbeiten.

ProzessablagePermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Prozessablage bietet Ihnen die Möglichkeit Prozesse strukturiert abzulegen und mit Dokumenten, Teilnehmern und Leistungen zu verknüpfen. Die Prozesse können aus unterschiedlichen Gesichtspunkten betrachtet und analysiert werden.

Die Prozessablage gliedert sich in vier Bereiche:

  • Prozesse
    Ein modellierter Geschäftsprozess kann auf Teilprozesse, Dokumente, Teilnehmer und Leistungen verweisen.
  • Dokumente
    Die im Rahmen eines Prozesses benötigten Dokumente.  
  • Teilnehmer
    Ein Teilnehmer repräsentiert einen Zuständigkeitsbereich innerhalb eines Prozesses.
  • Leistungen
    Eine Leistung definiert ein Ergebnis eines Prozesses. Leistungen können mithilfe von Leistungsgruppen strukturiert werden.

In jedem Bereich steht standardmäßig ein Ordner zur Verfügung, der alle entsprechenden Objekte der Prozessablage flach, ohne hierarchische Strukturierung darstellt.

Prozesse, Teilnehmer und Leistungen, die der Prozessablage zugeordnet sind, jedoch aktuell nicht in der Struktur verwendet werden, werden auf der Registerkarte „Papierkorb“ der Prozessablage angezeigt.

Für die einzelnen Dokumente, Teilnehmer und Leistungen können Sie sich jederzeit die zugeordneten Prozesse anzeigen lassen.

Einen Prozess definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Prozess zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Prozessablage zur Liste „Prozesse“.
  2. Erzeugen Sie ein neues BPMN-Prozessdiagramm, oder fügen Sie ein bestehendes BPMN-Prozessdiagramm ein.
  3. Öffne Sie das Prozessdiagramm mit einem Doppelklick.
  4. Definieren Sie den Prozess. Im rechten, standardmäßig zugeklappten Bereich können Sie den BPMN-Elementen Dokumente, Aktivitäten und Teilnehmer zuordnen.
    • Pools, zugeklappten Pools, Lanes, Aufgaben und zusätzlichen Begleitern kann ein Fabasoft Folio Prozessteilnehmer zugeordnet werden. Sie können entweder einen Prozessteilnehmer oder einen Prozessteilnehmer (Ausführung) definieren. Falls Sie den Prozess nicht nur dokumentieren sondern auch im Fabasoft Folio Workflow ausführen möchten, verwenden Sie den Prozessteilnehmer (Ausführung).
    • Einer Aufgabe kann eine Fabasoft Folio Aktivität zugewiesen werden.
    • Jedem BPMN-Element können Fabasoft Folio Dokumente zugeordnet werden.
    • Einem zugeklappten Teilprozess kann ein BPMN-Prozessdiagramm zugeordnet werden.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“, um die Bearbeitung abzuschließen.

Um Leistungen einem BPMN-Prozessdiagramm zuzuordnen, bearbeiten Sie die Eigenschaften des BPMN-Prozessdiagramms. Legen Sie auf der Registerkarte „Prozessablage“ im Feld Leistungen die Leistungen fest.

Hinweis: Auf der Registerkarte „Prozessablage“ eines BPMN-Prozessdiagramms werden die im Prozessdiagramm definierten Teilprozesse, Dokumente und Teilnehmer in Listenform angeführt. In der Detailansicht am Schreibtisch können die Informationen auch auf einzelnen Registerkarten eingesehen werden.

Dokumente, Teilnehmer und Leistungen definierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können Dokumente, Teilnehmer und Leistungen, wie in Kapitel „Einen Prozess definieren“ beschrieben, implizit über BPMN-Prozessdiagramme definieren. Alternativ können Sie in den entsprechenden Listen der Prozessablage Dokumente, Teilnehmer und Leistungen festlegen und in den BPMN-Prozessdiagrammen verwenden.

Um ein Dokument, einen Teilnehmer oder eine Leistung zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Prozessablage zu der entsprechenden Liste.
  2. Suchen Sie nach bestehenden Objekten oder erzeugen Sie neue Dokumente, Teilnehmer oder Leistungen.

Hinweis: Leistungen können Sie mithilfe von Leistungsgruppen strukturieren.

Zugeordnete Prozesse anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die einem Dokument, Teilnehmer oder Leistung zugeordneten Prozesse anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in der Prozessablage zum gewünschten Dokument, Teilnehmer oder zur gewünschten Leitung.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Objekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Zugeordnete Prozesse anzeigen“ aus.