2017 R1 Update Rollup 1

KollaborationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Unter Kollaboration versteht man das gemeinsame Arbeiten mehrerer Benutzer an Geschäftsobjekten. Die Rechte von Benutzern bzw. von Gruppen von Benutzern können über ACLs (Access Control Lists) definiert werden.

Hinweis: Solange ein Benutzer ein Geschäftsobjekt bearbeitet, kann es von anderen Benutzern nur gelesen werden.

Einen Benutzer als Mitglied mit Leseberechtigung eintragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Benutzer als Mitglied mit Leseberechtigung einzutragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Geschäftsobjekt, dessen Zugriffsberechtigungen geändert werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsobjekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Sicherheit“.
  4. Wählen Sie das Feld Leseberechtigt aus.
  5. Tragen Sie den Benutzer ein, der das Geschäftsobjekt lesen darf. Sie können dazu eine (Schnell-)Suche durchführen oder den Benutzer aus der Zwischenablage einfügen (Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“).
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis:

  • Bei Akten und Geschäftsfällen erhalten die Benutzer mit Leseberechtigung auch das Leserecht auf die enthaltenen Unterlagen.
  • Das Bearbeiten des Felds Leseberechtigt setzt das Zugriffsrecht „Eigenschaften mit Bezug auf Zugriffsschutz ändern“ beim jeweiligen Geschäftsobjekt voraus.

Einen Benutzer als Mitglied mit Änderungsberechtigung eintragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Benutzer als Mitglied mit Änderungsberechtigung einzutragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Geschäftsobjekt, dessen Zugriffsberechtigungen geändert werden sollen.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Geschäftsobjekts durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Sicherheit“.
  4. Wählen Sie das Feld Änderungsberechtigt aus.
  5. Tragen Sie den Benutzer ein, der das Geschäftsobjekt bearbeiten darf. Sie können dazu eine (Schnell-)Suche durchführen oder den Benutzer aus der Zwischenablage einfügen (Schaltfläche „Verknüpfung einfügen“).
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Hinweis:

  • Bei Akten und Geschäftsfällen erhalten die Benutzer mit Änderungsberechtigung auch das Änderungsrecht auf die enthaltenen Unterlagen.
  • Das Bearbeiten des Felds Änderungsberechtigt setzt das Zugriffsrecht „Eigenschaften mit Bezug auf Zugriffsschutz ändern“ beim jeweiligen Geschäftsobjekt voraus.

TeamsPermanenter Link zu dieser Überschrift

Teams fassen Benutzer zusammen, die bei der ACL-Auswertung berücksichtigt werden sollen. Diese Teams können von Anwendern in Eigenschaften verwendet werden, die einen Bezug zum Zugriffsschutz haben (z.B. Änderungsberechtigt).

Hinweis: Teams können nicht als Eigentümergruppe verwendet werden.

Um ein Team zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Team“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Geben Sie einen Namen für das Team ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  4. Öffnen Sie das Kontextmenü des neu erzeugten Teams durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus, um auf der Registerkarte „Team“ die beteiligten Benutzer hinzuzufügen.

Einen Teamroom verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Teamroom ermöglicht eine informelle Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Für die Verwaltung des Teams steht ein eigener Bereich im Teamroom zur Verfügung. Durch die einfache Zugriffsrechtestruktur können Dokumente innerhalb des Teams problemlos ausgetauscht werden. Teamkalender, Newsfeeds und weitere nützliche Features runden die Funktionalität des Teamrooms ab.

Im Teamroom können nicht alle Objekttypen abgelegt werden. Dies sind zum Beispiel Akten, die für die formale Zusammenarbeit mit eigenem Rechtekonzept bestimmt sind.

Einen Teamroom erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Teamroom für eine Zusammenarbeit zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Teamroom“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Geben Sie die gewünschten Daten für den Teamroom ein.
    • Legen Sie im Feld Name den Namen des Teamrooms fest.
    • Im Feld Gruppe stehen die dem Benutzer zugeordneten Gruppen zur Verfügung. Von der eingetragenen Gruppe werden das Theme und das Logo zur Auswahl angeboten, falls diese dort angegeben sind.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Der neu erzeugte Teamroom wird in der aktuellen Objektliste abgelegt.

Teammitglieder berechtigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zugriffsrechte eines Teamrooms festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den Teamroom, indem Sie z. B. in der Baumdarstellung auf den Teamroom klicken.
  2. Im rechten Bereich des Teamrooms können Sie das Team festlegen. Suchen Sie nach Gruppen, Teams bzw. Benutzer oder erzeugen Sie ein neues Team.
  3. Legen Sie die Berechtigungen der Teammitglieder über den Pfeil unterhalb des Namens fest.
    • „Leseberechtigt“
      Die Teammitglieder können bestehende Dokumente nur lesen und nicht bearbeiten. Sie können keine neuen Dokumente erzeugen.
    • „Änderungsberechtigt“
      Die Teammitglieder können bestehende Dokumente im Teamroom ändern und neue Dokumente erzeugen.
    • „Alle Rechte“
      Die Teammitglieder besitzen dieselben Rechte wie der Eigentümer des Teamrooms (Dokumente erzeugen, ändern und löschen).

Hinweis:

  • Hinzugefügte Teammitglieder werden automatisch benachrichtigt. Die Art der Benachrichtigung kann jeder Benutzer selbst über „Konto“ > „Benachrichtigungen“ > „Einstellungen“ > Einladungen für Teamrooms festlegen. Bei Gruppen kann im Feld Teamroom-Einladungen an Mitglieder senden festgelegt werden, ob beim Hinzufügen von Gruppen die einzelnen Mitglieder informiert werden sollen.
  • Über den Kontextmenübefehl „Erneut einladen“ kann ein Benutzer oder eine Gruppe erneut eingeladen werden. Wie und ob das Teammitglied benachrichtigt wird, legt das Teammitglied selbst fest.
  • Der Eigentümer eines Teamrooms hat immer alle Rechte auf den Teamroom (siehe auch Kapitel „Den Eigentümer eines Teamrooms ändern“).
  • Beim Teamroom kann auf der Registerkarte „Teamroom“ im Feld Teammitglieder auf diese Gruppen einschränken festgelegt werden, dass nur Benutzer, die den angegebenen Gruppen zugeordnet sind, zum Teamroom hinzugefügt werden dürfen.
  • Beim Teamroom kann auf der Registerkarte „Teamroom“ im Feld Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder einladen festgelegt werden, ob nur Teammitglieder mit allen Rechten neue Teammitglieder hinzufügen dürfen.
  • Neue Teammitglieder werden standardmäßig als änderungsberechtigt hinzugefügt. Wenn Sie selbst nur über Leserechte verfügen, erhalten hinzugefügte Teammitglieder ebenfalls nur Leserechte.
  • Beim Teamroom kann auf der Registerkarte „Teamroom“ im Feld Team für alle Teammitglieder sichtbar festgelegt werden, dass nur Benutzer mit allen Rechten andere Teammitglieder sehen dürfen.
  • Teammitglieder und Gruppen können über den Kontextmenübefehl „Entfernen“ wieder entfernt werden.
  • Über „Aktionen“ > „Sicherheitseinstellungen bearbeiten“ werden die Sicherheitseinstellungen gesammelt und übersichtlich dargestellt.

Einladungen akzeptieren oder ablehnenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Standardmäßig werden Einladungen zu Teamrooms per E-Mail versendet und im Welcome-Screen und auf der Portalseite „Benachrichtigungen“ angezeigt. Die Art der Benachrichtigung können Sie über „Konto“ > „Benachrichtigungen“ > „Einstellungen“ > Einladungen für Teamrooms festlegen.

Um eine Einladung zu einem Teamroom zu bestätigen oder abzulehnen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Portalseite „Benachrichtigungen“.
  2. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche.
    • „Annehmen“
      Sie nehmen die Einladung an.
    • „Annehmen und am Schreibtisch ablegen“
      Sie nehmen die Einladung an und der Teamroom wird auf Ihrem Schreibtisch abgelegt.
    • „Ablehnen“
      Sie lehnen die Einladung ab und werden vom Teamroom entfernt.

Eine E-Mail an das Team sendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen, können E-Mails direkt über Teamrooms an das Team versendet werden. Der Kontextmenübefehl „Versenden“ > „E-Mail an Team senden“ steht bei Teamrooms und bei Objekten, die einem Teamroom zugeordnet sind, zur Verfügung. Bei Aufruf des Kontextmenübefehls auf Objekte, werden diese als Links zur E-Mail hinzugefügt.

Mit Verknüpfungen arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn ein Ordner bzw. ein Dokument, das sich bereits in einem Teamroom befindet, nochmals im Teamroom in einem anderen Ordner abgelegt wird, wird dies durch eine Verknüpfung (blauer Pfeil) visualisiert. Wird das Dokument an sich entfernt, wird die Verknüpfung zum Dokument.

Beim Dokument werden auf der Registerkarte „Allgemein“ im Feld Enthalten in die Objekte aufgelistet, in denen das Dokument liegt. Im ersten Eintrag liegt das Dokument an sich, in den weiteren Einträgen die Verknüpfungen.

Beispiel: Im diesem Beispiel liegt das Dokument an sich im Ordner „2013“ und jeweils ein Verweis liegt im Teamroom „Marketing“ und im Ordner „Berichte“.

  • Wird das Dokument aus dem Ordner „2013“ entfernt, wird die Verknüpfung im Teamroom „Marketing“ zum Dokument.
  • Wird eine Verknüpfung gelöscht, hat dies keine Auswirkungen auf das Dokument oder andere Verknüpfungen.

Hinweis:

  • Ist ein Ordner bzw. ein Dokument einem anderen Teamroom zugeordnet, wird dies durch eine Verknüpfung mit gelbem Pfeil visualisiert.
  • Für Teamrooms kann im Feld Verknüpfungen in Teamrooms einschränken festgelegt werden, welche Verknüpfungen erlaubt sind. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf denen die Mitglieder des Teamrooms keinen Zugriff haben.
    • Standard: Verknüpfungen auf alle Objekte erlauben
    • Gruppe: Verknüpfungen auf Objekte der Gruppe des Teamrooms einschränken
    • Teamroom: Verknüpfungen auf Objekte des Teamrooms einschränken

Die Teamroom-Zuordnung ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Objekt ist immer ausschließlich einem Teamroom zugeordnet. Falls das Objekt trotzdem noch in anderen Teamrooms abgelegt ist, besteht die Möglichkeit, diese Zuordnung zu ändern.

Um die Zuordnung zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Objekt, dessen Zuordnung geändert werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü und führen Sie den Befehl „Teamroom ändern“ aus.
  3. Wählen Sie den Teamroom aus, dem das Objekt zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Falls sich das Objekt in genau zwei Teamrooms befindet, muss kein Teamroom ausgewählt werden.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teamroom ändern“.

Hinweis:

  • Wird ein Objekt durch „Ausschneiden“ und „Verknüpfung einfügen“ von einem Teamroom in einen anderen verschoben, wird dem Objekt automatisch der neue Teamroom zugeordnet.
  • Die Registerkarte „Verwaiste Objekte“ eines Teamrooms enthält Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, aber nicht im Teamroom abgelegt sind. Dieser Fall kann eintreten, wenn ein Objekt durch den Befehl „Ausschneiden“ entfernt wurde.
  • Um die Zuordnung ändern zu können, benötigen Sie alle Rechte im ursprünglichen Teamroom und mindestens Änderungsrechte im Ziel-Teamroom.
  • Beim Ändern der Teamroom-Zuordnung ändert sich der Eigentümer des Objekts. Der Eigentümer des betreffenden Objekts ist der Eigentümer des zugeordneten Teamrooms.
  • Wird ein Objekt in einen Teamroom kopiert/verschoben, werden die Berechtigungen, die direkt bei diesem Objekt definiert sind, durch die Zugriffsbestimmungen des Teamrooms überschrieben.

Den Zugriffsschutz festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Zugriffsschutz bestimmt, ob Nicht-Teammitglieder den Teamroom lesen dürfen.

Um bei einem Teamroom den Zugriffsschutz zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ den Zugriffsschutz aus.
    • „Standard“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen nur von Teammitgliedern eingesehen werden.
    • „Allgemein lesbar“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen von allen Benutzern gelesen werden.
    • „Allgemein such- und lesbar“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen von allen Benutzern gesucht und gelesen werden.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“. Sie erhalten einen Hinweis, dass dieser Teamroom öffentlich wird. Klicken Sie erneut auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Der Zugriffsschutz eines Teamrooms kann nur dann ausgewählt werden, wenn keine Sicherheitsstufe beim Teamroom eingetragen ist.
  • In der Kartenansicht und im Kontaktbereich wird der Öffentlichkeitsstatus dargestellt.

Die Sicherheitsstufe festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Besitzt ein Benutzer eine Sicherheitsfreigabe (Benutzerobjekt > Registerkarte „Benutzer“ > Sicherheitsfreigabe) kann der Benutzer beim Teamroom eine Sicherheitsstufe festlegen.

Um bei einem Teamroom die Sicherheitsstufe zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Teamrooms und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ die Sicherheitsstufe aus.
    Hinweis: Zur Auswahl werden die beim Benutzer eingetragenen Sicherheitsstufen inklusive untergeordneter Sicherheitsstufen angeboten.
  3. Klicken Sie auf „Weiter“.

Auf den Teamroom haben nur noch Benutzer mit der angegebenen oder höheren Sicherheitsstufe Zugriff.

Hinweis:

  • Sie erkennen die Sicherheitsstufe am veränderten Symbol des Teamrooms.
  • Bei einem öffentlichen Teamroom kann keine Sicherheitsstufe gesetzt werden.

Ein Logo festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einem Teamroom kann ein eigenes Logo zugeordnet werden. Dieses Logo wird in der Kartenansicht, Miniaturansicht und Vorschau angezeigt, sowie statt dem „Fabasoft Folio“-Logo links oben, wenn man sich im Teamroom befindet.

Um ein Logo für einen Teamroom zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Teamrooms und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Logos“.
  3. Klicken Sie auf „Auswählen“, um ein Bild aus Ihrem Dateisystem oder aus Folio zu verwenden.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, um die Änderungen zu speichern.

Hinweis:

  • Sie können ein zweites Logo auswählen, das in der Miniaturansicht dargestellt wird. Dieses Logo wird zum Beispiel am Welcome-Screen angezeigt.
  • Ist kein Logo beim Teamroom hinterlegt, wird das Logo der zugeordneten Gruppe angezeigt. Ist kein Logo beim Teamroom und bei der Gruppe hinterlegt wird das Logo des zugeordneten Typs angezeigt.

Ein Theme festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Themes werden zum Personalisieren von Teamrooms verwendet.

Um ein Theme auszuwählen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie den Teamroom, dem ein Theme zugeordnet werden soll.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Teamrooms und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ ein Theme aus.
  4. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche „Weiter“.

Das Theme wird angezeigt, wenn Sie den Teamroom über die Kartenansicht oder über den Portalkopf öffnen.

Hinweis:

  • Das Theme ist nur in dem Teamroom verfügbar, in dem Sie es ausgewählt haben.
  • Das Theme, das für alle sichtbar ist, kann nur vom Eigentümer des Teamrooms und von den Teammitgliedern, die alle Rechte besitzen, geändert werden. Dieses Theme ist dann für alle Teammitglieder verfügbar.
  • Um einen Teamroom nur für sich selbst zu personalisieren, ziehen Sie den Teamroom in den Portalkopf und öffnen Sie das Kontextmenü. Klicken Sie auf „Anpassen“ und wählen Sie das gewünschte Theme aus.
  • Ist bei der zugeordneten Gruppe ein Theme festgelegt, dann wird dieses bei Teamrooms automatisch verwendet.

Vorlagen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Vorlagen können speziell für bestimmte Teamrooms definiert werden.

Um eine Vorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den Teamroom.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü des Objekts, das als Vorlage definiert werden soll, und führen Sie den Befehl „Zu Teamroom-Vorlagen hinzufügen“ aus.

Die Vorlage wird im Erzeugen-Dialog in der Kategorie „Teamroom-Vorlagen“ angezeigt.

Hinweis:

  • Für Objekte, die bereits als Vorlagen dienen, steht der Kontextmenübefehl „Von Teamroom-Vorlagen entfernen“ zur Verfügung.
  • Eine Liste aller Vorlagen finden Sie auf der Registerkarte „Vorlagen“ eines Teamrooms. Hier können Sie ebenfalls Vorlagen hinzufügen und entfernen.

Den Eigentümer eines Teamrooms ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie über das Recht „Alle Rechte“ verfügen, können Sie zum Eigentümer des Teamrooms werden. Der Eigentümer hat dieselben Rechte wie ein Teammitglied mit allen Rechten, jedoch wird das Objektquota bzw. Speicherplatzquota (falls konfiguriert) dem Eigentümer zugeordnet.

Um Eigentümer eines Teamrooms zu werden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Selektieren Sie den Teamroom und führen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Besitz übernehmen“ aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.

Sie sind nun Eigentümer des Teamrooms und somit auch Eigentümer der darin enthaltenen Objekte. Der ehemalige Eigentümer wird als Teammitglied mit allen Rechten eingetragen.

Hinweis: Als Eigentümer eines Teamrooms können Sie sich nur selbst eintragen.

Papierkorb und verwaiste ObjektePermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Löschen von Objekten eines Teamrooms werden diese nicht sofort gelöscht sondern in den  Teamroom-Papierkorb (Registerkarte „Papierkorb“) gelegt. Die Objekte im Papierkorb können entweder endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden. Beim Löschen von Ordnerstrukturen werden die darin enthaltenen Objekte ebenfalls gelöscht. Erfolgt der Zugriff über WebDAV, CalDAV oder CMIS wird beim Löschen ebenfalls der Papierkorb berücksichtigt.

Auf der Registerkarte „Verwaiste Objekte“ finden sie Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, aber nicht mehr im Teamroom abgelegt sind. Aus Performance-Gründen wird die Liste der verwaisten Objekte eines Teamrooms nicht angezeigt, wenn der Teamroom zu viele Objekte enthält.

Den Verlauf löschenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn z. B. Partner oder Kunden im Verlauf eines Projekts Rechte auf den Teamroom erhalten, können Teammitglieder mit allen Rechten den nicht für die Öffentlichkeit bestimmten Entstehungsprozess löschen.

Um den Verlauf eines Teamrooms zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Teamrooms und führen Sie den Befehl „Neuigkeiten anzeigen“ aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verlauf löschen“ und bestätigen Sie mit „Ja“.

Die Chronik und die Versionen des Teamrooms und von allen dem Teamroom zugeordneten Objekten werden gelöscht.

Neuigkeiten anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Kartenansicht wird bei Teamrooms die Anzahl der Änderungen angezeigt, seitdem Sie das letzte Mal die Neuigkeiten angesehen haben. In den Neuigkeiten (Kontextmenübefehl „Neuigkeiten anzeigen“) werden die aktuellen Änderungen, falls vorhanden, auf der Registerkarte „Neuigkeiten“ angezeigt.

Welche Änderungen als Neuigkeiten aufscheinen, können Sie unter „Konto“ > „Benachrichtigungen“ > „Einstellungen“ konfigurieren.

Hinweis: Falls Sie für bestimmte Teamrooms keine Neuigkeiten erhalten möchten, können Sie dies bei Teamrooms auf der Registerkarte „Teamroom“ im Feld Über Neuigkeiten informieren deaktivieren. Alternativ steht in den Neuigkeiten die Schaltfläche „Benachrichtigung deaktivieren“ zur Verfügung.

Hierarchische Teamroom-BeziehungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Hierarchien von Teamrooms einfach und übersichtlich verwalten zu können, stehen die Beziehungen zwischen Teamrooms als Metadaten zur Verfügung. Die Beziehungen werden auf den Registerkarten „Beziehungen“ und „Beziehungen (inkl. Hierarchie)“ angezeigt.

Hinweis:

  • Die Registerkarten werden nur angezeigt, wenn der Teamroom zu mindestens einem anderen Teamroom in Beziehung steht.
  • Die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten Objekte, jedoch nicht für zugeordnete Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen eigenen Rechtekontext.

Beziehungen:

  • Übergeordneter Teamroom
    Ein Teamroom kann genau einem übergeordneten Teamroom zugeordnet sein.
  • Referenzierende  Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, in denen der aktuelle Teamroom abgelegt ist.
  • Untergeordnete Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind.
  • Referenzierte Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom abgelegt sind.
  • Verwaiste Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem Teamroom befinden.
  • Untergeordnete Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind.
  • Referenzierte Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom bzw. in einem Teamroom in der Teamroom-Hierarchie abgelegt sind.
  • Verwaiste Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem Teamroom befinden.

Einen Teamroom übertragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Übertragen Sie Teamrooms in die Fabasoft Cloud, um die Möglichkeiten der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit zu nutzen. Mit dem Teamroom werden sämtliche Ordnerstrukturen und Dokumente, sowie alle Objekttypen, die programmatisch nicht von der Übertragung ausgeschlossen wurden, mitübertragen. Später können Sie den Teamroom auch wieder nach Fabasoft Folio zurückholen.

Hinweis: Diese Funktionalität steht Ihnen nur bei entsprechender Konfiguration durch Ihren Systemadministrator zur Verfügung.

Um einen Teamroom zu übertragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Teamrooms und führen Sie den Befehl „Teamroom übertragen“ > „Name der Cloud-Domäne“ aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übertragen“, um die Übertragung zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Fabasoft Cloud noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.

Hinweis:

  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in Fabasoft Folio als übertragen markiert.
  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in Fabasoft Folio nicht mehr bearbeitbar.
  • In der Fabasoft Cloud wird der Teamroom unter „Home“ abgelegt.
  • Die Benutzerrechte werden übernommen. Benutzer werden anhand der E-Mail-Adresse identifiziert. Falls Kontakte in der Fabasoft Cloud noch nicht existieren, werden neue Kontakte erzeugt.
  • Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“ können Sie die Version des Teamrooms wiederherstellen, die standardmäßig vor der Übertragung gespeichert wurde. Bei unvollständig übertragenen Teamrooms wird der Teamroom in der Fabasoft Cloud gelöscht. Bei erfolgreich übertragenen Teamrooms geht die Verbindung zum übertragenen Teamroom in der Fabasoft Cloud verloren.

Einen Teamroom zurückholenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach Abschluss der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit kann der Teamroom wieder nach Fabasoft Folio zurückgeholt werden.

Um einen Teamroom zurückzuholen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Teamrooms und führen Sie den Befehl „Teamroom übertragen“ > „Zurückholen von <Name>“ aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückholen“, um das Zurückholen zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Fabasoft Cloud noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom zurückholen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ nachdem das Zurückholen abgeschlossen wurde.

Hinweis:

  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Fabasoft Cloud als zurückgeholt markiert.
  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Fabasoft Cloud nicht mehr bearbeitbar.
  • Falls Benutzer in Fabasoft Folio noch nicht existieren, werden Kontaktpersonen erzeugt.
  • Falls der Teamroom nicht erfolgreich zurückgeholt werden konnte, können Sie mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“ die Version des Teamrooms in Fabasoft Folio und in der Fabasoft Cloud wiederherstellen, die standardmäßig vor dem Zurückholen gespeichert wurde.

Einen Teamroom publizierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Teamroom in der Fabasoft Cloud zu veröffentlichen (nur lesend), können Sie Teamrooms publizieren.

Um einen Teamroom zu publizieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Teamrooms und führen Sie den Befehl „Teamroom publizieren“ > „Name der Cloud-Domäne“ aus.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Publizieren“, um die Übertragung zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Fabasoft Cloud noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.

Hinweis: Änderungen können erneut publiziert werden.

Einen Teamroom auflösenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Nutzer mit allen Rechten auf einen Teamroom können Sie diesen Teamroom und alle zugeordneten Objekte löschen.

Um einen Teamroom und die zugeordneten Objekte zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie den Teamroom.
  2. Öffnen Sie das Kontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste und führen Sie den Befehl „Teamroom auflösen“ aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um den Teamroom und alle zugehörigen Objekte unwiederbringlich zu löschen.

Newsfeeds in Teamrooms verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von Newsfeeds können sich Teammitglieder informell auf den neuesten Stand bringen. Es gibt die Möglichkeit den Öffentlichkeitsstatus eines Newsfeeds festzulegen.

Einen Newsfeed erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Newsfeed zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den gewünschten Teamroom.
  2. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  3. Wählen Sie den Eintrag „Newsfeed“ aus. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einträge im Newsfeed erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jeder Benutzer der auf dem Teamroom entsprechende Rechte besitzt, kann im Newsfeed Meldungen erzeugen. Diese Meldungen sind für alle berechtigten Benutzer lesbar.

Um Meldungen im Newsfeed zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den Newsfeed mittels Doppelklick.
  2. Schreiben Sie die Nachricht in das Textfeld und fügen Sie gegebenenfalls einen Anhang hinzu.
  3. Klicken Sie auf "Senden".

Jeder Benutzer darf seine eigenen Meldungen wieder entfernen oder ändern. Änderungen sind nur möglich, solange kein Kommentar zu dem Eintrag erfasst wurde. Neben den Meldungen können auch Kommentare nachträglich verändert werden. Dies ist aber nur möglich, solange kein weiterer Kommentar hinzugefügt wurde. Teammitglieder mit allen Rechten dürfen alle Meldungen entfernen.

Hinweis:

  • Es können maximal 2000 Zeichen eingegeben werden.
  • Die Meldungen können kommentiert werden.
  • Ein Link, der mit  http://, https:// oder ftp:// beginnt, wird in der Nachricht als Hyperlink dargestellt.
  • Mithilfe von <code></code> kann Source-Code formatiert ausgegeben werden.

Eine PDF-Ansicht für einen Newsfeed generierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Aus einem Newsfeed kann über den Kontextmenübefehl „Als PDF ansehen“ ein PDF-Dokument generiert werden. Das PDF-Dokument enthält alle Beiträge und Kommentare. Die Anhänge stehen als Links zur Verfügung.

Hinweis: Mithilfe des Befehls „Herunterladen“ können alle Anhänge des Newsfeeds als ZIP-Datei heruntergeladen werden.

Den Öffentlichkeitsstatus festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer, die alle Rechte auf dem Teamroom haben, können den Öffentlichkeitsstatus des Newsfeeds festlegen.

Über den Öffentlichkeitsstatus des Newsfeeds bestimmen Sie, wer berechtigt ist, Meldungen im Newsfeed zu erzeugen und zu kommentieren.

  • „Leseberechtigte dürfen den Newsfeed nur lesen“
    Nur Benutzer mit Änderungsberechtigung und Benutzer mit allen Rechten dürfen Meldungen im Newsfeed verfassen und kommentieren. Leseberechtigte können die Einträge im Newsfeed nur lesen.
  • „Leseberechtigte dürfen Beiträge erstellen und kommentieren“
    Verwenden Sie diese Eintrag, wenn Sie auch Leseberechtigten erlauben wollen, Beiträge zu schreiben und zu kommentieren. Leseberechtigte können jedoch auch in diesem Fall keine Anhänge hinzufügen.

Hinweis: Standardmäßig dürfen Leseberechtigte einen Newsfeed nur lesen.

Um einen Öffentlichkeitsstatus festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Kontextmenü des Newsfeeds und führen Sie den Befehl „Eigenschaften“ aus.
  2. Wählen Sie im Feld Öffentlichkeitsstatus den gewünschten Eintrag aus.
  3. Klicken Sie auf „Weiter“.

Ein Projekt verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mit Hilfe von Geschäftsobjekte vom Typ Projekt kann die Dokumentation von Projekten verwaltet werden. In diesem Geschäftsobjekt stehen Eigenschaften zur Verfügung um die Projektorganisation abzubilden (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektleiterstellvertreter, PM-Office und Projektmitglieder). Diese Eigenschaften können in ACLs verwendet werden.

Geschäftsobjekte, die in den Unterlagen des Projekts abgelegt werden, werden exklusiv diesem Projekt zugeordnet. Ein Geschäftsobjekt kann nur einem Projekt zugeordnet sein.

Die ACL für Zusammenarbeit wird standardmäßig für Projekte verwendet.

Um ein Projekt zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie das Menü „Objekt“ und führen Sie den Befehl „Neu“ aus.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Projekt“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Projekts (z. B. Projektname und Start am/um) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Einen Benutzer via Workflow beteiligenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem einem Benutzer eine Aktivität (z. B. „Genehmigen“ oder „Zur Kenntnis“) vorgeschrieben wird, die sich dann in seinem Arbeitsvorrat befindet. Der Benutzer erhält in diesem Fall die benötigten Rechte auf die vorgeschriebenen Geschäftsobjekte. Mit der Aktivität „Zur Kenntnis“ werden nur Leseberechtigungen erteilt. Beendet ein Benutzer die ihm zugeteilte Aktivität, so behält er Leseberechtigungen bei.

Um einen Benutzer via Workflow zu beteiligen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Lokalisieren Sie das Geschäftsobjekt, das einem Benutzer vorgeschrieben werden soll.
  2. Markieren Sie das Geschäftsobjekt.
  3. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Neuen Prozess starten“ aus.
  4. Definieren Sie die Vorschreibung entsprechend und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Der Benutzer erhält bis zur Erledigung der ihm zugeteilten Aktivitäten automatisch die zur Durchführung der Aktivitäten benötigten Rechte. Nach Erledigung der ihm zugeteilten Aktivitäten bleiben dem Benutzer Leseberechtigungen erhalten.

Benachrichtigungen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von Benachrichtigungen können Benutzer automatisch über bestimme Änderungen an abonnierten Objekten informiert werden.

Um Benachrichtigungen für ein Objekt zu abonnieren bzw. zu deaktivieren gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie das entsprechende Objekt.
  2. Öffnen Sie das Menü „Extras“ und führen Sie den Befehl „Neuigkeiten anzeigen“ aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benachrichtigung aktivieren“ bzw. „Benachrichtigung deaktivieren“.

Um Einstellungen für Benachrichtigungen vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wechseln Sie auf die Portalseite „Konto“ und wählen Sie im linken Bereich den Eintrag „Benachrichtigungen“ aus.
  2. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Registerkarte „Abonnements“

  • Über Neuigkeiten zu diesen Objekten benachrichtigen
    In diesem Feld können zu abonnierende Objekte hinzugefügt oder bereits abonnierte Objekte entfernt werden.

Registerkarte „Einstellungen“

  • Einladungen für Teamrooms
    In diesem Feld wird festgelegt, ob und wie Sie Einladungen zu Teamrooms erhalten.
  • Intervall für E-Mail-Benachrichtigung
    In diesem Feld wird festgelegt, wie oft eine E-Mail-Benachrichtigung über Neuigkeiten versendet wird.
  • Nächste geplante E-Mail-Benachrichtigung am/um
    In diesem Feld können das Datum und die Uhrzeit für die nächste E-Mail manuell geändert werden.
    Hinweis: Diese Änderung betrifft auch alle kommenden E-Mail-Benachrichtigungen entsprechend dem Eintrag im Feld Intervall für E-Mail-Benachrichtigung.
  • Über folgende Ereignisse benachrichtigen
    In diesem Feld wird festgelegt für welche Ereignisse wie benachrichtigt wird.
    • Log-in
      Das entsprechende Ereignis wird im Welcome-Screen und auf der Portalseite „Benachrichtigungen“ angezeigt.
    • Symbol
      Die Anzahl der Ereignisse wird bei Teamrooms in der Kartenansicht dargestellt.
    • E-Mail
      Das entsprechende Ereignis wird bei der E-Mail-Benachrichtigung bzw. im RSS-Feed angezeigt. Nähere Information zu RSS-Feeds finden Sie im Kapitel „RSS-Feeds“.

Wiedervorlagen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Wiedervorlagen-Funktionalität kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an einen Benutzer versendet werden.

Um eine Wiedervorlage festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Wiedervorlage erstellen“ bzw. „Wiedervorlagen verwalten“ (mind. eine Wiedervorlage ist bereits definiert).
  3. Wählen Sie einen Empfänger für die E-Mail aus und legen Sie ein Datum für den Versand der E-Mail fest. Im Feld Nachricht können Sie einen Text für die E-Mail festlegen.

Bei Erreichen des Versanddatums und nach Abarbeitung der automatischen Aufgabe wird eine E-Mail mit einem Link auf das Objekt verschickt.

Hinweis:

  • Die Funktionalität steht nur zur Verfügung, wenn die Folio App „Wiedervorlagen“ aktiviert ist.
  • Wenn eine Wiedervorlage als persönlich gekennzeichnet wird, ist sie für andere Benutzer nicht sichtbar.
  • Wenn eine Stellvertretung aktiv ist, werden die Wiedervorlagen (mit Ausnahme von persönlichen Wiedervorlagen) auch an die Stellvertreter gesendet. Beim Setzen des Status einer Wiedervorlage auf „Erledigt“ wird nachvollziehbar dokumentiert, wer die Änderung durchgeführt hat.
  • Auf der Portalseite „Benachrichtigungen“ gibt es einen eigenen Bereich „Wiedervorlagen“, der die dem Benutzer betreffenden Wiedervorlagen auflistet.