KollaborationPermanenter Link zu dieser Überschrift

Unter Kollaboration versteht man das gemeinsame Arbeiten mehrerer Benutzer an Objekten. Die Zugriffsrechte von Benutzern bzw. von Gruppen werden über ACLs (Access Control Lists) definiert. Das Rechtekonzept ist im Allgemeinen kundenspezifisch umgesetzt.

Hinweis: Solange ein Benutzer ein Objekt bearbeitet, kann es von anderen Benutzern nur gelesen werden.

ZugriffsrechtePermanenter Link zu dieser Überschrift

Für jedes Objekt ist festgelegt, wer welche Aktion auf dem Objekt ausführen darf. Die entsprechenden Festlegungen finden Sie beim jeweiligen Objekt auf den Registerkarten „Sicherheit“ und optional „Sicherheitsdetails“.

Im Allgemeinen werden die Zugriffsrechte bereits über den jeweiligen Kontext festgelegt. Sie können aber Im Rahmen Ihrer Rechte die Berechtigungen ändern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Helpdesk.

Um einen Benutzer auf einem Objekt zu berechtigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Eigenschaften“.
  3. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Sicherheit“.
  4. Fügen Sie im Feld Alle Rechte, Änderungsberechtigt bzw. Leseberechtigt den entsprechenden Benutzer hinzu.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Wie und ob die Felder Alle Rechte, Änderungsberechtigt bzw. Leseberechtigt ausgewertet werden hängt von der ACL ab. Alle Rechte berechtigt im Allgemeinen auch zum Löschen.
  • Bei Objekten die Teamrooms zugeordnet sind, werden die Zugriffsrechte primär über das beim Teamroom definierte Team festgelegt.

Einen Teamroom verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Teamroom ermöglicht eine informelle Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Für die Verwaltung des Teams steht ein eigener Bereich im Teamroom zur Verfügung. Durch die einfache Zugriffsrechtestruktur können Dokumente innerhalb des Teams problemlos ausgetauscht werden. Teamkalender, Newsfeeds und weitere nützliche Features runden die Funktionalität des Teamrooms ab.

Im Teamroom können nicht alle Objektarten abgelegt werden. Dies sind zum Beispiel Akten, die für die formale Zusammenarbeit mit eigenem Rechtekonzept bestimmt sind.

Einen Teamroom erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Teamroom zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in Ihre „Persönliche Ablage“.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  3. Wählen Sie den Eintrag „Teamroom“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  4. Vergeben Sie einen Namen für den Teamroom und wählen Sie gegebenenfalls eine Gruppe aus.
    Hinweis: Wenn Sie ein Logo für den Teamroom definieren möchten, wird das Logo der eingetragenen Gruppe zur Auswahl angeboten.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Teamrooms strukturierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Dokumente strukturiert in einem Teamroom ablegen zu können, stehen Ihnen Ordner zur Verfügung.

Um einen Ordner zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  3. Wählen Sie den Eintrag „Ordner“ aus.
  4. Vergeben Sie einen Namen für den Ordner und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis:

  • Sie können in einem Ordner weitere Ordner erzeugen.
  • In Teamrooms können auch weitere Teamrooms erzeugt werden. Die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten Objekte, jedoch nicht für enthaltene Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen eigenen Rechtekontext.

Teammitglieder festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zugriffsrechte eines Teamrooms festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Team“.
  3. Über das Plus-Symbol bei den entsprechenden Rechten können Sie Benutzer oder Gruppen zum Team hinzufügen.

Bei den hinzugefügten Teammitgliedern wird der Teamroom unter „Mit mir geteilte Teamrooms“ abgelegt. Daher ist es sinnvoll, den Teamroom zuerst vorzubereiten, Strukturen zu erstellen und die Dokumente abzulegen, bevor das Team berechtigt wird.

Über die Aktion „E-Mail-Einladungen versenden“ im Team-Bereich können Sie die Teammitglieder auch per E-Mail informieren. In den Eigenschaften des Teamrooms können Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Einladungen“ den Standardtext für die Einladungs-E-Mail festlegen.

Zugriffsrechte

  • Leseberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Leserechte und können somit
    • bestehende Dokumente lesen,
    • bei Vorhandensein von Freigabeversionen nur diese einsehen und
    • weitere leseberechtigte Teammitglieder hinzufügen (wenn entsprechend beim Teamroom konfiguriert).
  • Änderungsberechtigt
    Diese Teammitglieder besitzen Änderungsrechte und können somit
    • bestehende Dokumente ändern, neue Dokumente bzw. Ordner erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Teamroom-Vorlagen festlegen und
    • weitere änderungsberechtigte bzw. leseberechtigte Teammitglieder hinzufügen (wenn entsprechend beim Teamroom konfiguriert).
  • Alle Rechte
    Diese Teammitglieder besitzen alle Rechte und können somit
    • bestehende Dokumente im Teamroom ändern, neue Dokumente erstellen und löschen (Papierkorb),
    • Teamroom-Vorlagen festlegen,
    • den Papierkorb leeren,
    • den gesamten Teamroom auflösen,
    • Einstellungen bzgl. Zugriffsschutz, Verknüpfungen, Teamsichtbarkeit, Einladungsmöglichkeiten und Organisationseinschränkungen treffen,
    • Logos festlegen,
    • den Verlauf löschen,
    • Auditlog-Einträge lesen,
    • das Branding ändern,
    • die Organisation ändern und
    • alle Zugriffsrechte vergeben.

Hinweis:

  • Bei neuen Benutzern wird die Einladungs-E-Mail in der Sprache gesendet, in der Sie gerade arbeiten. Bei bestehenden Benutzern, wird die eingestellte Sprache der jeweiligen Benutzer verwendet.
  • Über das Kontextmenü eines Teammitglieds können Sie dessen Zugriffsrechte ändern, bzw. das Teammitglied auch wieder entfernen.
  • In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Teamroom“ können Sie, wenn Sie über alle Rechte verfügen,
    • im Feld Zugriffsschutz festlegen, ob nur das Team oder jeder den Teamroom lesen darf.
    • im Feld Sicherheitsstufe festlegen (wenn Sie selbst über eine Sicherheitsstufe verfügen), ob nur Benutzer mit der angegebenen oder höheren Sicherheitsstufe Zugriff haben.
    • im Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken festlegen, ob Verknüpfungen zu Objekten abgelegt werden können, die anderen Teamrooms zugeordnet sind.
    • im Feld Herunterladen bzw. Öffnen von Inhalten am Arbeitsplatz einschränken die Teammitglieder anhand der Teamroom-Rollen einschränken, die die Aktionen bzgl. Bearbeiten und Herunterladen im Webbrowser-Client angeboten bekommen.
    • im Feld Team für alle Teammitglieder sichtbar festlegen, dass nur Teammitglieder mit allen Rechten andere Teammitglieder sehen dürfen. Beachten Sie, dass durch das Deaktivieren dieser Einstellung auch weitere Anwendungsfälle, in denen die beteiligten Teammitglieder dargestellt werden (z. B. Zeitreise, Neuigkeiten anzeigen), ebenfalls nicht mehr möglich sind.
    • im Feld Alle Teammitglieder dürfen Mitglieder einladen festlegen, dass nur Teammitglieder mit allen Rechten andere Teammitglieder hinzufügen dürfen.
    • im Feld Teammitglieder einschränken festlegen, dass nur Teammitglieder der angegebenen Gruppen hinzugefügt werden dürfen.

Eine E-Mail an Teammitglieder sendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um die Zusammenarbeit weiter zu vereinfachen, können E-Mails direkt über Teamrooms an das Team versendet werden. Der Kontextmenübefehl „Versenden“ > „E-Mail an Teammitglieder senden“ steht bei Teamrooms und bei Objekten, die einem Teamroom zugeordnet sind, zur Verfügung. Bei Aufruf des Kontextmenübefehls auf Objekte, werden diese als Links zur E-Mail hinzugefügt.

Mit Verknüpfungen arbeitenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Dieselben Objekte können als Verknüpfungen (Kontextmenübefehl „Verknüpfung einfügen“) in verschiedenen Teamrooms bzw. Unterordnern abgelegt werden.

  • Wenn Sie Verknüpfungen löschen wird nur die Verknüpfung entfernt. Das Objekt an sich und weitere Verknüpfungen sind davon nicht betroffen. Befindet sich das Objekt im Papierkorb, werden die Verknüpfungen mit dem Zusatztext „(gelöscht)“ versehen. Wird das Objekt endgültig gelöscht, werden damit auch alle Verknüpfungen entfernt.
  • Wenn Sie innerhalb eines Teamrooms Verknüpfungen in verschiedenen Ordnern einfügen, werden die Verknüpfungen durch einen Pfeil visualisiert. Wird das Objekt an sich ausgeschnitten, wird die nächstfolgende Verknüpfung zum „Objekt“.
  • Jedes Objekt kann genau einem Teamroom zugeordnet sein, über den die Zugriffsrechte festgelegt werden. Wenn Sie ein Objekt in mehreren Teamrooms ablegen, werden die Verknüpfungen durch einen Pfeil in einem Quadrat visualisiert. Beachten Sie, dass die Teammitglieder keinen Zugriff auf die Verknüpfung haben, wenn sie nicht im zugeordneten Teamroom des Objekts berechtigt sind.
  • Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, das keine Verknüpfung in einem anderen Teamroom hat und das Objekt in einem Teamroom einfügen, wird das Objekt diesem neuen Teamroom zugeordnet.
  • Wenn Sie ein Objekt ausschneiden, das als Verknüpfung in genau einem weiteren Teamroom abgelegt ist, wird das Objekt automatisch diesem Teamroom zugeordnet. Wenn es Verknüpfungen in mehreren Teamrooms gibt, wird das Objekt nicht automatisch einem anderen Teamroom zugeordnet. In diesem Fall können Sie, den zugeordneten Teamroom mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Teamroom ändern“ manuell anpassen.
    Die Änderung der Zuordnung kann nur erfolgen, wenn Sie über alle Rechte im ursprünglichen Teamroom und mindestens über Änderungsrechte im Ziel-Teamroom verfügen.
  • In den Eigenschaften des Objekts, auf der Registerkarte „Allgemein“ finden sie im Feld Teamroom den dem Objekt zugeordneten Teamroom, der die Zugriffsrechte festlegt. Das Feld Enthalten in zeigt die Teamrooms und Ordner, in denen das Objekt abgelegt ist.
  • In den Eigenschaften des Teamrooms, auf der Registerkarte „Teamroom“ können Sie im Feld Verknüpfungen im Teamroom einschränken festlegen, welche Art von Verknüpfungen Sie in diesem Teamroom erlauben möchten. Somit kann zum Beispiel verhindert werden, dass Verknüpfungen abgelegt werden, auf denen die Mitglieder des Teamrooms keinen Zugriff haben.

Die Teamroom-Zuordnung ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Objekt ist immer ausschließlich einem Teamroom zugeordnet. Falls Verknüpfungen des Objekts in anderen Teamrooms abgelegt sind, besteht die Möglichkeit, diese Zuordnung zu ändern.

Um die Zuordnung zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem Objekt, dessen Zuordnung geändert werden soll.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Teamroom ändern“.
  3. Wählen Sie den Teamroom aus, dem das Objekt zugeordnet werden soll.
    Hinweis: Falls sich das Objekt in genau zwei Teamrooms befindet, muss kein Teamroom ausgewählt werden.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Teamroom ändern“.

Hinweis: Um die Zuordnung ändern zu können, benötigen Sie alle Rechte im ursprünglichen Teamroom und mindestens Änderungsrechte im Ziel-Teamroom.

Den Zugriffsschutz festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Zugriffsschutz bestimmt, ob Nicht-Teammitglieder den Teamroom lesen dürfen.

Um bei einem Teamroom den Zugriffsschutz zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ den Zugriffsschutz aus.
    • „Standard“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen nur von Teammitgliedern eingesehen werden.
    • Allgemein such- und lesbar
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen von allen Benutzern gesucht und gelesen werden.
    • „Allgemein lesbar“
      Der Teamroom und die darin enthaltenen Objekte dürfen von allen Benutzern gelesen werden.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“. Sie erhalten einen Hinweis, dass dieser Teamroom öffentlich wird. Klicken Sie erneut auf „Weiter“.

Hinweis: Der Zugriffsschutz eines Teamrooms kann nur dann ausgewählt werden, wenn keine Sicherheitsstufe beim Teamroom eingetragen ist.

Die Sicherheitsstufe festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Besitzt ein Benutzer eine Sicherheitsfreigabe (Benutzerobjekt > Registerkarte „Benutzer“ > Sicherheitsfreigabe) kann der Benutzer beim Teamroom eine Sicherheitsstufe festlegen.

Um bei einem Teamroom die Sicherheitsstufe zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte „Teamroom“ die Sicherheitsstufe aus.
    Hinweis: Zur Auswahl werden die beim Benutzer eingetragenen Sicherheitsstufen inklusive untergeordneter Sicherheitsstufen angeboten.
  3. Klicken Sie auf „Weiter“.

Auf den Teamroom haben nur noch Benutzer mit der angegebenen oder höheren Sicherheitsstufe Zugriff.

Hinweis:

  • Sie erkennen die Sicherheitsstufe am veränderten Symbol des Teamrooms.
  • Bei einem öffentlichen Teamroom kann keine Sicherheitsstufe festgelegt werden.

Ein Logo festlegenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Einem Teamroom kann ein eigenes Logo zugeordnet werden. Dieses Logo wird in der Kartenansicht, Miniaturansicht und Vorschau angezeigt.

Um ein Logo für einen Teamroom zu vergeben, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Eigenschaften“.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Logos“.
  3. Klicken Sie auf „Auswählen“, um ein Bild aus Ihrem Dateisystem oder aus Folio zu verwenden.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Sie können ein zweites Logo auswählen, das in der Miniaturansicht dargestellt wird. Dieses Logo wird zum Beispiel im Welcome-Screen angezeigt.

Vorlagen verwaltenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Sie können bestimmte Dokumente in Teamrooms als Vorlagen definieren, die im Erzeugen-Dialog angeboten werden. Beim Erzeugen wird eine Kopie dieser Vorlage erstellt.

Um eine Vorlage zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom zu dem Dokument, das als Vorlage dienen soll.
  2. Klicken sie im Kontextmenü des Dokuments auf „Extras“ > „Zu Teamroom-Vorlagen hinzufügen“.

Die Vorlage wird im Erzeugen-Dialog in der Kategorie „Teamroom-Vorlagen“ angezeigt.

Hinweis:

  • Für Dokumente, die bereits als Vorlagen dienen, steht der Kontextmenübefehl „Extras“ > „Von Teamroom-Vorlagen entfernen“ zur Verfügung.
  • Eine Liste aller Vorlagen finden Sie auf der Registerkarte „Vorlagen“ eines Teamrooms. Hier können Sie ebenfalls Vorlagen hinzufügen und entfernen.
  • Objekte, die anderen Teamrooms zugeordnet sind, können auch als Vorlagen verwendet werden. Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder in den anderen Teamrooms berechtigt sind, um die Vorlagen verwenden zu können.

Den Eigentümer eines Teamrooms ändernPermanenter Link zu dieser Überschrift

Wenn Sie über das Recht „Alle Rechte“ verfügen, können Sie zum Eigentümer des Teamrooms werden. Der Eigentümer hat dieselben Rechte wie ein Teammitglied mit allen Rechten, jedoch wird das Objektquota bzw. Speicherplatzquota (falls konfiguriert) dem Eigentümer zugeordnet.

Um Eigentümer eines Teamrooms zu werden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Selektieren Sie den Teamroom.
  2. Führen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Besitz übernehmen“ aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“.

Sie sind nun Eigentümer des Teamrooms und somit auch Eigentümer der darin enthaltenen Objekte. Der ehemalige Eigentümer wird als Teammitglied mit allen Rechten eingetragen.

Hinweis: Als Eigentümer eines Teamrooms können Sie sich nur selbst eintragen.

Papierkorb und verwaiste ObjektePermanenter Link zu dieser Überschrift

Beim Löschen von Objekten eines Teamrooms werden diese nicht sofort gelöscht, sondern in den Teamroom-Papierkorb gelegt. Die Aktion „Papierkorb öffnen“ ist nur sichtbar, wenn sich mindestens ein Objekt im Papierkorb befindet. Die Objekte im Papierkorb können entweder endgültig gelöscht („Papierkorb entleeren“ oder „Löschen“) oder wiederhergestellt werden.

Auf der Registerkarte „Verwaiste Objekte“ („Teamroom“ > „Eigenschaften“) finden sie Objekte, die dem Teamroom zugeordnet sind, aber nicht mehr im Teamroom abgelegt sind. Aus Performance-Gründen wird die Liste der verwaisten Objekte eines Teamrooms nicht angezeigt, wenn der Teamroom zu viele Objekte enthält.

Neuigkeiten anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

In der Kartenansicht wird bei Teamrooms die Anzahl der Änderungen angezeigt, seitdem Sie das letzte Mal die Neuigkeiten angesehen haben.

  1. Navigieren Sie in einen Teamroom mit Neuigkeiten.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neuigkeiten anzeigen“.
  3. Auf der Registerkarte „Neuigkeiten“ finden Sie alle aktuellen Neuigkeiten.

Hinweis:

  • Über die Schaltfläche „Benachrichtigung deaktivieren“ bzw. „Benachrichtigung aktivieren“ können Sie festlegen, ob Sie grundsätzlich Neuigkeiten zu diesem Teamroom sehen möchten.
  • Welche Änderungen als Neuigkeiten aufscheinen, können Sie unter „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Benachrichtigungen“ > „Einstellungen“ konfigurieren.
  • Mit der Aktion „Neuigkeiten anzeigen“ gelangen Sie auch zu der Timeline und Chronik, die auch ältere Neuigkeiten anzeigen. Über die Schaltfläche „Verlauf löschen“ können Sie, falls Sie über alle Rechte im Teamroom verfügen, die Historie und alle vorhandenen Versionen der dem Teamroom zugeordneten Objekte löschen.

Hierarchische Teamroom-BeziehungenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um Hierarchien von Teamrooms einfach und übersichtlich verwalten zu können, stehen die Beziehungen zwischen Teamrooms als Metadaten zur Verfügung. Die Beziehungen werden auf den Registerkarten „Beziehungen“ und „Beziehungen (inkl. Hierarchie)“ angezeigt.

Hinweis:

  • Die Registerkarten werden nur angezeigt, wenn der Teamroom zu mindestens einem anderen Teamroom in Beziehung steht.
  • Die beim Teamroom festgelegten Zugriffsrechte gelten für die dem Teamroom zugeordneten Objekte, jedoch nicht für enthaltene Teamrooms. Ein Teamroom definiert immer seinen eigenen Rechtekontext.

Beziehungen:

  • Übergeordneter Teamroom
    Ein Teamroom kann genau einem übergeordneten Teamroom zugeordnet sein.
  • Referenzierende  Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, in denen der aktuelle Teamroom abgelegt ist.
  • Untergeordnete Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind.
  • Referenzierte Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom abgelegt sind.
  • Verwaiste Teamrooms
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem Teamroom befinden.
  • Untergeordnete Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind.
  • Referenzierte Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die im aktuellen Teamroom bzw. in einem Teamroom in der Teamroom-Hierarchie abgelegt sind.
  • Verwaiste Teamrooms (inkl. Hierarchie)
    Eine Liste von allen Teamrooms, die dem aktuellen Teamroom bzw. einem Teamroom in der Teamroom-Zuordnungs-Hierarchie zugeordnet sind, sich aber nicht mehr in diesem Teamroom befinden.

Einen Teamroom übertragenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Übertragen Sie Teamrooms in die Fabasoft Cloud, um die Möglichkeiten der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit zu nutzen. Mit dem Teamroom werden sämtliche Ordnerstrukturen und Dokumente, sowie alle Objektarten, die programmatisch nicht von der Übertragung ausgeschlossen wurden, mitübertragen. Später können Sie den Teamroom auch wieder in die Folio-Installation zurückholen.

Um einen Teamroom zu übertragen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom übertragen“ > „Name der Cloud-Domäne“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übertragen“, um die Übertragung zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.

Hinweis:

  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Quelldomäne als übertragen markiert.
  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Quelldomäne nicht mehr bearbeitbar.
  • In der Zieldomäne wird der Teamroom unter „Persönliche Ablage“ abgelegt.
  • Die Benutzerrechte werden übernommen. Benutzer werden anhand der E-Mail-Adresse identifiziert. Falls Benutzer in der Zieldomäne noch nicht existieren, werden neue Benutzer erzeugt.
  • Mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“ können Sie die Version des Teamrooms wiederherstellen, die standardmäßig vor der Übertragung gespeichert wurde. Bei unvollständig übertragenen Teamrooms wird der Teamroom in der Zieldomäne gelöscht. Bei erfolgreich übertragenen Teamrooms geht die Verbindung zum übertragenen Teamroom in der Zieldomäne verloren.

Einen Teamroom zurückholenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Nach Abschluss der Zusammenarbeit kann der übertragene Teamroom wieder an den ursprünglichen Ort zurückgeholt werden.

Um einen Teamroom zurückzuholen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom übertragen“ > „Zurückholen von <Name>“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zurückholen“, um das Zurückholen zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom zurückholen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem das Zurückholen abgeschlossen wurde.

Hinweis:

  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte werden in der Zieldomäne als zurückgeholt markiert.
  • Der Teamroom und die zugeordneten Objekte sind in der Zieldomäne nicht mehr bearbeitbar.
  • Falls Benutzer in Quelldomäne noch nicht existieren, werden Benutzer erzeugt.
  • Falls der Teamroom nicht erfolgreich zurückgeholt werden konnte, können Sie mit dem Kontextmenübefehl „Teamroom übertragen“ > „Version vor der Übertragung wiederherstellen“ die Version des Teamrooms in der Quelldomäne und in der Zieldomäne wiederherstellen, die standardmäßig vor dem Zurückholen gespeichert wurde.

Einen Teamroom publizierenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Teamroom in der Fabasoft Cloud zu veröffentlichen (nur lesend), können Sie Teamrooms publizieren.

Um einen Teamroom zu publizieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Teamroom publizieren“ > „Name der Cloud-Domäne“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Publizieren“, um die Übertragung zu bestätigen.
  3. Falls Sie in der Zieldomäne noch nicht angemeldet sind, wird ein Anmeldedialog geöffnet. Melden Sie sich an.
  4. Klicken Sie gegebenenfalls auf die Schaltfläche „Erlauben“, um dem „OAuth Client“ die „Teamroom übertragen“-Rechte zu erteilen (nur einmalig nötig).
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, nachdem die Übertragung abgeschlossen wurde.

Hinweis: Teamrooms können erneut publiziert werden (entweder alle Objekte oder nur die Änderungen seit dem letzten Publizieren).

Einen Ordner in einen Teamroom umwandelnPermanenter Link zu dieser Überschrift

Die Zugriffsrechte auf Teamrooms und auf die darin enthaltenen Objekte werden über das beim Teamroom definierte Team festgelegt. Ordner dienen der Strukturierung, haben jedoch keinen eigenen Rechtekontext.

Wenn Sie einem Ordner in einem Teamroom einen anderen Rechtekontext geben möchten, können Sie mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „In Teamroom umwandeln“ einen Ordner in einen Teamroom umwandeln. Umgekehrt können Sie auch einen Teamroom, der sich in einem anderen Teamroom befindet, in einen Ordner umwandeln.

Hinweis:

  • Um einen Ordner in einen Teamroom umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in dem Teamroom, dem der Ordner zugeordnet ist.
  • Um einen Teamroom in einen Ordner umzuwandeln, benötigen Sie alle Rechte in diesem Teamroom und Änderungsrechte in dem Ziel-Teamroom für den Ordner.
    Wenn sich der umzuwandelnde Teamroom in mehreren Teamrooms befindet, können Sie den Ziel-Teamroom für den Ordner auswählen.

Einen Teamroom auflösenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Als Teammitglied mit allen Rechten auf einen Teamroom können Sie diesen Teamroom und die ihm zugeordneten Objekte löschen.

Um einen Teamroom und dessen Objekte zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Teamrooms auf „Auflösen“.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ja“, um zu bestätigen, dass der Teamroom und alle zugehörigen Objekte unwiderruflich gelöscht werden sollen.

Hinweis: Es werden auch die Verknüpfungen dieser Objekte aus anderen Teamrooms entfernt.

Newsfeeds in Teamrooms verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Der Newsfeed ermöglicht den informellen Austausch von Informationen unter den Teammitgliedern.

Einen Newsfeed erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Um einen Newsfeed zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den gewünschten Teamroom.
  2. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  3. Wählen Sie in der Kategorie „Zusammenarbeit“ den Eintrag „Newsfeed“ aus.
  4. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.

Einträge im Newsfeed erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Jeder Benutzer der auf dem Teamroom Änderungsrechte besitzt, kann im Newsfeed Beiträge erzeugen. Diese Beiträge sind für alle Teammitglieder lesbar. Beim Newsfeed kann konfiguriert werden, dass auch Teammitglieder mit Leserechten Beiträge erstellen dürfen.

Um Beiträge im Newsfeed zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie in den Newsfeed.
  2. Schreiben Sie die Nachricht in das Textfeld und fügen Sie gegebenenfalls einen Anhang hinzu.
  3. Klicken Sie auf „Senden“.

Jeder Benutzer darf seine eigenen Meldungen wieder entfernen. Teammitglieder mit allen Rechten dürfen alle Meldungen wieder entfernen.

Hinweis:

  • Es können maximal 2000 Zeichen eingegeben werden.
  • Leseberechtigte Benutzer können keine Anhänge hinzufügen.
  • Die Meldungen können kommentiert werden.
  • Veröffentlichen Sie einen Link, der mit http://, https:// oder ftp:// beginnt, so wird dieser in der Nachricht als Hyperlink dargestellt. Wenn Sie diesem Hyperlink folgen, wird er in einem neuen Fenster geöffnet.
  • Mithilfe von <code></code> kann Source-Code formatiert ausgegeben werden.

Ein Projekt verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von Projekten kann die Dokumentation von Projekten verwaltet werden. Im Projekt stehen Eigenschaften zur Verfügung, um die Projektorganisation abzubilden (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektleiterstellvertreter, PM-Office und Projektmitglieder).

Geschäftsobjekte, die in den Unterlagen des Projekts abgelegt werden, werden exklusiv diesem Projekt zugeordnet. Ein Geschäftsobjekt kann nur einem Projekt zugeordnet sein.

Um ein Projekt zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Projekt“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Bearbeiten Sie die Metadaten des Projekts (z. B. Projektname und Start am/um) und klicken Sie auf „Weiter“.

Einen Benutzer via Workflow beteiligenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Benutzer können via Workflow in die Bearbeitung von Geschäftsobjekten eingebunden werden, indem einem Benutzer eine Aktivität (z. B. „Genehmigen“ oder „Zur Kenntnis“) vorgeschrieben wird, die sich dann in seinem Arbeitsvorrat befindet. Der Benutzer erhält in diesem Fall die benötigten Rechte auf die vorgeschriebenen Geschäftsobjekte. Mit der Aktivität „Zur Kenntnis“ werden nur Leseberechtigungen erteilt. Beendet ein Benutzer die ihm zugeteilte Aktivität, so behält er Leserechte.

Um einen Benutzer via Workflow zu beteiligen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Neuen Prozess starten“.
  3. Definieren Sie die Vorschreibung und klicken Sie auf „Weiter“.

Der Benutzer erhält bis zur Erledigung der ihm zugeteilten Aktivitäten automatisch die zur Durchführung der Aktivitäten benötigten Rechte. Nach Erledigung der ihm zugeteilten Aktivitäten bleiben dem Benutzer Leserechte erhalten.

Benachrichtigungen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe von Benachrichtigungen können Benutzer automatisch über bestimme Änderungen an Objekten informiert werden.

Um Einstellungen für Benachrichtigungen vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf „Kontomenü (Ihr Benutzername)“ > „Erweiterte Einstellungen“ > „Benachrichtigungen“.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“.
  3. Legen Sie auf der Registerkarte „Benachrichtigungen“ bzw. „Deaktivierte Benachrichtigungen“ fest, zu welchen Teamrooms bzw. Dashboards Sie Benachrichtigungen erhalten möchten.
    Hinweis: Bei den eingetragenen Objekten gilt die Einstellung für die gesamte Hierarchie, falls nicht für ein untergeordnetes Objekt eine andere Einstellung getroffen wurde.
  4. Legen Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ fest, über welche Ereignisse Sie informiert werden möchten.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen.

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

Registerkarte „Einstellungen“

  • Intervall für E-Mail-Benachrichtigung
    Legt fest, wie oft eine E-Mail-Benachrichtigung über Neuigkeiten versendet wird.
  • Nächste geplante E-Mail-Benachrichtigung
    In diesem Feld können das Datum und die Uhrzeit für die nächste E-Mail manuell geändert werden.
    Hinweis: Diese Änderung betrifft auch alle kommenden E-Mail-Benachrichtigungen entsprechend dem Eintrag im Feld Intervall für E-Mail-Benachrichtigung.
  • Über folgende Ereignisse benachrichtigen
    Legt fest, für welche Ereignisse wie benachrichtigt wird.
    • Symbol
      Die Anzahl der Ereignisse wird bei Teamrooms in der Kartenansicht dargestellt.
    • E-Mail
      Das entsprechende Ereignis wird bei der E-Mail-Benachrichtigung bzw. im RSS-Feed angezeigt. Nähere Information zu RSS-Feeds finden Sie im Kapitel „RSS-Feeds“.

Wiedervorlagen verwendenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Mithilfe der Wiedervorlagen-Funktionalität kann zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail an einen Benutzer versendet werden oder ein Prozess gestartet werden.

Um eine Wiedervorlage festzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Objekt.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü des Objekts auf „Extras“ > „Wiedervorlage erzeugen“ bzw. „Wiedervorlagen verwalten“ (mind. eine Wiedervorlage ist bereits definiert).
  3. Wenn Sie die Wiedervorlage als persönlich kennzeichnen (nur gültig für die Aktion „E-Mail senden“), ist sie für andere Benutzer nicht sichtbar.
  4. Wählen Sie die Aktion aus, die durchgeführt werden soll.
    • E-Mail senden
      Legen Sie die Empfänger für die E-Mail fest. Im Feld Nachricht können Sie einen Text für die E-Mail eingeben.
    • Prozess starten
      Legen Sie den auszuführenden Prozess fest.
      Hinweis: Der Prozess muss für die Organisation freigegeben sein.
  5. Legen Sie das Datum der Wiedervorlage fest. Sie können entweder ein explizites Datum angeben oder das Datum basierend auf einem Basisdatumfelds des Objekts berechnen lassen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob das Datum neu berechnet werden soll, wenn sich der Wert des Basisdatums ändert.
  6. Klicken Sie auf „Weiter“.

Bei Erreichen des definierten Datums und nach Abarbeitung der automatischen Aufgabe wird eine E-Mail mit einem Link auf das Objekt verschickt bzw. der Prozess gestartet.

Hinweis:

  • Wenn eine Wiedervorlage als persönlich gekennzeichnet wird, ist sie für andere Benutzer nicht sichtbar.
  • Wenn eine Stellvertretung aktiv ist, werden die Wiedervorlagen (mit Ausnahme von persönlichen Wiedervorlagen) auch an die Stellvertreter gesendet. Beim Setzen des Status einer Wiedervorlage auf „Erledigt“ wird nachvollziehbar dokumentiert, wer die Änderung durchgeführt hat.