Kontaktmanagement

Fabasoft Folio unterstützt das Verwalten von Kontakten. Neben dem klassischen Kontaktmanagement steht auch eine eigene, aktivierbare Kontaktmanagement-App zur Verfügung.

Klassisches Kontaktmanagement

Folgende Objektarten definieren Kontakte:

Für Personen

• Kontaktperson
  Dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Kontaktperson.
• Mitarbeiter
  Dient zum Speichern der Daten eines eigenen Mitarbeiters.

Zu Personen können Namens- und Adressinformationen inklusive E-Mail-Adressen sowie Telefonnummern erfasst werden. Jede Person verfügt über eine Liste von direkt zugeordneten Geschäftsobjekten und eine Liste der Korrespondenz (Kommunikation). In der Regel ist die Hauptadresse der Person die erste der angegebenen Adressen. Wurde jedoch die Option gewählt, die Adresse der Organisation als Hauptadresse zu übernehmen, ist diese die Hauptadresse.

Für Organisationen

• Organisation
  Dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Organisation. Organisationen können Kontaktpersonen zugeordnet werden.
• Eigene Organisation
  Dient zum Speichern der Daten einer eigenen Organisation. Eigenen Organisationen können Mitarbeiter zugeordnet werden.

Hinweis: Um sowohl nach Personen als auch Organisationen zu suchen, suchen Sie nach „Kontakt“.

Eine Organisation erzeugen

Eine Organisation bildet eine juristische Person ab. Dieser können Kontaktpersonen zugeordnet werden, die in dieser Organisation tätig sind. Zusätzlich werden bei einer Organisation die zugehörigen Geschäftsobjekte abgelegt, sowie die direkte Korrespondenz mit der juristischen Person aufgelistet. Die gesamte Korrespondenz mit einer Organisation - d.h. sowohl die direkt mit der Organisation geführte als auch die indirekt über Kontaktpersonen geführte - scheint in der Kommunikation auf.

Um eine Organisation zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Organisation“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Erfassen Sie die Metadaten der Organisation und klicken Sie auf „Weiter“.

Eine „Eigene Organisation“ erzeugen

Eine eigene Organisation wird (im Gegensatz zu Organisationen, die externe Partner repräsentieren) durch die eine Eigene Organisation abgebildet. Einer Eigenen Organisation können Mitarbeiter zugeordnet werden.

Um eine Eigene Organisation zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Eigene Organisation“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Erfassen Sie die Metadaten der eigenen Organisation und klicken Sie auf „Weiter“.

Einen Mitarbeiter erzeugen

Ein Mitarbeiter kann in einer Eigenen Organisation im Feld Mitarbeiter oder auf „Home“ erzeugt werden.

Um einen Mitarbeiter zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Mitarbeiter“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Erfassen Sie die Metadaten des Mitarbeiters und klicken Sie auf „Weiter“.

Eine Kontaktperson erzeugen

Eine Kontaktperson kann entweder in einer Organisation im Feld Kontaktpersonen oder auf „Home“ erzeugt werden.

Um eine Kontaktperson zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Kontaktperson“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Erfassen Sie die Metadaten der Kontaktperson und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Im Feld Mitarbeiter einer eigenen Organisation sind keine Kontaktpersonen erlaubt.

Kommunikation mit einer Person/Organisation anzeigen

Personen und Organisationen verfügen über ein Feld Kommunikation, in der die eingehende und ausgehende Kommunikation dieser Person/Organisation protokolliert wird.

• Eingänge
  Alle Eingänge, bei denen die Person oder Organisation als Adressat angegeben ist, werden im Feld Kommunikation angezeigt.
• Ausgänge
  Bei Ausgängen der Abfertigungsart „E-Mail-Versand (interaktiv)“ wird nach dem Generieren der Reinschriften der personalisierte Ausgang eingetragen (bei Unzustellbarkeit ändert sich das Symbol der Reinschrift).
  Bei Ausgängen der Abfertigungsart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ wird beim Bestätigen des Versands bzw. Drucks der Ausgang eingetragen (bei Unzustellbarkeit scheint der Ausgang nicht mehr auf).

Um die Kommunikation mit einer Person/Organisation anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Kontextmenü der Person/Organisation auf „Eigenschaften“.
2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Kommunikation“.

Im Feld Kommunikation werden alle Geschäftsobjekte angezeigt, die von dieser Person/Organisation eingegangen sind bzw. an diese versendet worden sind.

Eine Adressatenliste für Massenaussendungen erstellen

Für Massenaussendungen können Adressatenlisten erstellt werden. Zum Erzeugen einer Adressatenliste werden Mengen von Kontakten herangezogen, die nach einzelnen Ländern gefiltert werden können.

Die so ermittelten Kontakte können mehrere Adressen besitzen, deshalb kann in einer Adressatenliste ein Thema (d.h. ein Begriff) angegeben werden, das ihren Zweck angibt (z. B. TechEd-Einladung). In diesem Fall wird jene Adresse eines Kontakts verwendet, die diesen oder einen übergeordneten Begriff eingetragen hat. Wird zu dem Begriff keine Adresse gefunden, so wird die Hauptadresse des Kontakts herangezogen.

Um eine Adressatenliste für Massenaussendungen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
2. Wählen Sie den Eintrag „Adressatenliste“ aus, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
3. Klicken Sie im Kontextmenü der Adressatenliste auf „Eigenschaften“.
4. Bearbeiten Sie die Metadaten (z. B. Thema, Land, Adressaten) der Adressatenliste.
   • Geben Sie im Feld Adressaten einzelne Adressaten, Suchordner, Selektionsergebnisse oder wiederum Adressatenlisten an.
   • Geben Sie im Feld Land ein Land an, um die Adressatenliste auf Adressaten eines bestimmten Landes (verglichen mit dem Land der Adresse des Adressaten) einzuschränken.
   • Wählen Sie im Feld Thema einen Begriff aus, um bei Adressaten, für die mehrere Adressen erfasst wurden, die entsprechende Adresse zu verwenden.
   • Geben Sie im Feld Ausnahmen einzelne Adressaten, Suchordner, Selektionsergebnisse oder wiederum Adressatenlisten an, die in Adressaten enthalten sind und vom Versand ausgenommen werden sollen.
5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Auflösen einer Adressatenliste

Damit die Adressatenliste für Aussendungen verwendet werden kann, muss sie zuerst aufgelöst werden. Dazu steht der Kontextmenübefehl „Auflösen“ zur Verfügung.

Beim Auflösen werden die einzelnen Adressen ermittelt und in Form einer CSV-Datei bei der Adressatenliste gespeichert. Diese CSV-Datei wird auf der Registerkarte „Ergebnis“ abgelegt und kann über die Schaltfläche „Herunterladen“ heruntergeladen werden. Zusätzlich wird im Feld Anzahl die Anzahl der ermittelten Adressen und im Feld Adressaten (Vorschau, max. 100 Zeilen) eine Vorschau zur Verfügung gestellt.

Kontaktmanagement-App

Das Kontaktmanagement ermöglicht Kontakte zu erstellen und in Kontakträumen zu verwalten. Anhand von benutzerdefinierten Kriterien können Adresslisten definiert werden, die zum Beispiel für den Versand von Newslettern exportiert werden können.

Kontakte können entweder Kontaktpersonen oder Organisationen sein. Der Duplikatsabgleich unterstützt bei der Vermeidung von unterschiedlichen Datenbeständen.

Spezielle Eigenschaftswerte von Kontakten (z. B. Anrede, Adresse, Telefonnummer usw.) können unterschiedlichen Kontakträumen zugewiesen werden und sind somit nur von den in den jeweiligen Kontakträumen berechtigten Benutzern einsehbar. Somit lässt sich zum Beispiel realisieren, dass die geschäftlichen Kontaktdaten von Mitarbeitern für alle Mitarbeiter zugänglich sind, die privaten Kontaktdaten aber nur der HR-Abteilung.

Hinweis: Um die Kontaktmanagement-App zu aktivieren, muss ein Administrator die App zu einer Gruppe auf der Registerkarte „Apps“ im Feld Lizenzierte Apps hinzufügen. Nachdem die Änderungen übernommen wurden, wird eine entsprechende Konfiguration im Feld App-Konfigurationen automatisch hinzugefügt. Benutzer, die die App verwalten sollen, können als Kontakte-Administratoren zur Konfiguration hinzugefügt werden.

Kontakte-Dashboard

Das Kontakte-Dashboard bietet Ihren Zugangspunkt zum Kontaktmanagement.

Wenn Sie als Kontakte-Benutzer zu einer Kontakte-Konfiguration hinzugefügt werden, wird automatisch ein Dashboard erzeugt und auf „Home“ abgelegt. Wenn Sie als Kontakte-Benutzer wieder entfernt werden, wird auch das Dashboard entfernt.

Das Kontakte-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

• Zuletzt verwendete Kontakte
  Zeigt die von Ihnen zuletzt verwendeten Kontaktpersonen und Organisationen.
• Kontakträume
  Zeigt die Kontakträume, in denen die Kontakte verwaltet werden. Jeder Kontaktraum definiert einen eigenen Rechtekontext.
• Adresslisten
  Zeigt alle Adresslisten. In Adresslisten können Kontakte von verschiedenen Kontakträumen gesammelt und exportiert werden.

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Kontaktraum erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Kontaktraum erzeugen“ können Sie als Kontakte-Administrator neue Kontakträume anlegen.
• Zur Konfiguration wechseln
  Mithilfe der Aktion „Zur Konfiguration wechseln“ können Sie die zum Dashboard zugehörige Konfiguration anzeigen.
• Einstellungen
  Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie allgemeine Eigenschaften des Kontakte-Dashboards (z. B. das Logo oder die Benachrichtigungseinstellung) festlegen.

Kontakte-Konfiguration

In der Kontakte-Konfiguration können Sie als Kontakte-Administrator Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten festlegen. Zusätzlich können Sie Benutzer festlegen, die das Kontaktmanagement verwenden dürfen.

Hinweis: Als Kontakte-Administrator können Sie über das Kontakte-Dashboard zur zugeordneten Konfiguration wechseln.

Bereiche

Das Kontakte-Konfigurations-Dashboard gliedert sich in folgende Bereiche:

• Kontakträume
  Zeigt die Kontakträume, in denen die Kontakte verwaltet werden. Jeder Kontaktraum definiert einen eigenen Rechtekontext.
• Allgemeine Bereiche

Aktionen

Folgende Aktionen können Sie durchführen:

• Kontaktraum erzeugen
  Mithilfe der Aktion „Kontaktraum erzeugen“ kann ein neuer Kontaktraum angelegt werden.
• Übersetzungen
  Mithilfe der Aktion „Übersetzungen“ kann eine CSV-Datei mit den mehrsprachigen Namen der Customizing-Objekte exportiert bzw. importiert werden. Dadurch ist eine externe Übersetzung möglich.
• Einstellungen
  Mithilfe der Aktion „Einstellungen“ können Sie Einstellungen zu den Metadaten von Kontakten festlegen.
• Team
  Mithilfe der Aktion „Team“ können Sie Kontakte-Administratoren festlegen, die die Konfiguration bearbeiten dürfen. Kontakte-Administratoren haben auf allen Kontakträumen alle Rechte. Kontakte-Benutzer sind berechtigt das Kontaktmanagement zu verwenden. Die jeweiligen Rechte werden über die Kontakträume festgelegt.
  Hinweis: Auf Basis der eingetragenen Benutzer werden die verbrauchten Lizenzen des Servicepakets berechnet.

Einstellungen

In der Kontakte-Konfiguration können Sie folgende Einstellungen treffen:

Registerkarte „Kontaktperson“

• Kontaktperson
  Legt fest, welche optionalen Kontaktperson-Metadaten bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.
• Adresse
  Legt fest, welche optionalen Adress-Metadaten bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.
• Organisation
  Legt fest, welche optionalen Organisations-Metadaten bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.
• Weitere Informationen
  Legt fest, welche optionalen weiteren Informations-Metadaten bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.
• Zustimmungserklärungen
  Legt fest, welche Felder bzgl. Zustimmungserklärungen zur Datenverarbeitung bei einer Kontaktperson angezeigt werden sollen.

Registerkarte „Organisation“

• Organisation
  Legt fest, welche optionalen Organisations-Metadaten bei einer Organisation angezeigt werden sollen.
• Adresse
  Legt fest, welche optionalen Adress-Metadaten bei einer Organisation angezeigt werden sollen.
• Weitere Informationen
  Legt fest, welche optionalen weiteren Informations-Metadaten bei einer Organisation angezeigt werden sollen.

Registerkarte „Vordefinierte Werte“

• Beziehungsarten
  Legen Sie Werte fest, die für Beziehungsarten (z. B. Geschäftspartner) auswählbar sein sollen.
• Branchen
  Legen Sie Werte fest, die für Branchen (z. B. Industrie) auswählbar sein sollen.
• Funktionen
  Legen Sie Werte fest, die für Funktionen (z. B. Sachbearbeiter) auswählbar sein sollen.
• Arten von sozialen Medien
  Legen Sie Werte fest, die für Arten von sozialen Medien (z. B. Facebook) auswählbar sein sollen.
• Arten von weiteren Informationen
  Legen Sie Werte fest, die für Arten von weiteren Informationen (z. B. Hobby) auswählbar sein sollen.
• Zustimmungserklärungen
  Legen Sie Werte fest, die für Arten von Zustimmungserklärungen (z. B. E-Mail) auswählbar sein sollen.

Registerkarte „Extern verwaltete Felder“

• Kontaktperson
  Die ausgewählten Metadaten werden bei einer Kontaktperson nur lesend angezeigt, wenn bei der Kontaktperson die Option Extern verwaltet ausgewählt ist. Dadurch können die Metadaten nicht mehr über die Benutzeroberfläche verändert werden, sondern nur noch über den Importmechanismus.
• Organisation
  Die ausgewählten Metadaten werden bei einer Organisation nur lesend angezeigt, wenn bei der Organisation die Option Extern verwaltet ausgewählt ist. Dadurch können die Metadaten nicht mehr über die Benutzeroberfläche verändert werden, sondern nur noch über den Importmechanismus.

Kontakträume

Kontakträume dienen zur strukturierten Verwaltung der Kontakte und zum Festlegen der Zugriffsrechte (Aktion „Team“) und Standardwerte (Aktion „Einstellungen“ > Registerkarte „Standardwerte“).

Sie können die Kontakte direkt im Kontaktraum auf oberster Ebene ablegen oder mit Ordnern eine weitere Strukturierung vornehmen. Spezielle Eigenschaftswerte von Kontakten (z. B. die Anrede) können unterschiedlichen Kontakträumen zugewiesen werden und sind somit nur von den in den jeweiligen Kontakträumen berechtigten Benutzern einsehbar.

Adresslisten ermöglichen das Zusammenstellen und Exportieren von Kontakten aus mehreren Kontakträumen.

Unstrukturierte Kontakträume

Wenn Sie sehr viele Kontakte in einem Kontaktraum verwalten möchten, bietet sich ein unstrukturierter Kontaktraum an, der jedem Benutzer ermöglicht, mittels Suchkriterien individuell festzulegen, welche Kontakte angezeigt werden sollen.

Mithilfe des Kontextmenübefehls „Extras“ > „Listeneinträge flach darstellen“ können Benutzer mit allen Rechten einen Kontaktraum in einen unstrukturierten Kontaktraum umwandeln. Beachten Sie, dass dabei alle bestehenden Kontaktordner gelöscht werden.

Ihnen stehen nun folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Suchen bzw. Suche anpassen
  Wenn aktuell keine manuellen Suchkriterien definiert sind, können Sie über die Aktion „Suchen“ festlegen, wonach (z. B. Kontaktpersonen) und mit welchen Suchkriterien Sie suchen möchten. Das Ergebnis wird direkt im Kontaktraum angezeigt.
  • Sind bereits Suchkriterien hinterlegt, können Sie diese über die Aktion „Suche anpassen“ entsprechend ändern.
  • Um zu ändern, wonach Sie suchen möchten, führen Sie zuerst die Aktion „Suche zurücksetzen“ aus. Dadurch wird wieder die Aktion „Suchen“ angezeigt.
  • Die Liste wird nicht automatisch aktualisiert und kann manuell angepasst werden. Somit werden zum Beispiel von Ihnen erzeugte Kontakte angezeigt, auch wenn Sie nicht den aktuellen Suchkriterien entsprechen.
• Aktualisieren
  Aktualisiert die Liste basierend auf den aktuellen Suchkriterien. Somit werden Änderungen, die Sie an der Liste vorgenommen haben (z. B. Kontakte ausgeschnitten oder verschoben), wieder aufgehoben und Kontakte, die in der Zwischenzeit erzeugt wurden und den Suchkriterien entsprechen, werden angezeigt.
• Weitere Suchfunktionen
  Folgende weitere Suchfunktionen stehen zur Verfügung.
  • Suche zurücksetzen
    Setzt die aktuellen Suchkriterien zurück. Es wird eine leere Liste angezeigt.
  • Suchmuster speichern
    Wenn manuelle Suchkriterien festgelegt sind, können diese zur Wiederverwendung gespeichert werden.
  • Suchmuster laden
    Lädt ein gespeichertes Suchmuster. Es werden nur Suchmuster angeboten, die Im Kontext des Kontaktraums sinnvoll sind (Suche nach Adresslisten, Kontaktpersonen bzw. Organisationen). Die Einträge in der Liste werden entsprechend aktualisiert.

Über den Kontextmenübefehl „Extras“ > „Listeneinträge in Ordner strukturieren“ können Sie einen unstrukturierten Kontaktraum wieder in einen strukturierten umwandeln. Dabei werden die Kontakte in Ordnern abgelegt, die dem jeweiligen Anfangsbuchstaben entsprechen. Für Adresslisten wird ein eigener Ordner erzeugt.

Hinweis:

• Es werden maximal 10000 Objekte als Suchergebnis zurückgeliefert. Bei Erreichen des Maximums, wird ein entsprechender Dialog angezeigt.
• Der Ursprungsort von Objekten ist der unstrukturierte Raum.
• „Ursprungsort öffnen“ öffnet den unstrukturierten Raum.
  Hinweis: Das Objekt ist in der querybasierten Liste nur gegebenenfalls sichtbar.
• Objekte in querybasierten Listen des Raums haben keinen Verknüpfungs-Status (außer wenn das Objekt einem anderen Raum zugewiesen ist).
• Unstrukturierte Räume haben keine verwaisten Objekte.
• Die automatische Änderung der Raum-Zuordnung wird nicht angewendet. Die Raum-Zuordnung kann über den entsprechenden Kontextmenübefehl manuell durchgeführt werden.
  Hinweis: Bei strukturierten Räumen wird die Zuordnung geändert, wenn ein Objekt ausgeschnitten wird und in genau einem weiteren Raum liegt.
• Unstrukturierte Räume können nicht in Ordner umgewandelt werden.
• Die Zeitreise ist in unstrukturierten Räumen in der querybasierten Liste nicht verfügbar.
• Unstrukturierte Räume können in der mobilen App bzw. im Fabasoft Folio Ordner nicht aktuell gehalten werden.

Eine Kontaktperson erzeugen

Um eine Kontaktperson zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Kontaktraum.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Kontaktperson erzeugen“.
3. Geben Sie die Daten der Kontaktperson ein. Vorname und Nachname sind Muss-Felder.
4. Klicken Sie optional auf die Schaltfläche „Weitere Felder anzeigen“, um alle verfügbaren Felder der Kontaktperson anzuzeigen.
5. Klicken Sie auf „Erzeugen“.

Hinweis:

• Wird keine Hauptorganisation bei der Kontaktperson hinterlegt, kann ein Organisationsname und die Funktion in der Organisation textuell vergeben werden.
• Werden Organisationen bei der Kontaktperson hinterlegt, werden die Adressen und Telefonnummern der aktuellen Organisationen bei der Kontaktperson eingetragen.
• Vor dem Erzeugen wird ein Duplikatsabgleich automatisch durchgeführt (siehe Kapitel „Duplikatsabgleich“).

Eine Organisation erzeugen

Um eine Organisation zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in den gewünschten Kontaktraum.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Organisation erzeugen“.
3. Geben Sie die Daten der Organisation ein. Der Name ist ein Muss-Feld.
4. Klicken Sie optional auf die Schaltfläche „Weitere Felder anzeigen“, um alle verfügbaren Felder der Organisation anzuzeigen.
5. Klicken Sie auf „Erzeugen“.

Hinweis: Vor dem Erzeugen wird ein Duplikatsabgleich durchgeführt (siehe Kapitel „Duplikatsabgleich“).

Duplikatsabgleich

Beim Erzeugen bzw. Ändern von Kontakten wird überprüft, ob bereits ein entsprechender Kontakt vorhanden ist. Der Duplikatsabgleich wird nur mit Kontakten durchgeführt, auf die der Benutzer, der die Aktion durchführt, Zugriff hat. Wenn ein Duplikat gefunden wurde, kann in einem Dialog die Bereinigung bzw. Zusammenführung der Kontakte durchgeführt werden.

Kontaktpersonen werden als Duplikat erkannt, wenn

• entweder die eingegebene E-Mail-Adresse bereits existiert und/oder
• der eingegebene Vorname und Nachname bereits existieren.
  Hinweis: Wenn der Vorname leer ist, werden Kontaktpersonen mit demselben Nachnamen und ebenfalls leerem Vornamen als Duplikat erkannt.

Organisationen werden als Duplikat erkannt, wenn

• entweder die eingegebene E-Mail-Adresse bereits existiert und/oder
• der eingegebene Organisationsname bereits existiert.

Um einen Duplikatsabgleich durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Beim Erzeugen bzw. Ändern eines Kontakts wird automatisch ein Duplikatsabgleich durchgeführt. Falls ein Duplikat gefunden wird, wird ein Dialog geöffnet.
2. Werte, die sich unterscheiden, werden hervorgehoben. Der neue Wert wird gelb hinterlegt, der alte Wert wird durchgestrichen dargestellt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zeile. Über die eingeblendeten Schaltflächen „Einfügen“, „Entfernen“, „Ersetzen“ bzw. „Verwerfen“ können Sie die Werte entsprechend anpassen. Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“ können Sie eine Anpassung wieder verwerfen.
3. Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie alle Konflikte aufgelöst haben.

Zuordnung von Kontakten ändern

Kontakte können einem anderen Kontaktraum zugeordnet werden. Dazu werden im Quell-Kontaktraum alle Rechte benötigt und im Ziel-Kontaktraum Änderungsrechte. Falls Sie nicht über die nötigen Rechte verfügen, kann auch der Änderungswunsch an einen andren Benutzer weitergeleitet werden.

Um eine Zuordnung von Kontakten zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Kontakt.
2. Klicken Sie im Kontextmenü des Kontakts auf „Zuordnung ändern“ (nur verfügbar für Benutzer mit allen Rechten).
3. Wenn Sie über Änderungsrechte im Ziel-Kontaktraum verfügen, können sie die Zuordnung selbst ändern ansonsten können Sie den Änderungswunsch z. B. an einen Kontakte-Administrator weiterleiten.
   • Fall 1: Wählen Sie den Ziel-Kontaktraum aus und klicken Sie auf „Zuordnung ändern“.
   • Fall 2: Klicken Sie auf „Weiterleiten“. Wählen Sie einen Benutzer (Kontakte-Administrator) aus, und klicken Sie auf „Weiterleiten“. Der ausgewählte Benutzer erhält eine Aktivität in den Arbeitsvorrat. Über den Arbeitsschritt „Zuordnung ändern“ kann die Zuordnung zum Kontaktraum geändert werden.

Hinweis: Kontakte-Administratoren können Sie ermitteln, indem Sie zur Konfiguration wechseln und auf die Aktion „Team“ klicken.

Adresslisten verwenden

Adresslisten können in einem Kontaktraum (Rechtekontext) erzeugt werden (Aktion „Adressliste erzeugen“). Die Kontakte in Adresslisten können jedoch von verschiedenen Kontakträumen zusammengesammelt werden.

Wenn ein Benutzer keine Zugriffsrechte auf einen in der Adressliste befindlichen Kontakt hat, wird der Kontakt mit „Zugriff verweigert“ angezeigt.

In Adresslisten können weitere Adresslisten erzeugt werden. Dadurch ist es möglich Adresslisten hierarchisch aufzubauen. Zum Beispiel kann eine Adressliste „Veranstaltungen“ aus Adresslisten zu verschiedenen Veranstaltungen bestehen. Beim Export der Adressliste „Veranstaltungen“ werden alle Kontakte der untergeordneten Adresslisten berücksichtigt.

Sie können Adresslisten manuell zusammenstellen, indem Sie Kontakte kopieren und in der Adressliste einfügen. Alternativ können Sie auch Suchkriterien definieren.

Um Suchkriterien für eine Adressliste zu definieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Adressliste.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Suchkriterien definieren“.
3. Wählen Sie aus, ob Sie nach Kontaktpersonen oder Organisationen suchen möchten.
   Sie können zusätzlich die gesuchten Objekte auf den aktuellen Kontaktraum bzw. Ihre Organisation einschränken.
4. Geben Sie die Suchkriterien an und klicken Sie auf „Abfrage speichern“.
5. Klicken Sie auf die Aktion „Ergebnis aktualisieren“, um die Suchkriterien anzuwenden.

Hinweis:

• „Ergebnis aktualisieren“ wendet die zuletzt gespeicherte Abfrage auf die Adressliste an.
• Sie können die Aktion „Suchkriterien definieren“ auch für eine Standard-Suche verwenden, ohne die Abfrage zu speichern. Die Suchtreffer können Sie manuell übernehmen.

Kontakte importieren und exportieren

Der Import und Export von Kontakten ist in Adresslisten möglich. Die Kontakte werden beim Import dem Kontaktraum der verwendeten Adressliste zugeordnet. Falls Kontakten ein benutzerdefiniertes Formular zugewiesen ist, können diese Eigenschaften ebenfalls importiert und exportiert werden (als Spaltenbezeichnung dient der Programmiername der jeweiligen Eigenschaft).

Import

Kontakte können mithilfe einer CSV- bzw. XLSX-Datei importiert und aktualisiert werden.

Um Kontakte zu importieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Adressliste.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Kontakte importieren“.
3. Über die Schaltfläche „CSV-Vorlage herunterladen“ erhalten Sie eine Vorlage, die die nötige Datenstruktur beschreibt.
4. Geben Sie im Feld Inhalt den Pfad zu der CSV- bzw. XLSX-Datei ein, die die Kontakte definiert.
5. Klicken Sie auf „Import starten“.
6. Nachdem der Import abgeschlossen wurde, klicken Sie auf „Weiter“.

Die importierten Kontakte werden in der Adressliste und im zugehörigen Kontaktraum abgelegt.

Bei den CSV-Spalten handelt es sich im Allgemeinen um Freitextfelder vom Typ Zeichenkette bzw. Datum (yyyy-mm-dd). Bei mehrwertigen Feldern (z. B. nameorgext) wird ein Zeilenumbruch (CR LF) als Trennzeichen genutzt.

Hinweis: Die extern verwalteten Eigenschaften eines Kontakts können nur aktualisiert werden, wenn die angegebene Datenquelle mit der Datenquelle des bestehenden Kontakts übereinstimmt.

Organisation

In der folgenden Tabelle finden Sie alle relevanten Spalten für Organisationen.

Hinweis: Geben Sie bei overridekeys bei mehrteiligen CSV-Spaltennamen, die Zeichenkette vor dem Punkt an (z. B.: telephone). Das Überschreiben betrifft somit alle Werte des Telefon-Aggregats und auch alle weiteren, der Vereinfachung dienenden Telefon-Spalten (telephone.telnumber, telephone.addrtopic, telephonebusiness, telephonefax usw.). Für Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern müssen Sie die jeweilige Basisspalte angeben (address, emailinformation oder telephone).

Kontaktperson

In der folgenden Tabelle finden Sie alle relevanten Spalten für Kontaktpersonen.

Hinweis: Geben Sie bei overridekeys bei mehrteiligen CSV-Spaltennamen, die Zeichenkette vor dem Punkt an (z. B.: telephone). Das Überschreiben betrifft somit alle Werte des Telefon-Aggregats und auch alle weiteren, der Vereinfachung dienenden Telefon-Spalten (telephone.telnumber, telephone.addrtopic, telephonebusiness, telephonefax usw.). Für Adressen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern müssen Sie die jeweilige Basisspalte angeben (address, emailinformation oder telephone).

Export

Kontakte können als CSV-Datei exportiert werden. Bei Listeneigenschaften wird der erste gefundene Wert exportiert.

Um Kontakte zu exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in die gewünschte Adressliste.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Kontakte exportieren“.
3. Standardmäßig werden die Spalten, die in der CSV-Datei enthalten sein sollen, anhand der Spalteneinstellungen der Adressliste ermittelt. Passen Sie die Spalten gegebenenfalls an.
   Hinweis: Die zuletzt verwendeten Einstellungen werden für die Adressliste gespeichert, wenn der Export von einem Benutzer mit zumindest Änderungsrechten durchgeführt wurde. Über die Schaltfläche „Zurücksetzen“, können Sie die Spalten entsprechend der Adressliste wiederherstellen.
4. Klicken Sie optional auf „Details einblenden“, um die Reihenfolge für die zu exportierenden Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Anreden und Kontakträume festzulegen. Die Reihenfolge der Kontakträume ist stets das zweitrangige Kriterium. Es wird nur der erste gefundene Wert exportiert.
   Beispiel: Wenn Sie die Reihenfolge für E-Mail-Adressen mit „Geschäftlich, Privat“ festlegen und die Reihenfolge der Kontakträume mit „Raum 1, Raum 2“ festlegen wird folgende Reihenfolge definiert:
   • Zuerst wird nach der ersten geschäftlichen E-Mail-Adresse gesucht, die Raum 1 zugeordnet ist.
   • Wenn keine E-Mail-Adresse gefunden wurde, wird nach der ersten geschäftlichen E-Mail-Adresse gesucht, die Raum 2 zugeordnet ist.
   • Wenn keine E-Mail-Adresse gefunden wurde, wird nach der ersten privaten E-Mail-Adresse gesucht, die Raum 1 zugeordnet ist.
   • Wenn keine E-Mail-Adresse gefunden wurde, wird nach der ersten privaten E-Mail-Adresse gesucht, die Raum 2 zugeordnet ist.
5. Klicken Sie auf „Exportieren“.

Die CSV-Datei mit den ausgewählten Spalten wird heruntergeladen.

Hinweis: Beim Exportieren werden Kontakte, die sich im Papierkorb befinden, nicht exportiert.

Kontakte löschen

Um einen Kontakt zu löschen (in den Papierkorb zu legen) sind Änderungsrechte notwendig. Sind Eigenschaftswerte des Kontakts einem anderen Kontaktraum zugeordnet, werden auch in diesem Änderungsrechte benötigt. Falls Sie nicht über die nötigen Rechte verfügen, wenden Sie sich an einen Kontakte-Administrator. Um einen Kontakt endgültig zu löschen (aus dem Papierkorb zu entfernen) werden alle Rechte benötigt.

Um einen Kontakt zu löschen, führen Sie den Kontextmenübefehl „Löschen“ aus.

Adressbücher verwenden

Der Zugriff auf Kontakte ist auch über Drittprodukte wie „Apple Kontakte“ möglich, die den CardDAV-Standard unterstützen.

Um Kontakte in einem Drittprodukt anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in einen Kontaktraum bzw. Adressliste.
2. Klicken Sie auf die Aktion „Zur Adressbuchliste hinzufügen“.
   Hinweis: Über die Aktion „Von Adressbuchliste entfernen“ kann der Kontaktraum bzw. die Adressliste wieder entfernt werden.
3. Wechseln Sie in Ihr Kontakte-Drittprodukt.
4. Konfigurieren Sie im Drittprodukt einen neuen Account. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort für den Folio-Log-in an.

Die Folio-Kontakte werden nun im Drittprodukt angezeigt und können gegebenenfalls auch bearbeitet werden.

Serien-E-Mails

Über eine Serien-E-Mail können Sie personalisierte E-Mails an definierte Empfänger aus dem Kontaktmanagement senden.

Um einen Serien-E-Mail-Versand durchzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Navigieren Sie in einen Teamroom und erzeugen Sie ein Objekt „Serien-E-Mail“.
2. Legen Sie die Metadaten für den E-Mail-Versand fest (siehe unten).
3. Über die Aktion „Adressaten festlegen“ können Sie die Empfänger festlegen und die CSV-Datei mit den Kontaktdaten für den Versand generieren.
4. Über die Aktion „Probeversand durchführen“ können Sie Testempfänger festlegen, die die festgelegte Anzahl an Probe-E-Mails erhalten. Somit können Sie prüfen, ob die E-Mails Ihren Wünschen entsprechen.
5. Über die Aktion „Serien-E-Mail versenden“ können Sie die E-Mails an die Empfänger versenden. In der Versand-Übersicht können Sie gegebenenfalls noch die CSV-Datei mit den Empfänger-Daten erzeugen bzw. aktualisieren.
   Auf der Registerkarte „Versandprotokoll“ der Serien-E-Mail können Sie das Ergebnis überprüfen. Bei den Empfänger-Kontakten wird die Serien-E-Mail auf der Registerkarte „Kommunikation“ abgelegt.
   Bei erneutem Ausführen der Aktion werden nur E-Mails versendet, die noch nicht versendet wurden (z. B. aufgrund eines Versandfehlers).

Metadaten

Registerkarte „Serien-E-Mail“

• Name
  Der Name der Serien-E-Mail.
• E-Mail-Betreff
  Definiert den Betreff der E-Mail.
• E-Mail-Nachricht aus Dokument übernehmen
  Legt fest, ob der E-Mail-Text direkt eingegeben oder eine Datei hochgeladen werden soll. Bei direkter Eingabe bzw. bei Verwendung einer HTML-Datei können folgende Platzhalter für eine Personalisierung der E-Mail verwendet werden:
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrSurName]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrFirstName]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrSalutation]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrSexSalutation]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrStreet]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrPostOfficeBox]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrZipCode]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrCity]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrTitle]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrContact]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrCountry]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldTelNumber]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldOrganisation]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldAddrState]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldMiddleName]
  • [=addressee_FSCFOLIO_1_1001_FieldPostTitle]
• E-Mail-Nachricht
  Die E-Mail-Nachricht als Text bzw. Datei.
• Anhänge
  Die angegebenen Inhalte werden als Anhänge zur E-Mail hinzugefügt. HTML-Anhänge können ebenfalls personalisiert werden.
• Anhänge versenden als
  Die Inhalte können im Originalformat oder als PDF-Datei versendet werden. Ist eine Konvertierung nach PDF nicht möglich, wird die Datei im Originalformat versendet.

Registerkarte „Adressaten“

• Name des Absenders
  Legt den Namen des Absenders fest. Standardmäßig wird Ihr Benutzername verwendet.
• E-Mail-Adresse des Absenders
  Legt die E-Mail-Adresse des Absenders fest. Standardmäßig wird Ihre Benutzer-E-Mail-Adresse verwendet.
• Adressaten
  Die E-Mail wird an die definierten Adressaten (Kontaktpersonen, Organisationen und Adresslisten) versendet.
• Robinson-Liste
  Ermöglicht das Filtern der angegebenen Adressaten anhand von Kontaktpersonen, Organisationen und Adresslisten.
• CSV-Datei erzeugen/aktualisieren
  Für die Ermittlung der Kontaktdaten aus den Adressaten muss vor dem Versand eine CSV-Datei erzeugt werden.

Registerkarte „Versandprotokoll“

• Versand-Fehler (Vorschau)
  Zeigt eine beschränkte Anzahl an aufgetretenen Versand-Fehlern.
• Versand-Protokoll
  Enthält das vollständige Versand-Protokoll als Datei. Gegebenenfalls wird pro E-Mail die zugehörige Fehlermeldung angezeigt.