KontaktmanagementPermanenter Link zu dieser Überschrift

Fabasoft Folio unterstützt das Verwalten von Kontakten. Folgende Objektarten, die alle Kontakte darstellen, stehen zur Verfügung:

Für Personen

  • Kontaktperson
    Dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Kontaktperson.
  • Mitarbeiter
    Dient zum Speichern der Daten eines eigenen Mitarbeiters.

Zu Personen können Namens- und Adressinformationen inklusive E-Mail-Adressen sowie Telefonnummern erfasst werden. Jede Person verfügt über eine Liste von direkt zugeordneten Geschäftsobjekten und eine Liste der Korrespondenz (Kommunikation). In der Regel ist die Hauptadresse der Person die erste der angegebenen Adressen. Wurde jedoch die Option gewählt, die Adresse der Organisation als Hauptadresse zu übernehmen, ist diese die Hauptadresse.

Für Organisationen

  • Organisation
    Dient zum Speichern der Kontaktdaten einer externen Organisation. Organisationen können Kontaktpersonen zugeordnet werden.
  • Eigene Organisation
    Dient zum Speichern der Daten einer eigenen Organisation. Eigenen Organisationen können Mitarbeiter zugeordnet werden.

Hinweis: Um sowohl nach Personen als auch Organisationen zu suchen, suchen Sie nach „Kontakt“.

Eine Organisation erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Organisation bildet eine juristische Person ab. Dieser können Kontaktpersonen zugeordnet werden, die in dieser Organisation tätig sind. Zusätzlich werden bei einer Organisation die zugehörigen Geschäftsobjekte abgelegt, sowie die direkte Korrespondenz mit der juristischen Person aufgelistet. Die gesamte Korrespondenz mit einer Organisation - d.h. sowohl die direkt mit der Organisation geführte als auch die indirekt über Kontaktpersonen geführte - scheint in der Kommunikation auf.

Um eine Organisation zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Organisation“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Erfassen Sie die Metadaten der Organisation und klicken Sie auf „Weiter“.

Eine „Eigene Organisation“ erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine eigene Organisation wird (im Gegensatz zu Organisationen, die externe Partner repräsentieren) durch die eine Eigene Organisation abgebildet. Einer Eigenen Organisation können Mitarbeiter zugeordnet werden.

Um eine Eigene Organisation zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Eigene Organisation“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Erfassen Sie die Metadaten der eigenen Organisation und klicken Sie auf „Weiter“.

Einen Mitarbeiter erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Ein Mitarbeiter kann in einer Eigenen Organisation im Feld Mitarbeiter oder auf „Home“ erzeugt werden.

Um einen Mitarbeiter zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Mitarbeiter“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Erfassen Sie die Metadaten des Mitarbeiters und klicken Sie auf „Weiter“.

Eine Kontaktperson erzeugenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Eine Kontaktperson kann entweder in einer Organisation im Feld Kontaktpersonen oder auf „Home“ erzeugt werden.

Um eine Kontaktperson zu erzeugen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Kontaktperson“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Erfassen Sie die Metadaten der Kontaktperson und klicken Sie auf „Weiter“.

Hinweis: Im Feld Mitarbeiter einer eigenen Organisation sind keine Kontaktpersonen erlaubt.

Kommunikation mit einer Person/Organisation anzeigenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Personen und Organisationen verfügen über ein Feld Kommunikation, in der die eingehende und ausgehende Kommunikation dieser Person/Organisation protokolliert wird.

  • Eingänge
    Alle Eingänge, bei denen die Person oder Organisation als Adressat angegeben ist, werden im Feld Kommunikation angezeigt.
  • Ausgänge
    Bei Ausgängen der Abfertigungsart „E-Mail-Versand (interaktiv)“ wird nach dem Generieren der Reinschriften der personalisierte Ausgang eingetragen (bei Unzustellbarkeit ändert sich das Symbol der Reinschrift).
    Bei Ausgängen der Abfertigungsart „E-Mail-Versand (Hintergrund)“ wird beim Bestätigen des Versands bzw. Drucks der Ausgang eingetragen (bei Unzustellbarkeit scheint der Ausgang nicht mehr auf).

Um die Kommunikation mit einer Person/Organisation anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie im Kontextmenü der Person/Organisation auf „Eigenschaften“.
  2. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Kommunikation“.

Im Feld Kommunikation werden alle Geschäftsobjekte angezeigt, die von dieser Person/Organisation eingegangen sind bzw. an diese versendet worden sind.

Eine Adressatenliste für Massenaussendungen erstellenPermanenter Link zu dieser Überschrift

Für Massenaussendungen können Adressatenlisten erstellt werden. Zum Erzeugen einer Adressatenliste werden Mengen von Kontakten herangezogen, die nach einzelnen Ländern gefiltert werden können.

Die so ermittelten Kontakte können mehrere Adressen besitzen, deshalb kann in einer Adressatenliste ein Thema (d.h. ein Begriff) angegeben werden, das ihren Zweck angibt (z. B. TechEd-Einladung). In diesem Fall wird jene Adresse eines Kontakts verwendet, die diesen oder einen übergeordneten Begriff eingetragen hat. Wird zu dem Begriff keine Adresse gefunden, so wird die Hauptadresse des Kontakts herangezogen.

Um eine Adressatenliste für Massenaussendungen zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Aktion „Neu“.
  2. Wählen Sie den Eintrag „Adressatenliste“ aus, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü der Adressatenliste auf „Eigenschaften“.
  4. Bearbeiten Sie die Metadaten (z. B. Thema, Land, Adressaten) der Adressatenliste.
    • Geben Sie im Feld Adressaten einzelne Adressaten, Suchordner, Selektionsergebnisse oder wiederum Adressatenlisten an.
    • Geben Sie im Feld Land ein Land an, um die Adressatenliste auf Adressaten eines bestimmten Landes (verglichen mit dem Land der Adresse des Adressaten) einzuschränken.
    • Wählen Sie im Feld Thema einen Begriff aus, um bei Adressaten, für die mehrere Adressen erfasst wurden, die entsprechende Adresse zu verwenden.
    • Geben Sie im Feld Ausnahmen einzelne Adressaten, Suchordner, Selektionsergebnisse oder wiederum Adressatenlisten an, die in Adressaten enthalten sind und vom Versand ausgenommen werden sollen.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“.

Auflösen einer Adressatenliste

Damit die Adressatenliste für Aussendungen verwendet werden kann, muss sie zuerst aufgelöst werden. Dazu steht der Kontextmenübefehl „Auflösen“ zur Verfügung.

Beim Auflösen werden die einzelnen Adressen ermittelt und in Form einer CSV-Datei bei der Adressatenliste gespeichert. Diese CSV-Datei wird auf der Registerkarte „Ergebnis“ abgelegt und kann über die Schaltfläche „Herunterladen“ heruntergeladen werden. Zusätzlich wird im Feld Anzahl die Anzahl der ermittelten Adressen und im Feld Adressaten (Vorschau, max. 100 Zeilen) eine Vorschau zur Verfügung gestellt.